Que es la Descripcin del Puesto?

Lic. Mayra Karina Flores Valadez

Una descripcin de un puesto es una explicacin por escrito de los titulares del mismo hacen, bajo que condiciones lo hacen y por que lo hacen. Deben retractar con precisin el contenido del puesto, su ambiente y sus condiciones de empleo. En un formato comn para la descripcin de un puesto se incluye el nombre del puesto, los deberes que se realizan, las caractersticas distintivas del puesto, las condiciones ambientales, y la autoridad y responsabilidad del titular.5 La descripcin de puesto es simplemente un documento en el que se enlistan los objetivos y las funciones del puesto, as como el entorno social y las dimensiones que influyen o afectan a dicho puesto. La descripcin del puesto es un documento que consiste en definir los objetivos y funciones que lo conforman y que lo diferencian de otros puestos de la organizacin. En este documento se detalla lo que idealmente debe hacer el ocupante del puesto, no necesariamente lo que hace, as como la frecuencia en que lo hace, cmo lo hace y para que lo hace.15 http://www.descripciondepuestos.com/index.html Todas las formas para las descripciones de puestos deben tener un formato igual dentro de la compaa; incluso si se trata de puestos de diferente nivel pueden precisarse caractersticas relevantes, pero es indispensable que siga la misma estructura general para preservar la compatibilidad de los datos.2

Importancia de la Descripcin de Puestos Cuando se analizan el reclutamiento, la seleccin y la evaluacin de desempeo de un empleado, se descubre que la descripcin de puestos acta como una fuente importante para: 1) Describir el puesto (los reclutadores y los entrevistadores de manera verbal, o por escrito en aviso oportuno) a los candidatos potenciales

2) Guiar

los

empleados

recin

contratados

hacia

aquello

que

especficamente se espera que realice 3) Proporcionar un punto de comparacin para evaluar que las actividades actuales de un titular de un puesto correspondan con sus deberes establecidos.5 Es importante mencionar que la descripcin de puestos es muy confundida con el perfil de puestos o con el anlisis de puestos, inclusive para algunos "expertos". Pero por puro sentido comn, la descripcin enuncia lo que se espera que el ocupante de un puesto realice en trminos de actividades y resultados. Y por el contrario, el perfil de puesto establece o "perfila" las caractersticas de personalidad, las competencias laborales, la experiencia, la formacin, e inclusive las condiciones de trabajo que el ocupante del puesto deber idealmente de tener. El anlisis de puestos es un estudio que se realiza para identificar los objetivos y las funciones que realmente se llevan a cabo por los ocupantes de un puesto especfico, as como las competencias laborales que tienen estos ocupantes, y su resultado es una descripcin y un perfil de puestos.15 http://www.descripciondepuestos.com/index.html

Los tipos de Descripciones de Puestos Las descripciones genricas se redactan a grandes rasgos sin identificar tareas o competencia especficas. Proporcionan una visin general de una categora de puestos mediante los denominadores comunes de todos los puestos que abarcan en una categora.

Descripcin genrica Para redactar una descripcin genrica, deben analizarse una cantidad de puestos para hallar sus denominadores comunes. Por ejemplo, una descripcin genrica de "Contador Mayor" incluye el campo de experiencia que se espera de ese nivel profesional. No abarca las funciones especficas cuentas por pagar y cuentas por cobrar, especializacin en el libro mayor o las unidades organizacionales menores

dentro del Departamento Contable del que depende el puesto. Un ejemplo de descripcin de puestos genrica se observa abajo.

La forma genrica se utiliza sobre todo para lo siguiente:

Formulacin de programas de capacitacin Designaciones Planificacin organizacional Formulacin de pautas del desempeo Planificacin de la mano de obra Estudios de salarios14

Las descripciones de puestos especficas Las descripciones de puesto especficas estipulan los deberes y tareas precisas de un puesto. Indican su relacin con otros puestos especficas dentro de las ms pequeas unidades organizacionales. Por ejemplo el puesto especifico de "Contador a cargo del libro mayor" debe identificar las relaciones de dependencia del puesto dentro del Departamento Contable. Expone el tipo de sistemas contables utilizados el tipo y frecuencia de los partes financieros que deben confeccionarse y los lmites de responsabilidad dentro de los sectores funcionales, geogrficos o de otro tipo, de la compaa. Abajo aparece un ejemplo de descripciones de puestos especficas.

Las descripciones de puestos especficas sirven otros propsitos:

Anlisis precisos de puestos Evaluacin de puestos (para la gestin de sueldos y salarios) Organigrama14

Elementos que componen las Descripciones del Puesto

Designacin del puesto, unidad organizacional y relacin de dependencia. Estos puntos identifican el puesto y le dan sus caractersticas propias. Diferencian a cada puesto de los dems. Consiguientemente, aun dos descripciones de puestos con la misma designacin e igual nivel de remuneracin pueden tener tareas, responsabilidades y relaciones de dependencia diferentes.

Sntesis del puesto, deberes y responsabilidades. Aqu se define el trabajo por cumplir y se proporcionan los elementos esenciales para el anlisis posterior.

Deberes y responsabilidades Esta parte de la descripcin de puesto seala "qu" tarea se desempea "por qu" se desempea, y cuando no resulta obvio. "Cmo" se desempea. Si el "qu", el "por qu" + - o el "cmo" no aparecen, la formulacin es incompleta.* Interaccin. Especifica las relaciones entre un puesto y otro. Cuando las ocupaciones estn vinculadas muy estrechamente, la descripcin de las relaciones recprocas entre cada puesto es crtica. Tambin es importante para describir puestos que tienen amplias relaciones fuera de la compaa, por ejemplo, puestos de ventas, comercializacin y relaciones pblicas.

Preparada por, Aprobada por y Fecha. Cada descripcin debe indicar quin la prepar y si recibi aprobacin definitiva o es slo un proyecto de descripcin. Debe conocerse la identidad del redactor, administrador o analista de puestos, para el caso de que en el futuro surjan interrogantes. La fecha de preparacin indica a quien la lea la actualidad de la informacin.

Cualidades clave, requisitos y otras condiciones del puesto

Las especificaciones del puesto son los requisitos que deben satisfacer los candidatos si han de cumplir sus obligaciones, asumir sus responsabilidades y trabajar sin tropiezos con aquellos de quienes dependan.

En la descripcin se suele incluir: las aptitudes, experiencia y conocimientos mnimos para cumplir las tareas, en lugar de las aptitudes o conocimientos de las personas que desempean el puesto en la actualidad.

Entre los requisitos mnimos pueden figurar exigencias especiales del puesto, como por ejemplo: viajes prolongados o trabajo nocturno, adems de los requisitos normales en materia de aptitudes y experiencia. Para evitar imponer requisitos poco realistas, las especificaciones deben basarse en la manera como se realiza el trabajo actualmente.

Especificacin de puesto Se define como el resumen de las cualidades personales, caractersticas, capacidades y antecedentes requeridos para realizar el trabajo.14 http://www.rrhh-web.com/analisisdepuesto4.html

Fuentes consultadas: Flores Valadez, Mayra Karina; Memoria de Residencias Profesionales; Tecnolgico de Ocotln; Diciembre 2010.