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CMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS E INTRUCCIONES DE TRABAJO ?

CERTIFICACIN ISO-9002 ISOCOORDINACIN DE ASEGURAMIENTO DE CALIDAD

 CUL ES MI PARTICIPACIN EN ESTE PROCESO ?

DIGA LO QUE HACE

MEDIANTE PROC. E INSTRUCCIONES

HAGA LO QUE DICE SEGN PROC. E INSTRUCCIONES

REGSTRELO XITO MEJREL0 ANLISIS. 1 EN FORMATOS, BITACORAS REGISTROS.

 PROCEDIMIENTO: Documento que describe en forma general las actividades de un trabajo/proceso.Un procedimiento es inter-departamental. inter INTRUCCIN DE TRABAJO: Documento que describe en forma detallada las actividades de un trabajo/proceso.Una instruccin es intra-departamental intra-departamental.

INCIO

FIN

INCIO

FIN

La caracterstica que hace diferente un procedimiento de una instruccin, es que en un procedimiento intervienen varias personas, y la instruccin de trabajo la realiza una sola persona. persona
INCIO FIN

INSTRUCCIN DE TRABAJO

INCIO

FIN

PROCEDIMIENTO

 CMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES ?

OBJETIVO GENERAL

ESTABLECER LOS LINEAMIENTOS PARA LA ESCRITURA Y ESTRUCTURA LGICA Y CRONOLGICA DE LOS PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE CALIDAD. CALIDAD.

 CMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES ?

OBJETIVOS ESPECIFICOS
EL PARTICIPANTE SER CAPAZ DE :

1.- Entender la ESTRUCTURA de la documentacin de un Sistema de Calidad y las diferencias entre los elementos que lo conforman. 2.- Distinguir la diferencia entre el OBJETIVO Y PROPSITO de un procedimiento. 3.- Establecer los lmites de aplicacin de un procedimiento ( ALCANCE ). 4.- Redactar un procedimiento siguiendo una secuencia lgica y cronolgica de actividades y sin errores de redaccin. 5.- Reconocer la diferencia entre REFERENCIAS, ANEXOS Y REGISTROS DE CALIDAD.

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PROPSITO
1.1.- Asegurar la uniformidad en la estructura y la lgica de los procedimientos del Sistema de Calidad. Calidad.

2.- Evitar que la redaccin de procedimientos 2.sea confusa y que haya deficiencias en la redaccin.

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ESTRUCTURA DOCUMENTAL DEL SISTEMA DE CALIDAD. CALIDAD.

CALIDAD, Define la POLTICA DE CALIDAD OBJETIVOS, RESPONSABILIDADES. OBJETIVOS RESPONSABILIDADES
NIVEL 1

PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE CALIDAD

Definen QUIN hace QU QUIN? QU? y CUNDO CUNDO?. Definen el CMO se hace CMO? una operacin o proceso. Es la EVIDENCIA de que el Sistema est funcionando.

NIVEL 2 NIVEL 3

INSTRUCCINES DE TRABAJO

REGISTROS, REPORTES, GRFICAS

NIVEL 4

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OTRA DIFERENCIA ENTRE PROCEDIMIENTOS E INSTRUCCIONES

PROCEDIMIENTOS

SON INTERDEPARTAMENTALES INTERDEPARTAMENTALES

INSTRUCCIONES INSTRUCCIONE

SON INTRADEPARTAMENTALES INTRADEPARTAMENTALES

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ESTRUCTURA DE UN PROCEDIMIENTO
1.1.- OBJETIVO 2.- PROPSITO 2.3.- ALCANCE 3.4.- RESPONSABILIDADES 4.5.- PROCEDIMIENTO 5.6.- DEFINICIONES 6.7.- REFERENCIAS 7.8.- ANEXOS 8.9.9.- REGISTROS DE CALIDAD 10.10.- HISTORIA DE CAMBIOS

 CMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES ?

