UNIVERSIDAD AUTNOMA DE SAN LUIS POTOS PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

CDIGO DIG-GEC-PRC-01 FECHA DE REVISIN 07/10//13

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PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Responsable
L.A. Liliana Berenice Rivera Nombre Crdenas Coordinador de

Revis
L.A. Beatriz Araceli Moreno Snchez.

Aprob
Ing. Fernando Cuevas Castro.

Coordinadora de Mantenimiento al Puesto Documentacin SGC

Director Institucional de Gestin de Calidad

Firma

DOCUMENTO CONTROLADO POR EL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD PROHIBIDA SU REPRODUCCIN PARCIAL O TOTAL. CONSULTA EN LA RED O EN EL CENTRO DE DOCUMENTACIN.

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1. Objetivo Establecer los criterios que garanticen el adecuado control de la documentacin (documentos y registros) del Sistema Integral de Calidad (SICAL) de la UASLP. 2. Alcance Este procedimiento aplica a toda la estructura documental del SICAL para asegurar su efectividad. 3. Responsables Coordinador de Documentacin Responsable de Tecnologas de la Informacin Jefe del Depto. de Mantenimiento al Sistema de Gestin de Calidad Coordinadores de Calidad Responsables de documentos 4. Definiciones Documento/Documentacin Estructura Documental Conjunto de informacin organizada que posee datos significativos del SICAL y su medio de soporte. Es la documentacin del SICAL, la cual incluye: Manual de Calidad (Poltica y Objetivos de Calidad) Procedimientos de Calidad Manuales Operativos (los necesarios determinados por el SICAL para asegurar la eficaz planificacin, operacin y control de sus procesos) Registros (los requeridos por la Norma ISO y los necesarios determinados por el SICAL para asegurar la eficaz planificacin, operacin y control de sus procesos) Son todos los documentos adicionales a la estructura documental requeridos por la organizacin, para asegurar la efectiva planeacin, operacin y control de sus procesos. (Ejemplo: guas tcnicas, especificaciones, tabuladores, calendarios, otros manuales, etc.). Documentos que pertenecen a entidades externas del SICAL de la UASLP y que marcan directrices para la realizacin de las funciones. Documento que presenta los resultados obtenidos y representan la evidencia objetiva del trabajo realizado. Que la informacin contenida en los registros sea clara y pueda leerse Nombre y/o cdigo con el que se reconoce a cada registro (formato). Lugar, dispositivo o equipo donde se encuentra fsicamente el Registro. Asegurar la integridad de los registros durante todo su periodo til. Facilidad de acceso a los registros y a la informacin contenida en ellos, tomando en cuenta su localizacin y su clasificacin. Son todos los documentos generados por parte del SICAL, sujetos de actualizacin cuando el original sufra cambios. Sitio virtual de Informacin, ubicado en la direccin electrnica www.sical.uaslp.mx que contiene la informacin referente al Sistema Integral de Calidad de la UASLP. Es el lugar donde se coloca la documentacin en papel del SICAL (EL MAC se encuentra nicamente en la DIGC, bajo el resguardo del Coordinador de Documentacin; mientras que los manuales operativos se mantienen impresos en la dependencia correspondiente, y es responsabilidad de cada Coordinador de Calidad mantenerlos actualizados). Se consideran documentos vigentes slo aquellos que se encuentran
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Documentos Internos

Documentos Externos Registros Legibilidad Identificacin Almacenamiento Proteccin Recuperacin Documentos Controlados Pgina de Internet SICAL

Centro de Documentacin

Vigencia

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Cambios en documentacin (fechas de entrega)

publicados en la Pgina de Internet SICAL y en el Centro de Documentacin, siempre y cuando ste tenga el mismo contenido. Los cambios a documentacin (estructura documental) se reciben en cualquier fecha excepto cuando se realizan auditoras; en este caso, se debern entregar al coordinador de documentacin cinco das hbiles antes de la fecha programada de auditora.

