Control

en el proceso administrativo
Por:

Rodriguez Bojorquez Omar Alejandro Burciaga Stephanye Saldaa Sanches Jackeline

Control
Chiavenato: El control es una funcin administrativa: es la fase del proceso administrativo que mide y evala el desempeo y toma la accin correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente regulador.

El control es una etapa primordial en la administracin, pues, aunque una empresa cuente con magnficos planes, una estructura organizacional adecuada y una direccin eficiente, el ejecutivo no podr verificar cul es la situacin real de la organizacin i no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos. El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto organizacional para evaluar el desempeo general frente a un plan estratgico.

Requisitos

Requisitos de un buen control Correccin de fallas y errores: El control debe detectar e indicar errores de planeacin, organizacin o direccin. Previsin de fallas o errores futuros: el control, al detectar e indicar errores actuales, debe prevenir errores futuros, ya sean de planeacin, organizacin o direccin.

Importancia del Control

La importancia del control

Aunque la funcin de control por lo general se halla en el ltimo lugar de la lista de las funciones administrativas, es una de las responsabilidades bsicas de un empresario que administra su negocio. En muchos aspectos se le puede considerar como la esencia de la administracin. Es la funcin que da significado y profundidad a las dems funciones. La importancia del control se basa en el hecho de que la labor del empresario consiste en lograr los resultados en cada rea funcional de la empresa. Aunque es el personal el que debe realizar el trabajo, corresponde al empresario la responsabilidad de los resultados. Debe desarrollar y utilizar el sistema de control para asegurar el nivel deseado de logros; dicho sistema le permitir saber en todo momento y sin contratiempos si el trabajo es adecuado.

Aspectos Fundamentales del Proceso de Control

Tener informacin suficiente de la actividad que se requiere controlar y analizar; Realizar el control en el momento oportuno; Basarse en hechos y datos reales y no en suposiciones o rumores; Tomar las medidas correctivas necesarias cuando el caso lo amerite.

Principios

 Equilibrio.- consiste en verificar que las responsabilidades conferidas se cumplan, y por lo tanto la autoridad se est ejerciendo debidamente. De los objetivos.- El control es posible si existen estndares de alguna manera prefijados y ser tanto mejor cuanto ms precisos y cuantitativos sean dichos estndares. El control no es un fin, sino un medio para alcanzarlos. De la oportunidad.- aplicar los controles antes de que se produzca el error, adelantarnos al hecho, tomar medidas correctivas anticipadamente

Principios

 De las desviaciones.- Cualquier anormalidad que se presente en la ejecucin de los planes, deber ser investigada para conocer las causas que la generaron, y as poder establecer las medidas necesarias para evitarlas en un futuro. Costeabilidad.- Los beneficios que se obtengan con la implantacin de los controles debe ser mucho mayor que los del costo de operacin de estos. De excepcin.- Es necesario aplicar el control en las reas o actividades que representan mayores beneficios a la empresa, sin descuidar las reas donde no se lograron los planes establecidos. De la funcin controlada.- Este principio se refiere a la determinacin de quienes han de realizar las funciones de controlar. No se debe ser juez y parte.

Etapas de control
a) Establecimiento de estndares. b) Medicin de resultados. c) Correccin. d) Retroalimentacin.

Estandar

Un estndar es una unidad de medida que sirve como modelo patrn sobre el cual se efecta el control. Los estndares son el parmetro sobre el que fijamos los objetivos de la empresa. Ralph C. Davis menciona que los estndares no deben limitarse a establecer niveles operativos de los trabajadores, sino que, adems, deben abarcar las funciones bsicas y reas clave de resultados:

Estandar

Establecimiento de estndares
Rendimiento de beneficios.- Es la utilidad que obtenemos de comparar sta con la inversin de capital necesaria para llevar a cabo el proceso productivo. Posicin en el mercado.- Estndares que se utilizan para determinar la aceptacin de algn producto lanzado al mercado, en base al proceso de comercializacin para tal efecto. Productividad.- Se aplica tanto en el rea de produccin como en todas las reas que conforman la empresa, se obtiene en base al estndar horas-mquina, horas-hombre.

 Calidad del producto.- Se establece para verificar la superioridad referente a la calidad de nuestro producto en comparacin con la competencia. Desarrollo del personal.- Estndar enfocado al elemento humano, concerniente a su desenvolvimiento en la empresa, en base a los programas de desarrollo. Evaluacin de la actuacin.- Determina los lmites de productividad del elemento humano en la empresa.

