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Ceremonial y Protocolo

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CEREMONIAL Y PROTOCOLO (Resumen) ANTECEDENTES.

Las normas de Ceremonial y Protocolo han estado históricamente unidas a las de la diplomacia, produciéndose por supuesto una evolución en su formalismo. Desde el origen del hombre, toda norma de conducta que busque formas de acercamiento por medios pacíficos entre las tribus primitivas, desarrollará una labor elemental de diplomacia y con ella, reglas de procedimiento del ceremonial para llevarlas a cabo. El Ceremonial y Protocolo diplomático, basado en normas consuetudinarias o costumbristas, adquirieron formas que son de aplicación hasta la actualidad. DEFINICIONES. 1. Ceremonial. Para el diccionario de la Real Academia Española, el Ceremonial es "una serie o conjunto de formalidades para cualquier acto público o solemne". Sin embargo para nuestro caso de estudio será el conjunto de reglas prácticas que deben observarse en las relaciones oficiales de los jefes de Estado, sus representantes, ejecutivos, directivos y en general de todos aquellos que deben mantener relaciones de carácter público con otros personeros similares. 2. Protocolo. "Es la regla ceremonial, diplomática o palatina, establecida por decreto o por costumbre". Aplicación práctica y concreta del ceremonial. El necesariamente pensar y no sólo aplicar reglas mecánicas. protocolo implica

El protocolo reconoce las jerarquías del ordenamiento institucional. Al efectuarlo, instituye el rango de las autoridades y sus precedencias. Tanto el ceremonial como el protocolo norman la relación entre quienes alternan en una ceremonia oficial. Precedencia. "Preeminencia o preferencia en el lugar y asiento. Primacía, superioridad..." Es el orden y ubicación que le corresponde a una autoridad, en un acto o ceremonia, de acuerdo a su categoría. La precedencia es el punto crucial y la base del ceremonial, ya que ésta respeta las jerarquías y categorías de las personas y establece su ubicación y orden de la estructura interna, tanto de los estados como en el ámbito internacional. La precedencia desde tiempos antiguos y en todas partes es motivo de normas estrictas que de no acatarse produce desavenencias y ofensas. Ceder el paso o el lugar de honor en toda la escala de las jerarquías es un derivado del orden de precedencia. Ejemplo y enseñanza acerca de la precedencia se encuentra en la Biblia en la siguiente parábola: "Cuando fueres convidado por alguno a bodas, no te sientes en el primer lugar, no sea que OTRO MAS DISTINGUIDO QUE TU, esté convidado por él y, viendo el

que te convidó a ti y a él, te diga DA LUGAR A ESTE y entonces comiences CON VERGÜENZA A OCUPAR EL ULTIMO LUGAR. Más, cuando fueres convidado, ve y siéntate EN EL ULTIMO LUGAR, para que cuando venga el que te convidó te diga: Amigo, SUBE MAS ARRIBA, entonces tendrás GLORIA DELANTE DE LOS QUE SE SIENTAN CONTIGO a la mesa. Porque cualquiera que se ENALTECE, será HUMILLADO y el que se humille será ENALTECIDO". Es importante señalar que el ceremonial no crea jerarquías, sólo las reconoce. Tampoco inventa honores ni los otorga, ni fomenta el boato, sólo establece un orden que haga posible las más libres y cómodas relaciones. No complica, simplifica. No crea problemas, solamente los evita. Ahora bien, en el caso de las ubicaciones téngase presente que el lugar preferencial, reservado para el principal invitado, o sea quien preside el acto, es el centro. Esto obliga a tener una fila de asientos impares. Siguen en importancia inmediata del centro la ubicación a la derecha, luego la izquierda, luego la derecha, y así sucesivamente. EL CEREMONIAL PÚBLICO Y SU CLASIFICACIÓN. Diversos tratadistas concuerdan en dividir el ceremonial público en tres ramas: 1. Ceremonial de Estado o Extranjero 2. Ceremonial Diplomático o de Embajada 3. Ceremonial de Cancillería de Protocolo 1. El ceremonial de estado atiende fundamentalmente a los honores y preeminencias correspondientes a los Jefes de Estados, tanto en sus actividades internas, como en sus contactos con otros Jefes de Estados. 2. El ceremonial diplomático comprende lo relativo a las dignidades y honores debidos a los Agentes Diplomáticos en el ejercicio de sus funciones. 3. El ceremonial de cancillería es parte integrante del ceremonial diplomático en lo que se refiere a las formalidades para la redacción de documentos y oficios diplomáticos de cualquier naturaleza. Si bien esta clasificación es útil en tanto que contribuye a sistematizar sus diferentes actividades no hay que olvidar que en la práctica se tienden a asimilar en una sola y que no es otra cosa que el ceremonial. En este sentido, se debe comprender necesariamente la importancia del ceremonial en la vida institucional de la organización, ya que, su adecuado uso le proporcionará un valor de formalidad y respeto a la imagen que posee el público de su empresa. La precedencia constituye la parte más esencial del protocolo, de tal modo que sin la previa precedencia el protocolo no es posible. Los caracteres definitorios del protocolo son: • • • Su sociabilidad Su oficialidad Su relevancia

