MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUAURA Oficina de Informtica I.

DESCRIPCIN DE LA MUESTRA DE LA ENCUESTA Con la finalidad de conocer cmo, el personal de la institucin, percibe el proceso de trmite documentario, se elabor 2 tipos de encuestas La primera encuesta se elabor con la finalidad de captar informacin acerca de cmo es dirigido, controlado y soportado el proceso de trmite documentario. El personal que fue entrevistado pertenece a la Ofic. De Trmite Documentario y Archivo Central. La segunda encuesta se elabor con la finalidad de recoger la informacin acerca de cmo cada oficina u rea lleva el registro de sus documentos, su forma de trabajo respecto a este tema, los datos que recoge de los documentos, entre otros. El personal que fue entrevistado pertenece a las distintas Ofic. De la Institucin. La encuesta se realiz en las siguientes gerencias, con sus respectivas oficinas y reas: 1. 2. Consejo Municipal (Sala de regidores) Alcalda 2.1. 3. Procuradura Pblica Municipal

Gerencia de Secretaria General 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. Ofic. de Notificaciones (oficina Piloto) Ofic. de Trmite Documentario y Archivo Central Ofic. De Archivo central Ofic. RR.PP. e Imagen Institucional

4.

Gerencia de Administracin General y Economa 3.1. Subgerencia de Contabilidad 3.3.1. Oficina de Tesorera (La Oficinas de Integracin contable y la Oficina de Ejecucin Presupuestal no existen) 3.2. 3.3. Ofic. Logstica Ofic. de Control Patrimonial

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUAURA Oficina de Informtica 3.4. 5. 6. 7. Ofic. de recursos Humanos

Ofic. Cooper. Tcnica Nacional e Internacional Ofic. Informtica Gerencia De Planeamiento y Presupuesto 7.1. Ofic. de Programacin e Inversiones (OPI)

8.

Gerencia de transporte 8.1. 8.2. Ofic. de Estudios de Trnsito y Transporte Ofic. Regulacin del Transporte (Unido a la ofic. de Fiscalizacin del Transporte)

9.

Gerencia de Administracin Tributaria 9.1. 9.2. 9.3. 9.4. Ofic. de Fiscalizacin Tributaria Ofic. de Cobranzas Coactivas Ofic. de recaudacin y Control Ofc. de Planteamiento Tributario y Orientacin al Contribuyente

10.

Gerencia de Desarrollo Econmico 10.1. 10.2. 10.3. Ofic. de Autorizaciones Comerciales Ofic. de desarrollo Productivo / Ofic.de la MyPe Ofic. de Turismo

11. 12. 13.

Asesora Jurdica Gerencia Municipal Gerencia de Desarrollo Urbano y Rural (Las oficinas que no existen son. Ofic. del Centro de Emergencia de Mujer y Ofic. de Wawawasi) 13.1. 13.2. 13.3. 13.4. 13.5. 13.6. 13.7. Ofic. de Planes y Proyectos Ofic. de Control Urbano Ofic. de Obras Pblicas Ofic. de Asentamientos Humanos y Zonas Rurales Ofic. de Defensa Civil Ofic. de Catastro Oficina de asuntos Ambientales

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUAURA Oficina de Informtica 14. Gerencia de desarrollo Humano 14.1. 14.2. 14.3. 14.4. 15. Ofic. de Participacin Vecinal y de la Juventud Ofic. del Vaso de leche Ofic. del Programa de Complementacin Alimentaria Ofic. de Atencin a personas con discapacidad

Gerencia de Servicios Pblicos 15.1. 15.2. 15.3. Ofic. de salud y Limpieza Pblica Ofic. de Registros Civiles Ofic. de Serenazgo y Polica Municipal

16.

Comit provincial de Seguridad Ciudadana

La encuesta se realiz en el mes de abril del 2011. A continuacin se mostrara el anlisis del resultado obtenido a travs de las 2 entrevistas de forma complementaria porque existen preguntas generales, y de forma separada, ya que hay preguntas que solo abarcan aspectos propios de la Ofic. De Trmite Documentario y Archivo Central. La entrevista se realiz siguiendo la siguiente estructura organizacional.

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MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUAURA Oficina de Informtica II. RESULTADOS DE LA ENCUESTA A continuacin se analizarn las preguntas realizadas en la encuesta dirigida a las distintas oficinas de la institucin, para lo cual tomamos en cuenta lo siguiente: La encuesta sobre el Trmite Documentario para las distintas oficinas de la Institucin, es denominada ENCUESTA A, y la encuesta sobre el Trmite Documentario para la oficina de Trmite Documentario y Archivo Central, es denominada ENCUESTA B. El siguiente anlisis abarca las respuestas de las 2 encuestas, solo aquellas preguntas que se tienen en comn, son consideradas preguntas generales: a las preguntas 1, 3, 4, 5, 7 y 8 de la ENCUESTA A, y las preguntas 1, 12, 13, 14, 8 y 6 de la ENCUESTA B, cuya relacin se encuentra en el orden nombrado. Son consideradas como preguntas especficas: a las preguntas 2, 6 y 10 de la ENCUESTA A, y las preguntas 2, 3, 4, 5, 7, 9, 10, 11, 15, y 16 de la ENCUESTA B.

