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INGENIERA EN DESARROLLO E INNOVACIN

INGENIERA EN DESARROLLO E INNOVACIN


EMPRESARIAL
EMPRESARIAL

SISTEMAS
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
ADMINISTRATIVOS

Objetivo de la Asignatura:
Objetivo de la Asignatura:

El alumno aplicar sistemas de


control administrativo y gestin de la
calidad,
para la mejora de los
procesos y el cumplimiento de los
objetivos organizacionales.

SISTEMAS
SISTEMASDE
DECONTROL
CONTROL
ADMINISTRATIVO
ADMINISTRATIVO

Competencia a la que
Competencia a la que
contribuye:
contribuye:
Apoyar el desarrollo empresarial,
mediante la optimizacin del
capital financiero y humano, para
la
consolidacin
de
la
organizacin.
Disear
planes
comerciales
acordes a las capacidades de la
organizacin para mejorar su
competitividad en el mercado.

SISTEMAS
SISTEMASDE
DECONTROL
CONTROL
ADMINISTRATIVO
ADMINISTRATIVO

PROYECTO
FINAL
PROYECTO FINAL
Con base a la informacin presentada en un caso prctico,
elaborar una propuesta que contenga el diseo de un
sistema de control administrativo que contenga:

*Objetivos
*Tipos de Control Empleados
*Resultados Deseados
*Estndares
*Flujo de Informacin
*Herramientas Administrativas
*Herramientas para el control estadstico
*Acciones correctivas (cuando corresponda

*Mapeo de procesos
- Procedimientos asociados al proceso que contenga como mnimo:
-Objetivo
-Alcance
-Polticas de aplicacin
- Interaccin con otros procesos
-Trminos y definiciones
- Insumos
- Diagrama de flujo y descripcin de actividades
-Resultado del procedimiento
- Seguimiento y medicin del procedimiento
- Formatos utilizados
- Indicadores

FORMA DE EVALUAR
FORMA DE EVALUAR

SABER HACER
SABER

PROYECTO

50%
40%

Mapa conceptuales
Investigaciones
Examen

SER
10%

Asistencia
Participacin
Actitud
NOTA: Entregar en tiempo y forma py (limpia y organizada)

MTRA. ADULFA GUERRERO


MARTINEZ
Correo electrnico:
adul_gm@hotmail.com
Tel. Cel. 2431121011
Tel. de casa : 243 43 103 41

Qu es un sistema de gestin de
calidad en una empresa? Realmente
se preocupan por la productividad en
la empresa?

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

QU ES
UN
SISTEMA?

QU ES UN SISTEMA?
QU ES UN SISTEMA?

Un conjunto de objetos relacionados entre


si mismos y entre sus atributos
Es la estructura u organizacin de un todo
ordenadamente, donde se muestran
claramente las relaciones entre sus partes

QU ES UN SISTEMA?
QU ES UN SISTEMA?

Es un conjunto de entidades caracterizadas por


ciertos atributos, que tienen relaciones entre s
localizadas en un cierto medio ambiente, de acuerdo
con un cierto objetivo.

O quiz algo ms simple: Un sistema es una reunin


o conjunto de elementos relacionados que
interactan entre si para lograr un fin determinado.

ELEMENTOS DEL SISTEMA


ELEMENTOS DEL SISTEMA

Objetos, con estos no tenemos


mucho problema porque los objetos
son cosas que podemos ver y palpar,
como por ejemplo un automvil que
esta compuesto de varias partes.

ELEMENTOS DEL SISTEMA


ELEMENTOS DEL SISTEMA

Sujetos, estas son personas, imaginemos un


equipo de ftbol, cada uno de estos jugadores
es un sujeto o persona que forma parte del
equipo de ftbol o sistema. Si esto lo vemos
desde el punto de vista de la definicin dada
anteriormente podemos decir que los
jugadores de nuestro equipo tienen ciertas
estrategias pre-establecidas para anotar un
gol, es decir, los jugadores (sujetos)
interactan entre si para anotar un gol (fin
determinado).

