Cmo programa Project un proyecto?

Para cada tarea, se introduce una duracin (duracin: perodo total de tiempo de trabajo activo que es necesario para completar una tarea. Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una tarea, definido en el calendario del proyecto y de recursos.) , dependencias entre tareas (dependencias entre tareas: relacin entre dos tareas vinculadas; el vnculo se establece por una dependencia entre sus fechas de comienzo y fin. Existen cuatro tipos de dependencias entre tareas: Fin a comienzo [FC], Comienzo a comienzo [CC], Fin a fin [FF] y Comienzo a fin [CF].) y delimitaciones (delimitacin: restriccin establecida en la fecha de comienzo o fin de una tarea. Puede especificar que una tarea comience o que no finalice despus de una fecha determinada. Las delimitaciones pueden ser flexibles [no ligadas a una fecha concreta] o inflexibles [ligadas a una fecha concreta].) . De esta forma, Project calcula la fecha de comienzo (fecha de comienzo: fecha en la que est programado el comienzo de una tarea. Esta fecha se basa en la duracin, los calendarios y las delimitaciones de las tareas predecesoras y sucesoras. La fecha de comienzo de una tarea tambin se basa en sus propios calendarios y delimitaciones.) y la fecha de fin (fecha de fin: fecha en la que est programado que se complete una tarea. Esta fecha se basa en la fecha de comienzo, la duracin, los calendarios, las fechas de tareas predecesoras, las dependencias entre tareas y las delimitaciones de la tarea.) de cada tarea. Se pueden introducir recursos (recursos: personas, equipamiento y material que se utilizan para completar las tareas de un proyecto.) en el proyecto y, a continuacin, asignarlos a tareas para indicar cul es el recurso responsable de completar cada asignacin (asignacin: recurso especfico asignado a una tarea concreta.) y para calcular cuntos equipos se necesitan o cunta cantidad de un recurso material (recurso material: suministros u otros elementos consumibles que se utilizan para completar las tareas de un proyecto.) se consumir. Si introduce recursos, la programacin de tareas se ajustar a las unidades de trabajo

(trabajo: en el caso de las tareas, corresponde a la mano de obra total necesaria para completar una tarea. En las asignaciones, la cantidad de trabajo que se ha asignado a un recurso. En los recursos, corresponde a la cantidad total de trabajo para la que est asignado un recurso en todas las tareas. Trabajo no equivale a duracin de tarea.) del recurso , (unidades: cantidad de un recurso que se asigna a una tarea. La capacidad mxima es el nmero mximo de unidades disponibles para el recurso. Por ejemplo, si tiene tres fontaneros trabajando en un proyecto, la capacidad mxima es 300 por ciento o tres fontaneros a tiempo completo.) y a las horas de trabajo introducidas en los calendarios (calendario: mecanismo de programacin que determina el perodo laborable para recursos y tareas. Project utiliza cuatro tipos de calendarios: calendario base, calendario de proyectos, calendario de recursos y calendario de tareas.) . Otros elementos, como el tiempo de adelanto (tiempo de adelanto: superposicin entre tareas que tienen una dependencia. Por ejemplo, si una tarea puede comenzar cuando su predecesora est a medio finalizar, puede especificar una dependencia de fin a comienzo con un tiempo de adelanto del 50 por ciento para la tarea sucesora [con un valor de posposicin negativo].) y el de posposicin (tiempo de posposicin: retraso entre tareas que tienen una dependencia. Por ejemplo, si necesita un retraso de dos das entre el fin de una tarea y el comienzo de otra, puede establecer una dependencia de fin a comienzo y especificar dos das de posposicin [con un valor positivo].) , los tipos de tarea (tipo de tarea: caracterizacin de una tarea basndose en el aspecto de la tarea que es fijo y en los aspectos que son variables. Existen tres tipos de tareas: unidades fijas, trabajo fijo y duracin fija. El tipo de tarea predeterminado en Project es unidades fijas.) , la disponibilidad de recursos (disponibilidad: indica cundo y cunto tiempo se puede programar un recurso para el trabajo asignado. La disponibilidad viene determinada por los calendarios de proyectos y recursos, las fechas de comienzo y fin de recursos o el nivel en el que est disponible el recurso para trabajar.) y los recursos esenciales (recurso esencial: recurso cuya asignacin a una tarea determina la fecha de fin de sta.) pueden afectar a la programacin, de tal modo que el entendimiento de los efectos puede ayudar a mantener y ajustar la programacin tal y como sea necesario.

Cmo afecta la fecha de comienzo del proyecto a la programacin?

Si introduce una fecha de comienzo para el proyecto, de forma predeterminada, Project programa las tareas para que comiencen en dicha fecha y calcula la fecha de fin del proyecto basndose en la ltima tarea. A medida que introduce informacin adicional acerca de las tareas, como la dependencia entre las mismas, la duracin y las delimitaciones, Project ajusta la programacin con el fin de reflejar fechas ms precisas para las tareas.

Al crear un nuevo proyecto, primero se introduce una fecha de comienzo para el proyecto. Cuando los proyectos se programan a partir de la fecha de comienzo, todas las tareas comienzan en la fecha de comienzo del proyecto, a no ser que se especifique otra cosa. Si no se aplican dependencias entre tareas o delimitaciones, la duracin del proyecto ser igual al de la tarea ms larga, es decir, que la fecha de fin del proyecto es la misma que la de la tarea ms larga. Las dependencias entre tareas, como la dependencia de fin a comienzo entre la primera y la segunda tarea (como se muestra aqu), pueden modificar la fecha de fin del proyecto. La mayora de los proyectos se programan desde la fecha de comienzo, sin embargo, la programacin desde la fecha de fin puede resultar til para determinar cul debe ser la fecha de comienzo del proyecto, si ste debe finalizar en una fecha determinada. Se pueden cambiar varias tareas y la informacin de recursos para comprobar su efecto sobre la fecha de comienzo y as determinar cul es la fecha ptima para que el proyecto comience. La programacin de un proyecto debe realizarse desde una fecha de comienzo o una fecha de fin, pero no se pueden programar ambas. Debe seleccionar la que desee utilizar (normalmente la fecha de comienzo) y Project programar la otra fecha (normalmente la fecha de fin) basndose en la informacin que usted introduce en el plan del proyecto.

Cul es la programacin predeterminada para calcular la programacin?

Project calcula la duracin de las tareas basndose en las definiciones de las unidades de duracin de la ficha Calendario del cuadro de dilogo Opciones (men Herramientas). Del mismo modo que un calendario mensual que utilice fuera de Project, el ao comienza en enero y cada semana en domingo o en lunes. De forma predeterminada, cuando Project calcula unidades de duracin, un da equivale a 8 horas, una semana equivale a 40 horas y un mes equivale a 20 das laborables. Si introduce las fechas de comienzo y de fin de las tareas, pero no introduce las horas de comienzo ni de fin, Project utilizar las 8:00 a.m. como hora de comienzo predeterminada y las 5:00 p.m. como hora de fin.

Cmo afectan las delimitaciones a la programacin?

Cuando necesite controlar la fecha de comienzo o de fin de una tarea, puede agregar una delimitacin a la tarea. Las delimitaciones flexibles (delimitacin flexible: delimitacin que es flexible y que no asocia una tarea a una nica fecha. Las delimitaciones flexibles incluyen: Lo antes posible, Lo ms tarde posible, No finalizar antes del, No finalizar despus del, No comenzar antes del y No comenzar despus del.) funcionan con las dependencias de la tarea para que una tarea se realice cuando la dependencia lo permita. Por ejemplo, una tarea con la delimitacin Lo antes posible (LAP) y una dependencia de fin a comienzo, se programarn en cuanto finalice la tarea predecesora. Las delimitaciones con flexibilidad de programacin moderada restringirn las tareas desde el comienzo o el fin antes o despus de una fecha elegida. Por ejemplo, una tarea con una delimitacin No comenzar antes del (NCAD) 15 de junio y una dependencia de fin a principio con otra tarea puede comenzar el 15 de junio, si la tarea predecesora ha terminado en esa fecha (o ms tarde si la tarea predecesora finaliza despus del 15 de junio), sin embargo, no puede programarse para antes del 15 de junio.