Las preguntas generales cuentan con una muestra de 59 personas. Las preguntas especficas en la encuesta para las distintas oficinas cuenta con una muestra de 57 personas y en la encuesta para la Ofic. de Trmite Documentario y Archivo Central cuenta con una muestra de 2 personas. El tiempo de servicio del personal encuestado en promedio es de: 4 meses. A continuacin se mostrar la cantidad de encuestados segn su tiempo de servicio:

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUAURA Oficina de Informtica

Tiempo de Servicio del Personal Encuestado

Personal encuestado Tiempo de servicio - Meses

4 3 2 1 2 5 10

20

Tiempo de Servicio del Personal Encuestado

30 27 25 24 12 8 7 6 4 3 2 1 2 2 3 2 1 1 3 3 2 1
Personal encuestado

La encuesta estuvo orientada, al principio, al personal cuyo cargo fuera el de jefe de reas u oficinas; sin embargo, debido a que la mayora de jefes recin se haban incorporado en dichos cargos no conocan como se manejaba el proceso de trmite de documentos, por lo que me recomendaban conversar con el personal que manejaba los documentos: las secretarias.

Tiempo de servicio - Aos

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUAURA Oficina de Informtica

Cargo del personal encuestado

Practicante Evaluador 2% Tcnico Administrativo 10% 2% Jefe 22%

Auxiliar administrativo 13%

Asistente administrativo 2%

Secretaria 49%

La cantidad de personal que pertenece a los diferentes cargos, se muestran en la siguiente tabla.

Cargo Cantidad de encuestados Total

Jefe

Secretaria

Asistente Auxiliar Tcnico Evaluador Practican administrativo administrativo Administrativo 1 8 59 6 1 1

13

29

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1.

Preguntas Generales
1.1. Cuenta con personal cuyas funciones sean de emisin, recepcin y envo de documentos? Esta pregunta fue realizada a las distintas oficinas, incluye respuestas de las reas pertenecientes a la Ofic. de Trmite Documentario y Archivo Central. En ambas encuestas A y B es la pregunta N1. Anlisis: El 76% del personal, considera que su oficina cuenta con individuos que realizan las labores de registro y derivacin de los documentos, o por lo menos cuentan con personal de recepcin de documentos. El 24% de encuestados considera que no cuentan con personal que se dedique a dichas labores, sin embargo si registran documentos, por otra parte, un menor nmero de encuestados considera innecesario contar con dicho personal porque no realizan el registro de sus documentos (fotocopian los documentos).

S 24% NO

76%

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUAURA Oficina de Informtica La cantidad de encuestados, segn su cargos, que afirman o niegan la pregunta se muestra a continuacin.

25 20 15 10 5 0
9

24

Respuestas afirmativas
7 4 4 0 1 2 4 2 0 1 1 0

Respuestas negativas

Los encuestados en cargos de jefe(a) cuyas respuestas fueron negativas indicaron que no se registra los documentos, por falta de un personal que cumpla dichas labores. Los encuestados en cargos de secretaria(o) cuyas respuestas fueron negativa, indicaron que sus oficinas deberan de tener un personal que recepcione y/o derive los documentos, porque lo consideran fuera de sus funciones y/o les consume mucho tiempo de sus labores. Los encuestados en cargos de asistente administrativo, auxiliar administrativo, tcnico administrativo y evaluador cuyas

respuestas fueron negativas indicaron que no se encuentra en sus funciones, pero que realizan la recepcin, registro y derivacin de los documentos.

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUAURA Oficina de Informtica 1.2. Cul es su grado de conformidad acerca del desarrollo actual del trmite documentarlo dentro de la institucin?

Esta pregunta fue realizada a las distintas oficinas, incluye respuestas de las reas pertenecientes a la Ofic. de Trmite Documentario y Archivo Central.

En la ENCUESTA A es la pregunta N3 y en la ENCUESTA B es la pregunta N 12.

Anlisis: En trminos generales, la mayora del personal encuestado califica al proceso de trmite documentario como Regular, seguido por los que lo consideran al proceso como Bueno. Amabas calificaciones provienen del personal con poco tiempo de servicio y en gran parte de los encuestados cuyos cargos son: jefes y secretarias respectivamente. Es considerado como Malo por el personal con mayor tiempo de servicio en la institucin y como Psimo por las oficinas de Trmite Documentario y Archivo Central (Tramite documentario- mesa de Partes y Archivo central), y por la Ofic. de Informtica que son las que su funcin depende del trmite documentario y la que recibe los requerimientos sobre el trmite documentario, respectivamente.

