MODULO FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD FINANCIERA

PREPARADO POR: NELLY VALOIS LOZANO MARIA LUISA PARRA MURILLO

UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DEL CHOCO DIEGO LUIS CORDOBA

FACULTAD DE HUMANIDADES Y ARTES

PROGRAMA DE CONTADURIA PBLICA QUIBDO - CHOCO 2006

CONTENIDO Introduccin Justificacin Metodologa UNIDAD 1 HISTORIA DE LA CONTABILIDAD Contabilidad en la edad antigua Contabilidad en la edad media Contabilidad en la edad moderna Contabilidad en la edad contempornea UNIDAD 2 LA CONTADURA PBLICA EN COLOMBIA La profesin contable Evolucin y anlisis de lo fundamentos de la contabilidad Normas, principios, postulados y conceptos contables Aplicados en Colombia Campos de accin del contador pblico UNIDAD 3 CONCEPTOS BSICOS La contabilidad y la actividad econmica Concepto de persona natural y persona jurdica Concepto de comercio y comerciante Concepto de empresa Clasificacin de las empresas Documentos de comercio Concepto de contabilidad Usuarios de la contabilidad Caractersticas de la informacin contable Campos de aplicacin de la contabilidad UNIDAD 4 SISTEMAS DE INFORMACIN CONTABLE

Elementos del sistema de informacin contable Ecuacin contable Contabilidad por partida doble Las transacciones La cuenta T Naturaleza de las cuentas PUC Registros contables Ejercicio de aplicacin UNIDAD 5 LIBROS DE CONTABILIDAD Descripcin, aspectos legales y caractersticas Prohibiciones en los libros Libros principales Libro Inventarios y Balances Libro Diario Asientos de diario Comprobantes de diario Libro Mayor y Balances Libros Auxiliares Registros UNIDAD 6 AJUSTES Clasificacin de los ajustes Ingresos y gastos acumulados o causados Efectos que producen los ajustes Ingresos y gastos diferidos Ejercicio de aplicacin UNIDAD 7 IMPUESTO AL VALOR AGREGADO (IVA) Y RETENCIN EN LA FUENTE Aspectos generales Rgimen simplificado Rgimen comn Impuesto al valor agregado (IVA) en compras Devoluciones en compras y en ventas Impuesto al valor agregado (IVA) en descuentos por Pronto pago en compras y en ventas

Retencin en la fuente Obligaciones de los agentes retenedores Descuentos retencin en la fuente Ejercicio de aplicacin UNIDAD 8 DESCUENTOS Comerciales Condicionados o financieros Ejercicio de aplicacin UNIDAD 9 INGRESOS Concepto Clases de ingresos Contabilizacin Control interno UNIDAD 10 GASTOS Concepto Clases de gastos Contabilizacin Control interno UNIDAD 11 GANANCIAS Y PRDIDAS Concepto Provisin Impuesto Reservas Contabilizacin Correccin monetaria Presentacin de los ingresos y gastos Ejercicio de aplicacin UNIDAD 12 ASIENTOS DE CIERRE Y HOJA DE TRABAJO Asientos de cierre Hoja de trabajo Ejercicio de aplicacin

BIBLIOGRAFIA ESTRUCTURA CURRICULAR

ASIGNATURA CICLO REA DE FORMACIN PRERREQUISITO UBICACIN CURRICULAR INTENSIDAD HORARIA TIPO DE CURSO PERFIL PROFESIONAL N DE CRDITOS MODALIDAD

: FUNDAMENTOS DECONTABILIDAD FINANCIERA : BSICO : PROFESIONAL : NO TIENE : PRIMER SEMESTRE : T (2) P (2) : HABILITABLE, NO VALIDABLE, NO CURSABLE : CONTADOR PBLICO :3 : DISTANCIA

INTRODUCCIN

El propsito fundamental de este modulo tiene como objetivo formar a los estudiantes de contadura pblica a distancia de una manera integral adecuada que le permita el entendimiento de los conceptos e informes contables. Para el aprendizaje de los fundamentos de contabilidad financiera no se requiere de conocimientos previos ya que este modulo es una excelente ayuda para el aprendizaje y la practica de los estudiantes del rea contable. Cada capitulo del modulo consta de objetivos generales y especificas que le facilitan al estudiante informarse del capitulo y del propsitos del mismo, dinmica de las cuentas, talleres de practica, Conocimiento y diligenciamiento de los documentos soportes, libros principales y auxiliares, ajustes y cierre contable en forma de taller, que le permitan la preparacin de los estados financieros en forma manual y sistematizada de la informacin. La didctica utilizada en este modulo es muy sencilla sirviendo de ayuda metodolgica al estudiante y al docente como gua para el desarrollo terico y practico de la ctedra.

JUSTIFICACIN

El estudio de la contabilidad permite conocer la evolucin de la ciencia contable y de los procesos histricos contables, constituye una oportunidad invaluable para lograr conocer la realidad de la contadura en Colombia y el desarrollo en otros pases. Esta asignatura es de carcter terico prctica, y de gran importancia para el futuro contador pues le brinda las herramientas y elementos de juicio necesarios para determinar la situacin financiera de las empresas a travs del anlisis realizado a los principales estados financieros, busca las estrategias adecuadas que le permitan soluciones a los problemas ya sean del sector Comercial, Industrial, de Servicios o sector Pblico. La contabilidad resiste gran importancia por el conocimiento preliminar de la parte contable en general, su esencia, su aplicacin, su dinmica y el conocimiento del ente econmico como eje fundamental para la aplicacin contable. Permite que el alumno conozca de una manera aplicada algunos procedimientos y tcnicas ms especificas que se realizan en el ciclo de operaciones del ente econmico. El conocimiento de tales procedimientos y sistemas de trabajo; permitir que el estudiante se compenetre en el contexto del sistema operacional y en el ciclo transaccional, despertando el inters del mismo por el desarrollo de las actividades propias de un ente econmico. Igualmente se introducir en el conocimiento de las cuentas de transitorias y de balance.

METODOLOGA La programacin se desarrollar fundamentando la investigacin de los estudiantes a distancia sobre temas del modulo antes de cada seccin para su anlisis y discusin, porque el aprendizaje a travs de la participacin en la metodologa permite fijar ms el conocimiento y facilita la reflexin deductiva cuando se deba actuar. La metodologa ser terico practica, por lo cual se debe aprovechar al mximo la tutora del docente de esta rea. Se utilizar: Aclaraciones del tutor sobre los temas constitutivos del modulo Talleres prcticos sobre ejercicios resueltos individualmente o en grupos. Aprendizaje sobre la experimentacin reflexiva en si mismo y en otros. Trabajos de investigacin y ejercicios de reflexin.

UNIDAD 1 HISTORIA DE LA CONTABILIDAD OBJETIVO GENERAL Explicar el origen y los fundamentos de la contabilidad a travs de la historia.

OBJETIVOS ESPECFICOS Conocer la evolucin de la contabilidad en cada una de las edades. Utilizacin de trminos bien definidos empricamente significativos. Procedimientos sistemticos de comprobacin de la informacin en cada una de las edades.

CONTABILIDAD EN LA EDAD ANTIGUA El hombre vivi en grupo La familia se rigi bajo un rgimen matriarcal de manera nmada Al centralizarse el mando y volverse de tendencias sedentarias aparece el patriarcado. Se practicaba el autoconsumo cambio La complejidad de actividades permite la divisin del trabajo Con el trueque aparece una unidad de medida y valor, en un principio fueron los animales (el buey), posteriormente, la moneda con las mismas funciones de hoy. Aparece la escritura a travs de signos Origen de los nmeros por medio de smbolos Surge la contabilidad por partida simple Aparecen las primeras organizaciones Bancarias en el templo ,Rojo de Babilonia Se cobran impuestos Aparece la primera moneda de plata aceptada internacionalmente como medio de cambio. Las emigraciones dieron origen a la actividad mercantil Surgen los banqueros griegos, quienes fueron famosos en Atenas porque llevaban la contabilidad a sus clientes

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Aparece el libro adversaria especie de borrados para registrar los Ingresos y Gastos de manera diaria.

En libro Codex o Tubulae, se hacan registro con mucho cuidado y se deba conservar la forma de registro; a un lado estaban escritos los ingresos Acceptum y al otro lo gastosExpensum.

El estado de la caja Arca, aqu figuraban los retiros en el Expensum y los Ingresos en el Acceptum.

Libro Nexum tena como origen el prstamo de dinero segn la ley Paetelia Papiria, se registraba el nombre del deudor en el Codex del acreedor y la cantidad prestada queda lugar a la obligacin a favor de este.

Egipto; Mesopotamia y Grecia, practicaron la contabilidad La Ley Paetelia Papiria es la Ley ms antigua de que se tiene noticia hacia nacer derechos y obligaciones de los asientos contables.

Los contadores romanos fueron generalmente esclavos y plebeyos, se agruparon constituyendo colegios

CONTABILIDAD EN LA EDAD MEDIA

Las cuentas y razones de las operaciones fueron llevadas en monasterios.

Con las invasiones rabes y normandas la contabilidad mercantil se volvi exclusivamente actividad del seor Feudal.

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En el libro Capitulare de villis aro, se registraba el inventario anual de las propiedades del Imperio separando los Ingresos y los Egresos

La diversidad de monedas fue un obstculo a la generalizacin de un sistema contable unnimemente aceptado.

Las prcticas contables eran llevadas por escribanos a las ordene de los seores Feudales.

Aparece la hipoteca de propiedades, monedas las cuales deban ser devueltas.

Surgen los grandes monopolios comerciales. Aparece la contabilidad por partida doble. Se introdujo el uso de los nmeros arbigos Se impuso a los funcionarios encargados de la administracin de rentas pblicas la obligacin de rendir cuentas anualmente.

Se llevan los libros de Caja y cuentas corrientes en forma invertida, en el lado izquierdo el Haber egresos y en el lado derecho ingresos.

Aparece la cuenta Prdidas y Ganancias, a travs del decreto 1327 originado por las mltiples prdidas de dinero.

Se crea el cargo de auditor cuya misin consista en vigilar y cotejar el trabajo conservando un duplicado del mismo.

La implementacin de los libros auxiliares fue un nuevo avance en la contabilidad.

surge el libro Mayor y Balance denominado Cartulari.

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Se crean las cuentas patrimoniales. Se innova la apertura y cierre de operaciones bianualmente con un estado financiero que estipula el patrimonio de la unidad econmica informando el resultado de las operaciones como la participacin individual de los socios.

Nace un nuevo libro Memorando o Recordatorio que permita el mejor uso de los otros ( diario columnario )

CONTABILIDAD EN LA EDAD MODERNA Se generalizo el uso de los nmeros arbigos y la impresa. La impresa permite divulgar los conocimientos de los estudiosos. Aparece el primer libro estructurado para la prctica del comercio. Se establece la identidad de la partida doble. Se usan tres libros cuaderno (mayor), Giornale (Diario) y memoriale ( Borrador o recordatorio). Se establece que los libros se deben identificar en la primera pgina. No se habla de libro de Inventario, se estipula que el giro deber asentarse en el diario y de ah pasarse al mayor segn su clasificacin. Fray Lucas Pacido redacto un tratado de contabilidad en 1494. Aparece la explicacin del Inventario manifestando que es un listado de Activos y Pasivos preparados por los propietarios de las empresas, y debe ser hecho solo en un da. Se habla de cambiar la moneda, porque debido a la diversidad de las mismas se deben utilizar varias columnas para el registro de las operaciones. Se origina la famosa revolucin de los precios.

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Para evitar discrepancias todas las partidas que se registran, vayan firmadas por el Contador y el Tesorero, principio fundamental de control que debe perdurar a travs de los aos.

En los aos 1581, existan agrupaciones de contadores que se dedicaban a la profesin en una forma independiente.

En 1805 se establece como requisito indispensable que toda persona que quiera practicar la profesin contable de manera independiente debe someterse a pasar un severo examen siempre y cuando haya trabajado con algn profesional autorizado por cierto tiempo.

CONTABILIDAD EN LA EDAD CONTEMPORANEA En esta edad nace la revolucin industrial Las regulaciones gubernamentales fueron ms elsticas. Aparece el cdigo Napolen (1808) que da las bases para un mercado estable, el cual favorece en Francia a la burguesa de comerciantes La contabilidad surge modificaciones de fondo y forma bajo el nombre de Principios de Contabilidad. El presupuesto se convierte en el instrumento para controlar en forma eficiente la actividad financiera. Se utiliza el libro Diario para relacionar conceptos en orden cronolgico. El libro mayor se utiliza para la acumulacin clasificada de cuentas con sus cargos y abonos. En 1883 entro en vigencia el Cdigo de Comercio Mercantil que regula la prctica contable. Las primeras cuentas de contabilidad fueron usadas segn su verdadero significado dbito y crdito. Surge el Concepto de depreciacin.

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Se

determino que un profesional de la Contabilidad que operase debera examinar y certificar los reportes

independientemente financieros.

En 1905 se crea la carrera de Contador de Comercio y mediante examen profesional puede optar al titulo de Contador Publico Titulado. En 1917 se funda la Asociacin de Contadores Pblicos Titulados. En 1929 se determino la necesidad de la certificacin por contador pblico y que en adelante se denomina Dictmenes. En 1934 se emitieron seis reglas, que se conocen como el primer intento de Principios de Contabilidad. Se establece en 1944 que la profesin de Contador requiere titulo para su ejercicio. Se constituye el Colegio de Contadores Pblicos. Por ltimo un espritu de elevada tica profesional, es el cimiento de una honorable clase, al servicio de la comunidad.

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UNIDAD 2 LA CONTADURA PBLICA EN COLOMBIA

OBJETIVO GENERAL Conocer la reglamentacin del ejercicio de la profesin contable y dems normas. OBJETIVOS ESPECFICOS Comprender los principios bsicos que rigen la contabilidad. Emplear correctamente las normas bsicas, y contabilidad. tcnicas en la

Conocer los principios ticos que rigen la conducta profesional. Aplicar las normas bsicas que regulan la contabilidad, en general, y en el ejercicio de la profesin contable.

LA PROFESIN CONTABLE

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Mediante el decreto legislativo 2373 de 1956, el Gobierno Nacional reglamento con cierto grado de organizacin la actividad de contador pblico en Colombia, concedindole a este profesional la categora de juramentado, y distinguiendo entre contadores inscritos y contadores pblicos, con facultades a estos ltimos para dar fe pblica. Frente a la presencia de fallas que resultaba necesario subsanar y al papel de este profesional en la sociedad, se expidi la ley 145 de 1960, por medio de la cual se reglamento la profesin de contador pblico, derogando el Decreto Legislativo 2373, donde suprimi la categora de contador inscrito dejando desde esa fecha, como nica la de contador pblico. Despus de 30 aos de dicho ordenamiento se expide la Ley 43 de 1990, como una reforma a la anterior con la expedicin de un cdigo de tica donde se establecen los principios constitutivos del ejercicio de esta profesin, con fundamento en la funcin social que caracteriza al contador pblico, en sus relaciones con la sociedad, el Estado, los usuarios de sus servicios y sus colegas. Integridad, conciencia moral, aptitud e independencia mental. Cualidades que deben caracterizar al contador, tambin se estableci el rgimen de inhabilidades e incompatibilidades aplicables a los contadores pblicos. Se precisaron las actividades relacionadas con la ciencia contable, destacndose la Revisora fiscal en materia de dictmenes profesionales y certificaciones sobre estados financieros, se considera que esta funcin es privativa del contador pblico. En cuanto a la obligatoriedad de tener revisor fiscal las sociedades comerciales se establecieron los montos de activos brutos, se creo el Consejo Tcnico de la Contadura Pblica, organismo encargado de la orientacin tcnico cientfica de la profesin y de la investigacin de los principios de contabilidad y normas de auditoria generalmente aceptados en el pas, se estableci la expedicin de tarjetas profesionales por la Junta Central de Contadores. En el ao 2000 esta ley fue examinada por la Corte Constitucional declarando exequibles e inexequibles algunas disposiciones, dejando vigentes algunos artculos de la Ley 145 de 1960 y Ley 43 de 1990.

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DEL CONTADOR PBLICO Se entiende por contador pblico la persona natural que, mediante la inscripcin que acredite su competencia profesional en los trminos de la presente ley esta facultado para dar fe pblica de hechos propios del mbito de su profesin, dictaminar sobre estados financieros y realizar las dems actividades relacionadas con la ciencia contable en general. La relacin de dependencia laboral inhabilita al Contador para dar fe pblica sobre actos que interesen a su empleador. Esta inhabilidad no se aplica a los revisores fiscales, ni a los contadores pblicos que presten sus servicios a sociedades que no estn obligadas, por ley o por estatutos, a tener revisor fiscal. INSCRIPCIN DEL CONTADOR PBLICO. La inscripcin como contador pblico se acreditar por medio de una tarjeta profesional que ser expedida por la Junta Central de Contadores. EVOLUCIN Y ANLISIS DE LOS FUNDAMENTOS DE LA CONTABILIDAD La evolucin contable se basa en diversas exposiciones tericas e hiptesis que han sido motivadas de forma emprica por relaciones sociales que desarrollan los seres humanos mediante las que se han motivado transacciones de intercambio para satisfacer las necesidades que han surgido por periodos los cuales han permitido que da a da esta sea ms elaborada, dentro de estas etapas de la contabilidad se pueden destacar: emprico, clsico y cientfico. En estos periodos se avanza hacia planteamientos orientados cada vez ms hacia la economa e involucrndose en ella otros agentes hasta llegar a la conviccin manejada actualmente en la que se le otorga un carcter de mayor relevancia en el que se habla de un comportamiento cientfico administrativo. Que se involucre en un proceso investigativo que perfeccione el marco terico en el

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que se tengan en cuenta los antecedentes del problema permitiendo que haya una aplicacin concreta a cada uno.

a investigar

NORMAS, PRINCIPIOS, POSTULADOS Y CONCEPTOS CONTABLES APLICADOS EN COLOMBIA. 1. PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS: DEFINICION: Se entiende por principios o normas de Contabilidad generalmente aceptadas en Colombia, el conjunto de conceptos bsicos y de reglas que deben ser observados al registrar e informar contablemente sobre los asuntos y actividades de personas naturales o jurdicas. 2. NORMAS CONTABLES BASICAS: Son el conjunto de postulados, conceptos y limitaciones que fundamentan y circunscriben la informacin contable. En general stas normas aportan un avance significativo en la generacin de informacin contable al introducir conceptos tan importantes como son identificar el ente econmico con la empresa, sealar criterios para la continuidad del ente, incluir la teora del mantenimiento del capital tanto financiero como operativo, y ante todo reconocer las bases de valuacin y cuantificacin. Entre las normas Bsicas sealadas en el decreto 2649 de 1993 tenemos: ENTE ECONMICO: El ente econmico es la empresa, esto es, la actividad econmica organizada como una unidad respecto de la cual se predica el control de los recursos. El ente debe ser definido e identificado en forma tal para distinguirse de otros entes. CONTINUIDAD: Los recursos y hechos econmicos deben contabilizarse y revelarse teniendo en cuenta si el ente econmico continuara o no funcionando

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normalmente en periodos futuros. En caso de que el ente econmico no vaya a continuar en marcha, la informacin contable as deber expresarlo. Teniendo en cuenta si es por prdidas recurrentes, deficiencia de capital, incumplimiento de las obligaciones, venta de activos importantes, otras situaciones internas o externas, (Huelgas, catstrofes naturales). UNIDAD DE MEDIDA: Los hechos econmicos deben reconocerse en una misma unidad de medida, por regla general se debe utilizar como unidad de medida la moneda funcional que es el signo monetario del medio econmico en el cual el ente principal obtiene y usa efectivo. PERIODO: El ente econmico debe preparar y difundir peridicamente

estados financieros durante su existencia.

Los cortes respectivos deben

definirse previamente, de acuerdo con las normas legales y en consideracin del ciclo de las operaciones por lo menos una vez al ao con corte al 31 de diciembre, emitiendo estados financieros de propsito general. VALUACIN O MEDICIN: Los recursos como los hechos econmicos que los afecten deben ser cuantificados en trminos de unidad de medida, con sujecin a las normas tcnicas son criterios de medicin aceptados: El valor histrico, el valor actual, el valor de realizacin y el valor presente. VALOR O COSTO HISTRICO: Representa el valor original consumido u obtenido en efectivo, o en su equivalente en el momento de realizacin de un hecho econmico con arreglo a lo previsto en este decreto, dicho importe debe ser reexpresado para reconocer el efecto ocasionado por las variaciones en el poder adquisitivo de la moneda. VALOR ACTUAL O DE REPOSICIN: Es el que representa el importe en efectivo, o en su equivalente, que se necesitara para reponer un activo o se requerira para liquidar una obligacin, en el momento actual.

