Riesgo S

SISTEMA INTEGRAL DE GESTIN (MECI - CALIDAD)
MATRIZ DE CALIFICACIN, EVALUACIN Y RESPUESTA A LOS RIESGOS

ADMINISTRACIN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIN (MECI CALIDAD)
VERSIN: 1 PROBABILIDAD
CODIGO: PEMYMGCIFO11 VALOR
FECHA DE ACTUALIZACIN:
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ALTA
15 Zona de riesgo moderado evitar el riesgo
30 Zona de riesgo importante Reducir el riesgo Evitar el riesgo Compartir o transferir 20 Zona de riesgo moderado Reducir el riesgo Evitar el riesgo Compartir o transferir
60 Zona de riesgo inaceptable Reducir el riesgo Evitar el riesgo Compartir o transferir 40 Zona de riesgo importante Reducir el riesgo Evitar el riesgo Compartir o transferir
MEDIA
10 Zona de riesgo tolerable Asumir el riesgo Reducir el riesgo
BAJA
5 Zona de riesgo aceptable Asumir el riesgo
10 Zona de riesgo tolerable Reducir el riesgo Compartir o transferir
20 Zona de riesgo moderado Reducir el riesgo Compartir o transferir
IMPACTO VALOR
Leve 5
Moderado 10
Catastrfica 20
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CODIGO: PEMYMOPSFO09
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CLASIFICACIN DEL RIESGO PROCESO OBJETIVO DEL PROCESO RIESGO R.E R.O R.CTRL R.F R.C R.T DESCRIPCIN DEL RIESGO
POSIBLES CAUSAS (Factores internos, externos, agente generador)
POSIBLES CONSECUENCIAS
PLANES Y PROGRAMAS MAL FORMULADOS, IMCUMPLIENDO AS LAS NORMAS Y METODOLOGAS SECTORIALES, QUE ORIENTAN LA FORMULACIN DE STOS. FALTA DE CAPACITACION EN EL TEMA DE PLANEACION ESTRATEGICA (PLANES, POLITICAS, OBJETIVOS E INDICADORES DE GESTION) A LOS FUNCIONARIOS DE INCUMPLIMIENTO DE LOS RESULTADOS ESPERADOS Y DE LOS OBJETIVOS INSTITUCIONALES LOS DIFERENTES PROCESOS Orientar estratgicamente todos y cada uno de los procesos, tendientes al cumplimiento de la misin y proyeccin de la visin mediante la formulacin y ejecucin de los planes y programas de la entidad.
DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO
INADECUADA DIVULGACION, EJECUCIN Y APLICACIN DE LOS PLANES Y POLITICAS INSTITUCIONALES
Una vez se aprueben los planes no se divulguen oportunamente, que la planeacin se quede en el nivel Directivo y no se divulgue y delegue la responsabilidad para la ejecucin de stos, por parte de los funcionarios de cada proceso.
INFORMACION EXTERNO
INEXACTA
NIVEL
INTERNO
CARENCIA DE UN PROCEDIMIENTO ADECUADO PARA LA FORMULACION Y SEGUIMIENTO DE LOS PLANES
FALTA DE CLARIDAD PARA LA FORMULACION DE PLANES Y PROGRAMAS, AS COMO TAMBIN EN LAS RESPONSABILIDADES Y ACTIVIDADES QUE DEBE ADELANTAR CADA INSTANCIA.
INCUMPLIMIENTO EN LA APLICACIN DE LAS POLITICAS DE BUEN GOBIERNO Y DE OPERACIN POR PROCESOS
CAMBIOS EN LA DEFINICION DE PLANES Y PROGRAMAS INADECUADA FORMULACION Y EJECUCION DE LOS SECTORIALES. PLANES INSTITUCIONALES
Orientar estratgicamente todos y cada uno de los procesos, tendientes al cumplimiento de la misin y proyeccin de DESARTICULACION DE LA PLANEACION ESTRATEGICA la visin mediante la formulacin y DE LA ENTIDAD. ejecucin de los planes y programas de la entidad.
No SE ENCUENTREN ALINEADOS los objetivos Institucionales con los Estrategicos y por procesos y en consecuencia las actividades de los procesos tampoco estn articulados con el Plan de Accin. . DESCONOCIMIENTO Y FALTA DE APLICACIN DE LAS METODOLOGAS Y LINEAMIENTOS GENERALES A NIVEL SECTORIAL Y DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIN DEL FPS.
INCUMPLIMIENTO INSTITUCIONALES
DE
LOS
OBJETIVOS
SANCIONES POR PARTE DE LOS ENTES DE CONTROL
INFORMACIN INCONSISTENTE PARA LA TOMA DE DECISIONES TANTO A NIVEL INTERNO COMO EXTERNO.
INCUMPLIMIENTO DEL PROCEDIMIENTO DEL DENOMINADO ELABORACION DEL PRESUPUESTO
FPS MODIFICACIONES COMPRAS
PERMANENTES
AL
PLAN
DE
Orientar estratgicamente todos y cada uno de los procesos, tendientes al cumplimiento de la misin y proyeccin de la visin mediante la formulacin y ejecucin de los planes y programas de la entidad.
DESACIERTO EN LA PLANEACION PRESUPUESTAL
LA PLANEACION DEL PRESUPUESTO NO ESTE ACORDE A LAS NECESIDADES DE LA ENTIDAD DE ACUERDO A LOS REQUERIMIENTOS ESTABLECIDOS POR CADA PROCESO
FALTA DE OPORTUNIDAD EN EL RECONOCIMIENTO DE INADECUADA FORMULACION DE LOS REQUERIMIENTOS LAS PRESTACIONES ECONOMICOS. PRESUPUESTALES POR PARTE DE LOS RESPONSABLES DE LOS PROCESOS. OBSERVACIONES AL PRESUPUESTO POR PARTE DEL MINISTERIO DE HACIENDA
FALTA DE CONOCIMIENTO PRESUPUESTAL Y CONTABLE
EN
EL
ASPECTO RECORTE AL PAC O LIMITACION DEL PAC EN LAS OBLIGACIONES PRESUPUESTALES
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ERRORES EN LA EJECUCION DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS POR LOS FUNCIONARIOS.
DESCONOCIMIENTO DE LA NORMATIVIDAD VIGENTE PERDIDA DE ACTIVIDADES TIEMPO EN LA EJECUCION DE
SANCIONES A LOS FUNCIONARIOS DE LA ENTIDAD Orientar estratgicamente todos y cada uno de los procesos, tendientes al cumplimiento de la misin y proyeccin de la visin mediante la formulacin y ejecucin de los planes y programas de la entidad. NO ENCUENTRAR UNA CORRECTA FORMULACION DE LOS PROCEDIMIENTOS PROBOCANDO ERRORES EN LA APLICACION DE LAS ACTIVIDADES FORMULADAS POR LA DE LA METODOLOGA Y NO ACTUALIZACION DEL MAUAL DE PROCESOS Y DESCONOCIMIENTO PROCEDIMIENTOS, DESCONOCIENDO LA POSIBLE PROCEDIMIENTO ESTABLECIDO PARA LA ACTUALIZACIN TRANSVERSALIDAD QUE PUEDA HABER ENTRE LOS DE STOS. PROCEDIMIENTOS.
DESACTUALIZACION DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DEMORA EN LA APROBACIN DE LA ACTUALIZACIN, INCLUSIN O ELIMINACIN DEL PROCEDIMIENTO POR PARTE DEL COMIT COORDINADOR DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y CALIDAD.
DOCUMENTACION OBSOLETA QUE GENERA RETRASOS EN LAS ACTIVIDADES DE LOS PROCESOS FALTA DE COMPROMISO POR PARTE DE LAS DEFERENTES DEPENDENCIAS PARA LA ACTUALIZACION DE SUS PROCEDIMIENTOS. DECLARACIN DE HALLAZGOS POR PARTE DE LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA
INADECUADA PLANIFICACION DE ACTIVIDADES POR SANCIONES Y/O OBSERVACIONES POR PARTE DE LOS PARTE DE LOS FUNCIONARIOS DE LA ENTIDAD ENTES DE CONTROL
FALTA DE OPORTUNIDAD EN LA FORMULACIN DE LA PLANEACIN INSTITUCIONAL.
FORMULACION DE LOS PLANES INSTITUCIONALES FUERA DE LOS PLAZOS ESTABLECIDOS DENTRO DE LOS LINEAMIENTOS GENERALES DEL FPS DE PRESENTACION DE INFORMES CON RELACION A LAS FECHAS ENVIO DE INFORMACION EXTEMPORANEA POR PARTE DE ACUMULACIN O INCREMENTO DE TRABAJO PARA LOS ESTABLECIDAS EN EL CRONOGRAMA DE PRESENTACION LOS PROCESOS POR FALTA DE COMPROMISO DE ESTOS FUNCIONARIOS DE LA OFICINA DE PLANEACIN Y DE INFORMES EXTERNOS ESTABLECIDO POR LA ENTIDAD PARA LA CONSOLIDACIN DE LOS PLANES. SISTEMAS.
FALTA DE CONOCIMIENTO EN LA FORMULACION DE LOS INCONSISTENCIAS EN LOS PLANES Y PROGRAMAS PLANES INSTITUCIONALES POR PARTE DE LOS FORMULADOS. FUNCIONARIOS ENCARGADOS
INCONSISTENCIAS EN LOS PLANES FORMULADOS.
DETERIORO DE LA IMAGEN INSTITUCIONAL
DISPOSICIONES GUBERNAMENTALES.
SUPRESION DE FUNCIONES A LA ENTIDAD
INCUMPLIMIENTO DE LAS FUNCIONES ASIGNADAS POR LA CAMBIO DE LEY. PRESTADOS
ORIENTACION
DE
LOS
SERVICIOS
TRASLADO DE LOS SERVICIOS A CARGO DE LA ENTIDAD A OTRA ENTIDAD
DEFICIENCIAS EN LA PRESTACION DE LOS SERVICIOS DE SALUD Y EN EL RECONOCIMENTO DE LAS PRESTACIONES LIQUIDACION DE LA ENTIDAD INCUMPLIR CON LAS ACTIVIDADES ASIGNADAS POR EL ECONOMICAS ESTADO DE ACUERDO A LAS LEYES QUE DIRECCIONAN Y CONTROLAN EL CUMPLIMIENTO DE ESTAS. INADECUADA APLICACIN DEL MANUAL DE PROCESOS Y MALA IMAGEN INSTITUCIONAL PROCEDIMIENTOS
DESACTUALIZACION O DESCONOCIMIENTO NUEVAS NORMAS A APLICAR MALOS MANEJOS Y CONTROLES DIRECTIVOS

DE
LAS
PERDIDA DE CREDIBILIDAD SANCIONES POR PARTE DE LOS ENTES DE CONTROL

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INCUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVIDAD APLICABLE PARA EL FNC LEVANTAMOS ESTE RIESGOS PERO CONSIDERAMOS QUE DEBE SER DE SECRETARIA GENERAL.
INADECUADA SOCIALIZACION DE LA NORMATIVIDAD INCUMPLIR CON LA NORMATIVIDAD QUE ESTABLECE LAS FUNCIONES DEL FNC Y EL CUMPLIMIENTO DE ESTAS. NO REALIZAR LAS ACTUALIZACIONES PERTINENTES TENIENDO ENCUENTA LOS CAMBIOS EFECTUADOS EN LAS NORMAS, LEYES, DECRETOS ,ETC, QUE MODIFIQUEN EL DESACTUALIZACION DEL NORMOGRAMA DE LA ENTIDAD DESARROLLO DE LAS FUNCIONES O TAREAS QUE HAYA ESTABLECIDO EL FNC EN CUMPLIMIENTO CON SU MISION. APLICACIN INADECUADA DE LA NORMA NO APLICACIN DE LA NORMA
DEFICIENCIAS EN LA PRESTACION DE LOS SERVICIOS DE SALUD Y EN EL RECONOCIMENTO DE LAS PRESTACIONES ECONOMICAS
INCUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS INSTITUCIONALES
Intereses particulares de exfuncionarios del Estado con poder Incremento de gastos de funcionamiento la Entidad poltico Traumatismos en la gestin de la Entidad en razn a la falta de conocimiento de la Entidad, por parte del contratista. x Que eliminen de las estructuras y de plantas de personal de las entidades pblicas la Oficina encargada de ejercer las funciones Resultados inadecuados de la Gestin de la Entidad, ante de Control Interno los Entes que toman este tipo de decisiones. Supresin de cargos de la planta de personal del FPS (Desempleo)
Orientar estratgicamente todos y cada uno de los procesos, tendientes al SUPRESIN DE LA OFICINA ENCARGADA DE EJERCER cumplimiento de la misin y proyeccin de LAS FUNCIONES DE CONTROL INTERNO la visin mediante la formulacin y ejecucin de los planes y programas de la entidad.
Inexistencia de soportes para sustentar informacin requerida con posterioridad
GESTIN DE TIC'S
Mantener y soportar el correcto PERDIDA DE LA INFORMACION REGISTRADA funcionamiento de los sistemas de MEDIOS MAGNETICOS infraestructura de informacin de la entidad
EN
Las copias de seguridad y programas de sofware almacenados en Inadeacuado almacenamiento y custodia, por cuanto no existe el el area de sistemas y en las dems reas de la entidad se pueden Incumplimiento de los requerimientos de informacin sitio adecuado. deteriorar y daar la informacin all grabada.
Incumplimiento de los lineamientos de seguridad de la informacin establecidos a nivel interno y externo.
El uso inadecuado de los medios de informacin por incumplimiento de las polticas de seguridad informtica Mantener y soportar el correcto funcionamiento de los sistemas de PRESENCIA DE VIRUS EN LOS EQUIPOS DE COMPUTO infraestructura de informacin de la entidad Desactualizacin del antivirus
Prdida total o parcial de la informacin Dao de hardware y software en los equipos de cmputo
GESTIN DE TIC'S
Entrada de programas malignos como virus, malware, troyanos, spyware, correo spam
Falta de capacitacin a los funcionarios de la Entidad
Prdidas econmicas para la Entidad
Demora en la entrega de la informacion a publicar por parte de las dependencias implicadas publicacion de informacion desactualizada Mantener y soportar el correcto funcionamiento de los sistemas de infraestructura de informacin de la entidad Falla en la plataforma tecnologica de la entidad DEMORA EN LA PUBLICACION X Demora en la publicacion de informacion referente al fondo en la pagina web y la intranet. Incumplimiento del procedimiento de publicacion en medios electronicos insatisfaccion de los usuarios. usuarios desinformados sanciones por los entes de control
GESTIN DE TIC'S
NEGLICENCIA POR PARTE DE LOS FUNCIONARIOS PARA LA COMPRA DE TECNOLOGIA MAL DESEMPEO DE LA FUNCIONES DEL PERSONAL
GESTIN DE TIC'S
Mantener y soportar el correcto funcionamiento de los sistemas de infraestructura de informacin de la entidad
DESACTUALIZACION DE AVANCES TECNOLOGICOS
Desactualizacion en avances tecnologicos, tanto en hardware como en software.
FALTA DE RECURSOS ECONOMICOS PARA LA ADQUISICION DE NUEVA TENCNOLOGIA
NO DISPONIBILIDAD DE LA INFORMACION Y DESACTUALIZACION DE LA PLATAFORMA TECNOLOGICA
CARENCIA DE INNOVACION DE PLATAFORMAS TECNOLOGICAS

DEMORA EN LA ENTREGA DE INFORMACION
Pgina 5 de 40 , FORMATO IDENTIFICACION DE RIESGOS Mantener y soportar el correcto funcionamiento de los sistemas de VERSIN: 1 infraestructura de informacin de la entidad
GESTIN DE TIC'S
DESACTUALIZACION DE AVANCES TECNOLOGICOS CODIGO: PEMYMOPSFO09
Desactualizacion en avances tecnologicos, tanto en hardware como en software. FECHA DE ACTUALIZACIN:
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POSIBLES CAUSAS (Factores internos, externos, agente CARENCIA DE INNOVACION DE PLATAFORMAS generador) TECNOLOGICAS
POSIBLES CONSECUENCIAS DEMORA EN LA ENTREGA DE INFORMACION
Robo de cableado electrico. Mantener y soportar el correcto funcionamiento de los sistemas de infraestructura de informacin de la entidad mantenimiento de la red electrica INTERRUPCION DEL FLUIDO ELECTRICO X FALLAS DEL FLUIDO ELECTRICO Negligencia en el pago de las facturas de energia electrica Sobrecarga de los circuitos
perdida de informacion dao en equipos de computo y equipos de intercomunicacion paro de las actividades de los funcionarios DEMORA EN LA ENTREGA DE INFORMACION POSIBLES MULTAS
GESTIN DE TIC'S
Falla en el fluido electrico Mantener y soportar el correcto funcionamiento de los sistemas de infraestructura de informacin de la entidad mala manipulacion por parte del funcionario FALLAS EN LOS EQUIPOS X Falla o dao en los equipos de computo e intercomunucacion antiguedad del equipo Programas malignos, como virus, spyware, malware troyanos etc
perdida de informacion Discontinuidad de las labores del funcionario DEMORA EN LA ENTREGA DE INFORMACION SOBRE COSTOS PARA LA ENTIDAD
GESTIN DE TIC'S
Dao fisico o logicos de los equipos de computo e intercomuncacion GESTIN DE TIC'S Mantener y soportar el correcto funcionamiento de los sistemas de infraestructura de informacin de la entidad ACCESOS NO AUTORIZADOS x Accesos no autorizados a los recursos tecnologicos Mala utilizacion de herramientas de autenticacion Alteracin erroneas de informacion Se atenta contra la integidad de la informacion Denegacin de servicios Aumento de puestos de trabajo Mantener y soportar el correcto funcionamiento de los sistemas de infraestructura de informacin de la entidad No disponibilidad de la informacion Caidas de red de datos CABLEADO DE DATOS SOBRESATURADO X La infraestructura de comunicacin esta siendo sobreutilizada Falta de diseosde infraestructura de red reciente Lentitud en el flujo de informacion
GESTIN DE TIC'S
FALTA DE COMPROMISO DE LOS RESPONSABLES DE CADA PROCESO PARA ADOPTAR ACCIONES DE OBSERVACIONES POR PARTE DE LA AUDITORIA DE MEJORAMIENTO FRENTE A LOS HALLAZGOS DE LA GESTIN DE CALIDAD DEL FPS. REVISION POR LA DIRECCION.
MEDICION Y MEJORA
Establecer, mantener y mejorar continuamente el Sistema Integral de Gestin del FPS en procura de satisfacer las necesidades de nuestros usuarios, garantizando el cumplimiento de la misin, objetivos y metas institucionales y evaluar su desempeo.
INCUMPLIMIENTO DE LAS ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS DEL SIG.
INCUMPLIMIENTO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS DEFINIDAS EN EL PLAN DE MEJORAMIENTO Y EN EL PLAN DE MANEJO DE RIESGOS FRENTE A LOS HALLAZGOS IDENTIFICADOS AL SSTEMA INTEGRAL DE GESTION ( MECI - CALIDAD).
NO DISPONIBILIDAD DE RECURSOS(FISICOS, FINANCIEROS, HUMANOS) PARA ADELANTAR LA NO CONFORMIDADES POR PARTE DE EJECUCION DE LAS ACCIONES NECESARIAS PARA ORGANISMOS DE CERTIFICACION EN CA LIDAD. SUBSANAR LOS HALLAZGOS IDENTIFICADOS EN EL PROCESO.
LOS
LA NO APLICACIN DE CONTROLES AL CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE MEJORAMIENTO Y EL PLAN DE MANEJO DE GESTION INSTITUCIONAL INEFICIENTE RIESGOS.
DESCONOCIMIENTO DE LA METODOLOGIA PARA LA OBSERVACIONES POR PARTE DE LA AUDITORIA DE FORMULACION DEL PLAN DE MEJORAMIENTO GESTIN DE CALIDAD DEL FPS. INSTITUCIONAL.
MEDICION Y MEJORA
INADECUADA FORMULACION DE LOS HALLAZGOS DEL PLAN DE MEJORAMIENTO.
SE REFIERE AL RIESGO QUE SE PRESENTA DE FORMULAR UN HALLAZGO EQUIVOCADAMENTE EN EL PLAN DE FALTA DE COMPROMISO DE LOS RESPONSABLES DE NO CONFORMIDADES POR PARTE DE MEJORAMIENTO . ESTA SITUACION SE EVIDENCIA CUANDO CADA PROCESO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL PLAN ORGANISMOS DE CERTIFICACION EN CA LIDAD. NO SE DESCRIBE CLARAMENTE EL HALLAZGO O SE DE MEJORAMIENTO. CONFUNDE CON SU CAUSA.
LOS

