Tiempos Mayoristas – 2da Medición

Frito Lay
Enero de 2011

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Antecedentes
Es importante optimizar el flujo de trabajo de los prevendedores que atienden el
canal mayoristas para para conseguir:

 Servir a los clientes sin retraso y oportunamente.

 Servir a la mayor cantidad de clientes posibles en una jornada, y tener más
oportunidades de capturar a clientes nuevos.

Para lograr lo anterior es fundamental entender la jornada laboral en términos de

uso del tiempo para actuar sistemáticamente en las áreas problemáticas.

Frito Lay ha identificado oportunidades de mejora en el manejo de dinero (cobro a

los clientes). El presente estudio busca entender en profundidad los tiempos
gastados en las labores diarias de preventas, en comparación con una primera
medición realizada a fines de Agosto.

2
Objetivos

 General:
Dimensionar los tiempos reales transcurridos en el proceso de visita a
clientes mayoristas de Frito Lay a través de toda la jornada laboral para
identificar fortalezas, fuentes de pérdida de tiempo y cuellos de botella
en el proceso.

 Específicos:
1. En términos globales, establecer cómo se está empleando el
tiempo en los diferentes procesos.
2. Identificar el flujo interno de cada proceso: qué actividades se
hacen, cuáles hacen perder más tiempo, cuáles interrumpen la
labor.
3. Profundizar en los tiempos de manejo de dinero para
dimensionar las oportunidad de reducción de tiempos al
introducir la nueva plataforma de pago.

3
Metodología

Acompañamiento vendedores canal

mayoristas.

 3 días

16 a 18 de Noviembre en las ciudades de

Cartagena y Barranquilla, 14 al 20 de
Diciembre en el resto.

 Uso de 3 cronómetros por encuestador.

4
Formato de reporte de Tiempos

 Las horas (de inicio / finalización) se reportan en formato 24 hs.

Ejemplo: Duración 19:16  7:16 PM

 Las duraciones se expresan en número de horas o minutos con

cifras decimales. Por ejemplo:

Ejemplo: Duración 8.6  8 horas con 0.6 horas (8 horas y

35 minutos aproximadamente).

5
Formato de reporte de Tiempos

 La medición “Antes” equivale a los días 25, 26 y 27 de Agosto de

2010.

 La medición “Después” equivale a los días 16 a 18 de Noviembre

de 2010 para Barranquilla y Cartagena y 14 al 20 de Diciembre en
el resto.

6
Esquema de Análisis

Caracterización Global de Uso del

Tiempo en Actividades

Esquematización Conclusiones y
Jornada Laboral Recomendaciones

Uso detallado de Tiempo en cada

Actividad

7
 Esquematización de Jornada Laboral

Finalización
Labor en Labor en Labor en Labores
jornada
Cliente 1 Cliente 2 Cliente n bancarias
laboral
......
Trayecto 2 Trayecto n Trayecto a banco Trayecto de finalización

(El tiempo de Alimentación se

considera dentro de los tiempos de
Trayectos)

8
 Esquema Detallado de Jornada Laboral
Finalización
Labor en Labor en Labor en Labores
jornada
Cliente 1 Cliente 2 Cliente n bancarias
laboral
......
Trayecto 2 Trayecto n Trayecto a banco Trayecto de finalización

Detalle Trayectos Detalle labor en Clientes Detalle Bancos Detalle Finalización

Tiempos de Trayecto de
Fracción Trayecto a pie Tomar inventario Tiempos de Espera en fila
finalización

Fracción trayecto motorizado Surtir Tiempos de atención en cajero Tiempos de espera

Tiempos gastados en Tomar pedido Balance / reporte de la jornada y

interrupciones / alimentación / descarga información
etc
Cobrar pedidos
Atender llamadas de clientes /
tomar pedido por teléfono Tiempo de espera para
iniciar / otros tiempos
perdidos como hablar con
el cliente / atender
llamadas

Tiempos de desplazamiento Tiempos productivos Tiempos perdidos

9
 Perfil Global de Uso del Tiempo
Media de horas laboradas
9.8 9.9 10.3 9.8 9.7 10 11.1 11.3 9.9 10.9 10.1 9.9

Media de hora de finalización

17:24 17:42 18:48 18:00 18:30 17:24 18:36 18:48 18:12 18:36 18:00 19:30
%

Hora media inicio de la jornada en el primer cliente

7:48 8:24 8:06 8:54 9:06 7:54 7:18 7:54 8:00 9:42 7:18 10:1

Base : Total jornadas (3 por ciudad,

10
12 en Bogotá)
 Perfil Global de Uso del Tiempo
Media de horas laboradas
9.8 9.9 10.9 10.6 8.5 9.4 7.5 8.8 10.2 8.4 11 10

