Departamento de Compras

AUDITORIA OPERATIVA UNJFSC CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR

COMPRAS
DEFINICION Cuando voy a un comercio de muebles y obtengo una silla que este ofrece a la venta previo pago del valor monetario, a eso, se lo conoce o llama compra. Pero tambin al objeto comprado tambin se lo llama compra genricamente, ya que se suele decir por ejemplo, mira la compra que hice y se muestre esa silla. El acto de comprar es una de las actividades humanas ms antiguas y casi una de las primeras para alimentarse o enriquecerse que desplegaron los hombres para satisfacer la que correspondiese. Porque, por ejemplo, sucede que en algunos negocios o comercios ms que en la venta, es decir, ms que lo mucho que pueda venderse, el secreto del xito estar en la compra, ya que si yo compro o dispongo a un bajo valor algo que todos quieren, seguramente, har buenas diferencias. Por otra parte, en algunos lugares del mundo hispanoparlantes, cuando una persona va al supermercado para adquirir un conjunto variado de comestibles u otro tipo de artculos no comestibles para su hogar, a esa accin o actividad, se la suele llamar como ir de compras. OBJETIVOS Los Objetivos de las compras son: Mnimo coste de adquisicin Mantenimiento del nivel de calidad
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Garantizar la continuidad en el abastecimiento Mejorar la competencia, es decir, que la empresa se haga mucho ms competitiva en el mercado o con sus competidores. Reciclaje y tratamiento adecuado de los embalajes y los residuos. Una vez determinadas las caractersticas y especificaciones del productos que debemos comprar, habr que determinar: o Precio o Cantidad o Condiciones de pago (normalmente es aplazado a 30, 60, 90 das) o Pruebas que debe superar el producto que estemos comprando, para ello, muchas empresas cuentan con departamentos de control de calidad. o Persona responsable del aprovisionamiento deber acordar con los proveedores el lugar de entrega de la mercanca. o Fecha de entrega o Fraccionamiento de las entregas; lo normal es que cuando se entrega una gran cantidad de producto en una sola entrega ste se fraccione. o Unidad de entrega y transporte o Condiciones en las que debe realizarse el transporte. o Otras condiciones o tratamientos especiales que pueda requerir la mercanca CLASES Las compras tienen su origen en las necesidades y stas pueden ser: Compras especiales: Las compras especiales tienen lugar cuando hay que adquirir bienes de uso (ordenador, mquina, mobiliario, vehculos ); es decir, no compramos materiales para transformar o artculos para la venta.
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La caracterstica general de estas compras es que la inversin es grande y la decisin de compra es consultada con los usuarios del bien. Compras anticipadas: Estas compras se realizan antes de que surja la necesidad, que tendr lugar a medio o largo plazo. La compra anticipada es una estrategia que se puede aplicar en artculos bsicos o con algunos tipos de mercanca. Tambin podemos anticipar la compra cuando se anuncia la subida del precio de un producto. Compras estacionales: Son compras que se hacen para productos de temporada; su finalidad es atender la demanda estacional de ciertos artculos. La previsin de estas compras se hace partiendo de las ventas realizadas en el mismo periodo del ao anterior. Compras rutinarias: Son las compras que se hacen en pequeas cantidades, con entrega diaria de mercanca. Su caracterstica es atender las necesidades del da a da con una inversin de bajo riesgo. Compras oportunidad: La compra oportunidad tiene lugar cuando encontramos la ocasin de comprar a precios de ganga; la inversin supone un riesgo, que si el resultado es positivo dar un beneficio extra. Compras de urgencia: Estas compras no suelen ser de gran volumen y generalmente se realizan para cubrir necesidades urgentes. Otras veces, la compra de urgencia es una
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solucin estratgica para satisfacer la demanda de los clientes, cuando la empresa tiene que mantenerse al ritmo de los cambios rpidos en la moda. Compra Ocasional: Podramos llamar compra ocasional al tipo de compra que se realiza espordicamente y que tiende a cubrir una necesidad no satisfecha anteriormente y postergada en el tiempo por el consumidor. Este tipo de compra contempla igualmente las compras de impulso y de cuanta menor que cubren necesidades bsicas. Los sitios ms habituales donde se realizan estas compras ocasionales se encuentran en mercadillos, rastros, ferias, las novedosas tiendas de "todo a cien", tiendas tradicionales, 24 horas, sper, etc. Compra de Proximidad: Las compras de proximidad obedecen a una necesidad: satisfacer la demanda de suministros alimentarios y del hogar de manera practica, rpida y cercana. Cubren las necesidades bsicas y habitualmente tienden a cubrir un periodo de consumo familiar relativamente corto, diario o todo lo ms semanal. En estos ltimos aos se desarrollan espectacularmente los "hard discounters", supermercados de proximidad pertenecientes en su mayora a enseas multinacionales, alemanas o francesas que responden a esta necesidad. La compra de proximidad tiene una expansin inusitada en nuestro pas, reflejo del tipo y manera de vivir de nuestra sociedad. La concentracin de la poblacin en ciudades y barrios. Actualmente proliferan, al igual que las sucursales bancarias, los supermercados que cada da tienden a sustituir a la tienda tradicional de ultramarinos es un buen reflejo de la importancia de este tipo de compra. Compra de Comodidad: Como antes explicbamos, las nuevas condiciones de vida y hbitat condicionan de manera indudable las formas de consumo. La falta de tiempo, la incorporacin del matrimonio a la vida laboral, hace que prolifere nuevas
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formas de distribucin cuyo punto fuerte o factor diferenciador es la comodidad por encima de otros rasgos. En este sentido cabe destacar el enorme desarrollo y difusin de las empresas de comidas a domicilio al igual que la compra telefnica o la compra electrnica a travs de Internet. Igualmente, la compra de comodidad tiene su reflejo, cada vez ms comn, en que cada da son mas las grandes superficies que para no perder poder en ese terreno y conscientes de la nueva realidad, han introducido nuevos servicios como reparto a domicilio, compra por Internet etc. Compra de Consumo: Todas las compras son destinadas en principio al consumo, esta denominacin tiene por objeto distinguir el carcter masivo y ms duradero en el tiempo de provisin del cliente. Efectivamente, aumentan progresivamente los clientes que reparten su presupuesto familiar en cada tipologa de consumo. Compran semanalmente en las llamadas tiendas de proximidad, encargan va Internet algunos artculos especialistas y realizan el grueso de su compra en grandes superficies con una periodicidad cercana a los quince das (segn los ltimos estudios). Esta compra tiene casi un carcter familiar. PERSONAL QUE INTERVIENE El contrato de compra-venta es aquel que uno de los contratantes, llamado vendedor, se obliga a entregar una cosa determinada, a otro llamado comprador, quien a su vez se obliga a pagar un precio en dinero o signo que lo represente. Caractersticas. Bilateral, del que nacen obligaciones para las dos partes, tanto para el que compra, como para el que vende. Consensual, para que su perfeccionamiento, el del contrato, basta con un acuerdo sobre la cosa y el precio, un consenso.
Obligatorio, duplicidad de obligaciones, el vendedor se obliga a trasmitir la cosa, y el comprador se obliga a pagar el precio pactado. Conmutativo, se tiende a que cada parte entregue una cosa a cambio de otra. Elementos de la compra-venta. Elementos Personales, si son dos partes que intervienen en el contrato de compra-venta. El vendedor y el comprador, pudiendo serlo las personas que renan la capacidad para asumir obligaciones. Art. C.C. 1459. Los menores e incapacitados, necesitan la intervencin de quien ejerza la patria potestad, tutela, segn los casos. Pueden comprar y vender, no solo las personas naturales, sino tambin las jurdicas. Elementos Reales, los elementos reales del contrato de compra-venta son el objeto y el precio. o Objeto, de compra-venta, tanto cosas como derechos, siempre que sean transmisibles, estando por tanto, excluidos ciertos derechos, como el uso o habitacin, y las cosas que estn fuera del comercio. o Precio, ha de ser determinado, puede ser dinero o signo que lo represente. Elementos formales, libertad de forma en el derecho civil, no exige una forma. Un contrato de compra-venta puede ser, de palabra, documentos privados o documentos pblicos (interviene notario). Cuando entramos a comprar en una tienda, la compra suele hacerse de palabra, sin que las partes firmen ningn documento, aunque cada vez se va extendiendo ms la costumbre de entregar el vendedor un justificante.
DOCUMENTACION La Factura Una factura es un documento que respalda la realizacin de una operacin econmica, que por lo general, se trata de una compraventa. En otras palabras, una factura es el documento a travs del cual una persona que vende puede rendir cuentas, de forma instrumentalizada, al contrato de compraventa comercial. En trminos simple sera una boleta pero ms completa, con una serie de requisitos e informacin como veremos. Las facturas, adems de probar una transaccin de compra o venta debe contar con ciertos datos de las partes, as como tambin, la clase de producto vendido y su cantidad, o bien el tipo de servicio prestado, el nmero y la fecha de emisin. Adems, una factura, debe mostrar el precio total y unitario de la transaccin, los diferentes gastos que pueden deberse a diversos conceptos y que deben abonarse al comprador, as como tambin, en caso de que suceda, los impuestos que la compraventa implique. Liquidacin De Compra Este comprobante de pago es emitido por todos aquellos que realizan adquisiciones a personas naturales productoras y/o acopiadoras de productos primarios derivados de la actividad agropecuaria, pesca artesanal, extraccin de madera, de productos silvestres, minera aurfera artesanal, artesana y desperdicios y desechos metlicos y no metlicos, desechos de papel y desperdicios de caucho que no cuentan con nmero de RUC. Tal es el caso de las personas o empresas que realizan compras a pequeos mineros, artesanos o agricultores los que, por encontrarse en lugares muy alejados a los centros urbanos, se ven imposibilitados de obtener su nmero de RUC y as poder emitir sus comprobantes de pago. Las Liquidaciones de Compra solo pueden ser emitidas por los contribuyentes del Rgimen General y del Rgimen Especial del Impuesto a la Renta.
Ticket O Cinta Emitido Por Maquina Registradora Este comprobante de pago puede ser emitido nicamente en moneda nacional. Cuando es emitido en operaciones con consumidores o usuarios finales, no permite ejercer el derecho a crdito fiscal, crdito deducible ni sustentar gasto o costo para efecto tributario. Cuando el comprador requiera sustentar crdito fiscal, costo o gasto para efecto tributario o crdito deducible deber: identificar al adquiriente o usuario con su nmero de RUC, consignar los apellidos y nombres o denominacin o razn social, discriminando el monto del tributo que grava la operacin. Los tickets pueden tambin ser emitidos a travs de sistemas informticos, siempre que el emisor haya obtenido la autorizacin de uso correspondiente a travs del Formulario N 845. Tal es el caso de supermercados, tiendas por departamento, farmacias, estaciones de combustible, restaurantes, entre otros tipos de negocios que emplean sistemas autorizados. Estos tickets deben cumplir los mismos requisitos que los tickets emitidos por mquinas registradoras. Boleta De Venta Es un comprobante de pago que se emite en operaciones con consumidores o usuarios finales. No permite ejercer el derecho al crdito fiscal, ni sustentar gasto o costo para efecto tributario. Por ejemplo: Si usted compra los vveres para la semana en una tienda de abarrotes, debe exigir que le otorguen una boleta de venta. Lo mismo si acude a una peluquera o saln de belleza, o va a comer a un restaurante o compra un libro. En efecto, si el monto de la venta no supera los cinco nuevos soles (S/5.00 ) no hay obligacin de entregar Boleta de Venta, salvo que el comprador lo solicite. Cuando el importe de la venta efectuada o del servicio prestado supere los setecientos nuevos soles (S/. 700.00) por operacin ser necesario consignar en la boleta de venta los datos de identificacin del adquirente o usuario: apellidos y nombres completos, y el nmero de su documento de identidad.
La Gua De Remisin Es un documento que se emplea en el comercio para enviar las mercaderas solicitadas por el cliente segn su Nota de Pedido y este se encuentra impreso y membretado, segn necesidad de la Empresa sirve para que el comercio tenga testimonio de los artculos que han entregado en las condiciones solicitadas y aprobado por el departamento de venta. Este documento se extiende por duplicado o triplicado segn la necesidad de la empresa, por lo general es prctico que sea un talonario con 3 copias una queda en el talonario para la empresa que vende, la otra es entregada al cliente junto con las mercaderas; y la tercera es devuelta con la firma de conformidad del cliente, en el que certifica haber recibido conforme. La Nota De Gastos Por medio de la nota de gastos se relaciona aquellos conceptos que no figuran en factura y que incrementa el valor del importe de sta. Estos gastos que no forman parte de la base imponible (seguro, portes), se adjuntan a la factura, siempre. Documento De Cobros Y Pagos De Las Ventas Cheque El cheque es un documento de compra y pago que se hace a travs de la cuenta corriente; cuando se dispone de los fondos de la cuenta corriente. Se realiza por medio de la formalizacin de un cheque, es por eso que, cuando el titular lo extiende, su saldo en cuenta disminuye. A la hora de extender un cheque se puede realizar de 2 formas: Al portador: Se dice que un cheque se ha extendido al portador cuando no aparece una persona fsica o jurdica en el titular, es decir que quien lo porta es su titular.