Con la dependencia predeterminada de tareas de fin a comienzo y la delimitacin LAP aplicada a estas tareas, la tarea sucesora (la segunda) se programa para comenzar cuando la tarea predecesora (la primera) est programada para finalizar.

Si se aplica una delimitacin NCAD, la tarea sucesora no puede comenzar antes de la fecha de la delimitacin, ni siquiera aunque la tarea predecesora (como ocurre en este caso) se haya completado antes de la fecha de la delimitacin. Las delimitaciones inflexibles (delimitacin inflexible: delimitacin que se considera inflexible porque asocia una tarea a una fecha. Las delimitaciones inflexibles son Debe finalizar el, Debe comenzar el, No finalizar antes del, No finalizar despus del, No comenzar antes del y No comenzar despus del.) anulan cualquier dependencia entre tareas y restringen stas a las fechas especificadas. Por ejemplo, una tarea con una delimitacin Debe comenzar el (DCE) 30 de septiembre y una dependencia de fin a comienzo con otra tarea, siempre estar programada para el 30 de septiembre, independientemente de cuando finalice la tarea predecesora. Si una tarea delimitada a una fecha tiene una predecesora (predecesora: tarea que debe comenzar o finalizar antes de que otra tarea comience o finalice.) que finaliza demasiado tarde para que la sucesora (sucesora: tarea que no puede comenzar ni finalizar hasta que no comience o finalice otra tarea.) comience en la fecha especificada por la delimitacin, se puede producir una demora (margen de demora: perodo de tiempo que se puede retrasar una tarea antes de que afecte a otras tareas o a la fecha de fin del proyecto. La demora permisible es el perodo de tiempo que se puede posponer una tarea sin que suponga un retraso para otra tarea. El margen de demora total es el perodo de tiempo que se puede posponer una tarea sin que suponga un retraso de la fecha de fin del proyecto.) negativa. Nota Para especificar que las tareas delimitadas con demora negativa se programan de acuerdo con las dependencias entre tareas y no dependan de las fechas de delimitacin, en el men Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuacin, haga clic en la ficha Programacin. Desactive la casilla Las tareas siempre respetan las fechas de delimitacin.
Tipo de delimitacin Lo antes posible (LAP) Efecto en la programacin Flexible

Descripcin Con esta delimitacin, Project programa las tareas tan pronto como puede, dados otros parmetros de programacin. No se asignan ms restricciones de fecha a la tarea. sta es la delimitacin predeterminada para las tareas creadas recientemente en los proyectos que se programan a partir de la fecha de comienzo. Con esta delimitacin, Project programa las tareas tan tarde como puede, dados otros parmetros de programacin. No se asignan ms restricciones de fecha a la tarea. sta es la delimitacin predeterminada para las tareas creadas recientemente en los proyectos que se programan a partir de la fecha de fin.

Lo ms tarde posible (LMTP)

Flexible

No finalizar despus del (NFDD)

Moderado

Esta delimitacin indica la fecha ms tarde posible en la que desea finalizar esta tarea. Se puede programar para que finalice antes o en la fecha especificada. Una predecesora no podr hacer que una tarea sucesora con una delimitacin NFDD incumpla la fecha de delimitacin. Para los proyectos que se programan a partir de la fecha de fin, esta delimitacin se aplica cuando introduce una fecha de fin para una tarea. Esta delimitacin indica la fecha ms tarde posible en la que desea comenzar esta tarea. La tarea se puede programar para que comience antes o en la fecha especificada. Una predecesora no podr hacer que una tarea sucesora con una delimitacin NCDD incumpla la fecha de delimitacin. Para los proyectos que se programan a partir de la fecha de fin, esta delimitacin se aplica cuando introduce una fecha de comienzo para una tarea. Esta delimitacin indica la fecha ms temprana posible en la que desea finalizar esta tarea. La tarea no se puede programar para que finalice en cualquier momento antes de la fecha especificada. Para los proyectos que se programan a partir de la fecha de comienzo, esta delimitacin se aplica cuando introduce una fecha de fin para una tarea. Esta delimitacin indica la fecha ms temprana posible en la que desea comenzar esta tarea. La tarea no se puede programar para que comience en cualquier momento antes de la fecha especificada. Para los proyectos que se programan a partir de la fecha de comienzo, esta delimitacin se aplica cuando introduce una fecha de comienzo para una tarea. Esta delimitacin indica la fecha exacta en que se debe programar el comienzo de una tarea. Otros parmetros de programacin, como dependencias entre tareas, tiempo de adelanto o de posposicin, redistribucin de recursos y retraso no pueden afectar a la programacin de la tarea a no ser que se cumpla este requisito. Esta delimitacin indica la fecha exacta en que se debe programar el fin de una tarea. Otros parmetros de programacin, como dependencias entre tareas, tiempo de adelanto o de posposicin, redistribucin de recursos y retraso no pueden afectar a la programacin de la tarea a no ser que se cumpla este requisito.

No comenzar despus del (NCDD)

Moderado

No finalizar antes del (NFAD)

Moderado

No comenzar antes del (NCAD)

Moderado

Debe comenzar el (DCE)

No flexible

Debe finalizar el (DFE)

No flexible

Cmo afectan las fechas lmite a la programacin?

Las fechas lmite (fecha lmite: fecha objetivo que indica cundo se desea completar una tarea. Project muestra un indicador si se supera la fecha lmite y la tarea no se ha completado.) normalmente no afectan a la programacin de tareas. Las fechas lmite se utilizan para indicar una fecha clave que no desea olvidar, sin tener que establecer una delimitacin de tareas que pudiera afectar a la programacin si las tareas predecesoras cambian. Una tarea con una fecha lmite se programa simplemente como otra tarea, pero cuando finaliza una tarea despus de la fecha lmite, Project muestra un indicador de tareas (indicadores: pequeos iconos que representan informacin de una tarea o un recurso y que se muestra en el campo Indicadores. El campo Indicadores est situado a la derecha del campo Identificador y aparece en diversas tablas.) en el que se le notifica que la tarea no ha cumplido la fecha lmite. Las fechas lmite pueden afectar al margen de demora total

(margen de demora total: perodo de tiempo que se puede retrasar la fecha de fin de una tarea sin que se retrase la fecha de fin del proyecto.) de las tareas. Si introduce una fecha lmite antes del final del margen de demora total de la tarea, se volver a calcular dicho margen utilizando la fecha lmite en vez de la ltima fecha de fin de la tarea. La tarea se convertir en crtica si el margen total de la tarea alcanza cero. Se pueden establecer fechas lmite para tareas de resumen, (tarea de resumen: tarea que se compone de subtareas y que las resume. Utilice el esquema para crear tareas de resumen. Project determina automticamente la informacin de la tarea de resumen (por ejemplo, la duracin y el costo) mediante la utilizacin de informacin procedente de las subtareas.) as como para tareas individuales. Si la fecha lmite de la tarea de resumen es incompatible con cualquiera de las subtareas, el indicador de fechas lmite muestra una fecha lmite no cumplida entre las subtareas. Nota Las fechas lmite pueden afectar al modo de programacin de las tareas, si establece una fecha lmite en una tarea con una delimitacin del tipo Lo ms tarde posible (LMTP). La tarea se programa para que finalice en la fecha lmite, aunque podra finalizar ms tarde de lo que indique esta fecha si las predecesoras se demoran.

Cmo afectan los calendarios a la programacin?

Los calendarios determinan el perodo laborable y el no laborable del proyecto, como por ejemplo los fines de semana y vacaciones. Se utilizan para determinar la disponibilidad de los recursos, el modo en que se programan los que estn asignados y cmo estn programadas las tareas. Los calendarios del proyecto y de tareas se utilizan para programar las tareas y, en el caso de que los recursos estn asignados a las tareas, tambin se utilizarn los calendarios de recursos. Los calendarios que utiliza Project son: Calendarios base Son la base de los otros tipos de calendarios. Tambin puede elegir un calendario base para que sea el calendario del proyecto y podr aplicar un calendario base a las tareas como calendario de tareas o bien, como las horas predeterminadas para un calendario de recursos. Project proporciona tres calendarios base: los calendarios Estndar, 24 horas y Turno de noche. Los calendarios de recursos se basan en el calendario estndar predeterminado. El usuario puede personalizar su propio calendario base partiendo de cualquiera de los calendarios que se proporcionan en Project.

