MANUAL SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL

Cdigo: RC-MA-1 Rev.: 0 Fecha: 21-03-13

REVISIONES Versin 0 Fecha 21-03-2013 Acpite Revisado Elaboracin de todo el documento Descripcin Edicin Inicial.

Elaborado: Jos Hebert Aguilera

Revisado: Mariza Pillai

Aprobado: Mariza Pillai

Cargo: Coordinador del SIG Fecha: 21-3-2013

Cargo: Gerente General Fecha: 21-3-2013

Cargo: Gerente General Fecha: 21-3-2013

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1. GENERALIDADES El presente Manual del Sistema de Gestin Ambiental, es un documento general, que describe de forma sencilla y resumida los componentes del Sistema de Gestin Ambiental implementado en la empresa de servicios Rent a Car, el cual cuenta con varios procedimientos, instructivos, formularios, y est basado en la poltica ambiental que ha adoptado la empresa. Mediante el conjunto de estos documentos se da cumplimiento a los requisitos y lineamientos establecidos en la Norma ISO 14001:2004. 1.1 ACTIVIDADES DE RENT A CAR Rent a Car es una empresa dedicada a prestar servicios de alquiler de vehculos livianos, para lo cual cuenta con una flota de vehculos variados para cubrir las necesidades de los clientes, asimismo realiza mantenimiento de los mismos con la finalidad de brindar un servicio de calidad. Es as que en la empresa se realizan trabajos y/o actividades administrativas y operativas. Rent a Car, es una empresa comprometida con la proteccin y conservacin del medio ambiente, por tal motivo ha decidido implementar un sistema de gestin ambiental que le permita ofrecer un servicio de calidad y realizar sus actividades de manera amigable con el medio ambiente. Para esto, Rent a Car tiene una poltica ambiental la cual se describe en los siguientes puntos.

1.2 POLTICA AMBIENTAL En cumplimiento a la Norma ISO 14001:2004, Rent a Car cuenta con una poltica ambiental establecida por la Alta Direccin, considerando para ello la misin y visin de la empresa en conjunto con su compromiso con el Medio Ambiente. Esta poltica ha sido revisada por la alta direccin, asimismo se asegura la comunicacin y transmisin de la misma a todo el personal y personas externas interesadas. Ver Poltica Ambiental RC-PL-1.

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1.3 MISIN Brindar un servicio de calidad en el alquiler de vehculos y mantenimiento de los mismos para satisfacer las necesidades y expectativas de sus clientes, adquiriendo a la vez el compromiso con la conservacin y proteccin del medio ambiente. Basado en sus principios reflejados en el sistema de gestin ambiental, promover el desarrollo sostenible y garantizar el xito de sus servicios.

1.4 VISIN Posicionarse como lder en el rubro de prestacin de servicios de alquiler de vehculos. De esta manera ser una organizacin competente en la prestacin de los servicios de alquiler de vehculos y mantenimiento de los mismos, realizando sus actividades en armona con el medio ambiente y cumpliendo con la legislacin vigente aplicable.

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2. SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL 2.1. OBJETIVOS Ofrecer un servicio de alquiler de vehculos de calidad, asegurando que el mantenimiento de los mismos tenga un bajo impacto ambiental, mediante el buen desempeo ambiental de las partes interesadas.

2.2. ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIN El Sistema de Gestin Ambiental de Rent a Car, alcanza a todos sus procesos administrativos y operativos en todas sus reas de trabajo. 2.3. IDENTIFICACIN DE PROCESOS Rent a Car cuenta con un flujograma de sus procesos, el cual se encuentra en sus documentos del sistema de gestin debidamente codificado para su identificacin. Ver RC-PL-3 Flujograma de Procesos Rent a Car

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2.4. ORGANIGRAMA GENERAL Para cumplir con todos los procesos, es que Rent a Car cuenta con personal que se rige a una estructura que le permite realizar las actividades de forma ordenada y as cumplir con sus estndares de calidad y cuidados al medio ambiente. Ver RC-PL-2 Organigrama Rent a Car

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En base al organigrama de la empresa, es que se ha realizado la distribucin de las funciones de cada cargo. Ver RC-MA-2 Manual de Funciones.

