CORPORACIN PARA EL EMPRENDIMIENTO Y LA INNOVACIN SOCIAL CEIS Trabajo de grado para optar por el ttulo de tcnica de oficina administrador

(a) de archivos INFORME DE PRCTICAS EMPRESARIALES EN LA INSTITUCIN EDUCATIVA SAN JOS N 2 Presentado por JANIRIS DANITH VILORIA ARRIOLA Asesor URIEL PREZ SILVA

Al seor director CRISTIAN ALBERTO ROJANO RENGIFO

Magangu Bolvar Colombia Diciembre 8 de 2012

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CORPORACIN PARA EL EMPRENDIMIENTO Y LA INNOVACIN SOCIAL CEIS Trabajo de grado para optar por el ttulo de tcnica de oficina administrador (a) de archivos INFORME DE PRCTICAS EMPRESARIALES EN LA INSTITUCIN EDUCATIVA SAN JOS N 2 Presentado por JANIRIS DANITH VILORIA ARRIOLA Asesor URIEL PREZ SILVA Al seor director CRISTIAN ALBERTO ROJANO RENGIFO

Magangu Bolvar Colombia Diciembre 8 de 2012

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INTRODUCCIN

El programa tcnicas de oficina es una parte importante de la formacin administrativa ya que instruye a cerca de la forma como se debe realizar cualquier tipo de actividades en el entorno administrativo de la organizacin. El principal objetivo del programa consiste en fundamentar a los estudiantes en el manejo y buen uso de los espacios en los cuales se planea, organiza, controla y dirige las actividades de cualquier entidad. De all que un tcnico de oficina y administrador de archivo est capacitado para organizar documentos,

relacionarlos en sistemas de informacin para facilitar su manejo, controlar los procesos de clasificacin y conservacin, elaborar todo tipo de documentos de la organizacin y atender a los clientes internos y externos de la entidad bridndoles orientacin con calidad y calidez. Este programa es de suma importancia para la vida laboral por que las organizaciones requieren de personal capacitado que les permita volverse eficientes en el uso de la informacin, que este disponible para usos futuros por ende es vital conservar cualquier documento, y las personas que demuestren conocimientos en el tema sern mas fcil de incorporar al ambiente laboral. En la vida personal es tambin importante por que supone un logro que implica crecimiento y aprovechamiento de oportunidades aunque cada persona posee diferentes tipos de apreciacin hacia la carrera.

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OBJETIVOS

GENERAL Hacer entrega de un informe preciso y veraz de la experiencia en el rea de archivo llevada a cabo en la institucin educativa san Jos N 2 Sede la esmeralda del municipio de Magangu.

ESPECIFICOS

Realizar un anlisis DOFA del entorno interno y externo de la Institucin especficamente en el rea de archivo.

Dar a conocer las estructuras base de la Institucin Educativa San Jos N 2 como son las polticas internas, la misin, la visin y los objetivos organizacionales.

Hacer una presentacin del informe empleando la herramienta PowerPoint.

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CONTENIDO DEL INFORME

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DATOS IDENTIFICATIVOS Nombre Entidad: Autoridad Educativa Direccin Telfono Pas Departamento Municipio : : : : : : : Institucin Educativa San Jos N 2 Sede la Esmeralda Sector Pblico Urbanizacin la Esmeralda Avenida Principal 687 89 06 Colombia Bolvar Magangu

Foto tomada por Janiris Viloria Arriola 2 diciembre de 2012

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INFORMACIN RELEVANTE La institucin educativa san Jos N 2 sede la esmeralda esta ubicada su sede principal en el centro de la ciudad, tiene anexas a su jurisdiccin dos subsedes; la ubicada en la avenida San Jos y la del barrio la paz, ambas brindan educacin primaria, la entidad cuenta con una poblacin cercana a los 1980 estudiantes de los cuales 900 pertenecen al sistema de educacin bsica y media. Su poblacin infantil en su mayora es de estrato uno y el nivel educativo de los padres de familia es bsica primaria.

DEPENDENCIAS Como toda organizacin, la institucin educativa san Jos N 2 tiene bien establecidas sus dependencias y organizadas a tal punto que es fcil orientarse dentro de la institucin, el rea administrativa corresponde al primer mdulo de la entidad en el cual se encuentran dispuestos la rectora, coordinacin, secretara, sala de atencin, saln de profesores y sala de informtica. En el siguiente bloque se encuentran dispuestos el rea de archivo que es la que interesa desde el punto de vista del informe y sobre la cual se trabaj esta experiencia.

