CONTROL INTERNO

 CONCEPTO DE CONTROL INTERNO, ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

Antes de entrar a definir que es Control Interno, es
importante hacer claridad sobre la diferencia conceptual de
los siguientes términos: Control, gerente de control y
agente controlador.
Para facilitar su entendimiento e interpretación y
establecer las relaciones entre los temas enunciados
anteriormente, es oportuno analizar el siguiente ejemplo,
que permite hacer analogías con los tres aspectos en
mención.
Control Interno
El conductor de un vehículo desea llegar a un lugar
previamente determinado, para lo cual ha realizado un
análisis de la relación costo beneficio (viabilidad), con el fin
de establecer la ruta a utilizar (eficiencia), que le asegure
llegar al sitio o lugar planeado (eficacia).
Una vez emprende la marcha se convierte en el gerente de
la acción de ir hacia la meta planeada. Para asegurar el
éxito de esta gestión y minimizar los posibles riesgos, el
automóvil tiene incorporados una serie de mecanismos de
control (tablero de instrumentos que permite ver las
alertas de consumo de combustible, temperatura, aceite,
velocidad entre otras) que están a disposición y utilización
del conductor.
CONTROL INTERNO
También cuenta con unas ayudas externas como semáforos,
señales, entre otras, materializadas en las normas de
tránsito que representaría al agente controlador, cuyo
cumplimiento le facilita y permite conducir en armonía,
asegurando el éxito en el logro del objetivo propuesto y el
bienestar de la comunidad.
En nuestro ejemplo el conductor tendrá un excelente
desempeño de su función, en la medida que sea capaz de
hacer uso racional y sensato de los controles a disposición y
además, cumpla adecuadamente con las regulaciones de
transito.
Control interno
CONTROL:
Todo mecanismo o medio utilizado para minimizar la
presencia de riesgos en el desarrollo de un proceso o
actividad.
El control es un medio no un fin.
GERENTE DE CONTROL:
Quien guía las acciones en un proceso o actividad, para que
los resultados reales coincidan o superen a los deseados.
AGENTE CONTROLADOR
Entes externos al desarrollo de los procesos, que evalúan y
verifican que las actividades se ejecuten dentro de
parámetros establecidos.

DEFINICIONES DE CONTROL INTERNO
Es toda acción que garantice que los principios, funciones, actividades y
operaciones de la administración se cumplan , de acuerdo con las
normas constitucionales y legales; dentro de las políticas, objetivos,
planes y proyectos establecidos y con el animo de satisfacer las
necesidades de la sociedad.
Lo anterior pone de manifiesto que el control interno no es
competencia de determinada oficina o grupo de personas, sino que por
el contrario, nace en la actitud de las persona y se manifiesta a través de
las diferentes actuaciones de los seres humanos, en los distintos
escenarios o espacio que ocupan, tanto a nivel familia, social, laboral o
empresarial.
DEFINICION PROFESIONAL MAS COMÚNMENTE CONOCIDA.
El control interno comprende el plan de organización, los métodos y
procedimientos que tiene implantados una empresa o negocio,
estructurados en un todo para la OBTENCIÓN DE TRES
OBJETIVOS FUNDAMENTALES, QUE SON.
 OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO
1-) La obtención de información financiera correcta y segura.
2-) La salvaguarda de los activos
3-) La eficiencia de las operaciones.

El control interno ha carecido durante muchos años de un marco

referencial común, generando expectativas diferentes entre
empresarios y profesionales. El control interno debe garantizar la
obtención de información financiera correcta y segura ya que esta es
un elemento fundamental en la marcha del negocio, pues con base en
ella se toman las decisiones y formulan programas de acciones
futuras en las actividades del mismo. Debe permitir también el
manejo adecuado de los bienes, funciones e información de una
empresa determinada, con el fin de generar una indicación confiable
de su situación y sus operaciones en el mercado.
Es importante identificar los RIESGOS de control interno y
La forma en que afectan el mismo. El riesgo de auditoría
puede ser considerado como una combinación entre la
posibilidad de la existencia de errores significativos o
irregularidades en los estados financieros y el hecho de que
los mismos no sean descubiertos por medio de
procedimientos de control del cliente o del trabajo de
auditoria.