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Valor de realizacin o de mercado: Es el que representa un importe en efectivo, o en su equivalente, en que se espera sea convertido un activo o liquidado un pasivo, en el curso normal de los negocios. Se entiende por valor neto de realizacin el que resulta de deducir del valor de mercado los gastos directamente imputables a la conversin del activo o a la liquidacin del pasivo, tales como comisiones, impuestos, transporte y empaques. Valor presente o descontado: es el que representa el importe actual de las entradas o salidas netas en efectivo o en su equivalente, que generara un activo o un pasivo, una vez hecho el descuento de su valor futuro a la tasa pactada o, a falta de esta, a la tasa efectiva promedio de captacin de los bancos y corporaciones financieras para expedicin de certificados de depsito a trmino con un plazo de 90 das (D.T.F. Depsito a Termino Fijo), la cual es certificada peridicamente por el Banco de la Repblica . ESENCIA SOBRE LA FORMA: Los recursos y hechos econmicos deben ser reconocidos y revelados de acuerdo con su esencia o realidad econmica y no nicamente en su forma legal. Cuando en virtud de una norma superior, los hechos econmicos no puedan ser reconocidos de acuerdo con su esencia, en notas a los estados financieros se debe indicar el efecto ocasionado por el cumplimiento de aquella disposicin sobre la situacin financiera y los resultados del ejercicio. REALIZACION: Solo pueden reconocerse hechos econmicos realizados. Se entiende que un hecho econmico se ha realizado cuando se pueda comprobar que, como consecuencia de transacciones o eventos pasados, internos externos, el ente econmico tiene o razonablemente cuantificables. o tendr un beneficio o un sacrificio

econmico, o ha experimentado un cambio en sus recursos, en uno y otro caso

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ASOCIACIN: Se deben asociar con los ingresos devengados en cada periodo los costos y gastos incurridos para producir tales ingresos, registrando unos y otros simultneamente en las cuentas de resultados. Cuando una partida no se pueda asociar con un ingreso, costo o gasto correlativo y se concluya que no generar beneficios o sacrificios econmicos en otros periodos, debe registrarse en las cuentas de resultados en el periodo corriente. MANTENIMIENTO DEL PATRIMONIO: se entiende que un ente econmico obtiene utilidad, o excedentes, en un periodo nicamente despus de que su patrimonio al inicio del mismo, excluidas las transferencias de recursos a otros entes realizadas conforme a la ley, haya sido mantenido o recuperado. Esta evaluacin puede hacerse respecto del patrimonio financiero (aportado) o del patrimonio fsico (operativo). Salvo que normas superiores exijan otra cosa, la utilidad, o excedente, se establece respecto del patrimonio financiero debidamente actualizado par reflejar el efecto de la inflacin. REVELACIN PLENA: El ente econmico debe informar en forma completa, aunque resumida, todo aquello que sea necesario para comprender y evaluar correctamente su situacin financiera, los cambios que sta hubiere experimentado, los cambios en el patrimonio, el resultado de sus operaciones y su capacidad para generar flujos futuros de efectivo. La norma de revelacin plena se satisface a travs de los estados financieros de propsito general, de las notas a los estados financieros de informacin suplementaria y de otros informes, tales como el informe de los administradores sobre la situacin econmica y financiera del ente y sobre lo adecuado de su control interno. IMPORTANCIA RELATIVA O MATERIALIDAD: El reconocimiento y

presentacin de los hechos econmicos debe hacerse de acuerdo en su importancia relativa. Un hecho econmico es material cuando debido a su naturaleza o cuanta, su conocimiento o desconocimiento, teniendo en cuenta

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las circunstancias que lo rodean puede alterar significativamente las decisiones econmicas de los usuarios de la informacin. Al preparar estados financieros la materialidad se debe determinar con relacin al activo total, al activo corriente, pasivo total, pasivo corriente, al capital de trabajo, al patrimonio o a los resultados del ejercicio, segn corresponda. PRUDENCIA: Cuando exista dificultad de medir de manera confiable y verificable un hecho econmico se debe optar por registrar alternativas que tengan menos probabilidades de sobrestimar los activos y los ingresos, o de subestimar los pasivos y los gastos. NORMAS TECNICAS Normas Tcnicas Generales: Regulan el ciclo contable o proceso que debe seguirse para garantizar que todos los hechos econmicos se reconocen y trasmiten en forma correcta a los usuarios de la informacin o sea es un sistema para la creacin y comunicacin de informacin de contenido financiero. PROPOSITO: en desarrollo de las normas bsicas, las normas generales regulan el ciclo contable . El Ciclo Contable: Es el proceso que debe seguirse para garantizar que todos los hechos econmicos se reconocen y se transmiten correctamente a los usuarios de la informacin. Las normas tcnicas se relacionan con las fases del ciclo contable de la siguiente manera: a. ENTRADA DE INFORMACIN 1. Reconocimientos de los hechos econmicos: Es el proceso de registrar e identificar formalmente en la contabilidad los hechos econmicas realizados tcnicas

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2. Contabilidad de causacin o acumulacin: Los hechos econmicos deben ser reconocidos en el periodo en el cual se realicen y no solamente cuando sea pagado o recibido el efectivo o su equivalente. b. PROCESAMIENTO DE DATOS 3. Medicin al valor histrico: los hechos econmicos se reconocen inicialmente por su valor histrico, aplicando cuando fuere necesario la norma bsica de la prudencia. De acuerdo con las normas tcnicas especificas, dicho valor una vez reexpresado como consecuencia de la inflacin, cuando sea el caso debe ser ajustado al valor actual, al valor de realizacin o al valor presente. 4. Moneda Funcional: En Colombia la moneda funcional es el peso. Las transacciones realizadas en otras unidades deben ser reconocidas en la moneda funcional, utilizando la tasa de conversin aplicable en la fecha de su ocurrencia. Segn normas especiales se pueden utilizar otras unidades de medida, siempre que puedan convertirse en cualquier momento a la moneda funcional. 5. Ajuste a la Unidad de Medida: Los estados financieros se deben

ajustar para reconocer el efecto de la inflacin, aplicando el sistema integral. Se debe calcular con relacin a las partidas no monetarias utilizando para ello el PAAG anual, mensual acumulado, o mensual segn corresponda. 6. Provisiones y Contingencias: se deben contabilizar provisiones para cubrir pasivos estimados, contingencias de prdidas probables as como para disminuir el valor reexpresado si fuese el caso, de los activos, cuando sea necesario de acuerdo a las normas tcnicas. Las provisiones deben ser justificadas, cuantificadas y confiables, las contingencias pueden ser eventuales, probables o remotas.

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7. Clasificacin: Los hechos econmicos

deben ser apropiadamente

clasificados segn su naturaleza, de manera que se registren en las cuentas adecuadamente, la clasificacin se debe hacer conforme a un plan contable previamente elaborado por el ente econmico, incluyendo la totalidad de las cuentas de resumen y auxiliares en uso, con indicacin de su descripcin, de su dinmica o de los cdigos que las identifiquen. 8. Asignacin: Los costos de los activos, y los ingresos y gastos diferidos reexpresados como consecuencia de la inflacin cuando sea el caso, deben ser asignados o distribuidos en las cuentas de resultados, de manera sistemtica, en cumplimiento de la norma bsica de la asociacin. La asignacin del costo de las propiedades planta y equipo, se denominan depreciacin. La de los recursos naturales agotamiento. Y la de los diferidos e intangibles, amortizacin. 9. Diferidos: deben contabilizarse como diferidos, los ingresos hasta que la obligacin correlativa est total o parcialmente satisfecha y los gastos hasta que el correspondiente beneficio econmico est total o parcialmente consumido o perdido. 10. Asientos: Con fundamento en comprobantes debidamente soportados, los hechos econmicos se deben registrar por el sistema de partida doble .pueden registrarse varias operaciones homogneas en forma global, siempre que su resumen no supere las operaciones de un mes, las operaciones se deben registrar cronolgicamente, los asientos respectivos se deben hacer en los libros a ms tardar en el mes siguiente a aquel en el cual las operaciones se hubieren realizado. Se deben resumir los movimientos dbitos y crditos de cada cuenta y establecer su saldo, cualquier error u omisin se debe salvar con un nuevo asiento en la fecha en que se advierte.

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11. Ajustes: antes de emitir estados financieros deben efectuarse los ajustes necesarios para cumplir la norma tcnica de asignacin, registrar los hechos econmicos realizados que no hayan sido reconocidos, corregir los asientos que fueron hechos incorrectamente y reconocer el efecto de la prdida de poder adquisitivo de la moneda funcional. 12. Cierre Contable: Al finalizar el periodo y antes de divulgar los estados financieros de fin de periodo, deben cerrarse las cuentas de resultado y transferir su saldo neto a las cuentas apropiadas del patrimonio. C. SALIDA DE DATOS 13. Verificacin de las afirmaciones: Antes de emitir estados financieros, la administracin del ente econmico debe cerciorarse de que se cumplen satisfactoriamente las afirmaciones, explicitas e implcitas, en cada uno de sus elementos, las afirmaciones que se derivan de las normas bsicas y tcnicas son: Existencia, Integridad, Derechos y obligaciones, Valuacin, Presentacin y revelacin. 14. Tratamiento de informaciones conocidas despus de la fecha de cierre: Debe reconocerse en el perodo objeto de cierre el efecto de las informaciones conocidas con posterioridad a la fecha de corte y antes de la emisin de los estados financieros, cuando suministren evidencia adicional sobre condiciones que existan antes de la fecha de cierre.

Normas tcnicas especficas Se relacionan directamente con los elementos de los estados financieros y son: normas relacionadas a los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos,

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costos, cuentas de orden

y las relacionadas con las operaciones

descontinuadas y empresas en liquidacin. CAMPOS DE ACCIN DEL CONTADOR PBLICO Los campos de accin o las actividades relacionadas con la ciencia contable en general todas aquellas que impliquen organizacin, revisin y control de contabilidades, certificaciones y dictmenes sobre estados financieros, certificaciones que se expiden con fundamento en los libros de contabilidad, revisora fiscal, prestacin de servicios de auditoria, as como todas aquellas actividades conexas con la naturaleza de la funcin profesional del contador pblico, tales como: la asesora tributara, la asesora gerencial, en aspectos contables y similares, la docencia entre otras.

UNIDAD 3
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CONCEPTOS BSICOS
OBJETIVO GENERAL Introducir un conjunto de conceptos, definiciones y terminologa utilizados en la prctica contable.

OBJETIVOS ESPECFICOS Identificar los diferentes tipos de organizaciones caractersticas de orden jurdico, legal y sus actividades. Conocer la importancia de la contabilidad. Tener claro algunos conceptos y terminologa contables. Diferenciar los documentos de comercio. Distinguir los usuarios de la contabilidad. segn sus

LA CONTABILIDAD Y LA ACTIVIDAD ECONMICA

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Entre los agentes dinmicos de la actividad econmica, se encuentran el comerciante y la empresa, los generadores de intercambios comerciales, los servicios, la produccin y la manufactura. Persona Natural: Llamada tambin persona fsica es el ser humano, hombre o mujer capaz para ser sujeto de derechos y obligaciones. Persona Jurdica: Llamada persona moral. Entidad formada por la realizacin de los fines colectivos y permanentes de los hombres a la que la ley reconoce capacidad para ser sujeto de derechos y obligaciones, se denominan tambin personas ficticias, incorporales, morales o sociales. Comercio: Es la negociacin y trafico que se hace al vender, comprar o permutar unas cosas por otras, pues solo es una funcin social que busca satisfacer necesidades con animo de lucro. Comerciante: Persona dedicada de forma profesional al comercio, realizando transacciones de compra-venta en el mercado. EMPRESA Se denomina empresa a toda actividad econmica organizada para la produccin, transformacin circulacin, administracin o custodia de bienes y prestacin de servicios, en todas las empresas se proyectan a un objetivo, obtener ganancias.

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CLASIFICACIN DE LAS EMPRESAS . a) SEGN SU ACTIVIDAD ECONMICA: 1) AGRICOLAS : Explotacin de produccin agrcola Ej., cultivo de palma africana, Boroj. 2) PECUARIAS: Orientadas a la produccin de ganado Ej.: Hato Llano grande 3) MINERAS: Su actividad econmica se orienta a la extraccin de minerales que son utilizados como materia prima en otros procesos Ej. Cales de Colombia, Empresas petrolera, aurferas. 4) INDUSTRIALES O DE TRANSFORMACION: Aquellas dedicadas a la compra de materias primas para transformarlas en nuevos productos. Ej. Col tejer, Tej cndor, Coca cola. 5) COMERCIALES: Dedicadas a la compra de bienes elaborados, sin transformarlos o cambiar las caractersticas del mismo para luego venderlos. EJ: Almacn xito, La 14. 6) SERVICIOS: Su actividad econmica es vender servicios o capacidad profesional o tcnica. Ej. Banco de Bogot, Mdicos, Abogados. b) SEGN SU TAMAO 1) PEQUEA EMPRESA: Existe un solo propietario, pocos

empleados, capital pequeo de trabajo, no existe delimitacin clara y definida de funciones. Ej. Zapatera El Rey 2) MEDIANA EMPRESA: Hay una divisin y especializacin del trabajo, la cantidad de empleados es mayor, la inversin y el rendimiento considerable, informacin contable mas amplia. Ej. Comercializadoras.

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3) GRAN EMPRESA: Es la mayor organizacin, cuenta con personal tcnico y especializado en cada actividad, existe manual de funciones y de procedimientos, hay divisin del trabajo especializado, la inversin y los rendimiento son considerables, la informacin contable es mayor y su registro es sistematizado, utiliza un gran nmero de empelados. Ej. Carvajal y CIA. c) SEGN EL NUMERO DE PROPIETARIOS 1) Empresas Individuales, Unipersonales o de un solo

propietario: denominadas tambin empresas unitarias o de propietario nico, a partir de la Ley 222 de 1995 estas empresas pueden constituirse como personas Jurdicas, similares a las sociedades Ltda. deben registrarse en la Cmara de Comercio, la responsabilidad del propietario esta limitada al valor de los bienes apostados, la razn Social debe estar seguida de la expresin Empresa Unipersonal o de la sigla EU. 2) Empresas Multipersonales O De Varios Socios : Pertenece a dos o ms socios, de acuerdo con su constitucin se clasifican en: SOCIEDADES DE PERSONAS a. Sociedad Colectiva: formada por dos o ms personas, denominados socios colectivos quienes administran la empresa y responden ante terceros en forma personal, ilimitada y solidaria. La razn social se forma con los apellidos de todos los socios o algunos de ellos seguidos de las expresiones y compaa, hermanos e hijos. La sociedad colectiva se disolver por:

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Por muerte de alguno de los socios, si no hubiere estipulado su continuacin en uno o ms de los herederos. Por incapacidad sobreviviente a algunos de los socios a menos que se convenga que la sociedad continu con los dems, o que acepten que los derechos del incapaz sea ejercido por su representante.

Por la declaracin de quiebra de algunos de los socios, si los dems no adquieren su inters social o no aceptan la cesin a un extrao una vez requerido por el sindico de la quiebra.

Por enajenacin forzada del inters de algunos de los socios, a favor de un extrao. Si los dems asociados no se avienen dentro de los 30 das siguientes a continuar la sociedad con el adquiriente.

Por la renuncia o retiro justificado de algunos de los socios, si los dems no adquieren su inters en la sociedad o no aceptan su sesin a un tercero.

b. Sociedad de responsabilidad Limitada: Conformada con no menos de dos y no ms de 25 socios, la razn social puede estar determinada por el objeto social de la empresa o con el nombre y apellido o el solo apellido de una o ms personas naturales seguida de las expresiones LTDA, o la palabra Limitada, los socios responden solidariamente y proporcionalmente por los impuestos de la sociedad y las obligaciones salariales producto de la actividad econmica. Se disolver Cuando ocurran perdidas que reduzca el capital por debajo del 50% o cuando el numero de socios exceda de veinticinco (25). c. Sociedad Comandita simple: Est formada por dos clases de socios:

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- Socios gestores: que responden ilimitadamente. - Socios comanditarios: que se limitan a responder slo por el valor de los aportes en caso de liquidacin obligatoria (Ley 222 de 1995: Antes denominada quiebra),no estn obligadas a constituir reserva legal, la razn social se forma con el nombre completo de uno o varios socios gestores, seguido de la sigla S en C, el representante legal solo puede ser uno de los socios gestores. Los socios gestores podrn ceder sus aportes bajo la autorizacin de los dems socios comanditarios; por el contrario, los comanditarios lo pueden ceder con la aprobacin de los dems comanditarios. SOCIEDADES DE CAPITAL a. Sociedad Annima: son personas jurdicas, se crean con aportes de los accionistas, quienes son responsables hasta por el monto de sus aportes, requieren para su constitucin un mnimo de cinco socios o accionistas la razn social puede hacer referencia a las actividades de la empresa, seguida de las palabras sociedad annima o de la letra S.A. se disolver: Por perdida que reduzcan el patrimonio neto por debajo del 50% del capital suscrito. Cuando el 95% o mas de las acciones suscritas lleguen a pertenecer a un solo accionista. La disolucin no significa que el ente econmico haya desaparecido, toda vez que este continua sin vida hasta cuando se inscribe en el registro mercantil, la escritura donde conste que se protocolizo la cuenta final de liquidacin aprobada por la sper sociedades y los dems documentos de Ley.

b. sociedades en comandita por accin

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Formada por socios gestores y socios comanditarios, estos ltimos con un mnimo de cinco accionistas, la razn social se forma con el nombre o apellido completo de uno o ms socios gestores, agregando la expresin y compaa, seguida de las palabras sociedad comanditaria por acciones o la abreviatura S.C.A.. Se disolver por: Por los causales sealados en el articulo 218 del Cdigo del Comercio. Por las causales especiales de la sociedad colectiva cuando ocurren respecto de los socios gestores. Por la desaparicin de una de las 2 categoras de socios

d) SEGN LA PROCEDENCIA DEL CAPITAL 1) Empresas Privadas: La actividad comercial se encuentra en manos del sector privado, son rentables, las personas son libres de utilizar su propiedad, renta y habilidades como prefiera determinando la cantidad y clases de bienes que deben producir; las tcnicas y medios de distribucin. Ej. Carulla. 2) Empresas Oficiales O Pblicas: Son empresas del Estado, se dedican en condiciones de monopolio a suministrar bienes y servicios esenciales como; agua, alcantarillado, comunicaciones. Igualmente hay empresas dedicadas a la produccin o extraccin de bienes que por sus caractersticas especiales son de competencia del Estado. Ej. La produccin de Licores, Licoreras explotacin del subsuelo, Empresa Colombiana de Petrleo.

3) Empresas De Economa Mixta: Son empresas que estn constituidas por aportes del estado y personas particulares. Se dedican a la produccin de

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bienes o servicios de inters pblico que el estado no puede atender. La condicin es que el estado posee el 50% o ms de capital y desarrollen sus actividades bajo vigilancia de la Contralora General de la Republica. Ej. Una Universidad Semioficial. E. SEGUN SU PROPSITO LUCRATIVO: De acuerdo con la posibilidad de repartir en efectivo los excedentes sin nimo de lucro o con nimo de lucro - Empresas sin nimo de Lucro: Las empresas de este tipo no pueden repartir en dinero sus excedentes o ganancias entre los dueos. Tal es el caso de las cooperativas, las asociaciones y las fundaciones, entre otras. - Empresas con nimo de Lucro: Los propietarios de estas empresas s pueden recibir en efectivo las utilidades que obtengan. o

utilidades entre los propietarios, las empresas se pueden clasificar en dos tipos:

DOCUMENTOS DE COMERCIO Sirven de soporte contable y respaldan las transacciones; se elaboran en original y tantas copias como lo exijan las necedades de la empresa. Toda transaccin comercial genera una serie de documentos que sirven de respaldo para el registro de la informacin relacionada con la forma como se efecta la operacin y sus condiciones.