2.5. REQUISITOS GENERALES Rent a Car, establece, implementa, mantiene y mejora continuamente su Sistema de Gestin Ambiental conforme a los requisitos planteados por la Norma Internacional ISO 14001:2004. Por esta razn realiza las siguientes actividades: Define su poltica ambiental en base a la misin, visin y principios de la empresa. Identifica los procesos que intervienen dentro de la empresa, as como las actividades y su interaccin con el medio ambiente. Supervisa y analiza los procesos para implementar las acciones de mejora continua. Mantiene su documentacin ordenada, actualizada y al alcance del personal. Organiza sus registros en carpetas que son archivadas por el encargado del Sistema de Gestin.

Estas acciones estn definidas y descritas en los diferentes procedimientos y documentos con los que cuenta el Sistema de Gestin.

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2.6. PLANIFICACIN La direccin de Rent a Car, establece de forma anual los objetivos ambientales de la empresa, para ello tiene en cuenta lo siguiente: La Poltica Ambiental Los resultados obtenidos en la Revisin por la Direccin El desempeo de los distintos procesos Los aspectos ambientales e impactos significativos Los requisitos legales aplicables Las No Conformidades detectadas y Acciones de Mejora adoptadas Las inquietudes y sugerencias del Personal de distintas reas Disponibilidad de recursos financieros.

Basada en esta informacin se realiza la planificacin que busca garantizar el cumplimiento de todos los requisitos que pide la norma. Entre las actividades que incluye la planificacin estn: Identificacin de Aspectos y Evaluacin de Impactos Ambientales (RC-PG-5). Planificacin de las Revisiones por la Direccin (RC- PG-8) Planificacin de las Auditoras Internas (RC- PG-3) Elaboracin del Plan de Capacitacin (RC-PG-7) Elaboracin del Programa Anual de Practicas y Simulacros (RC-PL-4-2)

2.6.1. Aspectos e Impactos Ambientales Rent a Car cuenta con un procedimiento documentado cuyo cumplimiento permite asegurar la identificacin, registro y comunicacin de todos aquellos aspectos e impactos ambientales significativos mediante la elaboracin y mantenimiento de la Matriz de Aspectos e Impactos Ambientales. De esta manera se identifican los aspectos ambientales que son significativos a las principales actividades que desarrolla la Empresa, los cuales se consideran en el establecimiento de los Objetivos y Metas para su adecuada gestin. Entre los principales aspectos ambientales estn: Generacin de residuos slidos comunes y peligrosos Derrames de aceites Generacin de ruidos Generacin de aguas residuales domsticas (baos y limpieza) Generacin de efluentes industriales Generacin de partculas en suspensin en el aspirado Emisiones atmosfricas por fuentes mviles

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Ver: RC-PG-5 Identificacin de Aspectos Ambientales e Impactos Ambientales 2.6.2. Requisitos Legales y otros requisitos Rent a Car dispone de procedimientos documentado cuyo cumplimiento permite asegurar la identificacin, registro y comunicacin de todos aquellos requisitos legales y suscritos que son de aplicacin a los aspectos medioambientales (generados por sus actividades y servicios), as como a la evaluacin y registro del cumplimiento legal. Para la empresa Rent a Car se realiz la identificacin de los requisitos legales tomando en cuenta las leyes y reglamentos vigentes aplicables de la legislacin Boliviana. Ver: RC- PG-4 Identificacin de Requisitos legales

2.6.3. Objetivos, metas y programas de Gestin Ambiental Una vez establecidos los Objetivos y Metas anuales, se disean los Programas de Gestin Ambiental para cada Objetivo, definiendo para cada uno de ellos los siguientes puntos: Denominacin del objetivo Meta planteada como cumplimiento del objetivo Frecuencia / Fecha de Ejecucin Responsables Recursos (Tiempo y Dinero) Mtodo de Seguimiento