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AREA DE ARCHIVO En ella se disponen los documentos relacionados con las actividades diarias y la razn social de la institucin que es brindar a la comunidad el servicio de educacin publica para nios y jvenes. Y apoyo a otras entidades de educacin superior.

Archivador principal

Tipos de Documentos que la entidad maneja Documentos internos: los documentos internos son aquellos papeles que tienen que ver nica y estrictamente con la institucin como son: Resoluciones por parte de las entidades de inspeccin, vigilancia y control (como la secretaria de educacin y el ministerio). Hojas de vida del personal que labora o labor en la entidad. (profesores, administrativos, servicios generales). Actas, notificaciones y avisos.

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 Proyectos educativos institucionales o PEI que orienta los aspectos sustantivos de la vida institucional en el largo plazo. Soportes de compras, facturas de actividades mercantiles asociadas con las actividades propias de la institucin. Registros de los documentos importantes de los estudiantes. (Actas de matricula, de grado, disciplinarias, registros de identidad, manual de convivencia y de procesos y procedimientos, egresados). Tambin existen documentos externos que se encuentran a disposicin del pblico como son: Correos electrnicos y fsicos Cartas Certificados e informes de resultados acadmicos. Invitaciones entre otros. Responsable del rea de archivo de la institucin Mnica Romero Daz secretaria general de la entidad ANALISIS DOFA EN EL AREA DE ARCHIVO A travs del anlisis DOFA me permito dar a conocer las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas del rea de archivo en la cual se bas la experiencia.

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DEBILIDADES Haciendo un anlisis de las debilidades de institucin educativa san Jos N 2, encuentro que nos son muchas, pero como en toda entidad hay que mejorar algunos aspectos, como son: Mejorar las tcnicas de manejo y recepcin de documentos ya que no son las adecuadas, algunos documentos importantes no presentan la fecha de recibido y el funcionario que los recibi lo cual puede ser un atenuante negativo para algn futuro proceso de auditoria externa. El software utilizado como base de datos para relacionar cada documento es Excel, aunque es un programa adecuado existen programas de mejora (como SAS)1 que llevan de una manera ms eficiente la informacin y que pueden acercar a la institucin a lo que se viene utilizando en el mundo. OPORTUNIDADES En cuanto a este tem existen muchos factores que pueden contribuir con el mejoramiento de los procesos, como son los siguientes: La implementacin en el sistema educativo de bachilleres tcnicos en oficios de desempeo son una excelente oportunidad para la entidad para vincularlos a experiencias - especialmente a aquellos que perfilan en reas administrativas- a los procesos que se llevan a cabo en los archivos, con

Statistical Analysis System es un software diseado para mejorar la eficiencia del manejo de datos en empresas con bastante personal. Disponible en www.wikipedia.org

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esto, ellos aprenden el manejo de los procesos y la institucin gana en organizacin y eficiencia. Aprovechar el acercamiento de instituciones de educacin tcnica como CEIS, SENA para capacitar el personal en manejo de tcnicas de oficina y archivo, con esto se mejoraran las tcnicas y los empleados de esta rea adquieren nuevos conocimientos y actualizan los obsoletos. Con los adelantos en materia tecnolgica es una oportunidad adquirir un software que remplace a Excel ya que algunos procesos requieren trabajo en lnea y Excel posee ciertas limitaciones, adems la institucin ya tiene pagina web y seria bueno adquirir un programa que mejore las estadsticas como puede ser el SAS. Esto le dara prestigio y reconocimiento a la entidad, no solo como formadora sino como organizacin vanguardista. Aprovechar el uso del internet en el manejo de documentos de uso pblico que descongestionaran un poco la oficina como la expedicin de certificados y otros documentos de inters.

FORTALEZAS El rea de archivo se caracteriza por su eficiencia y poco represamiento de la informacin, lo que hace del rea eficiente es el valor agregado que posee en el personal que labora en la dependencia, compuesto por tres secretarias en cabeza de Mnica Romero Daz. A continuacin las fortalezas detectadas en la dependencia:

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 En cuanto a la parte fsica el archivo se encuentra perfectamente ubicado pues es de fcil acceso al personal del rea administrativa y lejos de cualquier persona no vinculada con el rea. El personal que maneja los documentos es eficiente, manejan los sistemas de informacin de manera adecuada y sin desperdicios de tiempo, brindando siempre una cara amable a las personas que solicitan informacin ya sean docentes, directivos y padres de familia o alumnos. Manejan de forma eficaz todos los procesos, incluida la recepcin, clasificacin y ubicacin de los documentos que vienen a la entidad y de elaboracin, y destinacin de documentos de importancia para la institucin. Los archivadores, gavetas y escritorios, se encuentran en perfecto estado y debidamente sealados y marcados para su utilizacin. El material requerido para laborar se encuentra siempre disponible y a tiempo. (Lpices, marcadores, ganchos legajadores, grapadoras, carpetas, pegamento, rtulos, entre otros) El personal de archivo y secretara posee dotacin de uniformes, lo cual los hace identificables. AMENAZAS Son situaciones negativas, externas a la institucin, que pueden atentar contra esta, por lo que llegado al caso, puede ser necesario disear una estrategia adecuada para poder sortearlas.

