UNIVERSIDAD PERUANA LOS ANDES

FILIAL - LIMA

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES CARRERA PROFESIONAL: ADMINISTRACIN Y SISTEMAS

INFORME DE PRCTICAS PRE PROFESIONALES

TEMA

DIAGNOSTICO SITUACIONAL DEL ARCHIVO PERIFRICO

DE LA SUB GERENCIA DE REGISTRO Y FISCALIZACIN TRIBUTARIA

PRESENTADO POR: VILLALOBOS MALDONADO, ELIZABETH

Lima, Mayo 2012

Dedicatoria A mi hijo Piero. Por que veas en m un ejemplo a seguir y siempre consigas tus objetivos en el futuro. A mi hermana Ricardina. Por brindarme su apoyo durante mi ausencia asistiendo a mi hijo en todo momento de necesidad. A mi Padre. Aunque no est presente en esta vida por haberme dado el cario, consentimiento, proteccin y consejos para siempre salir adelante.

PRESENTACIN
El presente informe es elaborado con el fin de precisar el estado actual en que se encuentra el archivo de la SUBGERENCIA DE REGISTRO Y FISCALIZACIN TRIBUTARIA de la Municipalidad Distrital de La Molina, a travs de un anlisis FODA. Se considera importante obtener datos fidedignos que permitan apreciar en trminos cuantitativos, el total del rea del archivo, que est ocupado por el Acervo Documentario de las 2 reas recientemente fusionadas, detallar las series existentes en vas de ser procesadas segn la Normatividad Archivstica vigente (administracin, organizacin, descripcin, seleccin, conservacin y servicio documental). As como tambin considerar su actual ubicacin. Lo que se quiere es lograr un notable incremento y mejoramiento en los procesos Tcnicos Archivsticos, el Archivo Perifrico presenta un enfoque real para el ao 2012 con proyeccin al 2013, teniendo en cuenta que las Transferencias programadas por el Archivo Central son cada 2 aos, habindose efectuado el ltimo envo en Noviembre del 2011, tiempo durante el cual el ingreso y procesamiento de la documentacin para nuestra rea es a diario, en proporcin y medida al pleno ejercicio de nuestras funciones como Subgerencia, lo cual nos obliga a proyectarnos y adoptar medidas preventivas para cumplir a cabalidad con nuestras obligaciones, afrontando las exigencias y metas establecidas para lograr dichos propsitos.

NDICE
CAPITULO 1 GENERALIDADES ............................................................................................................................................ 1 1. 2. DESCRIPCIN DEL RUBRO DE LA EMPRESA ........................................................................... 2 DESCRIPCIN GENERAL DE LA EMPRESA ............................................................................... 2 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 3. RESEA HISTRICA ....................................................................................................2 MISIN .......................................................................................................................7 VISIN .......................................................................................................................7 ORGANIZACIN DE LA EMPRESA..................................................................................8 DESCRIPCIN DE LA SUBGERENCIA DE GESTIN DOCUMENTARIA .................................9

FUNCIONES DE LA COORDINADORA DE LA SUBGERENCIA DE GESTIN DOCUMENTARIA.................................................................................................................................... 11 3.1. PERFIL PROFESIONAL.........................................................................................12

CAPITULO II ARCHIVO PERIFRICO DE LA SUBGERENCIA DE REGISTRO Y FISCALIZACIN TRIBUTARIA .............................................................................................................. 13 1. 2. SITUACIN ACTUAL ............................................................................................................................ 14 ANTECEDENTES .................................................................................................................................... 15 2.1. ORGANIZACIN DEL ARCHIVO PERIFERICO DE LA SUB GERENCIA DE REGISTRO Y FISCALIZACION TRIBUTARIA........................................................26 3. MARCO TEORICO .................................................................................................................................. 38 3.1. ANALISIS FODA ....................................................................................................38 3.1.1. FORTALEZAS .................................................................................................38 3.1.2. OPORTUNIDADES..........................................................................................38 3.1.3. DEBILIDADES.................................................................................................39 3.1.4. AMENAZAS.....................................................................................................40 4. 5. 6. 7. CONCLUSIONES .................................................................................................................................... 43 RECOMENDACIONES .......................................................................................................................... 44 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS ................................................................................................. 46 ANEXOS ..................................................................................................................................................... 48

CAPITULO I GENERALIDADES

1.

Descripcin del Rubro de la Empresa

La Municipalidad Distrital de La Molina es un tipo de empresa que corresponde al gobierno local, su funcin es Administrar, Controlar, Supervisar los bienes inmuebles, propiedades, comercios, etc. que se encuentran dentro de su jurisdiccin para otorgar bienestar a sus contribuyentes, asimismo se dedica a realizar recaudaciones producto de los tributos que se originan desde normas legales creadas para estos fines.

2.

Descripcin General de la Empresa

2.1. Resea Histrica

La Molina como distrito, fue creada el 6 de Febrero de 1962, por Decreto Ley N 13981, sin embargo varios siglos de vida e h istoria guardan sus hoy urbanizados campos. Durante el imperio incaico fue asiento de numerosos cacicazgos y an son visibles los vestigios del famoso "camino del inca" que atravezando el distrito desde la costa, se internaba por los Andes Occidentales hasta llegar a la imperial ciudad del Cuzco. Mas tarde, en la Colonia, sus grandes extensiones de terreno fueron dedicadas al cultivo de hortalizas, caa de azcar, algodn, etc. Cuenta la tradicin que el nombre de La Molina lo debe a numerosos molinos de caa o trapiches que existan sobre lo que hoy conocemos como "La Molina Vieja". Con el transcurso de la vida republicana y ante el avance