Calendarios del proyecto Establecen los perodos laborables y no laborables estndar para el proyecto como conjunto. Si los calendarios de recursos o de tareas no se utilizan, las tareas se programan durante el perodo laborable en el calendario del proyecto de forma predeterminada. Calendarios de recursos Se basan en el calendario Estndar de forma predeterminada. Podr cambiar el perodo laborable y el no laborable para los recursos especficos o un conjunto de recursos, siempre que se asegure que los recursos se programen cuando estn disponibles para el trabajo. Si ha cambiado el perodo laborable o no laborable en un calendario de recursos y el recurso se asigna a una tarea, la tarea se programar durante el perodo laborable en el calendario de recursos. Calendarios de tareas Se utiliza para definir los perodos laborables para las tareas fuera de los perodos laborables en el calendario del proyecto. Cuando un calendario de tareas se asigna a una tarea y el recurso asignado a la tarea tiene diferentes perodos laborables en el calendario de recursos, la tarea se programar para la interseccin de los perodos laborables de los dos calendarios. No obstante, podr configurar una opcin de tareas para omitir los calendarios de recursos y programar la tarea mediante el perodo no laborable del recurso.

Cmo dirigen la programacin las asignaciones de recursos?

Si no asigna recursos a las tareas en el proyecto, Project calcula la programacin con la informacin sobre la duracin de tareas, la dependencia entre las mismas, la delimitacin, y el calendario del proyecto y de tareas. (calendario de tareas: calendario base que se puede aplicar a tareas individuales para controlar su programacin; por lo general, es distinto del calendario del proyecto o de los calendarios de cualquiera de los recursos asignados. De manera predeterminada, todas las tareas utilizan el calendario del proyecto.) Si asigna recursos, las tareas tambin se programan de acuerdo con los calendarios de recursos y las unidades de asignacin (unidades de asignacin: porcentaje de tiempo o unidades de un recurso de trabajo que se asignan al recurso para una tarea.) . Una asignacin es la asociacin de una tarea especfica a un recurso especfico encargado de realizar la tarea. Se puede asignar ms de un recurso a una tarea. Es posible asignar a las tareas tanto recursos de trabajo como materiales. A diferencia de los recursos de trabajo

(recurso de trabajo: recursos humanos o de equipamiento que realizan trabajo para completar una tarea. Los recursos de trabajo consumen tiempo [horas o das] para completar las tareas.) , la asignacin de los recursos materiales (recurso material: suministros u otros elementos consumibles que se utilizan para completar las tareas de un proyecto.) a una tarea no afecta a la programacin de las tareas. Por ejemplo, en el proyecto tiene una tarea denominada "Desarrollar especificaciones". Tambin tiene un recurso de ingeniera, Juan. Si asigna a Juan a la tarea Desarrollar especificaciones, la asignacin es esta interseccin de la tarea y el recurso. La programacin de esta tarea depende del calendario de recursos y de las unidades de asignacin de Juan, adems de informacin como la duracin, dependencias, delimitaciones y calendarios. Adems de programar de acuerdo con la informacin de tareas, despus de asignar recursos a las tareas en el proyecto, Project dispone de informacin de recursos y de asignaciones que utiliza para calcular informacin de calendario, incluyendo: La cantidad de trabajo o de trabajo de horas extra que se le asigna al recurso y la forma en que se distribuye ese trabajo en funcin del tiempo. La distribucin del trabajo en funcin del tiempo puede resultar afectada por los perfiles de trabajo (perfil: modelo de cmo se distribuye el trabajo programado para una asignacin en el tiempo. Utilice un perfil para controlar cmo Project programa el trabajo de un recurso. Entre los ejemplos de perfil pueden citarse: uniforme, creciente, decreciente, de campana y de campana achatada, entre otros.) . El nmero de unidades de asignacin para el recurso, es decir, tiempo parcial, tiempo completo o mltiple, de la tarea. El tipo de tarea (tipo de tarea: caracterizacin de una tarea basndose en el aspecto de la tarea que es fijo y en los aspectos que son variables. Existen tres tipos de tareas: unidades fijas, trabajo fijo y duracin fija. El tipo de tarea predeterminado en Project es unidades fijas.) , afecta al modo en que cambia una programacin si revisa la asignacin existente. Los tres tipos de tareas son unidad fija (tarea de unidades fijas: tarea cuyas unidades asignadas (o recursos) son un valor fijo y cualquier cambio en la cantidad de trabajo o en la duracin de la tarea no afecta a las unidades de la tarea. Se calcula del siguiente modo: Duracin x Unidades = Trabajo.)

, duracin fija (tarea de duracin fija: tarea cuya duracin es un valor fijo y cualquier cambio en el trabajo o en las unidades asignadas (es decir, recursos) no afecta a la duracin de la tarea. Se calcula del siguiente modo: Duracin x Unidades = Trabajo.) y trabajo fijo (tarea de trabajo fijo: tarea cuya cantidad de trabajo es un valor fijo y cualquier cambio en la duracin de la tarea o en el nmero de unidades asignadas (o recursos) no afecta al trabajo de la tarea. Se calcula del siguiente modo: Duracin x Unidades = Trabajo.) . Si la tarea es del tipo condicionado por el esfuerzo (programacin condicionada por el esfuerzo: mtodo predeterminado de programacin de Project. La duracin de una tarea disminuye o aumenta a medida que se agregan o quitan recursos de una tarea, mientras que la cantidad de esfuerzo necesaria para completar dicha tarea permanece sin cambios.) . Si una tarea es del tipo condicionada por el esfuerzo, a medida que agrega recursos o los quita en la asignacin, el trabajo para la tarea permanece constante y se redistribuye entre los recursos. Para las tareas de unidades fijas si, por ejemplo, un resultado posible es que se asignen ms recursos, por lo que la realizacin de la tarea durar menos. El calendario de recursos (calendario de recursos: calendario en el que se especifica el perodo laborable y no laborable de un nico recurso. El calendario del recurso difiere del calendario base en que ste ltimo especifica el perodo laborable y no laborable para ms de un recurso.) en uso. Project programa los recursos asignados basndose en los perodos laborables y los no laborables que se indican en los calendarios de recursos.

Cul es la diferencia entre fechas planeadas, fechas programadas y fechas reales?

Una vez que ha introducido toda la informacin relacionada con el proyecto y estn preparados para comenzarlo, puede establecer una lnea de base (plan previsto: planes originales del proyecto [hasta 11 por proyecto] que se utilizan para el seguimiento del progreso durante un proyecto. El plan previsto es una instantnea de la programacin en el momento de guardar la lnea de base e incluye informacin sobre tareas, recursos y asignaciones.) y comenzar a realizar un seguimiento de

(real: informacin que muestra lo que ha ocurrido realmente. Por ejemplo, la fecha de comienzo real de una tarea es el da en que ha comenzado la tarea realmente.) las tareas en curso. Cuando introduce una fecha de comienzo o de fin real para una tarea, Microsoft Project actualiza las fechas programadas para esa tarea en los campos Comienzo y Fin. No obstante, los cambios que realiza a las fechas reales o programadas no afectan a las fechas de comienzo y de fin previstas. Cuando actualiza o introduce el progreso de las tareas, Project calcula la diferencia entre las fechas de comienzo previstas de una tarea y las fechas de (programacin: informacin ms reciente acerca de un proyecto, incluyendo fechas, duraciones y costos reales y restantes de las tareas que han comenzado y las ltimas proyecciones de fechas, duraciones y costos de las tareas que an no han comenzado.) comienzo programadas y muestra esa diferencia en el campo Variacin de comienzo. La variacin (variacin: diferencia entre la informacin prevista de la tarea o el recurso y la programada. Suelen tener lugar cuando se establece un plan previsto y comienza a especificarse la informacin real en la programacin. Las variaciones pueden producirse en trabajo, costos y programacin.) tambin se calcula entre los campos de fin previsto y de fin programado, que se muestran en el campo Variacin de fin. Cuando se finalizan las tareas, la variacin se calcula entre las fechas de comienzo y de fin previstas y las fechas de comienzo y de fin reales. Si los cambios que haya realizado afectan a las fechas de comienzo o de fin, o a las (sucesora: tarea que no puede comenzar ni finalizar hasta que no comience o finalice otra tarea.) fechas de comienzo o de fin de las sucesoras, las nuevas fechas pasarn a ser fechas de comienzo y de fin programadas. Las fechas de comienzo y de fin programadas muestran el estado actual del proyecto como resultado de los cambios realizados. Tambin puede comparar las fechas previstas, programadas y reales con un plan provisional (plan provisional: conjunto de fechas de comienzo y de fin de tareas que puede guardar en determinadas etapas del proyecto. Puede comparar un plan provisional con el plan previsto o actual para controlar el progreso o la posposicin del proyecto. Puede guardar hasta 10 planes provisionales.) si desea ver el progreso sucesivo del proyecto.