ESTRUCTURA DE UNA INSTRUCCIN DE TRABAJO

1.1.- OBJETIVO 2.- PROPSITO 2.3.- ALCANCE 3.4.- RESPONSABLE * 4.5.- EQUIPO Y HERRAMIENTAS * 5.6.- DESCRIPCCIN DETALLADA DE 6.ACTIVIDADES * 7.- DEFINICIONES 7.8.- ANEXOS 8.9.9.- REGISTROS DE CALIDAD 10.10.- HISTORIA DE CAMBIOS
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1.1.- OBJETIVO
Expresa el QU? del procedimiento. Escriba en forma breve y clara la finalidad del procedimiento El objetivo se relaciona con uno o varios requerimientos de la norma ISO-9000. ISOEjemplo: Ejemplo: Establecer los lineamientos para la correcta redaccin de los procedimientos que integran el Sistema de Calidad. Calidad.
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2.- PROPSITO 2.Expresa el PARA QU? del procedimiento. Es decir, si nos hacemos la pregunta: pregunta: Para que se desea establecer lineamientos para la escritura de procedimientos? La respuesta a esta pregunta es el PROPSITO. PROPSITO. Ejemplo: Ejemplo: Asegurar la uniformidad en la estructura y la lgica de los procedimientos del Sistema de Calidad

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3.- ALCANCE 3.Es el DNDE? Expresa el campo de aplicacin del procedimiento considerando reas fsicas, fsicas, funciones, procesos, departamentos, procesos, departamentos, o funciones, hasta donde lleguen los lmites de aplicacin del procedimiento. procedimiento. Ejemplo: Ejemplo: Este procedimiento aplica a la escritura de los procedimientos del Sistema de Calidad, llamados tambin procedimientos de Nivel 2

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Continuacin.

EJEMPLOS DE ALCANCES INCORRECTOS 1.1.- Este procedimiento aplica para EYCCSA. 2.- Este procedimiento aplica cuando surja 2.la necesidad .

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4.- RESPONSABILIDADES 4.Es el QUIN?

En esta seccin se incluyen los NOMBRES DE LOS PUESTOS o funciones que realizan una actividad en el procedimiento, y se escriben en el orden en el que aparecen en el procedimiento con sus responsabilidades descritas en forma breve. breve. En otras palabras, Quienes son los que estn en las actividades del INVOLUCRADOS procedimiento. Gte. procedimiento. ( Gte. de produccin, tcnico de laboratorio. laboratorio.)

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Continuacin.

Siga la estructura de sub-puntos e incisos subEjemplo: 4.- RESPONSABILIDADES 4.4.1.- Es responsabilidad del Gerente de Produccin: 4.1.a) ..b).b).c).c).4.2.4.2.- Es responsabilidad del Coordinador ISO-9000 ISOa).a).b).b).c).c).16

 CMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES ?

Continuacin.

IMPORTANTE

Use los organigramas oficiales para los nombres de los puestos o funciones incluidas en el procedimiento. procedimiento. De lo contrario un puesto puede ser llamado de formas distintas, lo que puede provocar confusiones y posibles errores. errores.

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4.- RESPONSABLE 4.En esta seccin se escribe el nombre del puesto de la persona que desempea la actividad en cuestin. cuestin. Use los organigramas oficiales para los nombres de los puestos o funciones. funciones. Ejemplo: Ejemplo: - Operador mquina mezcladora - Auxiliar de laboratorio
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5.- PROCEDIMIENTO 5.Es el QUIN? hace QU ? A).A).- HAGA EL DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO B).B).- REDACTE EL PROCEDIMIENTO

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A).A).-ELABORACIN DE UN DIAGRAMA DE FLUJO 1.1.- Seleccionar el proceso del cual se elaborar el diagrama de flujo. 2.- Enlistar las actividades principales y quienes 2.las realizan. 3.- Dibujar el diagrama de flujo en orden secuencial. 3.4.- Verificar que el diagrama refleje la secuencia de 4.pasos del proceso.
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Continuacin.

A).A).- SIMBOLOGA PARA UN DIAGRAMA DE FLUJO

INICIO

Representa el inicio del proceso ( procedimiento ) y siempre es el primer smbolo de todo diagrama de flujo. flujo. Representa una actividad del proceso o procedimiento . La actividad se describe con un verbo infinitivo ( Autorizar, Enviar, Tomar ). En la esquina superior derecha se escribe el nombre del puesto/funcin responsable de hacer la actividad ( Gerente de Produccin, Gerente de Industrializacin, Coordinador ISO-9000 ). ISO En la esquina superior izquierda se escribe el nmero de paso designado para esa actividad ( 5.1, 5.2, 5.3 . ) .
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# PASO

RESP.