CLASES DE DOCUMENTOS:

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1. Documentos comerciales no negociables: Sirven de informacin sobre cualquier transaccin comercial y suministran los datos para su registro contable no tienen carcter negociable. Entre estos tenemos: a) DOCUMENTOS INFORMATIVOS: COTIZACION: Es un documento que expide el vendedor a solicitud del cliente, contiene informacin del bien o servicio que se ofrece y las condiciones de la negociacin para la toma de decisiones acerca de la mejor pocin, consta de los siguientes datos: - Nombre del cliente, Fecha, Tiempo de validez, Forma de pago, Despacho, Descripcin, Observaciones, Firma de los responsables. PEDIDO: Es el compromiso formal para una compra de un bien o servicio, contiene los siguientes datos: Numero, Nombre del cliente, Fecha del pedido, Direccin del cliente, Forma de entrega, Nombre del vendedor, Forma de pago, Descripcin del Pedido, Firma de los responsables. REMISIN: Le permite al comprador la confrontacin de la mercanca recibida con la solicitada en su pedido, contiene los siguientes datos: Numero, Nombre y direccin del comprador, datos del transportador, Descripcin de la mercanca, Observaciones, firma de los responsables. TARJETA DE KARDEX: Ofrece informacin inmediata acerca de las existencias de un producto, con el objeto

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de mantener actualizado el saldo

disponible para la

venta, consta de lo siguiente: Fecha, descripcin, valor unitario, entradas, salidas, saldo, proveedores, ubicacin, unidad, mximas y mnimos, articulo. b) DOCUMENTOS SOPORTES: Bien sean negociables o no, sirven

de respaldo al asiento contable y por consiguiente se deben anexar al comprobante de diario o comprobante de contabilidad, entre los documentos soportes ms comunes tenemos: FACTURA COMERCIAL : Es el soporte de la compra-venta realizada, sirve para el cobro de las mercancas despachadas o servicios prestados al cliente. Consta de: datos del cliente, nombre del vendedor, fecha, lugar donde se despacho, forma de pago, Nmero de la cedula de ciudadana, o Nit del comprobador, descripcin, importacin contable, firma de los responsables. RECIBO DE CAJA: Se conoce tambin como comprobante de ingreso, sirve como comprobante de todos los ingresos recibidos y de constancia del pago efectuado por un cliente consta de: Nmero, persona de quien se recibe, fecha, concepto y valor, forma de pago, imputacin contable, firma y sello. RECIBO DE CAJA MENOR: respalda todos los pagos que por diferentes conceptos se cancelan a las personas que prestan algn servicio o venden un bien y que firman en seal de haberlo recibido. . COMPROBANTE DE CONSIGNACION: Es el que se elabora cuando se deposita dinero en efectivo, cheque o recibos de tarjetas de crdito COMPROBANTE DE EGRESO: Sirve de constancia de los dineros entregados por la empresa

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en la cuenta corriente bancaria, para que este comprobante de consignacin tenga validez requiere de la firma y sello del cajero del banco. NOTA DBITO: Este documento se diligencia cuando es necesario informar a un cliente acerca del valor de su deuda o de algn tipo de incremento por diferentes conceptos, en los bancos indica disminucin del saldo de las cuenta corrientes o de ahorros, por chequeras, intereses comisiones. NOTA CRDITO: Documento que se elabora cuando se le debe informar a un cliente que su deuda disminuye por algn concepto, en el sector bancario representa un incremento en los saldos de las cuentas corrientes o de ahorro por prestacin concedida u otros conceptos. DOCUMENTOS COMERCIALES NEGOCIABLES Son los que se utilizan por seguridad y comodidad para pagar o respaldar las deudas adquiridas por las personas cuando realizan negocios y sirven de soportes para el registro contable, los principales son: CHEQUE: Es un documento negociable, donde el titular de una cuenta corriente ordena al banco que pague determinada cantidad de dinero a una persona natural o jurdica, previa presentacin, firma y entrega del cheque al mismo banco. De acuerdo con la manera como se diligencie el cheque, este recibe diferentes nombres: Cheque Cruzado: Es el que se le trazan dos lneas paralelas en uno de sus ngulos superiores del cheque, indica que solo

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puede hacerse efectivo mediante consignacin, no se pueden cobrar por ventanilla. Cheque Especialmente Cruzado:- Es aquel que indica en medio de las dos lneas paralelas que debe ser cobrado nicamente por el primer beneficiario, o se escribe el nombre del mismo, este cheque no puede ser endosado a otra persona para su cobro. Cheque De Gerencia: Este cheque es girado por los bancos contra sus propios fondos se hace efectivo al primer beneficiario y tiene el respaldo del banco como girador, ofrece total garanta al beneficiario. Cheque certificado: Es el que el banco certifica indicando que la cantidad girada en el cheque cuenta con los recursos en la respectiva cuenta corriente por solicitud del girador, en estos casos el encargado de las cuentas corriente en el banco coloca un sello con la leyenda Certificado y firma para dar crdito al sello. COMPROBANTE DE VENTA CON TARJETA DE CRDITO:Llamada tambin dinero plstico es un medio de pago muy difundido actualmente se adquiere mediante contrato entre el cliente (tarjeta habiente) y un establecimiento bancario, en la tarjeta expedida por la entidad crediticia, el usuario puede efectuar pagos en establecimientos comerciales afiliados al sistema de crdito; se puede diferir el pago, es un documento de mucha aceptacin. PAGARE : Titulo valor por el cual una persona denominado suscriptor se compromete a pagar una suma de dinero en una fecha determinada a otra persona, que se llamada beneficiario, este documento es utilizado

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por empresas de financiamiento comercial, para captacin de dinero, en su diligenciamiento se utiliza formatos preimpresos en papel de seguridad, es de circulacin privada y utilizado por las entidades de crdito. LETRA DE CAMBIO: Documento negociable mediante el cual una persona ordena a otra que pague a una tercera persona cierta cantidad de dinero en un lugar y tiempo determinado previamente. LIBRANZA: Documento comercial utilizado regularmente, por

cooperativas o empresas en las cuales labora el beneficiario de un prstamo o crdito, mediante la libranza el deudor autoriza a su patrono la deduccin de cuotas peridicas de su salario, honorarios o participaciones a que tiene obligacin crediticia. CONTABILIDAD: Sistema de informacin que permite identificar clasificar, registrar, resumir, interpretar, analizar y evaluar en trminos monetarios las operaciones y transacciones de una empresa. USUARIOS DE LA CONTABILIDAD: Usuarios Externos: Quienes se distinguen por indirecto con la empresa, su influencia es tener un inters en el entorno derecho para la cancelacin de su

socioeconmico, no tienen acceso a la informacin directamente, entre ellos tenemos: Inversionistas, prestamistas, acreedores., proveedores, clientes, cmaras de comercio, asociaciones gremiales y pblicos en general.

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Usuario Internos: Tienen un inters directo con la empresa como propietario y accionistas, gerentes, directores, gerentes, jefes de departamento, empleados, sindicato, autoridades de vigilancia y control. Cuentan con otras fuentes adicionales de informacin y tienen la posibilidad de determinar, por tener autoridad jerrquica o poder legal, la forma y contenido de la informacin financiera de modo que satisfaga sus necesidades.

CARACTERSTICAS DE LA INFORMACION CONTABLE Las caractersticas cualitativas de la informacin contable son: sus atributos necesarios para satisfacer sus objetivos bsicos; la informacin contable debe ser: a) Comprensible: Clara y fcil de entender b) til, Pertinente y confiable: es pertinente cuando posee valor de retroalimentacin de prediccin y es oportuna. Confiable Cuando es neutral, verificable y representa fielmente los hechos econmicos. c) Comparable: Cuando ha sido prepara sobre bases uniformes. CAMPOS DE APLICACIN DE LA CONTABILIDAD La contabilidad no solo se ocupa de los registros o anotaciones detalladas de los aspectos comerciales, su campo de accin es muy amplio. La contabilidad segn el tipo de empresa donde se aplique puede ser:

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a)

Contabilidad Privada: Se lleva en empresas cuyos propietarios son personas particulares y de acuerdo con la actividad de la organizacin se subdivide en:

1)

Contabilidad Comercial: se utiliza en organizacin de compraventa de mercancas. Ej. los Almacenes.

2)

Contabilidad de Servicios: La que se maneja en los negocios de prestacin de servicios. Ej. Empresas de Transporte.

3)

Contabilidad de Costos: llevada a cabo en las empresas Manufacturas, Mineras, Agrcolas, pecuarias Ej. industrias Textil.

4)

Contabilidad

Bancaria:

Es

la

que

opera

en

Entidades

Financieras, para registrar las operaciones de los Bancos, Corporaciones de Ahorro y Crdito. 5) b) Contabilidad Cooperativa: La que se lleva en las Cooperativas. Contabilidad Oficial: La utiliza en las empresas Estatales.

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UNIDAD 4

SISTEMAS DE INFORMACIN CONTABLE

OBJETIVO GENERAL Desarrollar un modelo que incluya los procedimientos utilizados en contabilidad para registrar los hechos econmicos. OBJETIVOS ESPECFICOS Analizar el efecto de las transacciones comerciales en la ecuacin contable. Describir el sistema de partida doble, base para la elaboracin de estados financieros. Comprender la importancia del balance de prueba como medio de verificacin del sistema contable. Utilizar el Plan nico de Cuentas en la codificacin de las cuentas.

SISTEMAS DE INFORMACIN CONTABLE

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Es la combinacin de personal, registros y procedimientos que usa un negocio para cumplir con sus necesidades rutinarias de informacin financiera, a fin de producir y revelar informacin de carcter contable financiero que sea confiable y til, de manera que los responsables de la administracin dispongan de ella oportunamente para las decisiones sobre el manejo de los recursos y operaciones. Para administrar y evaluar una empresa es importante tener una informacin bsica de los sistemas de contabilidad, ayuda a los gerentes a cumplir exitosamente con sus responsabilidades. ELEMENTOS DEL SISTEMA DE INFORMACIN CONTABLE Entre los elementos del sistema de informacin contable que permiten su dinmica y constituyen su estructura de funcionamiento tenemos: 1. 2. 3. Los documentos y transacciones de la empresa y de los hechos econmicos. La legislacin fiscal, la laboral y de seguridad social, la de comercio, etc. La tecnologa de computacin para la captacin, el procesamiento y almacenamiento de datos as como para su interpretacin, anlisis y suministro de informacin. 4. 5. 6. 7. Los fundamentos tericos, tcnicos y marco conceptual contable y financiero. Las personas que intervienen en el funcionamiento y dinmica del sistema. los recursos financieros y materiales necesarios. El sistema o subsistema de control interno contable.

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ECUACION CONTABLE O PATRIMONIAL Resulta de comparar el Activo y el Pasivo de una empresa con el objeto de obtener el valor del patrimonio o capital, desde su inicio toda empresa puede expresar su ecuacin patrimonial que se conservara a travs de la vida del ente aun cuando los valores que involucra aumenten o disminuyan el Activo o el Pasivo. La ecuacin contable se representa por las cuentas del activo, pasivo y patrimonio. EL ACTIVO: Todos los bienes de la empresa o la representacin financiera de un recurso obtenido por el ente econmico Ej.: Caja, Bancos, Clientes, Inversiones Inventarios, Equipos de oficina, Edificios. EL PASIVO: -Es la representacin financiera de una obligacin presente del ente econmico derivada de eventos pasados en virtud de la cual se reconoce que en el futuro, se deben transferir recursos o proveer servicios a otros entes. Ej.: Obligaciones financieras, Proveedores, Cuentas por pagar, costos y gastos por pagar. EL PATRIMONIO: Es el valor residual de los Activos del ente econmico, despus de deducir todos sus pasivos. Son cuentas de patrimonio: aportes sociales, capital de personas naturales, reservas obligatorias, utilidad del ejercicio.

REPRESENTACION DE LA ECUACION CONTABLE

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1)

Cuando la empresa no tiene deudas u obligaciones con terceros, la

ecuacin contable se representa as: ACTIVO = PATRIMONIO O CAPITAL Ej.: Pedro Prez inicia un negocio con el siguiente aporte: en billetes monedas, cheques $2.000.000. Equipo de oficina $4.000.000. Un edificio $10.000.000. ACTIVO $ 16.000.000 = = Patrimonio o Capital 16.000.000.

2. Cuando la empresa tiene deudas u obligaciones con terceros la ecuacin contable se presenta as: Ej. Billetes $2.000.000, Equipo de oficina $ 4.000.000. Edificio 10.000.000, en facturas de mercancas por pagar $ 3.000.000. . ACTIVO = PASIVO + CAPITAL O PATRIMONIO 16.000.000. = 3.000.000 + 13.000.000.

3. El patrimonio se conoce tambin como la diferencia entre el ACTIVO Y EL PASIVO, y se representa as: ACTIVO PASIVO = PATRIMONIO O CAPITAL

16.000.000. -

3.000.000. = 13.000.000.

CONTABILIDAD POR PARTIDA DOBLE

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Es un sistema universalmente aceptado para el registro contable de transacciones comerciales se fundamenta en los siguientes hechos. Los cuales son conocidos como el principio de la partida doble. Cuando una persona vende, hay otra que compra Cuando una persona entrega hay otra que recibe No puede existir deudor sin acreedor No puede haber acreedor sin deudor

LAS TRANSACCIONES. Son todas las operaciones con valor monetario o intercambio econmico que da lugar a cambios en la ecuacin contable, ya sea por aumento o disminucin en uno o varios de sus componentes activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos o costos. Ej. Compra de un vehiculo venta de mercancas prestacin de un servicio. La situacin anterior origina los asientos de contabilidad, que son el registro de transacciones u operaciones comerciales en cada una de las cuentas afectadas. LA CUENTA Es cada uno de los elementos que intervienen en una transaccin. Ej.: compra de un terreno, se paga en efectivo. Las cuentas que intervienen en la transaccin son: Terrenos Caja LA CUENTA T

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Es el formato en el que se registran en forma clara, ordenada y comprensible los aumentos o disminuciones que sufren los elementos de los estados financieros Se esquematiza as: Nombre de la cuenta en la parte superior. Lado izquierdo-debitos Lado derecho-crditos Saldo: puede ser debito o crdito ELEMENTOS DE LA CUENTA Los elementos fundamentales de una cuenta son el Debe y el Haber y se representan en una cuenta T as:

Nombre de la Cuenta Debe Haber

El DEBE: Va al lado izquierdo, corresponde a los debitos o cargos, esta accin se conoce como debitar o cargar una cuenta, en las cuentas del Activo los valores representan un aumento y en las cuentas de gastos, un Egreso. El HABER: Se registran al lado derecho correspondiente a los crditos o abonos, en las cuentas del Pasivo representan un aumento de las deudas, en las cuentas de Ingreso una captacin de dinero por la prestacin de servicios de la empresa, en las cuentas del Activo representan una disminucin. Ej. Registrar un abono de $ 200.000 de un cliente Caja clientes

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$ 200.000

$ 200.000

b) Se retiraron de caja $ 200.000. Para consignarlos al banco Bancos $ 200.000 Caja $ 200.000

REGISTROS CONTABLES Los asientos contables son los registros monetarios escritos de una transaccin u operacin comercial realizada por el ente econmico. Los registros contables pueden ser: simples o compuestos a) Registros Simples: Intervienen dos (2) cuentas una Deudora Acreedora es decir que a un cargo le corresponde un abono. Ej. Se compro muebles y enseres para la empresa segn factura No. 2630 por $ 5.000.000 de contado con cheques. Debito: Crdito: Equipos de oficina Bancos 5.000.000 5.000.000 y otra

b) Registros Compuestos: Intervienen ms de dos (2) cuentas a un cargo o diversos cargos corresponde un abono o varios abonos, puede tener una cuenta deudora y dos o ms acreedores o lo contrario. Ej. Se compro muebles y enseres segn factura No. 2630 por $ 5.000.000. As: con cheque No. 35085 $ 2.000.000. Y se firmo una letra a 90 das $ 3.000.000.

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Dbito:

Equipos de oficina

5.000.000 2.000.000 3.000.000

Crdito: Bancos Crdito: Cuentas corrientes comerciales

Ej. Se vende muebles y enseres segn factura No. 1111 por $ 6.000.000. As: con cheque No. 67980 $ 3.500.000. y a crdito el resto . Dbito: Debito: Caja Clientes 3.500.000 2.500.000 6.000.000

Crdito: muebles y enseres CLASIFICACION Y NATURALEZA DE LA CUENTA Reales o de balance : Activos Pasivos Patrimonio Temporales ,nominales o de resultados Ingresos Gastos Costo de ventas Costos de produccin De orden o memorando Acreedoras Deudoras CUENTAS REALES O DE BALANCE

Representan bienes, derechos u obligaciones de la empresa. Tienen duracin permanente Son las que aparecen en el balance. CUENTAS DEL ACTIVO:

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Representan los derechos, bienes y recursos obtenidos por la empresa como resultado de eventos pasados de cuyo uso se esperan beneficios futuros, son de naturaleza debito Ejemplos: Caja, bancos, deudores, inversiones, terrenos, inventarios, edificaciones, maquinaria y equipo, equipo de oficina, patentes y marcas, crdito mercantil, etc. CUENTAS DEL PASIVO Representan las obligaciones que la empresa tiene con terceros derivadas de eventos pasados Son de naturaleza crdito Ejemplos: Obligaciones financieras, cuentas por pagar, proveedores,

obligaciones laborales, impuesto de renta por pagar, ingresos recibidos por anticipados, etc. CUENTAS DEL PATRIMONIO Representan los compromisos que la empresa tiene con sus dueos; es el dinero que tienen invertido los dueos. Son de naturaleza crdito. Ejemplos Capital social, supervit de capital, revalorizacin del patrimonio, utilidad del ejercicio, supervit por valorizaciones, reservas. CUENTAS DE RESULTADOS O TRANSITORIAS. Tienen origen en las operaciones del negocio. Determinan el aumento o disminucin del patrimonio por las utilidades o prdidas en el ejercicio. Se llaman transitorias porque su duracin es hasta la terminacin de cada ciclo contable y se cancelan. CUENTAS DE INGRESOS

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Son las que generalmente causan un aumento en el patrimonio, Son de naturaleza crdito Ejemplos: venta de mercancas, ingresos por arrendamiento, ingresos por intereses etc. CUENTAS DE GASTOS Son todas las erogaciones en que incurre un negocio para cumplir con su objeto social, generalmente causan una disminucin en el patrimonio. Son de naturaleza dbito Ejemplo: Gastos salarios, gastos por intereses, gastos servicios pblicos etc CUENTAS DE COSTOS DE VENTA Son las cuentas que representan la acumulacin de los costos directos e indirectos necesarios en la elaboracin de productos y/o prestacin de los servicios vendidos de acuerdo con la actividad social desarrollada por el ente econmico en un periodo determinado. Su naturaleza es dbito. CUENTAS DE COSTOS DE PRODUCCION O DE OPERACIN Agrupa el conjunto de las cuentas que representan las erogaciones y cargos asociados clara y directamente con la elaboracin o la produccin de los bienes o la prestacin de servicios, de los cuales un ente econmico obtiene sus ingresos. Son de naturaleza dbito. CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS Estas cuentas reflejan hechos o circunstancias de los cuales se pueden generar derechos afectando la estructura financiera del ente econmico. Igualmente se incluyen aquellas cuentas de registro utilizadas para efectos del control interno de activos, informacin general o control de futuras situaciones financieras, as como para conciliar las diferencias entre los registros contables de los activos y las declaraciones tributarias.