Crear el marco de trabajo para la programacin

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Al generar un plan de proyecto, Project calcula y elabora una programacin de trabajo conforme a la informacin que se proporcione sobre las tareas que deben realizarse, las personas que trabajan en ellas, el equipo y los suministros necesarios para llevarlas a cabo, as como los costos implicados. Existen diversas formas de desarrollar y optimizar una programacin del proyecto en Project, por ejemplo vincular las tareas para crear dependencias de tareas, definir las delimitaciones sobre las tareas y crear o modificar los calendarios. Para estos mtodos, usted deber iniciar la accin que afecte a la programacin. En esta leccin realizar un recorrido por algunos de los ajustes y caractersticas que funcionan en segundo plano cuando crea una nueva programacin de proyecto. Vamos a explicar en detalle cmo influyen en la programacin y cmo los cambios que realice a estas opciones le podrn ayudar a ajustar la programacin para que se adapte a sus necesidades. Para continuar leyendo esta leccin por su cuenta, haga clic en Siguiente. Al crear un plan de proyecto, introduzca los tipos siguientes de informacin de manera que Project pueda calcular la programacin, costos y carga de trabajo de los recursos: Tareas Duracin Costos Recursos Dependencias entre tareas

Funciones bsicas de programacin de Project

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Las frmulas y funciones bsicas funcionan en segundo plano en Project siempre que se crea un plan de proyecto. En esta leccin se explica cmo puede adaptar estas ayudas para programar con objeto de obtener los resultados exactos que el proyecto necesita. Se tratarn los siguientes temas: La frmula de programacin Project utiliza una frmula de programacin para calcular los distintos elementos de una programacin de proyecto, Duracin = Trabajo Unidades de recurso. Tipos de tareas Los tipos de tareas son opciones que pueden aplicarse a tareas y que afectarn a la manera en que la frmula calcular esas tareas. Por ejemplo, si "cambia" la duracin de una tarea, el valor que defina para la duracin de la tarea permanecer invariable ya que la frmula calcula el trabajo y las unidades de recurso. Programacin condicionada por el esfuerzo La programacin condicionada por el esfuerzo surte efecto cuando se agregan recursos o se quitan de las tareas. Esta opcin de programacin mantiene la cantidad de trabajo constante cuando cambia las unidades de recurso asignado, lo que le ayudar a estimar la duracin de la tarea. A pesar de que son todas tcnicas de programacin independientes, tambin trabajan juntas. Esta leccin le ayudar a entender cmo trabajan, tanto de manera individual como conjuntamente, de manera que pueda ajustar y controlar mejor la programacin del proyecto. Siguiente Las fechas y las fechas lmites de un proyecto suponen un objetivo de mxima prioridad cuando se est planificando un proyecto. A medida que desarrolla un plan de proyecto, querr tener una idea de cundo finalizan y comienzan las tareas ya que puede que tenga una fecha concreta en la que el proyecto entero debe terminarse. La duracin de las tareas es un factor fundamental. La fecha de fin de proyecto viene determinada por las ltimas fechas de fin de las tareas y dichas fechas de fin dependen de cunto se tardar en completar las tareas. La duracin de cada tarea viene determinada por las unidades de recursos asignadas y el trabajo estimado (esfuerzo del recurso) y se calcula mediante esta frmula de programacin: Duracin = Trabajo Unidades de recurso. Puede controlar cules de los valores de la frmula de programacin influye ms sobre una programacin de tarea. A medida que avance en esta leccin, ver cmo el establecimiento de los tipos de tareas y la aplicacin de la programacin condicionada por el esfuerzo afectar a la frmula de programacin.

Segn lo mucho que haya profundizado en la programacin de Project en el pasado, es posible que no est familiarizado con todas las opciones de programacin.

La frmula de programacin se calcula siempre en segundo plano ajustando la programacin del proyecto segn los valores que asigne a estos tres elementos: Duracin = Trabajo Unidades de

recurso.

Siguiente Antes de asignar un recurso a una tarea de proyecto, la tarea dispone de una duracin pero no tiene ningn trabajo asociado. Por qu? Porque el trabajo representa la cantidad de esfuerzo que un recurso o varios recursos invertirn en finalizar la tarea. Para aprovechar al mximo la programacin de Project, es preciso que comprenda y utilice de manera eficaz las tres partes que componen la frmula de programacin: Duracin = Trabajo Unidades de recursos. Cuando se asignan recursos a una tarea, basndose en la frmula de programacin, Project calcula de qu forma influye la tarea en la programacin mediante los valores asignados al Trabajo, la Duracin y las Unidades de recursos asociados a la tarea. Nota En esta leccin, se hablar slo de recursos humanos, tambin denominados recursos de trabajo y no, de recursos materiales como madera, pintura, cemento o cintas de vdeo. Estos tres elementos de la frmula de programacin tambin se corresponden con tipos de tareas, un valor que se puede aplicar a tareas individuales, de forma que le permite ajustar la influencia de ese tipo de tarea en la programacin. Trabajo indica la cantidad de esfuerzo, medido en unidades de tiempo (como horas o das) que un recurso necesita para completar la tarea. El trabajo total de una tarea constituye la suma de todas esas unidades temporales, con independencia del nmero de recursos asignados a la tarea.

Duracin es la longitud del perodo laborable entre el comienzo y el fin de una tarea. Project basa el clculo de la duracin de una tarea en la cantidad de trabajo y la cantidad de unidades de recursos que se le asignan. El perodo laborable de una tarea se define mediante el calendario del proyecto, el calendario del recurso, el calendario de tareas o cualquier calendario personalizado que se haya definido para el proyecto.

Unidades de recursos indica la cantidad de tiempo disponible de un recurso, segn el calendario de recurso, que se va a emplear para trabajar en una tarea concreta. Los recursos son las personas, el equipo o los dems materiales que se utilizan para realizar una tarea. En la programacin de un proyecto, el esfuerzo del recurso se expresa como unidades de asignacin o, en ocasiones, slo como unidades.

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Project utiliza la configuracin del tipo de tarea para calcular el trabajo, la duracin y las unidades de recursos de una tarea. Al aplicar una configuracin de tipo de tarea a las tareas, se puede controlar de qu forma calcula Project los otros dos valores de la frmula cuando se modifica la programacin. Existen tres tipos de tarea disponibles: Duracin fija Trabajo fijo Unidades fijas (unidades de asignacin de recursos) La configuracin del tipo de tarea predeterminada cuando Project calcula la duracin es Unidades fijas. "Fijas" no quiere decir que usted no pueda modificar esos valores; s que puede. Quiere decir que la frmula de programacin calcular los otros dos elementos de acuerdo con el elemento que est definido como "fijo". Ms adelante en esta leccin, crear una herramienta que le permitir experimentar con estas configuraciones. Cuando comience a planear un proyecto, tenga en cuenta la frmula de programacin y los tipos de tarea y determine la mejor configuracin para la mayora de las tareas del proyecto. Si mezcla demasiados tipos de tareas a lo largo del proyecto, es posible que olvide la configuracin que ha aplicado a cada tarea. Sugerencia Para que los tipos de tarea se mantengan siempre en la vista en el plan del proyecto, agregue el campo Tipo a la vista del proyecto. Una vez que haya configurado el tipo de tarea ms eficaz para el proyecto, podr utilizar la funcin Etiquetas inteligentes para efectuar cambios en tareas de forma individual cuando sea preciso. Si cambia un valor de programacin de una tarea, se mostrar un indicador de Etiqueta inteligente , que le ofrecer opciones segn la manera en que el cambio afecte a los otros dos elementos de la frmula de programacin y pueda modificar la programacin del proyecto. Vamos a examinar los tres tipos de tarea y cmo pueden utilizarse para ajustar y ejercer control sobre la programacin.

