Planificacin y Control del TIEMPO

Postgrado en Gerencia de Proyectos Sesiones 10 y 11

Profesora: Mara Esther Remedios

Contenido
Exposiciones Unidad 3: Herramientas y tcnicas para Control de Proyectos
Interacciones de los grupos de procesos Procesos de Seguimiento y Control Valor Ganado Informes de Seguimiento y Control

Prxima sesin
Evaluacin de Planificacin y Control del Tiempo Entrega del Proyecto
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Disertaciones preliminares sobre Control de Proyectos

Qu implica controlar la ejecucin de un proyecto? Cul es su propsito? Qu mtodos y herramientas utiliza? Qu reas involucra? Qu es el programa base? Qu puede cambiar en un proyecto? Conoces la tcnica del Valor Ganado? Cmo debe llevarse el control de cambios? Qu debe contener un informe de avance?
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Planificacin y Control de Proyectos

Define el plan de trabajo detallado y la organizacin que soportar la ejecucin

Inicio

Planificacin

Control

Ejecucin

Cierre

ALCANCE Asegurar que los objetivos del proyecto se cumplan, midiendo y evaluando el progreso regularmente, para identificar variaciones y tomar acciones correctivas oportunamente
RIESGOS LOGISTICA

RRHH CALIDAD

INTEGRACION

TIEMPO
COMUNICACIONES

COSTOS
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Interacciones de los Grupos de Procesos

PMI, PMBOK (2008)

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Interacciones de los Grupos de Procesos

Grupo de procesos de Seguimiento y Control

PMI, PMBOK (2008)

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Grupo de Procesos de Seguimiento y Control

Grupo de procesos requeridos para: Monitorear, analizar y regular el proceso y desempeo del proyecto Identificar reas del plan que requieran cambios e iniciarlos Identificar variaciones respecto al plan Controlar cambios y recomendar acciones preventivas oportunamente Monitorear las actividades comparndolas con el plan Influir en los factores que podran eludir el control integrado de cambios, de modo que slo se implementen los cambios aprobados.

PMI, PMBOK (2008

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Grupo de procesos de Seguimiento y Control

PMI, PMBOK (2008)

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1. Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto

PMI, PMBOK (2008)

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2. Realizar el Control Integrado de Cambios

PMI, PMBOK (2008)

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3. Verificar el Alcance

PMI, PMBOK (2008)

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4. Controlar el Alcance

PMI, PMBOK (2008)

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5. Controlar el Cronograma

PMI, PMBOK (2008)

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6. Controlar los Costos

PMI, PMBOK (2008)

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7. Realizar el Control de Calidad

PMI, PMBOK (2008)

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8. Informar el Desempeo

PMI, PMBOK (2008)

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9. Monitorear y Controlar los Riesgos

PMI, PMBOK (2008)

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10. Administrar las Adquisiciones

PMI, PMBOK (2008)

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Ejercicio
Elabore una sntesis del proceso de Seguimiento y Control de Proyectos
escrito donde se denoten las ideas principales del proceso

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Preguntas tpicas (durante la ejecucin de un proyecto)

Cunto hemos gastado? Cunto costar finalmente el proyecto? Cundo terminar el proyecto? Porqu surgen estas preguntas? Muchos proyectos tienen sobrecostos y se retrasan Algunos luego de grandes esfuerzos e inversiones nunca terminan

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Respuestas a estas preguntas

Estimacin de % completado:
% del presupuesto gastado % del tiempo transcurrido % del trabajo completado

Valores subjetivos, incompletos y pueden llevar a falsas conclusiones Tcnica del Valor Ganado :
Compara la cantidad de trabajo planeado contra lo que se ha terminado, para determinar si el costo, el cronograma y el trabajo realizado estn llevndose a cabo de acuerdo con lo planeado. Medida objetiva que Mide lo obtenido por lo gastado.
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Ejemplo ilustrativo

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Ejemplo ilustrativo

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Ejemplo ilustrativo

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Ejemplo ilustrativo

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Valor Ganado
Mtodo basado en la comparacin de los costos reales del proyecto contra los costos planeados y el trabajo terminado. El trmino valor ganado proviene de la idea de que cada entregable del proyecto tiene un costo planeado, su valor. Cuando el entregable se termina se gana el valor para el proyecto. Requiere:
Identificar cada entregable Desarrollar un cronograma para la terminacin del entregable Asignar un valor a cada entregable

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Definiciones

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Definiciones

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Definiciones

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Definiciones

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Definiciones

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Definiciones

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Definiciones

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Mtricas

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Mtricas

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Reporte de Ejecucin

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ndice de Rendimiento

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Proyecciones

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Proyecciones

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Proyecciones

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Ejemplo Status Portafolio de Proyectos

% Avance Financiero % Avance Fsico Entregables St Plan Real Inversin Plan US$ 2,32 MM 32% Real US$ 0 MM 0% Plan US$ 0,16MM 10% Gastos Real US$ 0 MM 0% St Plan Real Alertas

Proyecto

50,55

37,07

04/01/08

04/01/08

Conceptualizacin

Conceptualizacin

01/2009

01/2009

C D E

En replanificacin 91,56 82,83

NA

01/01/08

01/01/08

Conceptualizacin

Conceptualizacin

% Fsico:

% Desv. < 5%

% Desv. > 5% Fecha Fin Plan Desplazada

% Finan:

% Desv. < 10%

% Desv. > 10%

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Ejemplo Status de un Proyecto