urbanstico, estos molinos fueron desapareciendo, quedando tan slo su nombre de recuerdo. A esa poca tambien pertenece el triste comercio de esclavos llegados de Africa. Estos fueron llevados a las haciendas de La Molina para realizar las mas duras tareas, recibiendo despiadados castigos que dieron origen al conocido pan-alivio A la Molina que en su estribillo dice: A la Molina no voy ms, porque echan azote sin cesar.... Liberados los esclavos, y ya en 1879, en La Molina florecan haciendas que haban desarrollado excelentes ganaderas de lidia, entre ella la de Don Manuel Miranda, quien import sementales de Veragua y Miura (Espaa). Sobreviene entonces la infausta Guerra del Pacfico y La Molina fue escenario de la heroca resistencia. El 9 de Enero de 1881 una columna de la caballera chilena de 2,000 hombres inici el ataque contra un destacamento peruano de unos 200 hombres, apoyadas por ocho piezas de artillera ubicadas en La Rinconada. El primer ataque chileno oblig a los combatientes peruanos replegarse hacia la posicin de las bateras, las que abrieron fuego logrando detener al enemigo. Simultaneamente don Manuel Miranda que comandaba el batalln "Pachacamac" organizado con la escasa gente del lugar, dispuso que juntaran toda su ganadera (unos 15,000 toros de lidia) en previsin de estampidas, pero ante la desfavorable situacin del lado peruano que senta la diferencia de fuerzas, lanz sus toros sobre la caballera

causando estragos sobre los sorprendidos jinetes, quienes huyeron despavoridos. Terminada la guerra y despus de la ocupacin chilena, fue muy poco lo rescatable en la otrora florecientes haciendas, las renombradas ganaderias de lidia desaparecieron y se inicio una lenta y dolorosa recuperacin. Se abre este siglo y el desarrollo tcnico de la poca lleva al progreso a las tierras agrcolas de La Molina. En 1902 se instala, con el apoyo belga, La Escuela Superior de Agricultura, la que desde entonces es el mayor centro de investigacin cientfica en favor del agro en el Per. Pasado el tiempo (1960) este centro de estudios se convertira en La Universidad Nacional Agraria La Molina. Asi camina hacia mediados de siglo y su conformacin campestre y rstica va dando paso a La Molina de hermosas residencias, modernas edificaciones y grandes centros comerciales. Especial recuerdo merece la actividad comercial ms importante de La Molina por varias dcadas: la extraccin de materias primas de construccin que abasteci las necesidades de edificacin de Lima. Millones de toneladas de arena, piedra desmenuzada, hormign, etc. se extrajeron de gigantescas canteras, utilizandose las enormes

depresiones para formar varias lagunas artificiales alimentadas con agua de riego provenientes del ro Rimac.

La Molina de hoy Hoy en da, La Molina cuenta con mas de 100,000 habitantes que gozan de un tranquilo vecindiario conformado por su nivel socio econmico medio y alto. Su clima seco que oscila entre los 13 y los 28C, su C abundante sol y vientos moderados debido a los cerros de mediana altitud y arboledas que le dan proteccin, generan un agradable microclima que es tambin factor importante en la eleccin de La Molina como lugar de residencia. La Molina alberga a la mayor cantidad de colegios privados de Lima entre los cuales se encuentra el Newton, Roosevelt, Lincoln, Recoleta, Alpamayo, Antonio Raymondi, Reina del Mundo, Villa Caritas, San Pedro, Villa Mara, Reina de los Angeles, Lord Byron, entre otros, ademas La Universidad Agraria, La Universidad San Ignacio de Loyola, La Universidad Femenina del Sagrado Corazn (UNIFE) y las facultades de sistemas y medicina humana de la Universidad San Martin tienen sus locaciones dentro de nuestro bello distrito. Modernos Centros comerciales como El Molina Plaza, La Rotonda, C.C. Plaza Camacho, C. C. Molicentro, La Fontana, la sede central del primer Banco peruano, el Banco de Credito y el cementerio Jardinez de la Paz se encuentran en este distrito. El actual alcalde de La Molina es Juan Carlos Zurek, quien viene desarrollando su primer mandato desde el 1 de Enero del 2011.

La gran cantidad de reas verdes, las hermosas lagunas y los adyacentes cerros le dan un atractivo nico a este distrito que representa uno de los pulmones de la ciudad de Lima, adems que su clima seco y clido favorece a que muchas enfermedades no tengan el mismo efecto como en otros lugares de Lima, como en el caso del asma. Lugar de hermosas residencias, atractivas casas y funcionales departamentos, La Molina es por consiguiente el lugar mas exclusivo y tranquilo para vivir, convirtiendose en una gran inversin para todo aquel que adquiera una propiedad en dicho distrito limeo.

Actual Palacio Municipal de La Molina 2012

2.2. Misin
Revertir la baja calidad de la educacin en la jurisdiccin, orientando la agenda escolar hacia la adquisicin del conocimiento til prctico, para la vida y el trabajo, en armona con la prevencin, cuidados de la salud y la proyeccin social.

2.3. Visin
La Molina es un distrito lder en la educacin, la cultura, el deporte, el Bienestar y la Proyeccin Social, donde todos sus ciudadanos tienen acceso a una educacin de calidad que les posibilite ser ciudadanos ntegros, competitivos y de xito, es decir, tambin que conozcan y hagan uso de la cultura cientfica y tecnolgica, asimismo tengan bienestar y calidad de vida, especialmente los sectores mas vulnerables, haciendo uso de los programas sociales que la Municipalidad administra.

2.4. Organizacin de la Empresa

2.5. Descripcin de la Subgerencia de Gestin Documentaria

La Secretara General es el rgano de apoyo, encargado de programar, dirigir, ejecutar y coordinar el apoyo administrativo al Concejo Municipal y a la Alcalda, as como dirigir, supervisar y evaluar la gestin de las reas a su cargo, las cuales son: Plataforma, Trmite Documentario y Archivo.

Para la coordinacin entre las reas antes mencionadas, existe una persona encargada de relacionar las funciones que tiene cada una de ellas y la Jefatura de la Subgerencia de Gestin Documentaria.

A continuacin se menciona una breve descripcin de las funciones de cada rea que depende de sta Subgerencia:

rea de Plataforma: Encargada de informar, atender, revisar, recibir, enumerar y registrar en el sistema, las solicitudes que presenten los ciudadanos a sta Municipalidad.

rea de Trmite Documentario: Encargada de foliar, distribuir y notificar las distintas solicitudes que hayan ingresado, como los diferentes dispositivos municipales y resoluciones que emita la Municipalidad.

rea

de

Archivo:

Encargada

de

custodiar,

ordenar,

archivar,

seleccionar y atender las solicitudes que en materia de acceso a la informacin formulen los ciudadanos.

