GESTIÓN BÁSICA DE

STOCKS I.
Por
HENRY HELI GONZALEZ GAITAN.
Especialista en Logística Integral.
E-mail: henryhelig@yahoo.es,
Cel: 3002844137
GESTIÓN BÁSICA DE STOCKS.
 CONTENIDO
l. Aspectos Generales de la Gestión de Stocks.
ll. Tipos de Sistemas de Gestión de Stocks.
lll. Clasificación Operativa y Funcional de los
Stocks.
lV. Clasificación de los artículos según su
importancia. Criterio ABC
V. El concepto de Rotación y Cobertura de
Stocks.
GESTIÓN BÁSICA DE STOCKS
 OBJETIVOS:
 Entender la importancia logística, económico-
financiera y de servicio de una eficiente y eficaz
Gestión de Stocks.
 Diferenciar entre un sistema de Gestión de Stocks de
revisión continua y de revisión periódica.
 Establecer una clasificación de las existencias del
almacén según criterio ABC.
 Conocer la función del stock de seguridad, stock
normal o de ciclo y stock de especulación.
 Aprender a calcular el stock medio de un producto
terminado.
GESTIÓN BÁSICA DE STOCKS.
 OBJETIVOS:
 Conocer las distintas variables que afectan a
la Gestión de Stocks de una empresa.
 Realizar previsiones de demanda a partir de
series temporales.
 Calcular lotes óptimos de pedidos, puntos de
pedidos y stocks de seguridad.
Importancia. !

 Una correcta Gestión de Stocks

constituye uno de los pilares básicos en
los cuales se apoyan las nuevas
tendencias logísticas en la empresa, a
fin de reducir costos, incrementar la
productividad, equilibrar el servicio y la
disponibilidad, mejorar la fiabilidad, para
ser más competitivos.
Importancia en la reducción de costos
operativos y de capital. !
 El alto nivel competitivo con que se mueven
los mercados de hoy, obligan a las empresas
a reducir los costos operacionales, uno de
cuyos componentes más importantes está
ligado al llamado “Capital Cautivo”, que las
empresas en carácter óptimo están
obligadas a mantener, como consecuencia
de cuantiosas inversiones en stocks para dar
el servicio comercial que el mercado
requiere.
LA GESTION DE STOCKS
• EL STOCK de una empresa
puede definirse como el
conjunto de materiales y
articulos que la empresa
almacena en espera de su
utilizacion o venta posterior.
Gestion de stocks
Inventarios o stocks
Ej Empresas industriales: almacenan M
primas y otros aprovisionamientos para
ser sometidos a elaboracion posterior
Empresa Comercial: el stock se limita a
mercaderias que se almacenan para ser
vendidas a los clientes.
LA GESTION DE STOCK ES LA PARTE DE
LA GESTION LOGISTICA QUE SE
ENCARGA DE ADMINISTRAR LAS
EXISTENCIAS DE LA EMPRESA
Qué significan altos inventarios?
 Esconden ineficiencias gerenciales.
 Esconden problemas de procesamiento.
 Amarran capital.( capital cautivo ).
 Generan lucro cesante.
 Consumen espacio en el piso.
 Se tienen que administrar, mantener, manejar,
contar, almacenar y vigilar.
 Generan los llamados costos ocultos de inventario.
 Generan obsoletos, caducados, roturas, robos.
 Pierden valor en el tiempo.
Algunas de estas frases
le son comunes?...

El inventario esta muy alto?

Tenemos una gran cantidad de obsoletos.
Esos productos llevan años ahí, son de muy lenta rotación.

Entonces que pido?

Cuál es el mínimo?, cual es el máximo?
Será que asistimos a otro seminario de inventarios.

Tendrá alguien la bolita mágica

Para el manejo de inventarios
GENERAN COSTOS OPERATIVOS .

 COSTO ADECUADO

COSTOS DE LOS PEDIDOS

Personal de Compras ( Salarios, Seguridad Social).
Gastos Generales.
Comunicaciones.
GENERAN COSTOS OPERATIVOS Y DE CAPITAL.