Nominativo: Se dice que un cheque es nominativo cuando existe un titular que puede ser persona fsica o jurdica. Para que este cheque pueda ser efectivo, el titular tiene que acreditar que l es el titular. Esto se realiza por medio del DNI o pasaporte cuando es una persona fsica, y en el caso de ser una persona jurdica ha de haber una persona encargada o designada por la empresa que firmar en el reverso del cheque. Esta firma previamente ha sido registrada. Letra de cambio La letra de cambio es "el ttulo de crdito o de valor formal y completo que contiene una orden incondicionada y abstracta de hacer pagar a su vencimiento al tomador o a su orden una suma de dinero en un lugar determinado, vinculando solidariamente a todos los que en ella intervienen. El librador: es quien extiende la letra y es su titular, hasta que se negocia, y es quien recibe el importe de la letra. El librado: es quien paga la letra a su tenedor (el que la posee fsicamente). El tenedor: es quien fsicamente, posee la letra, en un momento determinado. El librador y el tenedor pueden ser la misma persona o ser dos personas diferentes.
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CUENTAS POR PAGAR

Las Cuentas por Pagar surgen por operaciones de compra de bienes materiales (Inventarios), servicios recibidos, gastos incurridos y adquisicin de activos fijos o contratacin de inversiones en proceso. Si son pagaderas a menor de doce meses se registran como Cuentas por Pagar a Corto Plazo y si su vencimiento es a ms de doce meses, en Cuentas por Pagar a Largo plazo. Es preciso analizar estos pasivos por cada acreedor y en cada uno de stos por cada documento de origen (fecha, nmero del documento e importe) y por cada pago efectuado. Tambin deben analizarse por edades para evitar el pago de moras o indemnizaciones. Las Cuentas por Pagar a Largo Plazo al finalizar cada perodo econmico, deben reclasificarse a Corto Plazo, (las exigibles el ao prximo). PRINCIPIOS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO Deben separarse las funciones de recepcin en el almacn, de autorizacin del pago y de firma del cheque para su liquidacin. Es preciso conciliar peridicamente los importes recibidos y pendientes de pago segn controles contables, con los de los suministradores. Deben elaborarse Expedientes de Pago por proveedores contentivos de cada Factura, su correspondiente Informe de Recepcin (cuando proceda) y el cheque o referencia del pago, cancelndose las Facturas con el cuo de Pagado. Es preciso mantener al da los Submayores de Cuentas por Pagar, los de Cuentas por Pagar Diversas y no presentar saldos envejecidos.
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Las Cuentas por Pagar a Proveedores y las Diversas deben desglosarse por cada Factura recibida y cada pago efectuado; as como por edades y analizarse por el Consejo de Direccin. Las devoluciones y reclamaciones efectuadas a suministradores deben controlarse para garantizar que los pagos se realicen por lo realmente recibido. Mensualmente debe verificarse que la suma de los saldos de todos los Submayores de las Cuentas por Pagar coincidan con los de las cuentas de control correspondientes.
PROCEDIMIENTOS DE COMPROBACION INTERNA: Cuentas por Pagar a Corto Plazo. Cuadre contable de las partidas pendientes en el submayor analtico por deudores. Verificacin de los documentos en los expedientes de pago por acreedores (proveedores).
Comprobar si existen partidas o saldos deudores (contrario a la naturaleza de estas cuentas).
Anlisis por edades determinando los adeudos vencidos (ms de 30 das).
Verificar los convenios de pagos suscritos.
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Cuentas por Pagar Diversas. Analizar las partidas que integran el saldo de esta cuenta, clasificarlas conforme a su contenido, comprobando su cuadre contable as como analizar por edades para determinar las envejecidas (ms de das). Verificar los documentos justificantes de las obligaciones pendientes de pago, as como las conciliaciones, confirmaciones y convenios de pago.
Comprobar que esta cuenta (Grupo) no se registre el Contravalor en MN de las operaciones en MLC que deben contabilizarse en la cuenta Contravalor Pendiente de Pagar en el Activo Circulante.
Efectos, Cuentas y Partidas por Pagar a Largo Plazo. Verificar el cuadre contable de los saldos y partidas que integran esta cuenta en cada una de las subcuentas y submayor analtico por acreedores. Anlisis por edades comprobando que en esta cuenta se incluyan exclusivamente los que exceden de un ao. Comprobar los documentos en los expedientes de pago (contratos, convenios, etc).
Comprobar acreedores.
las
conciliaciones
confirmaciones
con
los
Analizar las obligaciones vencidas y pendientes de pago, as como las partidas deudoras (contrarias a la naturaleza de esta cuenta).
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DEPARTAMENTO DE COMPRAS
DEFINICION El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado. Este departamento anteriormente estaba delegado a otros departamentos principalmente al de produccin debido a que no se le daba la importancia que requiere el mismo; puesto que debe de proporcionar a cada departamento de todo lo necesario para realizar las operaciones de la organizacin. IMPORTANCIA DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Toda empresa tiene un departamento de compras, en l recaen las responsabilidades bienes y de adquirir poniendo los insumos (materia primas, partes, herramientas, artculos de oficina y equipo) indispensable para la produccin de servicios, mucha atencin para conseguirlos. Los recursos materiales son guardados en el almacn y con posterioridad se surten a los departamentos que lo requieran. Por otra parte, el departamento de compras puede tener una aportacin a la productividad, mediante prcticas de ahorro en el costo de los recursos materiales y servicios adquiridos, por ejemplo, adquiriendo materiales a bajos precios y de buena calidad, lo cual rendir en costos ms bajos. OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Comprar los materiales para los propsitos buscados. Tener los materiales disponibles en el tiempo que son requeridos.
Asegurar la cantidad de materiales indispensables.
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Procurar materiales al precio mas bajo posible, compatible con la calidad y el servicio requerido.
Controlar que la calidad de los materiales sea la requerida.
Proveerse de ms de una fuente, en previsin de cualquier emergencia que impida la entrega de un proveedor.
Anticipar alteraciones en precios, por diferencias en las cotizaciones monetarias, inflacin o escases.
Hacer el seguimiento del flujo de las rdenes de compras coladas. FACTORES EN LA DECISIN DE UNA COMPRA Los tres principales factores en la decisin de una compra son: 1. La calidad 2. La funcionalidad 3. El precio 1. La calidad No se mide por el precio, ha sido comprobado tantas veces que el mayor precio por si mismo no denota mayor calidad en el producto. 2. El precio Es importante pero no imperativo para decidir hacer o no una compra, lo cual indica que ya no es una gua confiable para un comprador. En la medida que un producto de alta calidad es requerido por un cliente el proveedor se vuelve una parte importante de esta calidad, por lo tanto, el rea
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de compras no puede basar solamente su eleccin en el precio, ms bien debe analizar directamente el impacto total del costo, lo que esto significa es que en este mercado que ms bien est movindose por la calidad, se requiere un esfuerzo muy importante desde el diseo para lograr la calidad que el cliente esta solicitando. El rea de compras tiene la obligacin de comprar justo los materiales que ayuden a abatir los costos de produccin para que sta resulte de la calidad apropiada a las necesidades de los clientes de la empresa. En la medida que en una empresa se busca mayor calidad en sus productos, el costo de produccin se incrementa y de esta manera el valor agregado al cliente disminuye, ya que es l quien finalmente percibe la calidad y el valor del producto. 3. Funcionalidad Como en todo proceso de compras el primer paso para preparar las especificaciones es: analizar las partes o materiales y determinar que funcin van a desarrollar en beneficio del producto final. Escribir sobre las especificaciones alrededor de un diseo o describir solamente sus caractersticas no es la aproximacin adecuada, lo importante es definir qu funcin van a tener dentro del producto, para lograr el nivel de calidad deseado, esta funcin debe ser descrita correcta y claramente para asegurar que el proveedor trate de igualar la calidad de acuerdo a la utilidad que se espera de su producto o servicio. POLTICAS DE COMPRAS Las polticas dentro del departamento de compras, las debe de emitir el gerente y estas deben estar acordes con las polticas generales de la empresa. Los principales aspectos que deben considerarse para integrar las polticas de compras son: Deben estar claramente expuestas.
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Ser razonables y fciles de llevar a la prctica.
Indicar los factores limitativos y determinantes.
Toda decisin y aplicacin debe basarse en ideas bien concebidas.
Niveles que deben abarcar.
El departamento de compras debe contar con polticas de: Fuentes de abastecimiento, especificaciones, precios, calidad, investigacin y desarrollo, tica, ventas de material de desperdicio. Es responsabilidad del gerente de compras de atender las variaciones que pudieran afectar las polticas y hacer los cambios necesarios tomando en cuenta la opinin del personal de compras involucrado con dichas polticas
FUNCIONES DE DEPARTAMENTO DE COMPRAS Dentro de las funciones del departamento de compras est, el mantener informado al solicitante de los materiales (cliente interno), respecto al curso del proceso de adquisicin del material o servicio solicitado, con la finalidad de poder tomar las acciones necesarias en caso de algn retraso o desvo. En caso de existir ste, compras podr comprar algn contratipo del material, sin necesidad de avisar al solicitante. La funcin del departamento de compras no se limita a compras nacionales, tambin, su personal debe tener conocimientos acerca de compras internacionales, ya sea de importacin o de exportacin. Al realizar este tipo de funciones, el departamento de compras se enfrenta a varios problemas potenciales que pueden ser: De aspecto legal
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Estndares de calidad
Tiempos de entrega e inventarios De comunicacin. Tambin se deber tener especial cuidado en la negociacin de las condiciones de pago, ya que por ser proveedores muy lejanos, se debern tomar en cuenta el pago de fletes, tanto extranjeros como nacionales, impuestos y gastos aduanales, etc. Las funciones del departamento de compras segn Joaqun Rodrguez Valencia son las siguientes: Localizar, seleccionar y establecer fuentes de abastecimiento de materias primas, suministros y servicios a la empresa. Entrevistar a los proveedores o sus representantes.
Cotizar los precios, calidad y transporte.
Negociar condiciones de entrega, pago, tratos necesarios en caso de rechazo y ajustes.
Vender los deshechos, sobrantes y artculos de desuso.
Recepcin, guarda y almacenaje.
Efectuar la clasificacin de los recursos materiales.
Realizar el control de existencias.
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LA RELACIN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS CON OTROS DEPARTAMENTOS La funcin de compras es abastecer de materiales y servicios a toda la organizacin y para ello debe trabajar en conjunto con todas las reas como son: Direccin: La relacin que debe existir con la Direccin general es mediante reportes de las actividades realizadas por el departamento de compras en lo referente a la totalidad de sus funciones en un determinado perodo de tiempo, adems de hacer mencin especial a las compras de mayor volumen, que por lo mismo representan un desembolso importante para la organizacin. Estos reportes deben contener informacin estadstica de los mercados de insumos y la posicin de la organizacin ante stos, lo cual permitir evaluar de una mejor manera y tomar decisiones adecuadas para el desarrollo global de la organizacin. Produccin: En esta rea recae la funcin de compromiso de procesar los insumos y convertirlos en productos de calidad. La relacin entre los departamentos de compras y produccin es; que compras procure los materiales necesarios para la produccin a satisfaccin de los requerimientos establecidos para tal efecto. Ambos departamentos comparten una obligacin igual con respecto a la administracin; ambos son responsables de mantener los costos en un nivel ptimo. Produccin producir a costos bajos siempre y cuando la actuacin de compras se enfoque a la obtencin del mximo valor por unidad monetaria gastada.
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Es responsabilidad de produccin avisar a compras con oportunidad de las necesidades de materiales, para tener entregas de los mismos, con calidad, tiempo y cantidades suficientes de acuerdo a los planes de produccin, evitando con ello paros innecesarios en produccin y perdidas cuantiosas a la organizacin. Ventas: La relacin entre compras y ventas puede ser cercana y vital, esto debido a que la funcin de ventas es la de vender el producto final del esfuerzo de la organizacin; El xito de dicho esfuerzo depende de la calidad, precio, cantidad y confiabilidad de entrega del producto vendido, por lo cual las ventas dependen de la eficiencia del departamento de compras para abastecer de materiales de calidad a la planta productiva, entre otras cosas. Programacin y planeacin: Aunque muchas veces no estn identificadas en forma separada dentro de la organizacin; sin embargo, es necesario programar y planear las actividades y los objetivos a largo plazo. Cuando en una organizacin estas funciones se desarrollan, la relacin de compras con este departamento es la siguiente: Cumplir los programas de abastecimiento o dar razones suficientes para que se realice un cambio en el programa. Seguir de cerca el desarrollo del mercado y avisar oportunamente de los posibles cambios que puedan influir en los programas y planes.