MEDICION Y MEJORA PROCESO
Establecer, mantener y mejorar VERSIN: 1 continuamente el Sistema Integral de Gestin del FPS en procura de satisfacer las necesidades de nuestros usuarios, garantizando el cumplimiento de la misin, OBJETIVO DEL PROCESO objetivos y metas institucionales y evaluar su desempeo.
CODIGO: PEMYMOPSFO09 INADECUADA FORMULACION DE LOS HALLAZGOS DEL PLAN DE MEJORAMIENTO. RIESGO X CLASIFICACIN DEL RIESGO R.E R.O R.CTRL R.F R.C R.T
FECHA DE ACTUALIZACIN: SE REFIERE AL RIESGO QUE SE PRESENTA DE FORMULAR UN HALLAZGO EQUIVOCADAMENTE EN EL PLAN DE MEJORAMIENTO . ESTA SITUACION SE EVIDENCIA CUANDO NO SE DESCRIBE CLARAMENTE EL HALLAZGO O SE POSIBLES CAUSAS (Factores internos, externos, agente DESCRIPCIN DEL CONFUNDE CON SURIESGO CAUSA. generador)
PAGINA 1 DE 1
FALTA DE CAPACITACION DE LOS FUNCIONARIOS DE LOS DESGASTE ADMINISTRATIVO Y LENTITUD EN LA PROCESOS EN LA FORMULACION DE HALLAZGOS Y PLAN APLICACIN DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO FRENTE DE MEJORAMIENTO. A LAS DEFICIENCIAS DETECTADAS.
MEDICION Y MEJORA
INADECUADA FORMULACION DE LOS INDICADORES PARA LA MEDICION DE LA GESTION.
DESCONOCIMIENTO DE LA METODOLOGIA PARA LA SE REFIERE AL RIESGO QUE SE PUEDE PRESENTAR AL ADMINISTRACION DE INDICADORES DE GESTION FORMULAR EQUIVOCADAMENTE UN INDICADOR. ESTA SITUACION SE PRESENTA CUANDO EL INDICADOR CONSTRUIDO NO PERMITEN MEDIR EL CUMPLIMIENTO DE UNA ACTIVIDAD, EL OBJETIVO DE UN PROCESO O EL CUMPLIMIENTO DE UN OBJETIVO INSTITUCIONAL O DE CALIDAD. FALTA DE CAPACITACION DE LOS FUNCIONARIOS DE LOS PROCESOS EN LA FORMULACION Y REPORTE DE INDICADORES
OBSERVACIONES POR PARTE DE LA AUDITORIA DE GESTIN DE CALIDAD INTERNAS Y EXTERNAS.
DESGASTE ADMINISTRATIVO Y LENTITUD EN LA APLICACIN DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO FRENTE A LAS DEFICIENCIAS DETECTADAS.
Incumplimiento de las normas que obligan a establecer una poltica de riesgo en la entidad y que se aplican para los diferentes procesos de la Entidad
Falta de interes y compromiso de parte de los funcionarios para La Oficina de Planeacin y Sistemas y El Grupo de Trabajo 1) Que no se integre el equipo de trabajo para el manejo de la conformar el equipo de trabajo y participar directamente el de Control Interno asuman la responsabilidad del manejo y poltica del riesgo establecimiento de la poltica del riesgo. de la administracin del riesgo.
observaciones negativas de parte de las auditoras de la Contralora General de la Repblica.
Ausencia de los Informes por proceso y del Informe Ejecutivo de avance en el manejo del riesgo, dando a conocer los resultados de la verificacin y/o monitoreo al cumplimiento de las acciones a seguir.
Falta de recursos Humanos, tecnolgicos y tiempo para Recarga de trabajo, incremento de esfuerzos, inadecuado desarrollar la verificaciones del plan de manejo de riesgos y/o clima de trabajo. aplicacin de las acciones preventivas
Incumplimiento en la presentacin de los diferentes informes de responsabilidad del Grupo de Trabajo de Control Interno Establecer, mantener y mejorar continuamente el Sistema Integral de Gestin del FPS en procura de satisfacer INCUMPLIMIENTO EN LA ADMINISTRACIN DE LA las necesidades de nuestros usuarios, POLTICA DEL RIESGO Y FOMETO DE LA CULTURA DE garantizando el cumplimiento de la misin, AUTOCONTROL objetivos y metas institucionales y evaluar su desempeo. 2) Que El Grupo de Trabajo de Control Interno no realice seguimiento y verificacin periodicos a las acciones preventivas establecidas para manejar los resgos de la entidad o para evitar su materializacin.
MEDICION Y MEJORA
Que no se genere en los funcionarios un ambiente de compromiso, pertenencia y autocontrol y que a travs de la retroalimentacin se propicie la mejora continua y el logro de los objetivos institucionales.
Que los responsables de realizar la autoevaluacin del plan de No existe informacin disponible para la toma de desiciones manejo de riesgos no lo realicen y no reporten la informacin en de parte de la Alta Gerencia y de Acciones de los su oportunidad responsables de los procesos
Posibles Investigaciones por incurrir en faltas disciplinarias graves y gravsimas y/o Posibles sanciones a la Entidad por parte de los organismos de control y/o de las Entidades que regulan el funcionamiento del FPS-FCN.
garantizando el cumplimiento de la misin, AUTOCONTROL objetivos y metas institucionales y evaluar su desempeo. Pgina 7 de 40 , FORMATO IDENTIFICACION DE RIESGOS
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Por falta de establecimiento de lineamientos para la Escasa periodicidad en el fomento de la cultura del control en la materializacin de los conflictos por parte de OPS y el fomento de Que se materialice el riesgo de corrupcin entidad la cultura de autocontrol en la entidad
Desconocimiento del tema de Contro lInterno por gran parte de los servidores de la entidad Por falta de disear y aplicar metodologa para establecer compromisos ticos por reas organizacionales. (Prctica del Posibles Investigaciones por incurrir en faltas disciplinarias Cdigo de Etica). graves y gravsimas y/o Posibles sanciones a la Entidad por Y falta de definicin de controles que permitan identificar parte de los organismos de control y/o de las Entidades que Que no se pongan en prctica los principios y valores violaciones al cdigo de tica, se puede materializar el riesgo de regulan el funcionamiento del FPS-FCN establecidos en el Cdigo de la Entidad CORRUPCIN
Bajo compromiso de los funcionarios en la aplicacin de las herramientas de autocontrol y la autoevaluacin Inadecuada seleccin de Auditores (Auditores sin perfil y 1) Los resultados de las auditoras internas del Fondo habilidades requeridas-competencia-). AUDITORIAS DE GESTIN, AUDITORIAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIN, AUDITORIAS MEDICAS, no cumplen Ausencia de un programa de Formacin Continua para los los requisitos de la normas de calidad y dems normas Auditores Internos reglamentarias. Inadecuada asignacin de auditores para las Auditoras 2) Declaracin de No conformidades y/o Observaciones que no Inadecuado establecimiento de procedimientos y guas. corresponden con los requisitos de la NTCGP,1000:2004, de Que no se apliquen adecuadamente los Procedimientos MECI:1000:2005 y dems normas que regulan el funcionamiento establecidos y que se desconozcan las normas que rigen a la entidad de la Entidad. Deficiencias en la preparacin de la auditoria. Posibles sanciones a la Entidad por parte de los organismos de control y/o de las Entidades que nos regulan El resultado de las auditorias no aporten valor agregado para el mejoramiento de los procesos de la entidad y por ende al cumplimiento eficiente de sus objetivos. Que no funcione y se mantenga el Sistema Integral de Gestin de Calidad y que no sea certificado por la entidad que Posibles Investigaciones por incurrir en faltas disciplinarias graves o gravsimas Toma de acciones inadecuadas por parte de la Alta Gerencia (Direccionamiento Estratgico). Deterioro de la Imagen del Grupo de Trabajo de Control Interno No cumplimiento del Objetivo de la Auditoria Investigaciones Disciplinarias No consolidacin de las Auditorias como insumo de mejora
RESULTADOS INADECUADOS DE LAS AUDITORIAS REALIZADAS
SEGUIMIENTO EVALUACIN INDEPENDIENTE
Evaluar en forma sistemtica e Y independiente la conformidad, implementacin y mantenimiento eficaz, eficiente y efectivo del SIG con el fin de propiciar su mejoramiento continuo INCUMPLIMIENTO DEL PLAN ANUAL INTEGRAL DE AUDITORIAS (INCLUYE LAS AUDITORIAS INTERNAS DE EVALUACIN INDEPENDIENTE Y AUDITORIAS INTERNAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIN) x x
3) Falta de evidencias para sustentar la Declaracin de No. Subjetividad en el auditor Conformidades y/o Observaciones Falta de cooperacin y comunicacin asertiva por parte del Clima laboral inapropiado auditado Falta de disponibilidad de recursos fsicos y Tcnologicos Establecimiento de acciones correctivas y preventivas por fuera de oportunidad necesarios para el desarrillo de la auditora Perdida de la certificacin de Calidad?? Posibles sanciones a la Entidad por parte de los organismos Los resultados de las Auditoras de Gestin (control interno) y Insuficiente personal para el desarrollo de las funciones de de control y/o de las Entidades que regulan el funcionamiento las auditorias Internas del Sistema Integral de Gestin del Auditora Interna del FPS-FCN FPS, no se entregan conforme al crnograma establecido en los Exceso de trabajo de los funcionarios del Grupo de Trabajo de planes y en los programas de auditorias. Lo cual no contribuye al Control Interno y de los auditores internos de calidad, ( Atencin mejoramiento continuo y al establecimiento de acciones a requerimientos permanentes de las Entidades con quienes el Posibles Investigaciones por incurrir en faltas disciplinarias correctivas y preventivas con oportunidad. FPS se relaciona (DAFP, Ministerio de la Proteccin Social, graves y gravsimas Contralora, reuniones, Comits Internos). Que no exista disponibilidad de tiempo de parte de los funcionarios responsables de los procesos a auditar No existe informacin disponible para la toma de desiciones de parte de la Alta Gerencia y de Acciones de los 3) El Plan Anual Integral de Auditoras, no contempla la totalidad Inadecuada planeacin de las auditorias y que no exista responsables de los procesos de procesos que se deben auditar o se repiten auditoras durante Posibles Investigaciones por incurrir en faltas disciplinarias disponobilidad de tiempo de parte de los auditados el ao. graves y gravsimas y/o Posibles sanciones a la Entidad por parte de los organismos de control y/o de las Entidades que regulan el funcionamiento del FPS-FCN. Posibles Investigaciones por incurrir en faltas disciplinarias graves y gravsimas y/o Posibles sanciones a la Entidad por 3) Presentacin inoportuna e inadecuada de los diferentes Flata de informacin oportuna por parte de los responsables al parte de los organismos de control y/o de las Entidades que informes de responsabilidad del Grupo de Trabajo de Control interior de la entidad regulan el funcionamiento del FPS-FCN Interno (Internos y Externos) Deterioro de la Imagen del Grupo de Trabajo de Control Interno Inadecuada planificacion de actividades Incumplimientos normativos Falta de disponibilidad de recursos humanos, fsicos y observaciones negativas de parte de las auditoras de la Tcnologicos necesarios para el desarrollo de la auditora y la Contralora General de la Repblica. elaboracin de los informes Falta de disponibilidad de recursos humanos, fsicos y Al no realizar los arqueos a la Tesorera de la entidad y a caja menor, no se asegura y evidencia al 100% el adecuado manejo Tcnologicos necesarios para el desarrollo del los arqueos Investigaciones Disciplinarias Falta de planeacin de las actividades programadas y falta de de los recursos financieros de la entidad disposicin d elos funcionarios responsables de los recursos No existe informacin disponible para la toma de desiciones de parte de la Alta Gerencia y de Acciones de los No realizar seguimiento y Verificacin del cumplimiento a las Falta de recursos Humanos, tecnolgicos y tiempo para responsables de los procesos acciones correctivas y/o planes de mejoramiento institucional y desarrollar la verificaciones del plan de manejo de riesgos y/o Posibles Investigaciones por incurrir en faltas disciplinarias por procesos aplicacin de las acciones preventivas graves y gravsimas y/o Posibles sanciones a la Entidad por parte de los organismos de control y/o de las Entidades que regulan el funcionamiento del FPS-FCN. Posibles Investigaciones por incurrir en faltas disciplinarias graves y gravsimas y/o Posibles sanciones a la Entidad por parte de los organismos de control y/o de las Entidades que Falta de verificacin de la existencia y aplicacin de los medios de Presentacin de informacin inoportuno e inadecuada a los regulan su funcionamiento. verificacin y control de la calidad de la informacin reportada por lineamientos y normas vigentes por parte de los responsables Frecuentes errores en la remisin de la informacin de parte la entidad de los diferentes procesos

VERSIN: 1
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CLASIFICACIN DEL RIESGO PROCESO OBJETIVO DEL PROCESO RIESGO R.E R.O R.CTRL R.F R.C R.T
Falta de verificacin de la existencia y aplicacin de los medios de Presentacin de informacin inoportuno e inadecuada a los verificacin y control de la calidadDEL de laRIESGO informacin reportada por POSIBLES CAUSAS (Factores internos, externos, agente DESCRIPCIN lineamientos y normas vigentes por parte de los responsables generador) la entidad
POSIBLES CONSECUENCIAS observaciones negativas de parte de las auditoras de la Contralora General de la Repblica. Resultados inadecuados de la auditora realizada
DESACTUALIZACIN DE PROCEDIMIENTOS DEL GRUPO DE TRABAJO DE CONTROL INTERNO
Desactualizacin de Procedimientos del Grupo de Trabajo de Control Interno. Los procedimientos definidos y aplicados no Desconocimiento de nueva legislacin en la materia de control contemplan los cambios surgidos por normas, nuevos puntos de interno control, adquisicin de nuevas funciones, nuevas metodologas, etc)
Flata de oportunidad en la presentacin de los informes
No incluir la totalidad de las novedades en el procesamiento de Pago inoportuno del salario. la nmina. Inconsistencias por omisin en la digitacin de novedades y con el proceso del aplicativo de Nomina referentes a: cambio de base Falta de oportunidad en la atencin de las solicitudes de ajuste al Perjudicar otros procesos de la Entidad, con reporte de aplicativo de Nmina de empleados. inconsistencias. salarial para las vacaciones, no liquida la bonificacin de recreacin cuando el funcionario solicita vacaciones despus de una licencia y error en el valor liquidado del Fondo de Solidaridad al regreso de vacaciones. Fallas que se generan por ajustes al aplicativo. Reclamaciones de parte de los funcionarios
INADECUADA LIQUIDACIN DE LA NMINA DE EMPLEADOS
Desconocimiento de la normatividad que orienta a la evaluacin Sanciones a la Entidad. del desempeo laboral.
INADECUADA APLICACIN DE LA EVALUACIN DEL DESEMPEO EN LA ENTIDAD.
Que la evaluacin del desempeo se realice sin contemplar los parmetros establecidos en la normatividad vigente.
Falta de formacin y divulgacin del procedimiento y aplicacin Inconformidad e Interposicin de recursos contra las de los instrumentos para la evaluacin del desempeo. calificaciones.
Desacato del procedimiento establecido para la evaluacin del desempeo por parte de los funcionarios responsables de la Apertura de procesos disciplinarios. evaluacin.
Falta de reprogramacin o modificacin de los eventos que no se Desmotivacin de los funcionarios. pueden realizar.
Identificacin de nuevas eventos de capacitacin (que no estaban contempladas dentro del plan de capacitacin del FPS) Dficit de conocimientos para los funcionarios programados. que por disposiciones del Gobierno Nacional son de obligatorio cumplimiento. INCUMPLIMIENTO EN LA EJECUCIN DEL PLAN DE CAPACITACIN x Que los eventos de Capacitacin del Plan no se ejecuten en sus totalidad de acuerdo con lo planteado.
Prdida de tiempo de los funcionarios.
Cambios en las disposiciones legales para ejecutar el plan de capacitacin .
Ejecucin parcial de los recursos disponibles para el proceso de capacitacin. Garantizar la disposicin del talento humano competente para el cumplimiento de los objetivos institucionales de cada proceso y la prestacin de servicios con calidad. Desconocimiento por parte de los funcionarios de informacin relevante de la Entidad.
GESTIN DE TALENTO HUMANO
Falta de oportunidad de los funcionarios responsables de adelantar dichos programas.
Pgina 9 de 40 , Garantizar la disposicin del talento humano competente para el cumplimiento de los objetivos institucionales de cada proceso y la prestacin de servicios con VERSIN: 1 calidad. FORMATO IDENTIFICACION DE RIESGOS
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POSIBLES CAUSAS (Factores internos, externos, agente generador) Falta de oportunidad de los funcionarios responsables de adelantar dichos programas.
Desconocimiento de funciones y la forma de desarrollarlas. Que la Induccin y Reinduccin a funcionarios nuevos y activos no se realice conforme a lo establecido en el programa de induccin y reinduccin o que se realice de manera extempornea. Desactualizacin de los programas de induccin y reinduccin por no contemplar las nuevas funciones que asuma el FPS.
INCUMPLIMIENTO EN LA EJECUCIN DEL PROGRAMA DE INDUCCIN Y REINDUCCIN
Errores en el desempeo de funciones
Falta de recursos para desarrollar las actividades del plan de induccin y de reinduccin.
Resultados insatisfactorios de algunos componentes al momento de medir clima laboral.
Falta de reprogramacin o modificacin de las actividades que Perjuicio en el bienestar de los funcionarios. no se pueden realizar.
Desempeo deficiente de los funcionarios en su cargo. Identificacin de nuevas eventos de Bienestar o de Salud Ocupacional (que no estaban contempladas dentro del plan de capacitacin del FPS) que son de obligatorio cumplimiento. INCUMPLIMIENTO EN LA EJECUCIN DEL PROGRAMA DE BIENESTAR Y SALUD OCUPACIONAL. x Que los eventos de Bienestar y Salud Ocupacional del Plan no se ejecuten en sus totalidad de acuerdo con lo programado. Incremento de enfermedades profesionales y accidentes laborales.
Ausentismo de los funcionarios.
Falta de recursos para su ejecucin
Prdida de tiempo de los funcionarios.
1) No registrar digitalmente en el Sistema de Correspondencia los Informacin errada a los Usuarios con respecto al trmite de 1. Falta de control por parte de quien recepciona la documentos que fisicamente se registran con el reloj radicador de su peticin, lo cual conlleva a quejas y reclamos de parte de documentacin y la radica en el programa de correspondencia acuerdo al consecutivo asignado (fecha y hora de recibido). ellos
RADICACIN Y REGISTRO ILEGAL DE LOS DOCUMENTOS PARA TRMITE POR PARTE DEL FONDO PASIVO SOCIAL DE FCN.
2) Radicacin de los documentos por paquete cuando envan varias solicitudes o requerimientos en el mismo oficio Demora en el trmite de las peticiones. 2.Desconocimiento de los requisitos y procedimientos de parte remisorio.
de los funcionarios encargados de recepcionar y radicar las peticiones
3) Errores en la asignacin del concepto de la solicitud en el momento de radicarla.
Inconsistencia en la informacin de la gestin de los procesos

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RADICACIN Y REGISTRO ILEGAL DE LOS CODIGO: PEMYMOPSFO09 DOCUMENTOS PARA TRMITE POR PARTE DEL FONDO PASIVO SOCIAL DE FCN.
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4) Se recibe y radica la misma peticin en ms de una oportunidad por cuanto en ocasiones la Asociacin de Pensionados remite nuevamente la solicitud del pensionado.
3. Desactualizacin del programa de correspondencia en materia de controles.
Reconocimientos dobles
5) Radicacin nueva para anexar a documentos observados con anterioridad .

Facilitar la administracin y conservacin de la documentacin producida y recibida por el FPS en sus distintas fases de archivo: de gestin, central e histrico, a travs de actividades administrativas y PRDIDA O ALTERACIN DE DOCUMENTOS DEL tcnicas orientadas a su planificacin, ARCHIVO CENTRAL manejo y organizacin y control de documentos internos y externos
Detrimento patrimonial
GESTIN DOCUMENTAL.
1. Factores Internos: Falta de control en el prestamo de Perdida o alteracin de soportes documentales que ocasionan Probabilidad de alteracin o perdida de documentos del Archivo documentos a las dependencias del FPS. 2. Factores Externos: sanciones a los funcionarios respectivos, perdida de Central por falta control en el prestamo de estos. No aplica. 3. Agente Generador: Encargado del Archivo Central informacin y de credibilidad. del FPS.
1) Prdida, alteracin o extravo de un documento recibido en la 1) Falta elementos para guardar documentos (archivadores) Oficina de Correspondencia
Desaparicin o modificacin de informacin relevante para la entidad
2) Prdida , Alteracin o extravo de actos administrativos en la 2) Exposicin abierta de los expedientes y actos administrativos Desaparicin o modificacin de informacin relevante para la oficina de radicacin y notificacin en la oficina de radicacin y notificacin entidad PRDIDA DEFINITIVA O EXTRAVIO DE DOCUMENTOS RECIBIDOS O GENERADOS POR LA ENTIDAD x 3) Posibilidad de robo o despojo a mensajeros contratistas del No entrega de la correspondencia a los destinatarios correo establecidos 3) Prdida o extravo de correspondencia enviada
4) Falta de control del funcionario responsable del envio de No entrega de la correspondencia a los destinatarios correspondencia externa al momento de recibirla de los usuarios establecidos internos para su correspondiente envio
Inundaciones en las instalaciones del sector Sur del Archivo Documentos mojados-Alta humedad-Aparicin de hongos y Pisos en malas condiciones de la bodega sur del Archivo Central Central microorganismos
INCENDIO Y/O INUNDACION EN INSTALACIONES DONDE SE CONSERVA DOCUMENTACION
Incendio en las instalaciones de cualquiera de los archivos de la entidad
Edificaciones muy antiguas - Sobrecarga en las instalaciones elctricas
Destruccin fsica de los documentos- Desaparicin de informacin valiosa.
Incendio en cualquiera de las oficinas del Fondo
Edificaciones muy antiguas - Sobrecarga en las instalaciones Destruccin fsica de los documentos- Desaparicin de elctricas informacin valiosa.
INADECUADA DEFINICIN DE LAS RESPONSABILIDADES DEL PROCES DE ATENCIN AL USUARIO EN RELACIN Inconformidad de parte de los usuarios que conlleva a la CON LA INFORMACIN QUE LOS DIFERENTES PROCESOS formulacin de reclamaciones. DEBEN REPORTAR A LOS USUARIOS.
FALTA DE OPORTUNIDAD EN LA COMUNICACIN HACIA EL PROCESO DE ATENCIN AL USUARIO, SOBRE LOS Perdida de tiempo y demora en los tramites a usuarios y CAMBIOS QUE SURJAN COMO RESULTADO DE ciudadanos. APLICACIN DE NUEVAS NORMAS O CAMBIO DE PROCEDIMIENTOS INTERNOS.
ATENCIN AL USUARIO
Brindar de manera oportuna y efectiva al cliente informacin veraz necesaria que permita orientarlo en la utilizacin de los FALTA DE INTEGRACIN DEL SISTEMA NICO DE servicios y/o productos de la entidad. A su ATENCIN AL USUARIO. vez, realizar la seleccin, control y canalizacin de la documentacin requerida para cada uno de las solicitudes.
FALTA DE OPORTUNIDAD EN LA DEFINICIN Y/O Vencimiento de trminos para la respuesta a las PQR a los ACTUALIZACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE ATENCIN usuarios. AL USUARIO No aplicar oportunamente los procedimientos creados en el proceso de Atencin al Usuario. La Entidad ha venido recibiendo nuevas responsabilidades pero no se ha concertado oportunamente las funciones que debe asumir el Proceso de NO TODOS LOS FORMATOS SE ENCUENTRAN DISPUESTOS EN LA PGINA WEB (EJ: FORMULARIO DE Atencin al Usuario. AFILIACIN, DESAFILIACIN, TODOS SI ESTN DISPONIBLES EN FORMA IMPRESA EN LA OFICINA DE Prdida de tiempo de los usuarios ATENCIN AL USUARIO EN BOGOT Y EN LAS COORDINACIONES MDICAS DE LAS DIFERENTES CIUDADES.
ATENCIN AL USUARIO
Brindar de manera oportuna y efectiva al cliente informacin veraz necesaria que permita orientarlo en la utilizacin de los FALTA DE INTEGRACIN DEL SISTEMA NICO DE servicios y/o productos de la entidad. A su ATENCIN AL USUARIO. vez, realizar la seleccin, control y canalizacin de la documentacin requerida 1 para cada uno de las solicitudes. VERSIN: CODIGO: PEMYMOPSFO09
Pgina 11 de 40 , No aplicar oportunamente los procedimientos creados en el proceso de Atencin al Usuario. La Entidad ha venido recibiendo FORMATO IDENTIFICACION RIESGOS nuevas DEresponsabilidades pero no se ha concertado oportunamente las funciones que debe asumir el Proceso de Atencin al Usuario. FECHA DE ACTUALIZACIN:
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FALTA DE OPORTUNIDAD Y COMPROMISO DE LOS Suministro de informacin y orientacin desactualizada a los USUARIOS PARA REGISTRAR LA TRAZABILIDAD DE LAS usuarios PQR EN EL PROGRAMA DE CORRESPONDENCIA.
NO SE CUENTA CON LA INFRAESTRUCTURA FSICA Y Suministro de informacin y orientacin desactualizada a los TECNOLGICA NI CON EL PERSONAL SUFICIENTE PARA usuarios ADELANTAR LAS RESPONSABILIDADES DEFINIDAS.
Aumento de tramitologa para el usuario y los funcionarios del FPSFCN GENERACIN INADECUADA DE INCAPACIDAD POR PARTE DEL MEDICO TRATANTE X Expedicin de incapacidad con datos errados o no claros por parte Desconocimiento de algunos mdicos tratantes de la informacin del mdico tratante requerida y normas que regulan la expedicin de incapacidades Inconformidad de los usuarios que puede conllevar a quejas en contra de los servicios y funcionarios del FPS.
TRASCRIPCIN INCORRECTA DE INCAPACIDAD POR MEDICO ESPECIALISTA O AUDITOR DEL FPSFCN
Diligenciamiento errado de formato de trascripcin incapacidades por parte de los mdicos del FPSFCN
de
NO verificacion cuidadosa de informacin requerida al momento Pagos errados por concepto de incapacidades, prdida de de trascribir las incapacidades por parte de los mdicos del tiempo y recursos por devolucin y realizacin de Fondo. correcciones
Aplicacin de suspensin de pago del POS a contratistas de prestacin de servicios de salud sin causa justificada. ERROR EN EL REPORTE DE LOS INCUMPLIMIENTOS PRESENTADOS EN LA PRESTACIN DE LOS SERVICIOS DE SALUD DENTRO DE LA CERTIFICACION DE PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD Y REPORTE DE Garantizar la prestacin de los servicios de INCUMPLIMIENTO GESTIN DE SERVICIOS DE salud a todos los usuarios en terminos de SALUD oportunidad, calidad y eficiencia y soportados en la normatividad aplicable. Consignacin de datos incorrectos en certificacin de prestacin Falta de concordancia entre la informacin reportada en la de servicios de salud y reporte de incumplimiento por cuanto a certificacin de prestacin de servicios de salud y el reporte de veces incluyen incumplimientos no presentados y a veces no Desconocimiento de deficiencias en la prestacin de incumplimiento por parte de los mdicos del Fondo incluyen las deficiencias que si se presentan. servicios de salud que no permite definir planes de mejoramiento con los contratistas para dar solucin a los mismos
Prdida de credibilidad en la informacion reportada .
ERROR EN GENERACION Y ANALISIS DE INDICADORES DE CALIDAD INCLUIDOS EN EL PAMEC
Generacin de informacin inconsistente para la toma de No revisin de la informacin consignada en el Informe de decisiones. Generacin de datos incorrectos o anlisis equivocado de los Auditora frente a los parmetros establecidos en el Manual por mismos en informes de auditora los mdicos del Fondo Definicin inadecuada de planes de mejoramiento por no inclusind e reas que presentan fallas
Prdida de tiempo y recursos econmicos por devolucin y realizacin de correciones ERROR EN REPORTE DE INFORMES DE GESTION POR MEDICOS ESPECILISTAS Y AUDITORES DEL FPSFCN X Falta de congruencia en el reporte de los indicadores de los Consignacin de datos errados en informes de gestin por parte diferentes informes de gestin por inclusin errada de datos por de mdicos parte de los mdicos del Fondo Retraso en el envo de los informes consolidados de la DSA
FALTA DE OPORTUNIDAD EN LA ACTUALIZACIN DE LA BASE DE DATOS, DE ACUERDO CON LAS NOVEDADES REPORTADAS
Las novedades no se pueden digitar en la base de datos desde el Desactualizacion de la aplicacin de dinamica gerencial. primer dia del mes.
Que se preste el servicio de salud a usuarios que no tengan derecho o que no se les preste a usuarios que si tienen derecho.
REPORTE DE NOVEDADES CON DATOS INCORRECTOS
Errores en la digitacin de la informacin de las planillas de las Falta de autocontrol por parte de las Secretarias de las Digitacion errada en base de datos de afiliados novedades Divisiones o Puertos
NO DETECCION DE INCONSISTENCIAS EN LA MESA DE CONTROL
No verificacion de los documentos anexos a la planilla de Falta de Autocontrol por parte del Funcionario mesa de control novedades
Digitacion errada en base de datos de afiliados
Inconsistencias en la validacion de los datos en los procesos de novedades de BDUA( (Base de Datos Unica de Afiliados). Falta de tiempo para digitar las novedades en la base de datos ERRORES DE DATOS EN LOS REGISTROS DE LA BASE X Digitacion de informacion errada en la base de datos de afiliados. ya que no se puede digitar desde el primer dia del mes. Falta de Este documento es propiedad del Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Prohibida su reproduccin por cualquier medio, sin previa autorizacin. DE DATOS Autocontrol del funcionario encargado de digitar base de datos