ACTIVIDAD

 CMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES ?

Continuacin.

A).A).- SIMBOLOGA PARA UN DIAGRAMA DE FLUJO

DOCUMENTO

Representa un documento al que se hace referencia o se genera como resultado de una actividad. actividad. Se usa como conector cuando se tienen 2 caminos a seguir despus de que una actividad que implica la toma de una decisin. Ejemplo: Verificar, Revisar decisin. Ejemplo: Confirmar, Comparar, Checar, etc. etc. Lnea de conexin entre smbolos, y adems indica la direccin del flujo de operaciones. operaciones. Todos los smbolos deben de unirse entre si por medio de esta flecha. flecha.

DECISIN

FIN

Representa el final de un proceso (procedimiento )

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 CMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES ? EJEMPLO: DIAGRAMA DE FLUJO DE CMO HACER UN DIAGRAMA DE FLUJO?.
5.1

INICIO
RESP. DEL PROCED.

SELECCIONAR PROCESO

5.2 1

RESP. DEL PROCED.

ENLISTAR ACTIVIDADES PRINCIPALES

LISTADO DE ACTIVIDADES PRINCIPALES

LISTADO DE ACTIVIDADES PRINCIPALES

5.3

RESP. DEL PROCED.

DIBUJAR DIAGRAMA DE FLUJO

DIAGRAMA DE FLUJO

5.4

RESP. DEL PROCED.

VERIFICAR DIAG. VS. PROCESO

NO

COINCIDE CON PROCESO?

SI

FIN

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 CMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES ?

B).B).-REDACTE EL PROCEDIMIENTO
1).1).- Inicie la redaccin del punto 5 ( PROCEDIMIENTO ) siempre con la leyenda : En la redaccin de este procedimiento se sigue la secuencia de actividades del diagrama de flujo del anexo 1. 2).2).- Escriba los pasos del procedimiento de manera objetiva, clara y lgica y que reflejen la forma en que la actividad se lleva a la prctica, respetando la secuencia del diagrama de flujo . SIMPRE TIENE QUE HABER CONGRUENCIA Y CORRELACIN ENTRE LOS PASOS DEL PROCEDIMIENTO ESCRITO Y EL DIAGRAMA DE FLUJO.
VEA EL SIGUIENTE ESQUEMA PARA REAFIRMAR LO ANTERIOR MENCIONADO ( DIAPOSITIVA # 20 )

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 CMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES ?

INICIO
5.1
RESP. DEL PROCED.

5.0 PROCEDIMIENTO
5.1 El responsable de escribir el procedimiento selecciona el proceso del cual se elaborar el diagrama de flujo. flujo.
LISTADO DE ACTIVIDADES PRINCIPALES

SELECCIONAR PROCESO 5.2

RESP. DEL PROCED.

ENLISTAR ACTIVIDADES PRINCIPALES

5.2 El responsable de escribir el procedimiento enlista las actividades o pasos principales y quienes las realizan. realizan. 5.3 El responsable de escribir el procedimiento dibuja el diag. de flujo diag. basado en la lista de actividades. Princ. actividades. Princ. 5.4 El responsable de escribir el procedimiento verifica que las actividades del diag. de flujo reflejen la diag. condicin actual del proceso: proceso: a).a). Si hay congruencia entre el proceso y el diagrama de flujo se da por terminado el diagrama. diagrama. b).- Si no, se repiten las actividades b). desde el paso 5.2.

LISTADO DE ACTIVIDADES PRINCIPALES

5.3

RESP. DEL PROCED.

DIBUJAR EL DIAGRAMA DE FLUJO.

DIAGRAMA DE FLUJO

5.4

RESP. DEL PROCED.

VERIFICAR DIAG. VS. PROCESO

NO

COINCIDE CON PROCESO ?

SI

FIN

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B).B).-REDACTE EL PROCEDIMIENTO
Continuacin.