Desarrollar
informacin
basndose
en
presupuestos
de
los
abastecimientos de materiales, mercados, y programar las entregas.
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Almacenes: Es responsabilidad de la funcin de almacenamiento; con ayuda de un efectivo sistema de procesamiento de datos para control de inventarios, solicitar los materiales especificando correctamente la cantidad necesaria, los requisitos y el programa de entregas; con el propsito de que el departamento compras haga su labor con efectividad, buscando siempre abatir costos. En ocasiones el hecho de que los almacenes intenten tener un funcionamiento mecanizado y un control sistematizado, pueden ser un factor de choque en cuanto a la flexibilidad y efectividad de las compras. Ingeniera: La relacin entre el departamento de compras y el de ingeniera, es de servicio mutuo. El departamento de compras sirve a ingeniera procurando los materiales, refacciones y equipos solicitados, obteniendo cotizaciones y asistencia tcnica de los proveedores, as como en la preparacin y evaluacin de alternativas e investigacin de mercado en bsqueda de nuevos materiales y equipos. Ingeniera da a compras su asistencia invaluable, en cuanto a asesora de parte de los ingenieros expertos, en relacin con las especificaciones necesarias para la comprensin de los requerimientos de materiales y equipos, que por la funcin que realicen sean de carcter especial. Contabilidad: La relacin de compras con contabilidad debe ser muy estrecha, podra decirse que ambos departamentos son como socios que deben cuidarse entre s, ya que parte de la funcin de compras es gastar el dinero de la organizacin con la finalidad de mantener los materiales y abastecimientos necesarios para el perfecto funcionamiento de la organizacin, y la de contabilidad es ejecutar los pagos de dichos gastos, siempre y cuando los comprobantes de los proveedores sean correctos, de acuerdo con las polticas de la organizacin y
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las leyes de hacienda vigentes. Contabilidad debe ver que siempre existan fondos disponibles y en la cantidad necesaria para que la funcin de compras no se vea obstruida y esto pueda ocasionar problemas mayores en las dems reas que requieren de los servicios de compras. Relaciones pblicas: La funcin de compras con el departamento de relaciones pblicas debe de ser de una alianza comn, debido a que el personal que labora en le departamento de compras mantiene un amplio contacto con todos sus proveedores y es de una influencia importante en las relaciones pblicas, para la organizacin. DEPARTAMENTOS QUE REPORTAN O AUXILIAN A COMPRAS Departamento de informtica El departamento de informtica, es uno de los departamentos que actualmente estn ms ligados con la operacin y administracin de la mayora de las organizaciones. Es por medio de la computadora que se realizan la mayora de los trabajos escritos necesarios en la operacin del departamento de compras y ahora, es a travs de este medio que es posible recibir cotizaciones, utilizando para ello el Internet. Departamento de recibo de materiales Los materiales comprados, llegarn a la empresa por distintos medios, y debern ser entregados a los departamentos solicitantes, para su correcta utilizacin. Si no existiera un departamento de recibo de materiales, posiblemente se generara un caos en la recepcin, ya que algunos embarques podran venir incompletos, de mala calidad, etc., lo cual quizs ocasionara retrasos en la produccin, o errores en la utilizacin e estos, a falta de un control de recibo. Las funciones que debe realizar el departamento de recibo son:
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catlogos, etc.
Registrar adecuadamente todos y cada uno de los materiales recibidos. Verificar si los materiales recibidos cumplen con los requisitos.
Solicitar la inspeccin de los materiales que as lo requieran, por parte de los departamentos de control de calidad y compras, para determinar si cumplen con las especificaciones.
Dar aviso a los departamentos solicitantes, del estado en que se reciben los materiales.
Entregar
los
materiales
los
solicitantes,
as
como
la
documentacin correspondiente a los departamentos involucrados, de acuerdo al procedimiento previamente establecido. La responsabilidad de la funcin de recibo de materiales, debe ser asignada a una personal en especial y en el caso de las empresas muy grandes, es necesaria la creacin de un departamento de recibo, que cuente con personal especializado y que reporte a la jefatura de almacn. La recepcin de materiales y la compra de estos, son funciones muy relacionadas entre s, por lo mismo, en cualquier empresa debe de existir una estrecha comunicacin y cooperacin entre ambos departamentos. Departamento de almacn Al ser este departamento el responsable de la custodia de la mayora de los materiales que no estn dentro de un proceso de produccin, o son productos ya terminados, es de vital importancia que el control de estos materiales y productos sea riguroso, ya que de la veracidad de la informacin contenida en los reportes de inventario, depender la exactitud de la planeacin de la
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produccin, y la generacin de la agenda de requerimientos de los materiales necesarios para cumplir con dichos planes de produccin. Es por eso que el funcionamiento del departamento de almacn est muy ligado al funcionamiento del rea de compras. SISTEMAS ADMINISTRATIVOS DE COMPRAS El funcionamiento de compras debe estar dirigido por normas organizativas y funcionales precisas que hagan que las operaciones previstas siempre se realicen del mismo modo. Por lo tanto, hay que establecer procedimientos normalizados, cuyo fin es especificar para cada operacin o grupo de operaciones la participacin de sectores de la empresa y del exterior interesado. Un procedimiento es la sucesin de pasos consecutivos para realizar una actividad. Tenemos los pasos comunes que se desarrollan en torno al departamento de compras: Requisicin. Es el pedimento que se le realiza al proveedor sobre
cierta necesidad de satisfacer cierta demanda de compra. En la mayora de las ocasiones, ocurre de forma verbal, resultando con ello, un dilogo entre comprador y proveedor para la futura compraventa del bien o servicio. Cotizacin. Es el establecimiento de la cantidad a pagar, forma y
plazo de pago por la adquisicin del bien o servicio en cuestin. Se abre paso a negociaciones entre el oferente y el demandante. Al hablar de cotizacin, se est hablando de la valorizacin de que los proveedores le dan a su artculo que ofrecen, representada en dinero. En el sector pblico las cotizaciones se realizan bajo la Ley de Adquisiciones en la que se determina el proveedor ganador mediante concursos o licitaciones; en el sector privado, las cotizaciones se solicitan de acuerdo a las polticas que tengan las empresas solicitantes, que generalmente son 3 cotizaciones solicitadas.
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Pedidos u rdenes de compras. Es el documento fsico, por
escrito, en el cual se estipula la cantidad y calidad requerida a entregar por parte del proveedor hacia el solicitante, indicando el tiempo y el lugar adecuado para ello, por lo que sera risible no estipular las condiciones de compras de los bienes o servicios. El pedido puede cambiar en cuanto a su forma, tamao, impresin, pero nunca variar su objetivo: hacer la solicitud de algn bien o servicio. El contenido del pedido deber de llevar por lo menos estos elementos: nmero de referencia, fecha, proveedor asignado, fecha requerida, lugar de entrega, condiciones de pago, cantidad, unidad, descripcin, precio, importe total, autorizacin, y clusulas. Expeditacin. No es ms que una confirmacin del pedido. Lo
primero que debe de hacer un expeditador es cerciorarse que el proveedor est perfectamente enterado de que hay un pedido a su favor y que se encuentra de acuerdo con todos los datos, cantidades, precios, fechas, etc., que aparecen en la orden de compra. Recibo de materiales. Para ser preciso en esta descripcin, la
seccin, rea o departamento de recibo (muchas veces llamado mesa de control), deber verificar que se est realizando la entrega del proveedor precisamente lo que se encuentra estipulado en el pedido u orden de compra con la cantidad correcta. Finalizada la actividad de remesa de materiales, se procede a realizar un reporte de recibo, en el cual se especifique la fecha, nombre de proveedor, nmero de pedido, entrega parcial o total, cantidad recibida, descripcin, observaciones y autorizaciones correspondientes. Control de calidad. La calidad de los productos siempre ser un
factor importante. Se revisarn todos los bienes entregados, as como la valoracin del servicio ofrecido por el proveedor en su caso; de contener defectos, caractersticas daadas o incompletas en los artculos, se proceder a separarlos, contarlos y registrarlos para su posterior devolucin al fabricante o distribuidor (proveedor) que hizo
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la entrega. Es aqu, en el control de calidad, donde actan los ingenieros y administradores para lograr su objetivo principal: asegurar los productos con la mejor calidad requerida. Rechazos y/o devoluciones. Es el regreso fsico de la mercanca
que no cumple con las caractersticas impuestas por el rea de control de calidad que van acompaadas siempre por un documento fsico que describe las causas por la que se somete dicha accin. Esta accin repercutir tanto para el pago del proveedor como para el resurtido del siguiente pedido. Se deber de realizar un informe al responsable comprador. Pagos. El pago es la remuneracin econmica por obtener el bien
y/o servicio del proveedor al comprador, ya sea en forma de dinero en efectivo, transferencia electrnica o cualquier otro medio que sea indirectamente el cobro de cierta cantidad de efectivo, en contra exhibicin de la factura correspondiente. Controles complementarios. Algunas empresas funcionan
nicamente con el concepto de control complementario a la disposicin de emplear una persona o una seccin para que coordine las actividades inherentes de control a los proveedores. A mi juicio, un departamento de compras debe contar con un anlisis profundo en cuanto al manejo de mrgenes de utilidad, precios de venta internos y de la competencia, rotacin de inventarios, anlisis de Paretto de los proveedores, etc., para poder situar al responsable comprador con la realidad del mercado y de la empresa. Entre ms conocimiento se pueda manejar en la negociacin, mejores oportunidades tendr el comprador en obtener sus objetivos con el proveedor.
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PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS Las funciones del control de materiales se agrupan en unidades organizadas, y as como estas, tambin los procedimientos deben ser ordenados sistemticamente. En el caso de las compras, existe un orden en que deben ejecutarse los pasos necesarios para efectuar una compra. Es claro que no es una regla comn para todas las empresas ya que cada empresa tiene sus propios procedimientos, pero podemos hacer una lista ordenada de los pasos que pueden ser generales para tal funcin: Requisicin de un material al departamento compras. Elaboracin, registro y seguimiento de la orden compra.
Recepcin, inspeccin, supervisin y almacenamiento del material.
Control de documentos de la recepcin del material.
Revisin de documentos y ejecucin del pago correspondiente. Este es slo un procedimiento que se puede aplicar a actividades elementales, y solo muestra la secuencia de los pasos que se deben realizar. Un procedimiento formal, para ser aplicado en una empresa necesita de cumplir ciertos requisitos tales como: Las actividades a realizar debern ser explicadas a detalle. Se deber mencionar el departamento que realizar la actividad.
Cumplir con una secuencia lgica requerida
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Ser escrito en un lenguaje comn.
Deber incluir, las formas y documentos requeridos. Los procedimientos garantizan ciertas ventajas tales como: Delimitacin de responsabilidades y autoridades, deberes y funciones, las instrucciones estn escritas, describen el departamento completamente, clasifican al personal involucrado, son de gran ayuda en la preparacin de presupuestos y fijacin de costos, son base para determinar sueldos y en los cambios de organizacin se constituyen como la base. PROGRAMAS Y PRESUPUESTO DE COMPRAS Programas de compras: Un programa de compras es un instrumento administrativo donde se
establecen los pasos a seguir para la compra de materiales racionalmente, en el se establecen fechas precisas de iniciacin del proceso y tiempos en que deber desarrollarse y finalizar. Las etapas contenidas en un programa de compras deben de ser acordes con las necesidades, y los pasos y fechas sern regidos por las dificultades del mercado y del tiempo disponible. Las compras programadas tienen un lugar definido dentro de los procedimientos de compras, y el uso apropiado de este tipo de compras tiene varias ventajas, tales como: Reduccin del papeleo al eliminar el uso repetitivo de requisiciones de compra. Se logran mejores precios al comprar por volumen y largo plazo.
Se facilita el control de los materiales comprados.
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Permite el anlisis respecto al proveedor principal o nico, con el propsito de buscar fuentes alternas de surtimiento. Existen tres situaciones de abastecimiento en la que es factible optar por las compras programadas: Cuando la habilidad para escoger una o ms fuentes de
abastecimiento, est restringida, como en el caso de un producto con un diseo nico y que solo lo fabrica o distribuye un solo proveedor. Cuando la aprobacin de ingeniera cubre a un solo proveedor.