5. Desarrollo No. Actividad Descripcin de la actividad

Control de Documentos del SICAL 1. Elaboracin de Documentos. El Coordinador de Documentacin y el Equipo Coordinador de Calidad, administran los documentos del SICAL, los cuales son elaborados por cada responsable de actividad que interviene en un proceso, de acuerdo a la gua para la elaboracin de documentos (DIG-GEC-GIA-01). La elaboracin consiste en la generacin o desarrollo de un documento borrador por las personas que intervienen en un proceso, considerando cuatro etapas principales: o Planeacin o Redaccin o Revisin o Edicin Asegurarse que el documento cumple los lineamientos establecidos en la Gua para la Elaboracin de Documentos (DIG-GEC-GIA-01) Asegurarse que el documento sea procesado en los tiempos estipulados en el anexo 1. El documento se somete a revisin, aprobacin y/o actualizacin. Difusin del documento, al personal involucrado

2. Revisin y Aprobacin de documentos.

La revisin y aprobacin de documentos consiste en: Verifica el cumplimiento con los lineamientos establecidos en la gua para la elaboracin de documentos, antes de ser emitidos. Verificar que estn descritas las prcticas reales de cada proceso Cada documento se turna a la autoridad que corresponda para ser aprobado. Cada responsable de documento debe revisar y mantener actualizada su documentacin, as como recolectar las firmas correspondientes en la portada (elaboracin, revisin y aprobacin). Enviar el documento, electrnico y en papel, a su Coordinador de Calidad con las firmas de autorizacin correspondientes.

3.

Revisin y El coordinador de calidad se encarga de revisar los documentos aprobados de su actualizacin de dependencia o entidad, adems verifica que cada documento cumpla los lineamientos los documentos anteriormente mencionados. Asegurarse de lo siguiente, cuando un documento es modificado:

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Identificacin de cambios en la documentacin (control de cambios de cada documento) Estado de la versin vigente de los documentos Disponibilidad de los documentos del SICAL en los puntos de uso (versiones pertinentes de cada documento y en el centro de documentacin) Documentos legibles y fcilmente identificables.

Se considera como documento aprobado aqul que cuenta con las firmas correspondientes en la portada. El coordinador de calidad o lder de proceso de cada rea enva los documentos al Coordinador de la documentacin del SICAL, quien a su vez revisa el cumplimiento de los lineamientos establecidos en este procedimiento y en la gua para la elaboracin de documentos y se registra en el formato DIG-GEC-FRM19; posteriormente se publica en la pgina de Internet del SICAL, y notifica va correo electrnico la publicacin del mismo. 4. Identificacin de Cuando se utilice un documento externo en la operacin, el responsable debe los documentos cumplir con lo siguiente: externos Notificar al Coordinador de Calidad el nombre, vigencia y usuarios del documento. Actualizar el documento a los usuarios. Recolectar los documentos obsoletos y destruirlos en su caso, o mantenerlos para referencia. El Coordinador de Calidad genera el Control de Documentos Internos/Externos (DIG-GEC-FRM-03) y lo enva al Coordinador de Documentos del SICAL para su publicacin en la Pgina de Internet SICAL. Control de la distribucin de documentos (internos y externos) La distribucin de la documentacin se mantiene disponible en la pgina de Internet SICAL, en formato .pdf, para su consulta. Cada responsable de documento, que para su aplicacin maneja documentos de origen externo, es el responsable de mantenerlos ordenados de acuerdo al DIG-GECFRM-03. Verificar y asegurarse de que las versiones disponibles de origen externo se encuentren actualizadas, y que las copias distribuidas correspondan a la ltima versin de los documentos originales.

5.

Para prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, cada Lder de proceso y Coordinador de Calidad estn facultados para destruir los documentos que ya hayan sufrido modificaciones. En caso de que algn documento deba mantenerse, deber identificarse en una carpeta o archivo electrnico con la leyenda de documento obsoleto

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Control de Registros 1. Identificacin Los registros se identificaran de la siguiente forma por Nombre y/o Cdigo, de acuerdo a lo siguiente (en caso de que se identifique por cdigo) EL CDIGO es identificador nico de un documento, compuesto por:

PRC GIA FRM

2. Almacenamiento

TIPO DE DOCUMENTO Procedimiento Gua Formato

Los registros en medios electrnicos son contenidos en los dispositivos y equipos que se requieran como son carpetas, archiveros, disquetes, CDs, zip, disco duro, servidor y cualquier otro dispositivo que se requiera, de acuerdo a la tecnologa utilizada. Los registros en papel se mantienen en reas de almacenamiento como gavetas, archiveros, cajones, debidamente identificados y organizados de acuerdo a las necesidades de cada proceso (DIG-GEC-FRM-04).

