GESTION Y CONTROL

POR PROCESOS

SANCHEZ SÁNCHEZ LEINER JOSE

LOPEZ ZAMORA EDWIN RICARDO
ROMERO MEJIA ANKISON
OSSA PADILLA JUAN JOSE
QUIROZ DE ANGEL FABIO ANDRES
GAMEZ ESTEBAN

UNIVERSIDAD POPULAR DEL CESAR

FACULTAD DE INGENIERIAS Y TECNOLOGIAS
INGENIERIA AGROINDUSTRIAL

ING: YIMMIS PEREZ

 ¿QUE ES UN PROCESO?

Un proceso es un conjunto de actividades entrelazadas entre sí que, partiendo de una o más

entradas o insumos los transforma, generando resultados, salidas o productos.

Para poder realizarlos se requiere de un procedimiento (serie de pasos para llevarlos a cabo o
manera especificada de realizar una actividad).
 GESTIÓN POR PROCESOS

La Gestión por Procesos es la piedra angular tanto de las normas ISO 9000 del año 2000
como del Modelo EFQM de Excelencia (fundación europea para la gestión de la calidad). Su
implantación puede ayudar a una mejora significativa en todos los ámbitos de gestión de las
organizaciones.

• Gestión por procesos según modelo EFQM y la norma ISO 9000 del año 2000

MODELO EFQM ISO 9000-2000

Esquema general de procesos y Sistema para establecer la política y los

procedimientos que se emplea para objetivos y para lograr dichos objetivo
garantizar que la organización realiza
todas las tareas necesarias para alcanzar
sus objetivos
 GESTIÓN POR PROCESOS

• Gestión por Procesos según la Certificación ISO

 GESTIÓN POR PROCESOS

¿PARA QUE SIRVE?

 Para gestionar la mejora continua de las

actividades y el valor agregado para los
clientes.

 Reducir la variabilidad de los resultados

 Eliminar las ineficiencias en el uso de los

recursos

 Optimizar los resultados en la gestión de

la organización
 IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN POR PROCESOS

 Conocimiento del alcance e impacto de cada actividad, ya que visualiza la

reacción en cadena de todo acto realizado, permite el análisis de todos elementos (
macro procesos, procesos y subprocesos, procedimientos, actividades y tareas)

 Permite organizar los esfuerzos y la utilización de los recursos para lograr la

satisfacción balanceada

 Crear relaciones coordinadas, para lograr niveles de eficacia y eficiencia en el

Sistema.

 Cumplir con los tres elementos básicos de una gestión de calidad:

alcanzar los requerimientos de los clientes finales, en los tiempos
establecidos y a los costos presupuestados.
 GESTIÓN DE LA CALIDAD

El sistema de gestión de la calidad es el conjunto de elementos interrelacionados de una

empresa u organización por los cuales se administra de forma planificada la calidad de la
misma, mejorando continuamente tiempos y especificaciones de productos y servicios en la
búsqueda de la satisfacción de sus clientes.

Entre dichos elementos, los principales son:

• La razón de ser de la organización la filosofía organizacional

• La definición de los productos y servicios
• La plena identificación de los clientes y proveedores
• procesos procedimientos
 GESTIÓN DE LA CALIDAD

Requisitos generales

La organización debe tener:

 Identificar los procesos necesarios para el Sistema de Gestión de la Calidad
 Determinar la secuencia e interacción de estos procesos
 Determinar los criterios y métodos para asegurar que la operación y el control de estos
procesos sea eficaz.
 Asegurar la disponibilidad de recursos e información para la operación y seguimiento de
estos procesos.
 Realizar el seguimiento, medición y análisis de estos procesos
 Implementar las acciones para alcanzar los resultados planificados y la mejora
continua de estos procesos
 GESTIÓN POR PROCESOS

¿COMO ENFOCAR A PROCESOS UN SISTEMA DE GESTION?