Cuando se compran materiales de la misma marca a diferentes distribuidores, y la diferencia en precios es mnima, en tal caso se podr negociar con un solo proveedor un mejor precio. Una cuidadosa programacin de entregas, evita el exceso o la falta de existencias en los almacenes. Esta se obtiene mediante la intima cooperacin de los departamentos de proyectos, programacin de produccin, control de materiales y todos aquellos donde se formulen requisiciones. Con lo anterior, podemos decir que el departamento de compras puede ser medido en funcin de cmo programe las compras, y esto podra ser tomando como referencia los siguientes puntos: La frecuencia con que escasean los materiales por una mala programacin. Hasta que grado, se reducen los inventarios al tener proveedores confiables para llevar a cabo los programas establecidos.
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En sntesis, la programacin de compras sirve para: Evitar demoras, optimizar gastos, controlar la calidad y controlar inventarios. La programacin se realiza de acuerdo a un plan especfico; que va desde la obtencin de informacin, identificacin de las necesidades, seleccin de los proveedores, hasta la puesta en marcha del programa final. Lo anterior nos indica que la programacin y la planeacin siempre se dan en conjunto y, adems, debemos aclarar que stas se dan en los diferentes niveles de una organizacin, los cuales son: nivel corporativo, nivel empresa y nivel departamento. El perodo de programacin tiene lmite, la planeacin no lo tiene pues es una actividad continua que solo vara de acuerdo con los cambios en la produccin o en el mercado de los materiales o insumos. Presupuestos de compras: Un presupuesto, es un plan formulado para un determinado perodo de tiempo que transcurrir en un futuro, especificado en trminos numricos. Los presupuestos son parte de la planeacin y generalmente se refieren a los gastos que sern realizados en el futuro, estos deben ser elaborados basndose en las necesidades de inversin y a los ingresos planeados para un perodo de tiempo determinado, y finalmente son los presupuestos una base de medicin de la actuacin financiera de la empresa o de un rea determinada, lo cual permitir detectar alguna desviacin en cuanto a lo planeado y se podrn aplicar medidas de correccin. Para el rea de compras, los presupuestos se dividen en dos tipos: Presupuesto de operacin del rea de compras. Presupuesto de compras de materiales.
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El primero se refiere a la estimacin de los gastos que sern necesarios de efectuar, para lograr que la operacin del rea de compras se desarrolle de manera normal y comprende conceptos tales como: Sueldos, gastos de viaje, cursos de capacitacin, gastos de representacin, etc. El segundo incluye: La compra de materia prima y lo niveles de inventario que se deseen tener, as como las necesidades de produccin en cuanto a: Maquinaria y materiales de ensamble, que sern utilizados para la elaboracin o fabricacin de un producto final en especial. Este es el presupuesto que ms preocupa e interesa a las organizaciones, ya que su elaboracin as como la elaboracin de los dems presupuestos de las distintas reas de la organizacin depende del presupuesto de ventas, debido a que las ventas son la fuente de ingreso de la organizacin y marcan la pauta para definir los gastos futuros. En este proceso el departamento de compras juega un papel muy importante, ya que ser ste, responsable de gastar un gran porcentaje del presupuesto general de la organizacin. Esto significa que el personal que integre el departamento de compras de una organizacin, deber tener grandes conocimientos en cuanto a: Mercados, fuentes de abastecimiento, calidad de los productos, niveles de precios, etc. En cuanto al presupuesto de ventas, debemos decir que, es muy importante que se elabore con gran exactitud, apegndose siempre a los pronsticos de ventas, ya que ello ayudar a la labor del departamento de compras en cuanto a la colocacin de grandes pedidos, que ayuden a obtener mejores precios. El presupuesto de produccin est situado en nivel de importancia, abajo del de ventas, dependiendo directamente de l, porque ser en relacin con los pronsticos de ventas que se elaborar el calendario de produccin.
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ORGANIZACIN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Los principios de la organizacin aplicados al departamento de compras Organizar el departamento de compras es estructurar sus partes de tal forma que puedan funcionar como se espera, sabiendo de la importancia que este departamento representa para las empresas, se debe poner especial atencin en tratar de organizarlo debido a la importancia que representan las compras para una adecuada operacin. Para que se logre obtener una adecuada organizacin de ste departamento, se deben fijar objetivos claros y definidos, adems, debe existir una excelente coordinacin del trabajo en equipo, para que los objetivos fijados se puedan alcanzar. Para que se de la coordinacin necesaria, se deben observar ciertos principios como, la ubicacin del departamento dentro de la estructura de la organizacin, la centralizacin o descentralizacin de actividades, la sencillez de la organizacin propia del departamento, la armona con la que se trabaje en relacin con los dems departamentos de la empresa, la flexibilidad para adaptarse a los cambios que se den en la empresa, con el buen seguimiento de los principios mencionados anteriormente, se logra el resultado esperado, que traducido a principio se denomina eficiencia. Los principales tipos de organizacin en un departamento de compras son: 1. Organizacin lineal: Que es en la cual la autoridad y la responsabilidad se transmiten en lnea descendente, como una caracterstica de un crecimiento vertical de la organizacin. 2. Organizacin funcional: Fue creada por Frederick W. Taylor, el fundador de la Administracin cientfica, basada en la especializacin de funciones y la divisin del trabajo, lo anterior consiste en que las labores de la Direccin deben ser divididas de tal forma que cada individuo realice
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el mnimo de funciones posible. As, cada persona que dirija, lo har slo sobre una sola operacin principal, para lo cual debe especializarse, para poden ejecutar sus propios planes, siendo responsable de los resultados que se obtengan. 3. Organizacin de lnea y staff: Este tipo de organizacin se utiliza como apoyo a la organizacin lineal, siendo el staff un grupo de apoyo consultivo integrado por especialistas para cada funcin, sin que esto le reste autoridad a cada jefe de la funcin que requiera de apoyo, aunque algunas veces los altos directivos no aceptan del todo recibir instruccin del personal del grupo de apoyo, ya que debido a su jerarqua piensan que ellos conocen ms del problema que los especialistas. UBICACIN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS DENTRO DE LA ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIN La ubicacin del rea de compras dentro de una empresa vara de acuerdo a la importancia de sta, y a las necesidades y organizacin de cada una de ellas, y a cmo se desarrollen las funciones y actividades dentro de la empresa. Es por ello que las funciones del departamento de compras pueden llegar a ser muy diversas de una empresa a otra, en funcin del tamao de la empresa. En algunas empresas, los departamentos de compras y produccin estn estrechamente relacionados debido a que la funcin que se considera primordial es la de abastecer a la produccin. El departamento de compras puede reportar a la Direccin Comercial si se considera la importancia que representan las compras ante las ventas, al departamento de Contabilidad si se trata de mantener un control sobre las compras, a la Contralora como parte de la administracin especial de las compras o directamente a la Direccin General, cuando sea necesario mantener un riguroso control sobre las compras. Todo depende de la importancia que se le d al departamento de compras al que por cierto, se le debe de dar una gran importancia, por ser un departamento de asesora, adems, debe contar con la misma libertad de accin que los dems departamentos de la empresa.
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Centralizacin y descentralizacin del servicio de compras Estos dos aspectos de las compras podran darse separados y en grados parciales o completos, o bien darse en conjunto, tambin en grado parcial o total, pero es mejor definirlas en tres partes para que sea ms comprensible la funcin que se realiza en cada caso: 1. Las compras centralizadas: son aquellas en las que un departamento de compras es el que se encarga de hacer todas las compras de materiales, insumos, equipo, refacciones o servicios; para lo cual requiere de personal especializado y competente. 2. Las compras descentralizadas: son aquellas que son efectuadas directamente por los departamentos que van a utilizar los materiales comprados, lo cual en ocasiones en ventajoso para la empresa, ya que se reducen los gastos de transporte, de papeleo y son ellos mismos quienes deben cumplir con sus propias exigencias, y al tratar directamente con los proveedores pueden establecer claramente sus requerimientos, adems, de tener un intercambio de informacin tcnica que a futuro pueda ser til para el desarrollo de sus funciones. 3. Las compras centralizadas-descentralizadas: son las ms comunes en la mayora de las organizaciones que cuentan con varias plantas. Esto debido a que es ms prctico que una sola oficina matriz de compras se encargue de la compra de materiales comunes para todas las plantas con el objeto de obtener mejores precios por volumen, dejando que cada planta compre solamente los materiales que sean necesarios en forma exclusiva para su funcionamiento, apegndose siempre a las polticas generales que para tal propsito deben estar establecidas en la organizacin.
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El manual de compras El manual de compras es un elemento que no debe faltar en ninguna empresa como parte de la estructura formal de la misma. Es un compendio exclusivo que funciona como gua del departamento de compras, en el se describe la organizacin del departamento y la definicin de las operaciones que en el se desarrollan. El manual de compras debe contener: Introduccin. Contenido. ndice. Organizacin. Polticas. Procedimientos. Introducciones tcnicas. Circulares. El catlogo de formas Las formas constituyen un medio para transmitir, guardar o registrar informacin de la manera ms simple y uniforme, por lo cual se debe tener un catlogo de todas las que se utilizan en el departamento de compras, sin importar si son externas o internas. El tener este catlogo evitar la duplicidad y se podr saber que utilidad ofrece la utilizacin de cada una de ellas. Con este control se pretende evitar las copias o formatos innecesarios, que cada una de ellas se utilice para el fin que fue creada y que su produccin sea econmica. El manual de compras y el catlogo de formas, son de mucha importancia en la industria moderna y sirven como medios de comunicacin escrita en la gerencia de compras.
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SELECCIN Y CONTROL DE PROVEEDORES Seleccin preliminar de las fuentes de abastecimiento: La decisin clave en los centros de administracin de adquisiciones es la seleccin del proveedor, para tomar en cuenta a un proveedor se debe de ver si con los productos o materia prima que ofrece van a tener un alto impacto positivo en nuestra productividad, calidad y competitividad. Por consiguiente, la decisin sobre la seleccin del proveedor es la decisin ms importante que se puede hacer en el departamento de compras. El propsito de la seleccin, es el de establecer una lista de aquellas empresas u organizaciones que ofrecen productos o materias primas, propios a las necesidades de la empresa, para poder pedirles posteriormente una cotizacin sobre sus productos. La decisin para seleccionar a los proveedores consistir principalmente de las siguientes caractersticas: Que sus productos tengan la calidad que satisfaga las necesidades de produccin. Que su servicio de entrega sea oportuno.
Que el precio sea el ms bajo, en relacin con sus competidores.
Que el servicio que preste sea excelente.
Que sus productos vengan con garanta de devolucin por si tiene algn defecto o no son los requeridos.
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El criterio de seleccin del vendedor asociado con su evaluacin, puede variar segn las necesidades organizacionales, una buena evaluacin, separa al buen comprador del promedio. Lo que el comprador busca, es el desempeo aceptable de un proveedor, ya que si sucede lo contrario, le significara ms costos fuera de programa, y deteriora las relaciones inter-departamentales dentro de su empresa entre muchas otras cosas. Se deben tomar en cuenta varios aspectos importantes, acerca de los materiales que van ha ser comprados, antes de iniciar la seleccin del proveedor, son aspectos que ayudarn a identificar a los probables proveedores, haciendo ms fcil la seleccin. Dichos aspectos son: Clasificacin de la industria y comercio Disponibilidad comercial del producto.
Cantidad que ha de ser comprada.
CONTRATOS DE COMPRA-VENTA El Contrato de Compra Venta es el factor central de toda transaccin comercial, constituyndose en el punto de partida del comercio internacional e instrumento jurdico de la actividad econmica mundial. El Convenio regula los diversos aspectos de la compraventa internacional, los derechos y obligaciones de las partes contratantes con relacin a la compraventa de mercaderas. Por otra parte, en los contratos de compra venta se sealan las Condiciones y los Medios de Pago en que se transarn las operaciones comerciales.