Quiz aqu cabe una pregunta ms un


sistema esta formado slo por conceptos, slo
por objetos o slo por sujetos?, esto puede
ocurrir en algunos casos pero tambin un
sistema
puede
estructurarse
de
una
combinacin de conceptos, objetos y sujetos
todos relacionados entre s, como en un
sistema hombre-mquina, que comprende a
las tres clases de elementos. Por lo tanto, un
sistema esta formado de elementos vivientes
y no vivientes.

Teora General de Sistemas


Teora General de Sistemas

Algunas de las ideas predicadas por la TGS pueden


atribuirse al filsofo alemn, George Whilhem
Friedrich Hegel (1770-1831).
El todo es ms que la suma de las partes, el todo
determina la naturaleza de las partes , las partes no
pueden comprenderse si se consideran en forma
aislada del todo, las partes estn dinmicamente
interrelacionadas o son interdependientes

La idea de la Teora General de Sistemas fue


desarrollada por L. Von Bertalanffy alrededor
de 1930, l propuso la teora de sistemas
abiertos, esto es, sistemas que intercambian
informacin con el medio ambiente como todo
sistema vivo lo hace.

Entrada

Proceso

Salida

Teora General de Sistemas


Teora General de Sistemas
Teora General de Sistemas se interesa en las
preguntas relacionadas con la estructura, proceso,
conducta, interaccin, funcin y lo anlogo.
Los objetivos originales de la Teora General de
Sistemas son los siguientes:
a) Impulsar el desarrollo de una terminologa general
que permita describir las caractersticas, funciones y
comportamientos del sistema en general
b) Desarrollar un conjunto de leyes aplicables a
todos estos comportamientos
c) Promover la unidad de las ciencias y obtener la
uniformidad del lenguaje cientfico.

ElElProceso
Administrativo
Proceso Administrativo

Planificacin
Metas
Objetivos
Estrategias
Planes

Organizacin
Estructura
Administracin
de recursos humanos

Direccin
Motivacin
Liderazgo
Comunicacin
Comportamiento
Individual de grupo

Control
Normas
Medidas
Comparaciones
Accin

El
ElProceso
ProcesoAdministrativo
Administrativo
Es el conjunto de fases o etapas
sucesivas a travs dl
Es el conjunto de fases o etapas
sucesivas a travs de las cuales se
efecta la administracin, mismas que se
interrelacionan y forman un proceso
integral.

Proceso administrativo
Organizaci
n

Planeacin
Direccin

Control

DEFINICIN
DEFINICINDE
DESISTEMA
SISTEMA
ADMINISTRATIVO
ADMINISTRATIVO
SAMUEL CERTO:
Aquel que esta formado por diversas partes,
que funcionan sobre una base de
independencias para alcanzar un propsito.
F.E. KAST:
El medio para unir los subsistemas de
metas y valores, tcnicos y psicosociales y
estructurales de las organizaciones.

Qu
Qusignifica
significacontrol?
control?

ElElcontrol
controlengloba
engloba

el monitoreo
el seguimiento
la retroalimentacin
sin control se tiende al caos y al no
cumplimiento de las metas
propuestas.

Control
Control
Definicin:
Stephen Robbins "un proceso de vigilar las actividades para
cerciorarse de que se desarrollan conforme se planearon
y para corregir cualquier desviacin evidente".
James Stoner "el control administrativo es el proceso que
permite garantizar que las actividades reales se ajusten a
las actividades proyectadas".

El control se refiere a los mecanismos utilizados para


garantizar que conductas y desempeo se cumplan con las
reglas y procedimientos de una empresa.

El trmino control tiene una connotacin negativa para la


mayora de las personas, pues se le asocia con restriccin,
imposicin, delimitacin, vigilancia o manipulacin.