TIPOS DE ESTNDARES
Por lo general se utilizan muchos tipos de estandares para poder competir en el area; algunos de ellos serian: Estndares en Cantidad: Nmero de empleados, porcentaje de rotacin de los mismos, nmero de admisiones, ndice de accidentes, etc. Estndares de Calidad: Mtodo de seleccin utilizado y resultados de entrenamiento, funcionamiento de la evaluacin del desempeo, etc. Estndares de Tiempo: Rapidez en la integracin del personal recin admitido; promedio de permanencia del empleado dentro de la empresa, tiempo de proceso en las solicitudes de personal, etc.

 Estndares de Costo: Costo directo o indirecto de la rotacin del personal, costo directo e indirecto de los accidentes de trabajo, costos de los beneficios sociales, costos de los encargos sociales, relacin costo-beneficio de entrenamiento, etc. Resultados: Cuando la comparacin entre el estndar y la variable, es hecha despus de terminada la operacin; presenta el inconveniente de mostrar los aciertos y los errores de una operacin ya terminada, una especie de certificado de defuncin de algo que ya ocurri. Desempeo: Cuando la comparacin entre el estndar y la variable se hace paralelamente a la operacin, o sea, cuando la comparacin acompaa la ejecucin de la operacin. Aunque se hace paralelamente y por lo tanto actual, la medida se hace sobre una operacin en proceso y an no terminada.

Medicion de resultado

 Si el control se fija adecuadamente y si existen medios disponibles para determinar exactamente que estn haciendo los subordinados, la comparacin del desempeo real con lo esperado es fcil. Pero hay actividades en las que es difcil establecer estndares de control por lo que se dificulta la medicin

Medicion de resultados

Correccion

Correccion
Se la puede considerar como un esfuerzo para ajustar las operaciones, para lograr que la actuacin se iguale a lo esperado. Si se hacen estimaciones, si se buscan informaciones sobre la actuacin, si se efectan las comparaciones correspondientes y se determinan las reas donde hay problemas y nada se hace por eliminarlos, entonces, todo el esfuerzo desarrollado no significar nada y ser tiempo perdido. Los errores volvern a cometerse y el control quedar reducido a un concepto sin valor. Cada vez que se descubran variaciones importantes no slo significa que debe tomarse una accin inmediata y vigorosa, sino que es imperativo hacerlo. Un control efectivo no puede tolerar atrasos, excusas, compromisos o excepciones excesivas.

Retroalimentacion

RETROALIMENTACIN

Es el proceso mediante el cual, la informacin que se obtiene en el control se ajusta al sistema administrativo con el paso del tiempo. Depender mucho de la calidad de la informacin que se obtenga para que la retroalimentacin fluya de manera rpida. Como fin esta informacion es llevada a los niveles primarios para obtener optimos resultados, durante el proceso administrativo.

Control aplicada a las areas de una empresa

Control aplicada a las areas de una empresa

rea de Mercadeo Es el control que examina la planificacin de ventas, comparando las ventas previstas y las ventas realizadas en un periodo de tiempo determinado. rea Financiera Se refiere principalmente al control de ingresos y egresos de la empresa en un periodo de tiempo determinado. Al mismo tiempo incluye el control de los registros contables y el comportamiento de los costos en relacin a la produccin de ventas. rea de Produccin Es el control que examina si se han producido los artculos en la cantidad y calidad planificada, respetando los costos establecidos. rea de Personal Este control evala las relaciones y rendimiento del equipo de trabajo. Al mismo tiempo examina tanto la aplicacin de disciplina, como el fomento de la seguridad laboral.

Area de produccion
Control de produccin: El objetivo fundamental de este control es programar, coordinar e implantar todas las medidas tendientes a lograr un optima rendimiento en las unidades producidas, e indicar el modo, tiempo y lugar ms idneos para lograr las metas de produccin, cumpliendo as con todas las necesidades del departamento de ventas. Control de calidad: Corregir cualquier desvo de los estndares de calidad de los productos o servicios, en cada seccin (control de rechazos, inspecciones, entre otros). Control de costos: Verificar continuamente los costos de produccin, ya sea de materia prima o de mano de obra. Control de los tiempos de produccin: Por operario o por maquinaria; para eliminar desperdicios de tiempo o esperas innecesarias aplicando los estudios de tiempos y movimientos. Control de inventarios: De materias primas, partes y herramientas, productos, tanto subensamblados como terminados, entre otros. Control de operaciones Productivos: Fijacin de rutas, programas y abastecimientos, entre otros. Control de desperdicios: Se refiere la fijacin de sus mnimos tolerables y deseables. Control de mantenimiento y conservacin: Tiempos de mquinas paradas, costos, entre otros.