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Las Condiciones de Pago; en un contrato compra-venta internacional pueden establecerse las condiciones de pago ms diversas; el financiamiento puede estar ligado a cualquiera de ellas. Algunos son: Al Contado: El pago al contado vara de acuerdo al momento en que se efecta el pago, que puede ser al confirmarse el pedido, al momento del embarque, al momento de negociar los documentos de embarque, o al momento de recibir la mercadera por parte del comprador. En el primer caso no se requiere financiamiento, en los otros podr ser necesario un financiamiento de pre-embarque. En Cuenta Corriente: Cuando existe una relacin muy favorable entre el exportador y el comprador extranjero pueden establecer este sistema, el cual requiere que en ambos pases existan regmenes comerciales cambiarios sin restricciones que dificulten la transaccin. En Consignacin: Esta condicin de pago implica que el derecho de propiedad de la mercanca no se traspasa hasta el momento de su venta en el extranjero. Esta modalidad entraa muchos riesgos para el exportador, quien slo recibir el pago luego de la venta efectiva, sin embargo es una modalidad usada en la venta de productos perecibles. Al Crdito: La compra-venta se paga en un plazo despus del embarque. Las transacciones al crdito son frecuentes y requerirn de financiamiento de post-embarque. El tipo de crdito otorgado principalmente ser de proveedores y los documentos de pago que recibir el exportador podrn ser pagars o letras de cambio. Los Medios de Pago: todas las transacciones en el Comercio Internacional cualesquiera sean las condiciones de pago implican un medio para realizar el pago de la operacin. Estos medios de pago juegan un rol
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fundamental, no slo por ser la forma como se realiza la transaccin, sino porque dan origen al financiamiento. Los principales medios internacionales de pago son los siguientes : Pago Anticipado: ste consiste en que el importador, antes del embarque, sita en la plaza del exportador el importe de la compra-venta. Esta forma de pago representa muchos riesgos para el comprador; quien queda totalmente a merced de la buena fe del vendedor, quien eventualmente y hasta deliberadamente puede demorar indebidamente el envo de las mercancas o simplemente en el peor de los casos no hacerlo. El uso de esta modalidad es excepcional, cuando por ejemplo el vendedor domina el mercado por ser el nico proveedor del producto de la tecnologa. Pago Directo: ste se constituye cuando el importador efecta el pago directamente al exportador y/o utiliza a una entidad para que se efecte este pago sin mayor compromiso por parte de esa entidad. Los medios de pago ms comunes para pagos directos son el cheque, la orden de pago, el giro o la transferencia. Los medios de pago directos son utilizados normalmente cuando las condiciones de pago son al contado, en cuenta corriente o a consignacin. Cobranzas Documentarias: stas se definen como el manejo por los bancos de documentos que pueden ser financieros o comerciales; segn las instrucciones que reciban, con el fin de lograr el cobro y/o la aceptacin de documentos financieros. El exportador entrega sus documentos a un banco para que ste, bajo las instrucciones recibidas, maneje y entregue los documentos al comprador previo pago y/o aceptacin. El Crdito Documentario: La Carta de Crdito o Crdito Documentario, ocupa el lugar de privilegio entre los medios de pago para operaciones de compra-venta internacionales de mercancas, no slo por las seguridades que ofrece, sino porque mediante su uso se consigue un equilibrio entre los
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riesgos de tipo comercial que asumen las partes que intervienen en la compra-venta internacional. El contrato comienza a formarse a partir de una oferta. La oferta debe ser una propuesta especfica indicando la mercadera, la cantidad y el precio. Debe estar dirigida a persona determinada. La oferta puede ser retirada, revocada o rechazada; en este ltimo caso se extingue la oferta. La oferta surtir efecto cuando sta llegue al destinatario. Toda declaracin u otro acto del destinatario que indique asentamiento a una oferta constituirn aceptacin. La aceptacin de la oferta surtir efecto en el momento en que la indicacin de asentamiento llega al oferente dentro del plazo que ste haya fijado. La oferta detallada debe contener los siguientes datos: Descripcin exacta de la mercadera y del embalaje. Medidas y pesos especficos. Especificaciones de calidad.
Precio unitario en dlares u otra divisa.
Condiciones de pago.
Condiciones de entrega.
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LOS PROVEEDORES EN RELACIN AL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Los proveedores deben actualizarse en base a criterios de la gerencia. Para ello se debe analizar en los proveedores lo siguiente: La capacidad corriente y potencial y disposicin para proporcionar calidad y cantidad, entregas oportunas y servicio.
Los precios de competencia considerando los precios unitarios,
descuentos por volumen, costos de transporte y condiciones de crdito.
Las restricciones legales
Las polticas de la entidad acerca de las transacciones con personas
vinculadas, conflicto de intereses, pagos delicados, etc.
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ENUNCIADO 1.- La Empresa Industrial San Antonio SAC se ha constituido mediante escritura publica el 26 de septiembre de 1989 ante el notario publico Dr. Hctor Gonzles Rosales, la constitucin de la empresa industrial se ha efectuado en cumplimiento a la Ley General de Sociedades Annimas N 26887, as mismo ha sido inscrito en registros pblicos mediante la partida electrnica N P46147504. Empresa Industrial San Antonio SAC se dedica a la industrializacin de la caa de azcar, dicha empresa esta ubicada en el Km. 185 de la panamericana norte del Distrito de Supe Pueblo, Provincia de Barranca, Departamento de Lima.
2.- La Empresa Industrial San Antonio SAC tiene las siguientes polticas. a) La produccin de la caa de azcar se realiza en el valle de Paramonga. b) Las ventas se realizan al por mayor, al contado y crdito, y a contra entrega. c) El transporte de la caa de azcar se realiza en unidades propias. d) La Empresa Industrial San Antonio SAC cuenta con personal estable y segn lo establezca el contrato, los mismos que gozan de todos los beneficios sociales. e) Los costos y la contabilidad se efectan en sistemas computarizados. 3.-El Organigrama de la empresa es el tradicional y en cumplimiento con la Ley General de Sociedades, adems cuenta con las siguientes gerencias: Gerencia de Tesorera Gerencia de Costos y Contabilidad Gerencia de Recursos Humanos Gerencia de Control Interno
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Gerencia de Transporte Gerencia de Seguridad El objetivo de la auditoria es examinar los estados financieros en su conjunto por el ejercicio econmico 2010. La auditoria se lleva a cabo en estricto cumplimiento de las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas y las Normas Internacionales de Auditoria, as como tambin en cumplimiento de los trminos establecidos en el compromiso. El equipo de auditoria esta compuesto por los siguientes auditores: Auditor Principal Gerente de Auditoria Jefe de Equipo Auditor Financiero Auditor de Costos Auditor tributario 2 Asistentes en Auditoria Auditor digitador La sociedad auditora contratada para llevar a cabo dichos exmenes es: ARMAS & ASOCIADOS. La realizacin de la auditoria se ha pactado en $ 30,000 Las horas estimadas para la ejecucin de la auditoria son 800 horas hombre. La Empresa Industrial San Antonio SAC cuenta con 2 sucursales: 1 en la Ciudad de Trujillo y otra en la Ciudad de Huaraz. La sociedad de auditoria efectuara 2 visitas: 1 el 20 de septiembre del 2010, 2 el 25 de marzo del 2011. Los responsables de la auditoria son: Auditor Principal Gerente de Auditoria
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Jefe de Equipo
Huacho, 20 de Octubre del 2010 MEMORANDUM DE PLANEAMIENTO ORGANIZACIN O CONSTITUCIN La Empresa Industrial San Antonio SAC se ha constituido mediante escritura publica el 26 de septiembre de 1989 ante el notario publico Dr. Hctor Gonzles Rosales, la constitucin de la empresa industrial se ha efectuado en cumplimiento a la Ley General de Sociedades Annimas N 26887, as mismo ha sido inscrito en registros pblicos mediante la partida electrnica N P46147504. Empresa Industrial San Antonio SAC se dedica a la industrializacin de la caa de azcar, dicha empresa esta ubicada en el Km. 185 de la panamericana norte del Distrito de Supe Pueblo, Provincia de Barranca, Departamento de Lima.
ORGANIGRAMA
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POLTICAS a) La produccin de la caa de azcar se realiza en el valle de Paramonga. b) Las ventas se realizan al por mayor, al contado y crdito, y a contra entrega. c) El transporte de la caa de azcar se realiza en unidades propias. d) La Empresa Industrial San Antonio SAC cuenta con personal estable y segn lo establezca el contrato, los mismos que gozan de todos los beneficios sociales. e) Los costos y la contabilidad se efectan en sistemas computarizados.
REQUERIMIENTO DE AUDITORIA Ejecutar la auditoria de los estados financieros en conjunto, con el objetivo de presentar un informe en el cual se exprese la opinin sobre la razonabilidad o no de la situacin financiera de la Empresa Industrial San Antonio SAC por el
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ejercicio econmico 2010 comprendido entre el 01 de enero al 31 de diciembre del 2010. ALCANCE Cumplimiento de las Normas Generalmente Aceptadas, las Normas
Internacionales de Auditoria y trminos del compromiso celebrado entre las partes comprendido en el ejercicio 2010.
EQUIPO DE AUDITORIA
N PROF ESION CPCC CPCC CPCC CPCC CPCC CPCC BACHI. BACHI. CPCC NOMBRES Y APELLIDOS Patricia Armas Ortiz Sandy Cabrera Jara Junior Encarnacin Gallardo Luis Rosales Girio Frank Osorio Baylon Jim Araucano Caballero Jose Capra Aguirre Orlando Silvestre Martinez Carla Valencia Nuez
MATRIC ULA
CARGO AUDITOR PRINCIPAL GERENTE DE AUD. JEFE DE EQUIPO AUDITOR FINANC. AUDITOR DE COSTOS AUDITOR TRIBUT. ASIST. EN AUDIT. ASIST. EN AUDIT. AUDITOR DIGITADOR
FIRMA
01 02 03 04 05 06 07 08 09
1824 1625 1516 1420 1331 1920 2051 3057 5120
HONORARIOS PROFESIONALES
PROF ESION CPCC
MATRIC ULA
NOMBRES Y APELLIDOS Patricia Armas Ortiz
CARGO AUDITOR PRINCIPAL
% 30%
$ 30,000 9,000
01
1824
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02 03 04 05 06 07 08 09
CPCC CPCC CPCC CPCC CPCC BACHI. BACHI. CPCC Sandy Cabrera Jara Junior Encarnacin Gallardo Luis Rosales Girio Frank Osorio Baylon Jim Araucano Caballero Jose Capra Aguirre Orlando Silvestre Martinez Carla Valencia Nuez 1625 1516 1420 1331 1920 2051 3057 5120 GERENTE DE AUD. JEFE DE EQUIPO AUDITOR FINANC. AUDITOR DE COSTOS AUDITOR TRIBUT. ASIST. EN AUDIT. ASIST. EN AUDIT. AUDITOR DIGITADOR 20% 15% 6% 6% 6% 6% 6% 5% 6,000 4,500 1,800 1,800 1,800 1,800 1,800 1,500
HORAS ESTIMADAS
PROF ESION CPCC CPCC CPCC CPCC CPCC CPCC BACHI. BACHI. CPCC
MATRIC ULA
NOMBRES Y APELLIDOS Patricia Armas Ortiz Sandy Cabrera Jara Junior Encarnacin Gallardo Luis Rosales Girio Frank Osorio Baylon Jim Araucano Caballero Jose Capra Aguirre Orlando Silvestre Martinez Carla Valencia Nuez
CARGO AUDITOR PRINCIPAL GERENTE DE AUD. JEFE DE EQUIPO AUDITOR FINANC. AUDITOR DE COSTOS AUDITOR TRIBUT. ASIST. EN AUDIT. ASIST. EN AUDIT. AUDITOR DIGITADOR
% 8% 10% 10% 11% 11% 12% 12% 13% 13%
HORAS 800 64 80 80 88 88 96 96 104 104
01 02 03 04 05 06 07 08 09
1824 1625 1516 1420 1331 1920 2051 3057 5120
SUCURSALES
La Empresa Industrial San Antonio SAC cuenta con 2 sucursales: 1 en la Ciudad de Trujillo 1 en la Ciudad de Huaraz VISITAS La sociedad de auditoria efectuara 2 visitas: El 20 de septiembre del 2010 El 25 de marzo del 2011 RESPONSABLES Los responsables de la auditoria son: Auditor Principal : Patricia Armas Ortiz
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Gerente de Auditoria : Jefe de Equipo :
Sandy Cabrera Jara Junior Encarnacin Gallardo
Huacho, 20 de Octubre del 2010
CPCC. Armas Ortiz Patricia MATRICULA N 1824 AUDITOR PRINCIPAL
CARTA DE COMPROMISO
Sr. Ingeniero Economista Osorio Cardenas Juan Presidente del Directorio de la Empresa. Nos han solicitado que efectuemos una auditoria de la Gestin Administrativa, Operativa y del control interno de La Empresa Industrial San Antonio SAC del ejercicio econmico 2011, comprendido entre el 01 de enero del 2011 al 31 Diciembre del 2011 nos es grato confirmarles, por medio de la presente, nuestra aceptacin y nuestro entendimiento de los trminos de ese compromiso. Nuestra auditoria se efectuar conforme a los principios y elementos de la administracin, normas de auditoria generalmente aceptadas, normas legales y pronunciamientos autorizados y aplicables en el Per, y con la finalidad de elaborar un diagnostico y emitir un informe conteniendo las recomendaciones pertinentes. Para formar nuestra opinin sobre Gestin Administrativa, Operativa y del control interno, llevaremos a cabo pruebas al detalle o en forma integral, en grado suficiente para obtener una razonable certidumbre acerca de las transacciones administrativas, gestin financiera y operacional, o informacin contenida en registros principales y en otras fuentes de datos sustentatorios, es o no confiable y suficiente como para constituir la base e
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elaboracin del diagnostico y emitir el informe; tambin estableceremos si toda la informacin est o no adecuadamente expresada en la documentacin fuente. Debido a la naturaleza de la gestin administrativa, operativa y otras limitaciones inherentes a una auditoria, junto con las limitaciones propias de cualquier sistema de control interno existe el riesgo inevitable de que, incluso distorsiones de carcter material puedan quedar sin descubrir. Adems de nuestro diagnostico e informe sobre la eficiencia, eficacia y economa de la gestin administrativa, esperamos proporcionarles una carta por separado conteniendo las debilidades importantes del control. Nos permitiremos recordarles que la responsabilidad de la gestin
administrativa, de las operaciones, transacciones, elaboracin de los estados financieros con la consistencia y suficiente revelacin, es de la gerencia de La Empresa Industrial San Antonio SAC; lo cual incluye el mantenimiento de registros contables y controles internos, la seleccin y aplicacin ce principios y practicas de contabilidad y la salvaguarda de los activos de la entidad, todo esto hecho de manera adecuada. Nuestra responsabilidad es la elaboracin del diagnostico y la emisin del informe conteniendo las recomendaciones sobre la eficiencia, eficacia y economa de la empresa. Como parte del proceso de nuestra auditoria solicitaremos de la gerencia confirmacin por escrito referente a las manifestaciones que se nos haya hecho con respecto a la auditoria. Esperamos una amplia cooperacin de su personal y confiamos en que el mismo nos proporcionar los registros, documentacin fuente y cualquier clase de informacin que requiramos en relacin con nuestra auditoria. Nuestros honorarios, se facturaran a medida que se avance el trabajo, y se basa en el tiempo que requiera las personas que se asignen al trabajo, ms los desembolsos directos por gastos. Las tarifas por hora individuales varan de
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acuerdo al grado de responsabilidad involucrado y a la experiencia y habilidad requeridas. La carta tendr vigencia por el ejercicio econmico 2010, a menos que el compromiso se de por concluido, se modifique o sustituya.