A continuacin se muestra el grfico sobre el Grado de conformidad General y en detalle, respectivamente.

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUAURA Oficina de Informtica

35 30 25 20 15 10 5 0 Excelente personal encuestado 0 Bueno 29 Regular 1 Malo 8 Psimo 6

Grado de conformidad General

No responde 1

Grado de Conformidad - Detalle

14 cantidad de encuestados 12 10 8 6 4 2 0 Jefe Secretaria Asistente administrativo Auxiliar administrativo Tcnico administrativo Evaluador Practicante Excelente 0 0 0 0 0 0 0 Bueno 2 13 1 4 2 0 1 Regular 6 14 0 4 3 1 0 Malo 1 2 0 0 1 0 0 Psimo 3 0 0 0 0 0 0 No responde 1 0 0 0 0 0 0

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUAURA Oficina de Informtica 1.3. Encuentra alguna deficiencia en el sistema actual que utiliza? Esta pregunta fue realizada a las distintas oficinas, incluye respuestas de las reas pertenecientes a la Ofic. de Trmite Documentario y Archivo Central. En la ENCUESTA A es la pregunta N4 y en la ENCUESTA B es la pregunta N 13. Anlisis: Se denomin sistema a la manera en cmo se realizar el registro de los documentos. El 32% de los encuestados no contestaron esta pregunta debido a que: bien estn acostumbrados al registro que llevan actualmente (utilizan Word, Excel, Libros, etc.) o bien no pueden aportan alguna respuesta por no conocer el SPROCADM. Las siguientes razones: deficiente bsqueda, no se puede hacer el seguimiento del expediente y el programa es muy lento, se refieren al aplicativo informtico SPROCADM. Por otro lado las dems razones se refieren a la forma en cmo se deriva los documentos y como se lleva el registro en cada una de las oficinas.

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUAURA Oficina de Informtica

Poca seguridad sobre los documentos 5%

Deficiente busqueda 10%

Deficiencias

Es propenso a que se traspapele 22%

No es efectivo 2%

No contesta 32%

No se puede hacer el seguimiento del expediente 20%

El programa es muy lento 9%

1.4.

En caso de utilizar el SPROCADM. Cules seran las funciones con las que debera de contar?

Esta pregunta fue realizada a las distintas oficinas, incluye respuestas de las reas pertenecientes a la Ofic. de Trmite Documentario y Archivo Central. En la ENCUESTA A es la pregunta N5 y en la ENCUESTA B es la pregunta N 14. Anlisis: Al momento de realizar esta pregunta la mayora del personal respondi que no haban utilizado el aplicativo informtico denominado SPROCADM, pero s tenan referencias del

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUAURA Oficina de Informtica aplicativo, por otro lado, otros contestaron segn sus experiencias en el corto tiempo en que lo utilizaron (realizar consultas).

El 67% del personal no contest a la pregunta porque considera que se puede evaluar al aplicativo informtico SPROCADM, si no lo ha utilizado.

Los datos obtenidos han sido aportados por los encuestados que utilizan el SPROCADM en sus labores diarias o lo han utilizado en algn momento para realizar consultas. El 9% de los encuestados cree que el aplicativo informtico debera de contar con la funcin de seguimiento del expediente, en el trmite que se realice en la institucin.

El 6% de los encuestados cree que el aplicativo informtico debera de mejorar sus opciones de bsqueda, bridando resultados ms rpidos y certeros. El otro 6% considera que se debera de poder ingresar ms datos sobre el expediente y su administrado.

El 5% de los encuestados cree que el aplicativo informtico debera de utilizarlo todas las reas para que se brinde una forma de trabajo unificado.

Las respuestas fueron mltiples as por lo que se dividieron bajo los siguientes aspectos:

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUAURA Oficina de Informtica

Funciones con las que debera de contar el SprocAdm

No contesta

6% 1% 1% 1%

2% 2%
Mejorar la busqueda Deberia ser utilizado por todas las reas Opciones de seguimiento de expediente Visualizar expedientes en Archivo

9%

5%

Codificacin de reas Adicionar N de folios

6% 67%

Agregar ms datos sobre el expediente y su administrado Control a travs de plazos de atencin

1.5.

Qu tipos de documentos emite su oficina? Cuenta con algn documento que solo es emitido por su rea? Esta pregunta fue realizada a las distintas oficinas, incluye respuestas de las reas pertenecientes a la Ofic. de Trmite Documentario y Archivo Central. En la ENCUESTA A es la pregunta N7 y en la ENCUESTA B es la pregunta N 8. Anlisis: A continuacin se muestra la lista de los documentos que ms fueron nombrados por los encuestados. Con la finalidad de conocer los tipos de documentos que coexisten en la institucin Se clasific en grupos.