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CLASIFICACIN DEL RIESGO PROCESO OBJETIVO DEL PROCESO RIESGO ERRORES DE DATOS EN LOS REGISTROS DE LA BASE DE DATOS R.E R.O X R.CTRL R.F R.C R.T
POSIBLES CAUSAS (Factores internos, externos, agente DESCRIPCIN DEL RIESGO generador) Falta de tiempo para digitar las novedades en la base de datos Digitacion de informacion errada en la base de datos de afiliados. ya que no se puede digitar desde el primer dia del mes. Falta de Autocontrol del funcionario encargado de digitar base de datos
No reconocimiento del valor de la upc por usuarios glosados.
ENTREGA EXTEMPORANEA DE BASE DE DATOS PARA REPORTE DE NOVEDADES A LA BASE DE DATOS UNICA DE AFILIADOS BDUA
Falta de oportunidad en el cierre de la base de datos del mes
No presentacion de informe de novedades al consorcio Falta de tiempo para digitar las novedades debido a que no se fiduciario para el cargue de BDUA . No presentacion de puede digitiar los primeros 12 dias del mes por la no afiliados en el Proceso de compensacion, vindose afectado actualizacion de la aplicacin de dinamica gerencial. el pago a IPS.
FALTA DE PAGO O PAGO INCOMPLETO DE LA UPC ADICIONAL DE LOS BENEFICIARIOS AFILIADOS A ESTE PLAN
Falta de capacidad de pago del cotizante o informacion no Los cotizantes no pagan oportunamente el valor de la upc de los oportuna del cambio en el valor de la upc por parte de la entidad No presentacion de los beneficiarios en el proceso de beneficiarios adicionales, o cancelan un menor valor o por decision del Consejo Nacional de seguridad social en compensacion salud.
No presentacion de los procesos de giro y compensacion ante el Consorcio Fiduciario en las fechas establecidas Garantizar la prestacin de los servicios de GESTIN DE SERVICIOS DE salud a todos los usuarios en terminos de SALUD (AFILIACIONES) oportunidad, calidad y eficiencia y ENTREGA EXTEMPORANEA DE LAS PLANILLAS soportados en la normatividad aplicable. INTEGRADAS DE LIQUIDACION DE APORTES Y AUXILIARES DE LAS CUENTAS DE SALUD
No cumplimiento en la entrega de la informacion por parte de las Entrega extemporanea de la informacion por parte de los patronos areas involucradas en las fechas establecidas en el proceso de Requerimiento por parte de los entes de control por el no o las areas responsables de la misma. cumplimiento de lo establecido en el decreto 2280/04. Planilla Integrada de Liquidacion de aportes registro y control.
Deterioro de la imagen institucional
ERROR DE DIGITACION DE LAS NOVEDADES EN LA CAPTURA DE LA INFORMACION DE LA PLANILLA INTEGRADA DE LIQUIDACION DE APORTES PILA
Error en la digitacion de las novedades registradas en la planilla Falta de actuliazacion de la aplicacin de dinamica gerencial Inconsistencias en el proceso de compensacion integrada de liquidacion de aportes para cargar los archivos directamente de la pila.
ELIMINACION DE REGISTROS DESPUES DE GENERAR EL PROCESO DE COMPENSACION EN EL APLICATIVO DE DINAMICA GERENCIAL
La no presentacion de afiliados en el proceso de Eliminar registros de la base de datos, en el momento de realizar Falta de acutalizacion de la aplicacin de dinamica gerencial compensacion, para el respectivo cobro del valor de la upc, las validaciones. para que el proceso no se realice manualmente. lo que afecta el pago al contratista
EL NO CAMBIO DE NIT EN LA PILA DE PUERTOS POR EL NIT DEL FOPEP.
No cambiar de nit de Puertos por el de FOPEP despues de Falta de actualizacion de la aplicacin de dinamica gerencial El no pago de las upc correspondientes de los registros que generar el proceso de compensacion y antes de ser enviado al debido a que en la actualidad no permite realizar el cambio de fueron presentados con el nit equivocado. Consorcio. nit.
AFILIADOS PRESENTADOS EN EL PROCESO DE COMPENSACIN CON DIAS EN CERO (0) DEBIENDO SER DIAS TREINTA (30)
Afiliados con aporte diferente a Puertos y Ferrocarriles que en el momento de generar el proceso de compensacion no liquidan los Falta de actualizacion de la aplicacin de Dinamica Gerencial 30 dias a compensar
El no pago de las UPC, Prov Incap y de PyP por los afiliados no presentados correctamente
Reporte inconsiste por parte del patrono del pago de la planilla integrada de liquidacion de aportes REPORTE INADECUADO DEL IBC Y COTIZACION EN EL PROCESO DE COMPENSACIN DE ACUERDO CON LO SOLICITADO POR EL CONSORCIO FIDUCIARIO X Que la aproximacion del IBC y cotizacion de afiliados se reporte por debajo de un smmlv Glosas de los registros presentandos en el proceso de compensacion, lo que genera el no pago de la upc Falta de actualizacion de la aplicacin de dinamica gerencial correspondiente. para incluir la validacion que cumpla con lo solicitado por el consorcio
LA NO DEFINICION DEL CRITERIO PARA LA APLICACIN DE LA PRESCRIPCION CONTEMPLADA EN LA LEY 1066/2006
FALTA DE UN EFECTIVO SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL POR PARTE DE LA ENTIDADES DECLARACIN DE HALLAZGOS NEGATIVOS DE PARTE TERRITORIALES DE LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPBLICA Y FORMULAN DE GLOSAS DE PARTE DE LA HONORABLE CMARA DE REPRESENTANTES 1) FALTA DE EFECTIVIDAD EN EL COBRO DE CARTERA DE CUOTAS PARTES X X LA NORMATIVAD VIGENTE NO PERMITE LA EFECTIVIDAD EN EL COBRO, POR CUANTO LAS CUENTAS QUE EMITE EL FDO LA FALTA DE CONTINUIDAD EN LOS PROCESOS DE LAS SON OBSERVADAS POR LOS ENTES TERRITORIALES EN ADMINISTRACIONES TERRITORIALES RAZON A SU FAVORABILIDAD JURIDICA Y ECONOMICA

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DECLARACIN DE HALLAZGOS NEGATIVOS DE PARTE PAGINA 1 DE DE 1 LA REPBLICA Y DE LA CONTRALORIA GENERAL FORMULAN DE GLOSAS DE PARTE DE LA HONORABLE CMARA DE REPRESENTANTES POSIBLES CONSECUENCIAS
CLASIFICACIN DEL RIESGO PROCESO OBJETIVO DEL PROCESO RIESGO 1) FALTA DE EFECTIVIDAD EN EL COBRO DE CARTERA DE CUOTAS PARTES R.E X R.O R.CTRL X R.F R.C R.T
LA NORMATIVAD VIGENTE NO PERMITE LA EFECTIVIDAD EN DEL RIESGO EL COBRO, POR DESCRIPCIN CUANTO LAS CUENTAS QUE EMITE EL FDO SON OBSERVADAS POR LOS ENTES TERRITORIALES EN RAZON A SU FAVORABILIDAD JURIDICA Y ECONOMICA
FALTA DE IDENTIFICACION DEL CONSIGNANTE CUANDO INGRESAN LOS RECURSOS A LAS CUENTAS BANCARIAS NO EXISTEN Y NI SE APLICAN PROCEDIMIENTOS CLARAMENTE DEFINIDOS
INVESTIGACIONES Y SANCIONES DISCIPLINARIAS DE PARTE DE LOS ORGANOS DE CONTROL
LA NO GENERACION DE CUENTAS MENSUALES
DECLARACIN DE HALLAZGOS NEGATIVOS DE PARTE INOPORTUNIDAD EN EL REGISTRO DE CAUSACIN DE LAS DE LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPBLICA Y CUENTAS FORMULAN DE GLOSAS DE PARTE DE LA HONORABLE CMARA DE REPRESENTANTES FALTA DE DEPURACIN OPORTUNA DE LAS CUENTAS INVESTIGACIONES Y SANCIONES DISCIPLINARIAS DE CONTABLES PARTE DE LOS ORGANOS DE CONTROL CAMBIO DE LAS CONDICIONES CONTRACTUALES DE INCLUMPLIMIENTO EN LA FORMA UNILATERAL (DESCUENTOS POR NOMINA) PRESUPUESTADO META DEL RECAUDO
GESTIN DE COBRO
Gestionar las acciones tendientes a obtener el pago oportuno de los derechos econmicos a favor de la entidad.
FALTA DE CLARIDAD EN LOS TERMINOS CONTRACTUALES
GENERACION DE CARGOS POR SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO
INTERESES
FALTA DE SEGUIMIENTO AL MOROSO (ARRENDAMIENTOS LA SOLA RESTITUCION DEL BIEN Y PCV) 2) FALTA DE EFECTIVIDAD EN EL COBRO DE CARTERA (ARRENDAMIENTOS, CONTRATOS DE COMPRAVENTA, RECOBROS AL FOSYGA Y MOROSOS DEL SGSSS) NO EXSTEN MECANISMOS QUE PERMITAN REALIZAR ANALISIS, CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LAS CUENTAS ARRENDAMIENTOS, COMERCIALIZACIN, RECOBROS FOSYGA Y APORTANTES AL SISTEMA GENERAL SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD EL DE FALTA DE SEGUIMIENTO AL CONTRATO POR PARTE DE LA GENERACION DE MOROSIDAD AL INTERVENTORIA DE LA NO PRESENTACION DE LA PLANILLA DE AUTOLIQUIDACION PARA LOS CASOS EXCEPCIONALES GENERACION DE SALDOS NO COMPENSADOS (SITUADO FISCAL)
PENDIENTE QUE EL CNSSS DETERMINE LOS PARAMETROS PARA EL COBRO DE CARTERA MOROSA FALTA DE HERRAMIENTAS LEGALES PARA EFECTUAR DEL SGSSS COMO AUTORIDAD COMPETENTE ASI COMO EL RECAUDO LO ENUNCIA EL ART.2 PARAGRAFO 1 LEY 1066-2007
EXTERMPORANEIDAD EN LA PRESENTACION DE LOS DOCUMENTOS POR PARTE DEL CONTRATISTA A LA EL NO REEMBOLSO DE LOS RECURSOS ENTIDAD PARA EL RECOBRO AL FOSYGA
EXTEMPORANEIDAD E INCUMPLIMIENTO DE REQUISITOS PARA LA PRESENTACION DE LA CUENTA ANTE EL OBJECION DE LA CUENTA DE PARTE DEL FOSYA FOSYGA
SUPLANTACION DE PERSONAS
ADULTERACION O FALSEDAD DE DOCUMENTOS 3) FRAUDE EN EL COBRO DE MESADAS PENSIONALES X X X PRESENTACION DE DOCUMENTOS ADULTERADOS PARA OBTENER EL COBRO DE LA MESADA PENSIONAL CONTROL DE SUPERVIVENCIA DE ACUERDO CON LA LEY 700/2001 D-2751/2002 Y LEY 952/2005 ( TRIMESTRAL NACIONALES -SEMESTRAL PARA RESIDENTE SEN EXTRIOR)
1) RECLAMACIONES ADMINISTRATIVAS Y JUDICIALES DE PARTE DE LOS PENSIONADOS Y BENEFICIARIOS AFECTADOS
FALLAS EN LOS SISTEMAS DE INFORMACION DE LAS ENTIDADES FINANCIERAS 1) PRESCRIPCION DE LOS TERMINOS PARA RECLAMAR ANTE LAS ENTIDADES FINANCIERAS, 2) DECLARACIN AL NO REALIZAR LAS CONCILIACIONES BANCARIAS ELABORACION INCORRECTA Y/O INOPORTUNA DE LA DE HALLAZGOS POR PARTE DE LA CONTRALORIA OPORUNAMENTE NO PERMITE GESTIONAR LA CONCILIACION BANCARIA GENERAL DE LA REPBLICA Y A PERTURA DE DEPURACIN DE LAS PARTIDAS RESPONSABILIDADES DISCIPLINARIAS Y FISCALES Y C) ERROR EN REGISTROS CONTABLES Y EN PAGOS FALTA DE OPORTUNIDAD EN LA GESTION PARA DEPURAR LAS PARTIDAS POR PARTE DE LA DIVISION DE TESORERIA
4) FALTA DE OPORTUNIDAD EN LA ELABORACIN Y DEPURACION DE CONCILIACIONES BANCARIAS

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5) FALTA DE OPORTUNIDAD EN EL REINTEGRO DE RECURSOS A LA DTN
1) EXISTENCIA DE RECURSOS OCIOSOS EN CUENTA, 2) LA FALTA DE OPORTUNIDAD EN EL REINTEGRO DE DECLARACIN DE HALLAZGOS POR PARTE DE LA FALTA DE OPORTUNIDAD EN LA DETERMINACION DE RECURSOS A LA DTN ACORDE A LOS LINEAMIENTOS CONTRALORIA GENERAL DE LA REPBLICA Y A VALORES A REITEGRAR A DTN ESTABLECIDOS PERTURA DE RESPONSABILIDADES DISCIPLINARIAS Y FISCALES
FALLAS EN LOS SISTEMAS DE INFORMACION
1) ELABORACIN Y PRESENTACIN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMS INFORMES DE MANERA INOPORTUNA, 2) POSIBLES SANCIONES DE PARTE DE LOS ENTES DE CONTROL Y 3) SANCIONES DISCIPLINARIAS
6) FALTA OPORTUNIDAD EN LA PRESENTACION DE MOVIMIENTOS DE TESORERIA
INCUMPLIMIENTO EN LAS FECHAS LIMITES DE ENTREGA DE LA INFORMACIN, DE ACUERDO CON LOS CRONOGRAMAS ESTABLECIDOS
ACUMULACION DE PAGOS AL CIERRE DE MES AFECTACION DE LA GESTION DE OTRAS AREAS VACACIONES DEL FUNCIONARIO RESPONSABLE DE GENERARA ESTA INFORMACION
FALLAS EN LOS SISTEMAS DE INFORMACION INTERNOS Y INCUMPLIMIENTO EN LA PRESENTACION DE INFORMES EXTERNOS
CAMBIOS EN LA NORMATIVIDAD APLICABLE
RESPONSABILIDADES DISCIPLINARIAS Y FISCALES
CONSOLIDACION EXTEMPORANEA DE INFORMACION 7) PRESENTACIN INOPORTUNA DE INFORMACIN A LA CGN Y A ORGANISMOS DE INSPECCIN, VIGILANCIA Y CONTROL INCUMPLIMIENTO EN LAS FECHAS FIJADAS POR LOS DISTITOS ORGANIMOS A LOS CUALES ESTAMOS OBLIGADOS A PRESENTAR LA INFORMACION FINANCIERA INADECUADO FLUJO DE INFORMACIN ENTRE EL PROCESO CONTABLE Y LOS DEMS PROCESOS GENERADORES DE HECHOS, TRANSACCIONES U OPERACIONES SUCEPTIBLES DE RECONOCER CONTABLEMENTE
1) DECLARACIN DE HALLAZGOS POR PARTE DE LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPBLICA Y A PERTURA DE RESPONSABILIDADES DISCIPLINARIAS
2) POSIBLES SANCIONES DE PARTE DE LOS ENTES DE CONTROL
INADECUADAS INTERFASES DE LOS MODULOS QUE COMPONEN EL SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIN FINANCIERA
TRAMITAR CUENTAS SIN SOPORTES EXIGIBLES GESTIN DE RECURSOS FINANCIEROS Administrar adecuadamente los recursos a cargo de la entidad, ejecutar del presupuesto y proveer informacin til para el control y la toma de decisiones. 8) GENERAR OBLIGACIONES SIN REQUISITOS MNIMOS LEGALES x x x INADECUADA EJECUCION PRESUPUESTAL Y CONTABLE SANCIONES DISCIPLINARIAS POR AFECTACION DE RECURSOS INADECUADAMENTE
ERROR EN LA AFECTACION DEL COMPROMISO
NO APLICACIN DE LAS NORMAS, PROCEDIMIENTOS Y PUNTOS DE CONTROL ESTABLECIDO
RESPONSABILIDADES DISCIPLINARIAS Y FISCALES
NO APLICAR EL PUNTO DE CONTROL ETABLECIDO PARA INADECUADO MANEJO DE LOS RECURSOS TAL FIN
APLICACIN DE CRITERIOS EN LA INTERPRETACION DE FALTA VERACIDAD EN LA INFORMACION LOS CONCEPTOS 9) OMITIR Y/O EXPEDIR INADECUADAMENTE CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL x x x NO EXPEDIR CERTIFICADOS PRESUPUESTALES EXPEDIRLOS INADECUADAMENTE O RESPONSABILIDADES DISCIPLINARIAS Y FISCALES
INADECUADO MANEJO DEL DOCUMENTO

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CODIGO: PEMYMOPSFO09 9) OMITIR Y/O EXPEDIR INADECUADAMENTE CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL RIESGO
x CLASIFICACIN DEL RIESGO
NO EXPEDIR CERTIFICADOS EXPEDIRLOS INADECUADAMENTE
FECHA DE ACTUALIZACIN: PRESUPUESTALES O
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PROCESO
OBJETIVO DEL PROCESO
R.E
R.O
R.CTRL
R.F
R.C
R.T
DESCRIPCIN DEL RIESGO
POSIBLES CAUSAS (Factores internos, externos, agente generador) INADECUADO MANEJO DEL DOCUMENTO
DECLARACIN DE HALLAZGOS DE PARTE DE LA CGR
INADECUADA APLICACIN DE LAS MAQUETAS CONTABLES ESTADOS FINANCIEROS CON SALVEDADES
10) INADECUADA IMPUTACIN CONTABLE DE LOS HECHOS ECONMICOS DEL FONDO.
QUE NO EXISTAN PUNTOS DE CONTROL ESTABLECIDOS LA APLICACIN INADECUADA DE LOS CRITERIOS EN LA DEPENDIENCIA DONDE SE ORIGINA EL REGISTRO DECLARACIN DE HALLAZGOS POR PARTE DE LA CGR CONTABLES A LOS HECHOS ECONOMICOS HACE QUE SE Y/O SI EXISTEN NO SE APLIQUEN ADECUADAMENTE UTILICEN CODIGOS DE CUENTAS QUE NO CORRESPONDEN
FALTA DE OPORTUNIDAD EN EL ANALISIS, VALIDACION Y DEPURACION DE CUENTAS DE PARTE DEL AREA CONTABLE
NO REPORTE DE LA INFORMACION POR LA DEPENDENCIA AFECTAR LA RAZONABILIDAD DE LA INFORMACION COMPETENTE EN TIEMPO REAL AL AREA CONTABLE CONTABLE 11) NO REGISTRO DE LA TOTALIDAD DE LAS OPERACIONES DE LA ENTIDAD x x EL INADECUADO CONTROL EN LAS DEPENDENCIAS QUE REPORTAN INFORMACION CONTABLE ,REFLEJA EL NO REGISTRO DE LA TOTALIDAD DE LAS OPERACIONES EN ESTA
FALTA DE IDONEIDAD DE LA DOCUMENTACIN SOPORTE
DECLARACIN DE HALLAZGOS POR PARTE DE LA CGR Y SANCIONES DISCIPLINARIAS
FALTA DE COORDINACION PARA CONCILIACIONES EN TIEMPO REAL 12) FALTA DE OPORTUNIDAD EN LA CONCILIACION DE LA INFORMACION SUMINISTRADA POR LAS DEPENDENCIAS
REALIZAR
LAS AFECTAR LA RAZONABILIDAD DE LA INFORMACION CONTABLE
FALTA DE OPORTUNIDAD EN LAS CONCILIACIONES PERIODICAS DE LA INFORMACION SUMINISTRADA POR LAS NO IDENTIFICACION DE LAS CUENTAS QUE SE DEBEN CONCILIAR DEPENDENCIAS AL AREA CONTABLE
NO APLICAR LOS PUNTOS DE CONTROL Y LOS INFORMACIN CONTABLE NO CONFIABLE , RELEVANTE PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS Y COMPRENSIBLE DEMORA EN LAS DEPENDENCIAS EN EL REPORTE DE LA INFORMACION HACIA EL AREA CONTABLE
13) LA NO REVELACION Y REGISTRO EN FORMA OPORTUNA
1) FALTA DE OPORTUNIDAD EN LA INFORMACION CONTABLE, 2)CELERIDAD EN EL FLUJO DE LA FALTA DE OPORTUNIDAD EN EL REPORTE DE LA FALLAS TECNICAS EN LOS SISTEMAS DE CAPTURA DE INFORMACION , 3)LA INFORMACIN CONTABLE NO INFORMACION NO PERMITE EL CONTROL Y TOMA DE INFORMACION SERIA OBJETIVA PARA REALIZAR ANLISIS, DECISIONES POR PARTE DE LA ADMINISRACION INTERPRETACIN Y TOMA DE DECISIONES, Y 4) INCUMPLIMIENTO DE PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD, QUE CONLLEVEN A SANCIONES DISCIPLINARIAS GESTION INOPORTUNA POR PARTE DEL AREA CONTABLE
14) INADECUADA DESCRIPCION DE LOS CONCEPTOS EN LOS REGISTROS CONTABLES
LOS CONCEPTOS QUE REFLEJAN LOS REGISTROS CONTABLES EN ALGUNOS CASOS NO SON LO PENDIENTES DE DEFINIR PARAMETROS MINIMOS QUE DIFICULTAD PARA EFECTUAR ANALISIS SUFICIENTEMENTE CLAROS O CONTIENEN INFORMACION DEBE LLEVAR CADA CONCEPTO INNECESARIA
ASISTENCIA JURIDICA
Asesorar a la Entidad en los asuntos jurdicos de interes de la Entidad y defender sus intereses en los pro esos judiciales, administrativos y mecanismos de participacin ciudadana en los cuales la Entidad actua como demandante o demandada.
INCUMPLIMIENTO POR PARTE DE LOS APODERADOS EXTERNOS DE LAS RECOMENDACIONES DEL COMIT DE DEFENSA JUDICIAL PARA LA CONTESTACION DE LAS DEMANDAS EN CONTRA DEL FONDO
El Comit de Defensa Judicial presenta recomendaciones para las contestaciones de demandas en contra de la Entidad y puede OMISION A LAS DIRECTRICES DADAS POR EL COMITE DE SENTENCIAS DESFAVORABLES A LA ENTIDAD QUE que estas no sean tenidas en cuenta por los apoderados externos, CONCILIACION CONLLEVARIAN AL PAGO DE LAS MISMAS a pesar de que sean dadas a conocer mediante comunicacin escrita por parte del Comit de Defensa Judicial.
OPORTUNIDAD PARA INICIAR EL TRAMITE DE LOS PROCESOS DISCIPLINARIOS Y CULMINARLOS
PUEDE OCURRIR QUE SE PRESENTE VENCIMIENTO DE LOS TERMINOS PREVISTOS PARA EL TRAMITE DE LOS PROCESOS DISCIPLINARIOS CONTRA FUNCIONARIOS DE LA ENTIDAD POR QUEJAS PRESENTADAS O ACTUACIONES INDEBIDAS EN EL DESARROLLO DE SUS FUNCIONES.
DEJAR VENCER LOS TERMINOS Y NO DETERMINAR LA FALTA DE ATENCIN A LOS PROCESOS DISCIPLINARIOS RESPOSABILIDAD DISCI'PLINARIA DE LOS IMPLICADOS POR PARTE DEL FUNCIONARIO DESGINADO PARA EN LA INVESTIGACION. INCIAR INVESTIGACION ADELANTAR EL PROCESO DISCIPLNARIO APLICAR LA DISCIPLINARIOA AL FUNCIONARIO QUE DEJO VENCER SANCION RESPECTIVA AL DISCIPLINADO LOS TERMINOS.

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FALTA DE COMUNICACIN POR PARTE DE LAS DIFERENTES AREAS INFORMANDO LOS CAMBIOS DE PERSONAL Y DE LOS ELEMENTOS DEVOLUTIVOS DENTRO DE LA ENTIDAD PERDIDA O DAO DE LOS BIENES PROPIEDAD DE LA ENTIDAD SUMINISTRADOS A LOS FUNCIONARIOS DE LA ENTIDAD
FALTA DE TRAZABILIDAD EN LOS BIENES LA NO ACTUALIZACION OPORTUNA DE LA BASE DE DATOS DE LAS CUENTAS PERSONALES DE LOS FUNCIONARIOS DE LA ENTIDAD, POR CUANTO UN FUNCIONARIO AUTORICE LA SALIDA DEL BIEN DEL FONDO Y QUE AL REALIZAR UN FALTA DE VERIFICACION POR PARTE DE LA VIGILANCIA CAMBIO EN EL RESPONSABLE DEL MISMO, STE NO SERIA DE LA SALIDA DE ELEMENTOS PROPIEDAD DE LA ENTIDAD RECIBIDO POR EL NUEVO FUNCIONARIO, SE CONSTITUYE CON SU RESPECTIVAS AUTORIZACIONES ASI INCERTIDUMBRE EN EL CONTROL DE INVENTARIOS DE ACTIVOS DEL ALMACEN
LA NO COMUNICACIN DEL CAMBIO DE FUNCIONARIOS RESPONSABLES DE LOS BIENES DE LA ENTIDAD
GESTIN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
Administrar, custodiar y asegurar de manera eficiente los bienes propiedad de la entidad y prestar los servicios de apoyo necesarios para el cumplimiento de la misin institucional
FALTA DEL ENVIO DE LISTADO ACTUALIZADO DEL UBICACIN ERRONEA DEL ACTIVO PERSONAL QUE LABORA EN LA ENTIDAD
FALTA DE CUMPLIMIENTO DEL PROCEDIMIENTO POR PARTE DE LOS FUNCIONARIOS DE LA ENTIDAD EN EL HALLAZGOS NEGATIVOS DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE REINTEGRO DE CONTRALORA ELEMENTOS DE LAS CUENTAS PERSONALES
DE
PARTE
DE
LA
NO SE CUMPLIRIA CON LOS OBJETIVOS MISIONALES DE LA ENTIDAD
ROBO DE EQUIPOS
FALTAS DE CONTROL DE ENTRADA Y SALIDA DE EQUIPOS APERTURA DE PROCESOS PENALES CONTRA LOS EL ROBO DE EQUIPOS SE PRESENTA POR LA FALTA DE POR PARTE DE LA EMPRESA DE VIGILANCIA CONTRATADA FUNCIONARIOS RESPONSABLES DE GARANTIZAR LA SEGURIDAD QUE SE PRESTE EN LA ENTIDAD SEGURIDAD PARA SALVAGUARDAR LOS BIENES DE LA ENTIDAD
PRDIDAS ECONMICAS
CARENCIA DE RECURSOS FINANCIEROS PARA REALIZAR EL ASEGURAMIENTO DE LA TOTALIDAD DE LOS BIENES DE TRANSFERENCIA PROPIEDAD DE LA ENTIDAD.
1- PERDIDAS ECONOMICAS Y TOTAL DE LOS BIENES POR CUANTO NO SE CUENTA CON POLIZA DE INSUFICIENCIA DE RECURSOS FINANCIEROS QUE SEGUROS QUE AMPARE SU PERDIDA PERMITAN REALIZAR LA COMPRA DE LAS DIFERENTES POLIZAS DE SEGUROS PARA AMPARAR LOS BIENES RESTRICCIONES PRESUPUESTALES IMPUESTAS POR MUEBLES E INMUEBLES TRANSFERIDOS AL FONDO PARTE DEL MINISTERIO DE HACIENDA PARA LA ENTIDAD INVESTIGACIONES A FUNCIONARIOS DE LA ENTIDAD MEDIANTE ACTAS, ACUERDOS, ESCRITURAS, ENTRE OTROS. SANCIONES A FUNCIONARIOS DE LA ENTIDAD
GESTION DE BIENES TRANFERIDOS
Administrar y comercializar de forma eficiente los bienes transferidos por los extintos Ferrocarriles Nacionales CARENCIA DE RECURSOS FINANCIEROS PARA PROTEGER, REALIZAR LA VIGILANCIA PERMANENTE DE LA TOTALIDAD DE LOS BIENES MUEBLES (EQUIPO FERREO) Y BIENES INMUEBLES PROPIEDAD DE LA ENTIDAD, OBTENIDOS A TRAVES DE TRANSFERENCIA POR PARTE DE LOS EXTINTOS F.C.N., FERROVIASINVIAS Y MINISTERIO DE TRANSPORTE LA CARENCIA DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL PARA SALVAGUARDAR LOS BIENES MUEBLES (EQUIPO FERREO) PROPIEDAD DE LA ENTIDAD, IMPLICA UN RIESGO ALTO RESTRICCIONES PRESUPUESTALES IMPUESTAS POR PARA QUE ESTAS UNIDADES SE PIERDAN O PARA QUE LA PARTE DEL MINISTERIO DE HACIENDA PARA LA ENTIDAD, ENTIDAD NO TENGA UN CONTROL DE SU UBICACIN, E POR CUANTO SU VALOR ES BASTANTE GRANDE IGUALMENTE LA INVASION A LOS PREDIOS PROPIEDAD DEL FONDO QUE SE ENCUENTRAN EN TODA LA GEOGRAFIA COLOMBIANA
PERDIDA DE LOS BIENES MUEBLES QUE SE ENCUENTRAN A LA INTERPERIE A LO LARGO DEL CORREDOR FERREO EN TODO EL PAIS
INVASION POR PARTE DE PARTICULARES A LOS BIENES INMUEBLES DE PROPIEDAD DEL FONDO A LO LARGO DEL PAIS
PRDIDAS ECONMICAS COLOMBIANO
PARA
EL
ESTADO
INVESTIGACIONES Y SANCIONES PARA LOS FUNCIONARIOS DE LA ENTIDAD POR POSIBLES NEGLIGENCIAS

