Excel Personalizado

Tablas y Bases de datos

Profesor
JULIAN FERNANDO CUERO PALOMINO
Docente
 Sesión 1 - Contenido Temático
1. Definición de un entorno de datos dentro de un modelo de Análisis estructurado
2. Modelo relacional
3. Definición de un DER (Diagrama Entidad Relación)
4. Normalización de datos
5. Diccionario de datos

Duración: 3 Horas
 Objetivos
• Desarrollar modelos estructurados que constituya el modelo de base de datos de la unidad de
negocio

• Establecer la conexión entre los distintos objetos de datos dentro de un modelo

• Diseñar la estructura normalizada de la base de datos

• Diseñar las tablas de datos relacionadas en Excel

 Diseño estructurado moderno
Es fundamental que todo proceso enfocado al diseño de datos debe tener un punto inicial, aunque quizás
se diga que no sea algo sumamente importante, el éxito de un análisis previo que defina el conjunto de
entidades que constituyen una base de datos facilitara que la información sea accesible y adaptable a
cualquier modelo cambiante en el tiempo, eso con el fin de evitar rediseños.

Para adaptar el curso trataremos un caso particular relacionado con un sistema de facturación, para lo
cual estudiaremos los siguientes puntos esenciales:

a. Especificación de propósito
b. Diagrama de contexto inicial
c. Diagrama de flujo de datos
d. Modelo Relacional
e. Diagrama Entidad Relación
 Especificación de propósito
La especificación de propósito, es un procedimiento que resume toda la naturaleza del sistema de datos
que se pretende diseñar; para nuestro ejemplo supongamos que la información que recopilamos fue la
siguiente

La Empresa ABX, compra y vende mercancías de construcción de distintos proveedores a Clientes los
cuales realizan sus pedidos personalmente o vía correo, por medio de una Solicitud, además anexando
los datos personales del mismo (si es por primera vez) o por medio de un código especial de cliente
rutinario; la solicitud una vez diligenciada se entrega al Almacén el cual selecciona los productos que
envía posteriormente por medio de una remisión.

Una vez remitidos los productos, se procede a la facturación de los mismos y su correspondiente
entrega
Diagrama de contexto inicial
 Diagrama de flujo de datos
El diagrama de flujo de datos nos permitirá conocer como funcionan los objetos de almacenamiento, es
decir donde se almacena la información, y serán estos los que determinan el sistema de datos final que
podemos trasladar fácilmente a Excel u otro Diseñador de base de datos avanzado.

Ud. notara que las figuras del diagrama representadas por sus flechas son el referente que indica que ahí
hay información, ahí hay datos.

