Universidad Nacional Experimental

Francisco de Miranda Vicerrectorado Acadmico Direccin de Desarrollo Estudiantil

Santa Ana de Coro, Marzo de 2011

Es

un

funcionario

calificado e involucrado en
una ayudanta permanente en la organizacin de

eventos. Se hace merecedor de

la denominacin de Edecn
como sinnimo de asistencia o auxiliar.

En el argot protocolar que se ha

venido imponiendo en algunos pases y particularmente en Venezuela, un

Edecn de protocolo es la persona que,

una vez capacitado y suficientemente entrenada en varias disciplinas

(protocolo

etiqueta,

gerencia

de

eventos e imagen corporativa, entre otras), se le califica como tal, para apoyar al responsable del ceremonial y dems miembros de un evento.

No todo el personal que seleccionamos para

ejecutar un evento lo podemos llamar Edecn , va a depender del nivel de preparacin, y experiencia, el grado de responsabilidad y autoridad, el tipo de labor y la cantidad de atribuciones a desempear cuentan a

la hora de denominar y clasificar los recursos

humanos a utilizar en el evento. As clasificacin:
Siguiente

se

tiene

la

siguiente

escala

de

 Guas de Relaciones Publicas. Edecanes de Protocolo (de presidio, de sala, de registro, de transporte, de aeropuerto, de caminata acadmica, etc. )

Attachs o Edecanes VIP.

Coordinador de Guas-Edecanes. Jefe de Protocolo / Ceremonial.

Director de Institucionales.

Relaciones

 Gua

de Relaciones Publicas

Es el encargado de recibir y atender a los invitados. A los guas por lo general se le ubica en los puntos estratgicos de la recepcin para dar la bienvenida, informar y guiar a los invitados al sitio donde tendr lugar la actividad. Al seleccionarlos, la apariencia fsica juega un papel importante y desafortunadamente en muchos casos, aunque no es la nica caracterstica tomada en cuenta en la eleccin, es un factor determinante.

 Edecn de Protocolo
Es el colaborador o asistente del Jefe de Protocolo.

Tambin suele ser llamado oficial de Protocolo, adjunto, ayudante, etc. El Edecn debe tener el mismo conocimiento que el Jefe de Protocolo.
Cuando al Edecn se le califica de presidio, de transporte, de sala, de aeropuerto, etc., es para especificar el punto estratgico que est bajo su responsabilidad y por consiguiente el tipo de actividad a ejecutar.

 Attache o Edecn VIP. Como cualquier otro edecn, este funcionario necesariamente debe tener capacidad de adaptacin a la exigencias del evento y particularmente a las de la personalidad que ha de acompaar todo el tiempo durante el mismo; de ah su condicin de Agregado (a) o Atado (a) a la personalidad a que fue asignado. Maneja la misma clase de conocimiento que el resto de Edecanes, pero en nivel mayor.

Obligatoriamente ha de ser bilinge y tener demostrada agilidad para resolver inconvenientes que suelen presentarse en un evento

 Coordinador

de Guas-Edecanes

Es el responsable de coordinar y dirigir a los Guas o edecanes de la comisin de trabajo, que est bajo su responsabilidad, a fin de alcanzar los objetivos propuestos.

COMPROMISO

ESFUERZO

EXITO

Jefe de Protocolo-Ceremonial
Generalmente coincide con el titular de la oficina de Protocolo y de no existir el ente en la estructura organizativa como tal, es la persona encargada de organizar y ejecutar la ceremonia prevista en el evento y dirigir al equipo de Protocolo en la realizacin del proyecto. Tambin es el asesor en la materia de su superior (Director de Relaciones Institucionales) y del personal directivo de la organizacin cuando planifica o participa en actos intra e interinstitucionales. Dependiendo de la clase de acto, el Jefe de ProtocoloCeremonial cuenta a su vez, con maestros de ceremonias, interpretes, secretarios, chferes, personal de seguridad, primeros auxilios, de mantenimiento y servicios.

Director de Relaciones Institucionales Es el ente encargado de planificar, dirigir, coordinar, supervisar y evaluar las actividades tendientes a proyectar la imagen corporativa institucional y de mantener relaciones permanentes con los diversos organismos, Regionales, Nacionales e internacionales.

Perfil de Funcionario de Protocolo

Los cargos protocolares pueden ser ejercidos tanto por hombres como por mujeres. En cualquier caso, se hacen necesarias las siguientes condiciones:

Alto nivel cultural.

Conocimientos y experiencias en las distintas reas de su competencia que garanticen un eficiente y efectivo ejercicio. Elevada vocacin de servicio y sentido de pertenencia a la organizacin.

Facilidad de expresin verbal, manejo del idioma extranjero.

Agilidad mental racional. Emocionalmente inteligente. Creativo. Alto sentido de puntualidad.