Les agradeceremos se sirvan firmar y hacernos llegar la adjunta copia de esta carta, en seal de conformidad con los trminos del compromiso referente a nuestra auditoria operativa de la gestin operativa
Huacho, 29 de Octubre del 2010 Armas & Asociados Auditores A.
Ing. Econ. Osorio Cardenas Juan Presidente del Directorio
CPCC Armas Ortiz Patricia Matrcula N 1824 Auditor Principal
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PROGRAMA DE AUDITORIA
CLIENTE
: EMPRESA INDUSTRIAL SAN ANTONIO SAC
PERIODO : del 01/01/2010 al 31/12/2010 RUBRO : Compras y Cuentas por pagar
PROCEDIMIENTOS
REF. HECH P/T O POR 1 S.C.J.
FECHA
TIEMPO
Aplique el cuestionario de control 1 interno a todos los rubros convenientes. 2 Observe todo lo concerniente a lo organizacional:
04/11/2010
7 horas
J.E.G.
08/11/2010
8 horas
Poltica de la empresa con respecto al rea de compras y dems reas. Estructura organizacional de la empresa. Manual organizacional y funcional Chequee todo lo concerniente del 3 rea de recursos humanos:
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L.R.G.
17/01/2011
7 horas
Los sueldos y salarios Participacin de los trabajadores Archivacion de las boletas de pago Pago de vacaciones Pago de CTS Comisiones Gratificaciones Pago en la fecha que corresponde Deuda por pago Las compras de canastas navideas para el personal. Observe todo acerca de las 4 materias primas de la empresa, con lo relacionado a lo siguiente: Las rdenes de compras estn enumeradas y autorizadas. Los precios de compra son aprobados. Notificacin al departamento de contabilidad sobre la mercadera devuelta. Registro de la factura de proveedores, inmediatamente despus de recibidas. Las mercaderas son utilizadas para la elaboracin de productos Las materias primas salen del almacn a produccin con vales de salida. Sistema Kardex Mercaderas en Transito Devolucin de productos. Almaceneros de la empresa
F.O.B.
28/01/2011
9 horas
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Analice todo lo concerniente a presupuestos:
O.S.M.
30/01/2011
8 horas
Las compras se efectan de acuerdo al pronstico de las compras. Los pagos a los proveedores se efectan de acuerdo al pronstico de tesorera. Observe todo lo concerniente a las 6 cuentas por pagar comerciales con relacin a lo siguiente: El pago que hace la empresa es al contado o crdito. Plazos de das al dar el crdito Letras por pagar
C.V.N. 31/01/2011
9 horas
Crditos obtenidos por proveedores Hay control de todos los proveedores Analice todo lo concerniente a los recursos econmicos de la 7 empresa, con respecto a lo siguiente El activo fijo El inmueble es propio o alquilado Las maquinarias Los equipos El activo fijo esta asegurado. Las maquinarias funcionan correctamente. Hay suficientes equipos de cmputo en la empresa. Documentacin de los activos fijos. Equipos de cmputo fallados.
O.S.M. 04/02/2011
7 horas
54
Las maquinas malogradas o en mal funcionamiento Observe todo lo concerniente a 8 programa de pagos segn lo siguiente: Los das que realizan los pagos (en efectivo o cheque) Los comprobantes a cancelar son firmados por visto bueno de los gerentes. Encuentre todo lo concerniente a 9 las compras con relacin a lo siguiente: Control de proveedores Pedidos a proveedores Cotizaciones de los proveedores Las compras ingresan al almacn Compra de materias primas Fallos de algunos insumos al realizar la compra Informe de recepcin por mercancas recibidas Hay compras a menudo que realiza la empresa Las compras que realiza la empresa, ingresan al almacn y son registrados en el libro de kardex Solo se compra productos o insumos que van a ser utilizados en la produccin Percepciones y detracciones 10 Encuentra todo acerca de la cuenta de gastos de servicios prestados por terceros, con
55
J.A.C.
23/02/2011
7 horas
P.A.O.
25/02/2011
9 horas
10
J.C.A.
20/03/2011
8 horas
relacin: Control de los registros de gastos de transporte Gastos por mantenimiento y reparacin Gastos de Internet Gastos de correos Realiza gastos por alimentacin de los trabajadores Gastos de alquileres Gastos de publicidad y relaciones publicas Se realizan gastos de luz Se paga mensualmente el telfono Hay alquileres de equipos diversos
Huacho, 01 de Noviembre del 2010
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Junior Encarnacion Gallardo Jefe de equipo
Sandy Cabrera Jara Gerente Auditoria
Patrcia Armas Ortiz Auditor Principal
S.C.J. PAPEL DE TRABAJO N 01 CUESTIONARIO DEL CONTROL INTERNO
Con relacin al Cuestionario de Control Interno se ha practicado el cuestionario a los siguientes rubros de la Empresa Industrial SAN ANTONIO S.A.C.. Por el ejercicio econmico comprendido entre el 01 de enero del 2010 al 31 del diciembre del 2010. Se practicaron 105 preguntas al seor CPCC. Julin Rosales Cornelio, el contador general de la empresa, este Seor, del total de las 87 preguntas llego a responderlas todas, de las cuales 87 son afirmativas (SI) lo que equivale al 82.86%, negativos (NO), se obtuvieron 18 lo que equivale al 17.14%. Lo que determinamos de la aplicacin del control interno de la empresa INDUSTRIAL SAN ANTONIO S.A.C, por el ejercicio econmico 2010, es que el control interno es presuntamente eficiente. El Cuestionario del Control Interno lo desarrollamos en 7 horas.
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Huacho, 04 de Noviembre del 2010.
CPC. Sandy Cabrera Jara Auditor Financiero
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
CLIENTE
: EMPRESA INDUSTRIAL SAN ANTONIO S.A.C.
PERIODO : De 01-01-2010 al 31-12-2010 RUBRO N 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 : Compras y Cuentas por Pagar PREGUNTAS Los ingresos se depositan en forma intacta? El responsable de los fondos fijos es estable? Existe control con respecto a los ingresos recaudados diariamente? Cuenta con un libro de bancos? Son registrados los ingresos y egresos de caja? Existe un control detallado para relacionar los egresos de dinero del fondo fijo? Se realizan arqueos de caja diariamente? Existen fondos fijos para gastos menores de la empresa? Son archivados los documentos y recibos cancelados por caja? Estn autorizadas las aperturas de cuentas 58 X X X X X X X RESPUESTAS SI X X X NO N/A OBS.
AUDITORIA OPERATIVA UNJFSC CONTABILIDAD corrientes de la empresa? 11 12 13 Aprueba notas de abono o crdito a clientes? Cobra o recibe cobros antes de ser anotados o registrados? Anota Los cobros en los respectivos registrados? Calcula o comprueba los totales de cobros recibidos para la preparacin de los asientos del libro diario? Prepara o enva depsitos a los bancos? X X X
14 15
X X
16
Maneja efectivo, cheques u otro instrumento de cobro despus de haberse registrado en algn documento o listado? Estn enumerados los cheques? Prepara o comprueba alguno de los documentos utilizados para realizar una venta? Calcula o comprueba los totales del registro o registros con el fin de obtener los totales que sirvan como base para la preparacin de los asientos de diario? Se realizan arqueos sorpresivos a los fondos recaudados? Se realiza verificacin de cifras y nmeros antes de su firma? Se descuentan oportunamente las notas de debito? Se utiliza sello protector de cheques? Existen horarios y das especiales para la entrega de cheques? Se llevan mayores auxiliares de las cuentas por cobrar? Los crditos se controlan en un registro auxiliar? Se mantiene bajo custodia adecuado el archivo de las facturas pendientes de cobro?
17 18
X X
19
20 21 22 23 24 25 26 27
X X X X X X X X
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AUDITORIA OPERATIVA UNJFSC CONTABILIDAD Los crditos otorgados al personal se descuentan en las remuneraciones que perciben? Los asientos registrados en la cuenta de control, provienen de informacin recibida de otras unidades ajenas a la de cuentas por cobrar? Se preparan mensualmente, relacin de cuentas por cobrar, por antigedad de saldos? Existe control contable de las existencias en cuentas especiales? Los materiales obsoletos e inadecuados son detallados? Las devoluciones son entregadas? Existen inspectores de existencias? Existen almacenes auxiliares? Todos los artculos comprados pasan por almacn? El almacn mantiene ficha de existencias a valores? Los registros son controlados por ficheros de existencias fuera del almacn? existen registros permanentes de las existencias para materias primas? Existe una seccin o departamento responsable por la manutencin de las existencias? Las adquisiciones de los activos importantes estn autorizadas por el directorio de la empresa? Son facturados oportunamente para tener decisiones con respecto al tratamiento de los activos fijos? Los accionistas se renen para tomar decisiones con respecto al tratamiento de los activos fijos? Existe un control adecuado y eficaz que permite regular, valorizar los bienes de la empresa? 60 X X X X
28
29
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39
X X X X X X X
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AUDITORIA OPERATIVA UNJFSC CONTABILIDAD Existen procedimientos que aseguran que los activos fijos adquiridos han sido recibidos realmente? Estn normados los mtodos de valuacin utilizados por la empresa? Se controla el movimiento interno de los bienes, por los traslados internos dentro de la empresa? Estas codificados debidamente los bienes que posee la empresa? La empresa cuenta con un adecuado control del activo fijo de su propiedad consistente: 49 a. Terrenos b. Edificios, maquinarias, equipos y otros Se usa el mtodo de la lnea recta para las depreciaciones de los bienes? Los registros auxiliares indican claramente la tasa de depreciacin? Se cumple con las normas del cdigo tributario de llevar todos los libros contables? Se lleva un control adecuado sobre el arrastre del crdito fiscal? La empresa cumple con pagar las aportaciones o essalud de sus trabajadores? X
45
46 47 48
X X X
50 51 52 53 54
X X X X X
Se informa oportunamente a la administracin 55 tributaria sobre las notificaciones de datos contenidos en el RUC? 56 57 Los comprobantes de pago que emite la empresa, a la fecha estn vigentes? La empresa pertenece al rgimen general o se ha acogido a otro rgimen?
