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La función de
aprovisionamiento

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Concepto de aprovisionamiento

El aprovisionamiento es el proceso que, de forma eficiente, lleva a

cabo una empresa para garantizarse la disponibilidad de los productos y
servicios externos precisos para el desarrollo de su actividad y, por
tanto, para el logro de sus objetivos estratégicos.

Del análisis de esta definición se obtienen las siguientes ideas:

• Es un proceso, por lo tanto consta de un conjunto de actividades

ordenadas con un objetivo concreto.
• Es eficiente, por lo que debe ser una función rentable en sí misma.
• Garantiza la disponibilidad de todos los productos y servicios
necesarios.
• Se entiende entonces que debe encargarse de todo el
abastecimiento de la empresa.
• Es una función estratégica, ya que está directamente relacionada
con los objetivos estratégicos de la empresa.

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Etapas del proceso de aprovisionamiento

Para identificar las actividades que componen el aprovisionamiento es

conveniente analizar el propio proceso, formado por la siguiente
secuencia:

Identificación de las necesidades: comunicación de cada

departamento de sus necesidades de material.

Selección de las fuentes de aprovisionamiento: búsqueda de los

proveedores adecuados para realizar las compras o recompras
necesarias

Gestión de compras: realización del pedido, control de la recepción

de los materiales y validación de la operación para que se proceda al
correspondiente pago.

Gestión de stocks: realización y control de las operaciones de

almacenaje de las mercancías y de las salidas de materiales.

Evaluación y control: valoración del logro de los objetivos del

proceso de aprovisionamiento y control del correcto desarrollo de las
actividades de acuerdo a lo previsto.

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Criterios de funcionamiento
La función de aprovisionamiento conjuga dos criterios básicos:
Un criterio técnico que consiste en mantener las existencias lo más altas
posibles de modo que impidan cualquier retraso en la fabricación o
comercialización de productos.
Un criterio económico-financiero que trata de minimizar el coste del
aprovisionamiento y mantenimiento de las existencias.
Tipos de aprovisionamiento
Para compatibilizar estos dos criterios la función de aprovisionamiento se
puede cumplir de tres formas diferentes:
Aprovisionamiento esporádico: consiste en aprovisionarse en el
momento en que hacen falta las mercancías, de forma que no es preciso
almacenar. Su principal problema es que supone una fuerte dependencia
de los proveedores y un riesgo cierto de desabastecimiento. Prima el criterio
económico sobre el técnico.

Aprovisionamiento esporádico: denominado método justo a tiempo,

establece fechas exactas para las entregas de los proveedores. Requiere un
control muy riguroso de las funciones de aprovisionamiento, producción y
comercialización.

Mantenimiento stock de seguridad: en este caso la empresa tiene

siempre un número mínimo de existencias almacenadas, de tal forma que
no se puedan producir retrasos en las funciones productiva y comercial.

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Formas de gestión

El desarrollo de la función de aprovisionamiento requiere que esta se

integre en el sistema organizativo de la empresa de forma coherente.
La forma en que se integra depende de diferentes factores
empresariales. La mayoría de las medianas y grandes empresas se
organizan de forma departamental y, en ese sistema organizativo, la
función de aprovisionamiento la realiza el departamento de compras,
que depende de la dirección comercial de la empresa.

Tipos de formas de gestión

Centralizada: consiste en que sea un solo departamento el que

realice todas las compras de la empresa. Este manual se desarrolla
sobre la visión centralizada de la gestión del aprovisionamiento.

Descentralizada: cada uno de los departamentos se encarga de

realizar sus propias compras, por lo que el departamento de compras
no existe. Se utiliza cuando las divisiones de la empresa son muy
especializadas y sus necesidades de aprovisionamiento también.

Matricial: la empresa adquiere todos los productos que necesita a

unos pocos proveedores especializados en cada zona geográfica en
la que opera. Es una especie de gestión centralizada por regiones.
Se utiliza en empresas multinacionales.

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Importancia del aprovisionamiento para la empresa

La función de aprovisionamiento es una de las que más valor generan a

la empresa. Para que la importancia del aprovisionamiento sea real, este
debe ser eficiente. Para ello se ha de centrar en los siguientes puntos:

• Colaboración con proveedores

• Estrategias de compras (basadas en TIC y experiencia)

• Implementar calidad en los procesos de compra

• Optimización en la gestión de stocks

Centrarse en los aspectos anteriores produce beneficios en varios

aspectos de la empresa:

Económicos: reducción de costes que genera un mayor margen de

maniobra.

En las relaciones: refuerzo de la relación de confianza con los

proveedores.

Técnicos: reducción de errores y de los residuos en el proceso de

fabricación.

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Necesidades cubiertas

Para que la función de aprovisionamiento de una empresa sea eficiente

es preciso dar respuesta a cuatro cuestiones fundamentales:

¿Qué comprar? Se ha de abastecer a la empresa con los productos

y servicios necesarios. Se ha de decidir en cuanto a calidad cantidad
de los mismos.

¿Cuándo comprar? Se busca la rentabilidad del aprovisionamiento

y disponer del producto necesario en el momento preciso.

¿A quién comprar? Se valoran las garantías de calidad y entrega

de los productos y su precio. Para valorarlos adecuadamente, se han
de aplicar unos criterios de selección.
¿Cómo comprar? Se busca la mayor eficiencia posible y la mejor
financiación para las compras. Por ello son importantes las formas
de pago y el proceso de compra seguido.

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El plan de aprovisionamiento
El aprovisionamiento, junto con el resto de las funciones empresariales,
debe llevarse a cabo de forma coherente y ordenada o, lo que es lo
mismo, mediante el desarrollo de un plan específico.

Definición

El plan de aprovisionamiento es el documento de trabajo escrito,

ordenado y definido para un periodo concreto cuyo objetivo final es la
elaboración e implementación del programa de compras que responda a
las necesidades de la empresa.

Analizando esta definición se pueden extraer las siguientes conclusiones

respecto al plan de aprovisionamiento:

• Es un programa detallado de acciones que persiguen unos

objetivos concretos.
• Se realiza para un periodo determinado, habitualmente un año.
• Se elabora a partir del estudio de las necesidades de la empresa y
de la aplicación de los objetivos estratégicos.
• Como todo plan, debe controlarse su implementación y deben
evaluarse sus resultados para tratar de mejorar en el siguiente plan
que se realice.

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Aplicación de TIC en el aprovisionamiento

La evolución de la gestión y el avance de la tecnología permiten que el

aprovisionamiento sea mucho más eficiente con la aplicación de las
tecnologías de la información y la comunicación (TIC). El
aprovisionamiento supone el manejo de gran cantidad de información
y la gestión de relaciones permanentes entre diferentes empresas, por
lo que requiere sistemas y aplicaciones que sean capaces de:
determinar las necesidades de aprovisionamiento, desarrollar el control
del proceso de compra y gestionar eficientemente las relaciones con
proveedores.

Gestión interna

Permiten realizar de forma eficiente la estimación de la demanda, el

cálculo de las necesidades de aprovisionamiento, la evaluación de
proveedores, la gestión de stocks y la gestión administrativa de las
compras.

Colaboración entre cliente y proveedor

La utilización de Internet para los negocios ha generado el llamado e-

procurement, que consiste en la utilización de la red para lograr la
integración de los procesos de negocios entre compradores y
vendedores

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