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CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS Registran los compromisos o contratos que se relacionan con posibles obligaciones y que por tanto puedan llegar a afectar la estructura financiera del ente econmico. Igualmente, se incluyen aquellas cuentas de registro utilizadas par efectos del control interno de pasivos y patrimonio, informacin gerencial o control de futuras situaciones financieras, as como para conciliar las diferencias entre los registros contables de los pasivos y patrimonio y las declaraciones tributarias. EJERCICIO DE APLICACIN 1. Mediante ejemplo represente un asiento compuesto 2. defina partida doble. 3. Demuestre contablemente la ecuacin patrimonial. 4. Una empresa posee bienes y derechos por $15.000.000. y deudas por $ 6.850.000. Cul es su patrimonio 5. Determine el patrimonio de la compaa Aprendiendo Ltda., con los siguientes saldos: Acreedores varios Caja Inversiones en acciones Muebles y enseres Vehculos Bancos nacionales PLAN NICO DE CUENTAS Es una herramienta creada para armonizar y unificar el sistema contable de los principales sectores de la economa colombiana donde su fundamento legal se encuentra en la norma tcnica de clasificacin de los hechos econmicos. El plan busca mejorar la calidad, transparencia y comparabilidad de la informacin contable generando beneficios para sus usuarios. El plan nico de cuentas 1.300.000 100.000 900.000 2.400.000 6.500.000 1.500.000 contrajo

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(PUC ) para comerciantes que opera en Colombia establecido inicialmente por el Decreto reglamentario 2195 de 1992, se le han practicado varias modificaciones reglamentadas por medio de los decretos 2650 de 1993, 2894 de 1994, 2116 de 1996 y 95 de 1997. El plan ha sido obligatorio desde el 1 de enero de 1995 para todas las personas naturales o jurdicas obligadas a llevar contabilidad, de conformidad con lo previsto en el Cdigo de Comercio. La estructura del plan nico de cuentas esta compuesto por un catalogo de cuentas, la descripcin y dinmica para su correcta aplicacin. Catlogo de cuentas: contiene la relacin ordenada y clasificada de las clases, grupos, cuentas y subcuentas de las cuentas reales o de balance, de resultado o transitorias y de orden, identificadas con un cdigo numrico y su correspondiente denominacin con base en los siguientes niveles: Clase: Representada por el primer digito. Grupo: Representado por los primeros dos dgitos. Cuenta: Representada por los cuatro primeros dgitos. Subcuenta: Representada por los seis primeros dgitos. Auxiliares: Representados por los ocho primeros dgitos. La clase en las cuentas reales o de balance se encuentra identificada as: Clase 1: Clase 2: Clase 3: Activo Pasivo Patrimonio

La clase en las cuentas transitorias o de resultado estn identificadas as: Clase 4: Clase 5: Clase 6: Clase 7: Ingresos Gastos Costos de ventas Costos de produccin o de operacin

La clase en las cuentas de orden de identifica as:

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Clase 8: Clase 9:

Cuentas de orden deudoras Cuentas de orden acreedora

DESCRIPCIONES Y DINAMICA DE LAS CUENTAS Descripciones: expresan o detallan los conceptos de las diferentes clases, grupos y cuentas incluidas en el catalogo e indican las operaciones a registrar en cada una de las cuentas. Dinmica: sealan la forma en que se deben utilizar las cuentas y realizar los diferentes movimientos que las afectan. Nota: en el capitulo III del plan nico de cuentas se encuentran las descripciones y dinmicas para casa una de las cuentas con el fin de dar mayor claridad y entendimiento sobre el tema. PASOS A SEGUIR EN EL REGISTRO DE TRANSACIONES COMERCIALES Las empresas realizan durante el ciclo contable muchas operaciones las cuales se denominan transacciones comerciales. Al registrar estas transacciones se debe tener en cuenta los siguientes pasos: 1. Leer la transaccin 2. Identificas las cuentas que intervienen en la operacin 3. Clasificar las cuentas en el grupo a que pertenecen sea, si son del activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos o de orden. 4. Determinar si las cuentas estn aumentando o disminuyendo de acuerdo a la transaccin 5. Aplicar las reglas que determinan que las cuentas de activo y gastos aumentan en la columna del debe y disminuyen en la columna del haber, las de pasivos, patrimonio e ingresos aumentan en la columna del haber y disminuyen en la columna del debe.

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6. Registrar las transacciones teniendo en cuenta que el total de los debitos o cargos es igual al total de los crditos o abonos. REGISTRO DE ALGUNAS TRANSACCIONES: A) DE INICIACIN O APERTURA DE OPERACIONES: Estas transacciones se registran al comienzo del negocio son los aportes que hace el propietario o los propietarios al iniciar la empresa. Los aportes pueden ser en efectivo, especie, o en efectivo y especie. 1. APORTES EN EFECTIVO:

Cuando los propietarios aportan al negocio bienes en dinero efectivo como efectivo o cheques. Las cuentas que intervienen en el registro pertenecen al activo y patrimonio, son cuentas del balance. Carlos Sonso inicia un negocio de compra y venta de mercanca aporta en efectivo $ 800.000. 1105 3130 2. Caja Capital de personas naturales $ 800.000. 800.000.

APORTES EN ESPECIE:

Cuando los propietarios aportan al negocio bienes diferentes al efectivo como: Edificios, Muebles y enseres, Terrenos, Vehculos, Mercancas, Crditos, y Equipos, etc., Las cuentas que intervienen en el registro pertenecen al activo y patrimonio, son cuentas del Balance. Carlos Sonso, inicia una empresa con un capital de $ 1.000.000., representado as: $ 300.000 en mercancas, $ 400.000 en un terreno, $ 200.000, en computadores, $ 100.000 en muebles. 1435 1504 Mercancas no fabricadas por la empresa Terrenos 300.000 400.000

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1524 1528 3130 3.

Equipos de oficina Equipos de comunicacin y computacin Capital de personas naturales APORTES EN EFECTIVO Y ESPECIE

100.000 200.000 1.000.000

Cuando los propietarios aportan al negocio bienes en dinero efectivo y en especies como: Efectivo, muebles y enseres, terrenos, vehculos, mercanca, crditos, equipos etc. Las cuentas que intervienen en el registro pertenecen al activo y patrimonio, son cuentas del Balance. Carlos Sonso, inicia una empresa con un capital de $ 1.000.000., representado as: $ 300.000 en efectivo, $ 400.000 en un terreno, $ 200.000 en mercancas, $ 1.000.000 en muebles. 1105 Caja 1435 Mercancas no fabricadas por la empresa 1504 1524 3130 Terrenos Equipos de oficina Capital de personas naturales 300.000. 200.000. 400.000. 100.000. 1.000.000.

B) DE OPERACIONES O MOVIMIENTOS DEL NEGOCIO 1. CONSIGNACIONES BANCARIAS Permiten depositar en las entidades bancarias el dinero que haya en caja, no es conveniente mantener grandes sumas de dinero en caja para evitar robos o mal manejo del efectivo. Las cuentas que intervienen en el registro pertenecen al activo y son de Balance. Se consignan en el banco de Bogota 1110 1105 Bancos Caja $ 500.000. 500.000 500.000.

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2.

COMPRA DE MERCANCIAS

Transaccin que ms se repite en una empresa comercial, las compras de mercancas pueden ser al contado o crdito y se debe tener en cuenta el sistema de inventario utilizados por la entidad. Cuando se utilice el sistema de Inventario Permanente se registran los movimientos de compra de mercancas en la cuenta 1435. Mercancas no fabricadas por la empresa Cuando se utilice el sistema de Inventario Peridico se registran los movimientos de compras de mercancas en la cuenta : 6205 De mercancas COMPRA DE MERCANCIAS AL CONTADO Compra de mercancas por $ 350.000 al contado con cheque del Banco

Popular, se utiliza el inventario permanente. Se registra en la cuenta 1435 Mercancas no fabricadas por la empresa, de naturaleza debito, pertenece al activo y se cierra contra prdidas y ganancias. Un crdito a la cuenta de balance activo 1110 Bancos. 1435 Mercancas no fabricadas por la empresa 1110 Bancos COMPRA DE MERCANCAS A CRDITO Compra de mercancas por $ 350.000 a crdito, se utiliza inventario peridico. Se registra en la cuenta 6205 de Mercancas. De naturaleza debito pertenece a las cuentas de costos y se cierra contra prdidas y ganancias. Un crdito a la cuenta de balance 2205 Nacionales. 350.000 350.000

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6205 De mercancas 2205 Nacionales 3) VENTAS DE MERCANCIAS.

350.000 350.000

Representan generalmente el objeto social principal de las empresas distribuidoras mediante la entrega de bienes o servicios. As como los dividendos participaciones y de ms ingresos siempre y cuando se identifiquen con el objeto social del ente econmico. Las ventas de mercancas pueden ser de contado y a crdito. VENTA DE MECANCIAS AL CONTADO. Ventas de mercancas al contado por $ 600.000 Se registran en la cuenta 1105 Caja en el debe, pertenecen al activo y es cuenta de balance. Un crdito a la cuenta de resultado 4135 Comercio al por mayor y al por menor. 1105 Caja 4135 Comercio al por mayor y al por menor VENTAS DE MERCANCIAS A CREDITO Ventas de mercancas a crdito por $ 600.000. Se registra en la cuenta 1305 Cliente en el debe, pertenece al activo y es cuenta de balance. Un crdito a la cuenta de resultado 4135 Comercio al por mayor y al por menor 1305 Clientes 4135 Comercio al por mayor y al por menor 600.000 600.000 600.000 600.000

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4. INGRESOS OPERACIONALES Estos se obtienen por medio de los ingresos de operacin tales como: ventas, descuentos en compra intereses devengados, comisiones ganadas, arriendos y por otros conceptos. Le pagan a la empresa por servicios mdicos la suma de $ 800.000 En esta operacin un debe la cuenta 1105 Caja pertenecen al activo y es de balance y la cuenta de resultado Ingresos operacionales 4165 Servicios sociales y de salud. De naturaleza crdito. 1105 Caja 4165 Servicios sociales y de salud 5. GASTOS OPERACIONALES Las empresas para su normal funcionamiento deben realizar gastos tales como: Servicios, arriendos, sueldos, impuestos seguros, intereses etc. La empresa paga servicios pblicos con cheque por $ 150.000 En esta operacin intervienen la cuenta de resultados Gastos de Operacin 5135 Servicios, de naturales debito y un crdito a la cuenta 1110 Bancos, pertenece al activo y es de balance. 5135 Servicios 1110 Bancos 6. COBROS O ABONO DE CLIENTES Cuando las empresas otorgan crditos a sus clientes se originan los cobros o abonos de clientes. Juan Tramposo nos paga una factura que nos deba por valor de $ 600.000 En este tipo de transacciones se registran un dbito a la cuenta 1105 Caja, pertenece al activo y es de balance y un crdito a la cuenta 1305 Clientes tambin de activo y rebalance. 150.000. 150.000 800.000. 800.000

60

1105 Caja 1305 Clientes 7. DE PAGOS O ABONOS A OBLIGACIONES

600.000 600.000

Se obtienen por la compra a crditos, las obligaciones o deudas que contraen las empresas, deben cancelarse en el plazo sealado. La empresa gira un cheque por $ 450.000 del banco Popular como abono a su obligacin bancaria. En este caso se registra un debito a la cuenta 2105 Bancos Nacionales, pertenece al pasivo y es de balance y un crdito a la cuenta 1110 Bancos del activo y de balance. 2105 Bancos Nacionales 1110 Bancos 8. DE PAGOS O ABONOS A PROVEEDORES Se origina por el suministro o compra de mercancas a crdito. La empresa gira un cheque por $ 350.000 del Banco Popular a un proveedor por concepto de abono a deuda por mercanca. En esta transaccin se registra un debito a la cuenta 2205 Nacionales, pertenece al pasivo y es de balance, un crdito a la cuenta 1110 Bancos del activo y de balance. 2205 Nacionales 1110 Bancos 9. COMPRAS DE ACTIVOS DIFERENTES DE MERCANCIAS . 350.000. 350.000. 450.000. 450.000

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Son aquellos que se adquieren para la buena marcha y desarrollo del objeto social de las empresas como: Terrenos, edificaciones, muebles y enseres, equipos de oficina etc. Compra un vehiculo para el reparto de mercancas por $ 1.500.00 pagamos $ 1.000.000 de cuota inicial y el resto a 60 das. Se registra un dbito al activo correspondiente y un crdito a la cuenta 1110 Bancos si la compra es de contado o por los abonos realizados y la cuenta 2305 Cuentas corrientes comerciales si es a crdito. Las cuentas que intervienen son de activo y pasivos, pertenecen al balance . 1540 Flota y equipos de transporte 1110 Banco 2305 Cuentas corriente comerciales 10. VENTA DE ACTIVOS DIFERENTES A MERCANCIAS Se refiere a aquellos activos que venden las empresas para reemplazarlos por otros ms modernos o de mayor capacidad. Se venden muebles por $ 400.000, y se los pagan a la empresa as: $ 100.000 de cuota inicial con cheque del banco Popular y el saldo a crdito de 60 das. Se registran dos dbitos uno a la cuenta 1105 Caja y otros a la cuenta 1380 Deudores Varios y un crdito al activo correspondiente. Cuentas de activo, pertenecen al balance. 1105 caja 1380 Deudores Varios 1524 Equipos de oficina 100.000. 300.000. 400.000. 1.500.000 1.000.000. 500.000.

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11. PRESTAMOS CONCEDIDOS A TRABAJADORES Registra los valores a favor del ente econmico por crditos otorgados al personal con vnculo laboral, faltante en caja o inventarios. Se gira un cheque por $ 250.000, prstamo concedido a un empleado Un dbito a la cuenta 1365 Cuentas por cobrar a trabajadores, Crdito a la cuenta 1110 Bancos cuentas de activo y de balance. 1365 Cuentas por cobrar a trabajadores 1110 Bancos 12. GASTOS NO OPERACIONALES Son sumas pagadas o causadas por gastos no relacionados con la explotacin del objeto social de la empresa tales como: Financieros, Prdidas en ventas y retiro de bienes. Gastos extraordinarios y Diversos. El banco cobra $ 150.000 por chequera, los descuenta directamente de la cuenta corriente. En esta operacin intervienen la cuenta de resultados Gastos no operacionales 5305 Financieros de naturaleza debito, y un crdito a la cuenta 1110 Bancos, pertenece al activo y es de balance. 5305 Financieros 1110 Bancos 13. INGRESOS NO OPERACIONALES.150.000. 150.000. 250.000. 250.000.

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Son sumas recibidas o causadas provenientes de ingresos diferentes a las del objeto social de la empresa, tales como: Arrendamientos, Financieros, dividendo y participaciones, Servicios, Indemnizaciones etc. El banco nos cancel intereses por $ 150.000, directamente en la cuenta de ahorros En esta operacin se registra un debito a la cuenta 1120 Cuentas de ahorros, pertenece al activo, es de balance y un crdito a la cuenta de resultados Ingresos no operacionales 4210 financieros. 1120 Cuenta de ahorros 4210 Financieros 14. ACTIVOS DIFERIDOS comprende el valor de los gastos pagados por anticipado en que incurre el ente econmico en el desarrollo de sus actividades, as como en aquellos otros gastos denominados futuros. Comprenden: GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO Son los gastos realizados por la empresa anticipadamente y que una vez pagados no son recuperables o reembolsables, se amortizan durante el periodo en que se reciben los servicios o se causen los costos o gastos. Se registran en la cuenta 1705 Gastos pagados por anticipado en el debe, pertenecen al activo, es una cuenta de balance, de naturaleza dbito. Y un crdito a la cuenta 1110 Bancos, cuenta de activo y de balance. La empresa gira un cheque por valor de $ 800.000.para cancelar cuatro meses de arrendamiento anticipados. cargos diferidos, que representan bienes o servicios recibidos, de los cuales se espera obtener beneficios econmicos en periodos 150.000. 150.000

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1705 Gastos pagados por anticipado 1105 Bancos CARGOS DIFERIDOS

800.000 800.000

Son los pagos que efecta una empresa, antes de iniciar sus operaciones comerciales, por lo tanto son amortizados gradualmente, con cargo a los resultados de los respectivos periodos. Para efectos tributarios, la amortizacin de los cargos diferidos se permite hasta en 5 aos, o en plazo inferior siempre que se demuestre. El saldo de las cuentas de cargos diferidos al inicio del periodo, debe ajustarse por el PAAG del respectivo ejercicio contable. Se registra en la cuenta 1710 Cargos diferidos, de naturaleza dbito, del activo y un crdito a la cuenta 1110 Bancos. La compaa progresando abri una nueva sucursal, e incurri en gastos preliminares de instalacin por un valor de $ 1.000.000, los cuales cancel a una firma especializada en este tipo de actividades. El ajuste por inflacin segn el PAAG mensual de 0.8% 1710 Cargos diferidos 1110 Bancos Registro del PAAG por inicio del periodo 1710 4705 Cargos diferidos Correccin monetaria 8.000 8.000 1.000.000 1.000.000

15. PASIVOS DIFERIDOS

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Representa los valores que el ente econmico ha recibido de manera anticipada de clientes, los cuales tienen el carcter de pasivo, y por su origen y naturaleza han de influir econmicamente en varios ejercicios en los que deben ser aplicados o distribuidos. Se registra un dbito a la cuenta 1105 Caja y en la cuenta 2705 Ingresos Recibidos por Anticipado en el haber, son de naturaleza crdito. La empresa recibe $300.000, de intereses anticipados. 1105 2705 Caja Ingresos recibidos por anticipado 300.000. 300.000

BALANCE COMPROBACIN DE SALDOS O BALANCE DE PRUEBA Al terminar de registrar los asientos contables, se debe comprobar la aplicacin de la partida doble, la cual se realiza resumiendo o determinando el saldo de los registros contables en cada una de las cuentas, del activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos y costos. Reflejando que los saldos dbitos deben ser igual a los saldos crditos. Se presenta as: a. Encabezamiento: nombre de la empresa, nombre del movimiento y la fecha. b. Cuerpo: Cdigo, Nombre de las cuentas, columna dbito y columna crdito. c. Firma: Responsable de la elaboracin. EJERCICIO DE APLICACIN RESUELTO 1. 1.) La compaa la Trompona Ltda. Inicia operaciones el 1 de abril de 2006 con el aporte de dos socios, representados as: Socio A $ 1.000.000, en el banco de Bogota. $ 2.000.000 en un camin, hipoteca corporacin de ahorro y vivienda por $ 1.000.000. Socio B $ 1.000.000, en una oficina, $ 1.000.000 en muebles y enseres. 2) Venta de mercanca al contado por $ 1.600.000.

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3) El Banco cobra $ 50.000. Por comisiones 4) Se vende computadores por $ 4.000.000. Y se los pagan a la empresa as: 50% de cuota inicial con cheques del banco Agrario y el saldo a crdito por 60 das. 5) Compra un edificio por $ 10.000.000. As: 40% de cuota inicial y el resto a 90 das. 6.) Prstamo concedido a un empleado por $ 300.000. Con cheque 7) Se compra un lote por $ 4.800.000. Pagndose en efectivo $ 800.000, y el resto a crdito. 8) Se reciben $ 5.000.000, provenientes de un prstamo bancario respaldado con un pagare, cancelndose en cuatro cuotas semestrales iguales. 9) Se compra papelera pagndose $ 500.000. en efectivo. 10) Se paga el arriendo del local por el presente mes $ 600.000. SE PIDE: Registros en cuenta T Determinar saldo Balance de comprobacin de saldos.

