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Excel 2021 - Ingreso y Formato de Datos EDGAR LOAYZA
Excel 2021 - Ingreso y Formato de Datos EDGAR LOAYZA
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Objetivos
• Conocer la Estructura de una Hoja de Cálculo
• Ingresar correctamente los diferentes tipos de datos
• Realizar operaciones con los elementos de una hoja
de cálculo: insertar, eliminar, copiar y mover.
• Aplicar formato a los elementos de un Libro.
• Configurar el Libro para su impresión.
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Índice
• Entorno de Excel
• Desplazamiento en Excel
• Datos: introducción, modificación tipos
• Selección de elementos en Excel
• Formato: columnas, filas, hojas
• Inserción y eliminación de elementos
• Borrado de celdas
• Operaciones con archivos
• Copiar y mover celdas
• Formato de celdas
• Impresión 4
Ingreso a Excel
Las formas de ingreso a Excel son iguales a Word. Así tenemos:
■ Inicio / Todos los Programas / Microsoft Excel
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Pantalla de Excel
1.- Botón de control.
2.- Barra de herramientas de acceso
rápido.
3.- Barra de título.
4.- Botón de ayuda.
5.- Botón de opciones de presentación de
la cinta de opciones
6.- Botón de minimizar.
7.- Botón de restaurar.
20.- Barra de navegación de
8.- Botón de cerrar.
hojas.
9.- Botón opción archivo.
21- Hoja activa.
10.- Barra de menús principal.
22.- Indicador de hojas.
11.- Iniciar sesión
23.- Barra de desplazamiento
12.- Cinta de opciones.
horizontal.
13.- Cuadro de nombres.
24.- Barra de desplazamiento
14.- Barra de fórmulas.
vertical.
15.- Botón de insertar función.
25.- Barra de estado.
16.- Cuadro de contenido.
26.- Modos de presentación de la
17.- Columnas.
hoja de cálculo
18.- Filas.
27.- Zoom.
19.- Celda activa. 6
Pantalla de Excel
■ El Botón Archivo el cual, al hacer clic sobre él, despliega una lista de
comandos como la que se muestra en la imagen que sigue, además de la lista
de archivos utilizados recientemente y la opción para personalizar el entorno de
Excel.
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Pantalla de Excel
■ La Barra de Acceso Rápido contiene botones para realizar
tareas frecuentes tales como Guardar, Deshacer. Usted puede
configurar esta barra.
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Pantalla de Excel
■ La Cinta de Opciones, contiene todos los
comandos agrupados en varias pestañas, las
cuales agrupan a los comandos según su
función.
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Pantalla de Excel
La Cinta de Opciones, los Grupos pueden tener un Iniciador de Cuadro
de Diálogo en el vértice inferior derecho,
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Pantalla de Excel
■ La Barra de fórmulas, nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la
casilla donde esté situado el cursor. Cuando se quiera modificar el contenido de
una celda, dicha barra variará ligeramente, este tema lo veremos más adelante.
El extremo izquierdo de esta barra es el Cuadro de Nombres donde
aparece el nombre de la celda activa.
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Pantalla de Excel
■ La Barra de Estado muestra el modo de ingreso de datos,
permite cambiar la vista de la hoja de cálculo y variar el grado de
acercamiento.
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Pantalla de Excel
■ Cada Hoja de Trabajo del libro Excel está dividida en filas
y columnas. Cada columna está identificada por una o
varias letras en su parte superior, y cada fila tiene como
identificador un número en su extremo izquierdo. La
intersección de una fila y una columna, es una celda, la
cual toma los nombres de la columna y la fila a la que
pertenece.
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Pantalla de Excel
■ Cada hoja consta de 16 384 columnas y 1 048 576 filas. Cada
columna se nombra con una, dos o tres letras: A, B, C,… Z, AA,
AB, AC,… AZ, BA,…. ZZ, AAA,… XFD. Las filas están
enumeradas desde la 1 hasta la 1048576.
■ La celda se nombra con el identificador de la columna y el
número de fila a la cual pertenece. Por ejemplo, la primera
celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se
llama A1, mientras que la última celda es la XDF1048576
■ La celda donde se encuentra el cursor se denomina Celda
activa y se identifica porque aparece más remarcada que las
demás - como muestra la imagen anterior – y su identificación
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aparece en el Cuadro de Nombres.