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUAURA Oficina de Informtica TIPO DE DOCUMENTO Doc. De Va Judicial, cheques, comprobantes de pago, entre otros. Informes: Oficios Oficios en general Oficios mltiples Oficio Circular 34 36 18 3 3 29 Informes en general Informes Tcnicos Informe de Fiscalizacin Informes Legales Informes Prediales 51 CANTIDAD 3

Provedos Memorando Memorando mltiple Resoluciones de Alcalda Resoluciones Decretos Ordenanzas Actas Cartas Cartas Notariales Proyectos de ordenanzas Proyectos de Directivos Evaluacin de proyectos Licencias de Conducir Licencia de Construccin Licencias Comerciales Licencias de Funcionamiento Proyectos Actas de Notificaciones Actas de Requerimientos Actas especificas

Licencias 4

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUAURA Oficina de Informtica Constancias Constancias en General Constancias de Posesin Constancias de Nacimiento Autorizacin de Anuncios publicitarios Autorizaciones Comerciales Certificados de Parmetros Certificados de defensa Civil Plan Informativo Carnet de salud Ttulo Tenencia de Lotes Plano catastral Hojas de Liquidacin Planillas Etc. 2 15 2 2 Certificados 3

Autorizaciones 2

Documentos de gestin Otros Documentos segn funciones

Invitaciones, citaciones, etc.

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUAURA Oficina de Informtica A travs del siguiente grfico se aprecia que los documentos ms utilizados por los encuestados son: los Informes, Memorando, provedos, oficios y resoluciones.

Documentos de Otros documentos segn funciones Gestin 7% 1% Certificados 1% Doc. De Va Judicial, Invitaciones, cheques, citaciones, etc. comprobantes de Autorizaciones 1% pago, entre otros. Constancias 1% 1% 1% Licencias 2% Cartas 4% Informes 22%

Porcentaje de Documentos ms utilizados

Proyectos 2%

Actas 4% Ordenanzas 1% Decretos 1% Resoluciones 8% Oficios 13%

Memorando 16%

Provedos 15%

Dentro de la Institucin coexisten mltiples documentos, desde los ms comunes hasta los que son respuesta de las funciones nicas de las distintas oficinas, por lo tanto se debe de considerar esta diversidad como un aspecto importante ya que aqu se encuentra la informacin diaria y vital para la institucin.

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUAURA Oficina de Informtica 1.6. Qu datos toma en cuenta cuando realiza el registro de un documento? Esta pregunta fue realizada a las distintas oficinas, incluye respuestas de las reas pertenecientes a la Ofic. de Trmite Documentario y Archivo Central. En la ENCUESTA A es la pregunta N8 y en la ENCUESTA B es la pregunta N 6. Anlisis: Se brindaron respuesta mltiple, por lo que cada encuestado eligi ms de uno y en el menor de los casos ninguno. En el siguiente grfico que los encuestaron sealaron que los campos que ms registran son la fecha y el asunto con el 16% de votos, seguido de los campos Nm. De Expediente y

Dependencia remitente con el 15% de los votos y con el 10%

de los votos tenemos los campos: Dependencia Dirigida, Nm. de folio y Tipo de Documento. Con menor cantidad de votos, sealaron que registraban los campos de Hora y Nm. De provedo con 1%, adicionalmente esa misma cantidad de votos la tiene el campo

correspondiente a ningn, clasificacin que pertenece al personal que no realiza ningn tipo de registro de sus documentos. Aquellos datos que tengan 0% significan que solo han sido han tenido un voto. La presente informacin permite conocer bajo qu aspectos es registrado un expediente y los datos que ms son valorados por el personal encuestado.

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUAURA Oficina de Informtica

Datos
Sugerencias 0% Razon Social Notificador 0% 0% Hora Nm. De 1% Informe 0% Dependencia dirigida 10% Firmas 0%

Documento adjunto 1% Otros RUC / nombre 1% de la empresa 0% Ninguno 1%

N proveido 1% Nombre del administrado 3%

Nm. De expedientes 15%

Dependencia remitente 13%

Fecha 16%

Asunto 16% Nm. De folio 10%

Tipo de documento 10%

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUAURA Oficina de Informtica

2.

Preguntas Especficas Encuesta A

2.1. Su oficina, Utiliza el sistema actual de trmite documentario, SPROCADM? Esta pregunta fue realizada a las distintas oficinas excluyendo a la Ofic. de Trmite Documentario y Archivo Central. Pregunta N 2 Anlisis: La cantidad de encuestados, segn su cargos, que afirman o niegan la pregunta se muestra a continuacin.