VERSIN: 1
PAGINA 1 DE 1
INCONSISTENCIAS EN LA APLICACIN NOVEDADES DE NOMINA DE PENSIONADOS
DE
LAS
INCUMPLIMIENTO AL COMPROMISO DE LA PRESTACION ERRORES EN LAS OPERACIONES MATEMATICAS, NO ECONOMICA, FALTA DE OPORTUNIDAD EN LA QUE LA NOMINA NO SE PROCESE ADECUADAMENTE Y CUMPLIMIENTO EXTRICTO DE LOS PUNTOS DE CONTROL PRESTACION DEL SERVICIO ,POSIBLES SANCIONES PRESENTE INCONSISTENCIA. ESTABLECIDOS EN EL PROCEDIMIENTO DISCIPLANABLES Y PENALES , DETERIORO DE LA IMAGEN INSTITUCIONAL.
INCUMPIMIENTO DEL COMPROMISO DE LA PRESTACION ERORES DE DIGITACION , INADECUADA APLICACIN, ECONOMICA Y FALTA DE OPORTUNIDAD EN LA DESCONOCIMIENTO U OMISION DE LAS NORMAS, PRESTACION DEL SERVICIO Reconocer y ordenar el pago oportuno de las prestaciones econmicas a que tenga GESTIN DE PRESTACIONES derecho nuestros usuarios, conforme a las ECONMICAS normas legales y convencionales y procedimientos establecidos INCONSISTENCIAS EN LOS ACTOS ADMINSTRATIVOS X REGISTRO DE DATOS ERRONEOS EN LOS PROYECTOS DE ACTOS ADMINSTRATIVOS FALTA DE CAPACITACION, NO CUMPLIMIENTO ESTRICTO POSIBLES SANCIONES DISCIPLANABLES Y PENALES, EN LA APLICACIN DE LOS PUNTOS DE CONTROL. DETERIORO DE LA IMAGEN INSTITUCIONAL.
ERRORES EN LA LIQUIDACIN DE LAS PRESTACIONES ECONMICAS
INCUMPIMIENTO AL COMPROMISO DEL RECONOCIMIENTO DE LAS PRESTACIONES ECONOMICAS Y FALTA DE OPORTUNIDAD EN LA DESCONOCIMIENTO DE LA NORMATIVIDAD APLICABLE, PRESTACION DEL SERVICIO REGISTRAR ERRORES EN LA LIQUIDACION DE LAS FALTA DE CAPACITACION , ERRORES EN LAS PRESTACIONES ECONMICAS OPERACIONES ARITMETICAS POSIBLES SANCIONES DISCIPLANABLES Y PENALES, DETERIORO DE LA IMAGEN INSTITUCIONAL.
VARIACION CONSTANTE CONTRATACION Planear, adquirir y realizar seguimiento a los Bienes y Servicios entregados al cliente interno cumpliendo los requisitos definidos por el FONDO DE PASIVO SOCIAL DE FERROCARRILES NACIONALES, con proveedores calificados, en forma oportuna y eficaz de acuerdo con las necesidades de los procesos, realizando el trmite de contratacin.
EN
LAS
NORMAS
DE INCUMPLIMIENTO DE LOS OBJETOS MISIONALES DE LA ENTIDAD
NO EXISTE MANUAL DE CONTRATACION. DESACTUALIZACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIN EN LA ETAPA PRECONTRAACTUAL X LA DESACTUALIZACION EN LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACION DE LA ENTIDAD, GENERA UN RIESGO EN EL MOMENTO DE REALIZAR LOS TRAMITES LEGALES DE CONTRATACION FALTA DE CLARIDAD EN LA NORMA
GESTIN COMPRAS Y CONTRATACIN
ERROR EN LAS CONTRATACIONES QUE LA ENTIDAD REALICE
DESCONOCIMIENTO DE LA NORMA
INVESTIGACIONES A FUNCIONARIOS DE LA ENTIDAD
Pgina 18 de 40 SISTEMA INTEGRAL DE GESTIN (MECI - CALIDAD) FORMATO ANALISIS DE RIESGOS

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PROCESO
RIESGOS ASOCIADOS AL PROCESO
IMPACTO LEVE 5 MODERADO 10 CATASTROFICO 20
FRECUENCIA O PROBABILIDAD BAJA 1 MEDIO 2 ALTO 3
TOTAL NIVEL DE EXPOSICIN
ZONA DE RIESGO
ESTRATEGIA DE ADMINISTRACIN DE RIESGOS SUGERIDA
10
10
ZONA DE RIESGO TOLERABLE
ASUMIR EL RIESGO, REDUCIR EL RIESGO
DESARTICULACION DE LA PLANEACION ESTRATEGICA DE LA ENTIDAD.
10
2
ZONA DE RIESGO MODERADO
REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR

20
10
2
20 ZONA DE RIESGO MODERADO
10
3
30
REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR ZONA DE RIESGO

IMPORTANTE
10
2
20
REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR ZONA DE RIESGO

MODERADO
20
1
INCUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVIDAD APLICABLE PARA EL FNC LEVANTAMOS ESTE RIESGOS PERO CONSIDERAMOS QUE DEBE SER DE SECRETARIA GENERAL. SUPRESIN DE LA OFICINA ENCARGADA DE EJERCER LAS FUNCIONES DE CONTROL INTERNO
10
2
10
2
GESTIN DE TIC'S
PERDIDA DE LA INFORMACION REGISTRADA EN MEDIOS MAGNETICOS PRESENCIA DE VIRUS EN LOS EQUIPOS DE COMPUTO DEMORA EN LA PUBLICACION DESACTUALIZACION DE AVANCES TECNOLOGICOS INTERRUPCION DEL FLUIDO ELECTRICO FALLAS EN LOS EQUIPOS ACCESOS NO AUTORIZADOS CABLEADO DE DATOS SOBRESATURADO
GESTIN DE TIC'S GESTIN DE TIC'S
10 5
2 1
20
ZONA DE RIESGO ACEPTABLE ZONA DE RIESGO REDUCIR EL RIESGO, EVITAR MODERADO EL RIESGO, COMPARTIR O ZONA DE RIESGO ACEPTABLE ZONA DE RIESGO MODERADO ZONA DE RIESGO IMPORTANTE ZONA DE RIESGO TOLERABLE ZONA DE RIESGO TOLERABLE ZONA DE RIESGO IMPORTANTE
ASUMIR EL RIESGO
ASUMIR EL RIESGO
GESTIN DE TIC'S
3
15
EVITAR EL RIESGO REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR ASUMIR EL RIESGO, REDUCIR EL RIESGO ASUMIR EL RIESGO, REDUCIR EL RIESGO REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR
GESTIN DE TIC'S GESTIN DE TIC'S GESTIN DE TIC'S GESTIN DE TIC'S
10 5 10 10
3
30
2 1 3
10 10 30

VERSIN: 1
PAGINA 1 DE 1
PROCESO
ZONA DE RIESGO
ESTRATEGIA DE ADMINISTRACIN DE RIESGOS SUGERIDA REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR
MEDICION Y MEJORA
INCUMPLIMIENTO DE LAS ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS DEL SIG. 10 3

30
ZONA DE RIESGO IMPORTANTE
MEDICION Y MEJORA
INADECUADA FORMULACION DE LOS HALLAZGOS DEL PLAN DE MEJORAMIENTO. 10 2

20
REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O ZONA DE RIESGO TRANSFERIR

MODERADO ZONA DE RIESGO MODERADO
MEDICION Y MEJORA
INADECUADA FORMULACION DE LOS INDICADORES PARA LA MEDICION DE LA GESTION. INCUMPLIMIENTO EN LA ADMINISTRACIN DE LA POLTICA DEL RIESGO Y FOMETO DE LA CULTURA DE AUTOCONTROL
10
20
REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR ASUMIR EL RIESGO, REDUCIR EL RIESGO
MEDICION Y MEJORA
10 RESULTADOS INADECUADOS DE LAS AUDITORIAS REALIZADAS 10 1
10
ZONA DE RIESGO TOLERABLE ZONA DE RIESGO TOLERABLE
10
SEGUIMIENTO Y EVALUACIN INDEPENDIENTE
INCUMPLIMIENTO DEL PLAN ANUAL INTEGRAL DE AUDITORIAS (INCLUYE LAS AUDITORIAS INTERNAS DE EVALUACIN INDEPENDIENTE Y AUDITORIAS INTERNAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIN)
10

20
DESACTUALIZACIN DE PROCEDIMIENTOS DEL GRUPO DE TRABAJO DE CONTROL INTERNO
10
1
10 ZONA DE RIESGO TOLERABLE
10
1
10 ZONA DE RIESGO TOLERABLE
INADECUADA APLICACIN DE LA EVALUACIN DEL DESEMPEO EN LA ENTIDAD. GESTIN DE TALENTO HUMANO INCUMPLIMIENTO EN LA EJECUCIN DEL PLAN DE CAPACITACIN INCUMPLIMIENTO EN LA EJECUCIN DEL PROGRAMA DE INDUCCIN Y REINDUCCIN INCUMPLIMIENTO EN LA EJECUCIN DEL PROGRAMA DE BIENESTAR Y SALUD OCUPACIONAL. RADICACIN Y REGISTRO ILEGAL DE LOS DOCUMENTOS PARA TRMITE POR PARTE DEL FONDO PASIVO SOCIAL DE FCN.
10
1
10
ZONA DE RIESGO TOLERABLE ZONA DE RIESGO TOLERABLE
ASUMIR EL RIESGO, REDUCIR EL RIESGO ASUMIR EL RIESGO, REDUCIR EL RIESGO ASUMIR EL RIESGO, REDUCIR EL RIESGO
10
1
10
10
1
10
10
1
10 ZONA DE RIESGO TOLERABLE ZONA DE RIESGO MODERADO
ASUMIR EL RIESGO, REDUCIR EL RIESGO REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR
10
20
PRDIDA O ALTERACIN DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO CENTRAL
20
1

20
GESTIN DOCUMENTAL.

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PROCESO GESTIN DOCUMENTAL.
ZONA DE RIESGO
PRDIDA DEFINITIVA O EXTRAVIO DE DOCUMENTOS RECIBIDOS O GENERADOS POR LA ENTIDAD
20
40
20
20
ATENCIN AL USUARIO
FALTA DE INTEGRACIN DEL SISTEMA NICO DE ATENCIN AL USUARIO. GENERACIN INADECUADA DE INCAPACIDAD POR PARTE DEL MEDICO TRATANTE TRASCRIPCIN INCORRECTA DE INCAPACIDAD POR MEDICO ESPECIALISTA O AUDITOR DEL FPSFCN ERROR EN EL REPORTE DE LOS INCUMPLIMIENTOS PRESENTADOS EN LA PRESTACIN DE LOS SERVICIOS DE SALUD DENTRO DE LA CERTIFICACION DE PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD Y REPORTE DE INCUMPLIMIENTO ERROR EN GENERACION Y ANALISIS DE INDICADORES DE CALIDAD INCLUIDOS EN EL PAMEC ERROR EN REPORTE DE INFORMES DE GESTION POR MEDICOS ESPECILISTAS Y AUDITORES DEL FPSFCN FALTA DE OPORTUNIDAD EN LA ACTUALIZACIN DE LA BASE DE DATOS, DE ACUERDO CON LAS NOVEDADES REPORTADAS REPORTE DE NOVEDADES CON DATOS INCORRECTOS NO DETECCION DE INCONSISTENCIAS EN LA MESA DE CONTROL ERRORES DE DATOS EN LOS REGISTROS DE LA BASE DE DATOS ENTREGA EXTEMPORANEA DE BASE DE DATOS PARA REPORTE DE NOVEDADES A LA BASE DE DATOS UNICA DE AFILIADOS BDUA FALTA DE PAGO O PAGO INCOMPLETO DE LA UPC ADICIONAL DE LOS BENEFICIARIOS AFILIADOS A ESTE PLAN
20
40
ZONA DE RIESGO ACEPTABLE
ASUMIR EL RIESGO
10
10
GESTIN DE SERVICIOS DE SALUD
10
10
10
20
REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR
10
20
10
10
10
10
ZONA DE RIESGO TOLERABLE ZONA DE RIESGO TOLERABLE ZONA DE RIESGO TOLERABLE
ASUMIR EL RIESGO, REDUCIR EL RIESGO ASUMIR EL RIESGO, REDUCIR EL RIESGO ASUMIR EL RIESGO, REDUCIR EL RIESGO REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR ASUMIR EL RIESGO, REDUCIR EL RIESGO
10
10
10
10
20
20
10
10
Este documento es propiedad de El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Prohibida su reproduccin por cualquier medio, sin previa autorizacin. GESTIN DE SERVICIOS DE SALUD (AFILIACIONES)

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PROCESO
ZONA DE RIESGO
GESTIN DE SERVICIOS DE SALUD (AFILIACIONES)
ENTREGA EXTEMPORANEA DE LAS PLANILLAS INTEGRADAS DE LIQUIDACION DE APORTES Y AUXILIARES DE LAS CUENTAS DE SALUD ERROR DE DIGITACION DE LAS NOVEDADES EN LA CAPTURA DE LA INFORMACION DE LA PLANILLA INTEGRADA DE LIQUIDACION DE APORTES PILA
10
10
10
10
ELIMINACION DE REGISTROS DESPUES DE GENERAR EL PROCESO DE COMPENSACION EN EL APLICATIVO DE DINAMICA GERENCIAL EL NO CAMBIO DE NIT EN LA PILA DE PUERTOS POR EL NIT DEL FOPEP. AFILIADOS PRESENTADOS EN EL PROCESO DE COMPENSACIN CON DIAS EN CERO (0) DEBIENDO SER DIAS TREINTA (30)
10
10
10
10
20
20
REPORTE INADECUADO DEL IBC Y COTIZACION EN EL PROCESO DE COMPENSACIN DE ACUERDO CON LO SOLICITADO POR EL CONSORCIO FIDUCIARIO
10
10
1) FALTA DE EFECTIVIDAD EN EL COBRO DE CARTERA DE CUOTAS PARTES GESTIN DE COBRO 2) FALTA DE EFECTIVIDAD EN EL COBRO DE CARTERA (ARRENDAMIENTOS, CONTRATOS DE COMPRAVENTA, RECOBROS AL FOSYGA Y MOROSOS DEL SGSSS) 3) FRAUDE EN EL COBRO DE MESADAS PENSIONALES 4) FALTA DE OPORTUNIDAD EN LA ELABORACIN Y DEPURACION DE CONCILIACIONES BANCARIAS
10
30
10
10
10
10
10
30
10
20
GESTIN DE RECURSOS FINANCIEROS

VERSIN: 1
PAGINA 1 DE 1
PROCESO
IMPACTO LEVE 5 MODERADO 10 CATASTROFICO 20 10
FRECUENCIA O PROBABILIDAD BAJA 1 MEDIO 2 ALTO 3 1
ZONA DE RIESGO
ESTRATEGIA DE ADMINISTRACIN DE RIESGOS SUGERIDA ASUMIR EL RIESGO, REDUCIR EL RIESGO REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR
6) FALTA OPORTUNIDAD EN LA PRESENTACION DE MOVIMIENTOS DE TESORERIA 7) PRESENTACIN INOPORTUNA DE INFORMACIN A LA CGN Y A ORGANISMOS DE INSPECCIN, VIGILANCIA Y CONTROL
10
20
20
8) GENERAR OBLIGACIONES SIN REQUISITOS MNIMOS LEGALES GESTIN DE RECURSOS FINANCIEROS 9) OMITIR Y/O EXPEDIR INADECUADAMENTE CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
20
20
20
20
10) INADECUADA IMPUTACIN CONTABLE DE LOS HECHOS ECONMICOS DEL FONDO. 11) NO REGISTRO DE LA TOTALIDAD DE LAS OPERACIONES DE LA ENTIDAD 12) FALTA DE OPORTUNIDAD EN LA CONCILIACION DE LA INFORMACION SUMINISTRADA POR LAS DEPENDENCIAS
10
10
ASUMIR EL RIESGO, REDUCIR EL RIESGO REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR ASUMIR EL RIESGO, REDUCIR EL RIESGO
10
20
10
20
13) LA NO REVELACION Y REGISTRO EN FORMA OPORTUNA 14) INADECUADA DESCRIPCION DE LOS CONCEPTOS EN LOS REGISTROS CONTABLES INCUMPLIMIENTO POR PARTE DE LOS APODERADOS EXTERNOS DE LAS RECOMENDACIONES DEL COMIT DE DEFENSA JUDICIAL PARA LA CONTESTACION DE LAS DEMANDAS EN CONTRA DEL FONDO
10
20
10
10
10
ASISTENCIA JURIDICA
OPORTUNIDAD PARA INICIAR EL TRAMITE DE LOS PROCESOS DISCIPLINARIOS Y CULMINARLOS LA NO COMUNICACIN DEL CAMBIO DE FUNCIONARIOS RESPONSABLES DE LOS BIENES DE LA ENTIDAD GESTIN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS ROBO DE EQUIPOS 10
10
10
10
10
10
10
10

VERSIN: 1
PAGINA 1 DE 1
PROCESO
ZONA DE RIESGO
CARENCIA DE RECURSOS FINANCIEROS PARA PROTEGER, REALIZAR LA VIGILANCIA PERMANENTE DE LA TOTALIDAD DE LOS BIENES MUEBLES (EQUIPO FERREO) Y BIENES INMUEBLES PROPIEDAD DE LA ENTIDAD, OBTENIDOS A TRAVES DE TRANSFERENCIA POR PARTE DE LOS EXTINTOS F.C.N., FERROVIAS-INVIAS Y MINISTERIO DE TRANSPORTE
10
10
INCONSISTENCIAS EN LA APLICACIN DE LAS NOVEDADES DE NOMINA DE PENSIONADOS GESTIN DE PRESTACIONES ECONMICAS INCONSISTENCIAS EN LOS ACTOS ADMINSTRATIVOS ERRORES EN LA LIQUIDACIN DE LAS PRESTACIONES ECONMICAS DESACTUALIZACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIN EN LA ETAPA PRECONTRAACTUAL
10 10 10
1 1 1
10
ZONA DE RIESGO TOLERABLE ZONA DE RIESGO TOLERABLE ZONA DE RIESGO TOLERABLE
ASUMIR EL RIESGO, REDUCIR EL RIESGO ASUMIR EL RIESGO, REDUCIR EL RIESGO ASUMIR EL RIESGO, REDUCIR EL RIESGO REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR
10 10
10
20
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIN (MECI - CALIDAD) FORMATO MAPA DE RIESGOS

ADMINISTRACIN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIN MECI-CALIDAD
VERSIN: 1
CODIGO: PEMYMGCIFO12
FECHA DE ACTUALIZACION:
Pgina 24 de 40
NIVEL DE RIESGO (EVALUACION)
ESTA DOCUMENTADO ZONA DE RIESGO
CRITERIOS PARA EVALUAR LA EFECTIVIDAD DE LAS MEDIDAS MEDIDAS DE CONTROL EXISTENTES EL CONTROL ATACA LA PROBABILIDAD O EL IMPACTO DEL RIESGO
VALORACION DEL RIESGO DESPUES DE CONTROLES
PROCESO
PROBABILIDAD
NO EXISTEN CONTROL
SE MANTIENE EL RESULTADO DE LA EVALUACIN ANTES DE CONTROLES
IMPACTO
METODO DE CONTROL EXISTENTES
LOS CONTROLES EXISTENTES NO SON EFECTIVOS
LOS CONTROLES EXISTENTES SON EFECTIVOS PERO NO ESTAN DOCUMENTADOS
SI
NO
EN QUE DOCUMENTO
LOS CONTROLES SON EFECTIVOS Y ESTAN DOCUMENTADOS
PROBABILIDAD
IMPACTO
NIVEL DE EXPOSICIN DESPUS DE CONTROLES
CAMBIA EL RESULTADO A UNA CASILLA INFERIOR DE LA MATRIZ DE EVALUACIN ANTES DE CONTROLES (EL DESPLAZAMIENTO DEPENDE DE SI EL CONTROL AFECTA EL IMPACTO O LA PROBABILIDAD
PASA A ESCALA INFERIOR (EL DESPLAZAMIENTO DEPENDE DE SI EL CONTROL AFECTA EL IMPACTO O LA PROBABILIDAD)
10
10
PUBLICACION EN LA INTRANET Y PAGINA WEB
PROCEDIMIENTOS PARA LA FORMULACIN Y SEGUIMIENTO DE LOS PLANES INSTITUCIONALES
10
10
Reducir el riesgo Compartir o transferir
10
10
20
APROBACION E IMPLEMENTACION DE LA DOCUMENTACION DEL SIG (MECICALIDAD) REVISIN DEL BORRADOR DEL ANTEPROYECTO POR PARTE DEL SECRETARIO GENERAL, SUBDIRECTOR FINANCIERO Y JEFE OFICINA DE PLANEACIN Y SISTEMAS REQUERIMIENTOS PERMANENTES A LOS RESPONSABLES DE LOS PROCESOS PARA EL SUMINISTRO DE LA INFORMACION INSUMO PARA LAS AUDITORIAS (planes de mejoramiento con sus avances respectivos) ELABORACION DEL CRONOGRAMA DE PRESENTACION DE INFORMES EXTERNOS NO EXISTE
RESOLUCION DE ADOPCION No. 1658 DEL 6 de AGOSTO DE 2008
10
20
Reducir el riesgo Evitar el riesgo Compartir o transferirr
20
10
20
PROCEDIMEINTO ELABORACIN DE PRESUPUESTO
10
20
Reducir el riesgo Evitar el riesgo Compartir o transferirr
20
10
30
PROCEDIMIENTO "ADMINISTRACIN DE ACCIONES CORRECTIVAS A TRAVS DE PLANES DE MEJORAMIENTO" X
10
30
Reducir el riesgo Evitar el riesgo Compartir o transferir Reducir el riesgo Evitar el riesgo Compartir o transferirr Reducir el riesgo Compartir o transferir
30
10
20
10
20
20
20
20
NO EXISTEN CONTROL
20
20
20
10
20
CREACION DE NORMOGRAMAS POR PROCESOS
10
20
Reducir el riesgo Evitar el riesgo Compartir o transferir
20
SUPRESIN DE LA OFICINA ENCARGADA DE EJERCER LAS FUNCIONES DE CONTROL INTERNO
c) Requerimientos permanentes a los responsables de los procesos para el suministro de la informacin insumo para las auditoras (planes de mejoramiento con
10
20
ZONA DE RIESGO sus avances respectivos) MODERADO

Dentro de la Estructura Orgnica de la Entidad se encuentran documentadas las funciones de Control Interno.
OFICIOS DE INFORMES DE GESTIN, CONSECUTIVO CORRESPONDENCIA ENVIADA
LOS CONTROLES EXISTENTES NO SON EFECTIVOS, por falta de compromiso de parte de algunos de los responsables de los procesos
10
10
10
Manual de Funciones de la Entidad x 2 10 20 Asumir el riesgo Reducir el riesgo Evitar el riesgo Compartir o transferir
PERDIDA DE LA INFORMACION REGISTRADA EN MEDIOS MAGNETICOS
NO HAY
NO EXISTE CONTROL
20
PRESENCIA DE VIRUS EN LOS EQUIPOS DE COMPUTO
10
20
politicas de seguridad las cuales divulgadas , aplicacin de restricciones
Resolucion173
10
20
20
DEMORA EN LA PUBLICACION
Procedimiento de Publicacion en medios electronicos
Procedimiento de publicacion de informacion en medios electronicos
Asumir el riesgo
DESACTUALIZACION DE AVANCES TECNOLOGICOS
15
GESTIN DE TIC'S
consolidacion de requerimientos de hardware y software y envio anualmente y/o cuando se requiera para que sean tenidos en cuenta en la elaboracion o ejecucion del presupuestoy plan de compras.
15
evitar el riesgo
15
INTERRUPCION DEL FLUIDO ELECTRICO
10
30
Exisencia de UPS
10
30
Reducir el riesgo Evitar el riesgo Compartir o transferir Reducir el riesgo Asumir el riesgo
30
FALLAS EN LOS EQUIPOS
10
Realizacion de Mantenimientos preventivos y correctivos
10
20
20
ACCESOS NO AUTORIZADOS
10
10
Se posee Control de autenticacion y firewall
10
10
10
CABLEADO DE DATOS SOBRESATURADO
10
30
NO HAY
NO EXISTEN CONTROL
10
30
Reducir el riesgo Evitar el riesgo Compartir o transferir Reducir el riesgo Evitar el riesgo Compartir o transferir
30
10
30
autoevaluacion trimestral de las acciones correctivas
procedimiento administracion de acciones correctivas a travs de planes de mejoramiento.
10
30
30
MEDICION Y MEJORA