X X
Con respecto a las leyes sociales de los trabajadores? La empresa realiza sus 58 contribuciones a Essalud y ONP mediante un medio informtico PDT 601? En lo que respecta al IGV, La empresa esta 59 calificada por la sunat como agente de retencin o percepcin? X
61
AUDITORIA OPERATIVA UNJFSC CONTABILIDAD Con relacin a las declaraciones mensuales de IGV- I.R? La empresa ha retenido las contribuciones sociales de los trabajadores en forma oportuna? La empresa ha pagado las contribuciones sociales de los trabajadores segn Ley? La empresa pago las remuneraciones de los empleados en la fecha establecidas? La empresa registra los montos de las remuneraciones en sus libros? Existe capacitacin al personal? Se paga puntualmente a los trabajadores? Todos los trabajadores cuentan con seguros? Realizan horas extras y son pagadas de acuerdo a ley? Se pagan puntualmente las participaciones a los trabajadores? Se archivan todas las boletas de pago de todos los trabajadores? La empresa cuenta con facturas por pagar? La empresa pide plazos para el pago de facturas? Los crditos recibidos son mayores a 30 das? Los crditos recibidos son mayores a 15 das? Se lleva un control de las letras por pagar? Se puede obtener ms de un crdito por proveedor? Todas las compras tienen que ser necesariamente con facturas? Se lleva un control de todos los proveedores? Al cancelar un crdito se hace el asiento inmediatamente? Se emiten liquidaciones de compra? X X X X X X X X X X X X X X X X X X
60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80
X X X
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AUDITORIA OPERATIVA UNJFSC CONTABILIDAD Existe un catalogo de proveedor en la empresa? Despus de realizadas las compras, estas ingresan al almacn de la empresa? Si en las compras de insumos que realiza la empresa si encuentran algunas falladas, inmediatamente se devuelven al proveedor? Se preparan informes de recepcin por todas las partes? Las compras son realizadas muy a menudo? Se inspecciona en este departamento los efectos adquiridos para determinar la condicin en que se reciben, se cuentan, se pesan o miden? Se cotejan por departamento de recepcin las cantidades y descripciones de los efectos recibidos contra las rdenes de compra o contra los avisos que se tienen? Solo se recibe mercadera que tengan y estn en la orden de compras? Se lleva un buen control de las mercaderas recibidas y anotadas en el kardex por el jefe de almacn? Se tiene un buen control de los registros de gastos de transportes? Los gastos de electricidad se pagan puntualmente? Se cuentan con gastos de publicidad o de relaciones pblicas? La empresa paga por algunos alquileres de equipos o maquinarias? Las maquinarias siempre tienen mantenimiento? Se tienen gastos de correos? Se adquieren materias primas del exterior? Se da un buen trato a los gastos de mantenimiento y reparacin? X X X X X X X X
81 82
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X X
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90 91 92 93 94 95 96 97
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AUDITORIA OPERATIVA UNJFSC CONTABILIDAD La empresa paga al contado a sus proveedores? Son controlados las rdenes de ingresos al almacn? Se archivan y conservan las facturas de compras? Se hace un control mensual de las variaciones de las compras? X X X X
98 99 100 101
X X X X
102 Son pagadas las detracciones? 103 104 105 Se archivan y conservan las facturas de compras? Para el pago de las facturas previamente la alta direccin de un visto bueno? Son registrados las percepciones en el mes correspondiente?
Huacho, 04 de noviembre del 2010
Julin Rosales Cornelio Contador General
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RESUMEN
PREGUNTAS RESPUESTAS SI NO N/A
105 105 87 72.86% 18 17.14% 0
El cuestionario de control Interno es presuntamente eficiente.
Sandy Cabrera Jara Auditor Financiero
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J.E.G. PAPEL DE TRABAJO N 02 ORGANIZACIONAL
Con lo relacionado a ste rubro organizacional, realizado el das 02 de febrero del 2011, por el Seor Junior En carnacin Gallardo, que ha llegado a encontrar lo siguiente: Hemos llegado a encontrar que la poltica de la empresa con respecto al rea de compras es bien rgida con respecto a su cumplimiento. Ya que antes de realizar las compras el rea de logstica tiene que tener aprobado cierta parte del monto en el pronstico de compras y despus emitir la orden de compra. Adems notamos que las compras de materias primas de fuertes montos lo realizan solo con 3 proveedores, debido que estos le otorgan descuentos por las compras masivas. Con respecto a la organizacin de rea administrativa, notamos que los empleados trabajan de una manera ordenada en la documentacin, el jefe de personal el Seor Luis Cceres Bedon nos mostr el manual de funciones, a simple vista todos cumplan eficiente.
Este papel de trabajo fue elaborado en 8 horas.
Huacho, 8 de Noviembre del 2010
CPC. Junior Encarnacin Gallardo

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Auditor Financiero A.C.J PAPEL DE TRABAJO N 03 RECURSOS HUMANOS Con todo lo referente a la cuenta remuneraciones y participaciones por pagar, realizado el da 17 de enero del 2011, por el CPC. Jim Araucano Caballero, ha llegado a encontrar lo siguiente: Despus de ingresar a la empresa INDUSTRIAL SAN ANTONIO S.A.C., para averiguarme todo acerca de las remuneraciones de los trabajadores, me entere que los trabajadores estn siendo pagados puntualmente en la fecha que les corresponde y sobre todo no hay ningn engao contra ellos, por que el empleador le ensea su boleta y le explica como es su pago. Yo segua averigundome acerca del pago de los trabajadores y tuve la oportunidad de conversar con uno de ellos, que no me quiso dar su nombre para evitarse problemas con la empresa y sobre todo para que no lo despidan, por que tiene hijos que mantener. Este trabajador me cont que no se siente conforme con el pago, por que a veces los hacen trabajar horas dems y no son pagadas, le dicen que luego le van a pagar y hasta la fecha de hoy da no reciben ese dinero. Entonces esta empresa no cumple debidamente con el pago de horas extras a sus trabajadores, cosa que la empresa se esta beneficiando con ese dinero. Pero lo importante es que la empresa si le paga los beneficios sociales a sus trabajadores como por ejemplo les estn pagando su compensacin por tiempo de servicios y sus vacaciones, por estos pagos los trabajadores si se sienten muy contentos. Adems se sienten mucho ms contentos, por que existe capacitacin a todo el personal y pueden aprender muchas cosas con lo relacionado a su trabajo.
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2/3 Los trabajadores de la empresa cuentan con seguro para ellos como tambin para toda su familia, adems estos trabajadores cuentan con un seguro Complementario contra trabajos de riesgos, por que las labores que realizan son de demasiado riesgosas. Quiero darle una recomendacin a la empresa, bueno con el pago de sus trabajadores esta marchando muy bien solo que les falta cumplir con el pago de las horas extras que realizan estos trabajadores, si la empresa no quiere pagar las horas extras, bueno pues, entonces no hagan trabajar horas por dems a sus trabajadores, para que as ellos se sientan conforme con sus pagos y sobre todo tengan el animo de seguir trabajando por el bien de la empresa, por que cuando ya no son pagados, trabajan sin ganas por que se sienten que son engaados. Este papel de trabajo fue elaborado en 7 horas.
Huacho, 17 de enero del 2011.
CPC. Jim Araucano Caballero Auditor

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F.O.B. PAPEL DE TRABAJO N 04 MATERIAS PRIMAS
En cumplimiento con el procedimiento establecido para este rubro, se procede a los almacenes de la empresa SAN ANTONIO S.A.C., el da 28 de Enero del 2011, este procedimiento estuvo a cargo del CPC. Frank Osorio Baylon. En el almacn de la empresa hemos podido encontrar que todas las materias primas y suministros han ingresado correctamente, estos productos e insumos va a servir para la elaboracin de azcar. Hemos podido apreciar que todo lo que ingresa al almacn esta siendo llevado correctamente y sobre todo, todas las entradas y salidas estn siendo registradas en el libro Kardex, estas tienen que ser utilizadas en las empresas para que as todos los productos sean debidamente controlados. Estuvimos conversando con el almacenero y nos dijo que tambin hay materias primas que se encuentran en transito y que posteriormente van a llegar al almacn, tambin nos cuenta el almacenero que siempre hay mercaderas en transito pero que a veces no llegan al almacn, y esto ha sido un tema en el cual estamos dndole de mucha dedicacin para saber cual es el motivo del por que no llegan estas mercaderas y donde es su otro destino. As como todos los productos que ingresan al almacn, tambin tienen que salir, bueno digo que tienen que salir, porque es con estos insumos que se va a poder hacer la elaboracin del azcar.
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2/4 Los productos salen y son remitidos a produccin, ahora para la salida de los productos del almacn se utilizaran los documentos denominados vales de salida del almacn, en donde se indicaran los tipos de productos, la unidad, cantidad, precio unitario, notas y los respectivos centros de costos. Para las salidas del almacn, el departamento de contabilidad determinara el sistema de valuacin acorde a las actividades de la empresa, escogiendo el mas conveniente entre el sistema FIFO y el costo promedio. El almacenero nos cuenta tambin que hay materias primas que han llegado al almacn, pero no han estado para su correcto uso, es decir se ha encontrado mercaderas falladas o pasadas de la fecha y han tenido que ser devueltas. Las materias primas que estn en el almacn estn correctamente ubicadas por separados, cosa que no hay motivo de confundirse al escoger cada producto. Este papel de trabajo fue elaborado en 9 horas.
Huacho, 28 de noviembre del 2010.
CPC. Frank Osorio Baylon Auditor Financiero
O.S.M.
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PAPEL DE TRABAJO N 05 PRESUPUESTO Con lo relacionado a esta rea de presupuesto, realizada el 30 de enero del 2011, por el Seor Orlando Silvestres Martnez, que ha llegado a encontrar lo siguiente: Hemos llegado a encontrar que las compras se ejecutan de acuerdo al pronostico de compras que se realizan semestralmente, en este sentido podemos apreciar que la poltica de la empresa con respecto a esta rea es bien rgida con respecto a su cumplimiento, se deduce que hay un orden y control interno eficiente. Con respecto a los pagos a los proveedores se ejecutan de acuerdo al pronstico de Tesorera, ya que presupuesto tiene un tope de cantidad que se toma para el pago de proveedores, y tesorera no excede de ese monto. Debido que trata que todas las facturas se canjeen en letras por pagar a 30 das y 60 das. A simple vista el presupuesto de tesorera se cumple eficientemente.
Este papel de trabajo fue elaborado en 8 horas.
CPC. Orlando Silvestre Martnez Auditor Financiero
C.V.N.
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PAPEL DE TRABAJO N 06 CUENNTAS POR PAGAR COMERCIALES En cumplimiento con los procedimientos establecidos para este rubro, como la de cuentas por pagar comerciales, realizado el da 31 de enero del 2011 y estuvo a cargo del CPC. Carla Valencia Nez, hemos llegado a apreciar lo siguiente: La empresa al comprar sus materias primas o insumos, incurre en gastos, los cuales tienen que ser pagados, al comprar los insumos a sus proveedores, la empresa a algunos de ellos les paga al contado como a otros el pago es al crdito. Los pagos que la empresa realiza al contado, el proveedor les brinda un descuento por realizar dichos pagos, pero en cambio sus otros proveedores no le otorgan descuento o mejor dicho le brindan crdito, es decir le dan plazos para que puedan pagar sus deudas. Estuve en la empresa y me puse a revisar las facturas que le otorga el proveedor a la empresa y note que las facturas que otorga el proveedor no le esta aplicando el IGV, es decir esta evadiendo impuestos, y a su vez esta beneficiando a la empresa. Este proveedor se esta beneficiando mucho, debe ser mas consciente y aplicar el impuesto por la venta de sus productos. Me puse a averiguar el por que este proveedor otorga descuento a la empresa, por realizar los pagos al contado, es por ello que me acerque a la empresa que otorga dichos insumos y materias primas a la empresa azucarera y le pregunte cuales eran sus polticas y una de ellas fue el de otorgar descuentos por el pago al contado.
2/6
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Bueno me conto que al recibir el pago al contado le otorga descuentos a sus clientes para que ste sea como un incentivo para ellos y as estos puedan venir con mas frecuencia ala empresa y consumir los productos y sobre todo a bajos precios, y en primordial paguen al contado para que le otorguen sus rebajas y no al crdito, por que ste ultimo no conviene mucho a la empresa, por que en sus polticas de ventas al crdito no le cobra intereses, sino que es el mismo pago y en pocos das. Pero la empresa esta viendo como cambiar esa poltica de las ventas al crdito, por que no le esta brindando ningn beneficio, ya que no le otorga ningn tipo de inters, solo le da unos das para su pago, y la empresa no se beneficia con ese dinero que todava no esta en la empresa, es decir esa facilidad de pago esta en la empresa que compra el producto nada mas, por que tiene 15 das para pagar su deuda y eso es muy fcil para ellos. Este papel de trabajo fue elaborado en 9 horas, por que tuvimos que visitar las dos empresas, para averiguar correctamente las ventas al contado y sobre todo los descuentos por dichas ventas.