25

25 20 15
11

10 5
0 4 0 1 0

8 5 1 0 1 0 1

Respuestas afirmativas Respuestas negativas

Separando las respuestas el porcentaje de las respuestas negativas y positivas a la pregunta, se muestra a

continuacin.

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUAURA Oficina de Informtica

Utilizan el SprocAdm
9% S NO

91%

El 9% (5 pers.) de los encuestados afirmaron utilizar el aplicativo informtico, entre ellos encontramos al personal perteneciente a: la Subgerencia de secretara general, la Gerencia de Administracin Tributaria, la Ofic. de

Fiscalizacin Tributaria, la Ofic. de Recaudacin y Control, y la Ofic de Control Urbano abarcando un total de 5 personas. La razn por la que lo utilizan es que lo tienen instalado y la usa para registrar lo expedientes que ingresan al rea, que en su mayora provienen directamente de la Ofic. de Trmite Documentario y Archivo Central.

El 91% (52 pers.) de los encuestados que negaron utilizar el SPROCADM, indicaron que se debe a las siguientes razones:

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUAURA Oficina de Informtica

Porque no utilizan el SprocAdm

Todos los documentos se registran en un cuaderno 28%

No esta instalado 34%

Se registra en word 4% Se tiene instalado pero no se usa 2% Solo se manejan doc. De via judicial 1% No cuenta con usuario para el Prefiere usar excel programa 13% 4%

No tiene computadora 10% Solo remite documentos internos 1%

No los han capacitado 3%

En donde el 34% no utiliza el SPROCADM porque no se encuentra instalado en sus Pcs, el 28% prefiere registra los documentos en cuadernos, seguido por el 13% que prefiere utilizar el aplicativo ofimtico de Microsoft Excel y el 10% no lo utiliza debido a que no cuenta con pcs. Las dems razones son las que menos han nombrado los encuestados.

Se debe de tomar en cuenta que si bien el aplicativo informtico no est instalado en todas las oficinas, a los encuestados les gustara contar con el aplicativo, pero comentan que seguiran registrando sus documentos en cuadernos o, en todo caso, en ambos. Esto se debe a que consideran tener ms control sobre

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUAURA Oficina de Informtica sus registros en cuaderno, adems de considerar vulnerable a tener los datos solo en un aplicativo informtico.

2.2.

Qu sucede cuando ingresa un documento y cul es su respectivo desarrollo en tiempo que se encuentra dentro de la oficina? Esta pregunta fue realizada a las distintas oficinas excluyendo a la Ofc. de Trmite Documentario y Archivo Central. Pregunta N 6 Anlisis: Esta pregunta est basada en respuestas abiertas, por lo tanto cada encuestado respondi segn su forma de visualizar el proceso de trmite documentario entre las oficinas. El siguiente grafico desarrolla el proceso de trmite documentario, en forma general, desde el momento en que a una oficina se le deriva un documento, siguiendo por su tramitacin y concluyendo con la salida de documento de la oficina hacia la que le corresponde.

Abarca los siguientes pasos: 1. Se recepciona y se verifica los documentos con la respectiva firma de cargo. a. Si no corresponde se rechaza el documento y se devuelve a la dependencia que lo remiti. 2. Se registra en los libros y/o en aplicativos informticos. a. Si es un documento interno se archiva en documentos recibidos (fotocopia) 3. Son derivados internamente

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUAURA Oficina de Informtica a. Derivados al Gerente / Jefe para su observacin y distribucin. 4. Se desarrolla el proceso correspondientes segn el tipo de trmite 5. Se documenta la respuesta 6. Validacin del documento a. Se enva a gerencia / jefatura para el V B 7. Se registra salida del expediente a. Se fotocopia el documento generado por la dependencia. 8. Se deriva a la oficina correspondiente

Se observa lo siguiente: Los documentos que ingresan / derivan son

registrados en cuadernos para un control dentro de cada oficina y a travs de una hojas de cargo. La mayora de los encuestados que afirmaban registrar sus documentos, comentaron que sacaban copias a los documentos que ellos emitan, debido a que, en caso el expediente se extraviara o no llegara completo, podan corroborar su respectiva a tencin a dicho documento. Los documentos internos que ingresan a la oficina son archivados segn la clasificacin que la oficina o rea, designe. A continuacin se muestra el modelado grfico del proceso de derivacin y registro, realizado entre las diferentes oficinas.