El riesgo de auditoria esta integrado de la siguiente manera:

1- Riesgo inherente
2- Riesgo de control
3- Riesgo de detección.
OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO
Un sistema de Control Interno debe de ser DINAMICO, debe de
estar en permanente cambio, de acuerdo con las modificaciones
y movimientos internos y externos. Tampoco es garantía
absoluta de que no existirán fallas, errores ú omisiones, pero
Igualmente proporciona una importante ayuda, que permiten a
la gerencia una acertada dirección en:
1- Facilita la toma de decisiones
2- Lograr la Misión y Visión mediante la correcta ejecución de
las funciones y la eficiencia, eficacia y economía de las
operaciones.
3- Optimiza y protege los bienes y recursos.
4- Evalúa y hace seguimiento a la gestión.
 Objetivos del Control Interno
5- Garantiza información veraz, razonable y oportuna.
6- Incrementa la productividad.
7- Crea un clima laboral adecuado y de emulación.
8- Elimina procesos burocráticos.
9- Implementa controles proactivos, sensatos y oportunos para
prevenir o minimizar riesgos.
ELEMENTOS DE CONTROL INTERNO
1- PLAN DE ORGANIZACIÓN
Debe indicar claramente los departamentos o personas
responsables de las diferentes funciones (compras, recepción de
mercaderías, aprobación de créditos para clientes), las cuales
deben constar por escrito, la asignación de cada función implica la
facultad de tomar decisiones y además se debe velar por una
adecuada separación de funciones.
2- TRANSACCIONES
Se deben realizar con el cumplimiento de las siguientes
etapas.
a- Autorización
b- aprobación
c- Ejecución
d- Registro
ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO
3- Separación de funciones contables y custodia de los
activos generando un fuerte control interno.
4- Separación de responsabilidades para funciones afines.
Ejemplo en la venta de mercadería se da las siguientes
funciones afines sobre las cuales se debe de efectuar una
separación de funciones.
- Entrega de mercadería
- Registro de cuentas por cobrar
- Cobro de las cuentas por cobrar.
Cuando se permite a un empleado manejar todos los
aspectos de una transacción, aumentan el peligro de fraude
(robo, retención de pagos a proveedores, pagos por mayor
valor a proveedores).
5- La rotación de empleados fortalece el control interno, ya que
cuando las personas saben que otro trabajador va a tomar sus
funciones, manejaran los registros con mayor cuidado dando
cumplimiento a los procedimientos establecidos. Exigir a los
empleados a salir de vacaciones y que otra persona continúe con
las funciones asignadas.
6- Documentación prenumerada para ordenes de compra, facturas
de venta, cheques, comprobantes de ingreso y egreso.
7- Personal competente. El mejor sistema de control interno no
funcionará sí el personal no tiene el suficiente nivel de
competencia.
8- Pronósticos financieros. Sí la empresa ha fijado metas para sus
áreas estas pueden compararse mes a mes con lo real e identificar
e investigarse de inmediato si existe alguna divergencia.
9- Auditoria Interna. El auditor interno tiene la responsabilidad de
investigar la eficiencia de las operaciones de cada departamento.
DESVENTAJAS EN EL LOGRO DE OBJETIVOS
1- Nunca garantiza el cumplimiento de los objetivos.
2- Solo brinda seguridad razonable.
3- El costo esta ligado al beneficio que proporciona.
4- Se aplica hacia transacciones repetitivas, no
excepcionales
5- Se puede ocasionar error humano por malos
entendidos, descuidos, o fatiga.
6- Potencialidad de colusión para evadir controles
que dependen de la segregación de funciones.
7- Violación ú omisión de la aplicación por parte de
la alta dirección.

RESPONSABILIDAD DEL CONTROL INTERNO Y ACCIONES A TOMAR

 

El control interno es una responsabilidad de todos los integrantes de la organización
empresarial.


