Procedimientos administrativos: Un procedimiento administrativo es un conjunto d pautas y reglas establecidas en la organizacin a efectos de determinar las acciones que deben

llevar a cabo cada uno de los integrantes de la misma, ya sea en forma conjunta o individual, para cumplimentar un proceso determinado. Su diseo debe ser cuidadoso a efectos de mantener adecuados estndares de control interno, pero a la vez satisfacer los requerimientos de eficiencia para el logro de los resultados esperados. Un procedimiento administrativo nos permitir observar los sectores de la organizacin que intervienen en el mismo, el flujo de la informacin involucrado en l, las operaciones que deben realizarse, los formularios que an de ser utilizados, los arc ivos y registros in erentes al mismo, como as! tambin nos dar informacin respecto de los sistemas de informacin utilizados en el mismo. "#iste una interrelacin concreta entre procedimiento, estructura y sistemas de informacin, y de ec o ocurre que un procedimiento administrativo estndar se ve modificado dependiente de la estructura posible en una organizacin y de las facilidades que estn en condiciones de brindar los sistemas adoptados. Workflow: $as erramientas de soft%are denominados genricamente &'()*$'& +flujos de trabajo,, an sido diseadas pensando en la automatizacin de los procedimientos administrativos de las organizaciones, para dar soluciones concretas a los esfuerzos importantes en que deben incurrir las empresas para garantizar el cumplimiento de los mismos. &or-flo% puede ayudar a solucionar. / $os procesos atraviesan orizontalmente a las organizaciones / "l inconveniente ms importante con el que nos encontramos, es que si bien los procedimientos administrativos estn bien diseados, no tenemos plena seguridad que se cumplan efectivamente, de ec o en auditorias operativas e# post, detectamos anomal!as / "stamos seguros que tenemos un cuello de botella en nuestro procedimiento, pero nos resulta dif!cil detectarlo, y de lograrlo nos resultar!a casi imposible determinar si se debe al procedimiento en s! o el mismo est siendo originado por determinadas personas, por eso emos decidido contratar el servicio de consultor!a. / Si bien nuestros sistemas de informacin son adecuados, deber!a cambiarlos para agilizar los procedimientos. / 0uando se modifica la estructura, o alg1n gerente se va de vacaciones, nos provoca dificultades asta poder readecuar la autorizacin de operaciones cr!ticas, parecer!a que si ay un cambio en la estructura ay funciones que se dejan de acer y que cuando un gerente se toma vacaciones el lugar de irse el Sr. 22, parecer!a que se va de la gerencia. Qu es un Workflow: Se distinguen dos conceptos que permitirn un acercamiento para definir una erramienta &or-flo%. 3, 4utomatizacin. se denomina a la accin de automatizar, siendo automatizacin la ejecucin automtica, sin intervencin umana, de ciertas labores industriales, administrativas o cient!ficas. 5, *lujo de trabajo manual. es el conjunto de tareas realizadas por personas, en funcin de pol!ticas predefinidas, que permiten la ejecucin de los procesos entre las distintas reas de la organizacin orientada al cumplimiento de las estrategias y objetiva del negocio. &or-flo% es una denominacin que se le asigna a distintas erramientas de soft%are utilizadas bsicamente para automatizar el flujo de trabajo manual en las organizaciones, consideradas como la tecnolog!a ms adecuada para el cumplimiento de esta finalidad. &or-flo% es una erramienta, es un medio tecnolgico disponible que agiliza los procesos. "se modelo de gestin as! concebido debe materializarse en un modelo operacional que lo soporte y permita llevarlo a cabo, y es aqu! donde se impone un estudio y diagnostico de la situacin las que bsicamente nos demostrarn que. / "l modelo de gestin es ineficiente, situacin no deseada, ni siquiera merece el anlisis del modelo operacional. / "l modelo de gestin es eficiente, pero el modelo operacional no se corresponde con el primero, situacin no deseada, corresponder!a reformular el modelo operacional a la luz del modelo de gestin. / "l modelo de gestin es eficiente y el modelo operacional se corresponde con aquel, situacin deseada. &or-flo% me dar soluciones para la tercera de estas stuaciones, ya que en la primera de ellas deber!a invertir recursos ven reformular el modelo de gestin, y en la segunda para adecuar el modelo operacional al de gestin. "n estos dos 1ltimos casos una inversin en %or-flo% lo 1nico que ar!a es automatizar procesos de situaciones no deseadas, en s!ntesis automatizacin de ineficiencias.