Media de hora de finalización

17:24 17:42 17:54 17:48 16:06 16:42 16:30 16:06 17:36 16:30 18:24 17:30
%

Hora media inicio de la jornada en el primer cliente

7:48 8:24 7:00 7:12 7:00 7:36 8:00 7:54 7:00 8:18 7:00 7:42

Base : Total jornadas (3 por ciudad,

11
12 en Bogotá)
 Análisis de cambios notables respecto a Agosto
Bogotá:
A diferencia de la medición de Agosto, las vendedoras no terminan
su labor en la sucursal sino que envían la información pertinente a la
finalización del día por vía electrónica, lo cual redunda en una
reducción de tiempos.

Solamente en una ocasión una vendedora tuvo que regresar a la

planta, por razones administrativas.

Los inicios más tardíos de la jornada laboral se deben a que muchos

negocios en la época de la medición abren sus puertas a las 9 y no
antes.

12
 Análisis de cambios notables respecto a Agosto
Barranquilla:
Esta ciudad registra un incremento crítico en el tiempo de
finalización. En la planta persisten demoras por exceso de personal
(vendedores) con tareas para hacer a final del día.

En un día de la medición el trayecto de finalización incluyó una

parada para comprar un regalo de cumpleaños, lo que también
incrementó los tiempos de finalización.

13
 Análisis de cambios notables respecto a Agosto
Cartagena:
La vendedora inicia tardíamente su jornada debido a inconvenientes
causados por la lluvia y en un ocasión por una reunión en horas de la
mañana que tuvo con su jefe. La reducción en tiempos de
alimentación tiene que ver con el menor número de paradas para
comer que ocurrieron.

Cali:
Un día el recorrido implicó la visita a clientes en Buga y Tuluá. Los
trayectos de viaje intermunicipal incrementaron notablemente los
tiempos de trayecto total respecto a Agosto, y también los trayectos
de finalización (pues hay que devolverse a Cali), alargando la
duración total de la jornada.

14
 Análisis de cambios notables respecto a Agosto
Armenia, Pereira, Manizales:
Se producen incrementos relevantes en el tiempo gastado en clientes
que surgen principalmente a raíz de la labor de “surtir” en los
establecimientos.

Cúcuta:
La labor realizada en los establecimientos se agilizó bastante, en
buena medida por una mayor rapidez en el proceso de cobro.

Villavicencio:
La vendedora incrementa su tiempo de alimentación debido a que en
estos días tuvo la oportunidad de almorzar en su casa, pues la ruta se
lo permitía.

15
 Caracterización de Trayectos

Cliente / banco Siguiente Cliente o

anterior TRAYECTO Banco

Hablar por Teléfono con Hablar por teléfono con Otras

Consumir Alimentos
personal de FL clientes interrupciones

16
 Caracterización de Trayectos
Media de horas diarias gastadas en trayectos (incluye interrupciones y alimentación, no el de finalización)

3.5 3.6 4.3 4.5 3.1 3.6 2.1 1.7 2.7 3.8 4.5 3.1 3.0 3.5 2.8 2.5 2.2 2.3 3.7 3.6 4.6 4.3

Duración Media de Trayectos

(datos en minutos)

Sería 24 min si se
incluyera el
transporte
intermunicipal

17 Base : Total Trayectos

 Uso de Vehículos en Trayectos
Porcentaje de Trayectos realizados en vehículos al menos parcialmente
(datos en porcentajes del total trayectos)
Todos en moto en Cali +
bus intermunicipal
Todos en
100% En Bus 9% en bus, Todos Todos Todos en
18% en bus, moto
6% en taxi en bus en bus carro
5% en taxi
particular

Número de Trayectos con uso de vehículos

(datos en número de trayectos)

8 en taxi (3
por día en
promedio) 6 en taxi(2 por
día en 2 en taxi(casi 1
promedio) por día en
promedio)

18 Base : Total Trayectos

Uso de Vehículos en Trayectos en la medición anterior
CIUDAD MEDIO DE TRANSPORTE DIAS
Bogotá Transporte público Los 3 días.

Cali Carro Los 3 días utilizó el carro.

Villavicencio Moto Los 3 días utilizó su moto.

Bucaramanga Moto 2 de los 3 días utilizó moto (miércoles y viernes).

El jueves utilizó transporte público porque trabajó
en Barrancabermeja.