VERSIN: 1
Pgina 25 de 40
PROCESO
PROBABILIDAD
NO EXISTEN CONTROL
IMPACTO
SI
NO
EN QUE DOCUMENTO
PROBABILIDAD
IMPACTO
INADECUADA FORMULACION DE LOS HALLAZGOS DEL PLAN DE MEJORAMIENTO.
10
20
Induccion a la metodologia para la formulacin del plan de mejoramiento.
procedimiento administracion de acciones correctivas a travs de planes de mejoramiento.
10
30
30
MEDICION Y MEJORA
INADECUADA FORMULACION DE LOS INDICADORES PARA LA MEDICION DE LA GESTION.
10
20
revisin tcnica de la formulacin de indicadores
procedimiento formulacin, seguimiento y medicin a travs de indicadores
10
20
20
Cumplimiento eficiente y eficaz de las funciones de control interno, asignadas al Grupo de Trabajo de Control Interno
Informes de Gestin de la Entidad e Informe de Auditora de la CGR
INCUMPLIMIENTO EN LA ADMINISTRACIN DE LA POLTICA DEL RIESGO Y FOMETO DE LA CULTURA DE AUTOCONTROL
10
10

Adopcin por parte de la Direccin General de la Entidad, de la Poltica del Riesgo, del Mapa de Riesgos y de la Metodologa para su administracin
RESOLUCIN NO. 3399 DEL 20 DE SEPTIEMBRE DE 2004 Y EN EL OFICIO DG-1401 DE AGOSTO 19 DE 2004
Reducir el riesgo Compartir o transferir 0
a) Evidencias documentadas y sustentadas b) RESULTADOS INADECUADOS DE LAS AUDITORIAS REALIZADAS
10
10
ZONA DE RIESGO Presentacin del Informe Preliminar de Auditora al responsable del proceso auditado, y anlisis de este TOLERABLE
con el grupo auditor.
PROCEDIMIENTOS PARA AUDITORIAS Y SEGUIMIENTOS
10
10
10
a) Autoevaluacin trimestral del plan de accin del Grupo de Trabajo y reprogramacin de las auditoras e informes de stas, INCUMPLIMIENTO DEL PLAN ANUAL INTEGRAL DE AUDITORIAS (INCLUYE LAS AUDITORIAS INTERNAS DE EVALUACIN INDEPENDIENTE Y AUDITORIAS INTERNAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIN)
PROCEDIMIENTOS PARA LA FORMULACIN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIN DEL PLAN DE ACCIN
10
10
20

b) Establecimiento y Adopcin del Cronograma para la presentacin de los Informes Internos y Externos de la Entidad, CRONOGRAMA PARA LA PRESENTACIN DE LOS INFORMES INTERNOS Y EXTERNOS COMUNICADO MEDIANTE CIRCULAR 005 DEL 26 DE OCTUBRE DE 2007.
10
10
Establecimiento del procedimiento especfico para la Autoevaluacin y Monitoreo del Mapa de Riesgos DESACTUALIZACIN DE PROCEDIMIENTOS DEL GRUPO DE TRABAJO DE CONTROL INTERNO
SISTEMA INTEGRADOS DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SISTEMA INTEGRADOS DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Procedimiento nmina y novedades de personal
5 1 5 5
10
10
Procedimiento definido y aplicado para la Actualizacin y Mejoramiento de los Procesos y Procedimientos del FPS
Reducir el riesgo Compartir o transferir 0
10
10
ZONA DE RIESGO Verificacin de datos con matriz de excel TOLERABLE y cruce con novedades
10
10
10
10
10
ZONA DE RIESGO evaluacin TOLERABLE
Revisin de todos los formatos de diligenciados, verificando cumplimiento de requisitos.
Procedimiento evaluacin del desempeo
10
10
10
Comunicacin escrita a cada funcionario,

INCUMPLIMIENTO EN LA EJECUCIN DEL PLAN DE CAPACITACIN
10
10
ZONA DE RIESGO previa a la realizacin del evento de TOLERABLE capacitacin, sobre la confirmacin y
participacin.
Procedimiento elaboracin, ejecucin y evaluacin plan de capacitacin.
10
10
10
10
10
ZONA DE RIESGO Verificacin de que se haya realizado la TOLERABLE induccin y reinduccin a los funcionarios.
Procedimiento elaboracion, ejecucin y evaluacin del programa de induccin y reinduccin
10
10
10
Comunicacin a los Servidores Pblicos,

INCUMPLIMIENTO EN LA EJECUCIN DEL PROGRAMA DE BIENESTAR Y SALUD OCUPACIONAL.
10
10
ZONA DE RIESGO preva a la realizacin al evento de TOLERABLE bienestar y salud ocupacional, sobre la
confirmacin y participacin.
Procedimiento elaboracin, ejecucin y evaluacin plan de bienestar y salud ocupacional.
10
10
10

VERSIN: 1
Pgina 26 de 40
PROCESO
PROBABILIDAD
NO EXISTEN CONTROL
IMPACTO
SI
NO
EN QUE DOCUMENTO
PROBABILIDAD
IMPACTO
El reloj radicador de correspondencia cuenta con llave de seguridad que es administrada por un solo funcionario Cuando se presenta doble solicitud se
RADICACIN Y REGISTRO ILEGAL DE LOS DOCUMENTOS PARA TRMITE POR PARTE DEL FONDO PASIVO SOCIAL DE FCN.
Autoevaluacin y Monitoreo del Mapa de Riesgos anterior.
20
10
20
ZONA DE RIESGO anexa al radicado ms antiguo el reciente, dando a este ltimo trmite MODERADO
10
20
terminado.
Se cuenta con lista de chequeo para la verificacin de documentos por parte de Atencin al Usuario antes de ser radicados, cuando la solicitud se presenta personalmente. GESTIN DOCUMENTAL.
Revisin 20 1 20
manual
al
momento
de X
ZONA DE RIESGO devolucin del documento en prstamo, MODERADO por parte del encargado del Manejo del
archivo central
Procedimiento - CONSULTA Y/O PRSTAMO DE DOCUMENTOS
10
10
Zona de riesgo tolerable Reducir el riesgo Compartir o transferir
10
PRDIDA DEFINITIVA O EXTRAVIO DE DOCUMENTOS RECIBIDOS O GENERADOS POR LA ENTIDAD
20
40
Revision de planillas de radicacion y entrega de correspondencia recibida y enviada, por parte de los funcionarios a cargo. Se dispusieron extintores en las instalaciones donde funcionan los
Procedimientos: CORRESPONDENCIA ENVIADA / CORRESPONDENCIA RECIBIDA
20
40
Zona de riesgo importante Reducir el riesgo Evitar el riesgo Compartir o transferir
40
20
20
archuvos documentales, as como se ZONA DE RIESGO MODERADO realiz un contrato con el fin de arreglar la cubierta y paredes del archivo central (Parte Norte) IMPLEMENTACIN DEL SIG EN LA ENTIDAD
EVALUACIONES DEL COPASO / CONTRATO No. 062/2008
10
10
Zona de riesgo tolerable Reducir el riesgo Compartir o transferir
10
DOCUMENTACIN DEL SIG
Zona de riesgo importante Reducir el riesgo Evitar el riesgo Compartir o transferir Zona de riesgo importante Reducir el riesgo Evitar el riesgo Compartir o transferir
40
ATENCIN AL USUARIO
FALTA DE INTEGRACIN DEL SISTEMA NICO DE ATENCIN AL USUARIO.
20
40
2 ACTUALIZACIN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS X SIP

20
40
GENERACIN INADECUADA DE INCAPACIDAD POR PARTE DEL MEDICO TRATANTE
CORRECTIVO
SIP. Procedimiento: Reconocimiento de incapacidades SIP. Procedimiento: Reconocimiento de incapacidades
ASUMIR EL RIESGO
TRASCRIPCIN INCORRECTA DE INCAPACIDAD POR MEDICO ESPECIALISTA O AUDITOR DEL FPSFCN
10
10
PREVENTIVO
10
10
10
ERROR EN EL REPORTE DE LOS INCUMPLIMIENTOS GESTIN DE SERVICIOS PRESENTADOS EN LA PRESTACIN DE LOS DE SALUD SERVICIOS DE SALUD DENTRO DE LA CERTIFICACION 10 DE PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD Y REPORTE DE INCUMPLIMIENTO
10
PREVENTIVO Y CORRECTIVO
10
10
10
ERROR EN GENERACION Y ANALISIS DE INDICADORES 10 DE CALIDAD INCLUIDOS EN EL PAMEC
20
CORRECTIVO
10
10
Reducir el riesgo Evitar el riesgo Compartir o transferir Reducir el riesgo Evitar el riesgo Compartir o transferir
10
ERROR EN REPORTE DE INFORMES DE GESTION POR 10 MEDICOS ESPECILISTAS Y AUDITORES DEL FPSFCN FALTA DE OPORTUNIDAD EN LA ACTUALIZACIN DE LA BASE DE DATOS, DE ACUERDO CON LAS NOVEDADES REPORTADAS 10
20
ZONA DE RIESGO MODERADO ZONA DE RIESGO TOLERABLE ZONA DE RIESGO TOLERABLE ZONA DE RIESGO TOLERABLE ZONA DE RIESGO TOLERABLE ZONA DE RIESGO MODERADO
PREVENTIVO Y CORRECTIVO
10
10
10
10
No hay
NO EXISTEN CONTROL
10
10
Reducir el riesgo - Compartir o transferir
10
REPORTE DE NOVEDADES CON DATOS INCORRECTOS 10
10
Revision en mesa de control
Procedimiento de afiliacion
NO DETECCION DE INCONSISTENCIAS EN LA MESA DE 10 CONTROL ERRORES DE DATOS EN LOS REGISTROS DE LA BASE 10 DE DATOS ENTREGA EXTEMPORANEA DE BASE DE DATOS PARA REPORTE DE NOVEDADES A LA BASE DE DATOS 20 UNICA DE AFILIADOS BDUA
10
Digitacion base de datos
Procedimiento de afiliacion
10
Cierre base de datos del mes
Procedimiento de compensacion Procedimiento de compensacion
20
Cierre base de datos del mes
10
10
10

VERSIN: 1
Pgina 27 de 40
PROCESO
PROBABILIDAD
NO EXISTEN CONTROL
IMPACTO
SI
NO
EN QUE DOCUMENTO
PROBABILIDAD
IMPACTO
FALTA DE PAGO O PAGO INCOMPLETO DE LA UPC ADICIONAL DE LOS BENEFICIARIOS AFILIADOS A ESTE 10 PLAN ENTREGA EXTEMPORANEA DE LAS PLANILLAS INTEGRADAS DE LIQUIDACION DE APORTES Y AUXILIARES DE LAS CUENTAS DE SALUD ERROR DE DIGITACION DE LAS NOVEDADES EN LA CAPTURA DE LA INFORMACION DE LA PLANILLA INTEGRADA DE LIQUIDACION DE APORTES PILA 10
10
Cruce de base de datos con libro auxiliar contable del recaudo
10
ZONA DE RIESGO Solicitar por correo electronico el envio de TOLERABLE la informacion
10
10
ZONA DE RIESGO Verificacion con listado de inconsistencias TOLERABLE
ELIMINACION DE REGISTROS DESPUES DE GENERAR EL PROCESO DE COMPENSACION EN EL APLICATIVO 10 DE DINAMICA GERENCIAL EL NO CAMBIO DE NIT EN LA PILA DE PUERTOS POR EL NIT DEL FOPEP. AFILIADOS PRESENTADOS EN EL PROCESO DE COMPENSACIN CON DIAS EN CERO (0) DEBIENDO SER DIAS TREINTA (30) 10
10
ZONA DE RIESGO TOLERABLE ZONA DE RIESGO TOLERABLE ZONA DE RIESGO MODERADO
Cruce de base de datos con registros de de recaudo Cruce de nits y planillas con los registros de recaudo Cruce entre afiliados liquidados con dias 30 contra afiliados liquidados con dias 0 Generado el proceso de compensacion se aplica las aproximaciones correspondientes PRESENTACION OPORTUNA DE LAS CUENTAS Y ACCIONES DE COBRO PERSUASIVO
Procedimiento de compensacion X Procedimiento de compensacion
10
20
20
10
10
10
REPORTE INADECUADO DEL IBC Y COTIZACION EN EL PROCESO DE COMPENSACIN DE ACUERDO CON LO 10 SOLICITADO POR EL CONSORCIO FIDUCIARIO
10
1) FALTA DE EFECTIVIDAD EN EL COBRO DE CARTERA DE CUOTAS PARTES GESTIN DE COBRO
10
30
RESOLUCION DEL MANUAL DE COBRO PERSUASIVO Y COACTIVO
30
90
90
2) FALTA DE EFECTIVIDAD EN EL COBRO DE CARTERA (ARRENDAMIENTOS, CONTRATOS DE COMPRAVENTA, 10 RECOBROS AL FOSYGA Y MOROSOS DEL SGSSS)
10
NO EXISTEN CONTROL
20
40
40
CRUCE DE CEDULAS CON BASE DE REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL 3) FRAUDE EN EL COBRO DE MESADAS PENSIONALES 10 1 10 ZONA DE RIESGO TOLERABLE CONVENIO DE PRESTACION DE SERVICOS BANCARIOS CON LOS BANCOS BBVA, POPULAR Y COOPERATIVA FINNAIERA DE ANTIOQUIA
ACTIVIDAD 10 DEL PROCEDIMIENTO RETIRO DE PENSIONADO POR FALLECIMIENTO
10
1 X EN LOS CONVENIOS RESPECTIVOS

10
10
ELABORAR LAS CONCILIACIONES BANCARIAS ms tardar el da siete de cada mes
SIP- ACTIVIDAD PROCEDIMIENTO CONCILIACIONES BANCARIAS
DEL
20
10
30
REVISAR Y APRUEBAR LOS ZONA DE RIESGO INFORMES DE CONCILIACIN IMPORTANTE BANCARIA POR CUENTA POR PARTE DEL JEFE DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO) .
ACTIVIDAD 9 PROCEDIMIENTO CONCILIACIONES BANCARIAS
DEL
10
20
APLICACIN DEL PROCEDIMIENTO PARA DEPURACION CONCILIACIONES BANCARIAS
PROCEDIMIENTO DEFINIDO Y APLICADO PARA DEPURACION CONCILIACIONES BANCARIAS EN EL SIP
10
20
SE ESTA ADELANTANDO EL REINTEGRO ATENDIENDO EL PLAN ZONA DE RIESGO DISEADIO DENTRO DEL PLAN DE MODERADO MEJORAMIENTO Y SE ESTABLECIO EL PROCEDIMIENTO PENDIENTE DE APROBACION POR EL COMIT
NO EXISTEN CONTROL
10
20
20
10
10
ENTREGA DE MOVIMIENTOS A MAS TARDAR EL TERCER DIA HABIL
PROCEDIMIENTO DIFINIDO Y APLICADO
10
10
10

VERSIN: 1
Pgina 28 de 40
PROCESO
PROBABILIDAD
NO EXISTEN CONTROL
IMPACTO
SI
NO
EN QUE DOCUMENTO
PROBABILIDAD
IMPACTO
7) PRESENTACIN INOPORTUNA DE INFORMACIN A LA CGN Y A ORGANISMOS DE INSPECCIN, VIGILANCIA Y CONTROL GESTIN DE RECURSOS FINANCIEROS
20
20
PRESENTACION DE INFORMES DE ACUERDO CON EL CRONOGRAMA Y A TRAVES DE LOS SISTEMAS ESTABLECIDOS Y EN CASO DE QUE ESTOS ULTIMOS FALLEN, SE PRESENTA EN MEDIO MAGNETICO DIRECTAMENTE A LA ENTIDAD CORRESPONDIENTE
MATRIZ PRIMARIA DE GESTION DE CALIDAD
20
20
20
8) GENERAR OBLIGACIONES SIN REQUISITOS MNIMOS 20 LEGALES
20
ELABORACION, REVISION Y APROBACION DE LA CONFORMIDAD DE LAS OBLIGACIONES POR PARTE DE LOS FUNCIONARIOS RESPONSABLES
AXULIAR CONTABLE DEL DOCUMENTO 06 DENOMINADO RECONOCIMIENTO DE PASIVOS
20
20
20
9) OMITIR Y/O EXPEDIR INADECUADAMENTE CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
20
20
REVISION Y APROBACION DE LA ZONA DE RIESGO CONFORMIDAD DE LA EXPEDICION DE MODERADO CDP POR PARTE DE LOS FUNCIONARIOS RESPONSABLES SE ENCUENTRAN DISEADAS MAQUETAS PARA CADA UNA DE LAS DIFERENTES TRANSACCIONES QUE GENERA CADA AREA
FORMATO DE EXPEDICION DE CDP
20
20
20
10
10
MAQUETAS DISEADAS
10
10
10
11) NO REGISTRO DE LA TOTALIDAD DE LAS OPERACIONES DE LA ENTIDAD
10
20
CADA DEPENDENCIA ES RESPONSABLE DE QUE LA INFORMACION QUE GENERA QUEDE REGISTRADA CONTABLEMENTE EN TIEMPO REAL
PROCEDIMIENTOS DE CADA UNA DE LAS AREAS
20
40
40
12) FALTA DE OPORTUNIDAD EN LA CONCILIACION DE LA INFORMACION SUMINISTRADA POR LAS 10 DEPENDENCIAS
20
SE CONCILIA TRIMESTRALMENTE LA INFORMACION CON LA DIVISION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS , CARTERA Y MENSUALMENTE CON TESORERIA
20
40
40
10
20
SE TENE ESTABLECIDO UN CRONOGRAMA PARA LA PRESENTACION DE INFORMACION AL AREA CONTABLE POR LAS DIFERENTES AREAS QUE GENERAN DERECHOS Y OBLIGACIONES QUE SON OBJETO DE REGISTRO EN LA CONTABILIDA
COMUNICACIN A LAS DISTINTAS AREAS
20
40
40
14) INADECUADA DESCRIPCION DE LOS CONCEPTOS EN LOS REGISTROS CONTABLES
10
CADA UNA DE LAS AREAS QUE TRANSMITE INFORMACION DEFINE EL CONCEPTO DE CADA REGISTRO
10
20
Reducir el riesgo Asumir el riesgo
20
Anlisis de las contestaciones de las demandas en el Comit. . INCUMPLIMIENTO POR PARTE DE LOS APODERADOS EXTERNOS DE LAS RECOMENDACIONES DEL COMIT 10 DE DEFENSA JUDICIAL PARA LA CONTESTACION DE LAS DEMANDAS EN CONTRA DEL FONDO 1 10 ZONA DE RIESGO TOLERABLE Directrices emitidas por la Direccin General del Fondo
PROCEDIMIENTO 05010104 COMIT DE DEFENSA JUDICIAL Y CONCILIACION

10
10
10
ASISTENCIA JURIDICA
MANUAL DE FUNCIONES
10
10
Normatividad externa, directrices emitidas ZONA DE RIESGO porla Direccion General y el Comit TOLERABLE Disciplinario de la Entidad.
PROCEDIMIENTO 05010110 CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10
10
10
10
10
Verifica en el puesto de trabajo del funcionario, que los elementos relacionados en el informe Inventario individual a fecha de corte, se encuentren fsicamente
050303 ADMINISTRACIN Y CONTROL INVENTARIO ALMACEN
10
10
10

VERSIN: 1
Pgina 29 de 40
PROCESO
PROBABILIDAD
NO EXISTEN CONTROL
IMPACTO
SI
NO
EN QUE DOCUMENTO
PROBABILIDAD
IMPACTO
ROBO DE EQUIPOS
10
10
Presenta la denuncia de prdida o hurto de bienes muebles ante la autoridad competente y la entrega, con el Informe de prdida o hurto de un bien mueble a su cargo o en cuenta personal, al Jefe Divisin Administrativa. Si la perdida o hurto esta relacionada con un funcionario que se retira del servicio, la investigacin administrativa se debe adelantar dentro de los 30 das calendario siguientes a la fecha de su retiro, para poder efectuar el descuento de sus prestaciones en caso de que el fallo de la investigacin ordene el descuento del valor del Bien perdido o hurtado, de sus prestaciones.
050302 EGRESO DE BIENES DE ALMACEN
10
10
10
CARENCIA DE RECURSOS FINANCIEROS PARA REALIZAR EL ASEGURAMIENTO DE LA TOTALIDAD DE LOS BIENES DE TRANSFERENCIA PROPIEDAD DE LA ENTIDAD. GESTION DE BIENES TRANFERIDOS
10
10
NO EXISTE
NO EXISTE
NO EXISTEN CONTROL
10
10
10
CARENCIA DE RECURSOS FINANCIEROS PARA PROTEGER, REALIZAR LA VIGILANCIA PERMANENTE DE LA TOTALIDAD DE LOS BIENES MUEBLES (EQUIPO FERREO) Y BIENES INMUEBLES PROPIEDAD DE LA 10 ENTIDAD, OBTENIDOS A TRAVES DE TRANSFERENCIA POR PARTE DE LOS EXTINTOS F.C.N., FERROVIASINVIAS Y MINISTERIO DE TRANSPORTE
10
NO EXISTE
NO EXISTE
NO EXISTEN CONTROL
10
10
10
INCONSISTENCIAS EN LA APLICACIN DE LAS NOVEDADES DE NOMINA DE PENSIONADOS
10
10
REVISION PREVIA A LA GENERACION DE LA NMINA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE INCLUSION DE PENSIONADOS EN NOMINA (03030101) TRASLADO DE PUNTO DE PAGO DE PENSIONES (0303102) PRORROGA SUSTITUCION PENSIONAL POR ESTUDIOS (0303103) RETIRO DE LOS CONTROLES SON EFECTIVOS Y ESTAN PENSIONADOS POR FALLECIMIENTO (03030104) DOCUMENTADOS RECONOCIMIENTO SUBSIDIO ART 143 LEY 100 DE 1993 (03030204) ACRECIMIENTO CUOTA POR SUSTITUCION PENSIONAL (0303205) MESADAS RETROACTIVAS (03030205)
INCONSISTENCIAS EN LOS ACTOS ADMINSTRATIVOS
10
10
REVISION PREVIA A LA FIRMA DEL ACTO ADMINSTRATIVO
GESTIN DE PRESTACIONES ECONMICAS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: RECONOCIMIENTO PENSION PLENA (03040101) RECONOCIMIENTO AUXILIO FUNERARIO (03040102) SUSTITUCION PENSIONAL A HEREDEROS (03040103) SUSTITUCION PENSIONAL AHIJOS INCAPACITADOS PARA TRABAJAR POR INVALIDEZ (03040104) SUSTITUCION PENSIONAL POR APLICACION DE LA LEY 44 DE 1980 ( 03040110)PAGO DE CONDENAS JUDICIALES (0304108) RECONOCIMIENTO MESADAS A HEREDEROS (03040106) RECONOCIMIENTO PENSION DE JUBILACION Y PENSION SANCION (03040109) ACOGIMIENTO LEY LOS CONTROLES SON EFECTIVOS Y ESTAN 44 DE 1980 (03040110) EMISION BONO DOCUMENTADOS PENSIONAL (03040111) RECONOCIMIENTO DE CUOTA PARTE PENSIONAL (03040206) RELIQUIDACION DE PENSIONES (03040208) RECONOCIMIENTO EDUCACION ESPECIAL A HIJOS DE PENSIONADOS DE PUERTOS(03020401) RECONOCIMIENTO AUXILIO EDUCATIVO PARA HIJOS DE PENSIONADOS DE PUERTOS (03020403) RECONOCIMIENTO AUXILIO FUNERARIO PARA PENSIONADOS PUERTOS(03020405) RECONOCIMIENTO AUXILIO FUNERARIO PARA FAMILIARES DE PENSIONADOS PUERT0S (03020406)
ERRORES EN LA LIQUIDACIN DE LAS PRESTACIONES 10 ECONMICAS
10
REVISION PREVIA A LA ELABORACION DEL ACTO ADMINSTRATIVO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: RECONOCIMIENTO PENSION PLENA (03040101) RECONOCIMIENTO AUXILIO FUNERARIO (03040102) SUSTITUCION PENSIONAL A HEREDEROS (03040103) SUSTITUCION PENSIONAL AHIJOS INCAPACITADOS PARA TRABAJAR POR INVALIDEZ (03040104) SUSTITUCION PENSIONAL POR APLICACION DE LA LEY 44 DE 1980 ( 03040110)PAGO DE CONDENAS JUDICIALES (0304108) RECONOCIMIENTO MESADAS A HEREDEROS (03040106) RECONOCIMIENTO PENSION DE JUBILACION Y PENSION SANCION (03040109) ACOGIMIENTO LEY LOS CONTROLES SON EFECTIVOS Y ESTAN 44 DE 1980 (03040110) EMISION BONO DOCUMENTADOS PENSIONAL (03040111) RECONOCIMIENTO DE CUOTA PARTE PENSIONAL (03040206) RELIQUIDACION DE PENSIONES (03040208) RECONOCIMIENTO EDUCACION ESPECIAL A HIJOS DE PENSIONADOS DE PUERTOS(03020401) RECONOCIMIENTO AUXILIO EDUCATIVO PARA HIJOS DE PENSIONADOS DE PUERTOS (03020403) RECONOCIMIENTO AUXILIO FUNERARIO PARA PENSIONADOS PUERTOS(03020405) RECONOCIMIENTO AUXILIO FUNERARIO PARA FAMILIARES DE PENSIONADOS PUERT0S (03020406)

VERSIN: 1
Pgina 30 de 40
PROCESO
PROBABILIDAD
NO EXISTEN CONTROL
IMPACTO
SI
NO
EN QUE DOCUMENTO
PROBABILIDAD
IMPACTO
DESACTUALIZACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIN EN LA ETAPA PRECONTRAACTUAL
10
20
PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO 0505 COMPRAS
10
20
20
NIVEL INSTITUCIONAL DEL RIESGO:
16.14864865
APROBACIN DEL MAPA DE RIESGOS POR PARTE DEL COMIT DE COORDINACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y CALIDAD APROBACIN SI NO N DE ACTA 15 FECHA: 10 Noviembre de 2008
ELABORO: ANGEL ALEXANDER ZIPAQUIR FIRMA: CARGO: TECNICO 1
REVISO: CARMEN EMIRA GUZMN GUZMN / YANETH FARFAN CASALLAS FIRMA: CARGO: JEFE OFICINA DE PLANEACION Y SISTEMAS / COORDINADORA GRUPO DE CONTROL INTERNO
APROB: ERNESTO CARVAJAL MORENO FIRMA: CARGO: SECRETARIO GENERAL
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIN (MECI - CALIDAD) FORMATO PLAN DE MANEJO DE RIESGOS