ORDEN DE PRECEDENCIA. Sobre las máximas autoridades presentes:

a) Si estuvieren presentes dos o más, se les reconocerá en orden alfabético de apellido. Si el apellido de ambos comienza por la misma letra, se sigue en orden alfabético de la segunda letra y, así sucesivamente. Si el apellido fuese idéntico, se sigue el mismo procedimiento con el nombre. Si el nombre es el mismo, entonces con el segundo nombre. En el raro caso de que todos sus nombres y apellidos sean iguales, se reconocerá primero al que más tiempo lleva como socio b) Si estuvieren presente dos o más, se le dará precedencia al que ejerció su cargo más recientemente y, así sucesivamente. c) Si estuvieren presentes dos o más, se da precedencia de la misma manera como a los ex presidentes internacionales (véase el punto b.). En caso de estar presentes dos o más ex directores internacionales que ejercieron durante los mismos años, se seguirá el procedimiento explicado en el punto a. Planos Sobre Aplicación de la Precedencia En Vehículos o Carruajes: En el asiento de fondo, a la derecha, irá la persona de más alto rango, por ser el lugar de honor. Si son tres las personas:

Si son cuatro los ocupantes:

Si son tres personas, de rango equivalente:

En Testeras En la testera, quién preside la reunión siempre debe ocupar el asiento del centro de la mesa. El orador principal vendría a ocupar el asiento número dos, siguiéndole el resto en orden de precedencia. AUDITORIO

7

5

3

1

2

4

6

En una testera en que se ha colocado un podio al centro: AUDITORIO

7

5

3

1 PODIO 2

4

6

8

Cuando están presentes las esposas: AUDITORIO

5 En Estrados

C

3

A

1 PODIO 2

B

4

D

6

En Mesas Diagrama de mesas rectangulares Mesa rectangular para comida de hombres solos.

En caso de que el número de invitados sea un múltiplo de 4.

Mesa rectangular para comida con señoras. (La precedencia de las señoras se han indicado con letras, por orden alfabético).

Mesas en Forma de “T”, en “U” Mesa con forma de "T" solamente hombres.

Mesa "T" con asistencia de señoras.

Mesa con forma de "U" solamente hombres.

Mesa "U" con asistencia de señoras.

MESAS CIRCULARES Mesa circular para hombres solos con una cabecera

Mesa circular para hombres solos con dos cabeceras.

Mesa circular con señoras.

Diagrama de mesas de dos, tres y cuatro personas: Dos personas.

Tres personas.

Cuatro personas.

