¿ERP en la Pyme?

Si bien al principio, los ERP surgieron para cubrir las necesidades de las grandes
corporaciones, con el paso del tiempo se ha observado una penetración cada vez mayor en la pequeña y mediana
empresa. Gracias a la disminución de recursos tecnológicos que
necesita un ERP (infraestructura), la reducción del costo del software y la carencia en la dependencia de
dispositivos para su uso, han hecho que prácticamente cualquier compañía pueda utilizar uno. Esto no significa que
sea barato pero al menos es alcanzable para muchas empresas.

El ERP cada vez más cerca de cualquier Pyme

Hace varios años, pensar en utilizar un ERP era una tarea que implicaba una inversión de no menos de ¡un
millón de dólares! Cabe mencionar que el promedio de las primeras implementaciones eran de varias
decenas de millones de dólares o incluso cientos. Con el paso del tiempo y con la revolución tecnológica
que causó internet estos precios han ido disminuyendo a tal grado que encuentras software por unos
cuantos dólares, pero, ¿Cómo medir el impacto de un ERP en la Pyme?
A través de los años, muchas empresas y académicos especialistas en el tema han buscado muchas formas de medir el impacto que tiene un sistema ERP. Algunos factores que
han complicado la medición del impacto son:

 Muchas veces las mismas empresas que implementaron un ERP no comparten esta información haciendo la tarea aún más difícil.
 La baja integración del ERP con otras tecnologías de información y de comunicación disponibles hacen difícil la medición del impacto real
 La sub-utilización del sistema como conjunto. Muchas empresas compraron un
sistema con muchos módulos y apenas utilizan un pequeño porcentaje.
 El uso de otros productos. En más de una ocasión la empresa sigue utilizando algún otro sistema que complica la fiabilidad del resultado analizado.

Poca integración del ERP con otras tecnologías frena el beneficio en la Pyme

A pesar de todas estas complicaciones, se ha demostrado que:

 Aproximadamente el 91% de las empresas afirma que la implementación de un sistema ERP permite administrar la información de manera más eficiente
y eficaz, según lo esperado.
 Un 82 % de las empresas han sido impactas cambiando su estructura organizacional. A pesar de que áreas como la contabilidad y contabilidad de costos no están integradas
adecuadamente.
 Conforme más pasa el tiempo y la empresa se siente más cómoda utilizando el software mejores resultados se generan. Esta relación tiempo-uso muestra que la implementación
de un ERP es un proceso que permite obtener resultados a mediano y largo plazo.
 Acceso a información confiable, precisa y oportuna.
 Optimización de los procesos de la organización
 La posibilidad de compartir información entre todas las áreas de la organización
 Procesos de auditoría ágiles en términos de acceso a los datos
 Capacidad de integrar diversas áreas de la organización para un mayor control sobre ellas, actividad facilitada por la existencia de una base de datos centralizada, íntegra y actualizada.

La integración de datos es una de las principales ventajas de un ERP

Funcionamiento de un ERP para Pymes
Las empresas son entes con vida propia. Tienen cientos de interacciones con clientes, empleados y proveedores. Controlar todas esas interacciones puede ser labor que consuma mucho de nuestro
tiempo. Como ya hemos leído, llevar un mejor control o no llevarlo, puede ser la diferencia entre una empresa sana, que crece de manera organizada y le da más satisfacciones que pesares a sus
dueños. Este control del que hablo puede ser llevado de manera manual, hasta cierto punto y, seguramente lo haces muy bien; sin embargo ¿no te sientes agotado después de hacerlo? ¿No te
gustaría tener más tiempo para tu familia o tus pasatiempos? ¿No han surgido errores al conciliar información? Aquí es donde un ERP hace la diferencia.

Un ERP es un conjunto de módulos que se interconectan entre sí

Un sistema ERP (Software de gestión integrada) por lo regular ofrece los siguientes módulos: Contabilidad, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Administración de bancos, Órdenes
de Venta, Órdenes de Compra, Manufactura y Proyectos. Dependiendo el giro comercial de su empresa, los objetivos de negocio y las necesidades de reportes, se configuran más o
menos módulos.
Como habrás notado, el software está diseñado por módulos enfocados a alguna área de la empresa. Es decir, el enfoque de un ERP está dado por el giro comercial y de actividad a registrar. Al momento ya
hemos revisado los módulos base, pero ¿cómo es que se comunican entre sí los módulos? ¿Cómo una pyme lo utiliza? Todos los ERP cuentan con las funcionalidades base que las empresas necesitan y que
hemos explicado. Los sistemas ERP son como pequeñas tuberías que se interconectan. La conexión final: Contabilidad. Vamos a revisar varios módulos básicos.

