Programa de Gestin Documental P.G.D.

Administracin de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeacin , direccin y control de los recursos fsicos, tcnicos, tecnolgicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.

Qu es el Programa de Gestin Documental?

Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.

Un programa de gestin documental puede definir como el conjunto instrucciones en las que se detallan operaciones para el desarrollo de procesos de la gestin documental interior de cada entidad, tales como: Produccin Recepcin Distribucin Trmite Organizacin Consulta Conservacin y Disposicin final de los documentos

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Objetivos del PGD

Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje natural de la administracin pblica, para el funcionamiento de la misma, elementos necesarios para la participacin ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestin pblica y garanta de los derechos individuales y colectivos.

Procurar la racionalizacin y control en la produccin documental, en atencin a los procedimientos, trmites administrativos y flujos documentales, lo mismo que, la normalizacin de modelos y formatos para la produccin documental.

Normalizar la utilizacin de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez preserven el cuidado del medio ambiente. Lograr una acertada normalizacin en los procedimientos para el recibo, radicacin y distribucin de la correspondencia mediante la utilizacin de sistemas eficientes de correo y mensajera.

Regular el manejo y organizacin del sistema de administracin de documentos y archivos a partir de la nocin de Archivo Total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad.

Implementar el desarrollo de procesos bsicos de aplicacin de la Tabla de Retencin Documental, organizacin, transferencias primarias, recuperacin, preservacin, conservacin de la informacin y disposicin final de los documentos Facilitar la recuperacin de la informacin en forma rpida y oportuna. Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de informacin, tiles para la administracin e importantes para la cultura.

Requisitos administrativos:

Hacen relacin a la necesidad de integrar el programa de gestin documental (PGD) con todas las funciones administrativas de la entidad, as como con los sistemas de informacin, con los aplicativos y dems herramientas informativas de las que haga uso la entidad, en atencin a las siguientes consideraciones:

La Gestin de Documentos debe inscribirse como un programa estratgico de la entidad, con el apoyo de la alta direccin. Tener definido el sistema de administracin de archivos de la entidad (centralizado, o descentralizado). Contar con la participacin de las diferentes reas de la entidad, en especial con la estructura directiva y aquellas reas relacionadas con control interno, compras y suministros, sistemas, el desarrollo organizacional y el presupuesto.

El archivo debe contar con el talento humano debidamente asignado a funciones de archivo y con dedicacin exclusiva para realizar dicha labor. En entidades complejas del orden nacional, departamental, distrital o municipal, se debe designar un grupo especial que responda por el Programa de Gestin Documental

La entidad deber contar con un programa de capacitacin que permita a los funcionarios del archivo ampliar y mejorar sus conocimientos en aspectos de la gestin documental y la organizacin de los archivos, adems formacin en el rea de la auditoria de informacin y manejo de procesos.

Las instalaciones de los archivos deben reunir las condiciones mnimas para el adecuado desarrollo de su funcin, siguiendo las recomendaciones del Archivo General de la Nacin, en relacin con las caractersticas arquitectnicas y medioambientales, espacio, distribucin de reas de acuerdo con el flujo de los procesos del archivo, ubicacin con relacin a las dependencias, mobiliario y equipo.

TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL

Dada la importancia de la Tabla de Retencin Documental como un elemento indispensable en la gestin documental y ser un instrumento archivstico esencial que permite la racionalizacin de la produccin documental y la institucionalizacin del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestin, central, e histrico de las entidades, stas, debern elaborarlas y adoptarlas para la implementacin del Programa de Gestin Documental, siguiendo las etapas y dems aspectos contemplados en el Acuerdo AGN 039 de 2002.

PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL

La Ley 594 de 2000 en su Artculo 22. Procesos Archivsticos. Establece que la gestin de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la produccin o recepcin, la distribucin, la consulta, la organizacin, la recuperacin y la disposicin final de los documentos.

PRODUCCIN DE DOCUMENTOS

Definicin: Generacin de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones. La Produccin Documental comprende los aspectos de origen, creacin y diseo de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia.

Aspectos relacionados con la produccin:

Creacin y diseo de documentos. Medios y tcnicas de produccin y de impresin (mquinas de escribir y procesadores de texto). Determinacin y seleccin de soportes documentales (cintas magnticas, CD-ROM, discos pticos, disquetes, discos duros, microfilme, video). Determinacin de tamaos, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas. Instructivos para el diligenciamiento de formularios. Determinacin de uso y finalidad de los documentos. Diplomtica en trminos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad, caractersticas internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas. Adecuado uso de la reprografa.

Radicacin de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un nmero consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envo, con el propsito de oficializar su trmite y cumplir con los trminos de vencimiento que establezca la ley. Registro de ingreso de documentos: Instrumento que controla el ingreso a un archivo, siguiendo el orden cronolgico de entrada, de documentos provenientes de dependencias, instituciones o personas naturales.

Recepcin de Documentos

Definicin: Conjunto de operaciones de verificacin y control que una institucin debe realizar para la admisin de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurdica.

Recepcin de documentos: se debe verificar que estn completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicacin y registro con el propsito de dar inicio a los trmites correspondientes.