ORGANIZACIÓN DE ACTOS, CEREMONIAS Y EVENTOS. 1.- Clasificación Para dar cierta uniformidad y otorgar a los actos la solemnidad inherente a su carácter, es necesario observar un procedimiento general que permita formalizar su realización. A continuación se ofrece una clasificación de los principales actos que se realizan normalmente. 1. Actos solemnes • Día institucional o celebración de la efeméride de la organización • Inauguración Año Académico • Entrega de Grados Académicos y Títulos Profesionales

• Entrega de Grados Académicos Honoríficos • Actos de inauguración o clausura • Ceremonias de inauguración de exposiciones y de presentación de libros o de productos • Firmas de convenios • Premiación por años de servicio • Actos de bienvenida a visitas oficiales 2. Actos o eventos institucionales de trabajo • Charla • Conferencia • Disertación • Cursillo • Curso • Taller • Seminario • Coloquio • Mesa redonda • Panel • Foro • Encuentro • Simposio • Congreso • Ciclo • Jornada 3. Manifestaciones de tipo social con comidas • Manifestaciones de pie: - Cóctel: de preferencia se ofrece en la tarde, de 19:00 a 21:00 horas - Vino de Honor: de preferencia se ofrece entre las 12:30 a 15:00 horas - Copa de Champagne: se ofrece al término de algún acto solemne • Manifestaciones Mixtas: - Recepciones: manifestación protocolar de 20:30 horas en adelante. Se inicia con un cóctel y luego sigue con una comida • Manifestaciones sentados: - Almuerzos: se invita a las 13:00 horas - Té u onces: como es tradicional, se invita a las 17:00 horas - Comida: se invita aproximadamente a las 21:00 horas • Manifestaciones de Gala: - Cena: se invita a las 22:00 horas - Banquetes: son comidas nocturnas que tienen un significado de gran solemnidad, generalmente se ofrecen en honor de una distinguida autoridad 2.- Consideraciones para organizar actos, ceremonias y eventos • Definir nómina de invitados • Redactar invitaciones

• Imprimir invitaciones • Elaborar programa de la ceremonia • Escribir el libreto • Despachar invitaciones (respaldar por fax y/o e-mail) • Contar con un maestro de ceremonias • Elaborar y despachar invitación para la prensa • Confirmar a las autoridades o invitados • Confirmar a la prensa • Diseñar cuadro de precedencias • Definir un equipo para recibir a las autoridades o invitados • Coordinar la bendición (sí corresponde) • Coordinar la presentación artística (sí corresponde) • Considerar personas para izar el pabellón nacional (sí corresponde) • Visitar el lugar del acto y coordinar con autoridad local (cuando es en terreno) • Considerar toldos y sillas • Disponer de un podium • Revisar ubicación del mástil • Disponer de un equipo de amplificación • Elaborar folletos (sí corresponde) • Instalar paneles informativos (sí corresponde) • Disponer de tijeras y bandeja (sí corresponde) • Comprar Flores o galvano (sí corresponde) • Contratar Cóctel (sí corresponde) • Habilitar estacionamientos • Despachar o entregar comunicados de prensa • Disponer de soportes electrónicos (sí corresponde) DESARROLLO DE UNA CEREMONIA 1.- El programa La estructura del programa es el primer paso y es por lo tanto, un elemento central para el correcto desarrollo de una ceremonia y es al mismo tiempo, la guía para la elaboración del libreto. La falta de conocimiento respecto del orden de los oradores cuando pronuncian un discurso es posiblemente uno de los errores más comunes, es por esto, que es preciso señalar que corresponde que haga uso de la palabra, en primer término, la persona de menor rango. Hablará como último de los oradores quién preside dicho acto o ceremonia. Con todo, es importante señalar que en los funerales el orden de los oradores, por el contrario, debe iniciarse con la persona de mayor rango y no debe considerarse el uso de vocativos. Como criterio al momento de definir quiénes harán uso de la palabra se puede establecer dos: 1. Duración del acto o ceremonia 2. Rol de los oradores A continuación se presenta un programa tipo de una ceremonia de inauguración: • Saludo