3.

Proteccin

El personal asignado por la autoridad correspondiente a cada dependencia o entidad, es el responsables de la integridad de los registros generados por el personal a su cargo, por lo que designan el lugar adecuado para la ubicacin de los mismos evitando que puedan ser daados, perdidos o deteriorados. (DIG-GEC-FRM-04). Todos los registros de calidad en papel o electrnicos son clasificados fsicamente por el generador (por nombre, fecha, tipo de informacin u otra forma conveniente para el usuario) y ubicados en sitios accesibles al personal que los requiere para el desarrollo de su trabajo, permitiendo su fcil y oportuna recuperacin. (DIG-GEC-FRM-04). Los responsables de rea analizan cada tipo de registros y determinan el periodo en que se guardarn, considerando lo estipulado en los elementos regulatorios y legales aplicables al SICAL; este tiempo de retencin se registra en cada procedimiento y en el control de registros de calidad. (DIG-GEC-FRM-04). Cuando se requiere archivar en forma permanente un registro, su tiempo de retencin con un periodo de tiempo considerable, actualizando el tiempo de retencin cuando sea necesario.

4.

Recuperacin

5.

Retencin

6.

Disposicin

El destino final, guarda permanente o eliminacin de los registros, lo determinan los lderes de proceso de acuerdo a su uso y/o a lo indicado en la ley cuando aplique. Los registros pueden ser eliminados por el responsable una vez que se cumpla el tiempo de retencin. (DIG-GEC-FRM-04).
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7.

Revisin registros

de Los responsables de procedimientos depuran sus archivos de registros para dar disposicin final a aquellos que hayan cumplido su tiempo de retencin (DIG-GECFRM-04). El Lder de Proceso debera asegurarse de difundir al personal involucrado en el proceso y/o usuarios de los documentos, los cambios realizados en un lapso no mayor a 5 das habiles posteriores a la publicacin del mismo.

8.

Difusin

6. Registros Nombre PRC-01 Control de Documentos Internos/Externos Control de Registros de Calidad Control de publicacin de documentos Correo electrnico Cdigo DIG-GEC-FRM-03 DIG-GEC-FRM-04 DIG-GEC-FRM-19 N/A Tiempo de Retencin 1 Ao 1 Ao 1 Ao 1 Ao

7. Referencias ISO 9001:2008 Sistemas de Gestin de la Calidad Requisitos ISO 9000:2005 Sistemas de Gestin de la Calidad Fundamentos y Vocabulario Manual De Calidad MAC Gua para la elaboracin de documentos DIG-GEC-GIA-01

8. Instructivos Relacionados N/A

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9. Control de Cambios

CAMBIOS AL PROCEDIMIENTO
SECCIN
TODAS 3.Responsables 4. Definiciones 5.Desarrollo 6. Registros 8. Instructivos Relacionados 10. Anexos 1 08/06/10

VERSIN
0

FECHA DE REVISIN
01/03/10

DESCRIPCIN DEL CAMBIO

Actualizacin a la Norma ISO 9001:2008 Se agrega el punto 16 Edicin en la parte de Desarrollo Cambi el responsable del procedimiento de L.A. CLAUDIA CHAVEZ a ING. TANIA J. AMAYA GRIMALDO. Se sumaron las responsabilidades del Auxiliar Administrativo de Servicios Informticos al Coordinador de Documentacin. El Centro de Documentacn, nicamente se encontrar en la DIGC. El Coordinador de Calidad deber mandar el documento modificado y la cartula con las firmas, de manera electrnica para su publicacin. El Coordinador de Documentacin notificar una vez realizado y publicado el cambio. Modificacin en la definicin de Centro de Documentacin.

4. Definiciones 5. Desarrollo

07/07/10

Se agreg: El Coordinador de Calidad, segn las necesidades de cada dependencia distribuye y actualiza los documentos el centro de documentacin correspondiente y destruye los ejemplares obsoletos en papel. Cambio de JEFE DEL DEPTO. DE MANTENIMIENTO AL SGC. ANEXO 1 Se modific la tabla de tiempos estimados por la emisin de documentos Se incluy el registro de Correo electrnico. Se agreg a la actividad 4 el envo de la cartula firmada. Se incluyen actividades de control de registros para compactarse en un solo procedimiento.