2.5.1.ORGANIGRAMA DEL REA DONDE LABORA

10

3.

Funciones de la Coordinadora de la Subgerencia de Gestin Documentaria

Asesorar a los contribuyentes en las inquietudes que ellos requieran. Distribuir el sistema de colas a los usuarios que atienden, para evitar el trastorno en los contribuyentes. Administrar, controlar y velar por el buen uso de la documentacin que se procesa en las distintas reas que dependen de la Subgerencia. Conocimiento de las normativas legales vigentes para la aplicacin de stas en la administracin de las distintas reas de la Subgerencia. Apoyar a la Jefatura de la Subgerencia, haciendo de sus veces cuando esta se encuentre ausente. Supervisar que las funciones del personal dependiente de la Subgerencia, se desarrollen con absoluta normalidad.

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3.1. PERFIL PROFESIONAL

I. NIVEL ACADEMICO Egresada de la Carrera de Administracin y Sistemas.

II.

EXPERIENCIA Coordinadora de Subgerencia de Gestin Documentaria Plataforma, Trmite Documentario y Archivo Municipalidad La Molina (7 aos) Coordinadora de Plataforma Atencin al Cliente: orientando a los usuarios presentacin de sus consultas, reclamos, etc. Municipalidad San Martin de Porres (3 aos) Orientadora Atencin al Cliente: orientando a los usuarios presentacin de sus consultas, reclamos, etc. Municipalidad de Bellavista (6 aos) Orientadora Atencin al Cliente: orientando a los usuarios presentacin de sus consultas, reclamos, etc. Municipalidad de Miraflores (8 aos) sobre sobre sobre

12

CAPITULO II
ARCHIVO PERIFRICO DE LA SUBGERENCIA DE REGISTRO Y FISCALIZACIN TRIBUTARIA

13

1.

SITUACIN ACTUAL
Actualmente el Archivo Perifrico se encuentra con una serie de

limitaciones que han medrado en parte la ejecucin de ciertas polticas de gestin documentaria, las cuales sern detalladas ms adelante. Los Procesos Tcnicos Archivsticos que se aplican en la Municipalidad de la Molina, se han venido desarrollando bajo los lineamientos de las Normas Tcnicas del Sistema Nacional de Archivos y de la Legislacin Archivstica Peruana emitida por el Archivo General de la Nacin, algunas elaboradas en el Archivo Central en cumplimiento de sus funciones: El Archivo Central cuenta con un Manual de Procedimientos Archivsticos de la Municipalidad de la Molina (Texto Normativo Archivstico), aprobado mediante Resolucin de Alcalda No. 6382002 del 11 de octubre el 2002). Directiva sobre Recepcin, Registro, Foliacin, Distribucin,

Trmite y Archivo de los Documentos de la Municipalidad de la Molina, aprobado mediante Resolucin de Arcadia No. 116-2008 el 22 mes de mayo de .2008, seala en los numerales 5.1 incisos c,d,e y f y 5.4 incisos a y b, la forma de cmo enviar por el Sigex los expedientes concluidos a los Archivos de Gestin (perifricos y transitorios) los mismo que sern transferidos al Archivo Central.

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1er Plan Anual del Archivo Central (Informe No. 037-011-MDLMSG/UTDYA de fecha 25.03.2011) segn (Directiva N 003-86-AGNDGAI, Normas para la Formulacin del Plan Anual de Archivos Administrativos del Sector Pblico Nacional) Comit de Evaluacin de Documentos de la Municipalidad aprobado con Resolucin de Alcalda N 864-2004 de fecha 11 de noviembre del 2004 Asimismo, cabe mencionar que faltan por elaborar y actualizar normas para la creacin del Sistema Institucional de Archivos, para el Programa de Control de documentos, Plan de Prevencin y Recuperacin de Siniestros entre otros.

2.

ANTECEDENTES
Mediante Sesin Ordinaria de fecha 27/04/2011, ORD. N 210, DICTAMEN CONJUNTO N 02-2011 DE LA COMISIN DE

ADMINISTRACIN, RENTAS, PRESUPUESTO E INFORMTICA, Y DE LA COMISIN DE ASUNTOS JURDICOS, SOBRE LA

APROBACIN DEL NUEVO REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES ROF, Y DEL CUADRO DE ASIGNACIN DE PERSONAL CAP. En la cual se modifica la Estructura Orgnica de la Institucin, motivo por el cual se cambian las denominaciones y se

conocen ahora como GERENCIA DE ADMINISTRACION TRIBUTARIA, se unifican las SUB GERENCIAS DE REGISTRO Y FISCALIZACION

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TRIBUTARIA y se crea la SUB GERENCIA DE RECAUDACION Y CONTROL (SGRFT), tal como consta en al Acta N 011-2011. El Acervo Documentario del Archivo de la SGRFT, actualmente custodia documentos que datan del ao 1999 2011, el cual contiene diversas Series Documentales tanto por parte del rea de Registro como Fiscalizacin Tributaria. Cabe sealar, que la documentacin

proveniente del rea de Fiscalizacin Tributaria no cuenta con tratamiento archivstico, es decir, no se encuentra seleccionada, ni organizada, ni mucho menos se han elaborado inventarios de conservacin, por lo que se encuentra inmersas dentro de las cajas ubicadas en los repositorios del archivo, sin ningn tipo de criterio, ni ordenamiento. Volumen (SGRT): En relacin especificar lo siguiente: Actualmente contamos con 105 metros lineales de documentacin correspondiente a Registro Tributario, la cual est clasificada, a este punto en especial podemos

(ubicacin stano), con series ya determinadas, de fcil acceso y ubicacin, sin embargo carecen de Inventarios Analticos de

Conservacin Documental, los cuales son elaborados por el Tcnico en Archivo responsable, previo trabajo secuencial pieza por pieza. Asimismo cabe resaltar que este tratamiento se otorga en virtud de la constitucin de la Serie a trabajar, la mayor parte de ellos son