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUAURA Oficina de Informtica

1. Recepcionar Verificar Documentos y Firma de Cargo 8. Derivar expediente

Si corresponde Segn el trmite

2. Registrar en: Libros y/o aplicaciones informticas

7. Registrar salida del expediente

Derivado al personas corespondiente

Se procede

6. Validar Documento 3. Derivar internamente

Se envia para el V. B Distribuido entre el personal

Se procesa

5. Documentar respuesta 4. Desarrollar el proceso Segn su trmite

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUAURA Oficina de Informtica 2.3. Su. Oficina, Cuenta con una numeracin diferente a la establecida por la oficina de trmite documentario para la enumeracin de los documentos? Esta pregunta fue realizada a las distintas oficinas excluyendo a la Ofic. de Trmite Documentario y Archivo Central. Pregunta N 9 Anlisis: A travs de esta pregunta se puede observar que los encuestados cuya respuesta fue afirmativa, consideran que sus documentos (expedientes, documentos internos, etc.) que ingresan y/o salen a travs de sus oficinas, son registrados segn un cdigo de ingreso correlativo a los documentos ingresantes y/o salientes de las mismas en un determinado ao, en caso de que se refiera a un expediente, registran solo el cdigo nico del expediente solo como dato referencial.

Sin embargo la mayora de encuestados respondi que no se registran de forma distinta a los expedientes o documentos que son derivados de otras reas, pero si tienen una numeracin propia dirigida para los documentos elaborados dentro de la oficina.

El personal que respondi como ninguno, son los que no realizan registro alguno de sus documentos.

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUAURA Oficina de Informtica

Pregunta 9.

35 30 25 20 15 10 5 0 NINGUNO 2 SI 22 NO 32

Personal encuestado

La cantidad de encuestados, segn su cargos, que afirman o niegan la pregunta se muestra a continuacin.
19

20 18 16 14 12 10 8 6 4 2 0

10

Respuestas afirmativas
6 4 44 4 2 1 1

Respuestas negativas Ninguno

1

Los encuestados cuyo cargo es de secretaria (o), son aquellos que en su mayora consideraron no designar otra numeracin adicional a la brindada por la Ofic. de Trmite Documentario y Archivo Central.

Por lo tanto, para realizar el seguimiento de un expediente, no solo depende del soporte bajo la cual trabaja el proceso, sino

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUAURA Oficina de Informtica la forma de trabajo. Existen diversos cdigos bajo los cuales un mismo expediente es registrado en las diversas oficinas, haciendo que el seguimiento de un documento se realice de forma independiente en cada oficina o rea, dificultando ms el proceso.

2.4.

Su. Oficina, Con qu frecuencia informa a la oficina de Trmite documentario sobre el ingreso, salida y estado de los documentos? Esta pregunta fue realizada a las distintas oficinas excluyendo a la Ofc. de Trmite Documentario y Archivo Central. Pregunta N 10 Anlisis: Los encuestados cuya respuesta es siempre, han

argumentado, que esto se debe, a que se encuentra dentro de sus labores diarias ya sea por comunicacin directa o por brindar el estado para de sus se documentos les a la a Ofic. los

correspondiente contribuyentes.

que

comunique

Las oficinas que han considerado como respuesta a veces, argumentaron diversas razones que han sido englobadas en los siguientes aspectos: Cuando no se acerca el contribuyente a solucionar su expediente. Cuando se solicita. Debido a la reducida recepcin de documentos. Cuando los documentos son remitidos a dependencias externas (fuera de la institucin).

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUAURA Oficina de Informtica Cuando el usuario requiere reintegrar el expediente a trmite. La mayora de las oficinas respondieron nunca a la pregunta por las siguientes razones, generalizadas en: Se le brinda una respuesta directa al Contribuyente. Debido a que este control se realiza mediante Guas de remisin No lo consideran necesario.

Informa a la Ofic. de Trmite Documentario y A.C. sobre el estado de los expedientes

Nunca

A veces

Siempre 0 Personal encuestado 5 Siempre 8 10 15 A veces 20 20 25 Nunca 28 30

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUAURA Oficina de Informtica

Encuesta B
2.5. Para Ud. Cul es la funcin que cumple Mesa de Partes? Esta pregunta fue realizada solo a la Ofc. de Trmite Documentario y Archivo Central. Pregunta N 2 Anlisis: La pregunta fue realizada a los jefes de las reas pertenecientes a la Ofic. Anteriormente mencionada. Ambos jefes sealan que la funcin principal que cumple mesa de partes es: la recepcin de los diferentes documentos presentado por el administrado con la finalidad de realizar algn trmite en la Municipalidad.

El rea de trmite Documentario describi el personal con el que cuenta, estos son: 2 personas en la recepcin de los documentos del administrado. o Se encargan de recepcionar y verificar si los documentos cumplen con los requisitos

establecidos por el TUPA. o Sellan y colocan el nmero de expediente que corresponda segn el SPROCADM, adems especifican a donde va a ser remitido el expediente. o Al final del da verifican los expedientes recibidos y lo comparan con el reporte obtenido del SPROCADM.

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUAURA Oficina de Informtica 1 persona encargada de entregar al usuario,

documentos como: las Resoluciones, las licencias, las constancias, etc. o Se encarga de registrar en un cuaderno todas las resoluciones recepcionadas. o Realiza una gua en donde describe las resoluciones recepcionadas, con la finalidad de enviarlo a Archivo Central para su custodia.