 COSTO ADECUADO
COSTOS DEL ESPACIO DE LAS INSTALACIONES

Alquileres.
Amortizaciones.
Impuestos.
Financiación.
Seguros.
Mantenimiento y Reparación.
GENERAN COSTOS OPERATIVOS Y DE CAPITAL.


 COSTO ADECUADO

COSTOS DE MANIPULACIÓN
Personal Directivo.
Reparaciones y Mantenimiento.
Financiación.
Alquileres.
 GENERAN COSTOS OPERATIVOS Y DE CAPITAL.

 COSTO ADECUADO

COSTOS DEL ALMACENAMIENTO

Costo beneficio del stock de materiales y mercancías.
Primas de seguros sobre productos almacenados.
Administración de las entradas o almacenamiento.
Administración de las salidas.
Control de inventarios.
Costos de transporte.
 GENERAN LOS LLAMADOS COSTOS OCULTOS.


 COSTO ADECUADO

COSTOS OCULTOS
Obsolescencia.
Deterioros.
Devoluciones.
Averías.
Agotados.
Robos - Hurtos.
 ¿POR QUÉ AL DISMINUIR LOS INVENTARIOS SE MEJORA LA
ADMINISTRACIÓN DE LA EMPRESA?
INVENTARIOS

El elevado nivel del agua

(volumen de inventario), oculta las
rocas (problemas administrativos)
Proveedores

Distribución

Información
Producción

Transporte

Pedidos
INVENTARIOS

Bajar el nivel del agua (volumen

de inventario), destapa las rocas
Proveedores

Distribución

Información
Producción

Transporte

(problemas)
Esto procedimiento es parte del
Pedidos

proceso de mejoramiento
continuo
Qué es un stock?
 El stock de una empresa puede definirse
como el conjunto de materiales y artículos
que la empresa almacena en espera de su
utilización o venta posterior. Casi la totalidad
de las empresas tienen que mantener un
inventario o stock de distintos tipos de bienes
o artículos para su funcionamiento y
desarrollo de su actividad económica.
Stock industrial.
 En el caso de empresas industriales, se debe
mantener un stock determinado de materias
primas y otros aprovisionamientos para ser
sometidos a elaboración posterior, productos
semiterminados y productos terminados con
los que hacer frente a la demanda de sus
clientes.
Stock comercial.

 Cuando la actividad de la empresa es

sólo comercial, el stock se limita a
mercaderías que se almacenan desde
que se reciben del proveedor hasta que
se venden a los clientes.
Objetivos de una Gestión de Stocks.
 La Gestión de Stocks es la parte de la función logística que se
encarga de administrar las existencias de la empresa, los
objetivos fundamentales que se persiguen para que la gestión
de stocks sea lo más eficiente y eficaz posible son:
 Almacenar la menor cantidad posible de artículos.
 Atender el mayor grado de servicio y disponibilidad, requerido
por el mercado.
 Reducir las inversiones de Capital Circulante al mínimo posible,
sin menoscabo del referido grado de servicio requerido por el
mercado.
 Evitar las roturas de stocks.
 Conseguir la rentabilidad deseada sobre las inversiones en
stocks.
Impacto Financiero. ! (ROI).
 Dado el impacto económico-financiero, que los inventarios
representan, conviene advertir el concepto del R.O.I (Return On
Investment).
ROI= (ingresos – costos / inversión).
Mejorar la gestión de stocks implica necesariamente una mejora
del R.O.I, debido:
a . Disminución del costo de inventarios permanentes.
b. Al incrementar el grado de servicio, incrementamos la
“Demanda Atendida”, con la consiguiente mayor absorción de
gastos indirectos.
c. En el sector industrial mejoramos la capacidad productiva,
debido a una disponibilidad correcta de los materiales y
componentes necesarios en la producción.
CONCENTRÁNDOSE EN LOS COSTOS DE SERVIR (MARGEN) Y AUMENTANDO LA ROTACIÓN
DE LOS INVENTARIOS DE TODA LA CADENA DE ABASTECIMIENTO OPTIMIZA LA
RENTABILIDAD DE LA EMPRESA

RENTABILIDAD
¿Por qué el aumentar la rotación y disminuir los costos
es tan importante?