Area financiera
rea financiera: Es el rea de la empresa que se encarga de los recursos financieros, como el capital, la facturacin, los pagos, el flujo de caja, entre otros. Los principales controles en el rea financiera se presentan a continuacin: Control presupuestario: Es el control de las previsiones de los gastos financieros, por departamento, para verificar cualquier desvos en los gastos. Control de costos: Control global de los costos incurridos por la empresa, ya sean costos de produccin, de ventas, administrativos (gastos administrativos entre los cuales estn; salarios de la direccin y gerencia, alquiler de edificios, entre otros), financieros como los intereses y amortizaciones, prstamos o financiamientos externos entre otros.

Recursos Humanos
rea de recursos humanos: Es el rea que administra al personal, los principales controles que se aplican son los que siguen: Controles de asistencia y retrasos: Es el control del reloj chequeador o del expediente que verifica los retrasos del personal, las faltas justificadas por motivos mdicos, y las no justificadas. Control de vacaciones: Es el control que seala cuando un funcionario debe entrar en vacaciones y por cuntos das. Control de salarios: Verifica los salarios, sus reajustes o correcciones, despidos colectivos, entre otros.

mercadotecnia
Sirve tambin para controlar otras funciones que estn relacionadas con el rea de mercadotecnia tales como: Planes de produccin. Inventarios. Compras. Investigacin y desarrollo. Trafico. Innovaciones en planta y equipo. Finanzas: expansiones, funciones, etc. Determinacin de las necesidades de efectivo. Necesidades de planta y de recursos humanos.

Formas de control
Observaciones Personales Reportes Verbales Reportes Escritos

Observaciones Personales
El mtodo de observaciones personales significa ir al rea de actividades y tomar nota de lo que se esta haciendo. La calidad de trabajo, las actitudes de los empleados y la operacin en general son los tipos de cosas que podran observarse. Los contactos directos dan una imagen intima de lo que sucede y cierta sensacin de satisfaccin al ver que se hace el trabajo y hablar con quienes lo desempean. El nico inconveniente de esta forma de control es que requiere mucho tiempo del empresario, lo que le obliga a no entender adecuadamente el resto de sus funciones.

Reportes Verbales

Este medio de medir el desempeo se puede llevar a cabo por medio de entrevistas o reuniones de grupo. Por este medio el empresario no solo se enterara de lo que sucede, sino que tambin puede hacer sugerencias y ayudar en otra forma. Los Reportes verbales conservan ciertos elementos del mtodo de observacin personal, porque la informacin se transmite verbalmente y se incluye el contacto personal, las expresiones faciales, tono de voz y la evaluacin general del desempeo pueden ser observados y se pueden hacer preguntas para aclarar cualquier malentendido o para obtener informacin adicional. Este tipo de control tiene la inconveniencia de que no queda registro escrito de lo informado.

Reportes Escritos

Son los reportes elaborados por los subalternos, presentando un resumen por escrito de las actividades llevadas a cabo en un periodo determinado. Al mismo tiempo estos reportes proporcionan una informacin permanente para su comparacin o estudio en alguna fecha futura. A menudo, los reportes escritos estn complementados por los reportes verbales y las observaciones directas.

Conclusion

 Pudiese llegar a decirce que el paso de control, como proceso administrativo; es aquel en donde ya se esta andando, en esa idea, plan o meta ya elaborada planeada y en proceso de ejecucin,en donde ya esta ya esta al mando. Corrigiendo errores imprevistos,moderando los procesos y manteniendo un ritmo acorde al que desee el director de esta idea.

 Gracias por su atencion.

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 http://www.infomipyme.com/Docs/GT/Offline/administracion/control. htm http://www.monografias.com/trabajos14/control/control.shtml http://mazinger.sisib.uchile.cl/repositorio/lb/ciencias_quimicas_y_far maceuticas/johanseno/cap5/parte2.html http://www.interdixit.com/esp/mas_interdixit.php?pag=seguimiento_ actualizaciones http://www.mitecnologico.com/Main/ProcesoBasicoDeControl http://www.monografias.com/trabajos14/control/control.shtml http://html.rincondelvago.com/control-de-rrhh.html http://pdfes.com/CONTROL_DEL_AREA_DE_MERCADOTECNIA_ EJEMPLO_apuntes_de_administracion_pdf.html Y unos pocos que se me han escapado