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documentos

compuestos

expedientes,

excepcin

de

la

correspondencia que no

necesita de mayor detalle, basta con

sintetizarla con un inventario somero de conservacin. Es importante decir que los tiempos de bsqueda son mnimos; en este caso pueden variar de 3 a 5 minutos de 6 a 10 minutos como mximo. Exceptuando casos especiales en particular que requieran de una bsqueda ms intensa por no encontrarse dentro de la fecha en que fue ingresada. De otro lado se cuenta con 80 metros lineales de documentacin que se encuentra en el 3er. Piso del local municipal pendiente de clasificacin, contenidas en 175 cajas aproximadamente, las cuales corresponden a la Gerencia de Rentas, Subgerencia de Registro, Recaudacin. Entre la tipologa documental que se pudo distinguir, tenemos lo siguiente: Cuponeras Valores (Ordenes de Pago) Informes de Transferencia Resoluciones GR/SG Beneficio de Pensionista Renovacin de Beneficio Correspondencia E/R 2008-2011 2000-2004 2006 2006 2006 2006 1996-2004 Fiscalizacin y

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Cargos de Cartas Informativas Formatos PU-HR

2007-2010 2010

Talonarios de Formularios Tupa 2010 Fichas de Inspecciones 2009

Cargos de Carta de Liquidacin 2009 Planos y otros RELACION SERIES DOCUMENTALES PARA SU CONSERVACION GERENCIA AREA FECHAS EXTREMAS SERIE DOCUMENTAL : : : ADMINISTRACION TRIBUTARIA REGISTRO TRIBUTARIO 1999 - 2011 UNIDAD DE OBSERVACIONES EXTREMAS INSTALACION Con Inventario, Transferencia de 2003-2011 Pagos sistema por el rea. Con Inventario, Compensacin e 2005-2011 Pagos sistema por el rea. Con Inventario, Devolucin de Pagos 2000-2011 09 PQTS. recepcionados va sistema por el rea. 18 PQTS. recepcionados va 16 PQTS. recepcionados va

FECHAS

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Con Inventario, Reclamos 1999-2011 54 PQTS. recepcionados va sistema por el rea. Con Inventario, Prescripcin de 2003-2011 Deuda sistema por el rea. Con Inventario, Pensionistas 2004-2011 07 PQTS. recepcionados va sistema por el rea. Con Inventario, Constancias de No 2006-2009 Adeudo sistema por el rea. Con Inventario, recepcionados va Rectificacin 2005-2009 04 PQTS. sistema por el rea. 31 PQTS. recepcionados va 21 PQTS. recepcionados va

Con Inventario, Inscripcin 2003-2010 05 PQTS. recepcionados va sistema por el rea.

19

Con Inventario, Aumento y 2005-2010 Disminucin de Valor 07 PQTS. sistema por el rea. recepcionados va

SERIE DOCUMENTAL

FECHAS EXTREMAS

UNIDAD DE OBSERVACIONES INSTALACION Documentacin con

Reclamos

2009-2010

07 PQTS

Inventario, aptos para consultas. Documentacin con

Pensionista

2009-2010

03 PQTS.

Inventario, aptos para consultas. Documentacin con

Prescripcin

2009

04 PQTS.

Inventario, aptos para consultas.

20

SERIE DOCUMENTAL

FECHAS EXTREMAS

UNIDAD DE OBSERVACIONES INSTALACION Sin Inventarios, slo

Constancias de 2009-2011 No adeudo 27 PQTS.

ordenamiento Cronolgico, accesible y de fcil ubicacin. Sin Inventarios, slo

Transferencia y ordenamiento Compensacin de Pago de fcil ubicacin. Sin Inventarios, slo Actualizacin de 2009-2011 Datos 18 PQTS. Cronolgico, accesible y de fcil ubicacin. Sin Inventarios, slo Beneficio de 2008-2011 Pensionista 25 PQTS. Cronolgico, accesible y de fcil ubicacin. ordenamiento ordenamiento 2009-2011 30 PQTS. Cronolgico, accesible y

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SERIE DOCUMENTAL

FECHAS EXTREMAS

UNIDAD DE OBSERVACIONES INSTALACION Inventarios en proceso de elaboracin. Actualmente se realiza un selectivo Control de

Declaraciones 2008-2011 Juradas para las DJ que no se encuentran ingresadas o para correccin de datos. 490 PQTS. Calidad, va sistema

SERIE DOCUMENTAL

FECHAS EXTREMAS

UNIDAD DE OBSERVACIONES INSTALACION Sin Inventarios, slo ordenamiento Cronolgico. Documentacin

Predio Rstico

2006-2008

01 PQT. pendiente de clasificacin por encontrarse entre las Declaraciones Juradas.

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SERIE DOCUMENTAL

FECHAS EXTREMAS

UNIDAD DE OBSERVACIONES INSTALACION Sin Inventarios, slo

CARTAS 2009-2010 EMITIDAS

06 ARCH. P. 02 PQTES.

ordenamiento Semi Cronolgico, accesible y de fcil ubicacin.

RELACION SERIES DOCUMENTALES PARA SU CONSERVACION GERENCIA AREA FECHAS EXTREMAS : : : ADMINISTRACION TRIBUTARIA FISCALIZACION TRIBUTARIA 2003 - 2011 UNIDAD DE OBSERVACIONES EXTREMAS INSTALACION Documentacin organizada cronolgicamente, RESOLUCIONES DE guardando a su vez DETERMINACION (RDD) carente de Inventarios de Conservacin. 2005-2011 260 PQTES. el orden numrico,

FECHAS SERIE DOCUMENTAL

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EXPEDIENTES: MANT. CATASTRAL RECLAMOS RDD 2003-2011 82 PQTES.

No contienen ningn tipo de ordenamiento, ni Inventarios. Slo contienen un

CARTAS DE 2009-2011 LIQUIDACION Inventarios. Tiene ordenamiento CORRESPONDENCIA segn la recepcin y INFORMES, MEMOS, REQUERIMIENTOS mismos. Documentos por clasificar, identificar 25 CAJAS DOCUMENTOS POR 2007-2009 CLASIFICAR 22 ARCH. P. U.I, sin ningn tipo de criterio. 13 PQTES. almacenadas en las series, depurar, 2007-2011 07 ARCH. P. la emisin de los 30 PQTES. orden numrico, sin

Volumen (SGFT): En relacin a este punto en especial podemos especificar lo siguiente: Actualmente contamos con 45 metros lineales, los cuales no cuentan con tratamiento archivstico, es decir, es necesario clasificar, identificar las series,

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aplicar el ordenamiento y la descripcin (Analtica Somera), corresponda segn su necesidad y tipologa documental.

que les

Motivo por el cual los tiempos de bsqueda en relacin a esta documentacin se prolongan segn su ubicacin, (de 15 minutos a 1 hora, dependiendo la dificultad de la bsqueda a realizar).