El control interno ha sido diseñado, aplicado y considerado como la herramienta más
importante para el logro de los objetivos, la utilización eficiente de los recursos y para
obtener la productividad, además de prevenir fraudes, errores violación a principios y normas
contables, fiscales y tributarias.


Fundamentos teóricos:


El control interno es un proceso ejecutado por el consejo de directores, la administración y
todo el personal de una entidad, diseñado para proporcionar una seguridad razonable con
miras a la consecución de objetivos en las siguientes áreas:

Efectividad y eficiencia en las operaciones.
Confiabilidad en la información financiera.
Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.


El control interno comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y medidas
adoptadas dentro de una entidad para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y
veracidad de su información financiera y administrativa, promover la eficiencia en las
operaciones, estimular la observación de las políticas prescrita y lograr el cumplimiento de
las metas y objetivos programados.
RESPONSABILIDAD

Todos los integrantes de la organización, sea

esta pública o privada, son responsables directos
del sistema de control interno, esto es lo que
garantiza la EFICIENCIA TOTAL.
ACCIONES A TOMAR
ENTONCES QUE HACER, PARA TENER UN
ADEÇUADO CONTROL INTERNO?

 A continuación se describe las acciones a

tomar para la determinación de la implementación
de un sistema de control interno, las cuales no
deben ser consideradas como únicas
y exclusivas.
 ACCIONES A TOMAR PARA LA IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA
DE CONTROL INTERNO EFECTIVO.

 1. Delimitación de responsabilidades.
2. Delimitación de autorizaciones generales y específicas.
3. Segregación de funciones de carácter incompatible.
4. Prácticas sanas en el desarrollo del ejercicio.
5. División del procesamiento de cada transacción.
6. Selección de funcionarios idóneos, hábiles, capaces y de
moralidad.
7. Rotación de deberes.
8. Pólizas.
9. Instrucciones por escrito.
10. Cuentas de control.
11. Evaluación de sistemas computarizados.
12. Documentos prenumerados.
13. Evitar uso de efectivo.
14. Uso mínimo de cuentas bancarias.
15. Depósitos inmediatos e intactos de fondos.
16- Orden y aseo
17- Identificación de puntos clave de control en
cada actividad, proceso o ciclo.
18. Gráficas de control.
19. Inspecciones e inventarios físicos frecuentes.
20. Actualización de medidas de seguridad.
21. Registro adecuado de toda la información.
22. Conservación de documentos.
23. Uso de indicadores.
24. Prácticas de autocontrol.
25. Definición de metas y objetivos claros.
26. Hacer que el personal sepa por que hace las
cosas.
Algunos procedimientos de Control Interno, utilizados en
diferentes empresas.

1. Arqueos periódicos de caja para verificar que las transacciones

hechas sean las correctas.
2. Control de asistencia de los trabajadores.
3. Al adquirir responsabilidad con terceros, estas se hagan
solamente por personas autorizadas teniendo también un
fundamento lógico.
4. Delimitar funciones y responsabilidades en todos los
estamentos de la entidad.
5. Hacer un conteo físico de los activos que en realidad existen en
la empresa y cotejarlos con los que están registrados en los
libros de contabilidad.
6. Analizar si las personas que realizan el trabajo dentro y fuera
de la compañía es el adecuado y lo están realizando de una
manera eficaz.
7. Tener una numeración de los comprobantes de
contabilidad en forma consecutiva y de fácil manejo para
las personas encargadas de obtener información de estos.
8. Controlar el acceso de personas no autorizadas a los
diferentes departamentos de la empresa.
9. Verificar que se están cumpliendo con todas las normas
tanto tributarias, fiscales y civiles.
10. Analizar si los rendimientos financieros e inversiones
hechas están dando los resultados esperados.

Existen muchos más y variados procedimientos de

control interno que se le pueden aplicar a la empresa, ya
que cada una implementa los que mejor se acomoden a la
actividad que desarrolla y le brinden un mayor beneficio.
MUCHAS GRACIAS POR SU
ATENCION