Aspectos tpicos de una situacin no deseada por no responder el modelo operacional al de gestin son: / 6esconocimiento del tiempo de duracin de un procesos / (etrasos en el timepo de entrega / Sobrecarga de tareas / 6uplicidad de tareas / 6uplicidad de controles / 6uplicidad de arc ivos Workflow sustenta su funcionamiento en tres pilares bsicos: 3, (oles. responsable de la ejecucin de una accin o tarea. Son asignados a personas, no a funciones o puestos +tradicional, 5, (utas. secuencia obligatoria de ejecucin de tareas dentro de un proceso. Son los circuitos. 7, (eglas. son las condiciones que se le pueden incorporar al flujo de informacin a los efectos de seguir la ruta que corresponda. 8eniendo en cuenta estos pilares bsicos en los que se sustena %or-flo% podemos precisar que la erramienta nos permite modelizar un conjunto estructurado de tareas realizadas por personas que representan roles funcionales, donde la informacin fluye entre stos a travs de formularios electrnicos siguiendo rutas y reglas predefinidas. Venta as: a, 4segura la implementacin efectiva de los procesos diseados. garantiza una implementacin e#itosa, donde el proceso definido se pone en funcionamiento y la prctica se realiza tal como se defini, la discrecionalidad umana queda ampliamente limitada. b, 9ncrementa el valor de las aplicaciones. o :ermite el intercambio de datos entre aplicaciones o *acilita la integridad de la informacin o 0omplementa las aplicaciones e#istentes +cuando e#iste un traslado f!sico de documentacin los sistemas informticos pierden continuidad, c, 4umenta la productividad y reduce los costos operativos. o 6etecta problemas en la fuente +informacin faltante o incorrecta, o $leva a cabo la administracin automtica de condiciones +reglas, o "fect1a la administracin automtica de datos +rescate automtica de ;ases de 6atos, o 6irecciona a las personas en sus tareas d, <arantiza el cumplimiento de <estin para el 4nlisis de :rocesos. organiza el escritorio de trabajo de las personas que intervienen en los procesos, de acuerdo a la criticidad de las actividades a realizar. e, *acilita el proceso de mejora continua. o "fect1a un monitoreo permanente del proceso a los efectos de informar desv!os, sobrecargas, pendientes y atrasos. o 4simismo, elabora estad!sticas sobre los distintos integrantes del proceso +cumplimiento, distribucin de carga de trabajo, o :ermite llevar a cabo la realizacin para mejorar los procesos +solucin a los cuellos de botella, !imitaciones o uso inadecuado: / =o resuelve aspectos transaccionales / =o resuelve aspectos tcnicos del negocio / =o totalmente adecuado para procesos verticales / =o totalmente adecuado para una limitada cantidad de usuarios / =o totalmente eficiente ante la obligatoriedad de contar con formularios impresos Aplicaciones ms comunes: 3, <estin documental. relacionada con la administracin el seguimiento y control de los distintos documentos que ingresan y salen de la organizacin +e#pedientes, tramites internos, notificaciones, etc.,. entre sus utilidades y caracter!sticas se puede mencionar a modo de s!ntesis las siguientes. a. 0ontrol total de los documentos que ingresan y salen de las organizaciones, evitando la prdida y deterioro de los mismos. b. "vita los cotos de rplica para publicarlos en las distintas reas. c. :ermite el acceso instantneo a la informacin. d. 4segura que cada documento llegue realmente al destino previsto. e. (educe al m!nimo las quejas y reclamos de terceros. f. "vita prdida y deterioro de los documentos.