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2.1. ORGANIZACIN DEL ARCHIVO PERIFERICO DE LA SUB GERENCIA DE REGISTRO Y FISCALIZACION TRIBUTARIA
ORGANIZACIN En trminos generales deber presentarse un archivo organizado, moderno y gil, el cual deber cumplir con todos los Procesos Tcnicos Archivsticos (administracin, organizacin, descripcin, seleccin, conservacin y servicio documental). ORGANIIZACIIN DEL ARCHIIVO DE LA SGRFT ORGAN ZAC N DEL ARCH VO DE LA SGRFT

ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS

Documentos para conservacin con vigencia Administrativa

Documentos con los plazos de Retencin Administrativa vencidos.

Documentos de apoyo y documentacin informativa auxiliar

ORGANIZACION

ORDENACION

TRANSFERENCIA

ELIMINACION

Inventarios de Conservacin Documental

Ubicacin e Instalacin segn tipologa

Memorndum de Transferencia e Inventarios

Comit Evaluador de Documentos y AGN

ARCHIVO CENTRAL

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Contar con la plena identificacin y fcil acceso a las distintas Series Documentales contenidas en la Unidades Orgnicas, manteniendo un criterio segn la tipologa documental.

Ejemplo: Modelos de Inventarios de Conservacin.

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ESTADO DE CONSERVACION En atencin a este punto se debe mencionar que se cuenta con un espacio fsico de aproximadamente, las cuales estn distribuidas en dos ambientes para poder diferenciarlos: El ambiente conformado por la documentacin de Registro Tributario, 03 Estantera Metlica Corrediza, las cuales constan de 02 lados, 03 cuerpos y 05 baldas; 02 Estantera Metlica Corrediza, las cuales constan de 02 lados, 01 cuerpo y 05 baldas; 04 Estantera Metlica Fija que constan de 01 lado, 01 cuerpo y 05 baldas.

El ambiente asignado por la documentacin de Fiscalizacin Tributaria, 01 Mueble de melanina con puertas y cerraduras, que constan de 01 lado, 04 cuerpos, 06 baldas; 02 Estantes de Madera, los cuales constan de 01 lado, 02 cuerpos y 04 baldas. Ambos tipos de mobiliario se encuentran en buen estado de conservacin, lo cual permite, en el caso de Registro Tributario, tener la documentacin administrada en la estantera, contenida de los paquetes plenamente identificados caratulas y inmediata. Caso que no se muestra en Fiscalizacin Tributaria, pues la etiquetas para su fcil ubicacin y consulta

documentacin se encuentra contenida en cajas, paquetes y archivadores

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de palanca (sin clasificacin), dentro de los estantes de madera, lo cual no permite un fcil acceso, ni ubicacin de la documentacin a consultar. Mantenimiento y reparacin de expedientes deteriorados por envejecimiento natural u otros factores. Colocacin de tapas de cartulina a los paquetes de Declaraciones Juradas, Informes de Transferencia y las dems Series para evitar que se ensucien los extremos y as proteger la documentacin contenida en ella. PERSONAL Se sugiere para el mejor desenvolvimiento y desarrollo de las actividades del Archivo, contar con personal Tcnico capacitado en materia Archivstica. Actualmente se cuenta con 3 personas destinadas a las labores archivsticas: 01 Tcnico en Archivos: Encargado de la clasificacin,

ordenamiento, foliacin, custodia y servicio del Acervo documentario de la SGRFT, y todas las dems tareas que todo proceso implica, tales como la recepcin y derivado de expedientes va sistema SIGEX, recepcin de la documentacin trabajada a diario en la Plataforma de Atencin al Contribuyente, elaboracin de Inventario de Conservacin Documental, los cuales se realizan con el fin no slo de tener la documentacin plenamente identificada sino tambin preparada para efectuar satisfactoriamente las

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Transferencias

al

Archivo

Central,

segn

programacin

cumpliendo lo estipulado en Directiva sobre Recepcin, Registro, Foliacin, Distribucin, Trmite y Archivo de los Documentos de la Municipalidad de la Molina. 02 Auxiliares de Archivo: Apoyan en la recepcin y ordenamiento de los documentos que se derivan diariamente de la Plataforma de Atencin. De la misma manera apoyan en la bsqueda de documentos y

envo de la documentacin requerida al solicitante (Resolutores, Inspectores, Sectoristas, Asesores y Operadores Tributarios). Es una preocupacin el no contar con personal apto en labores Archivsticas, con lo cual se fortalecera la depuracin, el adecuado y completo manejo del total de la documentacin con la que se cuenta actualmente, teniendo en cuenta que en nuestro caso, en ejercicio de nuestras funciones como Subgerencia, los documentos se incrementa a diario. Se hace la observacin, a fin de que se puedan elaborar oportunamente los elementos descriptivos necesarios y a su vez mantener un control de la documentacin debidamente ingresada en nuestros sistemas

(SIGMUN/SIGEX), en los casos que no se hayan registrado oportunamente. As poder mantener un nivel de Archivo con total responsabilidad, de acuerdo a las Normas dadas por el Archivo General de la Nacin, lo cual traer beneficios a la Entidad.