Un Sistema de Control
Administrativo es til tanto
para diagnosticar fallas como
para identificar aciertos de la
administracin.

CONTROL
CONTROL
El control es un mecanismo que permite
corregir
desviaciones
a
travs
de
indicadores cualitativos y cuantitativos
dentro de un contexto social amplio, a fin de
lograr el cumplimiento de los objetivos
claves para el xito organizacional, es decir,
el control se entiende no como un proceso
netamente tcnico de seguimiento, sino
tambin como un proceso informal donde se
evalan factores culturales, organizativos,
humanos y grupales.

DEFINICION
DE
CONTROL
DEFINICION DE CONTROL
El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el
contexto organizacional para evaluar el desempeo general frente a un
plan estratgico.

La palabra control tiene muchas connotaciones y su significado depende


de la funcin o del rea en que se aplique; puede ser entendida:

Como

la

funcin

administrativa

que

hace

parte

del

proceso

administrativo junto con la planeacin, organizacin y direccin, y lo que


la precede.

IMPORTANCIA
IMPORTANCIADEL
DELCONTROL
CONTROL
Una de las razones ms evidentes de la importancia del control es
porque hasta el mejor de los planes se puede desviar. El control se
emplea para:

Crear mejor calidad


Enfrentar el cambio
Producir ciclos ms rpidos
Agregar valor
Facilitar la delegacin y el trabajo en equipo

BASES
DEL
CONTROL
BASES DEL CONTROL
Podramos decir que el control se basa en la consecucin de
las siguientes actividades:
Planear y organizar.
Hacer.
Evaluar.
Mejorar.
Los objetivos son los programas que desea lograr la
empresa, los que facilitarn alcanzar la meta de esta. Lo que
hace necesaria la planificacin y organizacin para fijar qu
debe hacerse y cmo.
El hacer es poner en prctica el cmo se planific y organiz
la consecucin de los objetivos.

El evaluar que no es ms que la interpretacin y


comparacin de la informacin

La mejora es la puesta en prctica de las medidas que


resolvern las desviaciones que hacen perder el equilibrio
al sistema.

PASOS DEL PROCESO DE CONTROL


PASOS DEL PROCESO DE CONTROL
El control administrativo: Es un esfuerzo sistemtico para
establecer normas de desempeo con objetivos de
planificacin, para disear sistemas de reinformacin, para
comparar los resultados reales con las normas previamente
establecidas, para determinar si existen desviaciones y para
medir su importancia, as como para tomar aquellas
medidas que se necesiten para garantizar que todos los
recursos de la empresa se usen de la manera ms eficaz y
eficiente posible para alcanzar los objetivos de la empresa".
En ella se divide el control en cuatro pasos los cuales son:

PASOS DEL PROCESO DE CONTROL


PASOS DEL PROCESO DE CONTROL

Establecer normas y mtodos para


medir el rendimiento.
Medir los resultados.
Tomar medidas correctivos .
Retroalimentacin

PRINCIPIOS DE CONTROL
PRINCIPIOS DE CONTROL
Equilibrio: A cada grupo de delegacin conferido debe
proporcionarle el grado de control correspondiente. De
la misma manera la autoridad se delega y la
responsabilidad se comparte.

De la oportunidad: El control, necesita ser oportuno,


es decir, debe aplicarse antes de que se efecte el
error, de tal manera que sea posible tomar medidas
correctivas, con anticipacin.

PRINCIPIOS DE CONTROL
PRINCIPIOS DE CONTROL

De los objetivos: Se refiere a que el control existe en


funcin de los objetivos.

De las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones


que se presenten en relacin con los planes deben ser
analizadas detalladamente.

De la costeabilidad: El establecimiento de un sistema de


control debe justificar el costo que este represente en
tiempo y dinero, en relacin con las ventajas reales que
este reporte.