Ver: RC-PG-5 Identificacin de Aspectos Impactos Ambientales; RC-PL-5 Objetivos, metas y programas ambientales 2.7. IMPLEMENTACION Y OPERACIN 2.7.1. Responsabilidades, funciones y autoridad Las responsabilidades y autoridad de cada miembro de Rent a Car se encuentran definidas en los siguientes documentos: Organigrama. Ver RC-PL-2 Organigrama Rent a Car Manual de Funciones. Ver RC-MA-2 Manual de Funciones Procedimientos

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2.7.2. Competencia, formacin y toma de conciencia La capacitacin es un aspecto muy importante para Rent a Car, es por eso que la Alta direccin se compromete a mantener capacitado a su personal para garantizar la prestacin de un servicio de calidad. La formacin que necesita cada persona va en funcin del cargo que tenga dentro de la empresa, asimismo, las capacitaciones que pudiese impartir la empresa estarn dadas en funcin del cargo, funciones, responsabilidades que regente cada persona. Rent a Car para esto cuenta con un procedimiento de capacitaciones, un cronograma de capacitaciones que se elabora en funcin de los requerimientos y necesidades que son analizadas por el encargado del sistema gestin, el jefe de cada rea y aprobadas por la alta direccin. Tambin recibirn capacitacin sobre temas ambientales que estn relacionados a sus actividades y de los procedimientos que integran el sistema de gestin ambiental como ser la gestin de residuos slidos y lquidos, plan de emergencias, emisin de gases, entre otros. Ver RC-PG-7 Competencia, Formacin y Toma de Conciencia 2.7.3. Comunicacin Rent a Car dispone de un procedimiento documentado y recursos que permiten garantizar la comunicacin interna entre todos los niveles de la organizacin, as como la recepcin, documentacin y respuesta a las comunicaciones de origen externo. La Alta Direccin establece medios de comunicacin interna apropiados que promueven y contribuyen a lograr la eficacia del Sistema de Gestin Ambiental. Es as que cualquier cambio que se de en los documentos del sistema de gestin son comunicados a todo el personal. Por otro lado, tambin se recibe, documenta y responde las comunicaciones externas con las partes interesadas en temas relacionados con los aspectos ambientales y el sistema de gestin ambiental, as como las quejas y/o recomendaciones. Ver: RC-PG-10. Comunicaciones Internas y Externas 2.7.4. Documentos El sistema de gestin Ambiental est conformado por varios documentos, como ser:

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Ver RC-LI-01. Lista Maestra de Documentos

2.7.5. Control de Documentos del Sistema de Gestin Rent a Car, cuenta con un procedimiento y documentos complementarios en el cual se describe como se realiza el control de los documentos, en cuanto a lo que refiere a su codificacin, la verificacin y actualizacin de los mismos, para as asegurar que todos los documentos se encuentren al alcance, sean fcilmente identificados, estn revisados, actualizados y aprobados por la alta direccin. La revisin de los documentos se realizar anualmente. Ver: RC-PG-1 Control de Documentos 2.7.6. Control operacional: Prestacin del servicio de alquiler y mantenimiento de vehculos Rent a Car tiene definida las actividades y procesos que puedan causar directa o indirectamente impactos al medio ambiente, es por eso que cuenta con procedimientos especficos que dan los lineamientos generales de cmo realizar las actividades que incluye el servicio. De igual manera, cuenta con procedimientos complementarios, los cuales dan lineamientos generales de los pasos a seguir para la gestin ambiental como ser para la

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gestin de residuos slidos, residuos lquidos, y otros, esto en funcin de los aspectos e impactos ambientales identificados. Ver: RC-PG-11 Prestacin del servicio de Alquiler de vehculos; RC-PG-13 Mantenimiento de vehculos; RC-PG-14 Gestin de residuos slidos comunes RC-PG-15 Gestin de residuos peligrosos RC-PG-9 Gestin de efluentes RC-PG-16 Control de Emisiones a la Atmsfera RC-PG- 12 Manejo de Sustancias Peligrosas.