g. (educe el tiempo de almacenamiento y rescate de los documentos. . (egistra cada paso de los documentos creando registros istricos de su tramitacin. 5, <estin comercial. relacionada con el control y seguimiento de los procesos comerciales, que no slo apuntan al producto sino tambin a los servicios derivados de la atencin al cliente. "ntre sus utilidades y caracter!sticas se puede mencionar a modo de s!ntesis las siguientes. a. *ocaliza la empresa acia el cliente. b. 6etecta fuentes de conflicto en la atencin al cliente. c. "vita compromisos que no se pueden cumplir. d. (educe el ciclo de cierre del negocio. e. :ermite conocer en forma oportuna en que etapa del ciclo de negocio ay ms problemas. 7, <estin de crditos. relacionada con el control y seguimiento de las solicitudes de crdito, que no solo apuntan al anlisis del riesgo crediticio, sino a la celeridad de respuesta a los clientes interesados +normalmente utilizado en "ntidades *inancieras,. "ntre sus utilidades y caracter!sticas se puede mencionar a modo de s!ntesis las siguientes. a. 'torga seguridad a los documentos cr!ticos +escrituras, declaracin de bienes, etc.,, ya que no es necesario su traslado f!sico de oficina en oficina. b. 8odos los usuarios autorizados, pueden observar el estado del trmite y su documentacin al mismo tiempo, sin requerir f!sicamente la carpeta de crdito. c. :ermite el desdoblamiento del trmite, ya que concomitamente distintos usuarios pueden estar trabajando sobre distintos aspectos de la solicitud de crdito. d. 'bviamente de una respuesta rpida a los clientes. >, <estin de atencin al cliente. normalmente relacionada con el control y seguimiento de los reclamos de clientes, orientacin y derivacin de consultas. "ntre sus utilidades y caracter!sticas se puede mencionar a modo de s!ntesis las siguientes. a. 6erivacin automtica del reclamo o consulta, de acuerdo a las reglas definidas por la organizacin para su atencin por el sector ms idneo. b. 8odos los usuarios autorizados tienen la posibilidad de observar el estado del reclamo o consulta al mismo tiempo. c. ?antiene la istoria de todos los reclamos o consultas de los clientes en l!nea, de manera tal que puede observarse rpidamente como an sido resueltos trmites anteriores del cliente. d. :uede identificarse rpidamente, cules an sido los usuarios que atendieron al cliente en sus distintos reclamos o consultas. e. :osibilidad de respuesta automatizada, disparadores de fa# o e/mail, de acuerdo a las reglas definidas, con la e#plicacin de la resolucin del problema, y@o tratamiento que se le est dando al mismo. f. 'bviamente el cliente siente que su reclamo es seguido en forma eficiente y que cualquiera en la organizacin que lo atienda conoce el estado de su trmite, a orrndose los molestos pases de telfonos entre usuarios, t!pico de los procesos manuales. Pautas a tener en cuenta en la seleccin de Workflow: 3, :erfil del proveedor. a. 4ntecedente en el pa!s Soft%are Aouse. b. 4ntigBedad del producto en el mercado. c. "l proveedor debe encontrarse radicado en el pa!s y poseer una antigBedad m!nima de 3 ao y representante del producto y de dos aos de residencia en el pa!s. d. :oseer una estructura adecuada de soporte, implementacin de la aplicacin y mantenimiento de la mismaC lo que permita ofrecer un adecuado servicio de atencin post/venta +capacitacin, apoyo e implementacin y mantenimiento,. e. 6eber acreditar una cartera de clientes en los cuales se aya implementado el producto. 5, (equerimientos de la aplicacin. a. (equerimientos funcionales. b. (equerimientos de acceso y seguridad. c. (eportes y consultas. d. Dalidaciones y controles. 7, (equerimiento de soft%are y ard%are +compatible con el instalado en la organizacin,. a. Sistema operativo. b. ?otor de base de datos c. 8opolog!a de red d. Server. e. "staciones de trabajo.