PRINCIPIOS DE CONTROL
PRINCIPIOS DE CONTROL

De

excepcin:

El

control

debe

aplicarse,

preferentemente, a las actividades excepcionales o


representativas, a fin de reducir costos y tiempo,
delimitando

adecuadamente

que

funciones

estratgicas requieren el control.

De

la

funcin

controladora:

La

funcin

controladora por ningn motivo debe comprender a


la funcin controladora

reas
reasdel
delcontrol
control
Las principales reas de control en la empresa son:

reas de produccin: Si la empresa es industrial, el rea


de produccin es aquella donde se fabrican los productos;
si la empresa fuera prestadora de servicios, el rea de
produccin es aquella donde se prestan los servicios; los
principales controles existentes en el rea de produccin
son los siguientes:

reas
reasdel
delcontrol
control
Control
Control
Control
Control
Control
Control
Control
Control

de
de
de
de
de
de
de
de

produccin
calidad
costos
los tiempos de produccin
inventarios
operaciones Productivos
mantenimiento y conservacin
desperdicios

reas
reasdel
delcontrol
control

rea comercial: Es el rea de la empresa que se encarga de


vender o comercializar los productos o servicios producidos.

Control de ventas
Control de propaganda
Control de Costos

rea financiera: Es el rea de la empresa que se encarga de los


recursos financieros, como el capital, la facturacin, los pagos, el
flujo de caja, entre otros. Los principales controles en el rea
financiera se presentan a continuacin:

Control

presupuestario

Control

de costos

reas
reasdel
delcontrol
control
rea de recursos humanos: Es el rea que administra al
personal, los principales controles que se aplican son los que
siguen:
Controles de asistencia y retrasos
Control de vacaciones
Control de salarios

Por
reas
funcionales
Por reas funcionales
Produccin:

Calidad

Control de

Control de
inventarios
Control de la
produccin
Compras

Mercadotecnia

Control de
ventas

Investigacin y
Desarrollo

Por
reas
funcionales
Por reas funcionales

Finanzas

Control
Presupuestal
Control contable
Costos
Auditora

Personal:

Evaluacin del desempeo


Evaluacin de Capacitacin y
desarrollo
Evaluacin de la motivacin
Evaluacin de Sueldos y
Salarios
Evaluacin sobre prestaciones
y Seguridad e Higiene
Evaluacin de Reclutamiento y
Seleccin
Auditora de recursos Humanos

TIPOS
DE
CONTROL
TIPOS DE CONTROL

En cuanto a su periodicidad:
CONTROL GUA O DIRECCIONAL: Este
mtodo consiste en que los resultados se
pueden predecir y que las acciones
correctivas deben efectuarse antes de
completar la operacin.

TIPOS DE CONTROL
TIPOS DE CONTROL

CONTROL

SELECTIVO:

Consiste
en
la
verificacin
de
muestras
de
determinada
operacin para detectar si cumple los requisitos
previstos, para determinar si se puede continuar
con el proceso. Como ejemplo de este mtodo se
encuentran el control de calidad, en la modalidad
que emplean muchas empresas de produccin
masiva, supervisin directa.

TIPOS DE CONTROL
TIPOS DE CONTROL
CONTROL DESPUES DE LA ACCIN: Una vez que la
operacin ha concluido, se miden los resultados y
se comparan con un estndar previamente
establecido. Los presupuestos son un ejemplo claro
de este sistema de control.
Entrevistas de evaluacin del desempeo, las
inspecciones finales.

Etapas para el diseo de


un Sistema de Control
Administrativo

ETAPAS PARA DISEAR UN SISTEMA DE


ETAPAS
PARA DISEAR
UN SISTEMA DE
CONTROL
ADMINISTRATIVO
CONTROL ADMINISTRATIVO

1.Definicin de los resultados deseados


Se refiere a los objetivos fijados por la
administracin, los cuales deben ser claros,
medibles, cuantificables y alcanzables.
Una vez ms queda demostrada la
interaccin entre planeacin y control.