GI
Equilibrio en la Gestión de Stocks.
 La gestión de stocks tiene la difícil misión de
encontrar un equilibrio entre los distintos objetivos.
Para ello tendrá que determinar variables tales como:
 El nivel de stock de cada artículo. (Unidades que se
almacenarán de cada artículo.
 Momento de emitir los pedidos. Es lo que se
denomina el punto de pedido o nivel de stock a partir
del cual emitiremos un nuevo pedido.
 Cantidad a pedir en cada pedido o lote de pedido
(Q). Cuanto más grande sea el lote menos pedidos
haremos al año, y viceversa.
s

UN SISTEMA DE GESTIÓN DE INVENTARIOS EFECTIVO LOGRA EL EQUILIBRIO ENTRE

EL SERVICIO DE LA ENTREGA, EL NIVEL Y LA DISPONIBILIDAD DE LOS
INVENTARIOS, Y EL COSTO
¿Cuál es el propósito de un Sistema de G I ?
Es lograr un equilibrio entre:
El nivel de servicio al cliente (Entregas)
TRIÁNGULO LOGÍSTICO
El nivel de los inventarios
Y los costos de servir Optimizar
las Justo a Tiempo
Entregas

Optimizar
la gestión Optimizar
de los Costos
Inventario
s

Rotación Rentabilidad Margen

II. Sistemas de Gestión de Stocks.
 A la hora de gestionar sus existencias,
las empresas pueden emplear dos
clases de sistemas:
 Sistemas de revisión continua.
 Sistemas de revisión periódica.
Sistemas de Gestión de Stocks.
 Sistema de Revisión continua.
Consiste en actualizar el stock registrado de forma
inmediata, después de cada transacción,
registrándose:
- Entradas de mercancía: Aquellas transacciones que
aumentan el nivel de stock de la empresa. Estas
entradas serán las compras y las devoluciones de
mercancías que realizan los clientes.
- Salidas de mercancía: Son las transacciones que
disminuyen el nivel de stock de la empresa,
fundamentalmente las ventas, pero también las
devoluciones que hacemos a los proveedores, las
roturas, los robos, perecederos, obsoletos, etc.
 Sistemas de Gestión de Stocks.

