La Funcin de Compras y el Supply Management Tipos de compras Compras para reventa-mercader Compra a precio bajo para venderlo a un precio

alto Actualmente se puede observar en tiendas por departamentos supermercados. Compras para Consumo o Conversin Aplica a compradores en agencias de manufactura, servicios, agencias de gobierno Compras como una funcin de negocios Seis funciones Creacin Finanzas Personal Compras Conversin Distribucin En empresa pequenas puede o no haber departamento de compras, sin embargo la funcin de compras de materiales se debe efectuar para el proceso de conversin. Actualmente en la compra de los materiales (1900 hasta el presente) es un factor vital en la creacin y produccin de productos ya que representa una parte importante de los costos de bienes vendidos Los materiales pueden ser hechos: 1. 2. departamento de produccion comprados por el departamento de compras (materiales, partes finales y componentes)

Actualmente ha ido en aumento la compra de partes finales y componentes a otras compaias y disminuyendo el hacer la pieza en la fbrica Razones: especializacin del recurso humano y el factor tecnologa (maquinaria especializada costosa) Tendencia en Manufactura Tres tipos de factoras 1. 2. Produce partes finales con equipo de alta tecnologa a un costobajo para se vendidas a otras organizaciones. Produce un subensamblaje donde los materiales provienen de su propia creacin o de las

3.

fbricas de partes finales. Hace el producto final de las unidades que el hace o de partes standards o subensamblaje.

Actividades del departamento de compras Comprar Entrevistas con vendedores Negociacin con suplidores potenciales Anlisis de propuestas Seleccin de suplidor Procesar la orden de compras Manejo de problemas con suplidores Manejo y mantenimiento de los datos Estudios de materiales Se utiliza recurso humano interdisciplinario y subcontratacin de recursos para la validacin y certificacin del suplidor Estudios de mercado En el area de la bsqueda de nuevos materiales y suplidores. En la dcada de los aos 90 el nfasis se ha dado en la participacin del departamento de compras en grupos de trabajo interdisciplinario en las actividades de: Diseo de producto Seleccin y cualificaciones del suplidor Mantenimiento de la calidad Potencial de ganancias En la administracin de materiales en un escenario de manufactura el costo de los materiales es de alrededor de mas del (50%) y es mayor que el pago a salarios de ejecutivos, labor directa y otros gastos. En un escenario de equipo de alta tecnologa como la de manufactura de instrumentacin el costo de materiales es de alrededor de un 34% del costo total. Profit margin: habilidad de controlar costos relativo a la ingreso Profit margin = Income ___________________ Sales

Asset turnover : mide la utilizacin efectiva de los activos Asset turnover Sales = ___________________ Totat assets Net income

ROI

=_________________ Total assets

Se puede aumentar el retorno de la inversin Reducir costo relativos a ventas y/o aumento rpido de ventas en forma mas rpido que la inversin de activos . Relacion de compras con otros departamentos Compras a Ingenieria Especificaciones tcnicas de los productos en areas de calidad, seguridad y ejecucin. Compras toma en cuernta el cuenta el costo y el tiempo de llegada de los materiales Compras y Operaciones Comienza con la requisicin de materiales , servicio o tecnologia al departamentode compras, este a su vez introduce la orden de compras a un sistema donde hayaun programa de aplicacin de compras Si hay presin de tiempo se vera reflejado en el costo total de comprar los materiales, servicios y tecnologa. La consecuencia de poner la orden demasiado tarde hace que la llegada de materiales tarde y como consecuencia se detenga en la produccion en escenarios de industrias de proceso continuo tales como las quimicas, pinturas, molinos de alimentos. En ocaciones el pagar mas por un material de calidad superior hace que el costo total de la operacion sea menor. Compras y Mercadeo Comunicacin de pronstico de ventas acertado y de cambios que pudieran surgir hace que el departamento de compras haga ajustes en la requisiciones de materiales, servicios y tecnologa. Cambios en la programacin de produccin debera ser notificado al departamento de ventas para evitar la escasez o exceso no planificado. Compras y Finanzas Departamento de Finanzas debera hacer planificacin estratgica para asegurar a la organizacin el flujo de efectivo necesario para la operacin continua en la compra de materiales , servicio y de capital real. Caso: oportunidades de compras El caso que un suphdor tenga exceso de inventario y de ofertas de descuento. La decision debera ser tomada en terminos del costo de la oportunidad del ahorro en el descuento vs to que podria ganar ese dinero en inversiones o en otro escenario.

Evoluci6n Compras La funci6n de compras envuelve diferentes actividades 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10,. Coordinaci6n con otros departamentos para identificar necesidades de compras. Dialogo con los representantes de ventas. Identificacin de suplidores potenciales Estudios de mercado para materiales crticos Negociaci6n Anlisis de propuestas Selecci6n de suplidores Efectuar la orden de compras. Administraci6n de contratos Mantenimiento de un sistema de informaci6n de compras

Procuremente : envuelve enfoque tctico y estratgico Escenario de empresa con varios compradores asignados a la compra de diferentes temas, enfoque mss amplio y proactivo 1. 2. 3. 4. 5. Incluye todas las actividades de compras Participacin en desarrollo de materiales Hace estudios de mercado de materiales en forma abarcadora Administraci6n de la calidad del suplidor Administraci6n de las actividades de recuperaci6n de inventario