10. ANEXOS 5. Desarrollo 6. Registros Todas

28/03/11

4 5

31/05/11

23/07/2011

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6 4. Definiciones

09/11/2011

5.Desarrollo

6. Registros

Se eliminan las siguientes definiciones del Procedimiento (estn incluidas en la gua): Documentos no Controlados; Son aquellos que no son controlados en su distribucin, y por lo tanto no requieren de una actualizacin cuando el original sufra un cambio. Manual de Calidad: Documento que describe de forma clara y coherente el SICAL, conforme a los requisitos planteados en la norma ISO 9001:2008. Incluye la poltica y objetivos de calidad. Manual Operativo: Documento especfico por procesos de cada Dependencia de la Administracin Central y Entidad Acadmica que forma parte del SICAL, muestra los lineamientos para realizar sus actividades, y define la responsabilidad y autoridad de cada puesto. Incluye los documentos Internos y Externos. Procedimiento: Sucesin cronolgica de operaciones enlazadas entre s, que se constituyen para realizar una actividad o tarea especfica de un proceso. Todo procedimiento involucra actividades y tareas del personal, determinacin de tiempos, de mtodos de trabajo y de control para lograr el cabal, oportuno y eficiente desarrollo de las operaciones. Los procedimientos pueden incluir un documento adicional que describe de forma detallada y especfica una parte de dicho procedimiento, al cual se le denomina INSTRUCTIVO. Procedimiento de Calidad: Son los procedimientos requeridos por la Norma ISO 9001:2008, y los necesarios para dar soporte a cada proceso de las Dependencias y Entidades. Establecen los lineamientos generales (las directrices) para el buen funcionamiento y operacin del SICAL. Formatos: Se desarrollan y mantienen para registrar los datos que demuestran el cumplimiento de los requisitos del SICAL. Se elimina lo siguiente: Las copias impresas de documentos externos pblicos sern consideradas como documentos no controlados, debido a que cualquier usuario puede tener acceso a ellos por diferentes medios pblicos, lo cual dificulta su control. Se elimina lo siguiente: El personal responsable de cada documento, al generar o modificar un formato asociado a la operacin del mismo, lo identifica de acuerdo a la gua para la elaboracin de documentos, mediante las siguientes opciones: Nombre, y/o Cdigo El Coordinador de Calidad de cada divisin o entidad, concentra en el Control de Registros de Calidad (DIG-GEC-FRM-04) el total de los registros generados. Los registros generados en el SICAL permanecen legibles, fcilmente identificables y recuperables. Para asegurar que los registros (formatos) son legibles (claros, completos y entendibles para la lectura) se imprimen en papel o se generan en medios electrnicos. Se elimina el control de cambios en formatos. Se elimina lo siguiente: Archivo Central de la Universidad En este se realiza la guarda permanente de los registros cuando alguna divisin o entidad lo requiera y en l se mantiene: Aquello que no ha expirado en su retencin pero que ya no se requiere en las reas de trabajo. Aquellos registros cuyo tiempo de retencin ha expirado pero se mantiene para fines legales o de referencias.

6 6. Desarrollo 7

12/02/2013 05/05/2013

Se clarifica la redaccin en el desarrollo del procedimiento respecto al control de registros. Actualizacin de responsables Director Institucional de Gestin de Calidad Clarificacin de la actividad para actualizar un documento, integracin de registro para control de publicacin de documentos (DIG-GEC-FRM-19), actualizacin del apartado 3. Responsables.

TODAS

Ed. 2- Ver.0

07/10/2013

Actualizacin por nuevo ciclo de certificacin.

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10. Anexos 1. Tabla de tiempos estimados por la emisin de documentos ANEXO 1 TABLA DE TIEMPOS ESTIMADOS POR LA EMISIN DE DOCUMENTOS El tiempo recomendado para la emisin de un documento. ACTIVIDAD 1-3 ELABORACINACTUALIZACIN 5 2-3 REVISIN 2 2 APROBACIN 2 3 ACTUALIZAR CENTRO DE DOCUMENTACIN 2 DAS HBILES 3 PUBLICACIN 2 DIFUSIN 5

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