 Entusiasta, optimista, dinmico (a), perseverante. Discreto.

Buena ortografa, calgrafa.

Con capacidad de liderazgo. tico, honesto y justo. Responsable. Respetuoso. Detallista en su apariencia personal y en la ejecucin de su tarea.

 Condiciones del Grupo de Protocolo Exitoso.

Cuida su presentacin personal.

Adopta una postura adecuada en el ejercicio de sus funciones, camina y se sienta con movimientos coordinados y elegantes. Hace uso de la sonrisa como muestra de amabilidad y apertura no olvidndola al saludar.
Se documenta suficientemente sobre el evento, la organizacin y el lugar para evitar decir No se y no perder la seguridad en si mismo.

 Condiciones del Grupo de Protocolo Exitoso.

No acepta invitaciones de los participantes del evento durante las horas de trabajo, as como tampoco propinas o regalos personales. Evita comer, ingerir bebidas, fumar, y masticar gomas de mascar (chiclets) delante de los invitados, durante su trabajo. Pone en practica las normas del buen hablante.

 Cuida su comportamiento, evadiendo actitudes melosas o serviles con los invitados. Cuida sus movimientos, gestos (Comunicacin no verbal kinesia). Mantiene la distancia (Espacio personal). Atiende el volumen de su voz, tono, entonacin, lxico, utiliza los tratamientos adecuados (Usted, Doctor, Licenciado, Ingeniero, Seor).

 Cuida su comportamiento, evadiendo actitudes melosas o serviles con los invitados. Cuida sus movimientos, gestos (Comunicacin no verbal kinesia).

Mantiene la distancia (Espacio personal).

Atiende el volumen de su voz, tono, entonacin, lxico, utiliza los tratamientos adecuados (Usted, Doctor, Licenciado, Ingeniero, Seor).

 Protocolo

Es el conjunto de normas o reglas establecidas por decretos, leyes o por usos, costumbres y tradiciones de obligatorio cumplimiento para favorecer la relaciones, negociaciones, convenios e intercambios entre los hombres y para dar una imagen de cortesa, seriedad, respeto y reputacin de la institucin, pueblo o nacin que las cumple.

Acto solemne que se celebra de acuerdo con determinadas normas dictadas por la Ley o la costumbre. Solemnidad, deferencia, amabilidad excesiva.

Es el conjunto de pasos que se desarrollan ordenadamente en un acto social en atencin a lo establecido por el Protocolo (norma escrita). As pues, el ceremonial es la praxis o accin formal del Protocolo.

Es la formula que regula el trato social, teniendo en cuenta la significacin de las personas, el acto y el grado de confianza que pueda unirlas. Engloba las buenas maneras, la cortesa, el uso correcto del lenguaje y cuidados en el vestir, segn usos y costumbres del lugar y en atencin a la categora del acto. La etiqueta se aplica a las personas.

Protocolo Pblico o civil: Es aquel que norma lo concerniente a los actos que preside el Ejecutivo Nacional, salvo los de carcter diplomtico y militar. De all que rija lo relativo a las Fiestas Nacionales, Conmemoraciones Pblicas, Recepciones Oficiales, Duelos Pblicos y Oficiales y ceremoniales para honores y recompensas en especial el de las condecoraciones Orden del Libertador y Francisco de Miranda.

 Protocolo

de Estado o Diplomtico:

Es aquel que norma lo concerniente a las ceremonias diplomticas entre autoridades de los Estados para garantizar el orden, solemnidad y decoro en los actos que realicen en materia de poltica exterior, en atencin a la diversidad de ceremonias que se ejecutan segn el rango de la autoridad o funciones que ejerce. Se divide, a su vez en:

Siguiente

 Protocolo

Presidencial o extranjero

Que abarca todo lo relativo a los Honores Reales, Ttulos, Rangos y precedencia de los Estados y su Jefes, comprendiendo as mismo, la correspondencia de estos (Urquiza, citado por Blanco Villalta (ob.cit. P 86).

 Protocolo

Militar

Tal como su nombre lo indica es el que rige los actos militares y que tiene por objetivo demostrar pblicamente la moral y la disciplina y la educacin de las autoridades y dems miembros del cuerpo militar o Fuerzas Armadas: Ejercito, Armada, Aviacin y Fuerzas Armadas de Cooperacin (Guardia Nacional).

 Protocolo

Eclesistico

Conjunto de reglas que norman las ceremonias o actos religiosos.

La religin oficial del Estado Venezolano es la catlica. Por ello, es la oficina de su excelencia reverendsima del Arzobispo de Caracas, quien tiene la responsabilidad de velar por el cumplimiento de las normas de la iglesia catlica.

 Protocolo

Deportivo

Es aquel que tiene como finalidad solemnizar todos aquellos actos, encuentros y competencias deportivas, con sus respectivas premiaciones.