5 ideas para afrontar-lluvia-tareas

Qu hacer? Qu medidas tomar cuando estamos intentando hacer nuestro trabajo pero no paran de llegarnos tareas imprevistas? Cmo salir de ese agujero? Los lunes son propicios para la lluvia de tareas: encargos imprevistos, problemas varios, conflictos que surgen o resurgen y tareas que te endosan y que familiarmente conocemos como marrones. Los lunes? Y por qu no cualquier otro da de la semana? Pues s, porque en cualquier momento se puede liar una gorda y lo que estaba siendo una maana medianamente aceptable se convierte en un incesante bombardeo de nuevas tareas. Son momentos difciles pero si no entramos en modo pnico y sabemos qu hacer, es posible salir de ellos.

Supera la primera reaccin

Cuando llegan los imprevistos, los marrones en forma de lluvia de tareas, nuestra primera reaccin suele ser de indignacin, luego de irritacin y finalmente de autocompasin. Somos humanos, por supuesto, y reaccionamos as por instinto. Pero experimentada ya la primera reaccin es preciso salir de ah, recobrar la serenidad y darnos cuenta de lo que tenemos delante: un trabajo que hay que hacer. Para conseguirlo el primer paso ineludible si es que lo quieres hacer bien, claro, es desprenderte del drama. Calma, serenidad y decisin. Es con eso con lo que no slo podrs terminar la tarea sino adems hacerla bien. Recuerda: ninguna batalla se gana con la desesperacin o el enfado como armas.

Anotala y sigue trabajando

Ests trabajando y recibes una llamada que trae una nueva tarea; miras el correo y llegan dos nuevas tareas; un compaero se acerca a tu mesa y te cae otra tarea; tu jefe te llama a su despacho y sumas otra tarea

En esos caso, si inmediatamente te pones con cada nueva tarea, sencillamente nunca terminars nada. Es necesario que anotes la nueva tarea pero tambin que vuelvas, lo ms deprisa que puedas, a la que entonces estabas haciendo. Si te fijas, cuando aparece una nueva tarea ocurren dos cosas: 1. Una interrupcin: la interrupcin ha roto tu concentracin, tu ritmo de trabajo y el camino que llevabas para terminar la tarea que antes estabas haciendo. 2. Una Obligacin: la obligacin te dice que hay algo que tienes o debes hacer prximamente. Ante la interrupcin es necesario volver a lo que estabas y terminarlo con el mismo nivel de compromiso que tenas. Ante la obligacin es preciso que la anotes para hacerla, pero (muy importante) seguir con lo que estabas. Y qu pasa si la nueva tarea tiene que hacerse para ayer? Qu hacer cundo lo que me encargan tiene que hacerse ya? Intenta por todos los medios de contener los caballos e igualmente terminar lo que estabas haciendo. En cuanto termine esto me pongo con eso. Muchas veces retrasar 30 40 minutos el impulso de empezar lo urgente, te permitir 1) terminar lo que hacas y 2) empezar con ms seguridad el nuevo encargo. De otro modo, slo dejars cadveres por el camino, te sumirs en un estado de estrs continuo y todas tus tareas llevarn el apellido precipitacin y mediocridad . Terminar, y no empezar, es la clave de tu trabajo.

Ponle apellido a la tarea que llega

Del mismo modo que los japoneses no son todos iguales las tareas tampoco. Una vez te sacudes el drama de encima te ser mucho ms fcil pararte a interpretar esa
tarea. O ponerle un apellido, como me gusta decir a m.

Es una tarea Clave, una tarea Menor o una tarea Basura? Prate unos instantes a considerarlo con calma porque ni mucho menos tienen el mismo impacto en tus objetivos, producen resultados y exigen lo mismo de ti.

De hecho, en mi experiencia, se es uno de nuestros mayores fallos. Tendemos a interpretar todo lo que va cayendo como si todo tuviera la misma importancia. Rompe con esa tendencia de actuar irreflexivamente y sabrs priorizar mejor. Trata, por todos los medios, que las tareas que van llegando, no impacten ni afecten a las Tareas Clave que son las que de verdad van a producir resultados. Preservar, cuidar y proteger las Tareas Clave debe ser uno de tus mandamientos diarios. Ah est verdaderamente la esencia de tu da productivo.

Reajusta tu planificacin

Esta es una de las ventajas de la planificacin de tareas. Para poder recomponer mejor las fichas del puzle cuando surge un imprevisto o caen tareas aqu y all. Quien no cuenta con una fotografa del da lo pasar mal. Quien conoce por adelantado lo que tiene que hacer puede reajustar y mover piezas con ms facilidad, decisin y libertad. Si llegan tareas que de verdad han de hacerse, revisa tu planificacin para el da y hazte estas tres preguntas: De verdad TENGO que hacer TODAS hoy? (por supuesto que no, no todas las tareas son Clave) Hay alguna que pueda SACRIFICAR y pasar a maana? Si es as, cul? (esto, naturalmente, no es Procrastinar, sino decidir con madurez y criterio productivo). Hay alguna que puedo delegar o reenviar a otra persona? Si es as, hazlo ya. Mueve las piezas s, pero compromtete a hacer las Tareas Clave y por nada del mundo dejes que otras de mucha menor importancia les afecten. Piensa que en esos casos tienes que elegir, decidir y sacrificar. Si quieres mantener tu profesionalidad y un mnimo de calidad en tu trabajo, nunca podrs llegar a todo. Y si lo intentas, lo hars mal.

Ponte en marcha cuanto antes

Una vez que te has desprendido del drama y de los lamentos, una vez decidido qu vas a hacer y cundo, ponte en marcha, empieza y adelante. El mejor modo de acabar las cosas, tanto si son pocas como muchas, es empezar. Sencillamente empezar. Y para empezar y lograr terminar estas tareas que caen de sopetn, te dejo cinco claves que siempre me han funcionado bien: 1. Ponte tu cancin favorita, intenta animarte y sonrer porque en ese estado la tarea te costar menos. 2. Si el tamao de la tarea que te ha cado te abruma, divdela en varias partes para empezar por el que ms te apetezca o te estimule. El caso es empezar ya. 3. Trata (siempre) de no caer en la multitarea. Cuando hay avalancha de tareas intentamos poner varias cosas en marcha pero eso al final nos estresa ms, nos hace ms ineficaces y caemos en la precipitacin. 4. No te agobies con la lista de tareas que no para de crecer. Preocpate y concntrate en la que tienes entre manos. Slo existe esa tarea. 5. Trata por todos los medios de conseguir concentracin. El trabajo ininterrumpido hace que no slo des lo mejor de ti en cada tarea sino que puedas terminarla antes. (Ponle freno a las interrupciones o utiliza la Tcnica Pomodoro que potenciar tu atencin.)

Berto Pena