Solucin del ejercicio

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110 5 DEBE (2) 1,600,000 (4) 2,000,000 3,600,000 2,300,000 CAJA HABER 800,000 (7) 500.000 (9) 1.300,000 10 DEBE

11 BANCOS HABER 50,000 (3) 4,000,000 (5) 300,000 (6) 600,000 (10) 4,950,000

(1) 1,000,000 (8) 5,000,000

6,000,000 1.050,000

1365 CUENTAS POR 130 5 DEBE (4) 2,000,000 CLIENTES HABER COBRAR TRABAJADORES DEBE HABER (6) 300,000

1504 TERRENO DEBE HABER (7) 4,800,000

1516 CONTRUCCIONES Y EDIFICACIONES DEBE HABER (1) 1,000,000 5) 10,000,000 11,000,000

1524 EQUIPOS DE OFICINA DEBE HABER (1) 1,000,000

4245 UTILIDAD EN VENTA DE PROP. PLANTA Y EQUIPOS DEBE HABER 4,000,000 (4)

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1540 FLOTA Y EQUIPO DE TRANSPORTE DEBE HABER (1) 2,000,000

2105 BANCOS NACIONALES DEBE HABER 5,000,000 (8)

2125 CORPORACIONES DE AHORRO Y VIVIENDA DEBE HABER 1,000,000 (1)

2305 CUENTAS CORRIENTES COMERCIALES DEBE HABER 6,000,000 (5) 4,000,000 (7) 10,000,000 4135 COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR DEBE HABER 1,600,000 (2)

3115 APORTES SOCIALES DEBE HABER 4,000,000 (1)

5120 ARRENDAMIENTOS DEBE HABER (10) 600,000

5195 DIVERSOS DEBE HABER (9) 500,000

5305 GASTOS FINANCIEROS DEBE HABER (3) 50,000

COMPAA LA TROMPONA LTDA. BALANCE COMPROBACIN DE SALDOS

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ABRIL 30 DE 2006

CODIGOS CUENTAS 1105 Caja 1110 Bancos 1305 Clientes 1365 Cuentas Por Cobrar Trabajadores 1504 Terreno 1516 Construcciones Y Edificaciones 1524 Equipos de oficina 1540 Flota y equipo de transporte 2105 Bancos nacionales 2125 Corporaciones de ahorro y vivienda 2305 Cuentas corrientes comerciales 3115 Aportes Sociales 4135 Comercio al por mayor y al por menor 4245 Utilidad en venta de Propiedades Planta y Equipos 5120 Arrendamientos 5195 Diversos 5305 Financieros SUMAS IGUALES

DEBE 2.300.000 1.050.000 2.000.000 300.000 4.800.000 11.000.000 1.000.000 2.000.000

HABER

5.000.000 1.000.000 10.000.000 4.000.000 1.600.000 4.000.000 600.000 500.000 50.000 25.600.000 25.600.000

______________________ Responsable. EJERCICIO DE APLICACIN 2. La compaa Asesoras Cientficas Ltda. Inicio operaciones en mayo 1 de 2006, durante este mes realizo las siguientes transacciones que el estudiante debe clasificar y registrar en diario y luego con los saldos debe elaborar un balance de prueba a mayo 31 de 2006.

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Mayo 1: la empresa recibe $8.000.000.de contado, por aportes de cuatro (4) socios. Mayo 2: Consigna en el banco de Bogota, el saldo en caja. Mayo 3: Compra de contado a Proview con cheque N 0001 del banco de Bogot, computador por $2.500.000. Mayo 4: Recibe un prstamo bancario del mismo banco por $1.000.000. Mayo 10: El dinero recibido por servicios prestados a la compaa Frotex de consultara, a la fecha es de $800.000 .Mayo 15: Se cancelan gastos operacionales de administracin sueldos $300.000. y de ventas sueldos $150.000. en efectivo, recibos de caja nmero 002 y 003 respectivamente.

Mayo 19: Pag el arriendo de mayo por $800.000. con cheque, del banco de Bogot N 0002, a inmobiliaria Colmena. Mayo 24: Cancel $200.000. con cheque del banco de Bogot N 0003 como abono al prstamo bancario. Mayo 28: Ingresa un nuevo socio quien aporta un vehculo por $6.000.000. segn factura N 3050 Mayo 30: Los servicios prestados por consultaras a Frotex suman $500.000. a crdito, los gastos por servicios pblicos $150.000. an no se han pagado.

UNIDAD 5

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LIBROS DE CONTABILIDAD

OBJETIVO GENERAL Conocer los requisitos de carcter legal en el registro y manejo de los libros principales de contabilidad.

OBJETIVOS ESPECFICOS Identificar los libros principales y auxiliares. Elaborar comprobantes de contabilidad. Registrar movimientos contables en los libros. Adquirir habilidades para corregir errores en los libros de contabilidad. Analizar las diferentes clases de comprobantes de contabilidad. Reconocer la importancia que tiene para la empresa el correcto manejo de los libros de contabilidad.

COMPROBANTE DE CONTABILIDAD Conocido tambin con el nombre de comprobante de diario, es un documento que permite el registro en forma ordenada y resumida de las operaciones o transacciones realizadas por el ente econmico con base en los documentos soportes, no es necesario efectuar boletines diarios si el volumen de

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operaciones no lo amerita, se puede hacer por periodos mayores: semanal, dcadas, quincena, o mximo cada mes. Los comprobantes se deben conservar debidamente archivados y ordenados de manera que en cualquier momento faciliten verificar su exactitud de los asientos en los libros de contabilidad. El comprobante de contabilidad consta de: A. ENCABEZADO 1. Nombre o razn social de la empresa 2. Nombre del documento 3. Fecha de elaboracin del comprobante 4. Nmero consecutivo del comprobante B. CUERPO 5. Cdigo: Se determina de acuerdo al PUC para cada cuenta y Subcuenta. 6. Cuenta y Detalle: Se relacionan los nombres de las cuentas y Subcuentas seguidas de la descripcin del asiento, registrando primero los dbitos y luego los crditos. 7. Parciales: Se registran los valores dbitos y crditos de las Subcuentas, trazando una lnea en el ltimo valor registrado Esto, indica que se pasa a otra cuenta o para evitar alteracin de las partidas. 8. Debe: Registro de las partidas dbito de las cuentas 9. Haber: registro de las partidas crdito de las cuentas C. FINAL 10. Firmas: nombre o firmas de las personas que intervienen en su elaboracin, revisin, aprobacin y contabilizacin.

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Modelo del comprobante de contabilidad.

COMPAA: XXXX COMPROBANTE DE CONTABILIDAD Fecha: N_______ CODIGO CUENTA Y DETALLE PARCIAL DEBE HABER

Elaborado:_____ Revisado:______ Revisado:_____Contabilizado____ LOS LIBROS CONTABLES: DESCRIPCIN, ASPECTOS LEGALES Y CARACTERSTICAS Los libros contables son los libros que deben llevar obligatoriamente los comerciantes y en los cules se registran en forma sinttica las operaciones mercantiles que realizan durante un lapso de tiempo determinado. Los libros de contabilidad deben llevarse en idioma castellano, por el sistema de partida doble, deben registrarse en la Cmara de Comercio, y los registros se harn con una secuencia clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante. PROHIBICIONES EN LOS LIBROS DE CONTABILIDAD a. Alterar en los asientos, el orden o la fecha de las operaciones a que ellos se refieren. b. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos o a continuacin de los mismos.

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c. Hacer interlineaciones, raspaduras, o correcciones en los asientos. d. Borrar o tachar en todo o en parte los asientos. e. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.

LIBROS PRINCIPALES Llamados tambin mayores, y de acuerdo con las disposiciones legales, los comerciantes deben llevar los siguientes libros:

LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES Al iniciar la actividad comercial, la empresa debe elaborar un inventario y un balance general que le permitan conocer de manera clara y completa la situacin de su patrimonio, en este libro deben registrarse de manera detallada, los derechos, bienes y obligaciones que posee la empresa, de acuerdo con las normas legales. LEGALIDAD CONTABLE Los libros de contabilidad deben conservarse por lo menos diez aos, contados desde el cierre de aquellos o la fecha del ltimo asiento o comprobante.

La informacin que debe contener este libro es: La cantidad de artculos inventariados al inicio del periodo contable.(Generalmente son los inventarios y los activos fijos). El nombre y cdigo de las cuentas y las subcuentas que conforman los rubros anteriormente descritos. El valor que corresponde al valor unitario de cada artculo. El valor parcial de las operaciones. El valor total correspondiente a cada cuenta.

Formato del libro Inventarios y Balances CANTIDAD UNIDAD DETALLE

V/UNITARIO V/PARCIAL V/TOTA

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DE MEDIDA

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En este libro se registra en primer lugar el inventario y luego se registra el Balance General correspondiente.

LIBRO DIARIO COLUMNARIO Es un libro principal, denominado tambin "diario columnario", en l se registran en orden cronolgico todos los comprobantes de diario elaborados por la empresa durante el mes. Con el fin de obtener el movimiento mensual de cada cuenta, al finalizar el mes se totalizan los registros dbitos y crditos, trasladndolos al libro mayor En este libro se encuentra informacin como: la fecha completa del da en el cul se realizo el comprobante de diario. La descripcin del comprobante. La totalidad de los movimientos dbito y crdito de cada cuenta Los saldos finales de cada cuenta para su traslado a las cuentas del mayor.

FORMATO DEL LIBRO DIARIO COLUMNARIO FECH A DETALLE CAJ A BANCO S CUENTA S VALORE S

LIBRO MAYOR Y BALANCES Es un libro principal que deben llevar los comerciantes para registrar el movimiento mensual de las cuentas en forma sinttica. La informacin que en l se encuentra se toma del libro Diario y se detalla analticamente en los libros auxiliares. En el se encuentra la siguiente informacin: La cuenta y su respectivo cdigo (Este cdigo es segn el plan de cuentas de la empresa). El saldo anterior de cada una de las cuentas que lo tengan. El movimiento dbito o crdito de cada cuenta.

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Las operaciones mensuales. Los saldos finales para la elaboracin de los Estados financieros.

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FORMATO LIBRO MAYOR Y BALANCES LIBRO MAYOR Y BALANCE MES DE: DICIEMBRE SALDOS MOVIMIE ANTERIORES NTO DEBITOS CREDITOS DEBE MOVIMI ENTO SA LDOS CIERRE HABER DEBITO CREDITO DEBE

ANC

CODIGO

CUENTAS

ERA HABER DEB

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80

LIBROS AUXILIARES Son los libros de contabilidad donde se registran en forma analtica y detallada los valores e informacin registrada en los libros principales. Cada empresa determina el nmero de auxiliares que necesita de acuerdo con su tamao y el trabajo que se tenga que realizar.

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En ellos se encuentra la informacin que sustenta los libros mayores y sus aspectos ms importantes son:

Registro de las operaciones cronolgicamente. Detalle de las actividades realizadas. Registro del valor del movimiento de cada subcuenta

TIPOS DE LIBROS AUXILIARES Cuentas de control: En estos libros se detalla y amplia la informacin de una cuenta en varias subcuentas, para evitar los inconvenientes que puede ocasionar el manejo de muchos registros individuales de una cuenta. Subcuentas: Este es el que sustenta la informacin presentada en los libros mayores y diarios y contiene los valores correspondientes a las subcuentas y sus auxiliares. Auxiliar de compras y ventas: Las empresas utilizan auxiliares de compras y ventas donde se registran en forma detallada la informacin solicitada por la administracin de impuestos. Auxiliar de vencimientos: Este se lleva con el fin de saber las cuentas por pagar que se tiene con terceros y las cuentas por cobrar.

Tambin existen otros libros que tienen el resto de la informacin financiera de la empresa, como el libro de actas y registro de socios, el libro fiscal, el registro de facturacin etc.

DISEO DEL LIBRO AUXILIAR Auxiliar: Caja General 110505 FECH A DETALLE N COMPRO B. DEBE HABER SALDO

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EJERCICIO DE APLICACIN PARA EL MANEJO DE LOS LIBROS PRINCIPALES Y AUXILIARES La empresa La Peliona Ltda., propiedad del seor Ruperto MENA, inicia

operaciones el 30 de noviembre de 2005 con los siguientes apostes: - Dinero en efectivo - Banco de Bogota, cuenta corriente 06448-8 - Banco Popular cuenta corriente 06557-6 - 30 Camisas Arturo Calle Tallas 34 y 36 a $ 60.000 cada una. - 1 Vitrina metlica marca Apolo referencia P-2000 por valor de $440.000 - 1 Escritorio metlico referencia E-2005 avaluado en $ 540.000 - 3 Sillas metlicas referencia 105 a $ 20.000 cada una. Movimiento mes de diciembre de 2005 1. Se consigno en el Banco de Bogot la suma de $ 100.000 2. Se giro cheque No. 3041 del Banco de Popular para compra de papelera $ 350.000 a la papelera los Colores. 3. Se giro cheque del Banco Popular No. 3042 a la Cmara de Comercio para cancelar inscripcin de los libros principales y la matricula registro mercantil del negocio por la suma de $ 250.000. 4. Vende de contado a Benito Camelas, segn factura 101, 3 pantalones a $ 120.00 C/U y 2 camisas Arturo Calle a $ 70.000. C/U. 5. Compra a crdito segn factura No. 2330 del almacn Arturo Calle 10 pantalones talla 32 y 34 a $ 100.000 cada uno. 6. Giro cheque No. 2030 del Banco de Bogota para cancelar arriendo del mes por valor de $ 300.000, a Inmobiliaria Resurgir. 200.000. 1.000.000. 1.500.000.

- 20 Pantalones Marca Arturo Calle Talla 36 a $ 100.000 cada uno.

83

7. Cancelo a la emisora Ecos del Atrato, publicidad del mes por $ 200.000. Con cheque No. 2031 del Banco de Bogota. 8. Se pago $ 250.000 con cheque 3043 del banco Popular servicios de energa del mes, factura 1015 de Dispac. 9. Vende a crdito segn factura 102 al Almacn Acomodas 5 pantalones marca Arturo Calle tala 32 cada uno a $ 115.000. 10. El Banco de Bogota nos enva nota debito por chequera $ 135.000 y el banco Popular por $ 140.000. Con los datos anteriores elaborar: a) Comprobante de apertura b) Comprobante movimiento mes de diciembre c) Registrar el comprobante de apertura y del movimiento en los libros Principales. d) Efectuar la apertura y los registros en los libros auxiliares. e) Sistema de inventario permanente. f) Elaborar los estados financieros.

MODELO DEL REGISTRO DE LOS LIBROS PRINCIPALES EN LA CAMARA DE COMERCIO

MATRICULA No: 23534

84

EMPRESA: LA PELIONA LTDA INSCRITO BAJO EL No: 4075 DEL LIBRO VII LIBRO CON DESTINO: MAYOR Y BALANCES No. FOLIOS: 100 Fecha: QUIBDO, NOVIEMBRE DE 2005

EL SECRETARIO:

FIRMA:

LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES UNIDAD DE CANTIDAD MEDIDA DETALLE ACTIVO CAJA caja general BANCO Banco de Bogot cuenta corriente N 06448-8 Banco Popular

V/UNITARIO V/PARCIAL V/TOTA 7.540.00

200.00 2.500.00 1.000.000

85

20 unidades 30 unidades 1 unidades 1 unidades 3 unidades

cuenta corriente N 06557-6 INVENTARIOS Pantalones Arturo Calle talla 36 Camisas Arturo Calle tallas 34 y 36 EQUIPOS DE OFICINA Vitrina metlica marca Apolo ref. P2000 Escritorio metlico ref. E-2005 Sillas metlicas ref. 105 PASIVO PATRIMONIO CAPITAL DE PERSONAS NATURALES Aporte del seor Ruperto Mena TOTAL PASIVO + PATRIMONIO Para registrar Inventario General Inicial de la empresa la Peliona Ltda. a nov 30 de 2005

1.500.000 100.000 60.000 440.000 540.000 20.000 2.000.000 1.800.000 440.000 540.000 60.000

3.800.00

1.040.00

7.540.00 7.540.000

7.540.00

7.540.00

86

EMPRESA LA PELIONA LTDA COMPROBANTE DE CONTABILIDAD FECHA: NOVIEMBRE 30 DE 2005 CODIGO 1105 110505 1110 111005 11100501 11100502 1435 DETALLE PARCIAL DEBE HABER CAJA 200.000. CAJA GENERAL SALDO EN EFECTIVO 200.000 BANCOS 2.500.000. MONEDA NACIONAL BANCO DE BOGOTA CTA No. 6448-8 1.000.000. BANCO POPULAR CTA No. 6557-6 1.500.000. MECANCIAS NO FABRICADA POR LA 3.800.000. EMPRESA SEGN RELACIN ADJUNTA EQUIPOS DE OFICINA MUEBLES Y ENSERES SEGN RELACIN ADJUNTA CAPITAL DE PERSONAS NATURALES APORTE DEL SEOR RUPERTO MENA SUMAS IGUALES Para registrar el inventario inicial de la empresa la Peliona Ltda. 3.800.000 1.040.000. 1.040.000 7.540.000. 7.540.000. 7.40.000. 7.540.000. N 0001

1524 152405 3130 313001

Elaborado por:_______ Revisado por: _______ Contabilizado por:________

EMPRESA LA PELIONA LTDA COMPROBANTE DE CONTABILIDAD CODIGO DETALLE N. 0002PARCIAL DEBE HABER 87 FECHA: DICIEMBRE 1 AL 31 DE 2005

1105 110505 1110 11100501 1305 130505 13050501 1435 143501 5120 512010 5135 513530 5140 514010 5195 519530 5235 523560 5305 530505 1105 110505

CAJA CAJA GENERAL INGRESOS POR VENTAS BANCOS BANCO

500.000. 500.000. 100.000.

DE

BOGOTA

100.000. 575.000.

CONSIGNACION CLIENTES NACIONALES ALMACEN ECOMODAS 102 MERCANCIA NO FACT

FACTURA POR LA

575.000. 1.000.000. 1.000.000. 300.000. 300.000. 250.000. 250.000. 250.000. 250.000. 350.000. 350.000. 200.000. 200.000. 275.000. 275.000. 100.000. 100.000.

EMPRESA FACTURA No. 2330 ARRENDAMIENTOS CONSTRUCIONES Y EDIFICACIONES SERVICIOS ENERGIA ELECTRICA GASTOS LEGALES REGISTRO MERCANTIL DIVERSOS UTILES, PAPELERIA Y FOTOCOPIAS SERVICIOS PUBLICIDAD, PROPAGANDA Y PROMOCIN FINANCIEROS GASTOS BANCARIOS - CHEQUERAS CAJA CAJA GENERAL CONSIGNACIN No. 001

CODIGO 1110 11100501

DETALLE BANCOS BANCO DE BOGOTA CHEQUES NMEROS 2030, 2031 NOTA DEBITO, CHEQUERA BANCO POPULAR CHEQUES NMEROS 3041, 3042 Y 3043 NOTA DBITO CHEQUERA NACIONALES

PARCIAL

DEBE

HABER 1.625.000.

500.000. 135.000. 850.000. 140.000. 1.000.000. 88

11100502

2205

220501 4135 413524

ALMACEN ATURO CALLE COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR VENTA DE PRODUCTOS TEXTILES, DE VESTIR, DE CUERO Y CALZADO FACTURAS 101 Y 102 SUMAS IGUALES PARA CONTABILIZAR MOVIMIENTO DEL MES DE DICIEMBRE DE 2005.

1.000.000. 1.075.000.

1.075.000. 3.800.000. 3.800.000.

