Gestin eficaz del tiempo.

Optimiza tu tiempo.
Mejore sus habilidades para el trabajo
Noviembre 2009 Versin: 1.1. ProQuaMe 2005, S.L.

Gestin eficaz del tiempo.

Introduccin.

De qu vamos a hablar?
Qu es gestionar el tiempo Empezar a caminar Herramientas para el tiempo Cmo priorizar Eternizacin Delegacin Getting things done (GTD)

Expectativas:
organizar mejor mi trabajo combinar trabajo de despacho e incidencias (interrupciones) los planes y previsiones no se cumplen gestiona mltiples tareas y funciones organizar mejor el tiempo dentro de mi jornada laboral no se por donde empezar se me acumulan las tareas pendientes necesito herramientas y pautas quiero dar mejor servicio a mi cliente, una respuesta gil quiero optimizar mi tiempo necesito diferenciar mi tiempo laboral y el personal

Steven Covey, 7 hbitos de las personas efectivas.

Dinmica de grupo
Sobre las fotografas de vuestro puesto de trabajo habitual, describir cmo organizis vuestro escritorio, vuestra agenda, qu sistema segus para desarrollar vuestras tareas y gestionar vuestro tiempo.

Qu organizacin?

Organizacin?

Organizacin?

Organizacin?

Organizacin?

Gestin eficaz del tiempo.

1. Qu es gestionar el tiempo?

Gestionar el tiempo?
Personas tan significadas como OBAMA tienen el mismo tiempo que tu, es decir

1. 60 segundos en un minuto 2. 60 minutos en una hora 3. 24 horas en un da 4. Y 168 horas en una semana

El tiempo ni se ahorra ni se almacena. No se trata de cunto tenemos sino de cmo lo utilizamos.

Gestionar el tiempo?
Es la gestin de nuestras propias actividades, para asegurarnos que se desarrollaran en el tiempo disponible o determinado, ya que el tiempo es un recurso escaso y continuo.

Porqu organizar mi tiempo?

Principales razones: 1. Ganar rendimiento sobre el tiempo (optimizarlo) 2. Motivar y promover la iniciativa 3. Permite hacer previsiones 4. Reduce la ansiedad (estrs)

Barreras para el xito en la gestin de nuestro tiempo

AUTOCONOCIMIENTO Y CONOCIMIENTO DE NUESTROS OBJETIVOS.

Slo a travs del propio conocimiento y de cules son nuestros objetivos podemos mejorar.
DESARROLLAR Y MANTENER UN CALENDARIO SUFICIENTEMENTE FLEXIBLE. El calendario debe de trabajar para ti, no para los dems. Debe reflejar aquello exclusivamente importante para ti.

Dinmica de grupo
Sobre el cuestionario hacemos un ranking para ver que no estamos tan mal, no?

Factores de fracaso.
1. Miedo a cambiar los propios hbitos. 2. Incertidumbre sobre cmo y cuando empezar. 3. Presin del tiempo, ya que para ahorrar tiempo futuro debes invertir tiempo presente (y el da a da ya sabemos como es). 4. Falta de voluntad.

Factores facilitadores
1. Mejoras en la eficacia de tu trabajo 2. Incremento de tu productividad 3. Desarrollo personal (trabajo + ocio) 4. Como respuesta a un incremento de responsabilidades

Gestin eficaz del tiempo.

2. Empecemos a organizarnos

La matriz de organizacin de tu tiempo

Importante
NO SI

EVITA HACERLO

DECIDE CUANDO DEBES HACERLO

Tenemos tendencia a reaccionar mejor frente a la urgencia que frente a la importancia:

1. Clasifica tus tareas: encuadrar las tareas en cada uno de los bloques. 2. Disciplina: realizar las tareas en el orden correcto.

Urgente

NO

DELEGA EN OTROS

HZLO AHORA MISMO

Fuente: First things first. Steven R. Covey.

SI

Situaciones ms frecuentes
Importante
NO SI

Urgente

Trivialidades
Pasatiempos Tareas improductivas Entretenimientos - juegos Cualquier otra cosa
NO

Prevencin Construccin de relaciones Planificacin y preparacin Desarrollos de sistemas Conocimiento profesional

Interrupciones
Algunas llamadas telefnicas o mails Algunas reuniones Reuniones no preparadas Actividades populares
SI

Situaciones de pnico
Asuntos estresantes Fuego cruzado Proyectos con plazos marcados

Fuente: First things first. Steven R. Covey.