Utilice esta tabla para ver cmo influye cada configuracin de tipo de tarea en las otras dos variables de la frmula de programacin.

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Duracin = Trabajo Unidades de recursos Project evala el trabajo en trminos de unidades de asignacin de recursos; es decir, el porcentaje de perodo laborable disponible, segn el calendario de recurso, que un recurso emplear en una tarea asignada. Las unidades de asignacin de recursos de Project se expresan en porcentajes o en decimales. El 100 % de unidades implica que un recurso trabaja a jornada completa; el 50 % de unidades, que el recurso trabaja a media jornada, y as sucesivamente. La configuracin de programacin predeterminada de Project es Unidades fijas, que implica que sean cuales sean las unidades de recursos que asigne, ese valor permanecer fijo y que los otros dos elementos de la frmula de programacin se vern afectados por los cambios.

Ejemplo del comportamiento bsico de programacin que se observa al modificar el elemento Trabajo en una tarea de unidades fijas: Asigna 1 pintor a jornada completa (100 %) para que pinte las paredes en 4 das (la duracin). El trabajo (el tiempo que el pintor necesitar para finalizar la tarea al 100 % de su esfuerzo) es de 32 horas o 4 das. Si aumenta la cantidad de trabajo a 40 horas, Project actualizar la duracin en 5 das. El pintor tendr, entonces, un da de trabajo extra para la tarea.

Si asigna otro pintor a jornada completa, ambos pintores, empleando el 100 % de su tiempo en la tarea, tendrn el trabajo listo en 2 das.

Siguiente Duracin = Trabajo Unidades de recursos Establezca la tarea en Trabajo fijo si desea que la cantidad de trabajo permanezca invariable, con independencia de cualquier cambio que se produzca en la duracin o las unidades de recursos. Recuerde que en Project, el trabajo se mide en unidades temporales, como horas, y que indica la cantidad de esfuerzo que un recurso necesita emplear para finalizar una tarea. El trabajo total de una tarea constituye la suma de todas esas unidades temporales, con independencia del nmero de recursos asignados a la tarea.

Ejemplo del comportamiento bsico de programacin que se observa al modificar el elemento Duracin en una tarea de trabajo fijo: Se han asignado dos pintores a jornada completa (100 %) para pintar las paredes en 2 das (el trabajo equivale a 32 horas: 16 horas por pintor). Si se incrementa la duracin de la tarea de 2 a 4 das, Project establecer las unidades de asignacin de cada pintor en 50 % de manera que cada pintor trabaje slo media jornada y que el trabajo permanezca fijo en 32 horas.

Tipo de tarea de duracin fija

Siguiente Duracin = Trabajo Unidades de recursos Duracin es la longitud del perodo laborable entre el comienzo y el fin de una tarea. Si elige realizar una tarea de duracin fija, la duracin de la tarea permanecer sea cual sea el valor que indique y Project actualizar las unidades de recursos conforme cambie las asignaciones. Nota Una tarea de resumen siempre dispone de un tipo de tarea de duracin fija. Las tareas de resumen se basan en la fecha de comienzo ms temprana y la fecha de fin ms tarda de sus subtareas y el clculo de la duracin de una tarea de resumen se basa en sus subtareas. De manera que la duracin de una tarea de resumen no se puede cambiar directamente

Ejemplo del comportamiento bsico de programacin que se observa al modificar el elemento Unidades de recursos en una tarea de duracin fija: Se ha asignado su pintor a jornada completa (100 %) para que pinte una sala en 4 das. El trabajo es de 32 horas.

Ms tarde, usted asigna el mismo pintor para que pinte otra sala pero, desgraciadamente, el pintor est comprometido en otra labor durante 4 das y no podr trabajar en la tarea hasta entonces. El pintor slo puede trabajar a media jornada (50 %) pintando la sala adicional. Al indicar 50 %, Project mantiene la duracin fija en 4 das y actualiza el trabajo en 16 horas.

Ejercicio prctico

Siguiente Cmo puede saber cul es el tipo de tarea adecuado para las tareas del proyecto? Cmo puede predecir los distintos efectos en la programacin y obtener los mejores resultados de un proyecto concreto? La mejor forma de comprender cmo los cambios en elementos individuales de la frmula de programacin pueden influir en las tareas y en la programacin global del proyecto es trabajar con los diferentes resultados codo con codo. En este ejercicio prctico se muestra cmo crear una "herramienta" de programacin que permita comparar los resultados. Tambin podr guardar esta herramienta para su uso en el futuro cuando desarrolle los proyectos. Al hacer clic en Ejercicio prctico de Project, ms abajo, Project se abrir, se descargar un archivo de ejercicios prcticos en el equipo y se mostrarn instrucciones para ayudarle a realizar el ejercicio prctico. Tamao de la descarga: 113 KB (<1 min @ 56 Kbps)

Ejercicio 1: crear la herramienta de programacin

Agregar columnas
1. 2. 3. 4. 5. En la barra de mens, haga clic en Vista y despus, haga clic en Uso de tareas. Haga clic en la divisin del panel donde comienza la seccin Detalles y arrastre la barra de divisin hasta que muestre todas las columnas que pudieran quedar ocultas. En la parte superior de la hoja de clculo, haga clic en Trabajo para seleccionar la columna. En la barra de mens, haga clic en Insertar y a continuacin, haga clic en Columna. En el cuadro de dilogo Definicin de columna, desplace hacia abajo la lista del cuadro Nombre de campo y haga clic en Tipo. Haga clic en Aceptar. Se agregar otra columna, denominada Tipo, a la hoja de clculo. Sugerencia Si desea ms espacio de trabajo, cierre el panel lateral izquierdo haciendo clic en el botn de la barra de herramientas Gua de proyectos.

Mostrar u ocultar la Gua de proyectos

Crear dos columnas ms

1. 2. 3. 4. Repita los pasos 3 y 4 del procedimiento anterior. Una vez que llegue al cuadro de dilogo Definicin de columna, desplace hacia arriba la lista del cuadro Nombre de campo y haga clic en Nombres de los recursos. Haga clic en Aceptar. Repita los pasos 3 y 4 del procedimiento anterior. Una vez que llegue al cuadro de dilogo Definicin de columna, en el campo Nombre de campo, desplace la lista hacia abajo y haga clic en Unidades de asignacin. Haga clic en Aceptar.

Ya dispone del marco de trabajo para la programacin del proyecto y podr agregar algunos datos.

Agregar tareas
1. Haga clic en el primer campo situado bajo Nombre de tarea y escriba Duracin fija.

2. 3.

En esa misma columna, baje un campo y escriba Unidades fijas. Permanezca en esa columna, baje un campo ms y escriba Trabajo fijo.

Establecer tipos de tareas

1. 2. En la programacin del proyecto, haga clic en el campo Tipo de la tarea Duracin fija, haga clic en la flecha y despus, haga clic en Duracin fija. Haga clic en el campo Tipo de la tarea Trabajo fijo, haga clic en la flecha y, despus, haga clic en Trabajo fijo. Nota Tambin puede hacer clic en una tarea y, a continuacin, hacer clic en el botn Informacin de la

tarea para establecer el tipo de tarea. Se mostrarn las configuraciones de tipo de tarea y otra informacin relacionada con la programacin de esa tarea en la ficha Avanzado. No ha tenido que establecer un tipo de tarea para la tarea Unidades fijas. Por qu? Porque Unidades fijas es la configuracin de tipo de tarea predeterminada en Project. Ahora ya ha establecido el tipo de tarea de cada una de las tres tareas de la programacin del proyecto.

Asignar recursos
1. 2. 3. Haga clic en la tarea Duracin fija y, a continuacin, haga clic en el botn Asignar recursos de herramientas. En el campo Nombre del recurso, escriba Laura En el campo Unidades, escriba 100% y despus, haga clic en Asignar. Sugerencia No cierre el cuadro de dilogo Asignar recursos hasta que no haya terminado este ejercicio. Mientras trabaje en Project, podr dejar a menudo este cuadro de dilogo abierto durante las actividades de programacin y asignacin de recursos si le interesa. Podr cambiar su posicin en la pantalla como precise. 4. 5. 6. Haga clic en la tarea Unidades fijas y repita los pasos 2 y 3 de esta tarea. Haga clic en la tarea Trabajo fijo y repita los pasos 2 y 3 de esta tarea tambin. Cierre el cuadro de dilogo Asignar recursos. de la barra

A continuacin, vamos a comprobar qu ocurre con los componentes de la programacin si se realizan cambios en los distintos tipos de tarea. Nota Recuerde que "fijo" implica que el valor que usted establezca para esa parte de la frmula de programacin permanecer constante y que las otras dos partes se actualizarn cuando se realice algn cambio. En algunos ejercicios, cambiar el valor "fijo" de manera que podr ver cmo se calculan las otras partes.