2.6.

Para Ud. Cul es la funcin que cumple Archivo Central? Esta pregunta fue realizada solo a la Ofc. de Trmite Documentario y Archivo Central. Pregunta N 3 Anlisis: La pregunta fue realizada a los jefes de las reas pertenecientes a la Ofic. ya mencionada. Ambos jefes sealan que la funcin principal que cumple Archivo central es: registrar, Clasificar, Codificar, mantener y conservar los documentos que forman el Archivo general de la Municipalidad.

El rea de trmite Documentario detall las siguientes funciones: Recepcionar y archivar los expedientes tramitados y resueltos o aquellos que se les agoto la va administrativa. Proporcionar servicios de informacin sobre la

documentacin archivada, a quien lo solicite. Adoptar los procedimientos de control de archivo.

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUAURA Oficina de Informtica Proponer la relacin de documentos y archivos que deben ser dados de baja.

2.7.

Cmo se realiza el proceso de trmite documentario desde que ingresa el contribuyente con su solicitud hasta que este pasa a archivo central? Esta pregunta fue realizada solo a la Ofc. de Trmite Documentario y Archivo Central. Pregunta N 4 Anlisis: La pregunta fue hecha a los jefes de las reas pertenecientes a la Ofic. ya nombrada. Las respuestas han sido unificadas de forma que se pueda apreciar mejor el proceso. Se basa en las siguientes actividades:

1. Orientar al Contribuyente a. La orientacin la brinda el mdulo de Orientacin al Contribuyente. En donde se le indica los requisitos que necesita segn el trmite que desea realizar. Sella la solicitud. 2. Recabar los documentos que solicita el trmite. a. El contribuyente debe de presentar todos los requisitos del trmite a realizar. 3. Recepcin del expediente a. Los documentos son recepcionados en Mesa de partes y se verifica si estn listos para ingresar al trmite correspondiente. 4. Registro del expediente

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUAURA Oficina de Informtica a. El expediente es registrado y se le designa un cdigo para ser identificado en todo el proceso. 5. Derivan el expediente a la dependencia correspondiente. 6. Se desarrolla el proceso. 7. Derivan el expediente a las oficinas que lo requieren. 8. Producen un documento o accin resultante. 9. Derivan el expediente para su culminacin a. Las oficinas derivan el expediente a la Ofic. de Trmite Documentario y Archivo central, rea de Trmite documentario. 10. Distribucin de documentos resultantes. a. Se fotocopia los documentos que as lo requieran.

11. Se entrega y registra el documento resolutivo a. El rea de Trmite documentario en mesa de partes, entrega el documento al administrado. 12. Deriva el expediente para su Archivo. a. Todo el expediente se deriva Archivo central.

A continuacin se muestra el modelado grfico del proceso de trmite documentario.

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUAURA Oficina de Informtica

1. Orientar al Contribuyente 12. Derivar el expediente para su archivo

Almacenar expediente

Indica requisitos y redacta la solicitud

11. Entrega y registro de documentos resolutivos

2. Recabar los documentos que solicita el trmite

Entrega de originales al contribuyente

10. Distribucin de documentos resultantes

Presenta documentos

3. Recepcionar del Expediente

Fotocopiar documentos

9. Derivar expediente Para su culminacin

Procede a verificar requisitos Derivar a Trmite Documentario

4. Registrar expediente 8. Producir un documento o accin resultante

Procede el trmite Resultado del trmite

5. Derivar expediente 7. Derivar expediente

Distribuye al personal

Continua el proceso

6. Desarrollar proceso

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUAURA Oficina de Informtica 2.8. Cmo se realiza la numeracin de los expedientes? Esta pregunta fue realizada solo a la Ofc. de Trmite Documentario y Archivo Central. Pregunta N 5 Anlisis: La pregunta fue realizada a los jefes de las reas pertenecientes a la Ofic. ya nombrada.

El detalle de las respuestas se presentar segn cada rea:

rea de Trmite Documentario La numeracin es determinada por el SPROCADM de la siguiente manera: o Si el administrado es nuevo, el registro se realiza como nuevo, por lo tanto se le brinda un nmero correlativo. o Si el administrado ya ha presentado trmites, se le va a dar el mismo nmero generado al registrar al contribuyente, con la diferencia que vara el nmero final, por ejemplo: Si el nmero del contribuyente es: M-12659, entonces el primer expediente que tuvo en el ao 2010 es: M-12659-1-2010.

rea de Archivo central o o A travs del aplicativo SPROCADM. Tomando en cuenta el Apellido y/o razn social.