ELABORADO POR:______ REVISADO POR:_____ Contabilizado por:_______

EMPRESA LA PELIONA LTDA COMPROBANTE DE CONTABILIDAD CIERE FECHA: DICIEMBRE 31 -2005 89 N 0003

CODIG O 4135 5120 5135 5140 5195 5235 5305 3610

DETALLE COMERCIO POR MAYOR Y MENOR CANCELACION SALDO ARRENDAMIENTNOS CANCELACION DALDO SERVICIOS CANCELACION SALDO GASTOS LEGALES CANCELACION SALDO DIVERSOS CANCELACION SALDO SERVICIOS CANCELACION SALDO FINANCIEROS CANCELACION SALDOS PERDIDA DEL EJERCICIO COSTOS GANANCIAS Y PERDIDAS CANCELACION SALDO COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR EJERCICO GANANCIAS Y PERDIDAS

PARCIALE S

DEBITO 1.075.000

CREDITO S

10.75.000 300.000 300.000 250.000 250.000 250.000 250.000 350.000 350.000 200.000 200.000 275.000 275.000 550.000

DIFERENCIA INGRESOS GASTOS 550.000 5905 1.625.000 1.075.000

POR TRASLADOS PERDIDAS DEL 550.000 5905 1.625.000 250.000 250.000 200.000 200.000 275.000 3.250.000 3.250.000

CANCELACION ARRENDAMIENTOS 300.000 CANCELACION SERVICIOS CANCELACION GASTOS LEGALES CANCELACION DIVERSOS CANCELACION SERVICIOS CANCELACION FINANCIEROS SUMAS IGUALES Contabilizacin cierre anual del ejercicio contable del 30 Nov al 31 de Dic.2005

90

Elaborado por: _______ Revisado por: ________ Contabilizado por:______

91

LIBRO DIARIO COLUMNARIO FECHA DETALLE Nov30/2 05 CAJA DEBE HABE R Comprobante No, 200.00 001 Comprobante 0 de 2.500.0 00 BANCO DEBE HABE R CLIENTES DEBE HABE R Mercanc .no Fac.. 3.800.0 por la empresa 00 Equipo de Oficina 1.040.0 00 Capital personas Nat. 200.00 0 FECHA DETALLE Dic.30/0 5 Comprobante. CAJA DEBE HABE R 500.00 100.000 No. 0o02 0 Comprobante No. 0002 Comprobante No. 0002 Comprobante No. 0002 Comprobante No. 2.500.0 00 BANCO DEBE HABE R 575.0 00 CLIENTES DEBE HABE R Mercancas no por la empresa Arrendamientos Servicios Gastos legales Diversos f. 1.000.0 00 300.000 250.000 250.000 350.000 CUENTAS VARIAS 4.840.0 00 de 7.540.0 00 7.540.0 00 CUENTAS VARIAS VALORES DEBE HABER

No. 001 Comprobante No. 001 TOTALES

VALORES DEBE HABER

92

0002 Comprobante No. 0002 Comprobante No. 0002 Comprobante No. 0002 Comprobante No. 0002 TOTALES 500.00 100.00 0 FECHA DETALLE DEBE Dic.30/0 5 Comprobante. No. 0o03 Comprobante No. 0003 Comprobante No. 0003 Comprobante No. 0003 HABE R 250.00 0 0 SERVICIOS 100.000 1.625.0 575.0 00 GASTOS LEGALES DEBE HABE R 250.00 0 00 DIVERSOS DEBE HABE R 350.00 0 100.00 0 1.625.0 00

Servicios Financieros Nacionales Comercio mayor y menos al por

200.000 275.000 1.000.00 0 1.075.00 0 2.625.0 00 2.075.00 0

al por

CUENTAS VARIAS

VALORES DEBE HABER 200.000 275.000 300.000

Servicios financieros Arrendamientos Comercio al por 1.075.0 00

mayor y por menor

93

Comprobante No. 0003 Comprobante No. 0003 Comprobante No. 0003 TOTALES 250.00 0 250.00 0 350.00 0

Perdida Ejercicio Ganancias Perdidas Ganancias Perdidas

del 550.000 y y 1.625.0 00 3.250.0 00 2.400.00 0 1.625.00 0

COMPAA LA PELIONA LIBRO MAYOR Y BALANCES

LIBRO MAYOR Y BALANCE

94

CODIGO

CUENTAS

1105 CAJA 1110 BANCOS 1305 CLIENTES MERCANCIA FABRIC.POR LA 1435 EMPRESA 1524 EQUIPOS DE OFICINA PROVEEDORES 2205 NACIONALES CAPITAL DE PERSONAS 3130 NATURALES COMERCIO AL POR 4135 MAYOR Y MENOR 5120 ARRENDAMIENTOS 5135 SERVICIOS 5140 CASTOS LEGALES 5195 DIVERSOS 5235 SERVICIOS 5305 FINANCIEROS PERDIDAS DEL 3610 EJERCICIO GANANCIAS Y 5905 PERDIDAS SUMAS IGUALES

MES DE: MOVIMI DICIEMBRE ENTO SALDOS MOVIMIEN SA ANTERIORES TO LDOS CIERRE DEBITOS CREDITOS DEBE HABER DEBITO CREDITO DEBE 200000 500000 100000 600000 2500000 100000 1625000 975000 575000 575000 3800000 1040000 1000000 1000000 7540000 1075000 300000 250000 250000 350000 200000 275000 300000 250000 250000 350000 200000 275000 550000 7540000 7540000 3800000 3800000 9615000 9615000 4800000 1040000 1000000 7540000 1075000 1075000

HABE

300 250 250 350 200 275

1625000 1625 3250000 3250

95

Contabilizacin del ejercicio en libros Mayor y Auxiliares

LIBRO DE CAJA FECHA 30-Nov.05 30-Dic-05 DETALLE Saldo segn Inventario Inicial Banco de Bogot consignacin Ingreso por venta 500.000 DEBE 200.000 HABER 100.000 SALDO 200.000 100.000 600.000

LIBRO BANCO DE BOGOTA FECHA 30-Nov.-05 30-Dic-05 DETALLE Saldo segn Inventario Inicial Consignacin No. 01 Inmobiliaria Resurgir Cheque No. 2030 Emisora Ecos del Atrato Cheque. No. 2031 200.000 300.000 DEBE 1.000.000 100.000 HABER SALDO 1.000.000 1.100.000

96

Nota dbito - hequera

135.000

465.000

LIBRO AUXILIAR BANCO POPULAR FECHA 30-Nov.-05 30 Dic-05 DETALLE Saldo Segn Inventario Inicial Papelera Cmara No., 3042 DISPAC-. Cheque No. 3043 Nota debito - chequera de los Colores 350.000 250.000 250.000 140.000 510.000 Cheque..No. 3041 Comercio-cheque DEBE 1.500.000 HABER SALDO 1.500.000

LIBRO DE BANCOS FECHA 30-Nov-05 DETALLE Saldo segn inventario inicial DEBE 2.500.000 HABER SALDO 2.500.000

97

30-Dic-05

Comprobante de diario No. 002 Comprobante de diario No. 002

100.000 1.625.00 0

2.600.000 975.000

MERCANCIA NO FABRIACADA POR LA EMPRESA FECHA 30-Nov. 05 30-Dic-05 DETALLE Saldo segn inventario inicial Comprobante de diario No, 002 DEBE 3.800.000 1.000.000 HABER SALDO 3.800.000 4.800.000

CLIENTES FECHA 30-No.-05 DETALLE Comprobante de diario No. 002 DEBE 575.000 HABER SALDO 575.000

LIBRO AUXILIAR: ALMACEN ECOMODAS

98

FECHA 30-No.-05

DETALLE Factura No. 102

DEBE 575.000

HABER

SALDO 575.000

LIBRO AUXILIAR: BENITO CAMELAS FECHA 30-Dic-05 DETALLE Factura No. 101 de Contado DEBE HABER 500.000 SALDO 500.000

ARRENDAMIENTOS - CUENTA FECHA 30-Dic-05 DETALLE Comprobante de diario No. 002 DEBE 300.000 HABER SALDO 300.000

LIBRO AUXILIAR - INMOBILIARIA RESURGIR FECHA 30-Dic-05 DETALLE Arrendamiento mes diciembre DEBE 300.000 HABER SALDO 300.000

SERVICIOS -- CUENTA FECHA 30-Dic-05 DETALLE Comprobante de diario No. 002 DEBE 250.000 HABER SALDO 250.000

99

LIBRO AUXILIAR - DISPAC FECHA 30-Dic-05 DETALLE DEBE Servicio energa mes Nov Factura 250.000 1015 HABER SALDO 250.000

GASTOS LEGALES - CUENTA FECHA 30-Dic-05 DETALLE Comprobante de diario No. 002 DEBE 250.000 HABER SALDO 250.000

LIBRO AUXILIAR CAMARA DE COMERCIO FECHA 30-Dic-05 DETALLE DEBE Inscripcin libros principales y registro mercantil segn 250.000 250.000 Factura. 001 HABER SALDO

100

DIVERSOS CUENTA FECHA 30-Dic-05 DETALLE Comprobante de diario No. 002 DEBE 350.000 HABER SALDO 350.000

LIBRO AUXILIAR - PAPELERIA LOS COLORES FECHA 30-Dic-05 DETALLE DEBE Compra de papelera Factura. 350.000 001 HABER SALDO 350.000

FINANCIEROS - CUENTA

101

FECHA 30-Dic.-05

DETALLE DEBE Nota dbito - chequera Banco de Bogot Nota debito, chequera Banco 140.000 Popular 135.000

HABER

SALDO 135.000 275.000

NACIONALES - CUENTA FECHA 30-Dic-05 DETALLE Comprobante de diario No. 002 DEBE HABER 1.000.00 0 SALDO 1.000.000

LIBRO AUXILIAR - ALMACEN ARTURO CALLE FECHA 30-Dic-05 DETALLE DEBE Compra a crdito Factura N 2330 HABER 1.000.00 0 SALDO 1.000.000

COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR - CUENTA FECHA 30-Dic-05 DETALLE Factura No. 101 de Contado DEBE HABER 500.000 SALDO 500.000

102

Factura No. 102 a Crdito

575.000

1.075.000

EQUIPOS DE OFICINA - CUENTA FECHA 30-Nov-05 DETALLE DEBE Saldo segn inventario inicial comprobante N 001 1.040.000 HABER SALDO 1.040.000

CAPITAL DE PERSONAS NATURALES FECHA 30-Nov -05 DETALLE Aporte del seor Ruperto Mena DEBE HABER 7.540.000 SALDO 7.540.00 0

EMPRESA LA PELIONA LTDA ESTADO DE RESULTADOS DICIEMBRE 31 DE 2005

103

INGRESOS INGRESOS POR VENTAS GASTOS GASTOS OPERACIONALES ADMINISTRACIN ARRENDAMIENTOS SERVICIOS GASTOS LEALES DIVERSOS GASTOS OPERACIONALES DE VENTAS SERVICIOS GASTOS NO OPERACIONALES FINANCIEROS PERDIDA DEL EJERCICIO Representante Legal C. C. N. 300.000 250.000 350.000 350.000

1.075.000 1.075.000 1.150.000

200.000 200.000 275.000 275.000 1.625.000 (550.000) Revisor Fiscal T.P. N

Contador T.P N

104

105

EMPRESA LA PELIONA LTDA BALANCE GENERAL DICIEMBRE 31 DE 2005 ACTIVO ACTIVO CORRIENTE DISPONIBLE CAJA BANCOS DEUDORES 7.990.00 PASIVO 0 6.950.000 1.575.000 600.000 975.000 575.000 PASIVO CORRIENTE PROVEEDORES NACIONALES PARIMONIO CAPITAL SOCIAL 1.000.000 1.000.000 1.000.000 1.000.000 6.990.000 7.540.000

106

CLIENTES

575.000 CAPITAL DE PERSONAS 7.540.000 DEL DEL (550.000) (550.000) NATURALES 4.800.000 RESULTADO NO POR LA EJERCICIO PERDIDA 4.800.00 EJERCICIO TOTAL PASIVO + 7.990.000

INVENTARIOS MERCANCIA FABRICADA

EMPRESA. 0 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO EQUIPOS DE OFICINA.

1.040.000 PATRIMONIO 1.040.000

Representante Legal C.C. N

Contador T.P. N

Revisor Fiscal T.P. N

107

EJERCICIO DE APLICACIN Dos socios constituyen, la lavandera los Poderosos con un capital de $12.000.000 representados en un local $ 6.000.000, equipos $ 4.000.000, y el resto en efectivo, inician operaciones el 31 de enero de 2006. Movimiento mes de febrero de 2006 Feb.1 Se consigna en el banco de Bogot el saldo de caja. Feb. 5 Compran detergentes a Palmolive por $ 850.000, cancela la mitad con Cheque N 4521 del banco de Bogot y el resto a crdito .segn factura N 2081. Feb. 8 Recibe de Ana Torres $ 500.000, por servicio de lavado. Crdito. Feb. 14 Se cancel con cheque N 4522 del banco de Bogot $100.000, por Mantenimiento de las maquinas, a Pedro Ortiz. Feb. 16 Se pag con cheque N 4523 del banco de Bogot $ 120.000, por Recoleccin y reparto de ropa a Julin Ortiz. Feb. 18 Los ingresos por lavado durante los primeros 15 das en efectivo son de $800.000. Feb. 10 Compr un computador a Carvajal y cia por $ 3.500.000 factura N 322 a

108

Feb. 19 Feb. 20 Feb. 20 Feb. 21 Feb.22 Feb.24

Se cancelan los sueldos de la primera quincena con cheque N 4524 del banco de Bogot $ 350.000. Enva una cuenta de cobro N 001 por $600.000 a Gmez Ltda.. Cancel a Dispac servicio de energa con cheque N 4525 del banco De Bogot $ 200.000. Se consigna lo Recaudado en caja al banco de Bogot. Abono con cheque N 4526 $ 1.500.000 a la factura N 322. Gmez Ltda. Cancel la cuenta de cobro N 001.

Feb. 26 Se abono e efectivo a Palmolive $ 200.000. Feb. 28 Los ingresos por lavado en efectivo, ltima quincena son de $ 900.000. Feb. 29 Cancelo a la emisora Voz del Choc, $200.000 en efectivo de publicidad. Feb. 30 La nomina de sueldos ltima quincena por $ 350.000 no se ha pagado. Con los datos anteriores elaborar: a) Registros en diario b) Comprobante movimientos mes enero, y febrero c) Registrar el comprobante de apertura y del movimiento en los libros Principales. d) Efectuar la apertura y los registros en los libros auxiliares. e) Sistema de inventario permanente.

109

f) Elaborar los estados financieros.

Registre las siguientes transacciones en forma de diario: Servicios prestados durante el mes as: contado $ 6.800.000 Crdito $ 26.000.000 Abono de clientes $2.400.000. Pago a proveedores $ 12.800.000. Nota dbito por inters deducidos por anticipado $ 650.000. Contratacin de un gerente de ventas por $ 1.000.000. Anticipo efectuado a un trabajador por $ 300.000 Pago del arriendo del mes por $ 450.000. con cheque. Cancelacin de una deuda respaldada con un pagar $ 320.000. Venta de mercancas por $ 2000.000, a crdito. Obtencin de un prstamo bancario $ 1.500.000. Recaudo de $ 850.000. por cobro a clientes. Compra de contado equipo de oficina por $ 4.600.000.

UNIDAD 6

110

AJUSTES

OBJETIVO GENERAL Registrar los asientos de ajuste al finalizar el periodo contable, que permiten conocer los resultados del ejercicio y la situacin financiera de la empresa.

OBJETIVOS ESPECIFCOS comprender la importancia que tienen los asientos de ajuste. Aplicar el principio de contabilidad de causacin. Adquirir habilidad para elaborar asientos de ajuste. Dar a conocer los diferentes registros de ajustes que deben efectuarse al finalizar el periodo contable.

AJUSTES

111

Son asientos que se realizan al finalizar el periodo contable para darle a todas las cuentas su saldo exacto, registrando las transacciones o los hechos econmicos que no se hayan reconocido y corrigiendo los errores presentados en los registros contables. CLASIFICACION DE LOS AJUSTES Los asientos de ajuste se clasifican con el fin de conocer su tratamiento contable y los efectos que producen al elaborar los estados financieros en: 1. AJUSTE POR INGRESOS Y GASTOS ACUMULADOS O CAUSADOS. a) Ingresos Acumulados O Pendientes De Cobro: Se presentan cuando se ha realizado o prestado un servicio y aun no se ha cobrado o facturado. Se contabiliza as: Debito: Crdito: cliente Ingresos operacionales

Ej. 1: La compaa Sonriendo presto servicios de asesoris durante el mes de noviembre /05 a Industrias Llorando, por valor de $ 2.500.000, a noviembre 30 no se ha facturado ni enviado la cuenta de cobro. Debito: Clientes Crdito: Ingresos operacionales 2.500.000 2.500.000.

112

Ej.2: Tenemos arrendado un local y al finalizar el periodo no han cancelado el valor del arrendamiento por la suma de $ 500.000.

Debito: Clientes Crdito: Ingresos no Operacionales Arrendamiento.

500.000. 500.000.

b) GASTOS ACUMULADOS CAUSADOS POR PAGAR: Son aquellos gatos causados durante el periodo y que a la fecha de corte no se han reconocido, por lo tanto no han sido pagados, estos gastos causados deben reconocerse como gastos del periodo independientemente de su fecha de pago. Se contabilizan as: Debito: Gastos operacionales Crdito: Costos y gastos por pagar Ej.1: La compaa Cantando paga por la oficina donde opera $ 250.000. Mensuales, por arrendamiento, al 30 de noviembre /05 la CIA. No ha cancelado ese mes.

113

Dbito: Gastos operacionales Arrendamiento Crdito: Costos y gastos por pagar Arrendamiento

250.000. 250.000

Ej.2: La Compaa Aprendiendo no ha cancelado a octubre 31 los servicios de telfono por $ 700.000. Dbito: Crdito: Servicios Telfono Costos y gastos por pagar Servicios pblicos 700.000. 700.000.

EFECTOS QUE PRODUCEN LOS AJUSTES: Ingresos acumulados: producen los siguientes efectos en los Estados Financieros: Aumento de los ingresos en el estado de resultados, incrementa la utilidad del ejercicio. Incremento en las cuentas clientes, o en la de ingresos por cobrar en el balance general.

Gastos acumulados: En los estados financieros produce los siguientes efectos:

114

El incremento en las cuentas de gasto disminuye la utilidad operacional. Si es un gasto no operacional disminuye la utilidad antes de impuesto. Se incrementa el pasivo en el balance general, por la causacin de los gastos por pagar.

2. AJUSTE POR INGRESOS Y GASTOS DIFERIDOS A). Ajustes por Ingresos Diferidos: Son aquellos que se reciben con anterioridad al vencimiento del servicio

prestado. Se contabilizan as: Debito: Crdito: Caja Ingresos recibidos por anticipados

Ej1: El 15 de diciembre de 2002, recibe un pago anticipado por servicios de publicidad correspondiente al periodo que finaliza el 14 de Febrero de 2003 por valor de $ 50.000. Dic. 15/02 Dbito: Caja 50.000. 50.000

Crdito: Ingresos recibidos por anticipado

115

Dic: 31/02

Dbito: Crdito:

Ingresos recibidos por anticipado 12.500 Ingreso operacional 12.500.

Nota: Este mismo ajuste se realiza para enero 30 y febrero 14, fecha en la cual termina el servicios de publicidad. B.) Ajuste por gastos Diferidos: Son todos aquellos gatos que se cancelan anticipadamente, por los cuales se espera recibir un servicio en el mismo periodo y en los posteriores. Deben ajustarse al final de cada periodo; se contabilizan as: Dbito: Crdito: Gastos pagados por anticipados Banco

Ej.2: Novedades Japn toma una pliza el 1 de agosto/02 por un ao y pago $ 12.000. Agosto 1: Dbito: Crdito: Gastos pagados por anticipado Banco $ 12.000. 12.000.

116

Agosto 31: Amortizacin mensual del gasto Dbito: Crdito: Gasto operacional Gastos pagados por anticipado 1.000 1.000.

Nota: Este mismo registro debe efectuarse cada mes hasta la terminacin de la pliza. C.) AJUSTE POR CARGOS DIFERIDOS En este se clasifican aquellos gastos o costos en que incurre el ente econmico en su etapa de organizacin, explotacin, construccin, instalacin etc., los cuales no son reembolsables, sino que pertenecen a desembolsos o egresos por gastos de periodos futuros como: papelera, tiles, mejoras a propiedades tomadas en arriendo entre otros. Los cargos diferidos deben amortizarse o reconocerse en el periodo al cual correspondan, por lo tanto afectan los resultados del ejercicio. Se contabilizan as: DBITO: CARGOS DIFERIDOS

117

CRDITO: AMORTIZACION: DBITO: CRDITO 5165 516515 1710 171020

BANCOS

AMORTIZACIONES CAROS DIFRIDOS CARGOS DIFERIDOS UTILES Y PAPELERIA

Ej.1: La compaa pensando pag en febrero 28 /03 la suma de $ 1.000.000. , por la compra de tiles para el resto del ao. Febrero 28: 1710 171020 1110 111005 AMORTIZACION: Marzo 31/03 5165 516515 Amortizaciones Cargos diferidos 100.000. Cargos diferidos tiles y papelera Banco Bancos Nacionales 1.000.000. 1.000.000.

118

1710 171020

Cargos Diferidos tiles y papelera.

100.000.

3. AJUSTES POR DEPRECIACIN se realizan a los activos que pertenecen al grupo de propiedades planta y equipo, debe efectuarse en cada en cada ejercicio, se determina por cualquiera de los mtodos de reconocido valor tcnico, tales como el de lnea recta, suma de los dgitos, unidades de produccin etc, la depreciacin se trata como un gasto. Se registra un dbito a la cuenta 5160 Depreciaciones y un crdito a la cuenta 1592 Depreciacin acumulada. Ej. La compaa cantando Ltda., adquiri al contado en marzo 1 de 2006 muebles y enseres por $10.000.000, los cuales tienen una vida til de 10 aos. Calcular el ajuste de depreciacin a marzo.

Depreciacin = costo del activo / vida til (aos) Depreciacin anual = 10.000.000./ 10 = 1.000.000 Depreciacin mensual = 1.000.000/ 12meses = 8.333. por mes Registro contable: debe hacerse este asiento durante la vida til del activo.