VERSIN: 1
Pgina 31 de 40
NIVEL DE EXPOSICIN A LOS RIESGOS ANTES DEL PLAN DE MANEJO PROCESO RIESGO IMPACTO PROBABILIDAD NIVEL DE EXPOSICIN AL RIESGO ACCIONES PREVENTIVAS FECHA DE INICIO FECHA DE TERMINACIN NOMBRE DEL INDICADOR INDICADOR NUMERADOR
INDICADOR FUNCIONARIO RESPONSABLE DENOMINADOR UNIDAD DE MEDIDA CARGO DEPENDENCIA
10
20
REALIZAR LA ALINEACION DE LOS OBJETIVOS INSTITUCIONALES CON LOS ESTRATEGICOS Y POR PROCESOS ACORDE CON LAS ACTIVIDADES FORMULADAS EN EL PLAN DE ACCION TENIENDO ENCUENTA LA METODOLOGIA Y LINEAMIENTOS DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTION DEL FPS
01/06/2008
31/10/2008
NUMERO DE ALINEACIONES A REALIZAR(OBJETIVOS NUMERO DE ALINEACIONES ALINEACION DEL PLAN ESTRATEGICO NUMERO DE ALINEACIONES INSTITUCIONALES.vs.OBJETIVO REALIZADAS / NUMERO DE PORCENTAJE DE LA ENTIDAD REALIZADAS S ESTRATEGICOS; OBJETIVOS ALINEACIONES A REALIZAR INSTITUCIONALES. Vs. OBJETIVOS POR PROCESOS)
CARMEN EMIRA GUZMAN GUZMAN / ANGEL JEFE DE ALEXANDER ZIPAQUIRA TECNICO I VARGAS
OFICINA
/ OFICINA DE PLANEACION Y SISTEMAS
DESACIERTO EN PRESUPUESTAL
LA
PLANEACION
10
20
ESTABLECER LOS PUNTOS DE CONTROL Y ACTUALIZACIN DEL PROCEDIMIENTO DE ELABORACIN DE PRESUPUESTO
01/10/2008
31/12/2008
NMERO DE PROCEDIMIENTOS NMERO ACTUALIZACIN DEL PROCEDIMIENTO ACTUALIZADOS / NMERO DE PROCEDIMIENTOS ELABORACIN DE PRESUPUESTO PROCEDIMIENTOS A ACTUALIZADOS ACTUALIZAR
DE NMERO PROCEDIMIENTOS ACTUALIZAR
DE A PORCENTAJE
CARMEN EMIRA GUZMAN JEFE DE OFICINA GUZMAN
OFICINA DE PLANEACION Y SISTEMAS
10
30
REALIZAR ACTIVIDADES DE SOCIALIZACION Y DIVULGACION DE LOS COMPROMISOS ADQUIRIDOS POR PARTE DE LOS FUNCIONARIOS Y EL DESARROLLO SISTEMA INTEGRAL DE GESTION MEDIANTE PRESENTACIONES EN MEDIOS ELECTRONICOS (PROYECCION DE PRESENTACIONES AL ENCENDIDO DE LOS EQUIPOS DE COMPUTO Y SOCIALIZACIONES POR PROCESO DE LOS ELEMENTOS DEL DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO Y MANUAL DE OPERACIONES REITERANDO LOS COMPROMISOS ADQUIRIDOS CON LA ACTUALIZACION DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS)
01/06/2008
31/12/2008
N DE ACTIVIDADES DE SOCIALIZACION Y % DE ACTIVIDADES DE N DE ACTIVIDADES DE N DE ACTIVIDADES DE DIVULGACION REALIZADAS / N SOCIALIZACION Y DIVULGACION SOCIALIZACION Y SOCIALIZACION Y PORCENTAJE DE ACTIVIDADES DE REALIZADAS DIVULGACION REALIZADAS DIVULGACION PROGRANADAS SOCIALIZACION Y DIVULGACION PROGRANADAS
CARMEN EMIRA GUZMAN JEFE DE OFICINA / / YUDY TORRES / JORGE OFICINA DE PLANEACION Y PROFESIONAL I / TECNICO ESPINOSA / ANGEL SISTEMAS II / TECNICO I / ZIPAQUIRA
10
20
ELABORAR UNA MATRIZ DE INFORMACION PRIMARIA Y SECUNDARIA DONDE SE IDENTIFIQUE LOS FLUJOS DE INFORMACION QUE GENEREN LOS PROCESOS CON LAS RESPECTIVAS FECHAS DE ENTREGA PARA CONSOLIDACION Y REPORTE FINAL DE LA INFORMACION A LAS FUENTES EXTERNAS E INTERNAS
01/06/2008
31/12/2008
ELABORACION INFORMACION SECUNDARIA
MATRIZ PRIMARIA
MATRIZ DE INFORMACION MATRIZ DE INFORMACION DE PRIMARIA Y SECUNDARIA PRIMARIA Y SECUNDARIA Y ELABORADA, APROBADA Y ELABORADA, APROBADA Y SOCIALIZADA SOCIALIZADA
PORCENTAJE
CARMEN EMIRA GUZMAN GUZMAN / ANGEL JEFE DE ALEXANDER ZIPAQUIRA TECNICO I VARGAS
OFICINA
20
20
REALIZAR ACTIVIDADES DE CONCIENTIZACION PARA LA MEJORA CONTINUA A TRAVES DE LOS MEDIOS DE COMUNICACIN EXISTENTES EN LA ENTIDAD ENFATIZANDO EN LA ADECUADA APLICACIN DE LA DOCUMENTACION DISPUESTA EN EL SIG.
01/10/2008
31/12/2008
% DE ACTIVIDADES CONCIENTIZACION REALIZADAS
N DE ACTIVIDADES CONCIENTIZACION DE REALIZADAS/ N ACTIVIDADES CONCIENTIZACION PROGRAMADAS
DE N DE ACTIVIDADES DE N DE ACTIVIDADES DE CONCIENTIZACION CONCIENTIZACION DE REALIZADAS PROGRAMADAS DE PORCENTAJE CARMEN EMIRA GUZMAN JEFE DE GUZMAN / YUDY TORRES TECNICO II OFICINA / OFICINA DE PLANEACION Y SISTEMAS
10
20
REALIZAR PERIODICAMENTE REVISION DE LA NORMATIVIDAD APLICABLE DE ACUERDO AL NORMOGRAMA DE LA ENTIDAD CONSOLIDADO POR SECRETARIA GENERAL
01/10/2008
31/12/2008
N DE REVISIONES REALIZADAS AL % DE REVISIONES REALIZADAS NORMOGRAMA DE LA ENTIDAD PERIODICAMENTE AL NORMOGRAMA / N DE REVISIONES AL DE LA ENTIDAD NORMOGRAMA DE LA ENTIDAD PROGRAMADAS PERIODICAMENTE
N DE REVISIONES REALIZADAS AL NORMOGRAMA DE LA ENTIDAD
N DE REVISIONES AL NORMOGRAMA DE LA ENTIDAD PORCENTAJE PROGAMADAS PERIODICAMENTE
CARMEN EMIRA GUZMAN JEFE DE OFICINA GUZMAN / JORGE PROFESIONAL I ESPINOSA
SUPRESIN DE LA OFICINA ENCARGADA DE EJERCER LAS FUNCIONES DE CONTROL INTERNO
10
10
PRESENTAR EL PROYECTO DE MODIFICACIN A LA ESTRUCTURA Y A LA PLANTA ACORDE A LA NORMATIVIDAD Y REQUERIMIENTOS DEL DAFPMINISTERIO DE LA PROTECCIN SOCIAL
15/05/2008
31/12/2008
Proyecto de modificacin a la MIDE LA EFECTIVIDAD DE LA ACCIN estructura y planta del FPS Proyecto presentado PREVENTIVA PROPUESTA presentado
DOCUMENTO (S)
PEDRO PABLO CADENA Director General FARFN - JOS ANTONIO Divisin de Personal BUITRAGO BOHRQUEZ
Jefe Direccin General - Divisin de Personal
PERDIDA DE LA INFORMACION REGISTRADA EN MEDIOS MAGNETICOS
10
20
Realizar solicitud de adecuacion de sistema de achivos para salvaguardar los medios magneticos.y reiterar solicitud de caja fuerte para colocarla para backups externos
01/10/2008
31/12/2008
numero de solicitudes % de solicitudes realizadas para numero realizadas/numero de solicitudes a almacenamiento adecuado de backups realizadas/ realizar
de
solicitudes
numero de solicitudes a realizar
PORCENTAJE
SILVANO MARTINEZ
ANALISTA DE SISTEMAS
PRESENCIA DE VIRUS EN LOS EQUIPOS DE COMPUTO
Divulgacion de las politicas de seguridad, 10 2 20 Revisar la aplicacin de restricciones en todos los equipos
01/10/2008
31/12/2008
01/10/2008
31/12/2008
numero de divulgaciones % de divulgaciones realizadas de las realizadas/numero de politicas de seguridad divulgaciones programadas numero de revisiones de % de revisiones de aplicaciones de aplicaciones realizadas / numero restriciones realizadas de equipos
numero de realizadas
divulgaciones numero de programadas de numero de equipos
divulgaciones
PORCENTAJE
YUDY TECNICO II/ANALISTA DE OFICINA DE PLANEACION Y TORRES/SILVANOMARTIN SISTEMAS SISTEMAS EZ SILVANO MARTINEZ ANALISTA DE SISTEMAS OFICINA DE PLANEACION Y SISTEMAS
numero de revisiones aplicaciones realizadas
PORCENTAJE
DESACTUALIZACION TECNOLOGICOS
DE
AVANCES
15
Envio de oficios para la compra de tecnologia
01/10/2008
31/12/2008
numero de oficios % de oficios realizados para la compra de realizados/numero de oficios a numero de oficios realizados tecnologia realizar
numero de oficios a realizar
PORCENTAJE
SILVANO MARTINEZ
GESTIN DE TIC'S
INTERRUPCION DEL FLUIDO ELECTRICO
10
30
Solicitud compra de planta electrica
01/10/2208
31/12/2008
numero de solicitudes % de solicitudes realizadas para la compra enviadas/numero de solicitudes numero de solicitudes enviadas numero de solicitudes realizadas de la planta electrica realizadas
PORCENTAJE
SILVANO MARTINEZ
FALLAS EN LOS EQUIPOS
10
20
Solicitud contratos de mantenimiento
01/10/2008
31/12/2008
% de solicitudes mantenimiento
de
contrato
numero de soliciutdes de contratos de de manteniemiento /numero de numero de soliciutdes de numero de solicitudes de contrato PORCENTAJE solicitudes de contrato de contratos de manteniemiento de mantenimiento realizadas mantenimiento realizadas
SILVANO MARTINEZ
ACCESOS NO AUTORIZADOS
10
10
DIVULGACION DE POLITICAS DE SEGURIDAD
01/10/2008
31/12/2008
numero de divulgaciones % de divulgaciones realizadas de las numero de realizadas/numero de politicas de seguridad realizadas divulgaciones programadas
divulgaciones numero de programadas
divulgaciones
PORCENTAJE
YUDY TORRES
TECNICO II

GESTIN DE TIC'S VERSIN: 1
Pgina 32 de 40
CABLEADO DE DATOS SOBRESATURADO
10
30
SOLICITUD DE REDISTRIBUCIONES LOCATIVAS DONDE UNICAMENTE SE DEJE POR OFICINA LA CANTIDAD DE FUNCIONARIOS IGUAL AL NUMERO DE PUNTOS INSTALADOS EN CADA PUESTO DE TRABAJO
01/10/2008
31/12/2008
% de solicitudes realizadas para la redistribucion locativa del cableado de datos
numero de solicitudes para la redistribuion de cableado de datos numero /numero de solicitudes para la realizadas redistribuion de cableado de datos a realizar
de
solicitudes
numero de solicitudes a realizar
PORCENTAJE
SILVANO MARTINEZ
10
30
Definir un mecanismo de sancin frente a los responsables de proceso que incumplan con la implementacin de acciones correctivas y preventivas en los plazos establecidos, sin una clara justificacin
01/10/2008
31/12/2008
Documento emitido por el comit de coordinacin del sistema de control interno y calidad.
Documento aprobado
N.A
N.A
Documento elaborado
JEFE OFICINA CARMEN EMIRA GUZMAN/ PLANEACION YANETH FARFAN /COORDINADOR CASALLAS CONTROL INTERNO
DE
OFICINA DE PLANEACION Y SISTEMAS/GRUPO DE CONTROL INTERNO.
MEDICION Y MEJORA INADECUADA FORMULACION DE LOS HALLAZGOS DEL PLAN DE MEJORAMIENTO. INADECUADA FORMULACION DE LOS INDICADORES PARA LA MEDICION DE LA GESTION. 10 3 30 Capacitacin a los funcionarios responsables de los procesos en la formulacin del plan de mejoramiento. 01/10/2008 31/12/2008 Cumplimiento mejoramiento capacitacin plan de (No de funcionarios responsables No. de funcionarios de proceso capacitados/ No. de No. de procesos institucionales responsables de proceso procesos institucionales)*100 (No de funcionarios responsables No. de funcionarios de proceso capacitados/ No. de No. de procesos institucionales responsables de proceso procesos institucionales)*100 PORCENTAJE CARMEN EMIRA GUZMAN/ JEFE OFICINA JORGE ALBERTO PLANEACION ESPINOSA /PROFESIONAL 1 CARMEN EMIRA GUZMAN/ JEFE OFICINA JORGE ALBERTO PLANEACION ESPINOSA /PROFESIONAL 1 DE OFICINA DE PLANEACION Y SISTEMAS
10
20
Capacitacin a los funcionarios responsables de los procesos en la formulacin y reporte de indicadores.
DE
01/10/2008
31/12/2008
Cumplimiento capacitacin en indicadores
PORCENTAJE
Identificar y reportar las necesidades de Formacin y Capacitacin de los Auditores Internos de la Entidad, como resultado de la Evaluacin de los Auditores,de las Auditoras practicadas y de la Evaluacin del Desempeo de los funcionarios del Grupo de Trabajo de Control Interno. RESULTADOS INADECUADOS DE LAS AUDITORIAS REALIZADAS 10 1 10
01/12/2008
31/12/2009
Mide que las necesidades de Formacin y Necesidades Capacitacin de los Auditores Internos Reportadas sean identificadas y reportadas
Identificadas
y Necesidades Identificadas y Reportadas
OFICIO(S) PROFESIONAL ESPECIALIZADO CON MARIA YANETH FARFN GRUPO DE TRABAJO DE FUNCIONES DE CASALLAS CONTROL INTERNO COORDINACIN DE CONTROL INTERNO.
Reportar al Proceso de Medicin y Mejora las novedades evidenciadas durante el desarrollo de las Auditoras en cuanto a la cooperacin y asertividad de los auditados.
01/12/2008
31/12/2009
Mide que las novedades evidenciadas en Novedades cuanto a cooperacin y asertividad de los reportadas auditados sean reportadas.
evidenciadas Novedades reportadas
evidenciadas
INFORME(S) AUDITORA
DE
Culminar el diseo de los procedimientos para AUDITORAS, AUDITORIAS DE GESTIN, AUDITORIAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIN, de conformidad con los lineamientos del SIG y presentarlos para validacin y aprobacin de las instancias respectivas,
02/05/2008
30/06/2008
Mide qu porcentaje de los procedimientos fueron diseados y aprobados
Procedimientos diseados y aprobados
No. De Procedimientos No. De Procedimientos a disear y PORCENTAJE diseados y aprobados aprobar
PROFESIONAL ESPECIALIZADO CON MARIA YANETH FARFN GRUPO DE TRABAJO DE FUNCIONES DE CASALLAS CONTROL INTERNO COORDINACIN DE CONTROL INTERNO.
INCUMPLIMIENTO DEL PLAN ANUAL INTEGRAL DE AUDITORIAS (INCLUYE LAS AUDITORIAS INTERNAS DE EVALUACIN INDEPENDIENTE Y AUDITORIAS INTERNAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIN)
10
10
Elaborar el Plan Anual Integral de Auditoras, de acuerdo con los procedimientos establecidos
27/05/2008
01/07/2008
Establece si el Plan Anual Integral de Plan Anual Integral de Auditoras Plan Anual Integral Auditoras fue elaborado elaborado Auditoras elaborado
de
PORCENTAJE
PROFESIONAL ESPECIALIZADO CON MARIA YANETH FARFN GRUPO DE TRABAJO DE FUNCIONES DE CASALLAS CONTROL INTERNO COORDINACIN DE CONTROL INTERNO.
Ejecucin del Plan Anual Integral de Auditoras de acuerdo con la programacin establecida
01/07/2008
31/12/2008
Mide el porcentaje de cumplimiento del Porcentaje de cumplimiento del No. De Auditoras Ejecutadas Plan Anual Integral de Auditoras Plan Anual Integral de Auditoras
No. De Auditoras Programadas
PORCENTAJE PROFESIONAL GRUPO DE TRABAJO DE MARIA YANETH FARFN ESPECIALIZADO CON CONTROL INTERNO Y CASALLAS Y AUDITORES FUNCIONES DE AUDITORES INTERNOS EN INTERNOS EN CALIDAD COORDINACIN DE CALIDAD CONTROL INTERNO.
Reportar al Proceso de Medicin y Mejora las novedades evidenciadas durante el desarrollo de las Auditora, en cuanto a la presentacin de la informacin inoportuna e inadecuada por parte de los responsables de los procesos auditados.
01/12/2008
31/12/2009
Mide que las novedades evidenciadas, en cuanto a la presentacin de la informacin Novedades inoportuna e inadecuada por parte de los reportadas responsables de los procesos auditados, sean identificadas y reportadas
evidenciadas Novedades reportadas
evidenciadas
INFORME(S) AUDITORA
DE
Reiterar mediante Memorando a la Oficina de Planeacin y Sistemas, el ajuste al aplicativo Safix de Nmina de empleados, cada vez que se detecten inconsistencias en la liquidacin de la nmina, ocasionadas por desactualizacion del aplicativo. INADECUADA LIQUIDACIN DE LA NMINA DE EMPLEADOS 10 1 10
01/10/2008
30/12/2008
Memorandos de ajustes por inconsistencias en el Cumplimiento de la accin preventiva Oficios de ajustes por Total nminas con inconsistencias aplicativo/Total nminas con Porcentaje planeada en la liquidacin de nmina. inconsistencias en el aplicativo presentadas en el mes inconsistencias presentadas en el mes
Walter Lpez
Tcnico Administrativo
Divisin de Personal
Registrar y verificar las novedades de nmina de personal, quincenalmente, en la matriz Control de novedades.
01/10/2008
30/12/2008
Cumplimiento de la accin preventiva Novedades registradas planeada en el registro de novedades verificadas/Total novedades
y Novedades verificadas
registradas
Total novedades
Porcentaje
Walter Lpez
Tcnico Administrativo
Divisin de Personal
10
10
Reiterar mediante Memorando las instrucciones para la aplicacin de la normatividad en la evaluacin del desempeo, cada vez que se identifiquen omisiones de parte de los evaluadores.
15/01/2009
30/03/2009
No. de Memorandos enviados / Cumplimiento de la accin preventiva No. de Formatos de Evaluacin del No. de Memorandos enviados planeada en la evaluacin del desempeo Desempeo con inconsistencias detectadas.
No. de Formatos de Evaluacin del Desempeo con inconsistencias Porcentaje detectadas.
Raul Alonso
Pasante
Divisin de Personal
GESTIN DE TALENTO

VERSIN: 1
Pgina 33 de 40
INCUMPLIMIENTO EN LA EJECUCIN DEL PLAN DE CAPACITACIN
Confirmar con 12 horas de anticipacin a su desarrollo, los eventos de capacitacin: a) los que van a ser ejecutados en instalaciones diferentes a las de la Entidad mediante memorando y los que se desarrollen en las instalaciones del FPS a travs de publicacin en cartelera, 10 1 10
01/10/2008
31/12/2008
Nivel de cumplimiento de la accin No. Eventos confirmados/No. de preventiva planeada en desarrollo de No. eventos confirmados Eventos realizados eventos capacitacin
Eventos realizados
Porcentaje
Walter Lpez Leguizamn
y Juanita Tcnico Administrativo Auxiliar de oficina 5
Divisin de Personal
Reprogramar o modificar los eventos de capacitacin que no se puedan desarrollar de acuerdo con lo establecido en el Plan de Capacitacin.
01/10/2008
31/12/2008
Nivel de cumplimiento de la accin No. Eventos modificados o No. Eventos modificados o preventiva planeada en modificaciones de reprogramados/No. de Eventos no No. de Eventos no realizados reprogramados los eventos capacitacin realizados
Porcentaje
Jos Buitrago
Jefe de Divisin
Divisin de Personal
10
10
Verificar con el nuevo Servidor Pblico que se le haya proporcionado todo lo referente al programa de induccin.
01/10/2008
31/12/2008
Cumplimiento de la accin preventiva No. Servidores planeada de la induccin y reinduccin de Induccin/Total funcionarios. Pblicos nuevos
Pblicos con No. Servidores Pblicos con Servidores Total Servidores Pblicos nuevos Induccin
Porcentaje
Walter Lpez y Raul Alonso
Tcnico Pasante
Administrativo
Divisin de Personal
INCUMPLIMIENTO EN LA EJECUCIN DEL PROGRAMA DE BIENESTAR Y SALUD OCUPACIONAL.
Confirmar con 12 horas de anticipacin a su desarrollo, los eventos de capacitacin: a) los que van a ser ejecutados en instalaciones diferentes a las de la Entidad mediante memorando y los que se desarrollen en las instalaciones del FPS a travs de publicacin en cartelera. 10 1 10
01/10/2008
31/12/2008
Cumplimiento de la accin preventiva No. eventos confirmados/Eventos planeada en el desarrollo de eventos de No. eventos confirmados realizados bienestar y capacitacin
Eventos realizados
Porcentaje
Walter Lpez Leguizamn
y Juanita Tcnico Administrativo Auxiliar de oficina 5
Divisin de Personal
Reprogramar o modificar los eventos de Bienestar y salud ocupacional que no se puedan desarrollar de acuerdo con lo establecido en el Plan de bienestar y salud ocupacional.
01/10/2008
31/12/2008
Nivel de cumplimiento de la accin No. Eventos modificados o preventiva planeada en modificaciones de No. Eventos modificados o reprogramados/No. de Eventos no No. de Eventos no realizados los eventos de bienestar y salud reprogramados realizados ocupacional
Porcentaje
Jos Buitrago
Jefe de Divisin
Divisin de Personal
Redefinir o actualizar los procedimientos de Gestin Documental relacionados con la radicacin de correspondencia recibida.
01/10/2008
31/12/2008
No. DE PROCEDIMIENTOS REDEFINIDOS O No. DE PROCEDIMIENTOS CUMPLIMIENTO EN LA ACTUALIZACIN No. DE PROCEDIMIENTOS A ACTUALIZADOS /No. DE REDEFINIDOS O PORCENTAJE DE LOS PROCEDIMIENTOS REDEFINIR O ACTUALIZAR PROCEDIMIENTOS A ACTUALIZADOS REDEFINIR O ACTUALIZAR
OMAR ORTEGN
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
SECRETARA GENERAL
RADICACIN Y REGISTRO ILEGAL DE LOS DOCUMENTOS PARA TRMITE POR PARTE DEL FONDO PASIVO SOCIAL DE FCN. GESTIN DOCUMENTAL.
10
20
Socializacin de los procedimientos redefinidos a todos los funcionarios (a nivel nacional) que intervienen en el proceso
02/01/2009
31/03/2009
No. DE CAPACITACIONES CUMPLIMIENTO DE LA SOCIALIZACIN REALIZADAS / No. DE No. DE CAPACITACIONES No. DE CAPACITACIONES DE LOS PROCEDIMIENTOS PORCENTAJE CAPACITACIONES REALIZADAS SOLICITADAS REDEFINIDOS O ACTUALIZADOS SOLICITADAS
TCNICO JOHANA ACOSTA / OMAR ADMINISTRATIVO ORTEGN AUXILIAR ADMINISTRATIVO
SECRETARA GENERAL
Solicitar a la Oficina de Planeacin y Sistemas la actualizacin del software de correspondencia de acuerdo con las necesidades detectadas.
01/10/2008
31/10/2008
CUMPLIMIENTO EN EL REPORTE DE NECESIDADES DE ACTUALIZACIN DEL SOFTWARE DE CORRESPONDENCIA
No. DE NECESIDADES DE No. DE NECESIDADES DE ACTUALIZACIN SOLICITADAS / No. DE NECESIDADES DE ACTUALIZACIN PORCENTAJE No. DE NECESIDADES DE ACTUALIZACIN DETECTADAS SOLICITADAS ACTUALIZACIN DETECTADAS
TCNICO JOHANA ACOSTA / OMAR ADMINISTRATIVO ORTEGN AUXILIAR ADMINISTRATIVO
SECRETARA GENERAL
10
10
Solicitar mediante oficio al Comit de Archivo se estudie la posibilidad de establecer la periodicidad mnima y mxima en la tenencia de los documentos en prstamo
01/10/2008
31/12/2008
No. DE SOLICITUDES CUMPLIMIENTO EN LA SOLICITUD AL No, DE ENVIADAS / No DE COMIT DE ARCHIVO ENVIADAS SOLICITUDES A ENVIAR
SOLICITUDES
No. DE SOLICITIUDES A ENVIAR PORCENTAJE
OMAR ORTEGN
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
SECRETARA GENERAL
SOLICITAR MEDIANTE MEMORANDO INTERNO A CADA UNO DE LOS DIFERENTES PROCESOS COMUNICACIN INMEDIATA CON EL PROCESO DE ATENCIN AL USUARIO UNA VEZ SE ELIMINEN, ADICIONEN Y/O MODIFIQUEN LOS PROCEDIMIENTOS DE SU AREA CON EL FIN DE BRINDAR INFORMACIN CONFIABLE A LOS USUARIOS .
01/11/2008
31/12/2008
CUMPLIMIENTO EN EL ENVIO DE LA SOLICITUD
No. DE MEMORANDOS ENVIADAS / No. DE MEMORANDOS A ENVIAR
No. DE ENVIADAS
MEMORANDO No. DE ENVIAR
MEMORANDOS
PORCENTAJE
JOHANA ACOSTA HERNAN GONZALEZ
TCNICO 1
SECRETARA GENERAL
ATENCIN AL USUARIO
FALTA DE INTEGRACIN DEL SISTEMA NICO DE ATENCIN AL USUARIO.
20
40
ACTUALIZAR LOS PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE ATENCIN AL USUARIO
01/01/2009
31/03/2009
PROCEDIMIENTOS ACTUALIZADOS
No, DE PROCEDIMIENTOS ACTUALIZADOS / No. DE PROCEDIMIENTOS A ACTUALIZAR
PROCEDIMIENTOS ACTUALIZAR
PORCENTAJE
TCNICO 1
SECRETARA GENERAL
SOLICITAR A LA OFICINA DE PLANEACIN Y SISTEMAS LA PUBLICACIN EN LA PAGINA WEB DE LA ENTIDAD, LOS FORMATOS ACTUALIZADOS DE SOLICITUD DE TRAMITES.
01/11/2008
30/11/2008
No. DE SOLICITUDES ENVIADAS / No. DE SOLICITUDES A ENVIAR
No. DE ENVIADAS
MEMORANDO No. DE ENVIAR
MEMORANDOS
PORCENTAJE
TCNICO 1
SECRETARA GENERAL
SOCIALIZAR A TRAVS DE LAS DIFERENTES SOCIEDADES DE PENSIONADOS LA APLICACIN DE LOS NUEVOS FORMATOS DE SOLICITUD DE TRAMITES CON SUS CORRESPONDIENTES REQUISITOS
01/11/2008
31/12/2008
No. DE SOLICITUDES ENVIADAS / No. DE SOLICITUDES A ENVIAR
No. DE OFICIOS ENVIADOS
No. DE OFICIOS A ENVIAR
PORCENTAJE
TCNICO 1
SECRETARA GENERAL