CPC. Carla Valencia Nez Auditor Financiero O.S.M.
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PAPEL DE TRABAJO N 07 RECURSOS ECONOMICOS Referente a la partida de Inmuebles, maquinarias y equipos, realizado el 04 de febrero del 2011, hemos llegado a apreciar lo siguiente: Todos los registros de los activos que se tienen en la empresa, contienen la suficiente documentacin y detalle, segn las necesidades de las mismas, es por ello que no encontramos ningn inconveniente con los activos, referente a su documentacin. Seguimos investigando acerca de los Inmuebles, maquinarias y equipos y pudimos encontrar que los activos fijos estn debidamente asegurados. El inmueble con el que cuenta la empresa es de su propiedad y esta apta para el funcionamiento y la elaboracin de la azcar, pero nos hemos dado con la sorpresa de que hay maquinarias que ya estn pasadas de su vida til y estn en mal estado y no da un correcto funcionamiento a la produccin. Estas maquinarias ya no funcionan bien, a veces se paralizan y malogran todo el proceso de la produccin, aparte de que ya estn viejas, hay fallas mecnicas y esto no es conveniente para la empresa, estn ocasionando muchos gastos y sobre todo no se va a poder encontrar una buena utilidad dentro de la empresa. Luego de estar dos horas revisando las maquinarias, tambin se me vino a la mente revisar los equipos con el que laboran los trabajadores, por ejemplo en el departamento de contabilidad, o en el de sistemas, tuve que ir a ver como estn las computadoras, bueno de ello si no puedo hablar mal, las maquinarias si estn funcionando correctamente, pero solo hay una computadora que esta fallando, tiene problemas con el CPU, y esta
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2/5 dando una lentitud para los registros a la persona que esta en poder de ella y le causa demasiados problemas con su jefe. Pero un ingeniero de sistemas me ha dicho que el da de maana, ese problema esta solucionado, yo maana vendr a ver si es cierto eso. Voy a terminar dando una recomendacin para el buen funcionamiento de la empresa, le quiero decir al personal que esta a cargo de las maquinarias que arreglen lo mas pronto posible las fallas mecnicas para que as puedan llegar a obtener buena utilidad, y si quieren obtener mejores utilidades le recomiendo comprar nuevas maquinarias para que as stas trabajen a la perfeccin. Dicho papel de trabajo ha sido laborado en 7 horas, debido al tiempo se dio en revisar cada una de las maquinarias con las que cuenta la empresa y los equipos de cmputo tambin.
Huacho, 04 de febrero del 2010.
CPC. Orlando Silvestre Martnez Auditor Financiero
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J.A.C. PAPEL DE TRABAJO N 08 PROGRAMA DE PAGOS
Con lo relacionado al rea de programa de pagos (Tesorera), realizado el 23 de Febrero del 2011, por el CPC. Jim Araucano Caballero, hemos llegado a los siguientes: Siendo las 10:00 a.m. nos hemos puesto a ver que das son girados los cheques a los proveedores, la tesorera Sra. Lic. Milagros Mandamiento Blas nos mostr el estado de cuenta bancaria conjunto con las conciliaciones bancarias y visualizamos que casi diario giran cheques o transfieren a cuentas bancarias de los proveedores. No tienen das especficos dentro de la semana para realizar dichos pagos, por lo que no hay un orden dentro de sta rea. Otro punto importante que visualizamos, es que la Sra. Tesorera realiza los pagos a los proveedores con comprobantes que no son firmados con un visto bueno de la gerencia, esto genera desconfianza, por lo que no hay un control interno dentro de sta rea.
Este papel de trabajo fue desarrollado en 7 horas.
CPC. Jim Araucano Caballero Auditor financiero

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P.A.O. PAPEL DE TRABAJO N 09 COMPRAS Con lo referente a las compras, realizado el da 25 de febrero del 2011 por el auditor financiero Patricia Armas Ortiz, hemos llegado a apreciar todo lo siguiente: Sabemos que la empresa realiza compras de materias primas, como tambin de insumos, para que estos sean elaborados en produccin del azcar, es as que la empresa lleva un control adecuado con sus proveedores para saber de las compras que realiza y sobre todo llevar un registro de compras para anotar en ellas los ingresos y las salidas y en la fecha correspondiente. La empresa al comprar sus materias primas, stas luego tienen que ingresar al almacn de la empresa para su revisin y sobre todo para su alojamiento, para luego ser llevados a produccin elaboracin del azcar. La empresa al realizar sus compras y al ingresar al almacn, se encuentra materias primas que estn falladas y no servirn para la produccin y tienen que ser devueltas. Al comprar sus productos la empresa, el proveedor le entrega facturas y sobre todo le brinda descuentos por el pago al contado, esto es como un incentivo para que sus pagos lo realice de ese modo, por que si paga al crdito esta empresa tiene que pagar algo mas, por que escrito esta en sus polticas que el pago al crdito tiene que ser pagado con un poco de intereses por los das que corren, desde la adquisicin hasta el ltimo da de pago. para ser llevados a produccin para la
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2/9 Con respecto a las facturas afectas a detracciones, la encargada de registrar las compras, automticamente informa a la Tesorera el porcentaje que corresponde pagar por dichas facturas afectas. Y las percepciones son aplicadas de forma correcta para el momento de la presentacin de declaracin telemtica. A simple vista esta rea est organizada eficientemente. Este papel de trabajo fue elaborado en 9 horas.
CPC. Patricia Armas Ortiz Auditor financiero
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J.C.A. PAPEL DE TRABAJO N 10 GASTOS DE SERVICIOS PRESTADOS POR TERCEROS Con lo relacionado a los de gastos por servicios prestados por terceros, realizado el da 20 de marzo del 2011, por la auditora, el Joven Jos Capra Aguirre, quien nos conto lo siguiente: La empresa lleva un control adecuado de los servicios de gastos de transporte, ya que es una empresa que elabora la azcar y tiene que ser transportada toda la caa a la empresa, para su posterior elaboracin, sea la empresa gasta en algunos alquileres de estos camiones, por que algunos camiones son propios, pero otros son alquilados y tienen choferes aparte y estos tienen que ser pagados, y al personal que realiza la carga de la caa al transporte. Hemos podido apreciar que la empresa tambin gasta en alimentacin de algunos trabajadores, pues a ellos los enva a diferentes lugares a trabajar y bueno estos seores tienen que comer en restaurantes, que pagan con su plata y posteriormente es devuelto por la empresa. Todos sabemos que todas las empresas tienen que realizar pagos por los servicios bsicos, como es el servicio de luz, agua y dentro de ello incluiremos al internet. La empresa paga internet, por que esto es utilizado en el departamento de contabilidad y en gerencia, en pocas palabras, el internet es usado en los diferentes departamentos que existe en la empresa, por que gracias al internet va a poder obtener informacin y sobre todo la tecnologa de informacin es primordial en todas las empresas. Mensualmente tambin se realiza el pago de telfono, que es un servicio primordial que debe existir en la empresa, para la comunicacin entre los trabajadores, entre proveedor o con los clientes.
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2/10 Hay alquileres de equipos diversos, como escritorios, y un equipo de cmputo, cuyos pagos tienen que ser hechos mensualmente. Como recomendacin a la empresa es que utilice correctamente los gastos de estos servicios, por que si son buenos para la empresa, y sobre todo le va a brindar mejor calidad a ella y como tambin a sus trabajadores. Dicho papel fue realizado en 8 horas.
Huacho, 20 de marzo del 2011.
CPC. Jos Capra Aguirre Auditor Financiero
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DIAGNOSTICO
Los Hallazgos encontrados son los siguientes:
1. Papel de Trabajo N 3: Este trabajador me cont que no se siente conforme con el pago, por que a veces los hacen trabajar horas dems y no son pagadas, le dicen que luego le van a pagar y hasta la fecha de hoy da no reciben ese dinero. Recomendamos al rea de recursos humanos cumplir con todos los pagos de salarios y leyes sociales que les corresponden a los trabajadores.
2. Papel de Trabajo N 8: La tesorera Sra. Lic. Milagros Mandamiento Blas nos mostr el estado de cuenta bancaria conjunto con las conciliaciones bancarias y visualizamos que casi diario giran cheques o transfieren a cuentas bancarias de los proveedores. No tienen das especficos dentro de la semana para realizar dichos pagos, por lo que no hay un orden dentro de sta rea. Otro punto importante que visualizamos, es que la Sra. Tesorera realiza los pagos a los proveedores con comprobantes que no son firmados con un visto bueno de la gerencia, esto genera desconfianza, por lo que no hay un control interno dentro de sta rea.
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Recomendamos a la Administracin y/o rea de tesorera elaborar un sistema de control interno, de esta manera exista un orden, en la cual se pueda desarrollar eficientemente esta rea.
Huacho, 14 de Abril del 2011
CPC. Patricia Armas Ortiz Auditor Financiero
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INFORME DE AUDITORIA OPERATIVA DE LA EMPRESA SAN ANTONIO S.A.C.
SEOR ING. ECONOMISTA JUAN OSORIO CARDENAS, Presidente del directorio de la empresa San Antonio S.A.C Introduccin A. Informacin relativa al examen Motivo de Examen La empresa SAN ANOTNIO S.A.C. Ha designado como ganadora a la Sociedad de Auditoria Armas & Asociados SCRL, para realizar la auditoria operativa de la gestin administrativa, operativa y de control interno del ejercicio econmico 2010.
Naturaleza y Objetivos El Examen realizado a la mencionada empresa, es de carcter operacional, teniendo que evaluar la eficiencia, eficacia y economa de la Empresa.
Alcance La auditoria se ha efectuado en cumplimiento a los elementos de la administracin, a la NAGAS, NIAS y a lo establecido en el compromiso del 03 de Octubre del 201. Nuestra Auditoria se ha centrado en medir el rendimiento de la Gestin Administrativa, Operacional y del Control Interno por el periodo 2010, con incidencia en la Eficiencia, Eficacia y Economa del departamento de COMPRAS CUENTAS POR PAGAR, de la Empresa SAN ANTONIO S.A.C.
Comunicacin de Hallazgos Los Hallazgos encontrados en el proceso de la auditoria se han puesto de conocimiento a los presuntos responsables, para que presenten sus
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descargos correspondientes, documentados.
debidamente
sustentados
B. Informacin relativa a la empresa auditada Antecedentes y Base Legal Antecedentes La Empresa SAN ANTONIO S.A..C., ha sido constituida el 26 de Setiembre de 1989, ante el Notario Publico Dr. Hctor Gonzles Rosales, e inscrita en Registros Publicas segn partida electrnica N 26887; dicha empresa se dedica a la industrializacin de la caa de azcar y est ubicada en el km. 185 de la panamericana norte del distrito de Supe Pueblo, Provincia de Barranca, departamento de Lima.
Base Legal La empresa SAN ANTONIO S.A..C., se ha constituido en estricto cumplimiento a la Ley General de Sociedades N 26887, cdigo de Comercio y Cdigo Tributario. Relacin de Personas comprendido en los hallazgos Las personas que han sido consideradas en los hallazgos son: 1. Milagros Mandamiento Blas 2. Luis Cceres Bedon OBSERVACIONES: 1. 2. 3. 4. Se ha aplicado el componente de Ambiente de control Se ha elaborado el Manual de Organizacin y Funciones No se han efectuado los pagos de horas extras a los trabajadores Las compras se efectan contando con pronsticos y estudios de mercados.
CONCLUSIONES: 1. Durante la supervisin del pago de Salarios a los trabajadores (obreros), detectamos irregularidades, ya que no estn pagando las horas extras. Por lo que responsabiliza el Seor CPC, Luis Cceres Bedon.
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2. Durante la supervisin de los programas de pagos, nos dimos cuenta que casi todos los das giran cheques a los proveedores, y que algunos comprobantes de pago no son firmados por visto bueno de los gerentes. Por lo que responsabiliza la Seora Lic. Milagros Mandamiento Blas. RECOMENDACIONES: 1. Recomendamos a la Administracin y/o rea de tesorera elaborar un sistema de control interno. 2. Recomendamos al rea de recursos humanos cumplir con todos los pagos de salarios y leyes sociales que le corresponden a los trabajadores.
Huacho, 14 de Abril del 2011
CPC. Patricia Armas Ortiz Auditor Financiero
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