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MEJORA DEL PROCESO Y SEGUIMIENTO DE LOS PROCESOS TECNICOS ARCHIVISTICOS

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COD A B C D E

DESCRIPCION Limitada capacitacin del personal para tareas Archivsticas (Auxiliares) Poca importancia por parte de la Alta Direccin Limitaciones de espacio fsico para la documentacin que se custodia Limitaciones de equipo y materiales Limitadas medidas de seguridad tanto para la custodia y siniestros

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CAUSAS DE LOS ELEVADOS TIEMPOS PARA LA UBICACIN DE DOCUMENTOS % CAUSA PERSONAL ENTREGA DE DOCUMENTOS INVENTARIOS PRESTAMOS CAPACITACION MASIVAS TOTAL 45 40 35 15 5 215 20.93% 18.60% 16.28% 6.98% 2.33% 100.00% 120 160 195 210 215 55.81% 74.42% 90.70% 97.67% 100.00% FREC. %

FRECUENCIA FRECUENCIA ACUMULADA ACUMULADO 75 34.88% 75 34.88%

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El presente cuadro est basado en las probabilidades e incidencias de las ltimas 2 semanas, ya que no contamos con indicadores que nos lleven a un exhaustivo control el cual nos permita tener de referencia datos ms precisos para la elaboracin del Diagrama de Pareto. Dichas cifras son relativas y muy variables dentro del medio en que trabajamos, ya que en ocasiones se pueden recibir de 20 a 30 consultas diarias pasar otro da de 0 a 05 consultas por da. Todo depende de la carga laboral y necesidad de informacin que se requiera dentro de la SUBGERENCIA u otras reas que la soliciten.

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PLANILLA DE PLAN DE ACCION UNIDAD: ARCHIVO SGRFT Reto Situacin Actual (datos referenciales) Reducir los tiempos para la ubicacin de documentos Documentos Clasificados y por clasificar, aplicar ordenamiento y elaboracin de inventarios de conservacin. 1 MES Resultado Medible

Causas Fundamentales El personal asignado para las labores de apoyo en el Archivo (2), no cuenta con capacitacin en la materia.

Acciones Prioritarias Al no poder contar con ms tcnicos en Archivo se sugiere capacitar al personal actual, para evitar los retrasos en organizacin y descripcin documental.

En consecuencia al no conocer el campo

Al contar con las nociones bsicas,

laboral, tiene poca pro actividad e iniciativa se aminoraran los plazos para en el desarrollo de los procesos tcnicos. Desde que me reincorpor al Archivo en Enero 2011 a la fecha el personal de apoyo ha realizado distintas labores elaboracin de inventarios. Tratar de priorizar las labores del personal de Archivo en su mbito de laboral, ya que al realizar

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ajenas a la de Archivo. Desde Enero 2012 a Mayo fue asignado a labores de notificacin en Gestin de Cobranza. Entrega de los documentos a destiempo, por parte de las reas generadoras de los mismos. Prdida o traspapelado de documentos antes de su derivacin al Archivo, para su custodia.

actividades ajenas slo retrasa sus avances.

Recopilar en el da los documentos generados y atendidos para su traslado al Archivo. Tener un continuo control y verificacin del total de ingreso de documentos a travs de la Base de Registro / Formularios TUPA, base en la cual se ingresan uno a uno los diferentes tipos de procesos realizados durante el da por los usuarios de la Plataforma de Atencin.

Los documentos comprendidos entre el 2008 al 2011, no tenan un filtro del proceso, tal como ahora se realiza un estricto Control de Calidad. Generando en el caso de las DJ que al momento de hacer el inventario se verifiquen los datos en el sistema y en varios casos se rectifiquen o ingresen datos claves para su

Mantener la continuidad del filtro de Control de Calidad que se viene ejerciendo desde el inicio del ao en curso a la fecha. Ya que esto facilita el trabajo de ubicacin del trmite para cualquier consulta, al igual que para su posterior asignacin de cada uno en la serie

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plena identificacin y consulta (Fecha, nmero e ingreso). Lo que causa un tiempo ms prolongado en la elaboracin de los instrumentos descriptivos.

que le corresponda.

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3.

MARCO TEORICO

3.1. ANALISIS FODA

3.1.1. FORTALEZAS
Personal Tcnico Archivstico responsable (01), cuenta con capacitacin de la ESCUELA NACIONAL DE ARCHIVEROS (ENA), adems de experiencia en las labores que desempea. El Archivo de la Sub Gerencia cumple sus funciones dentro del marco de las normas legales archivsticas y administrativas vigentes. Control de Calidad en la informacin que se procesa en los Inventarios, verificando que se encuentren registrados dentro de nuestro sistema (SIGMUN-SIGEX). Disposicin para trabajar en equipo. Se cuenta con moderna Estantera Metlica Corrediza, la cual nos ayuda a aprovechar al mximo el espacio del cual se dispone actualmente.

3.1.2. OPORTUNIDADES
Alto Potencial para el mejoramiento y adaptacin de un espacio mejor equipado y que ofrezca las medidas de seguridad necesarias para el resguardo de la documentacin. Mayor dinamismo en las 02 Unidades Orgnicas en materia de servicio documental.

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Concretar en un futuro,

el proyecto de Digitalizacin de

Declaraciones Juradas, para el notable mejoramiento de los tiempos asignados para cada trmite en la Plataforma de Atencin al Contribuyente.

3.1.3. DEBILIDADES
Carencia cmo mnimo 01 equipo de computo adicional, impresora, fotocopiadora, materiales (cintas de embalaje, pabilos, goma, tapas descriptivas para las DJ., hojas bond), tiles de escritorio las cuales agilizaran y facilitaran mucho ms los Procesos Tcnicos Archivsticos y el Servicio a nuestros usuarios Internos y Externos. Acondicionamiento deficiente de 2 archivos de Gerencias distintas, (GDU / GAT), ocupando un mismo espacio, teniendo en cuenta que la documentacin de GDU/SGOP, se encuentra totalmente

desordenada, sucia, ubicada en los pasadizos (rea comn libre), generando un gran cumulo de tierra en el ambiente, as como tambin agentes infecciosos tales como los hongos y caros. Lo cual involucra riesgos de salud para el personal que labora en dicho ambiente. Los Auxiliares de archivo no cuenta con preparacin en la materia, por lo que el seguimiento y adiestramiento que se les pueda brindar, hace muy lento el avance en la elaboracin de inventarios.

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No se cuenta con capacitacin permanente y especializada para el recurso humano sobre temas Archivsticos; en el caso especfico de los Auxiliares de Archivo. El recurso humano es insuficiente.