VERSIN: 1
Pgina 34 de 40
NIVEL DE EXPOSICIN A LOS RIESGOS ANTES DEL PLAN DE MANEJO PROCESO RIESGO IMPACTO PROBABILIDAD NIVEL DE EXPOSICIN AL RIESGO ACCIONES PREVENTIVAS FECHA DE INICIO FECHA DE TERMINACIN NOMBRE DEL INDICADOR INDICADOR NUMERADOR NUMERO DE CERTIFICACIONES DE PRESTACION DE SERVICIOS 5 DE ENERO DE SALUD Y DE 5 DE ABRIL PORCENTAJE DE CERTIFICACIONES INCUMPLIMIENTO 5 DE JULIO DE INCUMPLIMIENTO ERRADAS CORREGIDAS * 100 / NUMERO 5 DE OCTUBRE DE CERTIFICACIONES DE PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD Y DE INCUMPLIMIENTO EXPEDIDAS
ERROR EN EL REPORTE DE LOS INCUMPLIMIENTOS PRESENTADOS EN LA PRESTACIN DE LOS SERVICIOS DE SALUD DENTRO DE LA CERTIFICACION DE PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD Y REPORTE DE INCUMPLIMIENTO
10
10
OFICIO A MEDICO ESPECIALISTA O AUDITOR QUE PRESENTE ERROR EN EL REPORTE.
01/10/2008
NUMERO DE CERTIFICACIONES DE PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD Y DE INCUMPLIMIENTO CORREGIDAS
NUMERO DE CERTIFICACIONES DE PRESTACION DE SERVICIOS DE PORCENTAJE SALUD Y DE INCUMPLIMIENTO EXPEDIDAS
LUZ HELENA GUTIRREZ JEFE DE DIVISION SUREZ
SERVICIOS ASISTENCIALES
GESTIN DE SERVICIOS DE SALUD ERROR EN GENERACION Y ANALISIS DE INDICADORES DE CALIDAD INCLUIDOS EN EL PAMEC
10
10
CAPACITACION A FUNCIONARIOS REVISANDO ERRORES QUE SE PRESENTAN EN EL REPORTE DURANTE REUNION DEL GRUPO DE MEDICOS DE LA DSA
01/10/2008
5/01/2009 05/04/2009 5/07/2009 05/10/2009
PORCENTAJE DE INFORMES AUDITORIA ERRADOS
No. DE INFORMES CON INCONSISTENCIAS ENCONTRADAS POR EL JEFE DE DE LA DIVISIN AL MOMENTO DE REVISAR INFORMES DE LOS INTERVENTORES.*100 / NUMERO DE INFORMES REALIZADOS
No. DE INFORMES CON INCONSISTENCIAS ENCONTRADAS POR EL NUMERO DE JEFE DE LA DIVISIN AL REALIZADOS MOMENTO DE REVISAR INFORMES DE LOS INTERVENTORES
INFORMES
PORCENTAJE
ERROR EN REPORTE DE INFORMES DE GESTION POR MEDICOS ESPECILISTAS Y AUDITORES DEL FPSFCN
10
10
OFICIO A MEDICO ESPECIALISTA O AUDITOR QUE PRESENTE ERROR EN EL REPORTE.
01/10/2008
5/01/2009 05/04/2009 5/07/2009 05/10/2009
PORCENTAJE DE GESTION ERRADOS
INFORMES
No. DE INFORMES DE GESTION DE GLOSADOS * 100 /No. DE No. DE INFORMES INFORMES DE GESTION GESTION GLOSADOS REALIZADOS
DE No. DE INFORMES DE GESTION PORCENTAJE REALIZADOS
1) MODIFICAR EL REGLAMENTO INTERNO DEL DEL COBRO Y RECAUDO DE CARTERA DE ACUERDO CON LOS PARAMETROS DEL DECRETO 4473 DE 2006
01/09/2008
31/03/2009
REGLAMENTO INTERNO RECAUDO DE CARTERA
DEL
MANUAL DE CARTERA MANUAL DE MODIFICADO/ MANUAL DE MODIFICADO CARTERA A MODIFICAR
CARTERA MANUAL DE MODIFICAR
CARTERA
MANUAL A PROCEDIMIENTO DOCUMENTADOS COMUNICADOS
Y Y
SUBDIRECTOR MAURICIO VILLANEDA / FINANCIERO / TECNICO SUBDIRECCION OMAIRA MARTINEZ Y ADMINISTRATIVO / FINANCIERA ASESOR EXTERNO ASESOR EXTERNO
1) FALTA DE EFECTIVIDAD EN EL COBRO DE CARTERA DE CUOTAS PARTES
30
90
2) SUSCRIBIR CONVENIOS CON EL BANCO BBVA PARA QUE EN LAS CUENTAS Nos. 309-00513-0, 494-00239-7 y 31100480-8 SE IDENTIFIQUE EL CONSIGNANTE
01/09/2008
31/12/2008
CONVENIOS SUSCRITOS ENTIDADES FINANCIERAS
CON
No de CONVENIOS SUSCRITOS No de / No DE CONVENIOS A SUSCRITOS SUSCRIBIR
CONVENIOS No DE SUSCRIBIR
CONVENIOS
UN CONVENIOS
SUBDIRECTOR SUBDIRECCION MAURICIO VILLANEDA / FINANCIERO / JEFE FINANCIERA / DIVISION DE BLANCA CHIQUIZA DIVISION DE TESORERIA TESORERIA
3) SOLICITAR AUTOMATIZAR MENSUALES
A LA OFICINA DE PLANEACION LA GENERACION DE CUENTAS
01/09/2008
31/06/2009
REQUERIMIENTO EFECTUADO
REQUERIMIENTO PARA LA UTOMATIZACION DE REQUERIMIENTO GENERACION DE CUENTAS DE EFECTUADO COBRO
REQUERIMIENTO A EFECTUAR PORCENTAJE
MARUCIO VILLANEDA
SUBDIRECTOR FINANCIERO
SUBDIRECCION FINANCIERA
1) GESTION PERIODICA (MENSUAL) A CADA CONTRATO (PCV Y ARRENDAMIENTOS) POR PARTE DE CARTERA
01/09/2008
31/06/2009
GESTION DE CARTERA
No. DE COMUNICACIONES ENVIADAS POR CARTERA SOBRE NOVEDADES PRESENTADAS / No TOTAL DE COMUNICACIONES REQUERIDAS
No. DE COMUNICACIONES No TOTAL ENVIADAS POR CARTERA COMUNICACIONES SOBRE NOVEDADES REQUERIDAS PRESENTADAS
DE COMUNICACIONES MAURICIO VILLANEDA
FUNCIONARIO RESPONSABLE CARTERA
DE
2) SOLICITAR A L COMIT DIRECTIVO DEFINIR LA POLITICA PARA MANEJO DE DESCUENTOS POR NOMINA DE CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO Y PROMESAS DE COMPRAVENTA
01/09/2008
31/03/2009
SOLICITUD PARA LA POLITICA PARA EL SOLICITDU EFECTUADA AL MANEJO DE DESCUENTOS POR COMIT DIRECTIVO S/ NOMINA SOLICITUD A EFECTUAR
SOLICITDU EFECTUADA AL SOLICITUD A EFECTUAR COMIT DIRECTIVO S/
PORCENTAJE
MAURICIO VILLANEDA
GESTIN DE COBRO
3) SOLICITAR A LA OFICINA JURIDIA Y DIVISION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS LA DEFINICION DE CRITERIOS MNIMOS DE CONTRATACION PARA CADA TIPO DE CONTRATO (CLAUSULADO CLARO DEL CONTRATO) ARRENDAMIENTOS Y PCV
01/09/2008
31/03/2009
SOLICITUD PARA DEFINICION DE SOLICITDU EFECTUADA PARA SOLICITDU EFECTUADA CRITERIOS MINIMOS DE DEFINICION DE CRITERIOS / PARA DEFINICION DE SOLICITUD A EFECTUAR CONTRATACION SOLICITUD A EFECTUAR CRITERIOS
PORCENTAJE
MAURICIO VILLANEDA
2) FALTA DE EFECTIVIDAD EN EL COBRO DE CARTERA (ARRENDAMIENTOS, CONTRATOS DE COMPRAVENTA, RECOBROS AL FOSYGA Y MOROSOS DEL SGSSS)
20
40
4) SOLICITAR A LA OFICINA DE PLANEACION AUTOMATIZAR LA GENERACION DE CUENTAS MENSUALES / MOSROSOS SGSSS/ RECOBROS AL FOSYGA / ARRENDAMIENTOS / PCV
01/09/2008
31/06/2009
REQUERIMIENTO EFECTUADO
REQUERIMIENTO PARA LA UTOMATIZACION DE REQUERIMIENTO GENERACION DE CUENTAS DE EFECTUADO COBRO
REQUERIMIENTO A EFECTUAR PORCENTAJE
MARUCIO VILLANEDA
5) IMPLEMENTAR EL PROCEDIMIENTO DE MOROSOS DEL SGSSS
01/09/2008
31/06/2009
IMPLEMENTACION PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTO DE IMPLEMENTADO PROCEDIMIENTO IMPLEMENTAR
/ PROCEDIMIENTO A IMPLEMENTADO
PROCEDIMIENTO IMPLEMENTAR
PORCENTAJE
SUBDIRECTOR MAURICIO VILLANEDA / FINANCIERO / JULIO CARDENAS DIVISION CONTABILIDAD
SUBDIRECTOR FINANCIERO JEFE / DIVISION DE DE CONTABILIDAD
6) REGISTRO OPORTUNO DE NOVEDADES POR MOROSIDAD EN EL SGSSS, DE ACUERDO AL PROCEDIMIENTO ESTABLECIDO
01/09/2008
31/06/2009
EFICACIA EN EL REGISTRO DE NOVEDADES POR MOROSIDAD AL SGSSS
No de NOVEDADES REGISTRADAS OPORTUNAMENTE / No de NOVEDADES A REGISTRAR
No de NOVEDADES No de NOVEDADES REGISTRADAS REGISTRAR OPORTUNAMENTE
PORCENTAJE NOVEDADES REGISTRAR
DE A INGRID OVALLE
FUNCIONARIO RESPONSABLE DE DIVISION DE CONTABILIDAD REGISTRAR NOVEDADES POR MOROSOS AL SGSSS
2) FALTA DE EFECTIVIDAD EN EL COBRO DE CARTERA (ARRENDAMIENTOS, CONTRATOS DE COMPRAVENTA, RECOBROS AL FOSYGA Y MOROSOS DEL SGSSS)
20
40

VERSIN: 1
Pgina 35 de 40
7) CUMPLIMIENTO EN LOS REQUISITOS Y LA PRESENTACION DE CUENTAS, QUE GENERAN RECOBRO AL FOSYGA DE ACUERDO CON LOS PARAMETROS ESTABLECIDOS POR LA RESOLUCION 3099_08 MINISTERIO DE LA PROTECCION SOCIAL
01/09/2008
31/12/2009
No. DE CUENTAS PRESENTADAS No. DE CUENTAS OPORTUNIDAD DE LOS RECOBROS AL No TOTAL DE CUENTAS A OPORTUNAMENTE / No TOTAL PRESENTADAS PORCENTAJE FOSYGA PRESENTAR EN EL PERIODO DE CUENTAS A PRESENTAR EN OPORTUNAMENTE EL PERIODO
POR DEFINIR
FUNCIONARIO RESPONSABLE CARTERA
DE
1) VERIFICAR QUE LAS SOLICITUDES DE PAGO DE ACREEDORES POR MESADAS NO COBRADAS LLEGUEN CON FIRMAS AUTENTICADAS EN CUMPLIMIENTO DE LA LEY 962/2005
01/09/2008
31/06/2009
No DE SOLICITUDES No DE SOLICITUDES VERIFICACION DE SOLICITUDES DE VERIFICADAS CON FIRMA TOTAL DE VERIFICADAS CON FIRMA PAGO DE ACREEDORES AUTENTICADA / TOTAL DE RADICADAS AUTENTICADA SOLICITUDES RADICADAS
SOLICITUDES
PORCENTAJE
BLANCA CHIQUIZA
JEFE DIVISION TESORERIA
DE
DIVISION DE TESORERIA
2) ACTUALIZAR EL PROCEDIMIENTO NOTAS CREDITO MESADAS NO COBRADAS (INCLUIR LA ACTIVIDAD DE SOLICITUD DE LA FIRMA AUTENTICADA) 3) FRAUDE EN EL COBRO DE MESADAS PENSIONALES
01/09/2008
31/10/2008
No PROCEDIMIETNOS ACTUALIZADOS Y COMUNICADOS / No PROCEDIMIETNOS A ACTUALIZAR Y COMUNICAR
No PROCEDIMIETNOS No PROCEDIMIETNOS ACTUALIZADOS Y ACTUALIZAR Y COMUNICAR COMUNICADOS
A PROCEDIMIENTO ACTUALIZADO
JEFE DE DIVISIN / BLANCA NELSY CHIQUIZA PROFESIONAL DIVISIONES DE TESORERIA / JULIO CARDENAS ESPECIALIZADO GRADO Y CONTABILIDAD XXX
10
10 3) CONVENIOS SUSCRITOS CON INSTITUCIONES FINANCIERAS QUE PAGAN MESADAS PENSIONALES ( NOMINAS BBVA, BANCO POPULAR, BANCO AGRARIO Y COOPERATIVA FINANCIERA DE ANTIOQUIA) SUSCRIPCIN DE CONVENIOS CON ENTIDADES FINANCIERAS QUE PAGAN MESADAS PENSIONALES No. de CONVENIOS SUSCRITOS / No TOTAL DE CONVENIOS A SUSCRIBIR PORCENTAJE CONVENIOS No TOTAL DE CONVENIOS A CONVENIOS SUSCRIBIR SUSCRITOS DE SUBDIRECTOR SUBDIRECCION MAURICIO VILLANEDA / FINANCIERO / JEFE FINANCIERA / DIVISION DE BLANCA CHIQUIZA DIVISION DE TESORERIA TESORERIA
01/09/2008
01/09/2008
No. de SUSCRITOS
4) CONTROL MENSUAL DE SUPERVIVENCIA POR PARTE DE LA ENTIDAD CUANDO EL PAGO ES POR ABONO A CUENTA (PROSOCIAL, SANJUAN DE DIOS)
01/09/2008
31/12/2009
EFECTIVIDAD EN SUPERVIVENCIA
CONTROL
No. DE CONTROLES DE No. DE CONTROLES DE DE SUPERVIVENCIA EFECTUADOS No DE SUPERVIVENCIA / No DE CONTROLES ESTABLECIDOS EFECTUADOS ESTABLECIDOS
PORCENTAJE CONTROLES CONTROLES ESTABLECIDOS APLICADOS
DE Y ALBERTO PARRA AUXILIAR DIVISION DE TESORERIA
ACTUALIZAR LAS CONCILIACIONES LAS CUENTAS ATRAZADAS SIGUIENDO LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS
14/10/2008
30/10/2008
ACRUALIZACION DE CONCILIACIONES
No DE CUENTAS BANCARIAS PORCENTAJE DE TECNICO CONCILIADAS / No DE No DE CUENTAS No DE CUENTAS BANCARIAS A OPORTUNIDAD EN INGRID OVALLE / XIMENA ADMINISTRATIVO CUENTAS BANCARIAS A BANCARIAS CONCILIADAS CONCILIADAS CONCILIACIONES DIAZ PROFESIONAL CONCILIADAS BANCARIAS PORCENTAJE DEPARTIDAS PARTIDAS No DE PARTIDAS PENDIENTES GESTIONADAS DE BLANCA NELSY CHIQUIZA JEFE DE DIVISIN POR DEPURAR CONCILIACIONES BANCARIAS MAURICIO VILLANEDA BLANCA AREVALO
JEFE / PRESUPUESTO CONTABILIDAD
DIVISION Y
10
20
ADELANTAR GENSTIN DE DEPURACIN DE LAS PARTIDAS PENDIENTES
01/11/2008
30/11/2008
GESTION DE PARTIDAS BANCARIAS A DEPURAR
No DE PARTIDAS GESTIONADAS / No DE PARTIDAS PENDIENTES POR DEPURAR No DE CONVENIOS DE REACUDO SUSCRITOS Y APLICADOS / No DE CONVENIOS DE REACUDO A SUSCRIBIR
No DE GESTIONADAS
DIVISIN DE TESORERIA
FIRMA DE CONVENIOS DE RECAUDO PARA LAS CUENTAS QUE RECIBEN CONSIGNACIONES DE CUOTAS PARTES PENSIONALES
14/10/2008
30/12/2008
CONVENIOS DE REACUDO SUSCRITOS Y APLICADOS
No DE CONVENIOS DE No DE CONVENIOS REACUDO SUSCRITOS Y REACUDO A SUSCRIBIR APLICADOS
DE
PORCENTAJE CONVENIOS SUSCRITOS
DE
ALEJANDRO SUBDIRECTOR JIMENEZ / SUBDIRECCIN FINANCIERO / JEFE CHIQUIZA FINANCIERA DIVISION DE TESORERIA
1) REGISTRO MENSUAL EN EL AREA CONTABLE DE LAS NOVEDADES DE LA NOMINA DE PENSIONADOS DE ACUERDO CON EL CRONOGRAMA ESTABLECIDO
01/09/2008
31/12/2009
No DE NOVEDADES OPORTUNIDAD EN EL REGISTRO DE REGISTRADAS No DE NOVEDADES No DE NOVEDADES A NOVEDADES NOMINA DE OPORTUNAMENTE / No DE REGISTRADAS REGISTRAR EN EL PERIODO PENSIONADOS NOVEDADES A REGISTRAR EN OPORTUNAMENTE DETERMINADO EL PERIODO DETERMINADO
PORCENTAJE DE OPORTUNIDAD DE ILBA CORREDOR REGISTRO BLANCA CHIQUIZA NOVEDADES NOMINA DE PENSIONADOS
FUNCIONARIO RESPONSABLE DE DIVISION DE CONTABILIDAD REGISTRO NOVEDADES Y TESORERIA NOMINA DE PENSIONADOS
10
20
2) REGISTRO OPORTUNO DE LAS MESADAS NO COBRADAS DE ACUERDO CON LA MODALIDAD DE PAGO
01/09/2008
31/12/2009
No. MESADAS NO COBRADAS OPORTUNIDAD EN EL REGISTRO DE No. MESADAS NO TOTAL DE REGISTRADAS / TOTAL DE MESADAS NO COBRADAS COBRADAS REGISTRADAS REGISTRAR MESADAS A REGISTRAR
MESADAS
PORCENTAJE DE OPORTUNIDAD EN EL BLANCA CHIQUIZA REGISTRO DE LAS WILLIAM OLIVARES MESADAS NO COBRADAS
JEFE DIVISION DE TESORERIA / AUXILIAR DIVISION DE TESORERIA ADMINISTRATIVO
3) REINTEGRO TRIMESTRAL DE RECURSOS A LA DTN DE ACUREDO CON LA NORMATIVIDAD VIGENTE
01/09/2008
31/12/2009
GESTION DE REINTEGRO RECURSOS A LA DTN
DE
JEFE DIVISION DE VALOR DE RECURSOS PORCENTAJE DE BLANCA CHIQUIZA / JULIO TESORERIA/ JEFE VALOR DE RECURSOS VALOR DE RECURSOS A DIVISIONES DE TESORERIA REINTEGRADOS / VALOR DE REINTEGRO DE CARDENAS / ILBA DIVISION DE REINTEGRADOS REINTEGRAR Y CONTABILIDAD RECURSOS A REINTEGRAR RECURSOS A LA DTN CORREDOR CONTABILIDAD / AUXILIAR ADMINISTRATIVO
2) REALIZAR SOLICITUD A LA OFICINA DE PLANEACION Y SISTEMAS EL DISEO DE PLANES DE CONTIENGENICIA PARA ATENDER OPORTUNAMENTE FALLAS EN LOS SISTEMAS AL CIERRE E INICIO DE LAS VIGENCIAS AS COMO EN AUSENCIAS DEL ADMINISTRADOR DEL SISTEMA
14/10/2008
31/12/2008
SOLICITUD DE DISEO SOLICITUD DE DISEO DE PLAN DE EFECTUADA / SOLICITUD A CONTIGENCIA A LA OPS EFECTUAR
SOLICITUD DE EFECTUADA
DISEO
SOLICITUD A EFECTUAR
PORCENTAJE
SUBDIRECTOR MAURICIO VILLANEDA / FINANCIERO/ JEFE BLANCA CHIQUIZA / JULIO DIVISION DE TESORERIA / CARDENAS JEFE DIVISION DE CONTABILIDAD
SUBDIRECCION FINANCIERA / DIVISION DE TESORERIA / DIVISION DE CONTABILIDAD
10
10 2) ENTREGA DE MOVIMIENTOS A MAS TARDAR EL TERCER DIA HABIL AL QUE CORRESPONDA EL MOVIMIENTO 01/09/2008 31/06/2009
MOVIMIENTOS DE TESORERIA MOVIMIENTOS DE OPORTUNIDAD EN LA ENTREGA DE ENTREGADOS TOTAL MOVIMIENTOS TESORERIA ENTREGADOS MOVIMIENTOS DE TESORERIA OPORTUNAMENTE / TOTAL PRESENTAR OPORTUNAMENTE MOVIMIENTOS A PRESENTAR
PORCENTAJE DE OPORTUNIDAD EN LA BLANCA CHIQUIZA ENTREGA DE WILLIAM OLIVARES MOVIMIENTO DE TESOERERIA
JEFE DIVISION DE TESORERIA / AUXILIAR DIVISION DE TESORERIA ADMINISTRATIVO
3) SOLICITAR A LA DIVISION DE PRESONAL EL REMPLAZO DE PERSONAL EN VACACIONES POR UN FUNCIONARIO CAPACITADO EN EL CARGO.
01/09/2008
31/12/6009
SOLICITUD DE REMPLAZO PERSONAL EN VACACIONES
SOLICITDU EFECTUADA PARA SOLICITDU EFECTUADA DE REMPLAZO DE PERSONAL EN PARA REMPLAZO DE SOLICITUD A EFECTUAR VACACIONES / SOLICITUD A PERSONAL EN VACACIONES EFECTUAR
PORCENTAJE
BLANCA CHIQUIZA
JEFE DIVISION TESORERIA
DE
DIVISION DE TESORERIA