3).3).- En su redaccin use la estructura QUIN hace QUcomo estructura bsica. Sin embargo habr necesidad algunas veces de indicar tambin : - Los apoyos o medios para realizar la actividad . - Cundo y dnde se hace la actividad ? - El o los productos de la actividad (Ej.: Documentos generados) EJEMPLO: QUIN ? HACE QU ?

5.10 El responsable del procedimiento escribe el diagrama de flujo de acuerdo al procedimiento PAC-02. PAC-

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B).B).-REDACTE EL PROCEDIMIENTO
Continuacin.

4).4).- Evite entrar en detalles acerca del CMO se hacen las cosas recuerde que usted est redactando un PROCEDIMIENTO DEL SISTEMA DE CALIDAD y no una INSTRUCCIN DE TRABAJO. Si es necesario, haga referencia a otros documentos, como mtodos, manuales, estndares tcnicos, etc. EJEMPLO: 5.3 El tcnico de mantenimiento desensambla los engranes de la mquina siguiendo los pasos y la frecuencia con la que se indica en la Instruccin de Trabajo IMT-02 para el mantenimiento correctivo IMTde la mquina CS-23, CS-

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5.- EQUIPO Y HERRAMIENTA 5.En esta seccin se escriben las herramientas y equipos ( produccin/inspeccin) que son utilizados para la instruccin en cuestin. cuestin. Ordene stas en orden alfabtico. alfabtico. Ejemplo: Ejemplo: - Colormetro: Aparato que mide. Colormetro: mide - Malla: Filtro utilizado ... Malla: ... - Probeta graduada: Instrumento graduada: Instrumento
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6.- DESCRIPCIN DETALLADA DE 6.ACTIVIDADES En su redaccin use la forma qu hace, hace, utilizando qu,? como estructura bsica. qu,? bsica. Redacte las instrucciones siguiendo la misma secuencia del diagrama de flujo. flujo. Ejemplo: Ejemplo:
6.1.- Verificar que la mquina est en buen estado. estado. 6.2.- Tomar 100 gr. de la muestra con cuchara y colocarla en vaso de gr. precipitado. precipitado.
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6.- DEFINICIONES 6.1.- Escriba la definicin o interpretacin de todos los trminos tcnicos, palabras en otro idioma que no sean del dominio general y aquellos trminos que solamente en ciertas reas se conocen, es decir Trminos Coloquiales de la empresa. empresa.
EJEMPLO :

Bizcocho: Bizcocho: Pieza de barro prensada y quemada que se utiliza para pruebas de laboratorio. laboratorio. 2.- Ordene esta seccin alfabticamente. alfabticamente. 3.- Si no hay definiciones por incluir, escriba la leyenda NO APLICA .
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7.- REFERENCIAS 7.1.- Escriba el ttulo de los documentos internos/externos, que son requeridos para la ejecucin del procedimiento pero que no fueron generados por l mismo. mismo. 2.- Si se hizo mencin de un Procedimiento del Sistema de Calidad o bien una Instruccin de Trabajo, escriba su nombre y nmero. nmero.
3.- Si no se requieren de referencias, escriba la leyenda NO APLICA .
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 CMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES ?

8.- ANEXOS 8.1.- Escriba los formatos, etiquetas, tablas, diagramas etc. Que se generan/usen por el etc. procedimiento y que se requieren para evidenciar su implementacin. implementacin.
2.- Estos documentos deben integrarse al formato oficial para la escritura de procedimientos y no solo como copias anexas, y as garantizar su control por el procedimiento mismo. mismo. 3.- En el anexo 1 ponga siempre el diagrama de flujo del procedimiento. procedimiento.

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9.9.- REGISTROS DE CALIDAD

1.- Escriba en una tabla los nmeros y los nombres de los reportes o registros que se usan para demostrar la implementacin del procedimiento as como el responsable de su archivo y control y el tiempo mnimo de retencin en ese archivo. archivo. 2.- Si no se generan registros, escriba la leyenda NO APLICA .

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10.10.- HISTORIA DE CAMBIOS

1.- Indique en una tabla, las modificaciones que sufri el procedimiento con respecto a su revisin anterior, las razones del cambio y la fecha en la que entra en vigor la nueva revisin. revisin.

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