Desplazamiento de Excel: en una hoja
■ Desplazamiento en una hoja: tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en
la ventana del documento en un momento dado. La hoja, la mayoría de las veces,
ocupará mayor número de celdas que las visibles en el área de la pantalla y es
necesario moverse por el documento rápidamente.
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Desplazamiento de Excel: en una hoja
- Otra
forma rápida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la
celda donde se desea ir, es utilizando el cuadro de diálogo Ir.
Presionar la tecla F5
Aparece la ventana:
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Desplazamiento de Excel: en una hoja
También se puede cambiar de hoja utilizando los botones de la izquierda de
la barra de etiquetas, aunque esto no significa que nos pasemos a la Hoja,
sólo sino se vieran en la Barra de Etiquetas se podrá apreciar, pero luego
para colocarse en ella se tendrá que hacer un clic.
■ Para ir a la etiqueta extremo izquierdo
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Introducción de Datos
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas. Los
pasos a seguir son los siguientes:
1. Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos.
2. Digitar los datos, que aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de
Fórmulas. Una ceda puede contener hasta 32 767 caracteres.
3. Para introducir el valor en la celda se puede utilizar cualquiera de los tres métodos que se
explican a continuación:
■ Con la tecla Enter, se valida el valor para introducirlo en la celda y además la celda activa va ha permitir que se
encuentre justo por debajo.
■ Con las Teclas de movimiento, se valida el valor para introducirlo en la celda y además la celda activa cambiará
dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos la Flecha de la Derecha la celda activa será la celda contigua
hacia la derecha.
■ Con el Cuadro de Aceptación, es el botón de la barra de fórmulas.
Modificación de Datos:
Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté escribiendo o más
tarde, después de la introducción.
Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se puede modificar
utilizando la tecla Retroceso (Back Space) del teclado para borrar el carácter situado a la
izquierda del cursor, haciendo retroceder éste una posición. No se puede utilizar la tecla Flecha
Izquierda porque equivale a validar la entrada de datos.
Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, seguiremos los siguientes pasos:
1. Seleccionar la celda adecuada.
2. Activar la Barra de Fórmulas pulsando la tecla F2 o ir directamente a la barra de
fórmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar. En este momento la Barra
de Estado cambiará de Listo a Modificar
3. Modificar la información
4. Pulsar Enter o hacer clic sobre el Cuadro de Aceptación
La diferencia de pulsar la tecla F2 radica en que la edición se realizará sobre la misma celda y aparecerá el punto
de inserción o cursor al final de la misma, sólo tendrá que retroceder o utilizar las teclas de dirección para colocarse
sobre el carácter a modificar.
También es posible hacer doble clic sobre la celda a modificar o si quiere reemplazar por completo el
contenido de una celda, sólo colóquese sobre ella y escriba el nuevo contenido. 20
Tipos de Datos: Valores Constantes
En una Hoja de Cálculo se pueden introducir distintos Tipos de Datos:
Valores Constantes: son aquellos datos que se introducen directamente en una calda.
Pueden ser: número, fecha, hora, o un texto.
■ Números: para introducir números puede incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signos especiales +, -, ( ), /, %,
E, e, ., Pts
Los signos (+) delante de los números se ignoran, y para escribir un número negativo éste tiene que ir precedido por el
signo (-). Al escribir un número entre paréntesis, Excel lo interpreta como un número negativo, lo cual es típico en
contabilidad.
El carácter E ó e es interpretado como notación científica. Por ejemplo, 3E5 equivale a 300000 (3 por 10 elevado a 5).
Se pueden incluir los puntos de miles en los números introducidos como constantes. Cuando un número tiene una sola
coma se trata como una coma decimal.
Si introducimos el símbolo % al final de un número, Excel lo considera como símbolo de porcentaje. Si se introduce
fracciones tales como 1/4, 6/89, debe escribir primero un cero, un espacio y luego la fracción, de esta manera no se
confundirá con números de fecha.
Si un número no cabe en su celda como primera medida se pasa automáticamente a anotación científica. Por defecto
los números aparecen alineados a la derecha en la celda.
