Recomendaciones para generar Cultura Reuniones Efectivas

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Objetivo

Promover Promover la la cultura cultura de de reuniones reuniones efectivas efectivas para paralograr lograrresultados resultadosms ms fcilmente fcilmente

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El soporte de la organizacin y el seguimiento ayudan a construir la cultura de reuniones efectivas

1. Soporte de la organizacin liderado por la alta gerencia a. Involucramiento y ejemplo de las directivas liderando y promoviendo reuniones efectivas b. Campaa de comunicaciones apoyando los comportamientos que se enfocan en reuniones efectivas 2. Seguimiento a travs de mediciones posteriores para validar resultados e identificar oportunidades de mejora

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Los lderes de reuniones y sus equipos deben aplicar los fundamentos de reuniones efectivas

1. 2. 3. 4.

Tener un objetivo claro Estructurar la reunin Invitar a los participantes adecuados Definir tiempos realistas

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Prepare cada detalle y maneje la reunin

Planee para estar Planee enfocado Defina Objetivo Establezca el medio Defina la agenda Seleccione los participantes Cite a reunin Coordine logstica Conduzca para lograr impacto Siga la agenda Presente la informacin Maneje la discusin Escuche Refleje Haga preguntas Invite a otros a que hablen Cierre cada tema Cierre para lograr resultados Revise el cumplimiento de los objetivos y la agenda Resuma conclusiones Asigne prximos pasos y responsables Genere el documento para hacer seguimiento Agradezca la participacin y asistencia
Tareas

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Estructurar la reunin es definir el proceso que se debe seguir para que se logre el objetivo
Informativas Comunican temas organizacionales o transmiten conocimiento. Citadas con anticipacin Tienen un lder Seguimiento Revisan avances y/o resultados Citadas con anterioridad Tienen lder y periodicidad
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Creativas Identifican oportunidades o soluciones Usan metodologas especiales Tienen un lder y/o facilitador Toma de Decisiones Definen planes de accin Implican seguimiento posterior Tienen un lder y agenda
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Definir tiempos realistas

Duracin ideal: Duracin mxima:

45 Minutos 2 Horas

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Abrir con objetivos y acuerdos claros para establecer cmo va a ser la reunin

A. Empezar a tiempo B. Citar la agenda C. Presentar: Objetivo Resultado esperado C. Hacer acuerdos

Inicie a la hora citada Cite los temas a tratar y tiempos Valide el objetivo y resultado esperado con el grupo Agradezca participacin Incluya: horarios, manejo de interrupciones, conversaciones paralelas, desvos del tema y regstrelos en el papelgrafo Para casos especiales: Asigne controlador de tiempo, secretario para llevar el acta

D. Establecer roles

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Hay alternativas para cuando surgen imprevistos

Situacin: La reunin se alarga? Alternativas: Pare y cite a una nueva reunin. Si es muy productiva, haga acuerdo de alargar para terminar el punto.

. Alguien se desva el tema? Siga la agenda. Use criterio: Evale si la divergencia vale la pena o no. Recoja: haga resumen o parqueadero Use la tarjeta amarilla Haga acuerdos para interrupciones internas Maneje la cultura para las externas (Se recomienda hacer campaa de comunicacin)
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Hay interrupciones?

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Los participantes deben cumplir acuerdos

Qu hacer Lleguen a tiempo Apaguen celulares Eviten uso de porttiles Designen un reemplazo o avisen que estn en reunin

Para evitar La impuntualidad La interrupcin de llamadas Distracciones por uso de porttiles La interrupcin de personas que van a buscarlos al saln (jefes, pares o subordinados). La actuacin reactiva y/o demasiado pasiva para con otros compaeros o el tema tratado en la reunin

Escuchen, resuman, pregunten

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Asegurando que se logr el objetivo se cierra la reunin

Revise el cumplimiento de los objetivos y la agenda. Resuma conclusiones. Asigne prximos pasos y responsables (cmo y cundo). Genere el documento para hacer seguimiento cuando sea necesario. Agradezca la participacin y asistencia.

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La campaa de comunicaciones apoya la cultura de reuniones efectivas

1. Establecer los medios para promover y reforzar los comportamientos esperados
a. b. c. d. Entrenamiento Afiches de recordacin en salas de juntas Comunicacin de la campaa en carteleras Formatos de evaluacin de reuniones en cada sala para medir progreso

2. Usar medios que eviten las interrupciones en las reuniones

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El entrenamiento brinda elementos para las reuniones efectivas y alinea la organizacin

Participan en taller de Reuniones Efectivas Usan habladores que les recuerdan los comportamientos esperados

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La campaa de comunicaciones apoya los comportamientos deseados

SI USTED ESTA EN ESTA REUNIN:

Es parte del equipo.

SI USTED CONTINUA EN ESTA REUNIN

Evale que tipo de participante es. Est facilitando o complicando el logro del objetivo.
SI USTED FINALIZ ESTA REUNIN

Hace parte del logro y del resultado del objetivo. REUNIONES EFECTIVAS

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La campaa incluye afiches para evitar interrupciones

Interrumpa esta reunin solo si:

A usted le gusta que lo interrumpan en sus reuniones. A usted no le gusta trabajar en equipo. Se est quemando el edificio

Piense 10 veces
antes de interrumpir esta reunin

Llegar tarde a una reunin es considerar que su tiempo es ms valioso que el de los dems

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Adems, hay otras alternativas para evitar interrupciones

1. Hacer acuerdos al inicio de las reuniones 2. Solicitar que pidan no ser interrumpidos 3. Ubicar a la entrada de la sala un tablero para que dejen mensajes 4. Colocar en la puerta el horario de inicio y finalizacin de la reunin

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Dentro de las salas conviene tener visibles los comportamientos esperados y que se promueven
En esta reunin: Comenzaremos y terminaremos a tiempo Iniciaremos con un objetivo claro, acuerdos y un plan definido Llegaremos preparados y con la informacin necesaria Enfocaremos las intervenciones al cumplimiento del objetivo con aportes claros y concisos Tomaremos medidas para no ser interrumpidos Nuestro tiempo es valioso y lo usaremos adecuadamente

Esta reunin nos pertenece y su xito depende de cada uno de nosotros

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Su tiempo y el de su empresa son valiosos! El xito de la reunin depende de usted: Asegrese que sean efectivas

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