Contralora General de la Repblica

Consejo Superior de la Contralora General de la Repblica

Secretaria de Actas y Acuerdos



Elaborado Octubre de 2006 Manual de Organizacin y Funciones Secretaria de Actas y Acuerdos




















MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE LA
SECRETARIA DE ACTAS Y ACUERDOS

















Managua, Octubre de 2006




Contralora General de la Repblica
Consejo Superior de la Contralora General de la Repblica
Secretaria de Actas y Acuerdos



Elaborado Octubre de 2006 Manual de Organizacin y Funciones Secretaria de Actas y Acuerdos





El Consejo Superior de la Contralora General de la Repblica, en Sesin________ No.______
(___________________) de las _______ del da ______ de _____ del ao 2006, por___________
de votos, y en uso de las facultades normativas que le confieren los artculos 154 y 155 de la
Constitucin Poltica de Nicaragua y segn, lo establecido en el ttulo II, Artculo 10, numeral 8 de
la Ley Orgnica General de la Repblica.

Que la Contralora General de la Repblica requiere insertarse en el Programa de Reformas y
Modernizacin que se desarrolla actualmente en las Entidades de la Administracin Pblica de
Nicaragua.

Que la Ley Orgnica de la institucin rectora del Sistema Nacional de Control en su Capitulo II,
arto. 30 manda a expedir y mantener actualizado el Reglamento Orgnico Funcional de la
Contralora General de la Repblica.

Que la Secretaria de Actas y Acuerdos requiere de un instrumento administrativo que delimite y
oriente y establezca las disposiciones bsicas necesarias para el funcionamiento eficaz, eficiente y
efectivo de esta Unidad.


ACUERDA

UNICO: Aprobar el presente documento Manual de Organizacin y Funciones de la Secretaria de
Actas y Acuerdos de la Contralora General de la Repblica, el que servir de gua metodolgica
para orientar y formalizar el desarrollo de las actividades de esta Unidad.


________________________________
Dr. Guillermo Arguello Poessy
Presidente del Consejo Superior de la
Contralora General de la Repblica


_______________________________
Lic. Luis ngel Montenegro Espinoza
Vice-Presidente del Consejo Superior
Contralora General de Repblica


______________________________
Dr. Lino Hernndez Trigueros
Miembro del Consejo Superior de la
Contralora General de Repblica



___________________________
Dr. Jos Pasos Marciacq
Miembro del Consejo Superior de la
Contralora General de Repblica

___________________________
Lic. Fulvio Palma Mora
Miembro del Consejo Superior de la
Contralora General de Repblica

Contralora General de la Repblica
Consejo Superior de la Contralora General de la Repblica
Secretaria de Actas y Acuerdos



Elaborado Octubre de 2006 Manual de Organizacin y Funciones Secretaria de Actas y Acuerdos







INDICE


Contenido Pg.


I. Introduccin... 1


II. Objetivos del Manual. 1


III. Base Legal. 2


IV. Justificacin... 2


V. Organigrama Institucional 2006 3


VI. Estructura Orgnica y Funcional
Secretaria de Actas y Acuerdos................ 4


VII. Funciones Generales Secretaria de Actas y Acuerdos. 5


VIII. Glosario de Trminos.7




Contralora General de la Repblica
Consejo Superior de la Contralora General de la Repblica
Secretaria de Actas y Acuerdos

Elaborado Mayo del 2006 Manual de Organizacin y Funciones de la Unidad de Auditoria Interna 1




I. INTRODUCCION

Reviste singular importancia, la responsabilidad de promover una administracin pblica,
accesible, moderna, eficiente, eficaz orientada al servicio y a resultados, apegada a la tica y
a la transparencia de su desempeo que responda con flexibilidad y oportunidad a los
cambios estructurales que vive el pas. En este orden de ideas, el reto de la Unidad
Secretaria de Actas y Acuerdos del Consejo Superior de la Contralora General de la
Repblica, es el de contribuir a una mejora permanente de los servicios gubernamentales,
enraizar una nueva tica en el servicio pblico que propicie el cumplimiento de las
disposiciones establecidas por la Institucin.
En este sentido la Divisin General de Planificacin y Desarrollo Institucional ha elaborado
el presente Manual de Organizacin y Funciones de la Unidad
1
Secretaria de Actas y
Acuerdos del Consejo Superior de la CGR, dicho documento tiene por finalidad, determinar
la estructura organizativa y funciones del rea con el propsito de definir, delimitar y establecer
las disposiciones bsicas necesarias para el funcionamiento eficaz, eficiente y efectivo de este
equipo de trabajo.