Ejercicio 2: programar con tareas de duracin fija

Aumentar la duracin de la tarea

1. 2. En la programacin del proyecto, haga clic en la tarea Duracin fija. En el campo Duracin, escriba 10d y presione ENTRAR. Nota Es posible que necesite desplazarse hacia la derecha para ver el campo Duracin.

El nmero total de horas de trabajo para esta tarea es ahora de 80. Que ocurre si Laura slo puede trabajar media jornada en esta tarea?

Disminuir las unidades de recursos de la tarea

1. Haga clic en la tarea Duracin fija y, a continuacin, haga clic en el botn Asignar recursos .

2.

En el cuadro de dilogo Asignar recursos, junto a Laura, cambie las Unidades a 50% y, a continuacin, presione ENTRAR. Observe que el trabajo total de esta tarea es ahora 40 horas. Por qu? Porque si la duracin no puede cambiar (es fija) y se ha modificado la cantidad de tiempo que Laura puede emplear en esta tarea, el trabajo es el nico elemento de la frmula de programacin que puede cambiar.

Sugerencia Si se muestra un indicador de Etiqueta inteligente mientras trabaja en un plan de proyecto, haga clic en l para ver las opciones de ese elemento. Haga clic en l ahora para ver cules son los distintos efectos que ese cambio puede tener en la programacin. Nota El calendario estndar en Project es de 8 horas laborables al da, de lunes a viernes. Cuando programe sus propios proyectos en el futuro, asegrese de estar utilizando el mismo calendario base (Estndar, 24 horas o Turno de noche) tanto en la herramienta como en el proyecto. Qu sucede si cambio la variable que queda en la frmula de programacin, Trabajo?

Aumentar el trabajo de la tarea

1. 2. En el cuadro de dilogo Asignar recursos, situado junto a Laura, vuelva a cambiar Unidades a 100% y presione ENTRAR. En el campo Trabajo, indique 100h y, despus, presione ENTRAR para aumentar las horas de trabajo. Las unidades de asignacin de Laura ascienden actualmente a 125 %; est sobreasignada. Para finalizar esta tarea a tiempo, con la cantidad de trabajo estimada, ser necesario encontrar otro recurso o planear el pago de horas extra a Laura. A continuacin, vea qu sucede si programa tareas basndose en los recursos disponibles.

Ejercicio 3: programar con tareas de unidades fijas

Nota Recuerde que Unidades fijas es la configuracin de tipo de tarea predeterminada de Project y que unidades se refiere a unidades de asignacin de recursos.

Aumentar la duracin de la tarea

En el caso de la tarea Unidades fijas, aumente la duracin de la tarea indicando 4d en el campo Duracin y despus, presione ENTRAR. Qu ha sucedido con la cantidad de trabajo necesaria para que Laura finalizase la tarea? Su trabajo se ha aumentado de 8 a 32 horas. Al proporcionarle ms tiempo para terminar la tarea sin disminuir la cantidad de esfuerzo al da que deber emplear en la tarea (dado que la ha configurado como una tarea de unidades fijas o de unidades de recursos fijas). Deber invertir el 100 % de su tiempo a menos que cambie manualmente el valor de las unidades. De modo que, al aumentar la duracin de la tarea, el perodo laborable que invierta en la tarea crecer en consonancia. Enfquelo de otra manera.

Disminuir la duracin de la tarea

En el caso de la tarea Unidades fijas, disminuya la duracin de la tarea indicando 2d en el campo Duracin y despus, presione ENTRAR. A pesar de haberse reducido la duracin de la tarea, Laura seguir teniendo que emplear el 100 % de su esfuerzo cada da en esta tarea.

En los ejercicios anteriores con el tipo de tarea de unidades fijas, los cambios en la duracin de las tareas determinan la cantidad de esfuerzo (trabajo) que Laura necesita emplear en la tarea. No es una situacin muy comn a la hora de administrar proyectos, pero puede servir para calcular una estimacin de los recursos necesarios para una tarea en particular. Si se conoce la cantidad de trabajo y el nmero de personas de las que se dispone para realizar el trabajo, Unidades fijas es la mejor configuracin para ayudarle a calcular la duracin.

Aumentar el trabajo de la tarea

1. 2. En el caso de la tarea Unidades fijas, vuelva a indicar 4 das en el campo Duracin. A continuacin, indique 40h en el campo Trabajo y presione ENTRAR. Cunto tiempo tardar Laura en realizarlo si utiliza todo su perodo laborable (100 %)? Respuesta: 5 das. Intntelo de otra forma.

Disminuir el trabajo de la tarea

En el caso de la tarea Unidades fijas, escriba 5h en el campo Trabajo y presione ENTRAR. Puesto que tiene menos de un da de trabajo asignado, Laura slo deber emplear menos de un da en finalizar la tarea.

Ejercicio 4: programar con tareas de trabajo fijo

En este ejercicio, se practicar el cambio de valores en la duracin y las unidades de recursos de una tarea de trabajo fijo.

Aumentar la duracin de la tarea

En la fila de la tarea Trabajo fijo, en el campo Duracin, indique 3d y presione, a continuacin, ENTRAR. Debido a la cantidad de trabajo fija de 8 horas para Laura y al concederle ms tiempo para trabajar en la tarea, slo necesitar el 33 % de su tiempo al da para finalizar la tarea. Qu ocurre si establece menos tiempo para trabajar en la tarea?

Disminuir la duracin de la tarea

En la fila de la tarea Trabajo fijo, en el campo Duracin , indique 0,5d y presione ENTRAR. Ahora Laura est sobreasignada, debiendo emplear el doble de esfuerzo (200 %) para finalizar la tarea en el tiempo establecido. Qu sucede si se modifica otra variable de la programacin?

Disminuir las unidades de recursos de la tarea

1. 2. En la fila de la tarea Trabajo fijo, haga clic en Trabajo fijo y despus, en el botn Asignar recursos En el campo Unidades junto a Laura, indique 50% y presione ENTRAR. Qu ha sucedido con la duracin? Al limitar la cantidad de esfuerzo, Laura pudo emplearlo en la tarea y la duracin de la tarea se prolong. Intntelo de otra manera y compruebe lo que sucede. En caso de emergencia, es posible que necesite perdir a un recurso que trabaje horas extra, por ejemplo. .

Aumentar las unidades de recursos de la tarea

En el cuadro de dilogo Assignar recursos, cambie las unidades de asignacin de Laura a 150% y presione ENTRAR. Laura trabajar horas extra y teminar la tarea en menos tiempo. Las matemticas parecen muy simples en este caso, con menos de una semana de trabajo y un recurso. Pero, ya que ha creado esta herramienta, podr experimentar con distintas configuraciones, cantidades de trabajo, unidades de recursos y varios recursos para comprobar su influencia en la programacin. Si lo desea, tmese tiempo ahora en intentar otras variantes. Una vez concluido el trabajo con la herramienta de programacin, podr continuar con la siguiente leccin.

Para continuar con el curso

Haga clic en Volver al curso para volver a la pgina del curso en el explorador Web. Una vez all, haga clic en Siguiente para continuar con el curso.

Siguiente Una vez que entienda de qu modo influye la parte Trabajo de la frmula de programacin, la funcin condicionada por el esfuerzo facilitar la programacin del proyecto. Si la programacin condicionada por el esfuerzo se encuentra activada, la cantidad de trabajo para una tarea permanecer constante aunque se agreguen y eliminen recursos de la tarea. Quizs hubiera sido mejor denominar a esta funcin de programacin "Mantener el trabajo constante", ya que eso es lo que hace. El objetivo de esta leccin es mostrarle cmo utilizar la programacin condicionada por el esfuerzo de forma efectiva. Haga clic en Siguiente para continuar leyendo esta leccin por su cuenta.