 compras

 Devoluciones
STOCK -Ventas
-Devoluciones
sobre ventas
sobre compras
-Roturas
-Robos
-Obsoletos
Sistemas de Gestión de Stocks.
 Sistemas de revisión periódica.
Es un sistema donde las entradas y las
salidas de mercancías no se registran. Para
conocer el nivel de stock de cada momento y
realizar pedidos se procede a realizar
recuentos de cada producto cada cierto
tiempo. Este sistema sólo se puede emplear
cuando hay poca variedad de artículos (poco
surtido) y pocas unidades de cada artículo o
referencia.
Sistemas de Gestión de Stocks.
 Las empresas emplean uno u otro sistema
dependiendo de su nivel de stock, tamaño,
complejidad, etc. Las grandes empresas de
distribución emplean:
Un sistema de revisión continua: Las entradas y
salidas se registran en el momento de producirse a
través de sistemas informáticos. Estos sistemas
llegan a lanzar pedidos a los proveedores de forma
automática cuando el nivel de stock de un
determinado artículo llega a un tope establecido. A
este nivel de stock es a lo que se denomina punto
de pedido.
Sistemas de Gestión de Stocks.
Las empresas utilizan un sistema de
Recuentos periódicos por plazos
determinados, para subsanar errores y
actualizar el stock, además de comprobar el
estado de las mercancías.
Independientemente de estos recuentos
periódicos, las empresas están obligadas a
hacer un recuento de la totalidad de las
existencias contablemente.
III. Clasificación Operativa y
Funcional de los Stocks.
Según su función:
- Stock normal o de ciclo
Es el stock necesario para atender la demanda normal de la
empresa desde que recibimos un pedido hasta que recibimos el
siguiente.(Lead time de aprovisionamiento).
- Stock de seguridad o protección
Es el volumen de existencias que tenemos almacenadas por
encima del necesario (stock normal o de ciclo) para atender la
demanda habitual de los clientes. Este stock tiene como
finalidad evitar las roturas de stock en caso de que se
produzcan:
- Por retrasos de los proveedores.
- Por fluctuaciones de la demanda.
.Clasificación Operativa y Funcional
de los Stocks.
- Stock de especulación y anticipación
En ocasiones las empresas compran y
almacenan más de lo habitual para
aprovechar precios bajos, cuando se piensa
que estos precios no se mantendrán en el
futuro.
También es el caso del stock que se
constituye para atender la demanda de
productos de venta estacional (productos de
temporada).
Clasificación Operativa y Funcional de
los Stocks.
Según su naturaleza física.
- Según su vida útil.
• -Artículos perecederos: Son aquellos que se deterioran
con el paso del tiempo. Normalmente son productos
alimentarios, el factor tiempo es fundamental en la gestión de
este tipo de artículos.
- Artículos no perecederos: Casi todos los productos sufren
con el paso del tiempo. Se consideran no perecederos aquellos
productos en los que el tiempo de almacenaje no es una
variable primordial.
- Artículos con fecha de caducidad: Son aquellos que no se
pueden vender tras una fecha determinada.
Clasificación Operativa y Funcional de
los Stocks.
- Según la actividad de la empresa.
En empresas comerciales encontramos stocks de:
- Mercaderías: Artículos que suponen la venta
normal de la empresa.
- Artículos complementarios: Son aquellos que
aun no siendo esenciales, si son necesarios para
proporcionar una mejor atención al cliente.
- Artículos obsoletos, defectuosos y deteriorados:
Son aquellos que proceden de periodos de venta
anteriores, y aquellos que han sufrido alguna rotura o
defecto de fábrica.
Clasificación Operativa y Funcional de
los Stocks.
En empresas industriales, los productos en
stocks son:
- Materias primas y otros aprovisionamientos.
- Productos Semiterminados.
- Productos terminados.
- Repuestos.
- Suministros Industriales.
IV: Clasificación de los artículos
según su importancia. Criterio ABC
 En un almacén se encuentran multitud de
artículos distintos y no todos ellos tienen la
misma importancia para la empresa, debido a
que cada uno supone una cantidad distinta
de inversión inmovilizada o porque cada uno
tiene una utilidad distinta en el
funcionamiento de la empresa. Por este
motivo, los procedimientos que se emplean
para la gestión de stocks de cada tipo de
artículos no tiene por que ser la misma.
Clasificación de los artículos según su
importancia. Criterio ABC
 ¿Qué factores afectan a la importancia de un producto, desde
el punto de vista de la Gestión de Stocks?
 Venta anual en pesos
 Costo unitario del producto
 Escasez de material o dificultad de adquisición.
 Disponibilidad de recursos para fabricarlos.
 Período de aprovisionamiento y fiabilidad de suministros.
 Condicionantes de almacenaje.
 Riesgo de robo, obsolescencia y caducidad del producto.
 Costo del stock
 Grado de servicio requerido.
 Grado de disponibilidad.
Clasificación de los artículos según su
