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Soportes Contables
Soportes Contables
CONSERVACIÓN
Los documentos comerciales deben ser conservados
por diez años contados desde la fecha de emisión
del documento
Recibo de caja o Comprobante
de ingreso
El recibo de caja es un soporte de contabilidad en
el cual constan los ingresos en efectivo
recaudados por la empresa. El original se entrega
al cliente y las copias se archivan una para el
archivo consecutivo y otra para anexar al
comprobante diario de contabilidad.
COMPROBANTE DE PAGO
Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es
un soporte de contabilidad que respalda el pago de una
determinada cantidad de dinero por medio de un cheque.
Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el
original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la
copia para el archivo consecutivo.
Ejemplo: Por error se liquido un menor valor correspondiente a la pensión del estudiante
Enrique Pérez.
NOTA DE CONTABILIDAD
Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que
no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de
corrección, ajustes y cierre.
EJEMPLO. El Instituto Técnico nacionalizado de Samacá, consigno al
banco la suma de $250.000 y lo registro por valor de $230.000, Se
elabora la nota de contabilidad por la diferencia
COMPROBANTE DIARIO DE
CONTABILIDAD
Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier
operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y
cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A
cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo
justifiquen.
EJEMPLO: A la Institución le fueron consignados la suma de 5.000.000 por
concepto de transferencias del Municipio. Recibió por matriculas y
pensión la suma de 1.300.000.
MANEJO DE TESORERÍA
Es fundamental que los documentos soportes requeridos para la cancelación
de cada tipo de pago, sea establecido con anterioridad de manera clara, y
oportuna para conocimiento del publico y de todos los involucrados en el
proceso, con el fin de evitar inconvenientes al momento de radicar la orden
de pago, para su liquidación, causación, refrendación y cancelación de la
misma.