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Tipos de Datos: Valores Constantes
■ Fecha u Hora, para introducir una fecha u hora, sólo tiene que escribirla de la forma en que
desea que aparezca.
Al igual que los números (ya que realmente lo son), las fechas y las horas también
aparecen alineados a la derecha en la celda.
Cuando se introduce una fecha comprendida entre los años 1929 y 2029, sólo será
necesario introducir los dos últimos dígitos del año, sin embargo para aquellas fechas que
no estén comprendidas entre dicho rango, necesariamente debemos introducir el año
completo.
A continuación se muestran algunos ejemplos de formatos de fecha u hora:
1/12/99 1-12-99 2:30 PM
14:30 1/12/99 14:30 12/07/2031
■ Texto, para introducir texto como una constante, se selecciona una celda y se escribe el
texto. El texto puede contener letras, dígitos y otros caracteres especiales que se puedan
reproducir en la impresora.
Si un texto no cabe en la celda puede utilizar todas las adyacentes que están en
blanco a su derecha para visualizarlo, no obstante el texto se almacena únicamente en
la primera celda. 22
Tipos de Datos: Fórmulas
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Selección de elementos de Excel
2. Selección de Columnas: la selección de una 3. Selección de Filas: al igual que para
columna completa, es decir, las 1048576 celdas las columnas, se podrá seleccionar
de una columna, se podrá hacer de una forma toda la fila, es decir, sus 16384 celdas,
muy práctica, sólo deberá hacer un clic con tan sólo hacer clic izquierdo sobre
izquierdo sobre el indicador de columna que el indicador de Fila que desee.
desee.
Haciendo clic izquierdo sostenido seleccionará Si necesitan varias filas contiguas
varias columnas contiguas, pero si desea utilizará la tecla Shift o con el clic
seleccionar columnas dispersas, utilizará la izquierdo sostenido, pero si quiere filas
tecla Ctrl. dispersas utilice la tecla Ctrl.
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Selección de elementos de Excel
4. Selección de Hojas:
Para seleccionar todas las filas y columnas de una hoja, tan solo deberá
situarse sobre el botón superior izquierdo de la hoja situado a la
izquierda del indicador de la columna A y el de la fila 1.
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Formato de Columnas: Ancho de Columna
El formato que se aplica a las columnas es su ancho. Cada hoja presenta a las columnas
con un ancho por defecto de 10.71, pero podría pasar que este ancho sea insuficiente para
el contenido que se quiera colocar, no todas las columnas deberán tener el mismo ancho, se
podrá personalizarlo de acuerdo a sus necesidades.
1. Ancho de Columna: como ya se había indicado el ancho de una columna en Excel es de
10,71 puntos (80 píxeles). Si se desea o necesita modificar el ancho de alguna columna, se
pueden utilizar dos métodos:
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Formato de Columnas: Autoajustar a la Selección
2. Autoajustar a la Selección: Si no se quiere cambiar el ancho de manera manual o colocando un
valor referencial, entonces se puede ajustar automáticamente al ancho del contenido más amplio de
la celda de una columna. Tenemos dos métodos:
■ Primer método consiste en utilizar desde ■ Segundo método, es mucho más rápido,
la Cinta de Opciones Inicio, el grupo situarse sobre la línea divisoria derecha
Celdas, opción Formato, comando de los indicadores de columna de aquella
Autoajustar ancho de columna.. columna que desea modificar.
Con el mismo sistema que para cambiar el
ancho de columna, sólo que esta vez hará
doble clic con el mouse, y el ajuste se
hará automáticamente.
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Formato de Filas: Alto de la Fila
1. Alto de la Fila: Excel ajusta automáticamente la altura de la fila según el tipo de letra más
grande utilizado en esa fila. Por ejemplo, cuando el tipo de letra mayor de una fila es Calibri de
11 puntos, la altura de esa fila será de 15 puntos. Si utilizamos Times New Roman de 12
puntos, la altura de la fila será 15.75 puntos. Como el tipo de letra por defecto es Calibri, las
filas tienen por defecto una altura de 15 puntos.
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Formato de Hojas: Fondo de una Hoja
3. Fondo de una Hoja, es posible colocar una imagen de fondo a la Hoja de
Cálculo seleccionada, así cada hoja podrá tener una imagen de fondo
distinta, no confundir con insertar una imagen dentro de una hoja, es como
un papel tapiz, que se repetirá tantas veces sea necesario, la cantidad de
veces que se repita sólo dependerá del tamaño de la imagen seleccionada.