Las actuaciones a emprender para dotar de un enfoque basado en procesos a un sistema de

gestión se pueden agrupar en cinco grandes fases:

1. Identificación y selección de los procesos.

2. Estructuración de los procesos (Mapa de Procesos).

3. Descripción de cada uno de los procesos.

4. Seguimiento y medición para conocer los resultados que se obtienen.

5. Mejora de los procesos con base en el seguimiento y medición realizado.

 GESTIÓN POR PROCESOS

1. Identificación y selección de los procesos.

El primer paso es reflexionar sobre cuáles son los procesos que deben configurar el
sistema y que van a formar parte de la estructura de procesos. Ante esto es necesario
tener presente que los procesos ya existen en la organización, de manera que el
esfuerzo se centra en identificarlos
 GESTIÓN POR PROCESOS

2. Estructuración de los procesos (Mapa de Procesos).

Una vez efectuada la identificación y

selección de los procesos, surge la
necesidad de representar esta estructura de
manera que se facilite la determinación e
interpretación de las interrelaciones
existentes. Para ello, la manera más
representativa es a través de un Mapa de
Procesos.
El mapa de procesos es una representación
gráfica que nos ayuda a visualizar todos los
procesos que existen en una empresa y su
interrelación entre ellos. Nos ofrece una
visión global de la Organización.
 GESTIÓN POR PROCESOS

2. Estructuración de los procesos (Mapa de Procesos).

Para la elaboración de un mapa de procesos es necesario reflexionar sobre las posibles

agrupaciones que pueden formar los procesos identificados anteriormente.
Las tres grandes agrupaciones que componen un mapa de procesos son:

• Procesos Estratégicos: aquellos vinculados a las responsabilidades de la dirección y al

largo plazo. Son procesos de planificación y otros ligados a factores clave o estratégicos.

• Procesos Operativos: aquellos ligados con la realización del producto y/o prestación del
servicio. Tienen un mayor impacto en la satisfacción del usuario.

• Procesos Soporte: aquellos que dan soporte a los procesos operativos. Procesos
relacionados con los recursos y mediciones. Proporcionan los recursos que necesitan los
demás proceso.
 GESTIÓN POR PROCESOS

2. Estructuración de los procesos (Mapa de Procesos).

 GESTIÓN POR PROCESOS

3. Descripción de cada uno de los procesos.

El mapa de procesos permite identificar los procesos y la relación entre ellos, pero no permite
saber cómo son “por dentro” y cómo permiten la transformación de entradas en salidas.
Las agrupaciones se pueden entender como macro-procesos que incluyen dentro de sí otros
procesos que, a su vez, se pueden desplegar en otros procesos, y así sucesivamente. En otras
palabras, la estructura completa de procesos de una Organización se compone de varios niveles de
desagregación
 GESTIÓN POR PROCESOS

3. Descripción de cada uno de los procesos:

Diagrama de proceso
Un diagrama de procesos es una
descripción gráfica de las actividades
que se llevan a cabo en el desarrollo de
un proceso, mostrando cómo se
interrelacionan entre sí y también
cómo aportan valor y contribuyen a los
resultados.
Estos diagramas facilitan la
interpretación de las actividades en su
conjunto, mostrando la secuencia de
las mismas e incluyendo las entradas y
salidas necesarias para el proceso y los
límites del mismo.
 GESTIÓN POR PROCESOS

3. Descripción de cada uno de los procesos:

Requisitos para la diagramación

Informantes claves: Personal con conocimiento, y

experiencia de ejecución de proceso

Precisar el objetivo: que producto obtener , sus respectivas

características ( especificaciones y requisitos exigidos por el
proceso concatenante posterior)

Conocer el dimensionamiento, que recursos se requieren:

humanos, suministros, maquinarias, equipos y tiempo para la
transformación y obtención del producto

Conocer la secuencialidad : pasos que se siguen en la actividad

Conocer la simbología de representación de la

secuencialidad

Representar y analizar hasta la completa seguridad

 GESTIÓN POR PROCESOS

3. Descripción de cada uno de los procesos.

Documentación de procesos

Un método estructurado para describir y comprender el contexto y los detalles de los procesos
clave. siempre que un proceso vaya a ser rediseñado o mejorado, su documentación es esencial como
punto de partida. los procesos fluyen a través de distintos departamentos y puestos de la organización
funcional, que no suele percibirlos en su totalidad y como conjuntos diferenciados y, en muchos
casos, interrelacionados.
 GESTIÓN POR PROCESOS

3. Descripción de cada uno de los procesos:

Requisitos para la documentación

Declaraciones de la política de la calidad y objetivos de

la calidad

Manual de la calidad

Procedimientos requeridos en la norma

Documentos necesarios para asegurar la planificación, operación y

control de los procesos

Registros requeridos por la norma

 GESTIÓN POR PROCESOS

4. Seguimiento y medición para conocer los resultados que se obtienen.

La Organización debe asegurar que sus procesos tienen la capacidad suficiente para conseguir
alcanzar los resultados planificados (según Plan Estratégico Marco de los Servicios Universitarios u
otro elemento existente en la Universidad). Para ello tiene que basarse en datos objetivos surgidos de
la realización de un seguimiento y una medición adecuados.