2- Determinacin de las predicciones que guiaran hacia los resultados deseados:

Son indicadores para detectar desviaciones a lo


planeado y corregir oportunamente las fallas.
Un control administrativo efectivo es el que se preocupa
por determinar con anticipacin los elementos de
prediccin que durante el proceso del control ayudaran
a la obtencin de los resultados deseados

3.Determinacin de estndares elementos


predictivos en funcin de los resultados

En esta etapa se fijan los niveles aceptables para


cada indicador en funcin de los resultados
deseados.
Lo que se pretende en esta es fijar el nivel que se
considera aceptable y con el cual se harn las
comparaciones. Es decir, cada elemento predictivo
necesita un estndar en funcin de los resultados
deseados

4. Especificacin del flujo de


informacin

Se refiere al camino que seguir la informacin desde


que se genera hasta que se toma una decisin respecto
a esta.
El xito de un sistema de informacin para ejercer el
control administrativo esta en funcin de aplicar la
filosofa de la calidad del servicio, es decir habr que
preguntarle a cada responsable de las diferentes reas
que integran la empresa sean de lnea o bien de staff.

5. Evaluacin y aplicacin de la
accin correctiva

Se analizan los indicadores para detectar las fallas.


Se proponen acciones correctivas analizando pros
y contras de cada una de ellas.
Se aplican las acciones seleccionadas
Antes de iniciar la accin correctiva se requiere un
anlisis cuidadoso de cada elemento predictivo para
detectar donde se encuentran realmente la falla y
no emprender acciones correctivas sin estar seguros
de la efectividad del remedio.

Contabilidad por reas de


responsabilidad

Contabilidad por reas de responsabilidad


Contabilidad por reas de responsabilidad

Contabilidad por reas de responsabilidad


Contabilidad por reas de responsabilidad

Concepto:
Es aqulla que clasifica la informacin contable y estadstica
de las actividades de una empresa, de acuerdo con la
autoridad y responsabilidad de los gerentes o los
responsables de ellas.

Contabilidad por reas de responsabilidad


Contabilidad por reas de responsabilidad

Es una tcnica que sirve para controlar los


ingresos,
costos
y
gastos,
tomando
en
consideracin las responsabilidades asignadas a
cada funcionario o supervisor de rea o
departamento.

La contabilidad administrativa
objetivo triple:
ayuda a planear
a tomar decisiones
y ejercer control administrativo

tiene

un

Contabilidad por reas de responsabilidad


Contabilidad por reas de responsabilidad

estructura de la organizacin
Para implementar este sistema debe estar
perfectamente definido el papel que juega cada uno de
los miembros de la organizacin:
Limitacin de la autoridad y responsabilidad
El responsable de cada rea explica las razones que
provocaron
ciertos hechos.
Elaboracin de un organigrama codificado

Contabilidad por reas de responsabilidad


Contabilidad por reas de responsabilidad

VENTAJAS DE LA CONTABILIDAD POR REAS DE


RESPONSABILIDAD

Facilita la correcta evaluacin de la


actuacin de los ejecutivos de la empresa.
Proporciona informacin y seala las reas
que lograron su objetivo, la que lo superaron,
siempre hay un responsable a cargo de cada
rea.
1-

Contabilidad por reas de responsabilidad


Contabilidad por reas de responsabilidad

VENTAJAS DE LA CONTABILIDAD POR REAS DE


RESPONSABILIDAD
2- Ayuda a la aplicacin de la administracin por
excepcin. Permite a cada administrador comparar
entre su presupuestado y lo realmente obtenido para
atender las variaciones significativas, especialmente a
detectar que actividades o procesos no agregan valor y
deben ser eliminados.

Contabilidad por reas de responsabilidad


Contabilidad por reas de responsabilidad

VENTAJAS DE LA CONTABILIDAD POR REAS DE


RESPONSABILIDAD
3- Elimina la presentacin tradicional de los resultados
favoreciendo una mejor delimitacin de responsabilidad.