• Introducción • Himno Nacional • Palabras Bienvenida autoridad local • Palabras representante comunidad • Presentación artística • Palabras autoridad regional • Bendición • Corte de cinta 2.- El libreto A continuación se presenta el esquema de un libreto, señalándose al mismo tiempo, como se debe ir estructurando su contenido: • Saludo Muy buenos días ( o tardes o noches) Señoras y Señores ( en este punto sí es necesario se resalta la presencia de la persona que da realce a la ceremonia) • Introducción Breve resumen del motivo que convoca a los asistentes. • Himno Nacional • Inicio del programa En este punto comienza a desarrollarse el programa. En primer lugar entrega las palabras el dueño de casa y las últimas palabras son de la persona con mayor rango. • Número artístico Si la situación lo amerita se puede incorporar un número artístico, claro que éste deberá ser sobrio y por sobre todo, tener correspondencia con el acto. El libreto debe estar escrito con mayúsculas y debe ser entregado al maestro de Ceremonia el día anterior de la misma. 3.- El maestro de ceremonias El encargado de leer el libreto es el maestro de ceremonias, el cual debe poseer ciertas características tales como: • Buena pronunciación y dicción • Gesticulación acorde • Vestimenta adecuada a la ocasión El rol esencial del maestro de ceremonias es presentar a las autoridades que harán uso de la palabra, por lo tanto, no es principal actor, por tal motivo, jamás debe saludar a cada una de las autoridades usando los vocativos que están reservados sólo para los oradores, lo correcto es que salude en forma general la presencia de ellas. Dentro del aspecto formal cabe resaltar lo siguiente: Se debe prever cada acción, movimiento o palabra del maestro de ceremonias, hay que evitar las improvisaciones.

Antes de la ceremonia se debe revisar la nómina de connotados que darán realce al acto, así no se nombrará a aquellos que a última hora no asisten. Hay que destinar un espacio físico para el maestro de ceremonias, idealmente se le debe ubicar a un costado del podium, así se evita mantenerlo de pie detrás del podio, aparte que es incómodo, éste se transforma en un elemento de distracción para el público. Las palabras y frases: “A continuación”, “Enseguida”, “prosiguiendo con esta ceremonia”, “Verán – o escucharán- Uds. a continuación, etc”., ayudan a hilar el acto. Ejemplo: “Enseguida, hará uso de la palabra el Pastor Mariano del templo...” El maestro de ceremonias no debe salirse del libreto, ni menos calificar el discurso de los oradores. Jamás deberá decir: “Después de las hermosas palabras pronunciadas por...”ºº TITULOS Y TRATAMIENTO A AUTORIDADES Corresponde un tratamiento especial, según su rango y jerarquía, a las altas autoridades nacionales y extranjeras. En algunos casos, el tratamiento epistolar varía del trato personal o verbal. Autoridades Nacionales. • • • Presidente de la República. o (Epistolar) "Excelentísimo señor" o "Su Excelencia". o (Verbal) "Excelencia" o "Señor Presidente". Congreso Nacional. Senadores y Diputados. o (Epistolar) ”Honorable". o (Verbal) "Señor Senado?' o "Señor Diputado". Poder Judicial. o Corte Suprema. "Excelentísima". o Cortes de Apelaciones. “llustrísima". o Miembros de estos tribunales y Jueces. "Señoría". Ministros de estado. "Señor Ministro” Autoridades Eclesiásticas. o Cardenal. (Epistolar". "Eminencia Reverendísima". (Verbal). "Monseñor". o Arzobispos y Obispos (Epistolar). "Excelencia". (Verbal). 'Monseñor". o Jefe de la Iglesia Ortodoxa. (Epistolar). "Patriarca". (Verbal). "Su Beatitud". o Iglesias Cristianas Protestantes. Superiores. "Honorable Pastor". Papa. "Su Santidad, Beatísimo Padre". Emperador. "Su Majestad imperial". Rey, Reina. "Su Majestad". Príncipe Consorte. "Su Alteza real". Presidente de la República. "Excelentísimo Señor” Nuncio Apostólico. "Su Excelencia Reverendísima”. Embajadores. 'Excelentísimo Señor".

Autoridades Extranjeras. • • • • • •

• •

Encargado de Negocios. "Honorable Señor". Representante de Organismos Internacionales. 'Honorable Señor”

COMERCIO INTERNACIONAL
PROTOCOLO Y CEREMONIAL (Resumen)

DOCENTE: ASIGNATURA: ESTUDIANTE: NIVEL: TURNO: FECHA:

Dr. Oscar Landivar. Relaciones Internacionales Fernando Espinoza R. Noveno Semestre Noche 27 de julio de 2009

LA PAZ - BOLIVIA.

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