El Manual presenta en su contenido, Objetivos, Base Legal, Estructura Orgnica en donde
se muestran la ubicacin de la Unidad, relacin de dependencia y lnea formal de mando, as
como las Funciones Generales de la Unidad Secretaria de Actas y Acuerdos.

Este documento administrativo refleja la informacin a un determinado momento, pero
teniendo en cuenta que toda organizacin viva esta sujeta a cambios y modificaciones
constantes, se recomienda efectuar revisiones peridicas para mantener actualizado su
contenido segn lo exija la dinmica del rea en referencia.


II. OBJETIVOS DEL MANUAL

El Manual de Organizacin y Funciones de la Unidad Secretaria de Actas y Acuerdos, ha
sido elaborado para dar a conocer a los usuarios internos y externos las competencias,
facultades y responsabilidades que desempea actualmente esta rea, a fin de facilitar la
comunicacin, coordinacin y elevar el cumplimiento de los objetivos consignados a la
misma.




1
Unidad Administrativa: 00-000-001-00-3 SECRETARIA DE ACTAS Y ACUERDOS

Contralora General de la Repblica
Consejo Superior de la Contralora General de la Repblica
Secretaria de Actas y Acuerdos

Elaborado Mayo del 2006 Manual de Organizacin y Funciones de la Unidad de Auditoria Interna 2




III. BASE LEGAL


1. La actual Ley Orgnica de la CGR en su Arto. 13, inciso 11 establece Dictar las
normativas y procedimientos internos para su adecuado funcionamiento. As mismo
el Arto. 16 FUNCIONES DE LOS MIEMBROS, inciso 4. Expresa: Proponer
iniciativas al Consejo Superior de la Contralora General de la Repblica para el
mejor funcionamiento de la Institucin. ****

2. En el Arto.30. se establece: Reglamento Orgnico Funcional. La Contralora
General de la Repblica expedir y mantendr actualizado el Reglamento Orgnico
Funcional de la Contralora, en el que se determinarn tanto la estructura orgnica
como las funciones de las diferentes unidades administrativas que fueren necesarias
para su eficiente, efectivo y econmico funcionamiento; podr expedir y actualizar
tambin los dems reglamentos y normas que fueren necesarios para la organizacin
y funcionamiento de la Institucin.

3. El Consejo Superior de la Contralora General de la Repblica en Sesin
Extraordinaria No. 419, del da 22 de Julio de 2005, aprob por unanimidad de
votos, el Organigrama de la CGR 2006, ubicando a la Unidad Secretaria de Actas y
Acuerdos, como un rea de Staff, dependiendo directamente del CS-CGR.


IV. JUSTIFICACIN

En la actualidad las unidades de asistencia y apoyo de los niveles directivos estn
adquiriendo mayor importancia debido al grado de confiabilidad que deben tener para
brindar un mejor servicio a la alta direccin. Por tal razn, se hace necesario dotar a estas
unidades de instrumentos Administrativos que orienten su funcionamiento en alineacin
con la estrategia institucional. Este Manual de Organizacin y Funciones de la Secretara
de Actas y Acuerdos concentra la estructura organizativa de la unidad as como las
funciones que le permitirn asegurar su Misin dentro de la Contralora General de la
Repblica.




Contralora General de la Repblica
Consejo Superior de la Contralora General de la Repblica
Secretaria de Actas y Acuerdos

Elaborado Mayo del 2006 Manual de Organizacin y Funciones de la Divisin de Recursos Humanos 3



V. ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL 2006






















C o n s e j o S u p e r i o r
D i v i s i n d e
R e l a c i o n e s
I n s t i t u c i o n a l e s
D i r e c c i n G e n e r a l d e
A u d i t o r a
D i r e c c i n G e n e r a l
J u r d i c a
D i v i s i n G e n e r a l d e
P l a n i f i c a c i n y
D e s a r r o l l o
I n s t i t u c i o n a l
D i v i s i n G e n e r a l
A d m i n i s t r a t i v a
F i n a n c i e r a
O f i c i n a d e
T e s o r e r a
O f i c i n a d e
P r e s u p u e s t o
O f i c i n a d e
C o n t a b i l i d a d
O f i c i n a d e
S e r v i c i o s
G e n e r a l e s
O f i c i n a d e
A r c h i v o C e n t r a l
O f i c i n a d e
C o m p r a s y
S u m i n i s t r o
D i v i s i n d e
P l a n i f i c a c i n y
C o n t r o l d e G e s t i n
D i v i s i n d e
S i s t e m a s
I n f o r m t i c o s
O f i c i n a d e
E s t a d s t i c a s y
C o n t r o l d e
G e s t i n
O f i c i n a d e
D e s a r r o l l o y
M e j o r a m i e n t o
C o n t i n u o
O f i c i n a d e
D e s a r r o l l o
I n f o r m t i c o
O f i c i n a d e
S o p o r t e
T c n i c o
D i r e c c i n G e n e r a l d e
F o r t a l e c i m i e n t o d e l
C o n t r o l
D i v i s i n
A d m i n i s t r a t i v a
D i v i s i n
F i n a n c i e r a
D i r e c c i n d e
T r m i t e J u d i c i a l y
G l o s a s
D i r e c c i n d e
P r o b i d a d
D i r e c c i n d e
C o n t r a t a c i o n e s d e l
E s t a d o
D e p a r t a m e n t o
d e T r m i t e
J u d i c i a l
D e p a r t a m e n t o
d e G l o s a s
D e p a r t a m e n t o
d e R e g i s t r o y
C o n t r o l d e
D e c l a r a c i o n e s
D e p a r t a m e n t o
d e
C o n t r a t a c i o n e s
D e p a r t a m e n t o
d e L i c i t a c i o n e s
D e p a r t a m e n t o
d e
V e r i f i c a c i o n e s
D i r e c c i n d e
D e n u n c i a
C i u d a d a n a
D i r e c c i n d e N o r m a s
y C a p a c i t a c i n
D e p a r t a m e n t o
d e C a p a c i t a c i n
E x t e r n a
C E D O C
D e p a r t a m e n t o
d e N o r m a t i v a
T c n i c a
D i r e c c i n d e
D e l e g a c i o n e s
D e l e g a c i n d e l
N o r t e
D e l e g a c i n
R A A N
D e l e g a c i n
R A A S
D e l e g a c i n
O c c i d e n t e
D i r e c c i n d e
A u d i t o r a s
P r o g r a m a d a s
D e p a r t a m e n t o d e
P r e s u p u e s t o ,
I n v e r s i o n e s y
R e c a u d a c i o n e s d e l
E s t a d o
D e p a r t a m e n t o
S e c t o r S o c i a l
D e p a r t a m e n t o
S e c t o r P o d e r e s d e l
E s t a d o y S e g u r i d a d
P b l i c a
D e p a r t a m e n t o
S e c t o r
M u n i c i p a l
D e p a r t a m e n t o d e
I n f r a e s t r u c t u r a ,
T r a n s p o r t e y
A m b i e n t e
D e p a r t a m e n t o
d e R e c e p c i n y
A n l i s i s d e
D e n u n c i a s
D e p a r t a m e n t o
d e V e r i f i c a c i n
d e D e n u n c i a s
D A C S C E
D i r e c c i n D e u d a
P u b l i c a
D i r e c c i n d e
D i f u s i n
S e c c i n d e
R e g i s t r o , A r c h i v o
e I n f o r m a c i n
S e c c i n d e
N o t i f i c a c i n
D i r e c c i n d e
A u d i t o r i a s
E s p e c i a l e s
D i r e c c i n d e R e g i s t r o y
C o n t r o l d e F i r m a s P r i v a d a s
d e C o n t a d o r e s P b l i c o s
A u t o r i z a d o s
O f i c i n a d e
P l a n i f i c a c i n
U n i d a d d e
A u d i t o r a
I n t e r n a
S e c r e t a r a d e
A c t a s y
A c u e r d o s
D e l e g a c i n d e
l a r e g i n
C e n t r a l
D e l e g a c i n d e
l a s S e g o v i a s
O f i c i n a d e
P r o t o c o l o
O f i c i n a d e
P r o y e c t o s
O f i c i n a d e
R e l a c i o n e s
I n t e r n a c i o n a l e s
O f i c i n a d e
P r e n s a
D i r e c c i n d e
F o m e n t o y C o n t r o l
d e U A I
D R A N I
O f i c i n a d e
R e g i s t r o y C o n t r o l
d e P e r s o n a l
O f i c i n a d e
N m i n a
D i v i s i n d e
P e r s o n a l
O f i c i n a d e
C a p a c i t a c i n