Órdenes de compra: Este módulo te sirve para controlar y conocer las solicitudes de comprar que hayas hecho a tus proveedores. Es decir, en este módulo registras los pedidos de mercancía o materia prima que
necesitas para cubrir las demandas de tus clientes. Las mejores prácticas de un ERP permite controlar los precios pactados con un proveedor, verificar que la cantidad ordenada corresponda con la cantidad que se
ingresa, registrar los costos de importación (si aplican), registrar si esta compra está ligada a una venta, orden de servicio o proyecto.

Órdenes de Venta: La función de esta sección es vigilar la cantidad de pedidos que tienes con tus clientes, la programación de envíos, la entrega de servicios y/o el registro de cotizaciones. Cada ERP puede tener más
o menos funcionalidades. El objetivo es integrar toda la información proveniente de áreas como marketing y ventas para integrarlas con el área de operaciones.

Inventario: Prácticamente cada ERP cuenta con el registro de almacenes, artículos de inventario y artículos de servicio. El objetivo de este módulo, también consiste en
registrar los costos que se hayan registrado para los productos, los niveles de disponibilidad y de re-surtimiento. Cada ERP maneja algoritmos o secuencias de conteo y
costeo, debes preguntar como el producto gestiona el inventario, como calcula los costos del producto y como se realiza la recepción o salida de la mercancía.
Es importante que le menciones al proveedor sobre algún procedimiento que como empresa realices: como la firma de comprobantes, almacenes o formas de hacer transacciones (si hay
un sitio web o un programa que ya haga alguna de estas funciones).

Cuentas por Pagar: Si haz registrado las compras, llega un momento en que tienes que registrar lo que debes a tu proveedor, los pagos o anticipos que le hayas hecho, así como el histórico
de acuerdos que tengas con él. Este módulo te permite analizar la interacción que hayas tenido con los proveedores y tener una visión del flujo de efectivo necesario para solventar las deudas que
tengamos.

Cuentas por Cobrar: En este módulo registras los descuentos, notas de crédito, facturas, los pagos o anticipos que con tu hayas transaccionado, así como el histórico de acuerdos que
tengas con él. Este módulo te permite analizar la interacción que hayas tenido con tus clientes y permite tener una visión del flujo de efectivo que tengas por venir y el histórico de deuda de tus
clientes hacia contigo.
 Como Legos®, los módulos del ERP registran las operaciones del negocio creando un solo bloque

Bancos: El corazón de toda empresa es el flujo de dinero. Todos los ERP cuentan con un módulo para administrar y registrar toda transacción que tenga que ver con dinero; así tendrás detalle de
cada pago o anticipo hecho por tu empresa hacia un proveedor, o de los pagos o anticipos recibidos por un cliente. Todos los ERP emitirán reportes con detalles para que concilies tus saldos bancarios.
Contabilidad: Es la base de cualquier ERP. Todos los registros de alguna forma
apuntan aquí. Todos los ERP cuentan con un catálogo de cuentas, subcuentas, centros de costo/beneficio. Dependiendo del diseño del ERP le permitirá obtener más o menos detalle de las
transacciones relacionadas. En este módulo es indispensable que pregunte sobre el cumplimiento de obligaciones fiscales, la emisión de reportes y la conciliación de saldos contables. Con
un ERP recibes la información desde otros módulos por lo que debe asegurarte de preguntar hasta entender como los flujos del negocio se reflejan aquí.
Otros Módulos: Los módulos que han sido descritos en párrafos anteriores son la base
para cualquier sistema de gestión empresarial, si la operación de su empresa o las necesidades de la misma lo demandan se habilitan más módulos: Manufactura, Gestión de Servicios, Proyectos,
Puntos de Venta, Inteligencia de Negocios (BI), nómina, entre otros. Cada módulo se especializa en capturar información de valor del área y automatiza el flujo de operación de su
organización. Cuando compres o rentes un sistema de estos, verifica que se cumple con la información que necesitas.
En las Pymes, debemos tener cuidado, pues se debe considerar que habrá una nueva cultura empresarial al contar con nuevos elementos interactuando. Una empresa Pyme
que utilizará un ERP requiere de:

 Adaptación. Olvidar viejos vicios y operar según la nueva herramienta.

 Comunicación. Expresar los problemas para encontrar soluciones efectivas.

 Constancia. Para cargar los datos y para realizar la extracción de datos.

 Flexibilidad. Para resolver problemas organizacionales. No todo resuelve el software.

 Dedicación. Para dar un extra durante el proceso de consultoría.