119

Dbito: 5160 1592

Depreciaciones Depreciacin Acumulada

8.333. 8.333.

516015 Equipo de oficina 159215 Equipo de oficina

EJERCICIO DE APLICACIN 1. La compaa Sonriendo Ltda., presenta el Balance de prueba antes de Ajustes a octubre 31 de 2006, cierra libros y prepara estados financieros una vez al ao, en diciembre 31. Registrar asientos de ajuste y elaborar los estados financieros. Caja Deudores Inversiones en bonos Seguro pagado por anticipado Terreno Edificio Depreciacin acumulada Cuentas por pagar 340.000 1.600.000 300.000 350.000 2.000.000 12.500.000 1.950.000 3.450.000

120

Obligaciones financieras Utilidades acumuladas Ingresos por servicios Gastos de personal Gastos servicios pblicos Gastos diversos Aportes sociales Bancos Datos para ajustes:

2. 890.000 3.000.000 3.800.000 1.200.000 600.000 200.000 5.100.000 1.100.000

a. el seguro pagado por anticipado tiene una vigencia de un ao y fue tomado el 1 de septiembre de 2006. b. El edificio tiene una vida til de 20 aos, se deprecia por el mtodo de lnea recta. c. Las obligaciones financieras devengan un inters del 2.5% mensual y fueron firmadas el 1 de noviembre de 2006.

121

UNIDAD 7

IMPUESTO ALVALOR AGREGADO (IVA) Y RETENCIN EN LA FUENTE

OBJETIVO GENERAL Aplicar la legislacin tributara vigente sobre el tratamiento del Impuesto al valor agregado IVA, y la retencin en la fuente.

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OBJETIVOS ESPECIFCOS Seleccionar el rgimen para un negocio comercial. Contabilizar transacciones comerciales con impuesto al valor agregado. Adquirir habilidad para registros asientos con IVA y retencin en la fuente. Contabilizar recaudos y pagos de impuestos.

IVA (IMPUESTO AL VALOR AGREGADO) El gobierno para financiar su presupuesto ha constituido cargas tributarias o jurdicas, uno de esos impuestos es el IVA, que debe ser cobrado por los productores importadores y comerciantes en el momento de vender los artculos producidos, importados o comercializados por ellos.

123

RESPONSABLES: este impuesto deben cobrarlo las personas que presten algunos servicios gravados como: parqueaderos, clubes sociales y deportivos Restaurantes, Hoteles, Servicio Telefnico, Computacin, Servicio de aseo, Transporte areo y aquellos que expresamente adicione la ley.

REGIMEN NACIONAL DE VENDEDORES Existen 2 regimenes para inscripcin de vendedores, se diferencian de acuerdo con la forma de registro nacional exigida para cumplir con el recaudo y pago del IVA.

MODELO LIBRO DE VENTAS REGIMEN SIMPLIFICADO Contribuyente____________________NIT o CC___________________ No. Fecha Ventas Diarias Acumulado

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a)

REGIMEN SIMPLIFICADO: Consiste en calcular sobre el valor total de las ventas en el periodo del ao fiscal un

porcentaje que debe cancelar por Impuesto a las Ventas realizadas en dicho periodo, se deben acoger a este rgimen quienes cumplan con los siguientes requisitos: 1. Que sean personas naturales. 2. Que los ingresos netos por concepto de venta de bienes gravados y no gravados y prestaciones de servicios gravados del ao fiscal anterior no sean superiores al valor mnimo reglamentado por el gobierno. 3. Que los ingresos netos por concepto de venta bienes gravados y no gravados y prestacin de servicios gravados del ao fiscal anterior no sean superiores al valor mnimo reglamentado por el gobierno. 4. Que el comerciante no tenga ms de 2 establecimiento de comercio. 5. Que el patrimonio bruto a diciembre 31 del ao inmediatamente anterior no sea superior al valor mnimo reglamentado por el gobierno. 6. Cuando se trate de personas que presten servicios que estn sujeto a impuestos los servicios debern ser cualquiera de los siguientes: Revelado y copias. Fotografas (incluyendo fotocopias, reparacin y mantenimiento que implique la incorporacin de repuestos) construccin y elaboracin de bienes que estn sometidos a la tarifa del impuesto. 7. Que el comerciante no sea importador 8. Que las ventas gravadas efectuadas por el comerciante estn sometidas a la tarifa del 16%. Los comerciantes que se acojan al rgimen simplificado deben presentar su respectiva declaracin de ventas y pagar el impuesto que les corresponda anualmente.

125

El impuesto que se cobre al efectuar la venta solamente se debe detallar en la factura de venta cuando el comprador sea un comerciante o un fabricante y solicite al vendedor que lo relacione en la factura. En los dems casos es decir cuando el vendedor no este obligado o que quien compre sea un consumidor final no se debe relacionar el impuesto y este har parte integral del valor de la venta. b) REGIMEN COMUN: Los comerciantes productores e importadores que no cumplan con los requisitos anteriores debe acogerse al rgimen comn y estn obligados a: 1. Entregar facturas la cual debe contener: Nombre del Vendedor Nmero de identificacin Tributaria- Vendedor Numero de Factura Fecha de la operacin Nombre del comprador Numero de identificacin Tributaria del Cliente Rgimen en el cual esta inscrito Descripcin y valor de los artculos Porcentaje y valor de IVA cuando este obligado a relacionarlo.

126

2. Diligenciar el formulario de declaracin y presentarlo para su pago en los periodos fijados por el gobierno de manera bimestral. Ej. Al vender electrodomstico de contado por valor de $ 10.000. Y una tasa del 16% de IVA cual ser el ingreso total. Caja Comercio al por mayor y al por menor IVA por pagar 11.600 10.000 1.600

3. Cuando se hacen descuentos en una transaccin estos no deben afectar el IVA Ej. Se realiza una venta por valor de $ 800.000 segn factura No. 1520 y se otorga un descuento por pago oportuno del 2%. El cobro y pago del impuesto debe hacerse sobre los $ 800.000 as: Caja Descuento Comercial Comercio al por mayor y al por menor IVA Por pagar. 912.000 16.000 800.000 128.000

127

4. Hay facturas donde el impuesto no es discriminado, en este caso para su contabilizacin debe proceder as: se divide el valor de la venta en 1.16 y el resultado se resta al valor de la venta y la diferencia ser el valor del impuesto a las ventas. Ej. Ventas de mercancas por $200.000 IVA incluido. Valor $ 200.000 = 172.414 1.16 Valor de la mercanca $ 172.414 IVA 27.586 Registro contable: Caja Comercio por mayor y al por menor IVA por Pagar 200.000 172.414 27.586

IVA EN COMPRAS. Los empresarios responsables del impuesto a las ventas pueden descontar del valor del impuesto causado y pagado en las compras el cual es del 16% cuando se paga una tarifa superior al 16% el excedente se constituye en costo.

128

Ej. Se compra mercanca de contado segn factura No.3080 por $500.0000 ms IVA. Compra de mercanca IVA por pagar Bancos 500.000 80.000 580.000

NOTA: Cuando la mercanca es importada se acepta hasta el 16% por concepto de deduccin el valor que excede debe cargarse como costo. Ej. Se importa por valor de $ 1.000.000 y se cancela el 35% de IVA como solo se acepta el 16% se contabiliza la diferencia 35-16=19% y se multiplica por $1.000.000 = $ 190.000, este valor se considera no descontable y debe cargarse como un mayor valor al costo as: Compra de mercanca IVA por Pagar Bancos 1.190.000 160.000 1.350.000.

Cuando la compra se hace por bienes para uso de la empresa como activos fijos el IVA que se liquida en la factura pueden descontarse hasta por el valor de la tarifa general 16% el cual constituye un aumento al costo.

129

Ej. Se compraron muebles y enseres por valor de $ 800.000 segn factura No. 1320 con IVA del 16%. Muebles y Enseres Banco 928.000 928.000

Donde 928.000 = 800.000 costo + 128.000 IVA

DEVOLUCIONES EN COMPRA Y VENTAS. Cuando se hacen devoluciones en compra o venta al contado o a crdito se afecta el IVA en la misma proporcin del registro efectuado en la compra o en la venta. EJ.1: Se devuelven mercancas compradas por valor de $ 200.000 con impuesto del 16%. Caja Devoluciones Rebajas y descuentos en compra IVA por pagar 232.000 200.000 32.000

130

EJ.2: Nos devuelven mercancas vendidas al contado por $ 300.000 con un 16% de impuesto a las ventas. Devoluciones Rebajas y Descuentos en ventas IVA por Pagar Bancos 300.000 48.000 348.000

IVA EN DESCUENTOS POR PRONTO PAGO EN COMPRAS Y EN VENTAS Los descuentos y rebajas que se reciben en las compras o que se conceden en las ventas no afecta el IVA por pagar, es decir que el impuesto no se aumenta o disminuye por estos conceptos. Ej.1: Compra de mercanca a 90 das por $ 500.000 con impuesto del 16% Compra Impuesto sobre las ventas por pagar Proveedores Nacionales 500.000 80.000 580.000

131

EJ.1.1: Cancela la deuda a los 45 das y recibe un descuento por pronto mercanca. Descuento: Valor por pagar 500.000 x 3% = 15.000

pago del 3% sobre el valor de la

580.000 - 15.000 = 565.000 580.000 15.000 565.000

Proveedores Nacionales Ingresos Financieros Bancos

Ej.2: Vente mercanca a crdito, plazo de 60 das por valor de $ 500.000 mas IVA. Clientes Comercio al por mayor y al por menor Impuesto sobre la ventas por pagar 580.000 500.000 80.000

EJ.2.2: Cancelan la deuda a los 30 das y otorgan un descuento por pronto pago del 3% sobre el valor de la venta Descuento Valor por cobrar 500.000 x 3% = 15.000

580.000 - 15.000 = 565.000

132

Caja Gastos financieros Cliente

565.000 15.000 580.000

EJERCICIO: 1. Vende mercanca al contado a Bodega Palita por $ 90.000, IVA 16% 2. Vende mercanca importadas por $ 500.00 a crdito ms IVA 3. El Bodegn compra licores importados por $ 1.000.000, IVA 35% 4. Compra mercanca a crdito por $ 800.000, IVA 16% 5. Compra mercanca de contado $ 400.000 mas IVA 6. Pago de fotocopias por $ 60.000, IVA 16% 7. Cancel servicios pblicos por $ 250.000, IVA 16% 8. Compra mercancas a crdito $ 450.000, mas IVA 9. De la compra anterior devuelven el 50% 10. Vende mercanca a crdito por $ 750.00 mas IVA 11. De la venta anterior devuelven $ 250.000 12. Compra mercanca a 60 das de plazo por $ 350.000, IVA 16% 13. Cancelan la compra anterior en 40 das y recibe un descuento por pronto pago del 5% sobre el valor de la mercanca.

133

14. Vende mercanca a crdito a 60 das de plazo por valor de $ 630.000 IVA 16% 15. A los 20 das recibe la cancelacin de la deuda anterior y concede un descuento pronto pago del 5% sobre el valor de la mercanca.

Solucin del ejercicio: 1. Caja Comercio al por mayor y al por menor IVA por pagar 2. Clientes Comercio al por mayor y al por menor IVA por pagar 3. Compras IVA por pagar Banco 4. Compras IVA por pagar 800.000 128.000 1.190.000 160.000 1.350.000 580.000 500.000 80.000 104.400 90.000 14.400

134

Proveedores Nacionales 5. Compras IVA por pagar Banco 6. Gastos IVA por pagar Banco 7. Gastos IVA por pagar Banco 8. Compras IVA por pagar Proveedores 9. Proveedores Devoluciones en compra IVA por pagar 261.000 450.000 72.000 250.000 40.000 60.000 9.600 400.000 64.000

928.000

464.000

69.600

290.000

522.000

225.000 36.000

135

10.

Clientes Comercial por mayor y al por menor IVA por pagar

870.000 750.000 120.000 250.000 40.000 290.000 350.000 56.000 406.000 406.000 17.500 388.500 730.800 630.000 100.800 699.300

11.

Devoluciones en venta IVA por pagar Clientes

12.

Compras IVA por pagar Proveedores

13.

Proveedores Ingreso Financiero Bancos

14.

Clientes Comercio al por mayor y al por menor IVA por pagar

15.

Caja

136

Gastos financieros Clientes

31.500 730.800

AGENTES RETENEDORES: son agentes RETENEDORES los responsables del rgimen comn, quienes tienen las siguientes obligaciones: Discriminacin en todas las facturas del Impuesto sobre las ventas Efectuar la retencin Consignar mensualmente los dineros recaudados Expedir certificados bimestrales a los retenidos

Ej.1: La compaa Cantando LTDA. Responsable del redimen comn y gran contribuyente, compra mercancas por valor $ 1.000.000, mas IVA a un responsable del rgimen comn. R/ REGISTRO CONTABLE DEL RETENEDOR: 1435 2408 1110 INVENTARIOS IVA POR PAGAR BANCOS 1.000.000 160.000 1.005.000

137

2365 2367

RETENCION EN LA FUENTE IVA RETENIDO

35.000 120.000

REGISTRO CONTABLE DEL RETENIDO: 1105 1355 1355 CAJA ANTICIPOS FISCALES ANTICIPOS FISCALES IVA 1.005.000 35.000 120.000

4135 2408

VENTAS IVA POR PAGAR

1.000.000 160.000

Ej.2: La compaa Cantando LTDA responsable del rgimen comn compra mercanca por valor de $ 4.000.000 a un responsable del rgimen SIMPLIFICADO a crdito. R/ REGISTRO CONTABLE DEL RETENEDOR: 1435 2408 2205 INVETARIOS IVA POR PAGAR PROVEEDORES 4.000.000 320.000 3.860.000

138

2365 2367

RETENCION EN LA FEUNTE POR PAGAR IVA RETENIDO

140.000 320.000

REGISTRO CONTABLE DEL RETENIDO 1305 1355 4135 CLIENTES ANTICIPOS FISCALES VENTAS 3.860.000 140.000 4.000.000 RETENCION EN LA FUENTE Es la obligacin de deducir una suma de dinero el momento de realizar determinados pagos a los beneficiarios, para quienes es susceptible ce constituir un ingreso gravable, a titulo de recaudo anticipado del impuesto de renta. El propsito de la retencin en la fuente es obtener en forma gradual que el impuesto, se recaude en lo posible dentro del mismo periodo gravable en que se cause. La norma fiscal establece los conceptos sobre los cuales debe aplicarse la retencin en la fuente, el porcentaje de retencin, la base para el clculo, quien debe efectuarla y a quien se debe retener en la fuente.

139

Agentes retenedores:

Son agentes de retencin o de percepcin, las entidades de derecho pblico, los fondos de

inversin, los fondos de valores, los fondos de pensiones de jubilacin e invalidez, los consorcios, las comunidades organizadas, y las dems personas naturales o jurdicas, sucesiones iliquidas y sociedades de hecho, que por sus funciones intervengan en actos u operaciones en los cuales deben, por expresa disposicin legal, efectuar la retencin o percepcin del tributo correspondiente. OBLIGACIONES DE LOS AGENTES RETENEDORES: Efectuar la retencin. Consignar oportunamente lo retenido. Expedir certificados a los retenidos sobre las retenciones practicadas. Presentar declaraciones.

Contabilizacin: Se utilizan dos tipos de cuentas. 1. Cuando la empresa retiene: afecta una cuenta de pasivo, denominada Retencin en la Fuente. EJ.1: Compra mercancas de contado por $ 800.000 mas IVA y retencin en la fuente del 3.5% Compra de mercancas Bancos 800.000 900.000

Impuestos sobre las ventas por pagar 128.000

140

Retencin en la fuente por pagar

28.000

2. Cuando a la empresa le retienen: se afecta una cuenta llamada Anticipo de Impuestos y Contribuciones o Retencin en la Fuente saldos a favor. Ej2: Venta de mercanca al contado a almacenes Ley por $ 800.000, IVA 16% Retencin en la fuente 3.5% Caja Anticipo de Impuestos Retencin en la fuente Comercio al por mayor y al por menor Impuestos sobre las ventas por pagar 900.000 28.000 800.000 128.000

DESCUENTOS RETENCION EN LA FUENTE En las devoluciones, anulaciones de operaciones que se les haya practicado Retencin en la Fuente por Impuestos sobre la renta o Complementarios, se puede descontar las suma retenidas de tales transacciones por los agentes retenedores del monto de las retenciones por declarar y consignar en los periodos que se hayan efectuado. Si los montos no son suficientes se puede afectar periodos siguientes.

141

Ej.1: La Compaa XYX, nos devuelve mercancas compradas a crdito por valor de $ 150.000, IVA 16% y retencin en la Fuente 3.5%. Registro Contable: PROVEEDORES NACIONALES RETENCION EN LA FUENTE DEVOLUCIONES EN COMPRAS IMPUESTOS SOBRE LAS VENTAS POR PAGAR Ej.2: 168.750 5.250 150.000 24.000

La compaa ROSAS, compra mercanca a crdito, plazo 30 das, valor

$ 800.000, cancela el valor de la deuda a los 15 das y aprovecha el descuento del 5% por pronto pago, IVA 16% Retencin en la fuente 3.5% Registro Contable: COMPRAS DE MERCANCIAS IMPUESTOS A LAS VENTAS POR PAGAR PROVEEDORES NACIONALES RETENCION EN LA FUENTE REGISTRO DEL DESCUENTO 800.000 128.000 900.000 28.000

142

DESCUENTO:

800.000 x 5%

= 40.000

VALOR A PAGAR 900.000 - 40.000 = 860.000 PROVEEDORES NACIONALES DEVOLUCIONES EN COMPRAS BANCO AUTORRETENCIN: Las empresas que tienen un gran volumen de operaciones solicitan a la concepto DIAN autorizacin para autorretener por 900.000 40.000 860.000

de ventas, contratos de urbanizacin y construccin, honorarios, comisiones, servicios y arrendamientos

devengados. Las empresa que autorretienen deben indicarlo en la facturas de venta y cuentas de cobro por servicios, la autorizacin para que sus clientes no les practiquen la Retencin en la Fuente. Ej.1: La compaa DORADA, vende mercanca al contado por $ 1.000.000 a Ecomodas Ltda., IVA 16% el vendedor es autorretenedor. REGISTRO CONTABLE: CAJA 1.160.000

143

COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR IMPUESTOS SOBRE LAS VENTAS POR PAGAR

1.000.000 160.000

PAGO DE LA AUTORRETENCION: En el momento en que la empresa efecta la declaracin se hace la autorretencin mensual y paga la Retencin en la Fuente. EJ.2: La compaa Dorada autorretenedor, por las ventas realizadas efecta la declaracin y pago de la retencin en la fuente. $1.000.000. x 3.5% = 35.000. ANTICIPO DE IMPUESTOS (Retefuente) BANCOS 35.000 35.000.

EJERCICIO DE APLICACIN: 1. Vende mercanca a crdito a almacenes Bocito por $ 100.000, ms IVA 16%

144

2. Vende mercanca importadas por $ 900.000 de contado ms IVA 3. Ligia Gmez compra licores importados por $ 10.000.000, IVA 35% 4. Compra mercanca a crdito por $1.800.000, IVA 16% 5. Compra mercanca de contado $ 350.000 mas IVA 6. Pago de publicidad por $ 100.000, IVA 16% 7. Cancel servicios de telfono por $ 850.000, IVA 16% 8. Compra mercancas a crdito $ 850.000, mas IVA 9. De la compra anterior devuelven el 50% 10. Vende mercanca a crdito por $ 1.750.00 mas IVA 11. De la venta anterior devuelven $ 350.000 12. Compra mercanca a 30 das de plazo por $980.000, IVA 16% 13. Cancelan la compra anterior en 15 das y recibe un descuento por pronto pago del 5% sobre el valor de la mercanca. 14. Vende mercanca a crdito a 30 das de plazo por valor de $3.430.000 IVA 16% 15. A los 20 das recibe la cancelacin de la deuda anterior y concede un descuento pronto pago del 5% sobre el valor de la mercanca.

145

UNIDAD 8 DESCUENTOS

OBJETIVO GENERAL

146

Conocer los tratamientos contables relacionados con los descuentos generados en las operaciones de compra y venta de mercancas.