Contralora General de la Repblica
Consejo Superior de la Contralora General de la Repblica
Secretaria de Actas y Acuerdos

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Oficina de Desarrollo y Mejoramiento Continuo





Figura. V.1. Estructura Orgnica y Funcional Secretaria de Actas y
Acuerdos


















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Consejo Superior de la Contralora General de la Repblica
Secretaria de Actas y Acuerdos

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Oficina de Desarrollo y Mejoramiento Continuo




VI. Funciones Generales Secretaria de Actas y Acuerdos

VI. 1. Secretara de Actas y Acuerdos

CONSEJO SUPERIOR
Secretaria de
Actas y Acuerdos


Misin:

Apoyar y asistir al Consejo Superior de la Contralora General de la Repblica en las
actividades relativas a la toma de decisiones y emisin de resoluciones, de conformidad a
directrices de la instancia superior inmediata, con el fin de contribuir al cumplimiento de
logros y objetivos propuestos por la CGR.
Organizacin:
La Secretaria de Actas y Acuerdos del Consejo Superior de la CGR es un rea que depende
directamente del Consejo Superior y se integra para el cumplimiento de su misin, objetivo
y funciones de la manera siguiente:











2
Segn Nmina fiscal
CARGO / UNIDAD ORGANIZATIVA No
Asesor de Direccin Superior
2
1
Secretaria Ejecutiva B 3
Conserje 1

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Secretaria de Actas y Acuerdos

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Oficina de Desarrollo y Mejoramiento Continuo





Funciones Generales Secretara de Actas y Acuerdos:

Apoyar en las Sesiones del Consejo Superior como relator y levantamiento de
informacin de lo que acontece en dichas sesiones.
Elaborar las respectivas actas de las sesiones del Consejo Superior, guardando el
debido orden cronolgico.
Custodiar y resguardar las actas bajo su propia responsabilidad.
Preparar la agenda para las sesiones, as como recibir y ordenar los expedientes y
documentos que debern ser del conocimiento y/o aprobacin del Consejo Superior.
Notificar a las instancias pertinentes las resoluciones emitidas por el Consejo Superior
de la CGR.
Dar seguimiento al cumplimiento de los acuerdos del Consejo Superior CGR.
Llevar el correspondiente Registro de todas las resoluciones del Consejo Superior, que
podr pormenorizar o detallar de acuerdo con las circunstancias.
Extender las certificaciones de los documentos y/o diligencias que el Consejo
Superior le delegue.
Generar las estadsticas relevantes y los indicadores de desempeo de la Secretara,
los cuales, a su vez, debe enviar trimestralmente a la Oficina de Estadsticas y Control
de Gestin.
Las dems funciones que le asigne el Consejo Superior.

















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Secretaria de Actas y Acuerdos

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Oficina de Desarrollo y Mejoramiento Continuo




VII. GLOSARIO DE TRMINOS:

Actividad: (Sinnimo = Accin) y (Sinnimo = Profesin)
1. Conjunto de operaciones o tareas propias de una entidad o persona.
2. Una determinada profesin o especialidad (Ej. Actividad Docente)

Contralora: Contralora General de la Repblica de Nicaragua, organismo rector del sistema
de control de la Administracin Pblica y fiscalizacin de los bienes y recursos del Estado.

Funciones: Tareas inherentes a los tipos especficos de organizaciones. Las funciones de una
empresa incluyen la produccin, la mercadotecnia y las finanzas.

Manual: Documento administrativo que contiene informacin fidedigna sobre diversos
aspectos de la institucin, aspectos que pueden ser su historia y desarrollo, su estructura,
funciones, polticas, proceso de trabajos, etc. Es un registro escrito de informacin
relacionada con los aspectos anteriormente mencionados.
Misin: Propsitos primarios fundamentales de una organizacin. La misin de una
organizacin es lo que la sociedad espera de dichas organizacin a cambio de su
supervivencia.

Objetivos: Ms especficos y concretos que las metas, permiten que los gerentes evalen el
progreso que muestra a corto plazo la organizacin hacia sus metas.

Resolucin del Consejo Superior: Es lo aprobado por el Consejo Superior en determinada
sesin (ordinaria y/o extraordinaria), la cual se imprime en firme para la firma de los
Contralores.
.