Los indicadores son los instrumentos que nos permiten evaluar la capacidad y eficacia asociados a
un proceso, recogiendo de manera representativa la información relevante respecto a la ejecución y
los resultados de uno o varios procesos.

Existen diferentes tipos de Indicadores:

 De Eficacia: Muestran el nivel en el que el proceso ha contribuido a la consecución de

los objetivos generales de la organización.
 De Eficiencia: Miden los resultados obtenidos con respecto a los recursos utilizados.
 De Flexibilidad: Miden la capacidad del proceso para adaptarse anticipadamente a las
expectativas del cliente.
 GESTIÓN POR PROCESOS

4. Seguimiento y medición para conocer los resultados que se obtienen:

Clasificación y características de los indicadores

Los indicadores deben ser:

• Medibles: se pueden expresar cuantitativamente.

• Verificables: se pueden constatar los datos obtenidos en la medición.
• Asequibles: el coste de su implantación ha de ser compensado con los beneficios que se obtengan de
su uso.

Además, para que se puedan considerar adecuados deberían cumplir una serie de características:

• Representatividad
• Sensibilidad
• Rentabilidad
• Fiabilidad
• Relatividad en el tiempo
 GESTIÓN POR PROCESOS

5. Mejora de los procesos

Los datos recopilados en la medición y seguimiento de los procesos deben ser analizados con el fin
de conocer las características y la evolución de los procesos. De este análisis se debe obtener
información relevante para conocer:
• Qué procesos no alcanzan los resultados planificados.
• Dónde existen oportunidades de mejora aun cuando se están alcanzando los objetivos previstos.
 GESTIÓN POR PROCESOS

5. Mejora de los procesos: Las 4 etapas que componen el ciclo PDCA son:

Planificar (Plan): se identifica cuáles son aquellas actividades de la organización

susceptibles de mejora y se fijan los objetivos a alcanzar al respecto. La búsqueda de
posibles mejoras se puede realizar con la participación de grupos de trabajo, escuchando
las opiniones de los trabajadores, buscando nuevas tecnologías, entre otros
procedimientos.

Hacer (Do): se ejecutan los cambios necesarios para efectuar las mejoras requeridas. Es
conveniente aplicar una prueba piloto a pequeña escala para determinar el funcionamiento
antes de hacer cambios a gran escala.
 GESTIÓN POR PROCESOS

5. Mejora de los procesos: Las 4 etapas que componen el ciclo PDCA son:

Verificar (Check): una vez realizada la mejora, se procede a un período de prueba

para verificar su buen funcionamiento. En caso que la mejora no cumpla con las
expectativas iniciales se realiza modificaciones para ajustarla a los objetivos
esperados.

Actuar (Act): finalmente, luego del periodo de prueba se estudian los resultados y se
comparan estos con el funcionamiento de las actividades antes de haber sido
implantada la mejora. Si los resultados son satisfactorios se implantará la mejora en
forma definitiva y  a gran escala en la organización; pero si no lo son habrá que
evaluar si se hará cambios o si se descarta la mejora
 GESTIÓN POR PROCESOS

5. Mejora de los procesos: Gestión de procesos y mejora continua

REDUCCION DE
COSTOS

- MENOS ERRORES
- MENOS REPROCESOS
MEJORA DE LA - MENOS DEMORAS MEJORA DE LA
CALIDAD - MAYOR MOTIVACION PRODUCTIVIDAD
- MEJOR EMPLEO DE
LOS RECURSOS

MEJORA DE LA
RENTABILIDAD Y DE
LA COMPETITIVIDAD
 GESTIÓN POR PROCESOS
5. Mejora de los procesos
Identificación, - Detectar lo que desean y necesitan los clientes.
definición del - Describir el proceso con el nivel de detalle necesario.
proceso real - Incluir las medidas adecuadas.

Medición y - Estudiar los resultados de las medidas.

análisis del - Detectar áreas potenciales de mejora.
proceso - Elegir las mejoras más prometedoras

Identificación de - Diseñar y aplicar los cambios para la mejora.

Etapas
oportunidades - Medir los resultados para comprobar que los cambios son
de mejora positivos.

Normalización / - Afinar las mejoras introducidas hasta conseguir un nivel

Estabilización estable de resultados.
del proceso - Documentar las mejoras para normalizarlas.

Plan para la - Diseñar medidas de seguimiento dentro del proceso.

revisión - Realizar las medidas y analizar los resultados.
mejora continua - Tomar acciones para mejorar los resultados.