3.1.4. AMENAZAS
Se deben contar con las medidas necesarias para el adecuado

acondicionamiento del ambiente destinado al Archivo, as como tambin adoptar medidas para preservar la Conservacin

Documental, la Prevencin y

Seguridad en caso de Siniestros ,

pues en ambos casos hay aspectos importantes que resaltar: a.- Infraestructura: Espacio; tanto como para el rea de archivo donde poder custodiar todos los documentos de la SGRFT en forma ordenada y poder contar con un rea de trabajo, donde poder clasificar, ordenar y describir el acervo documentario para poder facilitar las labores cotidianas de archivo no slo para 1 persona como se ha venido haciendo hasta la fecha, sino para poder albergar a otras personas que ayuden en los procesos de ordenamiento, as como tambin disponer de espacio libre para la documentacin a recibir durante este y el prximo ao. Es importante precisar, que si el espacio tuviera luz y ventilacin natural sera lo ideal, pero en mi caso no se encuentra en esas condiciones, as que lo ms sano para las personas que laboramos en el Archivo, ubicado en el stano, sera contar con la

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implementacin de: Desumedecedores, Censores de humo (en caso de incendio), Inyector y extractor de aire, porque para nosotros que tenemos 1 ao trabajando en dicho ambiente, notamos que el poco oxigeno que ingresa nos conlleva a percibir el ambiente con olor a papel sucio guardado muy fuerte, provocando innecesariamente afecciones respiratorias, alergias, caros; que van en prejuicio nuestro ya que nos encontramos expuestos a todos estos agentes por la poca ventilacin con la que se cuenta actualmente el Archivo. De la misma manera la debida revisin a la iluminacin artificial con la que contamos, hay 04 fluorescentes quemados que

necesitan ser repuestos, al igual que uno de los interruptores para encender la luz se encuentra colgando de un cable, (no est sujeto a la pared). Como tambin se espera el mantenimiento de una de las estanteras corredizas la cual est trabada y no puede ser movilizada con normalidad como las dems. - Asimismo debe contar con la debida sealizacin en casos de emergencia. b.- Inspecciones: Es bien sabido que el personal del Archivo General de la Nacin, realiza peridicamente inspecciones a fin de velar por la defensa, conservacin e incremento del Patrimonio Documental de la Nacin; que, corresponde a dicha entidad como organismo rector del Sistema Nacional de Archivos, adems de

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dictar las normas sancionadoras que aseguren y regulen la organizacin y funcionamiento de los archivos del Sector Pblico Nacional. En virtud de dichas facultades en el ao 2008, dicha entidad realiz una inspeccin al Archivo Central, as como a los 2 Archivos Perifricos de la entidad (Archivo de la Gerencia de Rentas y Gerencia de Desarrollo Urbano), quienes cuentan con personal Tcnico en Archivo capacitado en la Escuela Nacional de Archiveros, para las respectivas preguntas sobre el manejo, tratamiento, identificacin y conocimiento del Acervo

Documentario que se custodia, as tambin la verificacin de los ambientes destinados para dichas labores archivsticas. Es por eso que se recomienda tener especial cuidado y atencin para los diferentes niveles de Archivo existentes en la

Municipalidad, a fin de generar buenos ambientes laborales destinados a esta actividad y evitar sanciones que puedan ser perjudiciales para la institucin.

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4.

CONCLUSIONES
No se cuenta con el debido equipo y material para el mejoramiento de las labores archivsticas. De otro lado, el factor humano que apoya en las labores de archivo no cuenta con preparacin archivstica, lo cual dificulta el desarrollo de los inventarios, entre otras actividades. Asimismo, el espacio que actualmente se ocupa en el stano como Archivo es INSUFICIENTE, dado que se comparte el espacio con la SUBGERENCIA DE OBRAS PRIVADAS, quienes ocupan la mayor parte del ambiente de archivo (incluyendo el pasadizo), dificultando de este modo el ingreso, recepcin y custodia para nosotros, teniendo en cuenta que los expedientes bsicos que genera dicha Subgerencia son de gran volmen y por lo tanto, ocupan ms espacio.

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5.

RECOMENDACIONES
Capacitacin en materia Archivstica a los Auxiliares, para as poder dar celeridad a descripcin y los trabajos de Clasificacin, organizacin, a fin de contar con los Inventarios de

seleccin;

Conservacin y Eliminacin al da, para su custodia y servicio hasta que finalmente se realice una efectiva y oportuna transferencia al Archivo Central. Contar con las medidas de seguridad y acondicionamiento necesarias para salvaguardar la integridad del Acervo Documentario, con el cual se cuenta actualmente. Se recomienda el cambio de extintor asignado a nuestra Gerencia, dado que por las caractersticas del mismo, no es de fcil acceso y manipulacin debido a que es un Extintor Industrial de 50 kilos, el cual es ideal para depsitos, almacenes y hangares, tal como se usan en Sunat, Aduanas e Indeci, ms no es recomendable para un Archivo. Por ltimo para el ambiente destinado en el 3er. Piso se recomienda la implementacin de Estantera Metlica con ngulos ranurados, con las siguientes caractersticas: 07 Estantes de un cuerpo 1.70 cm. de alto, 1.10 de largo y 0.40 cm. de ancho, 01 Estante de 01 cuerpo 1.70 cm. de alto, 0.70 cm. de largo y 0.40 cm. de ancho. Para ser distribuidos alrededor y al centro del ambiente dejando pasadizos entre ellos.
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45

6.

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS
TEXTOS DE CONSULTA
Municipalidad de La Molina, Texto Normativo Archivstico (2002), La Molina Lima Per. Municipalidad de La Molina, Directiva sobre Recepcin, Registro, Foliacin, Distribucin, Trmite y Archivo de los Documentos de la Municipalidad de la Molina (2008), La Molina Lima Per. Municipalidad de La Molina, Plan Anual sobre la organizacin de los Archivos Administrativos, La Molina - Lima Per. Municipalidad de La Molina, Evaluacin de Documentos de la Municipalidad de La Molina (2004), La Molina Lima Per. Archivo General de la Nacin, (2011) Normas para la Formulacin del Plan Anual de Archivos Administrativos del Sector Pblico Nacional, Lima Per.

