ESCUELA POLITCNICA DEL EJRCITO

FINANZAS Y AUDITORA

GESTIN DE CONTROL INTERNO

ING. CONSUELO COLA

AULA: B-412

NARRATIVA, FLUJOGRAMA Y CUESTIONARIO

JONATHAN CABRERA

SANGOLQUI, 21 DE DICIEMBRE DEL 2011

La Empresa El domicilio principal de Rose Connection Ca. Ltda., es la parroquia de Tupigachi, sector Tabacundo, cantn Pedro Moncayo, provincia de Pichincha.

Actualmente la compaa se encuentra dedicada al cultivo, produccin, venta y exportacin de rosas de diferentes variedades.

Clases de Productos o Servicios Comercializados

Rose Connection Rosecon Ca. Ltda., desde su constitucin se dedica exclusivamente a la produccin y comercializacin de rosas de aproximadamente 36 variedades para el mercado externo. De la extensin total, 6,29 hectreas se encuentran arrendadas, transaccin respaldada en contratos de arrendamiento de inmuebles debidamente suscrito entre las partes. Rose Connection Rosecon Ca. Ltda., sita su producto en mercados internacionales bien diferenciados a travs de sus clientes en el exterior, entre los cuales se encuentra principalmente Flower House, compaa domiciliada en Rusia, al que se le entrega aproximadamente el 60% de la produccin exportable. Objetivos Area 2.3.1 rea de Compras Locales Cuentas por Pagar (Proveedores): Realizar adquisiciones de bienes y servicios y comprobar la autenticidad de las obligaciones y dirigir las relaciones con proveedores de la compaa.

rea de Compras Locales Cuentas por pagar

(Proveedores) Mediante la descripcin de las principales funciones de esta rea se

podr determinar las debilidades de control interno y dar a conocer en una forma detallada y de fcil entendimiento como se realiza el proceso de adquisiciones y cules son las polticas que la regulan. La compaa efecta adquisiciones por los siguientes conceptos: a) Adquisiciones rea Administrativa: Son las que se realizan para el desempeo normal del rea administrativa, bienes como materiales de oficina, suministros, servicios, etc.

b) Adquisiciones Tcnicas: Incluyen las adquisiciones que por su naturaleza y uso posterior requieren de la opinin de un tcnico o entendido, estas compras pueden ser de maquinarias, equipos, computadoras, sistemas de riego, sistemas de ventilacin etc. c) Adquisiciones Operativas: Son las que se utilizan en forma directa en la operacin de la compaa, que se pueden considerar de rutina, tales como qumicos, material de empaque, implementos de trabajo y seguridad, etc. 3.1.1.1 Proceso de compras: Las compras de la compaa se las realizan en forma mensual para lo cual el Jefe de rea de cada unidad, enva una solicitud de compra, en caso de que esta solicitud lo realice una persona distinta, requerir la autorizacin del Jefe de rea. Las solicitudes de compras son entregadas al Jefe de Adquisiciones, quien se encarga de pedir cotizaciones y elaborar un detalle por cada producto solicitado. Estas cotizaciones son analizadas para determinar si se ajustan al presupuesto aprobado por el comit de compras, luego son enviadas al Sub-Gerente de la Compaa para la autorizacin correspondiente.

Aprobada la cotizacin se realiza la orden de compra para cada proveedor, las cuales son enviadas por fax, con copia al bodeguero para que est en conocimiento de los materiales solicitados.

Las adquisiciones de bienes y servicios que no forman parte de los inventarios, son solicitadas mediante una orden de pedido. El proveedor despacha el pedido del bien o servicio solicitado y entrega la factura correspondiente. El bodeguero recibe la mercanca, verifica y coteja con la orden de compra.

Recibe y sella la factura correspondiente del proveedor y procese el pago correspondiente.

remite la

factura sellada y firmada al departamento de contabilidad para que se

3.1.1.2 Poltica de compras: PROCEDIMIENTOS 1. La solicitud de compra no podr ser procesada si no tiene la firma de autorizacin del Jefe de rea.

2. Las nicas personas que pueden aprobar o autorizar una adquisicin de bienes o servicios es la Sub-Gerencia. 3. La firma de autorizacin respectiva, adems de aprobar la compra es el aval de que el gasto est contemplado en el presupuesto de cada rea.

4. En las adquisiciones que requieren de un anlisis tcnico, adems de las firmas del nivel de autorizacin que corresponda, se deber archivar la recomendacin del tcnico o especialista. 5. Para la adquisicin de equipos de computacin es necesario la opinin del Departamento de Sistemas, y la autorizacin de la Sub-Gerencia.

GUIA PARA EVALUAR LOS PROCEDIMIENETOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS QUE OPERAN EN LA COMPAA FLORCOLA ROSE CONNECTION CIA. LTDA.

El procedimiento a seguir para la evaluacin de las diferentes reas ser el

siguiente: En base a la narrativa descrita se elaborar flujogramas, en los cuales se determinarn, en primera instancia, las debilidades de las diferentes reas; para poder constatar estas debilidades se aplicarn cuestionarios de Control Interno; sobre esta base se evaluar el riesgo de control y el nivel de confianza de cada proceso, utilizando la tcnica de la colorimetra.

4.1

rea de Compras Locales, Cuentas por pagar,

Proveedores Para realizar las compras la Compaa se basa en un presupuesto aprobado en Junta de Directorio, donde se determina cunto se va a designar para inversiones mensuales por hectrea. En la siguiente tabla se muestra la descripcin de actividades del Departamento de Compras locales, cuentas por pagar, proveedores.

NARRATIVA DEL DEPARTAMENRO DE COMPRAS LOCALES, CUENTAS POR PAGAR

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

Cargo: Supervisor departamento

Cargo: Supervisor departamento

Cargo: Supervisor departamento

MATRIZ DE CONTROL INTERNO N 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 TOTAL PONDERACIN 10 8 6 10 10 6 6 10 10 10 10 96 CALIFICACIN 10 0 6 0 0 6 6 10 0 0 10 48