el analisis de area operativa vs area administrativa

Area Administrativa Contabilidad El principal objetivo de ste sistema es facilitar la administracin de la funcin contable de la empresa con el manejo oportuno y veraz de su informacin. Este sistema permite tener los controles necesarios para manejar la informacin financiera con elementos modernos; permite contar con las herramientas necesarias para una oportuna toma de decisiones; se obtiene la informacin financiera en el momento en que se necesite y le auxilia a cumplir con la responsabilidad fiscal con rapidez y eficiencia. Cuentas por cobrar En este mdulo se controla la cartera de clientes del Hotel de manera automtica, ya que est enlazada al 100% con el sistema de contabilidad tomando de esta fuente la informacin correspondiente a las cuentas por cobrar, logrando eliminar una doble captura y la posibilidad de errores en la misma. Comprende este sistema las operaciones provenientes de huspedes y compaas a quienes se otorga crdito, as como de renta de salones, celebraciones y eventos diversos. Permite el sistema obtener reportes en el momento en que desee de manera actualizada. Cuentas por pagar Este sistema sirve de apoyo para la cada vez ms difcil administracin de los compromisos contrado con los proveedores que a su vez generan una diversidad de registros y controles, requiriendo un mayor esfuerzo y proporcionando errores que dificultan la oportunidad de la informacin. El sistema de cuentas por pagar, proporciona un medio dinmico y preciso para el registro y control de las operaciones realizadas con proveedores y proporciona , adems , a los administradores de la funcin de proveedores, suficiente informacin para sus actividades de anlisis y planeacin, as como apoyo para la optimizacin del flujo de efectivo. Posicin de bancos Este sistema sirve de apoyo para la cada vez ms difcil administracin de los compromisos contrado con los proveedores que a su vez generan una diversidad de registros y controles, requiriendo un mayor esfuerzo y proporcionando errores que dificultan la oportunidad de la informacin. El sistema de cuentas por pagar, proporciona un medio dinmico y preciso para el registro y control de las operaciones realizadas con proveedores y proporciona , adems , a los administradores de la funcin de proveedores, suficiente informacin para sus actividades de anlisis y planeacin, as como apoyo para la optimizacin del flujo de efectivo. Inventarios El sistema de control de inventarios ha sido diseado para ayudar a mejorar el control de inventario, que a su vez representa una importante partida dentro del activo de toda empresa. Los objetivos de este sistema son proporcionar informacin actualizada que permite mejorar la toma de decisiones y reducir el inventario, as como mantener un estricto control de los operaciones en el Hotel. Estos objetivos ayudan a establecer una eficiente asignacin de recursos financieros para el inventario, manteniendo un nivel de servicio satisfactorio para las demandas de consumo de los huspedes, maximizando as en retorno de la inversin en inventario.

 Alimento y bebidas Este sistema permite el control de movimientos de artculos de centros o reas de servicio como son traspasos entre cocinas, traspasos entre cocinas y bares, bajas de mercancas y devoluciones a almacn; tambin lleva control del consumo de empleados y de comandas expedidas en el rea de servicio. Contiene adems, un mdulo de libro de recetas que permite conocer cualquier momento el costo actualizado de cada uno de los platillos y recetas que componen el recetario del Hotel. Permite identificar el costo global por rea de servicio, considerando todos los posibles movimientos generados por ese centro. Proporciona costos globales diarios y costos mezclados de restaurantes y bares. rea Operativa Registro de huspedes Este mdulo contempla en control de huspedes en proceso de registro y a los ya registrados; adems controla el manejo de las habitaciones dentro del Hotel. Debido a su diseo permite un gil Check-In y a su vez un rpido Check-Out, significando ste un buen servicio y atencin a sus huspedes. Siendo la recepcin donde se tiene el primer contacto con el Hotel, es muy importante ser lo ms eficiente posible y para facilitar esto, nuestro sistema provee al recepcionista con herramientas e informacin necesaria para lograrlo. Auditoria El mdulo de auditora nocturna a sido pensado y diseado para hacerlo ms eficiente y gil el proceso de los auditores y empleados que en l interfieren. Su principal caracterstica es que el proceso de auditora nocturna es independiente de las dems funciones, o sea que no requiere la suspensin de labores ni del equipo o del personal, ya que el sistema opera las 24 horas del da los 365 das del ao sin detenerse. Caja o facturacin Este es uno de los mdulos ms crticos e importantes dentro de un sistema de rea Operativa. Es responsable principalmente del manejo de cargos en lnea, a folios de huspedes en el Hotel o de no huspedes, de la actualizacin automtica del archivo para auditora, impresin y visualizacin de folios bajo demanda y conexin con los sistemas de punto de venta en los diferentes centros de servicio. En suma, este mdulo provee un control automtico en el manejo de folios, balance de cuentas, conciliacin de caja, auditora por da o por turno y de cuentas por cobrar. Ama de llaves En este mdulo usando una estacin de vdeo en el departamento de ama de llaves se pueden hacer actualizaciones en los estados de la habitaciones directamente, as como obtener los diferentes reportes que se requieran, Adems se tiene la opcin de enviar y recibir mensajes al Front-Desk para agilizar la comunicacin entre ambas reas mejorando la eficiencia de la habilidad de las habitaciones. Usando el telfono de la habitacin y se cuenta con un conmutador digital la camarista puede enviar una seal al ingresar y dejar un cuarto y de esa forma se archiva su actividad generndose informacin de su productividad, aunado al que al quedar la habitacin limpia, sta se actualiza en lnea utilizando su mismo telfono. Reservaciones El Mdulo de Reservaciones permite al personal de reservaciones responder rpida y exactamente a los llamados que requieren habitaciones a futuro. Este mdulo reduce significativamente el papeleo, el trabajo fsico y otros procedimientos administrativos. Provee al encargado de reservaciones de ms tiempo para atender personalmente los llamados y para vender los diferentes servicios ofrecidos por el Hotel. La informacin almacenada pude ser accesada rpidamente y muchos de los procedimientos como son: Proceso de reservaciones, Actualizacin de informacin y la Generacin de confirmaciones, son simplificados grandemente. Agencia de viajes y grupos