OBJETIVOS ESPECIFCOS Comprender la importancia que tienen los descuentos comerciales. Aplicar correctamente los descuentos concedidos. Adquirir habilidad para elaborar los registros por descuentos.

DESCUENTOS Rebajas sobre el precio habitual de venta de un producto que la empresa concede a sus clientes o deudores. Se clasifican en descuentos comerciales y financieros.

147

a. Descuentos Comerciales: Deduccin que se efecta sobre el precio de lista de las mercancas que los proveedores ofrecen con el objeto de atraer clientes. Ej.1: La empresa Sonriendo compra a crdito el 1 de abril de 2006, 500 prtesis dentales a $40.000 cada una; el proveedor le concede un descuento comercial del 10% por el volumen de compra. IVA 16% y Retencin en la fuente del 3.5%. Descuento: 40.000 x $500 = 20.000.000 x 10% = 2.000.000. IVA: 18.000.000. x 16% = 2.880.000. Retencin en la fuente: 18.000.000 x 3.5% = 630.000 Registro: Dbitos: 6205 2408 Crditos: 2365 2205 Compras IVA por Pagar Retencin en la fuente Proveedores 18.000.000 2.880.000 630.000 20.250.000

B. Descuentos Financieros:

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Conocidos tambin como descuentos por pronto pago, ofrecidos a los clientes con el fin de que cancelen sus facturas antes de la fecha de vencimiento, se emplea la siguiente anotacin 5/20, n/30; significa que el plazo del cliente es de 30 das, donde el cliente puede deducir el 5% del precio de la factura, si realiza el pago dentro de los 20 das siguientes. Ej.2: La empresa Sonriendo recibe un descuento por pronto pago si cancela antes del 15 de abril de 2006, se le concede un descuento del 5%. La empresa paga la factura el 12 de abril. Descuento financiero: 18.000.000 x 5% = 900.000 Registr en abril 12/06: Dbito: Crdito: 2205 4210 1110 Proveedores Descuento Comercial Banco 20.250.000 900.000 19.350.000

EJERCICIO DE APLICACIN 1. el Juan Torres recibe un descuento del 5% por pronto pago si cancela antes del 30 de junio de 2005, mercancas compradas el 1 de junio, las cancel el da 22 de junio.

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2. Maria Grueso compra de contado el 1 de febrero de 2005, 5000 resmas de papel carta a $8.000 cada una; el proveedor le concede un descuento comercial del 15% por el volumen de compra. IVA 16% y Retencin en la fuente del 3.5%. 3. Son importantes los descuentos, explique porque. 4. cuando se pierden los descuentos financieros.

UNIDAD 9

INGRESOS

OBJETIVO GENERAL Identificar las clases de ingresos que permiten la elaboracin del estado de ingresos.

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OBJETIVOS ESPECIFCOS Clasificar correctamente los ingresos de acuerdo al Plan nico de cuentas. Establecer modelos de presentacin de estados de ingresos. Adquirir habilidad para elaborar estados de ingresos

INGRESOS Agrupan las cuentas que representan los beneficios operativos y financieros que percibe el ente econmico en el desarrollo del giro normal de su actividad comercial en un ejercicio determinado. Mediante el sistema de causacin se registrarn como beneficios realizados y en consecuencia deben abonarse a las cuentas de ingresos los causados y no recibidos. Se entiende causado un ingreso cuando nace el derecho a exigir su pago, aunque no se haya hecho efectivo el

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cobro. Al final de ejercicio contable las cuentas de ingresos se cancelarn contra la cuenta ganancias y prdidas del grupo 59. Los ingresos se clasifican en operacionales y no operacionales.

INGRESOS OPERACIONALES Comprende los valores recibidos y/o causados como resultado de las actividades desarrolladas en cumplimiento de su objeto social mediante la entrega de bienes o servicios, y dems ingresos siempre y cuando se identifique con el objeto social principal del ente econmico. Contabilizacin: Se tendr en cuenta los documentos fuentes: facturas, remisin o recibo expedido a favor del cliente. Donde se consigne que el cliente recibi a satisfaccin las mercancas o los servicios objeto de la transaccin.

Asiento contable

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Dbito: Caja o Bancos (si la venta es de contado), Clientes (si la venta Crdito: A la respectiva cuenta de ingreso operacional. Control interno

es a crdito).

Partiendo del principio de evitar funciones que son incompatibles en virtud de que la conjugacin de determinadas actividades puede dar origen a fraudes o malos manejos, se debe evitar que aquellas personas que manejan ingresos, cheques ya firmados o facsmil a su cargo para firmas de cheques no intervengan en las siguientes labores: manipulen documentos base para facturar. Manejen los registros iniciales de ventas. Traten y autoricen notas de crdito y documentacin soporte. Aprueben las devoluciones y rebajas sobre ventas. Accedan a los registros iniciales de rebajas y devoluciones sobre ventas. Preparen, sumen, comprueben y autoricen los registros en diarios generales y auxiliares. Intervengan en el registro final, o sea en el libro mayor.

INGRESOS NO OPERACIONALES

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Son aquellos ingresos provenientes de transacciones diferentes a los del objeto social o giro normal de los negocios del ente econmico. E incluye entre otros los relacionados con operaciones de carcter financiero o en moneda nacional o extranjera, arrendamientos, servicios, honorarios, utilidades en venta de propiedades planta y equipos e inversiones, dividendos y participaciones, indemnizaciones, recuperaciones de deducciones e ingresos de ejercicios anteriores.

Contabilizacin Se tendr como documento fuente todo tipo de facturas o recibos expedidos por la entidad, as como aplicaciones de crditos diferidos, ocasionados por actividades ajenas al giro de la entidad.

Asiento contable Dbito: Caja, bancos o Cuentas de ahorro (en funcin al origen o naturaleza del ingreso). Crdito: A la respectiva cuenta de ingreso no operacional

Control interno: Esta cuenta nicamente recibir crditos por ingresos operativos ajenos al giro normal de actividades de la entidad. Cerciorarse de que haya uniformidad y consistencia en los criterios de contabilizacin de otros ingresos.

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 Aquellos ingresos que estn gravados por la ley, por ejemplo rentas y dividendos, asegurarse de que se cumpla con los ordenamientos que les sean aplicables.

UNIDAD 10

GASTOS

OBJETIVO GENERAL Identificar las clases de gastos que permiten la elaboracin del estado de egresos.

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OBJETIVOS ESPECIFCOS Clasificar correctamente los gastos de acuerdo al Plan nico de cuentas. Establecer modelos de presentacin de estados de gastos o egresos. Adquirir habilidad para elaborar estados de egresos.

GASTOS Representan los flujos de salida de recursos efectuados durante un periodo, que generan disminuciones patrimoniales distintas de retiro de capital o utilidades, es decir son los desembolsos de dinero ocurridos en actividades de administracin, comercializacin, investigacin y financiacin. Mediante el sistema de causacin se registrar con cargo a las cuentas del estado de resultados los gastos causados pendientes de pago. Se entiende causado un gasto cuando nace de la obligacin de pagarlo aunque no se haya hecho efectivo el pago. Al final del ejercicio econmico las cuentas de gastos se cancelarn contra ganancias y prdidas, grupo 59. Los gastos se clasifican en operacionales: divididos en operacionales de administracin y operacionales de ventas, y los gastos no operacionales. OPERACIONALES DE ADMINISTRACIN Representan los gastos ocasionados en el desarrollo del objeto social principal del ente econmico y registra, sobre la base de causacin, las sumas y valores en que se incurre durante el ejercicio directamente relacionado con la gestin administrativa

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encaminada a la direccin, planeacin, organizacin de las polticas establecidas para el desarrollo de la actividad operativa del ente econmico. Entre estos tenemos: honorarios, impuestos, arrendamientos, seguros, servicios etc. CONTABILIZACION Se har con base en las factura, remisin o recibo expedido a favor de la entidad, as como aplicaciones de gastos ocasionados por la entidad. Al cierre del ejercicio esta cuenta deber quedar saldada. Asiento contable DBITO: Gastos operacionales de administracin

CRDITO: Caja, Bancos o Costos y gastos por pagar (en funcin de la naturaleza del gasto o egreso)

Control interno: Deber vigilarse, para efectos de control financiero, que los cargos recibidos a esta cuenta sean consecuencia de actividades eminentemente administrativas. Los comprobantes de gastos (nminas, facturas, notas, etc.) debern reunir requisitos fiscales y administrativos. Cualquier tipo de gastos deber estar previamente autorizado, acorde con las polticas administrativas. Vigilar que los gastos correspondan al perodo que sucedieron. Cualquier gasto susceptible de diferimiento deber recibir el tratamiento correspondiente. Respecto a aquellos gastos que provienen de amortizaciones de cargos diferidos o depreciaciones, cerciorarse que los cargos a esta cuenta coincidan contra los crditos a las cuentas correspondientes complementarias del activo.

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 Comparar individual y totalmente los niveles de gastos del periodo con su equivalente de ejercicios anteriores, investigar las causas de cualquier diferencia significativa.

GASTOS OPERACIONALES DE VENTA Ocasionados directamente en la gestin y apoyo del departamento de ventas y se registran sobre la base de causacin, las sumas o valores en que se incurre durante el ejercicio, y de las polticas establecidas para el desarrollo de la actividad de ventas del ente econmico, tales: rea ejecutiva, de distribucin, mercadeo, comercializacin, promocin, publicidad, ventas y dems gastos que se ocasionen. CONTABILIZACIN se tendr como documento fuente todo tipo de factura, remisin o recibo expedido a favor de la entidad, as como aplicaciones de gastos, encaminados al mantenimiento o incremento de las ventas.

Asiento contable DBITO: A los gastos operacionales de ventas CRDITO: Caja, Bancos o Costos y gastos por pagar (en funcin de la naturaleza del egreso o gasto). Control interno:

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 Deber vigilarse, para efectos de control financiero, que los cargos recibidos a esta cuenta sean consecuencia de actividades eminentemente de ventas. Los comprobantes de gastos (nminas, facturas, notas, etc.) debern reunir requisitos fiscales y administrativos. Cualquier tipo de gastos deber estar previamente autorizado, acorde con las polticas prescriptas por la administracin. Vigilar que los gastos correspondan al perodo que sucedieron. Cualquier gasto susceptible de diferimiento deber recibir el tratamiento correspondiente. Respecto a aquellos gastos que provienen de amortizaciones de cargos diferidos o depreciaciones, cerciorarse que los cargos a esta cuenta coincidan contra los crditos a las cuentas correspondientes complementarias del activo. Comparar individual y totalmente los niveles de gastos del periodo con su equivalente de ejercicios anteriores, investigar las causas de cualquier diferencia significativa.

GASTOS NO OPERACIONALES Representan las sumas pagadas o causadas por gastos no relacionados directamente con la explotacin del objeto social del ente econmico, tales como: financieros, prdida en venta y retiro de bienes, gastos extraordinarios y gastos diversos.

CONTABILIZACION Se registrar todo tipo de factura, remisin o recibo expedido a favor de la entidad, as como aplicaciones de gastos, ocasionados por actividades diferentes al objeto social. Asiento contable:

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DBITO: A los gastos no operacionales CRDITO: Caja, Bancos o Costos y gastos por pagar (en funcin de la naturaleza del egreso o gasto).

Control interno Esta cuenta nicamente recibir cargos por gastos operativos ajenos al giro de actividades de la entidad. Cerciorarse de que haya uniformidad y consistencia en los criterios de contabilizacin de estos gastos. Aquellos gastos que por su naturaleza o importe sean relevantes, debern ser autorizados por la entidad.

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UNIDAD 11

GANANCIAS Y PRDIDAS

OBJETIVO GENERAL Conocer las ganancias o prdidas resultantes de la gestin llevada a cabo en la empresa.

OBJETIVOS ESPECIFCOS Capacitar al estudiante en la preparacin de estados financieros. disear modelos de presentacin de estados financieros. Determinar la utilidad del ejercicio y los impuestos de renta a cargo del ente econmico.

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CONCEPTO GANANCIAS Y PRDIDAS Agrupa las cuentas de resultado al cierre del ejercicio econmico con el fin de establecer la utilidad o la prdida del ente econmico. Su saldo podr ser dbito o crdito segn el resultado obtenido. Se registra en la cuenta 5905 Ganancias y prdidas.

PROVISIN IMPUESTOS: Registra las estimaciones del ente econmico por concepto del impuesto sobre la renta para atender el pago de las obligaciones fiscales. Se registra as: dbito a la cuenta 5405 Impuesto de renta y complementario y un crdito a la cuenta de 2404 Impuesto renta por pagar. RESERVAS: comprende los valores que por mandato expreso del mximo rgano social, se han apropiado de las utilidades liquidas de ejercicios anteriores obtenidas por el ente econmico, con el objeto de cumplir disposiciones legales, estatutarias o para fines especficos. Las prdidas se sufragan con las reservas que hayan sido destinadas especialmente para ese propsito y en su defecto, con la reserva legal. Las reservas cuya finalidad fuese la de absorber determinadas prdidas no se podrn emplear para cubrir otras distinta, salvo que as lo decida el mximo organismo. . Si la reserva es insuficiente para cubrir el dficit de capital, se aplicaran a este fin los beneficios sociales de los ejercicios siguientes, tal como lo establecen las normas legales, CORRECCIN MONETARIA: Registra las partidas crdito y dbito correspondientes a los ajustes por inflacin, efectuados a los valores contabilizados en los rubros del balance ( y del estado de ganancias y prdidas), de conformidad con las disposiciones legales vigentes.

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PRESENTACIN DE LOS INGRESOS Y GASTOS EN EL ESTADO DE RESULTADOS

Compaa xxx Estado de Resultados Ao 2005 Ingresos Operacionales No operacionales GASTOS Operacionales de administracin Operacionales de ventas No operacionales Utilidad antes de impuesto Menos impuesto de renta Utilidad o prdida del jercicio xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx (xxx) XXXX xxxx XXXX XXXX

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EJERCICIO DE APLICACIN 1. Presentar el estado de resultados de la empresa el Palacio de Las Uas a mayo 31 de 2006. Ingresos por servicios Servicios pblicos Arrendamiento Gastos financieros Gastos de personal Suministros utilizados 9.450.000 550.000 1.000.000 150.000 2.500.000 1.800.000

2. Prepare el estado de resultados de Carvajal y Cia con los siguientes datos a junio 30 de 2006.

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Gastos de personal de ventas Gastos financieros Ingresos por ventas Ingresos por arrendamientos Gastos personal administrativo Gastos seguros Ingresos financieros Arrendamientos - ventas Gasto publicidad

1.200.000 950.000 12.000.000 5.000.000 3.500.000 500.000 100.000 2.300.000 1.150.000

UNIDAD 12

ASIENTOS DE CIERRE Y LA HOJA DE TRABAJO

OBJETIVO GENERAL

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Presentar razonablemente al finalizar el periodo contable, en la hoja de trabajo los asientos de ajuste, de cierre y la utilidad del ejercicio del ente econmico.

OBJETIVOS ESPECIFCOS Elaborar el proceso contable de manera integrada. Definir y clasificar los registros de ajustes que se deban efectuar al finalizar el periodo contable. Comprender el proceso de preparacin y anlisis de la hoja de trabajo.

ASIENTOS DE CIERRE Y LA HOJA DE TRABAJO ASIENTOS DE CIERRE: Al terminar el periodo contable las empresas una vez realizados los asientos de ajuste cierran las cuentas de resultado o transitorias contra ganancias y perdidas, acreditando las cuentas de gastos, y debitando las cuentas de ingresos. para conocer los resultados de sus operaciones y los libros de contabilidad, preparar los estados financieros. El objetivo fundamental del ciclo contable es determinar la utilidad o la prdida del ejercicio.

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LA HOJA DE TRABAJO: Es un borrador que prepara el contador con el fin de elaborar en ella los principales estados financieros, el Estado de Resultados y el Balance General. Generalmente consta de seis columnas con su correspondiente debe y haber. Se representa as: 1 El cdigo: Codificacin de cada una de las cuentas. 2 Nombre de las cuentas: denominacin de las cuentas que intervienen en los estados financieros. 3 Balance de prueba: Comprobacin de las operaciones realizadas antes de ajuste, donde los dbitos deben ser igual a los crditos. 4 Ajustes: se elaboran los asientos de ajuste necesarios para darle a las cuentas sus saldos verdaderos o reales, registrando las cuentas nuevas que resulten. 5 Balance Ajustado: Se anotan los saldos dbitos y crditos de cada una de las cuentas debidamente ajustadas, sumando los partidas debitos y restndole las partidas crditos y viceversa, la suma de estas columnas deben ser iguales. 6 Estado de Resultados: Se pasan las cuentas de resultado o transitorias, cancelndolas contra Ganancias y prdidas. 7 Balance General: Se trasladan las cuentas reales o de balance, las utilidades o prdidas del ejercicio y el inventario final de mercancas con el fin de conocer la situacin financiera del ente econmico.

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EJERCICIO DE APLICACIN Con los hechos econmicos de la compaa Pensando Ltda., a diciembre 31 de 2006. Se pide: Registro de las transacciones ordinarias en forma de diario. Preparacin del balance de prueba ordinario. Presentacin del balance de prueba ajustado Diligenciamiento de la hoja de trabajo. Elaboracin del Estados de Resultados y el Balance General. 340.000 2.600.000 600.000 800.000 3.000.000 4.500.000 300.000 2.450.000 1. 890.000 600.000 3.800.000

Caja Clientes Cuenta por cobrar trabajadores Seguro pagado por anticipado Muebles y enseres Computador Depreciacin acumulada muebles Proveedores Obligaciones financieras Utilidades acumuladas Ingresos por servicios

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Gastos de personal Gastos arrendamiento Gastos diversos Aportes sociales Bancos Depreciacin acumulada computador Arriendos recibidos por anticipado Datos para ajustes:

1.000.000 800.000 300.000 5.500.000 2.500.000 900.000 1.000.000

1. el seguro pagado por anticipado tiene una vigencia de un ao y fue tomado el 1 de octubre de 2006. 2. Los muebles y enseres tienen una vida til de 10 aos, y el computador una vida til de 5 aos, se deprecian por el mtodo de lnea recta. 3. Las obligaciones financieras devengan un inters del 2.5% mensual y fueron firmadas el 1 de septiembre de 2006. 4. El saldo de la cuenta arriendos recibidos por anticipado cubre 6 meses. 5. la provisin cartera es del 2% del total de los clientes.

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BIBLIOGRAFIA GERTZ MANERO, Federico, Origen y Evolucin de la Contabilidad, Editorial Trillas, Mxico, 1999. CEDEO, Omar y JIMENEZ, ngela. Contabilidad Financiera, Artes Grficas Universidad del Valle, Cali, 1998. SINISTERRA, Gonzalo, POLANCO, Luis Enrique, HENAO, Harvey, Contabilidad Sistema de Informacin para las organizaciones, Editorial Kimpres Ltda., Bogot, 1998. ALVAREZ R, Nstor, Curso Bsico de Contabilidad, Mc graw Hill, Bogot, 1994.

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POLANCO, Luis Enrique y SINISTERRA, Gonzalo, Contabilidad Gerencial, Universidad del Valle, Cali, 1994. DAZ MORENO, Hernando, Contabilidad General, prensa Moderna Impresores S.A., Bogot. SANTILLANA GONZLEZ, Juan Ramn, Como Hacer y Rehacer una Contabilidad, Ediciones Contables, Administrativas y Fiscales, Mxico, 2000.

LPEZ, Arturo Elizondro, Proceso Contable, Ediciones Contables, Administrativas y Fiscales, Mxico, 1995. RESA GARCIA, Manuel, Contabilidad de Sociedades, Mxico. MEIGS, Walter B, Contabilidad la Base para las Decisiones Comerciales, Mc graw Hill, Mxico, 1997. GOXENS, Contabilidad General, Vol. 1, Editorial, Ocano Grupo. GUDIO, Coral, Contabilidad Universitaria. HORNGREN SUDEM, Elliott, Contabilidad Financiera, Prentice- hall, Hispanoamericana S.A.

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LEGIS, Plan nico de Cuentas para Comerciantes, Legis Editores S.A, Bogot, 2005. LEY 43 DE 1990, Reglamentacin de la Contadura Pblica en Colombia. CODIGO DE COMERCIO.

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