Sumado a esto, debemos contar con infraestructura que albergue al nuevo programa de cómputo.
Infraestructura para un ERP en la Pyme
Instalar un ERP implica varios cambios a nivel organizacional y a nivel tecnológico. A nivel tecnológico, según el tipo de ERP se requiere al menos uno o más de estos elementos:

 Software de base de datos

 Software de Sistema Operativo
 Software del aplicativo ERP
 Software de Servidor para ERP (Web, virtualización, escritorio remoto, etc.)
 Hardware como un Servidor para hospedar todo los programas de cómputo.
 Hardware como equipos de computo o móviles
 Hardware como terminales o VPN
 Hardware de red como conexión a internet, switches, routers, etc.

Cada ERP tiene sus propias especificaciones de hardware y software. Lo importante es que usted valore si conviene tener todo el equipo instalado en sus oficinas o en un entorno
como la nube, pero ¿Qué es la nube? ¿Cómo funciona? ¿Es posible tener un ERP para Pymes en la nube?
Estamos en pleno 2016, como usuarios consumimos mucha información desde nuestros dispositivos móviles, tabletas y computadoras. Mucha de la información que consumimos es gracias a la computación en la
nube, aunque… ¿qué es y cómo funciona? Prácticamente todos la hemos usado pero muchos no podrían definir con precisión este concepto.

Computación en la nube: Definición

Según Wikipedia, la computación en la nube es un paradigma que permite ofrecer servicios de computación a través de una red, que usualmente es Internet. En términos comunes la computación en la nube es:

 Un grupo de hardware y software (servidores, firewalls, routers, etc.)

 Las máquinas controlan, almacenan y ejecutan información bajo altos niveles de seguridad, disponibilidad y eficiencia.

El objetivo es que un usuario realice peticiones de información y la reciba vía Internet en prácticamente cualquier dispositivo. Un ejemplo muy popular de computación en la nube es el correo electrónico. Por
ejemplo:

 Seguramente tienes alguna cuenta de Google Gmail

 Abres un navegador web o una aplicación móvil

 Inicias sesión

 Disfrutas de la información

 La información de correo electrónico no se almacena en tu computadora

 Tu sólo tienes la certeza de que disfrutas el servicio por su rapidez y confiabilidad

Con la computación en la nube usted prácticamente no almacena información, no consume grandes cantidades de memoria o procesamiento porque la carga de trabajo la llevan otros equipos instalados en alguna
parte del mundo.
Computación en la nube: Tipos de servicios
La computación en la nube, como ya vimos, permite colocar infraestructura, servicios o
plataformas de software y/o hardware con alta disponibilidad. Según el tipo de nube se clasifica como SaaS, PaaS y IaaS ¿Qué son o en qué consisten?

PAAS: En este servicio se ofrecen plataformas de desarrollo. Se colocan ambientes con módulos o Apis para desarrollar de manera rápida. Estos ambientes tienen un manejo ágil de persistencia de datos. En pocas palabras le facilita la vida a
los desarrolladores. Ejemplos de este tipo de nube es Google App Engine.

IAAS: La infraestructura como servicio coloca hardware. Lo coloca mediante arreglos virtuales. Esto permite el uso ágil de recursos según la demanda del usuario. Imagine que su empresa requiere procesar o almacenar muchos
documentos en una hora en específico, con este modelo se crearía una sesión donde se ponen más recursos para finalizar más rápido. Ejemplos de este tipo de servicio se encuentran Amazon Web Services que ofrece servicios de
almacenamiento y procesamiento de información.

Movilidad, ventaja de la nube

SAAS: El software como servicio o SaaS en un tipo de nube que ofrece aplicaciones para usuarios finales. El usuario final tendrá el único requisito de utilizar un navegador web o aplicación diseñada. En este modelo el
usuario:
  No tiene ningún control sobre los equipos.

 No se preocupa por mantenimiento

 No se preocupa por costos de soporte

Gracias a esta tecnología podemos utilizar un ERP en la Pyme sin contar con gran infraestructura. Un ejemplo de software ERP en la nube es Advanta CLOUD, Acumatica o Netsuite ERPs en la nube de gran desempeño

Funcionamiento
Para comprender mejor cómo funciona la nube, vamos a separar en dos partes los
conceptos:

 Por un lado usted tiene la interfaz que usa. Esto se llama Front End.

 Por otro lado existe el Back End. Que es un conjunto de máquinas y software que procesan la información.

La computación en la nube enlaza estos dos elementos vía Internet. Ya sea por una aplicación hecha a la medida o por un navegador web. En estos momentos, seguramente dirá ¿cuál es la diferencia entre una conexión
estándar entre computadoras? Existen varias y son las siguientes:

 Redundancia: Si un servicio cae por cualquier razón (desastres naturales, ataques terroristas, accidentes, etc.) existe otro servicio idéntico en algún otro punto del mundo que se activará. Usted podrá seguir trabajando a pesar de
cualquier incidente.