Proyecto: XXXXXXXX Gerente/Lder del Proyecto: XXXXXXX Corte: al xx/xx/xxxx

Avance Fsico
Plan Real 50,55% 37,07%
04/01/08

Logros/Avance Relevantes
Colocadas las solicitudes de pedidos: IBM (12 servidores), Consultores y especialistas SAP (NCG, Megasoft, Celeritech, SAP), Carriers (SMS), Kenan (Neoprana) y pruebas (SMS) Entregados los ambientes de R/3 Caveguas, BOSS desarrollo, DOC1 pruebas, CSG/CDM pruebas Culminados los binfiles en equipo de almacenamiento DMX-241 y Firmado contrato con EMC2 Culminados desarrollos de las aplicaciones: Ventas OACSE-IBM, Ventas por SGC, SRP Iniciada publicacin de precios de productos y servicios en ambas monedas Elaborado mensaje de refuerzo en reportes de consumo Culminado proceso de formacin Caveguas

( - 13,48 % )

Inicio Real Fin Plan Conversin Bs.F. Fin Pron. Conversin Bs.F. % Desv. 5% % Desv. > 5%

31/05/07 04/01/08 24/01/08

Razones de la desviacin
Atraso acumulado en proceso de procura impacta el plan de infraestructura en 0,99% Atraso en la planificacin y en el inicio de los desarrollos de SAP R/3, RMCA, Caveguas, Kenan, CM y DM, impactando el proyecto en 1,18 % Atraso en la elaboracin de los casos de pruebas impactan el proyecto en 4,41 %, debido a la demora en la finalizacin de los desarrollos.

Prximos Pasos
Culminar desarrollos de las aplicaciones Aprobar exposiciones de motivos para servicios de consultoria Culminar desarrollos de CTC para el proceso de recaudacin Validar requerimientos adicionales del plan de procura por parte de los responsables

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Ejemplo Status de un Proyecto

Area Conversin Descripcin del Problema Demora en definicin de estrategia de conversin para .. Demora acumulada en inicio del desarrollo de ZZZZZ por temas de contratacin de recursos Atraso en la entrega de los Diseos Detallados de las interfaces: A, B, C Impacto Potencial impacto en las actividades planificadas y el pase a produccin Impacto en inicio de actividades de desarrollo y fecha fin del proyecto Se est generando retraso en el desarrollo de .. Acciones a Ejecutar En evaluacin escenarios presentados para el proceso de conversin Escalar punto contratacin de Fecha Requerida Inmediato Responsable Gxxxxx

Construccin

Inmediato

xxxxxx

Construccin

.. se compromete a entregar todos los Diseos Detallados faltantes el xx/xx/xxxx

Xx/xx/xxxx

xxxxxx

Construccin

Vencimiento de contrato de mantenimiento y soporte tcnico de ..

Impacta uso de la herramienta a nivel corporativo

Contrato en revisin por la Consultora Jurdica para la extensin de fecha

Inmediato

xxxxxx

Lder debe escalar

A ser resuelto por Lder

Resuelto

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Ejemplo Status de un Proyecto

Presupuesto 2007 (En Miles de US$)
13.038

Detalle del Presupuesto (En Miles US$)

Ao 2007 Acumulado a Septiembre

Ppto. Total 2007

Asignado Disp. 2007 (*) 2007 US$

Disp. 2007 %

Tipo de Ppto.

Var. Ppto. Comp. Asignado a Real a Sep Sep Sep Sep 2007 2007 2007 US$

x2
2.651

0 0 0

x 15 x xx7

100% 100%

Inv. Gastos Inv.

x9 x2 x1

0 x 0

0 x8 4x

2x x4 x3

x5
07 oAg 07 pSe 7 -0 ct O 7 -0 ov N ic D 07

xx37

100% TOTAL

Plan

Real y Compromiso

Real

Notas: (*) Incluye Real ms Compromisos Montos Caso de Negocio (Incluye )

Composicin de la Desviacin Real por Mes

Razones de la Desviacin
Inversin: Por firma las Exposiciones de Motivos y elaboracin de contratos de la Fbrica de consultora, SAP, Converse, Group 1 (US$ xxxx) Gastos: Por colocar compromisos referentes a Plan de Comunicacin, Formacin Entrenamiento y Gastos Empleados (US$ xxx)

164

0 Ago

0 Sep

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Ejemplo Status de un Proyecto

Ene Feb Mar Abr May Jun
PAP 31May

Jul

Ago

Sep

Oct

Nov

Dic

16954 E320 en Boss

Plan Ejecutado
16782 EDA1200 en ASAP (La Lagunita) 16732 EDA1200 en Boss
PAP 17Sep

Desarrollos Sistemas - Aprovisionamiento

Pronstico

PAP por definir (se espera por data)

DSLAM

En Revisin

16706 EDA2530 en Boss

PAP 17Sep PAP por definir (falta informacin de Huawei) PAP 19Sep

16707 UA5600 en Boss

Modelaje DSLAM Huaweien ASAP

17436 Tarjetas Combo (Voz / ADSL)

PAP por definir

NGN

17154 Tarjetas ADSL puras 17155 UA5600 en BossMigracin de Cadenas ATM/IP de ERX1440 a E320 y entre E320

PAP Fase I: 22 Agos

PAP por definir

Agregadores

17323 Migracin de Cadenas ATM/IP de ERX1440 a E320 y entre E320 17336 Carga batch de red dispersa para DLC 17340 Cargar en BOSS centrales NGN enviadas para que se pueda bloquear la creacin de rdenes

PAP 17Agos

PAP por definir PAP 30Jul

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Supervisar y controlar la Ejecucin

Reflexin: Qu tanto rigor requiere la supervisin y control de ejecucin y avance de un proyecto?

Video boletn Nro. 7: El rigor aplicado al proyecto

http://www.liderdeproyecto.com/videoboletin/video007a.html

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Fin sesin 10 y 11

Prxima sesin:
Evaluacin sobre Planificacin y Control de Proyectos

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