Las principales funciones de este mdulo son las de controlar la productividad de las agencias de viaje y de clculo de comisiones a las mismas. Todo esto se obtiene al crear estadsticas que permiten dar un cercano seguimiento a cada agencia. Maneja, adems agencias mayoristas y minoristas, logrando una mejor relacin entre Hotel y sus agencias. El sistema ofrece una gran flexibilidad para crear y mantener reservaciones de grupos, manejar folios maestros para todo un grupo o para cada individuo, el registro de grupos es gil, pudiendo asignar habitaciones antes de su llegada, usando el rooming list. Historia de huspedes La principal funcin de ste mdulo es la de proveer al Hotel de informacin para mejorar la atencin y los servicios a los huspedes. Generando mayores utilidades debido a un ingreso repetitivo de huspedes reforzado por campaas publicitarias basadas en los requerimientos especiales y preferencia de los mismos. rea Recreativa La seguridad e higiene y las medidas contra posibles escndalos comprenderan los ambientes siguientes: bares clubes nocturnos albercas espacios deportivos Finanzas En esta rea se pretende manejar de manera eficiente las operaciones financieras que ocurren dentro de la empresa. As como mantener la contabilidad del hotel al da reportar los estados financieros y proporcionar los anlisis financieros del hotel, gestionar las actividades de ndole legal y del Franquiciatario. El Departamento de Finanzas es un organismo asesor y ejecutor, cuyo objetivo es obtener, c ontabilizar, controlar e informar la ejecucin de los recursos econmicos Recursos Humanos Este departamento se dedicar a mantener las relaciones laborales y personales entre todos los empleados del negocio para optimizar los servicios y hacer las actividades lo ms eficiente posible, adems de que tendr que reclutar y capacitar al personal necesitado, e inducir correctamente a los nuevos empleados. Este departamento mantendr a los empleados y clientes comunicados con la administracin, de esta manera se lograr un ambiente agradable de trabajo. Otras funciones incluyen: Evaluar el trabajo de todos los empleados Asegurarse de que todo el personal sea respetuoso y educado Elaborar los contratos de todos los empleados

Objetivos Fundamentales: Medir el potencial humano. Mejorar el desempeo y estimular la productividad. Oportunidades de crecimiento y participacin de todos los miembros de la organizacin. Definir la contribucin de los empleados. Ventas Este departamento complementa a todos los dems, pero se dedica principalmente a las ventas y a la publicidad, aqu es donde se contacta a los clientes y se les presenta la empresa para ofrecerles nuestros servicios. Los directores de eventos, ventas y cuentas son los que informan a los gerentes correspondientes las decisiones de los clientes y: Cierra trato con los clientes una vez que estos queden convencidos de que desean nuestros servicios Elaborar estrategias de publicidad y promocin Buscar clientes potenciales Informar sobre las ventas al departamento de contabilidad y finanzas. El gerente general participa activamente en esta rea por dos razones bsicas. En primer lugar las ventas y su desarrollo son una actividad variada del hotel y no para las operaciones que se hacen da a da, en segundo lugar la poltica de ventas del hotel se entrelazan con la imagen de este ante el publico y el gerente general desea mejorar esa imagen. El departamento esta encabezado por un director de ventas, al que se conoce algunas veces como vicepresidente de ventas o puede llevar un titulo inferior como el gerente de ventas. En cualquier caso es responsable de administrar y dirigir la labor de ventas en diversas sub-areas en las que normalmente se divide la funcin de ventas. Congresos y Convenciones. En ciertos hoteles estos actos requieren personal especializado que se encarga de reservar y organizar, todo lo relacionado con la utilizacin de salones para convenciones y material a subcontratar. En Hoteles de capacidad alojativa reducida, suele existir una figura profesional denominada Responsable de Grupos y convenciones, que se encarga de la gestin de las reservas de Grupos y de la cotizacin, seguimiento, venta y organizacin de los diferentes eventos que se pueden desarrollar en un establecimiento hotelero, pudiendo ser un Congreso, una Convencin, un Seminario, un Show Room, etc... En la mayora de los casos esta persona suele pertenecer al Departamento Comercial de la empresa, pero existen empresas en las que pertenecen al Departamento de Recepcin ya que la

venta del evento la realizan Ejecutivos de Ventas. En este caso el Responsable de Grupos y Convenciones, se encarga de la organizacin del evento una vez la venta est cerrada.