Para entender un poco remitámonos a la especificación de propósito y extraigamos del texto todas las
acciones o procesos que ahí se vean Veamos
 Diagrama de flujo de datos
1. El cliente solicita productos por medio de una solicitud (Como se solicita)
2. El cliente es registrado (Si es primera vez) en una ficha de registro
3. El cliente es consultado (Si ya es antiguo) en el archivo de clientes
4. La solicitud es enviada al almacén (Quienes leen la solicitud y como se logra)
5. Los productos se separan y registran en una remisión
6. La remisión y los productos son enviados al almacén
7. Se genera la factura
8. Los productos y factura se entregan al cliente final
 Diagrama de flujo de datos
• El cliente solicita productos por medio de una solicitud (Como se solicita)
• El cliente es registrado (Si es primera vez) en una ficha de registro
• El cliente es consultado (Si ya es antiguo) en el archivo de clientes
 Diagrama de flujo de datos
• La solicitud es enviada al almacén (Quienes leen la solicitud y como se logra)
• Los productos se separan y registran en una remisión
• La remisión y los productos son enviados al almacén
 Diagrama de flujo de datos
• Se genera la factura
• Los productos y factura se entregan al cliente final
 Modelo relacional
El modelo relacional viene a ser la manera de ver como se conectan los archivos de datos entre si, esto se
puede ver en cada uno de los episodios del modelo de datos
 Llaves principales y foráneas
De acuerdo al grafico abajo, podemos ver flujos de salida y entrada, estos flujos indicaran la dirección de
los registros que estarán contenidos en una tabla y aparecerán en otras tablas donde la flecha toque,
entonces consideremos QUE LAS TABLAS se conectan por medio de llaves
 Llaves principales y foráneas
Las Llaves son de dos tipos; llaves primarias constituyen a todos los registros únicos de una tabla; las
llaves foráneas constituyen una replica duplicada o no de los registros contenidos en una tabla de llave
principal
 Llaves principales y foráneas
Entonces de acuerdo a lo anterior podemos decir que registros de una tabla A pueden aparecer en una
tabla B de varias maneras (duplicados o únicos), lo que nos lleva al siguiente punto denominado
cardinalidad o la forma de combinarse dos o mas tablas
 Llaves principales y foráneas
Para entender la cardinalidad hay que entender de que forma se genera una combinación, por ejemplo
cuando un cliente hace solicitud de productos hay que preguntarse cuantas veces se puede hacer
solicitudes, o es que acaso después que un cliente hace una compra no puede comprar de nuevo en el
almacén?
 Diagrama Entidad Relación
1. El cliente solicita productos por medio de una solicitud (Cuantas veces se solicita? Muchas veces)
2. La solicitud solo las hace un cliente o varios clientes?
3. La solicitud solo se hará para un grupo de productos o solo para uno
4. Los productos aparecen en el detalle de la solicitud una vez o varias veces
5. La remisión tiene la información de cuantas solicitudes?
6. La factura tiene la información de cuantas solicitudes?
 Normalización de datos
• El cliente solicita productos por medio de una solicitud (Cuantas veces se solicita?
Muchas veces)

La identificación de un cliente Aparece en la solicitud como mínimo UNA VEZ máxima MUCHAS VECES;
y el registro de identificación pertenece a la Solicitud como mínimo UNA VEZ máximo UNA VEZ
 Normalización de datos
• La solicitud solo se hará para un grupo de productos o solo para uno

El numero de solicitud Aparece en el Producto como mínimo UNA VEZ máxima MUCHAS VECES; y el
registro de identificación de producto pertenece a la Solicitud como mínimo UNA VEZ máximo MUCHAS
VECES
 Normalización de datos
Cuando en dos tablas se presenta el fenómeno de que ambas reciben MUCHAS referencias de
identificación, como se muestra en la imagen, entonces tendremos que abreviar este problema como se
vera en la siguiente imagen, construyendo una nueva tabla que contenga a las dos primarias
 Normalización de datos
• La remisión tiene la información de cuantas solicitudes?

El numero de Solicitud Aparece en la Remisión como mínimo UNA VEZ máxima UNA VEZ; y el registro de
identificación de Remisión pertenece a la Solicitud como mínimo UNA VEZ máximo UNA VEZ

Cuando en dos tablas se presenta el fenómeno de que ambas reciben UNA referencias de identificación,
como se muestra en la imagen, esto indica que tal fenómeno es común en archivos relacionados con
documentos comerciales en su mayoría
 Normalización de datos
• La Factura tiene la información de cuantas solicitudes?

El numero de Solicitud Aparece en la Factura como mínimo UNA VEZ máxima UNA VEZ; y el registro de
identificación de Remisión pertenece a la Solicitud como mínimo UNA VEZ máximo UNA VEZ
Diccionario de datos
(Cliente hace Solicitud)
 Diccionario de datos
(Solicitar Detalle de Productos)
 Diccionario de datos
(Registrar Remisión de productos Solicitados)
 Diccionario de datos
(Registrar Factura de productos Solicitados)
 Conclusión

En la sección anterior vimos el proceso de construcción de una base de datos que se adapta a cualquier
modelo de datos de las organizaciones; por lo general la impresión ante dicho ejercicio realizado esta
representada en el hecho de no definir directamente en el aplicativo, pero es fundamental que de
forma anticipada diseñemos un boceto de como se procederá el diseño el cual veremos en el siguiente
estudio, donde abordaremos ya el diseño en el aplicativo Excel