Hacia una estrategia inteligente

Importante = f (valor para empresa)

NO
Urgente = f (tiempo)

SI
Visin Perspectiva Equilibrio Control

Irresponsabilidad Dependencia de otros

NO

RETO = PLANIFICAR, ANTICIPAR. Gestionar las tareas IMPORTANTES antes que estas devengan URGENTES.

Fuera de control Sentimiento de victimizacin Enfoque al corto plazo

Nos estresamos Nos quemamos

QU ESTRATGIAS DEBEMOS ADOPTAR PARA VENCER NUESTRAS BARRERAS PERSONALES? GESTIONAR EL TIEMPO ES GESTIONAR NUESTROS (MALOS) HBITOS.

Fuente: First things first. Steven R. Covey.

SI

Consejos para una gestin inteligente

Algunos consejos... 1. SER ORGANIZADO: filtra tus tareas 2. PROTEGER TU TIEMPO: quemar, aislar y delegar 3. CONSEGUIR A TRAVS DE UN ENFOQUE SOBRE OBJETIVOS: nfasis motivacional 4. TRABAJA SEGN UN ORDEN DE PRIORIDADES: pon objetivos y prioriza 5. UTILIZA HERRAMIENTAS MGICAS PARA SACAR PARTIDO DE TU TIEMPO 6. ENTRENA TUS HABILIDADES DE GESTIN DEL TIEMPO 7. SIGUE LA CORRIENTE: filosofa oriental, ritmos naturales 8. EVITA TUS MALOS HBITOS: eternizacin
Fuente: First things first. Steven R. Covey.

Consejos para una gestin inteligente

Cosas a potenciar... 1. Fijar objetivos inteligentes que puedan ser realmente desarrollados. Evita crear situaciones imposibles. 2. Establece prioridades. 3. Asumir completamente las responsabilidades sobre el hecho de hacer un uso o abuso de un precioso recurso, el tiempo.
Fuente: Stretegies for Success. www.accd.edu.

Gestin eficaz del tiempo.

3. Herramientas

Herramientas a desarrollar
1. No crear situaciones imposibles: 1. Compatibilizar trabajo con tiempo libre. 2. Revisa tus obligaciones externas. Existen tareas donde tu gestionas el tiempo y otras donde el tiempo es gestionado por factores externos. 3. Examina de forma realista estas obligaciones.

Herramientas a desarrollar
2. Define prioridades: 1. Planificar, planificar, planificar 2. Utiliza un calendario SEMANAL y una lista de tareas DIARIA. 3. Escribe esta lista de tareas diariamente. 4. Esta lista es un recordatorio: escoge entre lo que puede y no puede esperar. 5. Visualiza los incumplimientos para planificar el nuevo da.

Herramientas a desarrollar
3. Evita distracciones (ladrones del tiempo):
1. Identifica reas de prdida de tiempo. 2. Evita la ETERNIZACIN: acto deliberado (y esencial a la naturaleza humana) de posponer de forma excesiva tus objetivos o tareas. 3. Implica comportamientos perfeccionistas, pero tambin esconde inseguridad para desarrollar las tareas.
Eternizacin Perdida de tiempo Oportunidades perdidas Baja productividad Estrs galopante

Herramientas a desarrollar
4. Estoy sobrepasado por un objetivo o por un plazo:
1. La gestin de crisis (o su defecto) nos dejan poco tiempo para las rutinas o el disfrute de nuestra vida. 2. Has perdido el punto de vista respecto a tus objetivos o enfoques principales? 3. Desarrolla lista de tareas diarias semanales mensuales y de largo plazo.

Herramientas a desarrollar
5. Las barreras emocionales (dispersin, estrs, ansiedad, frustracin) afectan a tu productividad:
1. Busca tu bienestar fsico, desconecta de estas barreras 2. El ejercicio o cualquier otra distraccin que te relaje son perfectos antdotos para desconectar

Herramientas a desarrollar
6. Asume la responsabilidad sobre la gestin (o su defecto) de tu tiempo:
1. Busca ambientes de trabajo propicios 2. Limita tus distracciones o ladrones del tiempo (revisar mails, llamar compulsivamente) 3. Prevencin frente a amigos, compaeros que pasan por encima de tus prioridades

Una propuesta de organizacin del tiempo de trabajo

proyectos objetivos

planes de acciones

listas de tareas

Ladrones del tiempo

Cules son tus fuentes de interrupciones? Visitas inoportunas Llamadas telefnicas (entrantes) Reuniones Crisis, urgencias, incendios Dilacin, dejacin Cmo podemos defendernos de ellas?...

Dinmica de grupo
Cules son vuestros ladrones del tiempo? Cmo os afectan?