INTERNET
Ley de Defensa, Conservacin e Incremento del Patrimonio Documental de la Nacin http://www.agn.gob.pe/portal/pdf/legislacion/PPD/DL_No_19414.pdf

Sistema Nacional de Archivos http://www.agn.gob.pe/portal/pdf/legislacion/PPD/Ley_No_25323.pdf

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Reglamento de Aplicacin de Sanciones Administrativas por infracciones en contra del Patrimonio Documental Archivstico y Cultural de la Nacin http://www.agn.gob.pe/portal/pdf/legislacion/PPD/Ley_No_25323.pdf Normas para los Servicios de la Direccin de Conservacin http://www.agn.gob.pe/portal/pdf/legislacion/NTSNA/RJ_No_148-97AGN-J.pdf Manual para el Registro Nacional de Colecciones Documentales y Archivos Histricos Pblicos o de Particulares http://www.agn.gob.pe/portal/pdf/legislacion/NTSNA/M_R_Nacional. pdf Reglamento de la Ley de Firmas y Certificados Digitales http://www.agn.gob.pe/portal/pdf/legislacion/TAA/DS_No_004-2007PCM.pdf

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7.

ANEXOS
Se adjuntan fotos del estado actual de la documentacin dentro del Archivo de ambas Unidades Orgnicas, recientemente fusionadas (SGRFT). DECLARACIONES JURADAS DEL 2008

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ESTANTERIA CORRESPONDIENTE A DECLARACIONES JURADAS 2009 YA CLASIFICADAS POR MESES Y DIAS EN VIAS DE FOLIACIN Y DESCRIPCIN.

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ESTANTERIA CORRESPONDIENTE A DECLARACIONES JURADAS 2010. YA CLASIFICADAS POR MESES Y DIAS EN VIAS DE FOLIACIN Y DESCRIPCIN.

PASADIZO DE 68 C.M., ENTRE ESTANTERIAS CORREDIZAS.

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VISTA DE MUEBLE DE MELAMINA ASIGNADO A LA SUBGERENCIA DE FISCALIZACIN Y AREA DE TRABAJO.

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MUEBLES DE MELAMINE Y MADERA A LOS LADOS Y ENFRENTE ESTANTERIA CORREDIZA EN EL CENTRO MESA DE TRABAJO

ESTANTERIA METALICA 3 AL LADO DERECHO Y 2 DE FRENTE. LAS CUALES CONTIENES DJ. FORMULARIOS TUPA, EXPEDIENTES Y SOLICITUDES RESPECTIVAMENTE.

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ESTANTERIA METALICA FIJA EMPOTRADA LA CUAL CONTIENE EXPEDIENTES DESDE EL AO 1999 AL 2011, EN TODAS LAS MATERIAS

ESTANTERIA METALICA FIJA EMPOTRADA LA CUAL CONTIENE LA CORRESPONDENCIA DE LA SUBGERENCIA DE REGISTRO TRIBUTARIO. (2007-2010)

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ESTANTERA METLICA CORREDIZA LA CUAL CONTIENE FORMULARIOS TUPA 2008-2011. PODEMOS APRECIAR QUE EL INTERRUPTOR DE LUZ CUELGA Y NO ESTA SUJETO A LA PARED.

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ESTANTE DE MADERA QUE CONTIENE LOS DOCUMENTOS DE LA SUBGERENCIA DE FISCALIZACIN TRIBUTARIA. (2007-2010)

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FOTOGRAFA CORRESPONDE A LA PARED QUE POR INDICACION DE DEFENSA CIVIL Y SSGG. DEBE PERMANECER LIBRE PUES TIENE EL TABLERO GENERAL DE LA MUNICIPALIDAD DE LA MOLINA

FLUORESCENTES DE 2 TUBOS DE LOS CUALES 1 ESTA QUEMADO NECESITA CAMBIARSE.

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FLUORESCENTES DOBLES, AMBOS QUEMADOS HACE VARIOS MESES. UBICADO EN LA PARTE POSTERIOR DE LAS ESTANTERIAS

PAQUETES Y CAJAS DE FISCALIZACIN TRIBUTARIA DOCUMENTOS SUELTOS SIN CLASIFICACIN NI ORGANIZACIN

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ESTANTE DE MADERA DE FISCALIZACION TRIBUTARIA UBICADO AL LADO DERECHO DEL PASADIZO DE SALIDA DE NUESTRO AMBIENTE.

VISTA DIRECTA DEL ESTANTE CON LAS CAJAS Y ARCHIVADORES DE PALANCA DE FISCALIZACIN TRIBUTARIA.

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VISTA DIRECTA DEL ESTANTE CON LAS CAJAS Y ARCHIVADORES DE PALANCA DE FISCALIZACIN TRIBUTARIA

VISTA DIRECTA DEL PASADIZO DE SALIDA QUE TENEMOS EN COMUN CON LA SGOP, EL CUAL DEBERIA MANTENERSE LIBRE Y DESDE QUE SE MUDARON HA PERMANECIDO OCUPADO A LA FECHA.

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DESCRIPCION, MEDIDAS Y FOTOS DEL AREA DESTINADO A ARCHIVO DE SGRFT, UBICADO EN EL 3ER PISO DEL LOCAL MUNICIPAL

ESTANTE EMPOTRADO

VENTANA VENTANA

CAJAS

CAJAS

CAJAS

CAJAS VENTANA

PUERTA

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VISTA CAJAS QUE CONTIENEN CARGOS DE CARTAS INFORMATIVAS, CARGOS DE CUPONERA SGRT (2007-2009)

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VISTA DE LA VENTANA FRONTAL DEL AMBIENTE LA CUAL PROPORCIONA LUZ Y VENTILACION NATURAL. DEBAJO DE ELLA ARCHIVADORES DE PALANCA DE LA SGRT Y GR. POR CLASIFICAR

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CAJAS DE LA SGFT CONTENIENDO FICHAS DE INSPECCIONES, PLANOS Y CORRESPONDENCIA POR CLASIFICAR

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CAJAS UBICADAS AL LADO IZQUIERDO, LAS CUALES CONTIENEN VALORES (OP DEVUELTAS, CARGOS DESDE 2000-2004). ASIMISMO TAMBIEN TALONARIOS DE FORMULARIOS TUPA Y FORMATOS DE DECLARACIONES JURADAS HR

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