Para poder colocar esta imagen de fondo debe ir Cinta de Opciones
Diseño de Página, Grupo Configurar página, Opcion Fondo
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Insertar elementos en Excel:
4. Insertar Hojas en un Libro, es muy probable que necesite trabajar con
más de tres hojas en un libro de trabajo, para ello se añadirá más.
• Use la opción Insertar del grupo Celdas de la Cinta de Opciones inicio y
seleccione la opción Insertar hoja. Note que aparecerá con el nombre Hoja4
automáticamente, y aunque a las hojas se les haya cambiado de nombre,
siempre la nueva hoja aparecerá con el número correlativo.
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Eliminar elementos en Excel:
2. Eliminar una Celda, podría darse el caso que usted no
seleccione toda una columna o una fila, sino que esté
simplemente posicionado sobre una celda o un conjunto de
celdas, en ese momento se seguirá el mismo
procedimiento.
La diferencia radica en el hecho que Excel no sabe qué
eliminar, la fila o filas a las que pertenecen las celdas
seleccionadas o las columnas a las que pertenecen estas
celdas, o realmente sólo eliminar las celdas seleccionadas,
por ello aparecerá la siguiente ventana.
En esta ventana se elige la opción deseada dependiendo
de cómo queremos que se realice la eliminación de celdas,
desplazar las celdas hacia la izquierda o hacia la derecha
(lo contrario a insertar celdas), y por último hacer clic en el
botón Aceptar.
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Eliminar elementos en Excel:
3. Eliminar Hojas, para eliminar una hoja, posicionarse sobre la hoja a eliminar ir a
la opción Eliminar y luego a la opción Eliminar Hoja., esta operación se
realizará de manera automática. Podrá eliminar las hojas que no contengan
información, si un Libro de Excel viene con tres (03) hojas por defecto, y sólo
cuenta con información en dos de ellas, entonces es posible que quiera eliminar
la tercera Es importante notar que elimina la hoja con todo su contenido, por lo
que es importante que se sitúe sobre la hoja correcta, aunque siempre cuenta
con la herramienta de deshacer.
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Borrado de Celdas:
Es muy común que el contenido de una celda desee eliminarlo, no es eliminar la celda sino sólo
su contenido, esto se llama borrar las celdas, para ello debe seleccionar la celda o el conjunto
de celdas que desea eliminar su contenido.
Otra forma para eliminar el contenido de una celda es simplemente colocarse sobre la
celda que quiere borrar y pulsar la tecla Supr, este método borrará el contenido de la
celda.
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Formato de Celdas:
La disposición y el aspecto de la hoja de cálculo son tan importantes como los datos que
contiene. Preparar el formato de una forma apropiada asegura que los datos sean fáciles de
leer y comprender.
Para aplicar formatos se puede utilizar la barra de Formato o realizar las operaciones a
través del menú. Cuando corresponda un botón de la barra de formato se hará la
equivalencia. Lo primero que se debe de tener en cuenta para aplicar un formato se debe
seleccionar la celda o celdas deseadas Antes de poder aplicar formatos a las celdas, estas
deben estar seleccionadas. Luego se puede utilizar la opción Formato del grupo Celda de
la Cinta de Opciones Inicio el menú contextual de la celda o celdas seleccionadas.
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Formato de Celdas:
1. Número
Para poder aplicar desde acá este formato se debió haber ingresado el valor
en decimales, en lugar de 30, ingresar 0.3, para que aparezca 30.00%. En
el caso de trabajarlo desde el botón de la Barra de Formato deberá colocar
el número como se acaba de indicar. Aunque existe una manera aún más
rápida, escribir el número y colocarle el símbolo de porcentaje al lado, el
Excel reconocerá este sistema.
• Fecha, visualiza la fecha correspondiente al número introducido en la
celda. Así el 1 equivaldrá a 1/1/1900, el 2 al 2/1/1900, y así sucesivamente.
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Formato de Celdas:
2. Alineación
Una vez que se ingrese al Formato de las celdas deberá hacer un clic
sobre la pestaña Alineación, y se mostrará la siguiente ventana.