Una vez que comprende cmo funciona la programacin condicionada por el esfuerzo, puede decidir cundo habilitar o deshabilitar este ajuste para las tareas en el proyecto.

Qu hace la programacin condicionada por el esfuerzo?

Siguiente

Condicionado por el esfuerzo significa que cuando asigna o quita personas de una tarea, Project alarga o reduce la duracin de sta basndose en el nmero de unidades de recursos asignados a dicha tarea, pero no cambia el trabajo total de ella. En muchos casos, cuando comienza a planear un proyecto, ya sabe "qu" tiene que hacerse cuando se agrega una tarea a un proyecto. Por ejemplo, ya sabe (o tiene una estimacin bastante acertada) de los metros cuadrados que tienen las paredes que van a pintarse o cunto cdigo de software tiene que escribirse para un conjunto particular de funciones. As que cuando planea un proyecto, con frecuencia ya tiene una idea bastante aproximada del "trabajo" que tiene que hacerse. Para completar la programacin del proyecto, tendr que ajustar las horas anticipadas para completar este trabajo (duracin) y el nmero de recursos (unidades de recursos) que puede asignarle para completar el trabajo. Con esta idea en mente, la funcin de programacin condicionada por el esfuerzo se habilitar de manera predeterminada en Project. Si las tareas de proyecto tienen requisitos distintos, puede deshabilitar el ajuste Condicionada por el esfuerzo. As que, cmo decide si debe habilitarse o no?

Para ver el ajuste de condicionado por el esfuerzo en una tarea, haga clic en el botn Informacin de la tarea en la barra de herramientas. La ficha Avanzadas contiene la mayor parte de la informacin que necesita saber sobre cmo se programa una tarea incluida en el ajuste Condicionada por el esfuerzo. Para deshabilitar la programacin condicionada por el esfuerzo, desactive la opcin Condicionada por el esfuerzo.

Cundo se aplica la programacin condicionada por el esfuerzo?

Siguiente Aun cuando el ajuste Condicionada por el esfuerzo est habilitado de manera predeterminada, no supone ningn cambio en la programacin hasta que agregue recursos a una tarea o los quite de ella. La programacin condicionada por el esfuerzo se comporta de manera diferente dependiendo de cundo asigna los recursos: Los clculos condicionados por el esfuerzo slo se aplican despus de asignar uno o varios recursos por primera vez a la tarea. Despus de asignar un recurso, el valor Trabajo no cambia con la adicin de nuevos recursos ni con la reduccin de stos en la misma tarea. Los clculos condicionados por el esfuerzo no se aplicarn a varios recursos que se asignan a la vez y que son las primeras asignaciones de una tarea. No obstante, tras esta asignacin inicial de diversos recursos, el valor Trabajo no cambia al asignar nuevos recursos ni al quitarlos

Si en un principio asigna dos recursos a una tarea que tiene una duracin de 24 horas, Project programar cada recurso para que trabaje 24 horas para un total de 48 horas de trabajo (se trata de trabajo, no de duracin).

Cada recurso trabaja 24 horas en una tarea con una duracin de 24 horas. Vuelve a empezar y cree la misma tarea, con una duracin de 24 horas, y asigne slo un recurso al 100%. El trabajo para la tarea tiene una duracin 24 horas. Ms tarde, agregue un segundo recurso al 100%. La programacin condicionada por el esfuerzo har que Project programe cada recurso para que trabaje 12 horas en la tarea.

El trabajo total para la tarea sigue siendo 24 horas y la duracin de la tarea se reduce en 12 horas.

Cmo trabaja la programacin condicionada por el esfuerzo con los tipos de tareas?
Siguiente Ahora que ya tiene ms informacin sobre cmo funciona la programacin condicionada por el esfuerzo, le ayudar a comprender cmo aplicarla a tareas y cmo afectar a los clculos que la frmula de programacin realiza. A pesar de que la programacin condicionada por el esfuerzo pueda parecer que afecta a la programacin de la tarea de manera parecida a como lo hace el tipo de tarea de trabajo fijo, opera independientemente de los tipos de tareas. Sin embargo, afecta a cmo la frmula de programacin calcula (o no) el valor Trabajo. Cul es la diferencia? Tipos de tarea determina lo que le ocurre a las otras dos variables en la frmula de programacin. Programacin condicionada por el esfuerzo determina lo que le ocurre a las unidades de duracin o recurso para una tarea cuando agrega o quita recursos. Unidades fijas Con la programacin condicionada por el esfuerzo habilitada, cuantos ms recursos agregue a una tarea, ms corta ser la duracin. Duracin fija Con la programacin condicionada por el esfuerzo habilitada, cuando se agreguen ms recursos, decrecern las unidades de tiempo que cada recurso tendr que trabajar en la tarea. Vamos a echar un vistazo a cmo la programacin condicionada por el esfuerzo afecta a la frmula de programacin cuando aplica los tipos de tarea: Unidades fijas Si la programacin condicionada por el esfuerzo est habilitada para la tarea, Project ajustar la duracin de la tarea cuando agrega o quita recursos. Si cuenta con los medios, agregar ms personas es una de las opciones para acortar la programacin. Duracin fija Si la programacin condicionada por el esfuerzo est habilitada para la tarea, el cambio de las asignaciones de recursos modifica el esfuerzo que los recursos pondrn en la tarea. Es posible que desee considerar esta opcin cuando programe un proyecto si tiene la necesidad de aligerar la carga de algunas

personas o si necesita asignar a algunos de ellos media jornada a otras tareas. Trabajo fijo El tipo de tarea de trabajo fijo y de programacin condicionada por el esfuerzo mantienen constante el valor Trabajo y no podr deshabilitar el ajuste Condicionada por el esfuerzo para una tarea definida como Trabajo fijo.

Por qu deshabilitara la programacin condicionada por el esfuerzo?

Siguiente Es posible que la programacin condicionada por el esfuerzo no se aplique a todas las tareas en un proyecto por lo que puede deshabilitarla segn cada tarea. Cundo no sera til mantener habilitada la programacin condicionada por el esfuerzo? Aqu tiene un par de ejemplos: Tareas complejas Puede que tenga una tarea que sea muy compleja o requiera recursos altamente cualificados. Agregar ms recursos puede ralentizar el grupo si las actividades de tareas necesitan ms coordinacin o si hay que instruir a las personas antes de que puedan llevarlo a cabo. Cantidad de trabajo incierta o sin determinar Si no est seguro de cunto trabajo habr para una tarea, cuando deshabilite la programacin condicionada por el esfuerzo, podr permitir que la asignacin de recursos y duracin determine el trabajo de la manera adecuada. Con la programacin condicionada por el esfuerzo deshabilitada, la cantidad de trabajo puede cambiar. Ejemplo de comportamiento bsico de la programacin que podr ver cuando se deshabilita la programacin condicionada por el esfuerzo: Dispone de 4 semanas para probar el software. Segn la estimacin de trabajo original, el jefe de proyecto ha asignado 1 persona para que realice las pruebas. A continuacin, practicar utilizando la herramienta de programacin (la que ha creado en la ltima prctica) con objeto de aplicar el ajuste Condicionada por el esfuerzo a tipos de tareas distintos para ver cmo les afectar la programacin de la tarea.

Pero despus de que el jefe del personal de pruebas ve el plan, decide que necesitar dos personas para realizar las pruebas con objeto de completar la tarea a tiempo. Al asignar un recurso adicional a la tarea de la realizacin de pruebas con una duracin total de 4 semanas, Project volver a calcular el trabajo necesario para completar la tarea.