Supply Management-aspecto estratgico Proceso que intenta desarrollo del sistema total de la adquisici6n de materiales, servicios y tecnologa en forma interna y externa Conduce todas las funciones de compras y de procurement Enfasis, en el use de grupos interdisciplinarios en la. cualificacion y selecci6n del suplidor Enfasis en la. prctica de socios comerciales y planeaci6n estratgica Desarrollo de un plan estratgico a largo plazo en compras de materiales Monitoreo de mejoramiento continuo en la cadena del suplidor Planeamiento estratgico corporativo Diseo de producto y especificaciones junto a un grupo interdisciplinario de persona en la identificaci6n de materiales y suplidor. Gerencia de Materiales-Concepto de organizacin Coordina todas las actividades de los materiales desde la llegada de materia prima hasta la distribucin del producto terminado Decisiones de inventario Recibo de materiales Manejo de materiales Almacenamiento Programacin y control de la produccin Trfico 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Capitulo III Objetivos y Politica en compras I Nivel gerencial Calidad correcta Suplidor adecuado Cantidad correcta Tiempo correcta Precio correcto Servicios necesarios En el mundo real generalmente todo no se puede alcanzar y hay que sacrificar uno de ellos. Se debe de alcanzar balance. II 1. 2. 3. 4. 5. 6. Objetivos funcionales a operacionales Apoyo a la operacion de la organizacion proveyendo un flujo no interrumpido de materiales Comprar competilivamente Comprar sabiamente-relation con las necesidades del comprador Inventario minimo o ninguno (inventario justo a tiempo) Desarrollar una red efectiva de suplidores actuates y potenciales Desarrollar relation con suplidores actuates y potenciales

7. 8.

Alcanzar nminia integracion,con otros departamentos de la organizacion Administrar la funcion de compras en forma proactiva de manera costo efectiva

Politica de Compras I Centralizacion-tecnica para alcanzar ganancias Se debe de efectuar cuando se le quiere dar autoridad y responsabilidad a una persona Beneficios de la centralizacion 1. 2. ' 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. III evita duplicidad de esfuerzos y recursos se pueden obtener volumenes por descuentos se puede obtener ahorros en la consolidadcion de ordenes programas de entregas desarrolla especialistas en la funcion de compras suplidor puede ofrecer precios mas bajos debido a que la venta es una sola se controla mejor el inventario gerentes de primera linea no tienen que gastar tiempo haciendo la funcion de compras Se procesan menos ordenes por los bienes y servicios se ejerce mas control debido a que compras esta a cargo de una sofa persona en un departamento

Descentralizacion secede cuando al personal de diferentes departamento la autoridad de comprar materiales , servicios o tecnologia Beneficios de la descentralizacion 1. organizacion que utilize una materia prima-critica ej. Tabaco, textiles importancia la evaluaci6n de la calidad y el precio 2. organizaciones altamente tecnicas envueltas en investigacion personal de compras debera conocer el aspecto tecnico de to que va a comprar, esfuerzo combinado interdisciplinario ya que es pare un plan de un solo uso. 3. operacion en- multisitios y organizaciones de manufacture 4. compras de productos no tradicionales con tarjeta de credito

Tendencias en el escenario centralizado 1. 2. use de equipo interdisciplinario separacion de actividades tacticas y estrategicas

Politica en definir responsabilidad centralizada en compras Implementar la centralizacion-una o varias plantas fisicas en un solo pais Responsabilidad de enlace (Comprador) en contactos extemos Seleccion de suplidores actuales y potenciales Revision de especificaciones de materiales Politicas que afectan relaciones externas a inrnagen ayuda a crear buena imagen servicio que recibe del suplidor tiene relacion directa con su imagen Vendedores trato justo fijacion de horario de visitas a suplidores Orientacion escrita -panfleto Subastas se define politica ej. Cualificar al suplidor antes de llegar a acuerdo Servicio tecnico pre-venta Estudio de las especificaciones del producto tradicional y no tradicional Muestras se utiliza para cualificar al suplidor si se desea producto similar , se debe de hacer pruebas y se debe ser consistente con todos los suplidores. se acepta una muestra de materiales si se tiene relacion con to que se se desea compra

Visitas a la. Planta fisica y Centros de Distribucion Se debe planificar visitas a la organizacion Aspecto tdcnico de to que se compra Relaciones interpersonales con el suplidor Fuentes de suplidores y political de precios Se debe de desarrollar political uniformes de seleccion , cualificacion de suplidores y busqueda de precio justo Political concerniente a etica en compras 1. Desarrollo de una poiitica de compras Deben aparecer escritas y debe de ser uniforme aplicacion y justas para todos. Imagen ( compras y mercadeo son departamnentos que interaccionan con el mundo extemos) 2. Entrenamiento y experiencias educativas en area de etica y el quehacer diario en la fimcion de compras (relacion directa entre la aplicacion de politica y el cambio de comportamiento)

Political en relacion a pequenos negocios de grupos minoritarios Aplica a a organizaciones privadas y gobierno Leyes publicas y ordenes ejecutivas Se debe tornar en cuenta a este grupo en la cualificacion del suplidor. Asistencia tecnica para ayudar a este grupo ser un suplidor cualificado Manual de Political de Compras : political, procedimientos, reglas Escrito en forma. exacta y clara, aprobado por la alta gerencia Manuales tienen dos (2) secciones ; politica de la compaiiia y politica departamental, da uniformidad, ayuda entrenamiento a imagen