Ladrones del tiempo

Ladrones del tiempo

Ladrones del tiempo

Ladrones del tiempo

Reuniones: Es necesaria la reunin? Para qu se ha convocado - objetivos? Puede resolverse de otra forma? Fijar una lmites de duracin: 1,5h es demasiado Planificar (orden del da) y ceirse al plan.

Ladrones del tiempo

Ladrones del tiempo

Ladrones del tiempo

Ladrones del tiempo

Gestin eficaz del tiempo.

4. Cmo priorizar

Cmo establecer prioridades?

Anlisis ABC...
1. Ordenamos las tareas en grupos de prioridades: A: ms importantes, B: menos importantes, C: menos importantes an 2. Sirve para listas de tareas abiertas aunque se recomienda que se cierren para generar motivacin en su ejecucin 3. Se pueden establecer los grupos que se quieran. 4. Suela combinarse con la tcnica de Pareto.

Cmo establecer prioridades?

Tcnica de Pareto...
1. Se basa en la doble aplicacin de la regla del 8020. 2. El 80% de las tareas puede realizarse en el 20% del tiempo, y el 20% de tareas incompletas nos ocupa el 80% del tiempo restante. 3. Por su parte el 80% de nuestra productividad proviene del 20% de las tareas (previamente priorizadas por el valor que generan al proyecto).

Cmo establecer prioridades?

Mtodo POSEC (Prioritize by Organizing, Streamlining, Economizing & Contributing)
1. Sobre la analoga de la pirmide de MASLOW (jerarquia de la autorealizacin) es un sistema que sugiere que un individuo est mejor posicionado si prioriza sus responsabilidades personales, para soportar sus responsabilidades sociales. 2. En este sentido debera: 1. Prioriza tu tiempo y define tus objetivos personales

2. Organiza las cosas necesarias para tener xito (familia y finanzas) 3. Streamlining (racionaliza). Cosas que no te gusta hacer, pero debes

4.
5.

(trabajo) Economiza. Cosas que debes hacer pero no son urgentes (el pasado o tareas de socializacin) Contribuye. Prestando atencin al resto de las cosas que marcan la diferencia (obligaciones sociales).

Cmo establecer prioridades?

Mtodo Eisenhower... lo que es importante es en s mismo urgente, y lo urgente es en s mismo importante
Importante = f (valor para empresa) NO SI

Urgente = f (tiempo)

NO

Descartadas

Fijar una fecha lmite y realizarlas personalmente

SI

Delegarlas

Realizar inmediatamente y de forma personal

Dinmica de grupo
Fija 10 tareas a realizar en los prximos das. Sobre vuestra relacin de tareas (TODO list) clasifica por urgencia e importancia

Cmo ahorras tu tiempo?

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5. Dilacin, dejacin, eternizacin

DILACIN = DESMOTIVACIN
Hazlo ya...
1. Accin deliberada de dejar las cosas para maana. 2. Efectos: prdida de oportunidades, prdida de tiempo, baja productividad o estrs creciente. 3. Causas de este mal hbito:
1. Bsqueda del perfeccionismo, sentimiento de que el resultado es constantemente insuficiente, o miedo a la disconformidad. 2. Ciclo vicioso: comodidad, insuficiencia y dilacin.

DILACIN
Cmo superarla...
1. Un primer paso: aunque necesita compromiso y energa es mayor la energa necesaria para empezar que para continuar con el cambio.

DILACIN
Cmo superarla...
1. Algunos consejos:
1. Reconocimiento del problema: escribe todas las excusas y justificaciones para darte cuenta. 2. Piensa en positivo para darle la vuelta: cuanto antes empiece, antes acabo 3. Establece objetivos claros 4. Prioriza las tareas 5. Organiza tu agenda 6. Compromiso con tus tareas y plazos 7. Premia tu rendimiento

Gestin eficaz del tiempo.

6. Delegacin

DELEGACIN
Algunas pautas...
1. Delegar es repartir parte de tus responsabilidades y funciones (en el seno de un equipo) donde quien delega debe actuar como un coach (entrenador) con la persona en quien delega. 2. Las responsabilidades tambin se delegan.

Algunas pautas...
1. Responsabilidad y delegacin: 1. Responsabilidad operativa, la que se delega. Se hace por delegacin. 2. Responsabilidad gerencial, la que no se delega.
Seleccin de la persona adecuada en quien delegas Formacin e informacin que le ofreces para poder desarrollar su propsito Supervisin: De comportamientos (continuamente) De resultados (puntual y peridicamente)

DELEGACIN

Gestin eficaz del tiempo.