VERSIN: 1
Pgina 36 de 40
14/10/2008
31/12/2008
DISEO
PORCENTAJE
2) DISEO DE PLANES DE CONTINGENCIA PARA LA PRESENTACION DE INFORMES OPORTUNOS A LA OFICINA DE PLANEACION Y SISTEMAS 7) PRESENTACIN INOPORTUNA DE INFORMACIN A LA CGN Y A ORGANISMOS DE INSPECCIN, VIGILANCIA Y CONTROL
14/10/2008
31/03/2009
PLAN DE CONTIGENCIA
PLAN DE CONTINGENCIA PLAN DE CONTINGENCIA / PLAN DE CONTIGENCIA A IMPLEMENTADO / PLAN DE PORCENTAJE IMPLEMENTADO IMPLEMENTAR CONTIGENCIA A IMPLEMENTAR
SUBDIRECTOR MAURICIO VILLANEDA / FINANCIERO/ JEFE BLANCA CHIQUIZA/ JULIO DIVISION DE TESORERIA / CARDENAS JEFE DIVISION DE CONTABILIDAD
SUBDIRECCION FINANCIERA/ DIVISION DE TESORERIA / DIVISION DE CONTABILIDAD
20
20 3)REITERAR EL CUMPLIMIENTO DEL CRONOGRAMA DE PRESENTACION DE INFROMACION DE LAS DISTINTAS AREAS CON DESTINO AL AREA CONTABLE
14/10/2008
31/12/2008
% DE COMUNICACIONES ENVIADAS
COMUNICACIONES ENVIADAS / COMUNICACIONES COMUNICACIONES A ENVIAR ENVIADAS
COMUNICACIONES A ENVIAR
PORCENTAJE
JULIO CARDENAS
JEFE DIVISION CONTABILIDAD
DE
DIVISION DE CONTABILIDA
4) ELABORACION ACUERDO CON ESTABLECIDO
OPORTUNA DE INFORMES DE EL CRONOGRAMA INTERNO
01/09/2008
31/12/2009
SUBDIRECTOR No. DE INFORMES PORCENTAJE DE No. DE INFORMES MAURICIO VILLANEDA / FINANCIERO / JEFE OPORTUNIDAD EN LA PRESENTACION ELABORADOS / TOTAL DE INFORMES A OPORTUNIDAD EN LA ELABORADOS BLANCA CHIQUIZA / JULIO DIVISION DE TESORERIA / DE INFORMES OPORTUNAMENTE / TOTAL DE ELABORAR PRESENTACION DE OPORTUNAMENTE CARDENAS JEFE DIVISION DE INFORMES A ELABORAR INFORMES CONTABILIDAD
SUBDIRECCION FINANCIERA /DIVISION DE TESORERIA / DIVISION DE CONTABILIDAD/
1)ESTABLECIMIENTO DE PARAMETROS PARA VERIFICACION DE DOCUMENTOS SOPORTE DE ACUERDO CON CADA TIPO DE OBLIGACION
14/10/2008
31/12/2008
PARAMETROS ESTABLECIDOS PARA TIPOS DE OBLIGACIONES CON TIPOS DE OBLIGACIONES REVISION DE DOCUMENTOS ANTES PARAMETROS DEFINIDOS / CON PARAMETROS / TIPOS DE OBLIGACIONES DE GENERAR OBLIGACIONES TIPOS DE OBLIGACIONES DEFINIDOS
PORCENTAJE DEL TOTAL DE PARAMETROS MAURICIO VILANEDA ESTABLECIDOS PARA LA REVISION DE DOCUMENTOS
8) GENERAR OBLIGACIONES REQUISITOS MNIMOS LEGALES
SIN
20
20 2) DEVOLUCION DE CUENTAS A LOS INTERVENTOR DE LOS CONTRATOS POR INCOSISTENCIAS ENCONTRADAS 01/09/2008 31/12/2009 DEVOLUCION DE OBLIGACIONES
No. DE OBLIGACIONES No. DE OBLIGACIONES DEVUELTAS / TOTAL DE / TOTAL DE OBLIGACIONES DEVUELTAS OBLIGACIONES
PORCENTAJE DEVOLUCION OBLIGACIONES
DE SERGIO MARTINEZ
TECNICO ADMINISTRATIVO
3) ELABORACION, REVISION Y APROBACION DE LA CONFORMIDAD DE LAS OBLIGACIONES POR PARTE DE LOS FUNCIONARIOS RESPONSABLES
01/09/2008
31/12/2009
JEFE DIVISION DE TOTAL DE OBLIGACIONES PORCENTAJE DE CONTABILIDAD / TECNICO CONFORMIDAD EN EL TRAMITE DE REVISADAS Y APROBADAS / TOTAL DE OBLIGACIONES / TOTAL DE OBLIGACIONES CONFORMIDAD EN EL JULIO CARDENAS/ FANY ADMINISTRATIVO / DIVISION DE CONTABILIDAD OBLIGACIONES TOTAL DE OBLIGACIONES REVISADAS Y APROBADAS GENERADAS TRAMITE DE VACA / SERGIO MARTINEZ TECNICO GENERADAS OBLIGACIONES ADMINISTRATIVO PORCENTAJE DE No. DE FORMATOS FORMATOS No. DE FORMATOS / TOTAL DE FORMATOS A ESTANDARIZADOS / TOTAL DE ESTANDARIZADOS MAURICIO VILLANEDA / ESTANDARIZADOS ESTANDARIZAR FORMATOS A ESTANDARIZAR PARA SOLICITUD DE CDP
1) ESTANDARIZACION DE FORMATOS PARA SOLICITUD DE CDP 9) OMITIR Y/O EXPEDIR INADECUADAMENTE CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL 20 1 20 2) REVISION Y APROBACION DE LA CONFORMIDAD DE LA EXPEDICION DE CDP POR PARTE DE LOS FUNCIONARIOS RESPONSABLES
14/10/2008
31/12/2008
FORMATOS ESTANDARIZADOS
01/09/2008
31/12/2009
TOTAL DE CDP REVISADOS Y PORCENTAJE DE CONFORMIDAD EN LA EXPEDICION DE TOTAL DE CDP REVISADOS / TOTAL DE OBLIGACIONES APROBADOS / TOTAL DE CONFORMIDAD PARA MAURICIO VILLANEDA / CDP Y APROBADOS GENERADAS OBLIGACIONES GENERADAS EXPEDICION DE CDP PORCENTAJE DE MAQUETAS / TOTAL DE MAQUETAS A DISEADAS EN EL JULIO CARDENAS DISEAR PERIODO EVALUDADO PORCENTAJE INTERFASES UTILIZACION CORRECTA MAQUETAS
1) DISEO CORRECTO DE MAQUETAS PARA REGISTRO DE INFORMACION POR INTERFACE HACIA EL AREA CONTABLE 10 1 10 2) UTILIZACION CORRECTA DE MAQUETAS DE ACUERDO CON PARAMETROS ESTABLECIDOS POR EL AREA CONTABLE
01/09/2008
31/12/2009
TOTAL DE MAQUETAS DISEO DE MAQUETAS DE INTERFACE TOTAL DE DISEADAS / TOTAL DE EN EL PERIODO EVALUADO DISEADAS MAQUETAS A DISEAR
MAQUETAS
JEFE DIVISION CONTAVILIDAD
DE
DIVISION DE CONTABILIDAD
01/09/2008
31/12/2009
UTILIZACION MAQUETAS
CORRECTA
DE
TOTAL INTERFACES CON TOTAL INTERFACES CON TOTAL DE INCOSISTENCIAS / TOTAL DE INCOSISTENCIAS TRANSMITIDAS INTERFASES TRANSMITIDAS
DE
PROFESIONAL, TECNICO FANY VACA, XIMENA DIAZ, ADMINISTRATIVO Y INGRID OVALLE, ILBA AUXILIARESRES DIVISION DE CONTABILIDAD CORREDOR PONSABLES DE CADA UNA DE LAS CUENTAS
11) NO REGISTRO DE LA TOTALIDAD DE LAS OPERACIONES DE LA ENTIDAD
20
40
REITERAR A CADA UNA DE LAS DEPENDENCIA S SOBRE LA IMPORTANCIA DE VERIFICAR LA IDONEIDAD DE LOS DOCUMENTOS SOPORTE DE CADA OPERACIN Y QUE LA TOTALIDAD DE LAS OPERACIONES DEBEN REFLEJARSE EN LA CONTABILIDAD
14/10/2008
31/03/2008
PORCENTAJE
JULIO CARDENAS
DE
DEFINICION DE CUENTAS CONTABLES Y FORMA EN QUE SE DEBEN CONCILIAR CON LAS DISTINTAS AREAS
14/10/2008
31/12/2008
12) FALTA DE OPORTUNIDAD EN LA CONCILIACION DE LA INFORMACION SUMINISTRADA POR LAS DEPENDENCIAS
20
40
ESTABLECIMIENTO DE CRONOGRAMA PARA EFECTUAR CONCILIACION DE INFORMACION ENTRE AREAS
14/10/2008
31/12/2008
DOCUMENTO A TRAVES DEL CUAL SE DEFINEN LAS CUENTAS Y LA FORMA DE DEFINICION DE CUENTAS CONTABLES CONCILIAR LA INFORMACION A CONCILIAR CONTABLE CON LAS DISTINTAS AREAS / DOCUMENTO A IMPLEMENTAR CRONOGRAMA IMPLEMENTADO / CRONOGRAMA ESTABLECIDO CRONOGRAMA A IMPLEMENTAR
DOCUMENTO A TRAVES DEL CUAL SE DEFINEN LAS CUENTAS Y LA FORMA DE CONCILIAR LA INFORMACION 1 DOCUMENTO CONTABLE CON LAS DISTINTAS AREAS
JULIO CARDENAS
DE
CRONOGRAMA IMPLEMENTADO
/ CRONOGRAMA IMPLEMENTAR
CRONOGRAMA JULIO CARDENAS ESTABLECIDO
DE

VERSIN: 1
Pgina 37 de 40
NIVEL DE EXPOSICIN A LOS RIESGOS ANTES DEL PLAN DE MANEJO PROCESO RIESGO 12) FALTA DE OPORTUNIDAD EN LA CONCILIACION DE LA INFORMACION SUMINISTRADA POR LAS DEPENDENCIAS IMPACTO 20 PROBABILIDAD 2 NIVEL DE EXPOSICIN AL 40 RIESGO ACCIONES PREVENTIVAS FECHA DE INICIO FECHA DE TERMINACIN NOMBRE DEL INDICADOR INDICADOR NUMERADOR
COMUNICACIN DEL CRONOGRAMA A LAS DISTINTAS AREAS CON LAS CUALES EL AREA CONTABLE DEBE ADELANTAR CONCILIACIONES
14/10/2008
31/12/2008
PORCENTAJE
JULIO CARDENAS
DE
3)REITERAR EL CUMPLIMIENTO DEL CRONOGRAMA DE PRESENTACION DE INFROMACION DE LAS DISTINTAS AREAS CON DESTINO AL AREA CONTABLE
14/10/2008
31/12/2008
PORCENTAJE
JULIO CARDENAS
DE
20
40
14/10/2008
31/12/2008
DISEO
PORCENTAJE
3)VALIDACION DE LA INFORMACION POR PARTE DEL AREA CONTABLE EN TIEMPO REAL, DE ACUERDO CON EL CRONOGRAMA DE PRESENTACION DE INFORMACION
14/10/2008
31/06/2009
CUENTAS CONTABLES OPORTUNIDAD EN LA VALIDACION DE VALIDADAS / TOTAL DE CUENTAS LA INFORMACION CONTABLE CUENTAS CONTABLES CON VALIDADAS MOVIMIENTOS
CONTABLES
/ TOTAL DE CONTABLES MOVIMIENTOS
PORCENTAJE CUENTAS OPORTUNIDAD CON VALIDACION INFORMACION CONTABLE
DE DE
JEFE DIVISION DE JULIO CARDENAS / CONTABILIDAD / FUNCIONARIOS DE LA FUNCIONARIOS DIVISION DE CONTABILIDAD DIVISION DE RESPONSABLES DE LAS CONTABILIDAD CUENTAS EN LA DIVISION DE CONTABILIDAD
DEFINICION DE PARAMETROS MINIMOS PARA EL REGISTRO DE CONCEPTOS EN LAS CUENTAS PARA CADA TIPO DE OBLIGACION O DERECHO 14) INADECUADA DESCRIPCION DE LOS CONCEPTOS EN LOS REGISTROS CONTABLES 10 2 20
01/09/2008
31/12/2008
DOCUMENTO QUE DEFINE PARAMETROS MINIMOS QUE DEBEN CONTENER LOS CONCEPTOS DE ACUERDO DOCUMENTO QUE DEFINE PARAMETROS MINIMOS QUE DOCUMENTO DEFINICION DE PARAMETROS CON CADA TIPO DE DEBEN CONTENER LOS CONCEPTOS DE ACUERDO CON DEFINIENDO MINIMOS EN CONCEPTOS OBLIGACION O DERECHO / CADA TIPO DE OBLIGACION O DERECHO PARAMETROS DOCUMENTO A IMPLEMENTAR CON PARAMETROS MINIMOS QUE DEBEN CONTERNER LOS CONCEPTOS
JULIO CARDENAS
DE
SOLICALIZAR LOS REQUISITOS MINIMOS QUE DEBEN TERNER LOS CONCEPTOS, A LAS DISTINTAS DEPENDENCIAS QUE SURTEN INFORMACION AL AREA CONTABLE
01/09/2008
31/12/2008
SOLCIALIZACION DE PARAMETROS COMINICACIONES ENVIADAS / COMINICACIONES DEFINIDOS PARA LOS CONCEPTOS DE COMUNICACIONES ENVIADAS LOS REGISTROS CONTABLES REQUERIDAS
COMUNICACIONES REQUERIDAS
PORCENTAJE DE JEFE DIVISION SOCIALIZACION DE JULIO CARDENAS / RINA CONTABILIDA PARAMETROS DE LOS MARTINEZ SECRETARIA CONCEPTOS
DE / DIVISION DE CONTABILIDAD
ASISTENCIA JURIDICA
INCUMPLIMIENTO POR PARTE DE LOS APODERADOS EXTERNOS DE LAS RECOMENDACIONES DEL COMIT DE DEFENSA JUDICIAL PARA LA CONTESTACION DE LAS DEMANDAS EN CONTRA DEL FONDO
10
10
CERTIFICACION SEMESTRAL EXPEDIDA POR EL INTERVENTOR DE LOS CONTRATOS DE APODERADOS EXTERNOS
01/12/2008
01/06/2009
PORCENTAJE CERTIFICACIONES DE No. DEMANDAS ATENDIDAS No. DEMANDANDAS No. CERTIFICACIONES CUMPLIMIENTO DIRECTRICES COMIT COMIT DEFENSA JUDICIAL / ATENDIDAS COMIT PORCENTAJE EXPEDIDAS DEFENSA JUDICIAL Y CONCILIACIO No. DE CERTIFICACIONES DEFENSA JUDICIAL
DR. HUMBERTO MALAVER PROFESIONAL PINZON - DR. JAIME ESPECIALIZADO TORRES BELTRAN CONTRATISTA
- OFICINA JURIDICA
10
10
PRESENTACION INFORMES SECRETARIO GENERAL
SEMESTRALES
AL
01/02/2008
31/12/2009
No. INFORMES PRESENTADOS OPORTUNIDAD EN EL TRAMITE DE LOS No. DE INFORMES No. DE / No. DE INFORMES PROCESOS DISCIPLINARIOS PRESENTADOS PROGRAMADOS PROGRAMADOS
INFORMES
PORCENTAJE
DRA. LIGIA BARRERA P.
IBETH
JEFE OFICINA JURIDICA
OFICINA JURIDICA
10
10
ACTUALIZACION DE LOS PROCEDIMIENTOS, DONDE SE 01 DE INFORME EL TRSLADO DE PUESTO DE TRABAJO DE LOS NOVIEMBRE FUNCIONARIOS DETERMINANDO EL TIEMPO Y DE 2008 RESPONSABLES DE LA ACTIVIDAD A MODIFICAR
31/12/2008
ACTUALIZACION PROCEDIMIENTO050303 ADMINISTRACIN Y INVENTARIO ALMACEN
DEL Procedimientos diseados y aprobados / No. de Procedimientos diseados y No. De Procedimientos a disear y PORCENTAJE CONTROL procedimientos a disear y aprobados aprobar aprobar
JEFE DIVISION DE LUIS ALBERTO SEGURA SERVICIOS BECERRA / NANCY ADMINISTRATIVOS / DIVISION ADMINISTRATIVA BAUTISTA SECRETARIA EJECUTIVA GRADO 23
ROBO DE EQUIPOS
10
10
ACTUALIZACION DE LOS PROCEDIMIENTOS, DONDE SE INFORME LA SALIDA O ENTRADA DE BIENES A LA ENTIDAD DETERMINANDO EL TIEMPO Y RESPONSABLES DE LA ACTIVIDAD A MODIFICAR
01 DE NOVIEMBRE DE 2008
31/12/2008
Procedimientos diseados y ACTUALIZACION DEL PROCEDIMIENTO aprobados / No. de Procedimientos diseados y No. De Procedimientos a disear y 050302 EGRESO DE BIENES DE PORCENTAJE procedimientos a disear y aprobados aprobar ALMACEN aprobar
JEFE DIVISION DE LUIS ALBERTO SEGURA SERVICIOS BECERRA / NANCY ADMINISTRATIVOS / DIVISION ADMINISTRATIVA BAUTISTA SECRETARIA EJECUTIVA GRADO 23
10
10
GESTIONAR EL ASEGURAMIENTO DE LOS BIENES DE TRANSFERENCIA
31/03/2009
% DE ACTIVIDADES DURANTE LA GESTION
REALIZADAS
N DE ACTIVIDADES OFICIOS DE JEFE DIVISION REALIZADAS EN LA GESTION/ N DE ACTIVIDADES N DE ACTIVIDADES LUIS ALBERTO SEGURA SOLICITUD DE SERVICIOS N DE ACTIVIDADES REALIZADAS EN LA PROGRAMADAS PARA LA BECERRA/YANA CRISTINA RECURSOS ADMINISTRATIVOS PROGRAMADAS PARA LA GESTION GESTION. GONZALEZ F. PRESUPUESTALES /PROFESIONAL I GESTION.
DE DIVISION ADMINISTRATIVA

VERSIN: 1
Pgina 38 de 40
CARENCIA DE RECURSOS FINANCIEROS PARA PROTEGER, REALIZAR LA VIGILANCIA PERMANENTE DE LA TOTALIDAD DE LOS BIENES MUEBLES (EQUIPO FERREO) Y BIENES INMUEBLES PROPIEDAD DE LA ENTIDAD, OBTENIDOS A TRAVES DE TRANSFERENCIA POR PARTE DE LOS EXTINTOS F.C.N., FERROVIASINVIAS Y MINISTERIO DE TRANSPORTE
10
10
GESTIONAR LA CONTRATACION DE VIGILANCIA DE LOS BIENES DE TRANSFERENCIA
31/03/2009
% DE ACTIVIDADES DURANTE LA GESTION
REALIZADAS
N DE ACTIVIDADES OFICIOS DE JEFE DIVISION REALIZADAS EN LA GESTION/ N DE ACTIVIDADES N DE ACTIVIDADES LUIS ALBERTO SEGURA SOLICITUD DE SERVICIOS N DE ACTIVIDADES REALIZADAS EN LA PROGRAMADAS PARA LA BECERRA/YANA CRISTINA RECURSOS ADMINISTRATIVOS PROGRAMADAS PARA LA GESTION GESTION. GONZALEZ F. PRESUPUESTALES /PROFESIONAL I GESTION.
DE DIVISION ADMINISTRATIVA
DESACTUALIZACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIN EN LA ETAPA PRECONTRAACTUAL
10
20
ACTUALIZACION DE PROCEDIMIENTOS EXISTENTES
17 DE SEPTIEMBRE DE 2008
30/06/2009
Procedimientos diseados y % DE PROCEDIMIENTOS DE aprobados / No. de Procedimientos diseados y No. De Procedimientos a disear y CONTRATACION APROBADOS PARA UNIDAD procedimientos a disear y aprobados aprobar COMPRAS aprobar
NANCY BAUTISTA
SECRETARIA GRADO 23
EJECUTIVA
DIVISION ADMSINISTRATIVA
SUMATORIA NIVEL INSTITUCIONAL DE EXPOSICIN AL RIESGO
1015 19.90196078
APROBACIN DEL PLAN DE MANEJO DE RIESGOS POR PARTE DEL COMIT DE COORDINACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y CALIDAD
APROBACIN
SI
NO
N DE ACTA
15
FECHA:
AO
2008
MES
11
DIA
10
ELABORO: ANGEL ALEXANDER ZIPAQUIR FIRMA: CARGO: TECNICO 1
REVISO: CARMEN EMIRA GUZMN GUZMN / YANETH FARFAN CASALLAS FIRMA: CARGO: JEFE OFICINA DE PLANEACION Y SISTEMAS / COORDINADORA GRUPO DE CONTROL INTERNO
APROB: ERNESTO CARVAJAL MORENO FIRMA: CARGO: SECRETARIO GENERAL
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIN (MECI - CALIDAD) FORMATO SEGUIMIENTOS Y MONITOREO

VERSIN: 2 CODIGO: PEMYMGCIFO14 FECHA DE ACTUALIZACION: PAGINA 1 DE 1
SEGUIMIENTO Y MONITOREO AL MAPA DE RIESGOS Y PLAN DE MANEJO DE RIESGOS AUTOCONTROL POR PARTE DE LOS RESPONSABLES POR PROCESOS ACCIONES PREVENTIVAS PROGRAMADA ESTADO DE LAS ACCIONES SI, P, T, N/AP NOMBRE DEL INDICADOR RESULTADO DEL INDICADOR RESULTADO DEL INDICADOR ANALISIS POR PARTE DEL RESPONSIBLE DEL PROCESO SEGUIMIENTO, MONITOREO Y VERIFICACION DE LAS ACCIONES DESCRIPCION DE LA ESTADO DE LA VERIFICACION ACCIN (ABIERTO O (OBSERVACIONES DEL CERRADO) MONITOREO)
PROCESO
RIESGO
NUMERADOR
DENOMINADOR
PAGINA 1 DE 1
O, MONITOREO Y VERIFICACION DE LAS ACCIONES
FECHA AUDITORIA
AUDITOR

Riesgo S

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SISTEMA INTEGRAL DE GESTIN (MECI - CALIDAD)

MATRIZ DE CALIFICACIN, EVALUACIN Y RESPUESTA A LOS RIESGOS

CODIGO: PEMYMGCIFO11 VALOR

15 Zona de riesgo moderado evitar el riesgo

10 Zona de riesgo tolerable Asumir el riesgo Reducir el riesgo

5 Zona de riesgo aceptable Asumir el riesgo

10 Zona de riesgo tolerable Reducir el riesgo Compartir o transferir

20 Zona de riesgo moderado Reducir el riesgo Compartir o transferir

Pgina 2 de 40 , FORMATO IDENTIFICACION DE RIESGOS

POSIBLES CAUSAS (Factores internos, externos, agente generador)

INADECUADA DIVULGACION, EJECUCIN Y APLICACIN DE LOS PLANES Y POLITICAS INSTITUCIONALES

CARENCIA DE UN PROCEDIMIENTO ADECUADO PARA LA FORMULACION Y SEGUIMIENTO DE LOS PLANES

INCUMPLIMIENTO EN LA APLICACIN DE LAS POLITICAS DE BUEN GOBIERNO Y DE OPERACIN POR PROCESOS

SANCIONES POR PARTE DE LOS ENTES DE CONTROL

INCUMPLIMIENTO DEL PROCEDIMIENTO DEL DENOMINADO ELABORACION DEL PRESUPUESTO

FPS MODIFICACIONES COMPRAS

DESACIERTO EN LA PLANEACION PRESUPUESTAL

FALTA DE CONOCIMIENTO PRESUPUESTAL Y CONTABLE

ASPECTO RECORTE AL PAC O LIMITACION DEL PAC EN LAS OBLIGACIONES PRESUPUESTALES

Pgina 3 de 40 , FORMATO IDENTIFICACION DE RIESGOS

POSIBLES CAUSAS (Factores internos, externos, agente generador)

ERRORES EN LA EJECUCION DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS POR LOS FUNCIONARIOS.

DESCONOCIMIENTO DE LA NORMATIVIDAD VIGENTE PERDIDA DE ACTIVIDADES TIEMPO EN LA EJECUCION DE

DESACTUALIZACION DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

FALTA DE OPORTUNIDAD EN LA FORMULACIN DE LA PLANEACIN INSTITUCIONAL.

INCONSISTENCIAS EN LOS PLANES FORMULADOS.

DETERIORO DE LA IMAGEN INSTITUCIONAL

SUPRESION DE FUNCIONES A LA ENTIDAD

INCUMPLIMIENTO DE LAS FUNCIONES ASIGNADAS POR LA CAMBIO DE LEY. PRESTADOS

TRASLADO DE LOS SERVICIOS A CARGO DE LA ENTIDAD A OTRA ENTIDAD

DESACTUALIZACION O DESCONOCIMIENTO NUEVAS NORMAS A APLICAR MALOS MANEJOS Y CONTROLES DIRECTIVOS

PERDIDA DE CREDIBILIDAD SANCIONES POR PARTE DE LOS ENTES DE CONTROL

Pgina 4 de 40 , FORMATO IDENTIFICACION DE RIESGOS

POSIBLES CAUSAS (Factores internos, externos, agente generador)

DEFICIENCIAS EN LA PRESTACION DE LOS SERVICIOS DE SALUD Y EN EL RECONOCIMENTO DE LAS PRESTACIONES ECONOMICAS

SANCIONES POR PARTE DE LOS ENTES DE CONTROL

INCUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS INSTITUCIONALES

Inexistencia de soportes para sustentar informacin requerida con posterioridad

Incumplimiento de los lineamientos de seguridad de la informacin establecidos a nivel interno y externo.

Falta de capacitacin a los funcionarios de la Entidad

Prdidas econmicas para la Entidad

Mantener y soportar el correcto funcionamiento de los sistemas de infraestructura de informacin de la entidad

DESACTUALIZACION DE AVANCES TECNOLOGICOS

Desactualizacion en avances tecnologicos, tanto en hardware como en software.

FALTA DE RECURSOS ECONOMICOS PARA LA ADQUISICION DE NUEVA TENCNOLOGIA

NO DISPONIBILIDAD DE LA INFORMACION Y DESACTUALIZACION DE LA PLATAFORMA TECNOLOGICA

CARENCIA DE INNOVACION DE PLATAFORMAS TECNOLOGICAS

DEMORA EN LA ENTREGA DE INFORMACION

DESACTUALIZACION DE AVANCES TECNOLOGICOS CODIGO: PEMYMOPSFO09

Desactualizacion en avances tecnologicos, tanto en hardware como en software. FECHA DE ACTUALIZACIN:

POSIBLES CONSECUENCIAS DEMORA EN LA ENTREGA DE INFORMACION

INCUMPLIMIENTO DE LAS ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS DEL SIG.

INADECUADA FORMULACION DE LOS HALLAZGOS DEL PLAN DE MEJORAMIENTO.

Pgina 6 de 40 , FORMATO IDENTIFICACION DE RIESGOS

MEDICION Y MEJORA PROCESO

INADECUADA FORMULACION DE LOS INDICADORES PARA LA MEDICION DE LA GESTION.

OBSERVACIONES POR PARTE DE LA AUDITORIA DE GESTIN DE CALIDAD INTERNAS Y EXTERNAS.

observaciones negativas de parte de las auditoras de la Contralora General de la Repblica.

POSIBLES CAUSAS (Factores internos, externos, agente generador)

RESULTADOS INADECUADOS DE LAS AUDITORIAS REALIZADAS

SEGUIMIENTO EVALUACIN INDEPENDIENTE

Pgina 8 de 40 , FORMATO IDENTIFICACION DE RIESGOS

DESACTUALIZACIN DE PROCEDIMIENTOS DEL GRUPO DE TRABAJO DE CONTROL INTERNO