En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades:

Identificacin de medios de recepcin: mensajera, fax, correo tradicional, correo electrnico, pgina web, otros. Recibo de documentos oficiales. Verificacin y confrontacin de folios, copias, anexos, firmas. Constancia de recibo (sello, reloj radicador).

Distribucin de documentos

Definicin: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. ACTIVIDADES La distribucin se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribucin de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificacin de recepcin y envo de los mismos. En este proceso se distinguen actividades como:

1. Distribucin de documentos externos

Identificacin de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia. Clasificacin de las comunicaciones. Organizacin de documentos en buzones o casilleros. Enrutamiento de documentos a dependencia competente. Reasignacin de documentos mal direccionados. Registro de control de entrega de documentos recibidos.

2. Distribucin de documentos internos

Identificacin de dependencias. Enrutamiento de documentos a dependencia competente. Registro de control de entrega de documentos internos.

3. Distribucin de documentos enviados

Definicin de medios de distribucin: personal, fax, correo tradicional, correo electrnico, apartado areo, trmite en lnea, pgina web, otros. Control del cumplimiento de requisitos del documento. Mtodos de empaque y embalaje. Peso y porteo de documentos. Gestin del correo tradicional: Normal, certificado, especial. Control y firma de guas y planillas de entrega. Control de devoluciones. Organizacin mensajera externa. Registro de control de envo de documentos.

Contratacin de empresas especializadas.

Trmite de documentos

Definicin: Curso del documento desde su produccin o recepcin hasta el cumplimiento de su funcin administrativa.

ACTIVIDADES

En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trmites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales. De acuerdo con la normatividad existente en el pas, se deben tener en cuenta los tiempos mximos establecidos para el trmite oportuno de las comunicaciones. En este proceso se sealan las actividades de:

1. Recepcin de solicitud o trmite

Confrontacin y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trmite. Identificacin del trmite. Determinacin de competencia, segn funciones de las dependencias. Definicin de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta.

2. Respuesta

Anlisis de antecedentes y compilacin de informacin. Proyeccin y preparacin de respuesta. Trmites a que haya lugar con la produccin de documentos hasta la culminacin del asunto.

Organizacin de los documentos

Definicin: Conjunto de acciones orientadas a la clasificacin, ordenacin y descripcin de los documentos de una institucin, como parte integral de los procesos archivsticos.

La organizacin de los documentos permite una rpida identificacin de los expedientes, valorar las funciones y necesidades operacionales de las oficinas, contar con sistemas de ordenacin fciles de entender por los usuarios, ubicar los documentos para su consulta, transferencia o disposicin final.

Actividades:

Elaboracin de inventarios documentales. Organizacin y entrega de transferencias documentales. Aplicacin de la disposicin final de las TRD y/o TVD.

Consulta de los documentos

Definicin: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la informacin que contienen

Las actividades bsicas en esta fase son:

1. Formulacin de la consulta

Determinacin de la necesidad y precisin de la consulta. Determinacin de competencia de la consulta. Condiciones de acceso. Disponibilidad de informacin en trminos de restricciones por reserva o por conservacin. Reglamento de consulta.

2. Estrategia de bsqueda

Disponibilidad de expedientes. Disponibilidad de fuentes de informacin. Establecimiento de herramientas de consulta. Ubicacin de los documentos.

3. Respuesta a consulta

Atencin y servicio al usuario. Infraestructura de servicios de archivo. Sistemas de registro y control de prstamo. Uso de testigos y formatos para el control de devolucin. Implantacin de medios manuales o automticos para localizacin de informacin.

Conservacin de documentos

Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad fsica y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.

Conservacin preventiva de documentos: Conjunto de estrategias y medidas de orden tcnico, poltico y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad.

Aspectos a tener en cuenta:

Ubicacin Aspectos estructurales Capacidad de almacenamiento Distribucin Estantera Distribucin de la estantera Mobiliario

Condiciones ambientales: Ventilacin Iluminacin Mantenimiento

Disposicin final de los documentos

DEFINICIN: Seleccin de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservacin temporal, permanente, o a su eliminacin conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retencin Documental y/o Tablas de Valoracin Documental.

ACTIVIDADES:

La conservacin total se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposicin legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y polticas de la entidad productora, convirtindose en testimonio de su actividad y trascendencia.

Eliminacin de documentos: Actividad resultante de la disposicin final sealada en las tablas de retencin o de valoracin documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios Seleccin documental: Actividad de la disposicin final sealada en las tablas de retencin o de valoracin documental y realizada en el archivo central, con el fin de escoger una muestra de documentos de carcter representativo, para su conservacin permanente

Microfilmacin: Tcnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeas imgenes en pelcula.

Digitalizacin: Tcnica que permite la reproduccin de informacin que se encuentra de manera analgica (papel, video, sonido, cine, microfilme y otros) en otra, que slo puede ser leda o interpretada por computador.

Programa de Gestin Documental Automatizado

Diversos soportes La Intranet El Internet El documento electrnico Las imgenes digitales Archivos sonoros en red

Presentacin elaborada por: Sergio Andrs Utrera Santander. Historiador UIS.