importancia. Criterio ABC
 El criterio ABC clasifica los productos según su porcentaje de
inversión inmovilizada que cada uno representa sobre el total
de las existencias. Esta clasificación divide los stocks en tres
grupos:
 Grupo A: Representan un porcentaje reducido de las unidades
físicas (aproximadamente un 10-20%), pero un gran porcentaje
en cuanto el valor total del stock, ( en torno al 80-90%).Por
ello, la gestión de este grupo se basa en:
- Grado de control máximo.
- Sistemas de revisión continua, revisando el sistema cada
cierto tiempo.
- Recuentos periódicos frecuentes para subsanar errores.
- Pedidos frecuentes de pocas unidades. Hay que tener en
cuenta que son artículos de gran valor unitario, por lo que se
intentará no almacenar demasiadas unidades.
Clasificación de los artículos según su
importancia. Criterio ABC
 Evaluación mensual de las previsiones de venta o
inclusión de fórmulas de Forecast para previsión
automáticas de las mismas, con revisiones
periódicas de los resultados.
 Actualización diaria de los registros de stocks, con
frecuentes recuentos cíclicos para comprobar que las
existencias de almacén concuerdan con los valores
registrados.
 Revisión frecuente de las necesidades y cantidades
pedidas.
 Recalculo periódico del stock de seguridad.
 Vigilancia permanente de los plazos de entrega.
Clasificación de los artículos según su
importancia. Criterio ABC
 Grupo B: Suponen un porcentaje medio en cuanto a unidades
físicas (en torno al 30%) y en cuanto a su valor (10-15%). Para
este grupo hay que hacer un seguimiento intermedio entre los
grupos A con menos frecuencia de revisión.
 Grupo C: Representa el grupo más numeroso en cuanto a
numero de unidades almacenadas (sobre un 50-60%), pero en
total solo representan un 5-10% de la inversión total en
existencias. Para gestionar este grupo se suelen emplear:
- Controles sencillos. Hay que centrar los recursos en los
grupos anteriores.
- Amplia cobertura de pedidos y stocks de seguridad. Dado su
escaso valor no es tan relevante el almacenar muchas
unidades.
- Gestión de stocks basada en sistemas de revisión continua o
periódica,(semestrales o anuales), con errores aceptables,
revisando y actualizando el sistema menos frecuentemente que
entre los otros dos grupos.
Clasificación de los artículos según su
importancia. Criterio ABC
 En definitiva el criterio ABC nos permite
centrar la gestión en el grupo A y en menor
medida en el grupo B. De esta forma,
gestionando una pequeña porción de las
existencias tendremos controlada casi la
totalidad de la inversión en existencias.
 El esfuerzo y costo de gestión, debe ser
proporcional a la importancia del producto
Clasificación de los artículos según su
importancia. Criterio ABC
 Pasos de clasificación de artículos:
 Ordenar los productos de mayor a menor valor total. Para ello
multiplicaremos el número de unidades que tenemos almacenadas por
el precio de compra o venta unitario de cada artículo.
 Calcular el porcentaje que cada artículo representa sobre el total de
unidades y sobre el total del valor del inventario.
 Hallamos porcentajes acumulados sobre las unidades y sobre la
inversión.
 Estableceremos la clasificación en los tres grupos citados:
- Grupo A: 80-90% del valor del inventario.
- Grupo B: Sobre el 10-15% del valor. Como estamos mirando valores
acumulados, el grupo B estará compuesto por aquellas referencias que
vayan desde la última del grupo A hasta la que sume un porcentaje
acumulado de 90-95%.
- Grupo C: Supondrán un 10-15%. Serán las referencias que queden
desde la última que forme el grupo B.
El concepto de rotación y cobertura de
stocks.
 La Rotación de stocks nos da una noción, en
términos de promedio, del número de veces
que un artículo se renueva en el almacén al
cabo de un año; así por ejemplo, un artículo
con una rotación de 12 significa que el
artículo se renovaría como promedio 12
veces al año, mientras que cobertura es una
noción más bien comercial que nos indica el
número de días que con el referido stocks
podemos atender a la venta prevista.
El concepto de rotación y cobertura de
stocks.
 La rotación se calcula dividiendo la Venta
Anual por el Stock promedio, bien sea en
unidades o pesos, siempre y cuando ambas
magnitudes estén valoradas al mismo precio
( precio de costo o precio de venta).

Rotación= venta anual / stock promedio

El concepto de rotación y cobertura de
stocks.
 La cobertura, multiplicamos el inverso del
índice de rotación por el factor tiempo (días
meses o semanas); así por ejemplo la
cobertura sería:

Cobertura = ( 1 / ind.rot ) x factor tiempo

El concepto de rotación y cobertura de
stocks.
 Si tenemos en cuenta que el
ROI=Beneficio/Stock multiplicando y
dividiendo por ventas tendríamos:

ROI = (VENTA / STOCK) X (BENEFICIO / VENTAS) O SEA:

ROI = IND. DE ROTACIÓN X MARGEN COMERCIAL