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUAURA Oficina de Informtica 2.9. Un documento puede ser enviado a ms de un destinatario? En qu casos? Esta pregunta fue realizada solo a la Ofc. de Trmite Documentario y Archivo Central. Pregunta N 7 Anlisis: La pregunta fue realizada a los jefes de las reas pertenecientes a la Ofic. ya nombrada.

El detalle de las respuestas se presentar segn cada rea: rea de Trmite Documentario o No se puede enviar a dos oficinas diferentes al mismo tiempo, un expediente. rea de Archivo central o S, cuando son empresas.

Observacin: A travs de la observacin, se pudo verificar que el expediente no puede ser enviado a diversas oficinas al mismo tiempo; pero, un documento al cual se le fotocopia, por ejemplo: resoluciones, pueden ser enviadas a distintos destinatarios.

2.10.

Cul es el procedimiento si no se cuenta con la ubicacin actual de algn documento? Esta pregunta fue realizada solo a la Ofc. de Trmite Documentario y Archivo Central. Pregunta N 9

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUAURA Oficina de Informtica

Anlisis: La pregunta fue realizada a los jefes de las reas pertenecientes a la Ofic. ya nombrada. Ambos jefes sealan que se procede a restructurar el expediente.

El rea de trmite Documentario detall los siguientes pasos: Primero se busca en los manuales (registros en libros). Se imprime el reporte del SPROCADM, sobre los expedientes derivados. Se realiza el seguimiento (presencial) a travs de las distintas reas con la finalidad de hallar la ubicacin fsica del expediente. Se procede a la restructuracin.

2.11.

Aparte del sistema de trmite documentario. Cuenta con algn otro sistema que le ayude en dicho proceso? Esta pregunta fue realizada solo a la Ofc. de Trmite Documentario y Archivo Central. Pregunta N 10 Anlisis:

La pregunta fue realizada a los jefes de las reas pertenecientes a la Ofic. ya nombrada. Ambos jefes sealan que se cuenta con los aplicativos informticos denominados: SPROCADM y REGISTRO DE EXPEDIENTES. Pero que a su vez, requieren modificaciones.

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUAURA Oficina de Informtica

El rea de trmite Documentario detall las modificaciones para el aplicativo REGISTRO DE EXPEDIENTES: Bsqueda por: N de resoluciones, N de acuerdos y N de decretos. Sealar los informes que culminen en: resoluciones, constancias, certificados, etc. El rea de Archivo Central ndico que utiliza un aplicativo EXP_INGRESO Y SALIDA con el fin de registrar las salidas o el reintegro de un expediente a trmite y el regreso del expediente a Archivo.

2.12.

Cul son las situaciones por las que un documento es archivado? Esta pregunta fue realizada solo a la Ofc. de Trmite Documentario y Archivo Central. Pregunta N 11 Anlisis: La pregunta fue realizada a los jefes de las reas pertenecientes a la Ofic. ya nombrada. Ambos jefes sealan los siguientes motivos: Cuando el Administrado desiste del trmite. Cuando culmina el expediente en un documento resolutivo. Cuando se le otorga al administrado, lo que solicita. Cuando no rene los requisitos, previa notificacin.

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUAURA Oficina de Informtica 2.13. Su oficina. Realiza algn tipo de reporte sobre los documentos que ingresaron, salieron o emiti? Esta pregunta fue realizada solo a la Ofc. de Trmite Documentario y Archivo Central. Pregunta N 15 Anlisis: La pregunta fue hecha a los jefes de las reas pertenecientes a la Ofic. ya nombrada.

El detalle de las respuestas se presentar segn cada rea: rea de Trmite Documentario o No realizar reportes a travs del SPROCADM.

rea de Archivo central o Reportes independientes segn la hoja de cargo sobre los documentos ingresantes al mes.

2.14.

Observaciones Esta pregunta fue realizada solo a la Ofc. de Trmite Documentario y Archivo Central. Pregunta N 16 Anlisis: La pregunta fue hecha a los jefes de las reas pertenecientes a la Ofic. ya nombrada. Cada rea detalla, a continuacin sus requerimientos:

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUAURA Oficina de Informtica rea de Trmite Documentario o Con carcter de urgencia, requiere un sistema de informacin en donde todas las gerencias, Subgerencias y oficinas puedan realizar el registro, seguimiento y derivacin de los expedientes. o Se requiere la visualizacin de las resoluciones emitidas por las gerencias. Para el

conocimiento de la informacin resolutiva. o Mejorar el proceso de trmite documentario, en el aspecto de seguimiento a los expedientes para brindarle al administrado una mejor atencin. o Respecto a Hardware necesita: computadoras, escneres y fotocopiadoras.

rea de Archivo central o En la oficina cuentan con ms de 60,000 documentos decretos, entre acuerdos, entre expedientes, otras. Que

resoluciones,

necesitan ser registradas con el fin de conocer los documentos con los que cuenta la

institucin.

Se requiere hacer un inventario de todos los documentos.