Contabilidad por reas de responsabilidad


Contabilidad por reas de responsabilidad

VENTAJAS DE LA CONTABILIDAD POR REAS DE


RESPONSABILIDAD
4- Motiva a utilizar la administracin por
objetivo o por resultado, ya que separa el
objetivo principal de la empresa en sub
objetivos destinados a cada rea, sealando a
cada ejecutivo las pautas para lograrlo.

estructura de la organizacin como fundamento del sistema de contabilidad por reas de


responsabilidad.

El
sistema
de
contabilidad
por
reas
de
responsabilidad no se podr implementar en una
empresa donde no este perfectamente definido
el papel que juega cada uno de los miembros
de la organizacin; es necesario que est
perfectamente delimitada la autoridad y la
responsabilidad de cada uno.
Este sistema se basa en la existencia de una persona
responsable de lo que ocurra en cada rea, de tal
forma que en un momento dado pueda explicar las
razones que provocan ciertos hechos en los cuales el
sistema de control administrativo est interesado

EVALUACIN DE LAS DIFERENTES REAS DE


RESPONSABILIDAD.

Todos los centros de responsabilidad generan resultados


(producen algo) y a su vez todos tienen insumos (consumen
recursos). La clasificacin se organiza en funcin de la
dificultad de medir ambos factores y la relacin entre ellos;
los principales tipos de centros de responsabilidad son:

CENTROS DE COSTOS ESTNDAR


CENTROS DE COSTOS ESTNDAR

Este sistema de control parte del principio de que se


pueden medir los resultados que se determinaron
multiplicando su cantidad fsica por el consumo unitario
estndar de cada producto obtenido, respecto a lo
esperado.

Generalmente, el director de produccin es evaluado y


controlado en funcin de su manejo eficiente de los
estndares bajo el enfoque de costeo basado en
actividades.

Este sistema de control debe incluir ciertos aspectos


cuantificables a parte de los costos estndar, como normas
de calidad, uso de la capacidad instalada, tambin es
conveniente analizar ciertos datos cualitativos, como
rotacin de personal, moral del grupo, etctera

Esquema del centro de costos de un


Esquema del centro de costos de un
hotel.
hotel.

CENTROS DE INGRESOS
CENTROS DE INGRESOS

Trata de medir la captacin del mercado,


expresada en trminos de ventas, lo cual puede ser
comparado con lo que cuesta logara esas ventas.
Este centro supone el establecimiento de un
presupuesto de ventas y de gastos de ventas, de
tal manera que peridicamente se pueda comparar
lo presupuestado y se justifiquen las diferencias.

ESQUEMA DELOS CENTROS DE INGRESOS


ESQUEMA DELOS CENTROS DE INGRESOS

CENTRO DE
CENTRO DE
UTILIDADES
UTILIDADES
Los centros de costos estndar y de ingresos ya
comentados miden bsicamente un subconjunto de la
utilidad de la organizacin a que pertenecen.
Es necesario mantener la independencia de actuacin de
cada unos de los subconjuntos, cuando se quiere tener una
visin
completa
de
la
actuacin
es
necesario
descentralizar, de tal forma que una persona sea
responsable de ingresos y costos.
Lo importante aqu es que un centro de utilidades permite
medir los insumos y resultados y las relaciones entre ellos,
dejando que la utilidad sea una medida integral de la
actuacin al evaluar los insumos, mercados y la interaccin
de ellos.

CENTROS DE INVERSIN
CENTROS DE INVERSIN

Lo que distingue un centro de utilidad de uno de


inversin consiste en que lo que se mide en este
ltimo es la forma como se han manejado los activos o
recursos asignados aun rea o divisin de la compaa.

HERRAMIENTAS
ADMINISTRATIVAS
HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS
BSICAS
BSICAS