7. La propuesta del GTD

GETTING THINGS DONE (GTD)

Consigue que las cosas se hagan...
1. Sistema impulsado por David Allen, en su libro 2. GTD se basa en el principio de que una persona necesita borrar de su mente todas las tareas que tiene pendientes guardndolas en un lugar especfico. De este modo, se libera a la mente del trabajo de recordar todo lo que hay que hacer, y se puede concentrar en la efectiva realizacin de aquellas tareas.

GETTING THINGS DONE (GTD)

Ready for Anything, David Allen. Mantn todo fuera de tu cabeza. Decide qu acciones se requieren en tus tareas cuando aparecen no cuando expiran. Organiza recordatorios de tus proyectos y sus acciones prximas en las categoras apropiadas. Mantn tu sistema actualizado, completo y suficientemente revisado para conocer las opciones de las que dispones sobre lo que estas haciendo (y no haciendo) en cualquier momento."

GTD: Fases
1. RECOPILAR...
1. Depositar en "cubos" externos, todo aquello que necesitemos recordar, realizar o darle seguimiento. 2. Tras el procesamiento, todos los "cubos" deberan vaciarse al menos una vez por semana. 3. Objetivo: vaciar mi mente. 4. Un cubo es el soporte: Outlook, gestor de tareas, listas de notas, libretas

GTD: Fases
2. PROCESAR...

1. Regla de los dos minutos: "Si una tarea requiere menos de dos minutos, hazla inmediatamente". 2. Los 2 minutos son orientativos.

GTD: Fases
2. PROCESAR... Cmo?
1. Empezar siempre por el principio 2. No procesar ms de un elemento a la vez. 3. No enviar de vuelta al "cubo" a ningn elemento. 4. Si un elemento requiere de una accin para ser realizado: Si lleva menos de dos minutos, hazlo. Si no es tu tarea, delgalo adecuadamente. Posponlo. 5. Si un elemento no requiere una accin, Archvalo como referencia. Deschalo si no es procedente. Djalo en cuarentena si no puedes llevarlo a cabo en ese momento.

GTD: Fases
3. ORGANIZAR...
1. Se proponen dos instrumentos: Agenda: slo para tareas, citas o reuniones con fechas bien determinadas (hard landscape) Lista de tareas TODO list. 2. Cmo organizamos nuestras listas de tareas? Grupos homogneos: Acciones prximas Proyectos En espera Algn dia/Quizs

GTD: Fases
3. ORGANIZAR...
1. Qu suponen estos grupos homogneos? Acciones prximas: Para todo elemento que requiere tu atencin, se define el prximo hito por ejemplo, para redactar un informe, necesito una reunin previa con X (hito). Se organizan segn el contexto: trabajo, hogar Proyectos: Todo conjunto abierto de tareas que no estn concluidas. Su revisin peridica genera Acciones Prximas.

GTD: Fases
3. ORGANIZAR...
1. Qu suponen estos grupos homogneos? En espera: Para acciones que has delegado y ests en espera del retorno. Algn da/Quizs: Cosas que te interesan pero para las que no hay tiempo, por ejemplo, mejorar mi francs

Dinmica de grupo
Sobre tu lista de tareas (recopilacin) elabora las fases de PROCESA y ORGANIZA

GTD: Fases
3. ORGANIZAR...
1. Punto crtico: Sistema de revisin fcil, simple y amigable. 2. Desde a un trozo de papel hasta un software de GTD. 3. Se propone un orden alfabtico como sistema ms simple de acceso al seguimiento.
SEGUIMIENTO CON GMAIL Bryan Murdaugh "Getting Things Done with Gmail http://spaceagewasteland.com/gtd%20with%20gmail.pdf GTD Inbox extension: http://www.gtdgmail.com/

GTD: Fases
3. ORGANIZAR...
1. Allen propone un sistema de 43 carpetas 2. 12 carpetas MENSUALES 3. 31 carpetas (representando los das del mes) 4. Cada da revisas la carpeta, la vacas y la colocas en el mes siguiente. 5. Para tareas futuras, las colocas en forma de recordatorio, y te olvidas hasta el da correspondiente.

GTD: Fases
REVISAR...
1. Cualquier sistema requiere de revisin. 2. La revisin mnima es semanal para el sistema de organizacin GTD (a principio o final de semana). 3. Diariamente asumimos las carpetas diarias para revisar tareas y recordatorios.

GTD: Fases
HACER...
1. Malas seales si dedicamos mucho tiempo a organizar, y poco a hacer 2. La organizacin y planificacin debe ser sencilla, debe promover la accin y desincentivar la dejadez y saturacin

Gracias por vuestra atencin.