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Para el caso del archivo Existe cerca a uno de los archivadores un tomacorriente elctrico que se encuentran el regular estado, y que hacen sea necesaria una revisin preventiva con el fin de minimizar riesgos de incendios y por ende la prdida de los documentos fsicos de la entidad. Con el cambio tecnolgico es una amenaza quedar obsoleto en cuanto a la implementacin del uso de nuevas tecnologas de manejo estadstico. Sobre todo para el buen nombre de la institucin y el manejo de tcnicas eficientes en el archivo.

CARACTERIZACION DE LA INSTITUCIN EDUCATIVA SAN JOS N 2

MISION Est dirigida a formar integralmente a hombres y mujeres en el respeto, la vida, los derechos humanos, la ley y los principios democrticos flexibles frente a la realidad hoy, que maneje los avances del conocimiento cientfico y tecnolgico para que sean ciudadanos de bien, tiles as mismos, a la familia y a la patria. VISIN La institucin educativa San Jos N 2 en la reafirmacin de su filosofa y los valores que guan, motivan y movilizan su vida institucional aspira a:

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Ser una institucin lder en la prestacin de los servicios educativos en magangu, buscando el mejoramiento permanente, para as brindar una educacin de calidad, que colme las expectativas de la sociedad, mediante el desarrollo y consolidacin de la media tcnica, preparando el educando para el trabajo, preparando al educando para el trabajo y la generacin de proyectos empresariales.

OBJETIVOS INSTITUCIONALES

Contribuir con la construccin de la identidad cultural local, regional y nacional. Contribuir al desarrollo integral de la persona. Ampliar la cobertura educativa en todos los grados y niveles. Mejorar la calidad del servicio educativo que se brinda.

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CONCLUSIONES

De acuerdo a la teora aprendida a lo largo del curso y a las apreciaciones de la experiencia adquirida en la institucin educativa san Jos N 2 puedo concluir que han sido de mucho valor las tcnicas vistas en la etapa lectiva ya que se pudieron aplicar en el lugar donde me correspondi realizar las practicas, sobre todo aquellas de clasificacin de documentos, y manejo de sistemas muy tiles para la labor que desempeaba. El proceso de formacin present como es lgico debilidades y fortalezas en cuanto a las debilidades aprecio que muchos jvenes que iniciaron las actividades acadmicas no terminaron el curso, es decir la desercin fue muy alta lo cual demuestra que no a todas las personas les gusta las labores de oficina. En cuanto a las fortalezas la parte didctica fue muy importante para atesorar los conocimientos que queran que obtuvisemos, adems del acompaamiento por parte de los profesores y asesoras externas fue exitoso. Por otra parte al consultar los miembros de mi familia sobre mi desempeo a nivel acadmico y prctico ellos han respondido de la siguiente manera: Tu rendimiento ha sido bueno hasta ahora as que sigue de la misma manera por que te puede llegar a gustar la labor y conseguir un buen trabajo Damaris Arriola (Mi Madre). Te veo mas aplomada y creo que por ah es la cosa, con disciplina y esfuerzo se pueden lograr las metas Mayerlis (Mi hermana) muy bien, muy bien ya vas a alcanzar tus metas Carlos Viloria (Mi Padre).
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ESTANDARTES DE LA INSTITUCIN

Bandera de la institucin

Escudo

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ANEXOS

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EVIDENCIAS DE LA EXPERIENCIA EN EL AREA DE ARCHIVO DE LA INSTITUCION EDUCATIVA SAN JOS N 2 SEDE LA ESMERALDA

MAGANGUE BOLIVAR.

Acceso a la Institucin: Foto Andrs Vega Romero Dic 3 de 2012

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Clasificando los documentos

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Archivadores A Z documentos institucionales dispuesto en forma horizontal

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Archivadores con carpetas verticales

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Buscando documentos

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La secretaria Mnica Romero en funciones plenas

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Archivadores horizontales

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Engrapando documentos

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Cerrando los archivadores con llave

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