Formato de Celdas:
2.1. Alineación del Texto
En alineación se verá la posición del texto dentro de
la celda de manera horizontal y vertical.
Alineación del texto Horizontal, alinea el contenido de las celdas
seleccionadas horizontalmente, es decir respecto al ancho de las celdas.
Se presenta una lista desplegable donde se encuentran las siguientes
opciones:
• General, es la opción del Excel por defecto, alinea las celdas
seleccionadas dependiendo del tipo de dato introducido, es decir, los
números a la derecha y los textos a la izquierda.
• Izquierda (Sangría), alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la
izquierda de éstas, independientemente del tipo de dato. Note que a la
derecha aparece un recuadro de Sangría que por defecto está a 0, pero
cada vez que se incrementa este valor en uno, la entrada de la celda
comienza un carácter más a la derecha, para que el contenido de la celda
no esté pegado al borde izquierdo de la celda.
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Formato de Celdas:
2.1. Alineación del Texto
• Centrar, centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de éstas.
• Derecha, alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la derecha de éstas,
independientemente del tipo de dato.
• Rellenar, esta opción no es realmente una alineación sino que repite el dato de
la celda para rellenar la anchura de la celda. Es decir, si en una celda tenemos
escrito * y elegimos la opción Llenar, en la celda aparecerá ************ hasta
completar la ancho de la celda.
• Justificar, con esta opción el contenido de las celdas seleccionadas se alineará
tanto a la derecha como a la izquierda.
• Centrar en la Selección, centra el contenido de una celda respecto a todas las
celdas en blanco seleccionadas a la derecha, o de la siguiente celda en la
selección que contiene datos.
• Distribuido, ajusta el contenido de la celda al ancho de la celda y lo centra, si el
contenido es mayor al ancho lo ajustará en dos líneas pero sigue siendo una
celda.
• Alineación del texto Vertical, alinea el contenido de las celdas seleccionadas
verticalmente, es decir, respecto de la altura de las celdas. Esta opción sólo
tendrá sentido si la altura de las filas se ha ampliado respecto al tamaño inicial.
Presenta una lista desplegable que muestra las diferentes opciones que se
tienen:
Formato de Celdas:
2.1. Alineación del Texto
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Formato de Celdas:
3. Fuente Mediante esta pestaña se va a poder cambiar la apariencia de los datos
de una hoja de cálculo cambiando la fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de
una celda.
Las opciones de esta ventana ya son bien conocidas a esta altura del curso, se han
visto las mismas opciones en Word, así que sólo se hará una breve mención a cada
una de ellas.
• Fuente, se elegirá de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de letra. Esta opción
la podemos realizar desde la Barra de herramientas de Formato.
• Estilo, se elegirá de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son disponibles con
cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva. En
la barra de formato con los siguientes botones.
• Tamaño, dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegirá un tamaño u otro. Se puede
elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro. En la barra
de Formato es el siguiente botón.
• Subrayado, esta opción se encuentra activa en Ninguno, haciendo clic sobre la flecha de la
derecha se abrirá una lista desplegable donde podrá elegir un tipo de subrayado. Con la
barra de herramientas de Formato se tiene el siguiente botón:
Formato de Celdas:
3. Fuente
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Formato de Celdas:
5. Relleno
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Impresión: Vista Preliminar
• Se encuentra dentro de la opción Imprimir del botón Office y
permite ver los saltos de página, márgenes, encabezados y pies de
página. Se puede acceder a ella con las teclas Ctrl+F2.
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Impresión: Configurar la Página
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Impresión: Configurar la Página
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Impresión: Configurar la Página
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Impresión: Configurar la Página
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Impresión: Configurar la Página
Cada Componente se
divide en tres secciones,
dependiendo de dónde
queramos que aparezca la
información.
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Impresión: Configurar la Página
Existen Botones
para introducir
Variables de uso
genérico.
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Impresión: Configurar la Página
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Impresión: Imprimir
•La opción Imprimir del botón de
Office nos permite especificar la
impresora, el número de copias, etc.
•Podemos imprimir Todo el Libro,
las Hojas Activas o la Selección.
•La opción Vista Previa nos permite
identificar Áreas de Impresión.
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Fin de la presentación