Introduccin a la creacin de un presupuesto

Para crear un presupuesto para el proyecto, debe realizar cinco procesos: En primer lugar, se crean los recursos de presupuesto (recurso de presupuesto: un recurso de presupuesto ayuda a capturar el dinero, trabajo o material que financia a un proyecto. Los

presupuestos slo pueden aplicarse al nivel de proyecto mediante la asignacin de un recurso de presupuesto a la tarea de resumen del proyecto.) que representan el presupuesto general del proyecto, incluidos los recursos de presupuesto para costos, trabajo y materiales. En segundo lugar, se asignan los recursos de presupuesto a la tarea de resumen del proyecto. De esta forma, los presupuestos se aplicarn a todo el proyecto. En tercer lugar, se especifican valores para los recursos de presupuesto. En cuarto lugar, se identifican otros recursos del proyecto que se van a supervisar y comparar con los recursos generales del presupuesto. Los recursos se identifican agrupndolos todos ellos (incluidos los recursos del presupuesto) segn el tipo de presupuesto con el que se van a comparar. Por ltimo, tras clasificar todos los recursos segn el tipo de presupuesto al que pertenecen, se agrupan los recursos para compararlos con el presupuesto general definido para el proyecto. Volver al principio

Paso 1: Crear recursos del presupuesto del proyecto

Como ejemplo de cmo crear un presupuesto para el proyecto, suponga que desea crear tres recursos de presupuesto denominados Presupuesto-Viajes, Presupuesto-Mano de obra y PresupuestoMateriales. Los nombres que asigne a estos recursos del presupuesto le ayudarn a distinguirlos de otros recursos del proyecto cuando los clasifique en el paso 4. 1. En la hoja de recursos, cree los tres recursos que va a utilizar como recursos de presupuesto del proyecto. 2. 3. Para cada recurso de presupuesto, haga clic en Informacin del recurso. En el cuadro Informacin del recurso, cree el tipo de recurso de presupuesto que desee haciendo clic en el tipo en la lista Tipo y activando la casilla de verificacin Presupuesto. 4. Haga clic en Aceptar. Volver al principio

Paso 2: Asignar los recursos del presupuesto a la tarea de resumen del proyecto
Para mostrar el presupuesto asignado a todo el proyecto, debe asignar todos los recursos del presupuesto a la tarea de resumen del proyecto: 1. En el men Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. 3.

En el men Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuacin, en la ficha Vista. En la seccin Opciones del esquema, haga clic en Mostrar tarea de resumen del proyecto.

4. 5.

Haga clic en Aceptar. Seleccione la tarea de resumen del proyecto y, a continuacin, haga clic en Asignar recursos .

6.

En el campo Nombre del recurso, seleccione los recursos de presupuesto que ha creado en el primer paso y, despus, haga clic en Asignar.
SUGERENCIA

Si tiene muchos recursos de distintos tipos, pero slo desea mostrar los recursos del . Active la casilla de verificacin

presupuesto, haga clic en Opciones de lista de recursos

situada bajo Filtrar por y, a continuacin, haga clic en Recursos del presupuesto en la lista. 7. Despus de asignar los recursos del presupuesto a la tarea de resumen del proyecto, haga clic en Cerrar. Volver al principio

Paso 3: Introducir valores para los recursos del presupuesto

1. 2. En el men Ver, haga clic en Uso de recursos. En la vista Uso de recursos, especifique valores para el presupuesto insertando columnas para los campos Costo presupuestado y Trabajo presupuestado: 1. 2. En el men Insertar, haga clic en Columna. En el cuadro Nombre de campo, haga clic en Costo presupuestado y luego en Aceptar. Repita estos dos pasos para insertar una columna para el campo Trabajo presupuestado.
SUGERENCIA

Si las asignaciones de recursos estn ocultas, haga clic en el smbolo de para mostrarlas.

esquema de la tarea 3.

En la fila que representa la tarea de resumen del proyecto, especifique los valores de los presupuestos de costo y trabajo.
NOTA

Tenga en cuenta que el campo Trabajo presupuestado incluye valores para los recursos

de trabajo y de material. Para un recurso de trabajo, el presupuesto se calcula en horas. Para un recurso de material, el presupuesto se calcula segn la etiqueta de material creada para dicho

recurso. Por ejemplo, un valor de presupuesto en cemento de 20 con la etiqueta de material Toneladas se muestra como 20 toneladas en el campo Trabajo presupuestado. Puede especificar tambin los importes de costo de trabajo y presupuesto para un perodo de tiempo especfico en la parte de fase temporal (fase temporal: informacin sobre tareas, recursos o asignaciones distribuida en el transcurso del tiempo. Puede revisar la informacin de fase temporal en cualquier perodo de tiempo disponible en los campos situados en el lado derecho de las vistas Uso de tareas y Uso de recursos.) de la vista Uso de recursos. Este mtodo le resultar til cuando desee especificar, por ejemplo, que se va a asignar una determinada cantidad de dinero al mes mientras dure el proyecto. 1. 2. En el men Formato, haga clic en Estilos de detalle. En el cuadro Campos disponibles, haga clic en Costo presupuestado y luego en Mostrar. Repita estos dos pasos para insertar una columna para el campo Trabajo presupuestado. 3. Haga clic en Aceptar. Los campos Trabajo presupuestado y Costo presupuestado aparecen como filas. Especifique valores de presupuesto para cada perodo de tiempo. Tenga en cuenta que slo puede especificar valores para la tarea de resumen del proyecto. Volver al principio

Paso 4: Clasificar los costos de los recursos segn el tipo de presupuesto

En este paso, se clasifican todos los recursos, incluidos los del presupuesto, segn el tipo de presupuesto al que pertenecen. Para ello, se crea un campo de texto personalizado que contiene palabras o frases que identifican cada tipo de presupuesto. Una vez clasificado cada recurso de esta manera, en el siguiente y ltimo paso, agrupar los tipos de presupuestos para compararlos con el presupuesto general. 1. 2. En el men Ver, haga clic en Hoja de recursos. Cree un campo de texto personalizado que contenga una palabra o frase que identifique cada tipo de presupuesto al que pertenecen los recursos: 1. Campos. 2. En el cuadro de dilogo Campos personalizados, haga clic en Recurso y, a continuacin, en la lista Tipo, haga clic en Texto1 (o en cualquier otro campo de texto desde Texto1 hasta Texto30). En el men Herramientas, elija Personalizar y, a continuacin, haga clic en

3.

Haga clic en Cambiar nombre para cambiar el campo de forma que indique la categora de presupuesto que desea agrupar, como Tipo de presupuesto.

4.

Seleccione la opcin Aplicar a menos que se indique manualmente y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

3. 4.

Agregue el campo de texto del recurso personalizado a la vista Hoja de recursos. En la vista Hoja de recursos, para cada recurso (incluidos los recursos de presupuesto), escriba una palabra o frase que identifique el tipo de presupuesto de ese recurso. Por ejemplo, para cada persona del proyecto que trabaje activamente en las tareas, puede utilizar el trmino Mano de obra para indicar el tipo de presupuesto. Para cada recurso de material, puede utilizar la palabra Materiales. Para cada recurso de costo que implique un viaje, puede usar la palabra Viaje.
NOTA

Asegrese de usar estas mismas palabras o frases de catalogacin para los recursos del

presupuesto asignados a la tarea de resumen del proyecto y para cada uno de los recursos de trabajo, material y costo.

Se ha agregado el campo personalizado Tipo de presupuesto a la hoja de recursos. Todos los recursos de viajes, incluido el recurso de presupuesto denominado Presupuesto-Viaje, se han clasificado en el mismo tipo de presupuesto. Las palabras o frases de catalogacin que ha escrito en el campo personalizado se utilizarn para agrupar los recursos en el paso siguiente. Volver al principio

Paso 5: Agrupar los recursos para compararlos con el presupuesto

1. 2. En el men Ver, haga clic en Uso de recursos. En el men Proyecto, elija Agrupar por y, a continuacin, haga clic en Personalizar Agrupar por.

3.

En el cuadro de dilogo Personalizar Agrupar por, en la columna Nombre de campo, haga clic en el nombre del campo de texto del recurso personalizado que ha creado en el paso 4 y, despus, haga clic en Aceptar.

Los recursos se agrupan por tipo de presupuesto. Ahora puede ver el costo de los recursos en comparacin con el presupuesto general definido para el proyecto en el paso 3.

El presupuesto total del trabajo para todo el proyecto. La cantidad total de trabajo de todos los recursos del proyecto. El trabajo asignado supera el trabajo presupuestado en 24 horas. La cantidad de trabajo asignado a Pedro.
SUGERENCIA

Puede ver tambin un informe grfico del presupuesto. En el men Informe, haga clic en

Informes visuales. En el cuadro de dilogo Informes visuales, haga clic en la ficha Uso de la asignacin y luego en Informe Trabajo presupuestado o Informe Costo presupuestado. Haga clic en Ver para ver el informe.