 Alta Disponibilidad: Los centros de datos cuentan con varios enlaces dedicados a distintos proveedores de internet, lo que permite tener siempre conectado al servicio. Si hiciera esto directamente en su empresa tendría un costo
de mantenimiento alto.

 Respaldos: En caso de falla por algún aparato (discos, routers, memorias, etc.) o desastre existen copias de su información que se crean automáticamente y le garantizarán que sus activos de información estén
siempre disponibles. La capacidad de almacenamiento crecerá de manera automática sin necesidad de que usted absorba los costos por composturas o mantenimientos en los equipos que hacen esto.
 Seguridad: Los centros de datos que dan servicio de nube trabajan con estándares de alta seguridad (controles de acceso, seguridad ante incendios, seguridad eléctrica, firewalls, sistemas de predicción de comportamiento no
deseados, etc.) que garantizan que su información está en un lugar seguro.

Los activos de información tienen un valor incalculable para las empresas, el cómputo en la nube agrega un gran valor al negocio al brindarle alta disponibilidad y seguridad de la información. Existe una evolución natural de
las cosas y el software empresarial no es la excepción. Hace tiempo, se instalaba en equipos de cómputo ubicados en las oficinas del cliente que compraba dichas herramientas. Con el paso del tiempo estas herramientas
han migrado a la nube. Esto da paso al Software empresarial ERP en la nube que trae todos los viejos de la vieja guardia más los beneficios de la nueva generación.

Software Empresarial ERP en la Nube: ¿Qué cambió?

El software ha ido cambiando bajo 5 tendencias que traen consigo una serie de beneficios.
Estas tendencias son:

 Transacciones 100% en la nube

 Experiencia de usuario 100% web
 Flexibilidad de cambio
 Integración ágil entre sistemas
 Análisis en tiempo real.
Hoy en día el software empresarial ERP en la nube está construido sobre y en la nube. Esto significa que está diseñado para ser utilizado con un navegador web. Además se logra:

 Ahorros en costos por adquisición de equipo de cómputo.

 Información respalda. En caso de accidente o desastre tu conservas la información.

 Reducción de costos por contratación de personal administrativo y de soporte.

 Ventajas fiscales. Con el cómputo en la nube, usted puede deducir de impuestos la renta de estos servicios.

 Funcionalidad. Contrata y cancela como una línea telefónica. Paga por lo que usa.

 Foco en el negocio. Te preocupas por tu estrategia, no por mantener una infraestructura tecnológica.

Experiencia de Usuario
No hay nada más cómodo que utilizar tu Smartphone para realizar alguna tarea. Con las
nuevas tendencias, podrás utilizar aplicaciones para utilizar un programa de cómputo que hace años sólo era posible en una computadora. Entre los beneficios se encuentran:

 Aprendizaje. No requiere entrenamiento exhaustivo para utilizar un ERP en la nube.

 Tiempo. La interfaz de usuario es simple. Escribes menos y haces más.

 Movilidad. Antes tenías que sentarte frente al escritorio, hoy lo haces donde sea.

 Colaboración. Múltiples usuarios pueden compartir inmediatamente sus hallazgos.

Sin duda, los programas informáticos de hoy tienen interfaces simples, pensadas en múltiples usuarios y que se puedan utilizar desde la comodidad de prácticamente cualquier dispositivo.

Flexibilidad de Cambio
Hoy en día, todo lo queremos personalizar. Queremos personalizar los fondos de pantalla,
los tonos musicales y nuestro equipo de cómputo. ¿Por qué tendría que ser diferente con nuestro ERP? Con un software empresarial ERP en la nube puedes beneficiarte de:
  Modificar flujos de negocio. Cada vez más simple de realizar.
 Crear flujos más complejos. Interacción con varias herramientas.
 Agregar más funcionalidad. Agrega botones, colores, detalles.
 Automatización. Puedes generar acciones automáticas para notificar eventos o cualquier cosa.
 Reducción de costos. La implementación es más sencilla por tanto más barata.

Análisis en Tiempo Real

¿Qué pasaría si aprobaras, consultaras o modificaras información de tu empresa desde el aeropuerto, desde un restaurante o desde el pesado tráfico de la ciudad? Ya lo puedes hacer con un ERP en la nube. Además
puedes:

 Ahorrar tiempo. No esperes a llegar a la oficina.

 Acelerar decisiones. No esperes hasta el cierre contable para obtener datos.
 Agilice la operación de su empresa. Prevén y planea mejor tus compras.
 Unifique información al instante. Crea tus propios reportes.
 Aprobaciones. No detengas a la empresa hasta tu regreso a la oficina. Autoriza transacciones desde cualquier lugar.

Sin duda, los sistemas cada vez se parecen más a los comportamientos humanos naturales.