2.7.7. Plan de Emergencias Rent a Car, teniendo en cuenta que la seguridad es muy importante, cuenta con un plan de emergencias en el cual describe las acciones a seguir en casos de diferentes contingencias que se podran dar en funcin de los riesgos a los que estn expuestos los trabajadores. Este plan de emergencias estar siempre al alcance de todo el personal, deben conocerlo y estar preparados para ponerlo en prctica, para esto es necesario realizar simulacros anuales, esto mantiene a todos los trabajadores preparados para poder reaccionar en caso de emergencias. Este plan de emergencias est adecuado para las instalaciones de la empresa, cuenta con informacin relevante que es muy necesaria como nmeros de telfonos de emergencias, personal encargado en caso de contingencias, descripcin del punto de reunin y plan de evacuacin en caso de heridos. Ver: RC-PL-4 Plan de emergencias y contingencias 2.8. VERIFICACION, MEDICION Y SEGUIMIENTO 2.8.1. Seguimiento y Medicin Una de las metas de la Poltica Ambiental es lograr la satisfaccin de nuestros Clientes. En este sentido se realizar la evaluacin del cumplimiento de los requisitos de la Norma y todo lo establecido en los procedimientos y en cada uno de los documentos del sistema de gestin ambiental, as tambin se realizar el seguimiento de las No conformidades, acciones correctivas y preventivas establecidas. Para la medicin se har el seguimiento de los indicadores establecidos para los objetivos y metas ambientales. Ver: RC-PG-2 Procedimiento de No conformidades y acciones correctivas y preventivas RC-PL-5 Objetivos, metas y programas ambientales

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2.8.2 No conformidades, acciones correctivas y accin preventiva Rent a Car cuenta con un procedimiento especfico para realizar el levantamiento de las No Conformidades, as como realizar el seguimiento de las acciones correctivas y preventivas. El registro y tratamiento sistemtico de No Conformidades se interpreta como la posibilidad de identificar oportunidades de mejora que pueden plasmarse a travs de la implementacin de Acciones Correctivas o Preventivas, tendientes a satisfacer las necesidades de los Clientes y de otras Partes Interesadas. Ante la presencia de una posible No Conformidad en un Servicio, el personal que detecta la situacin, informa al responsable de rea para que juntos puedan evaluar la pertinencia de la No Conformidad. De confirmarse la No Conformidad, se procede a tomar las acciones necesarias para eliminar la No Conformidad evitando que el Servicio pueda seguir siendo afectado por la situacin no deseada. Ver: RC-PG-2 Procedimiento de No conformidades y acciones correctivas y preventivas 2.8.3. Auditora Interna Rent a Car realiza auditoras internas con el propsito de evaluar la conformidad y efectividad del Sistema de Gestin Ambiental. En el procedimiento de Auditoras Internas, se define la metodologa para la planificacin, preparacin, ejecucin y seguimiento de las mismas. El proceso comprende desde la programacin de las auditorias hasta la emisin del Informe y posterior seguimiento de las acciones para solucionar las Observaciones y No Conformidades detectadas. Las Auditoras Internas son programadas y preparadas en funcin de la naturaleza e importancia de la actividad a ser auditada y de los resultados de las auditoras previas. La programacin de las auditorias se encuentra especificada en el registro adecuado que est indicado en el procedimiento y se realiza de forma anual. Ver: RC-PG-3 Procedimiento de Auditora del Sistema de Gestion 2.9 REVISION POR LA DIRECCION Para la revisin por la direccin en Rent a Car se cuenta con un procedimiento especfico. Este punto es muy importante para garantizar el compromiso de la alta direccin con sistema de gestin, la mejora continua y lo establecido en la poltica ambiental. De esta revisin se emitir un informe en el cual se determinarn las acciones a seguir como resultado de una auditoria, los responsables y los plazos establecidos. Ver: RC-PG-8 Revisin por la Direccin

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