Barranquilla Moto El miércoles y el jueves usó transporte público, el

viernes usó su moto personal al tener rutas
distantes.

Cartagena Moto El último día utilizó moto taxi (la moto no es del
vendedor) pero también utilizaba transporte normal.
Los otros dos días usaba combinaciones de medios.

Cúcuta Carro Todos los días lo usaba para ir al centro y a la casa /

banco (quedan cerca el uno del otro).

Armenia Transporte público Los 3 días.

Pereira Transporte público Los 3 días.

Manizales Transporte público Los 3 días.

19
 Cambio en el uso de vehículo respecto a Agosto
Bogotá: Continúa usando buses. Introduce el uso de taxis por afán para hacer
consignaciones de dinero en efectivo en bancos en horario extendido, en ocasiones en que
clientes que se habían comprometido a consignarle por otros medios, no lo podían hacer y
llamaban a la vendedora para entregarle efectivo, lo cual trastocaba el plan de ruta.

Bucaramanga: La vendedora usa bus en vez de moto en ocasiones como la vez pasada.
Los trayectos en bus son en general de más de una hora e incrementan la duración promedio
del trayecto, aunque el tiempo total destinado a transporte se mantiene.

Cali: La vendedora, a diferencia de Agosto, no usa carro, sino moto. Esta diferencia incide
en una reducción de tiempos promedio, pero no de manera dramática.

Barranquilla: No usa vehículos a diferencia de Agosto porque las distancias que se

tuvieron que recorrer son cortas.

Cartagena: No se usó moto sino bus. El uso ocasional del taxi se debe no a razones de
tiempo sino de seguridad, porque llevaba dinero en efectivo.

20
 Cambio en el uso de vehículo respecto a Agosto
Pereira, Armenia y Manizales: Continúan usando buses. En Manizales no se usa
transporte público. Algunos tiempos de ruta se reducen pero no de manera significativa.

Cúcuta: El perfil de uso de vehículo en Cúcuta es el mismo de la medición anterior, con

una proporción similar de trayectos en vehículos, la mayoría mayores a 1 hora, y la suma de
los trayectos diarios es similar.

21
 Caracterización de Actividades - Cliente

Trayecto a cliente Trayecto a siguiente cliente

CLIENTE

Tiempo de espera para Tomar inventario Surtir Tomar pedido Cobrar pedidos
iniciar

+ Tiempos improductivos / perdidos una vez comenzada la labor

25
 Caracterización de Actividades - Cliente
Promedio de
Tiempo promedio Porcentaje de contactos con Promedio de visitas productivas a
contactos con
de visita a un cliente Clientes en los que no se realiza clientes por jornada
clientes por jornada
(en minutos) ninguna actividad productiva
%
Total

Bogotá

Bucaramanga

Barranquilla

Cali

Cartagena

Pereira

Armenia

Manizales

Cúcuta

Villavicencio

26 Base : Total Contactos con Clientes

 Caracterización de Actividades - Cliente
Media de horas diarias gastadas en clientes (incluye interrupciones y tiempos / visitas improductivas)

Porcentaje de tiempo improductivo gastado en clientes diariamente(interrupciones, esperas y visitas improductivas)

27 Base : Total Contactos con Clientes

 Caracterización de Actividades - Cliente
Media de horas diarias gastadas en clientes (incluye interrupciones y tiempos / visitas improductivas)
4.9 5.0 4.7 4.8 4.5 4.6 6.6 6.3 6.2 4.5 4.0 5.1 5.8 6.0 4.4 5.8 4.1 4.6 4.7 3.6 5.6 5.1

Proporciones detalladas del tiempo gastado en clientes

28 Base : Total Contactos con Clientes

 Proporción de visitas a Clientes en las que únicamente se
realiza la Actividad de Cobro

Promedio de clientes contactados por jornada (incluye contactos improductivos)

13 13 14 14 11 9 14 17 11 9 12 12 12 14 9 9 11 9 11 13 18 19

29 Base : Total Contactos con Clientes

 Análisis global de actividades - Bancos

Trayecto a siguiente banco /

Trayecto a Banco BANCO cliente / finalización

Tiempo de espera en Realización de

cola trámite

30
 Promedio de minutos empleadas en Trámites Bancarios
Total visitas a banco en las 3 jornadas
(El 13% de jornadas laborales implican visita a 2 bancos y en ningún caso a 3)
39 31 11 9 5 5 0 0 3 3 3 0 3 0 4 2 3 6 3 3 4 3

Duración Promedio de Trámite bancario

(en minutos)

Base : Total visitas a banco 31

31
 Horas diarias empleadas en manejo de dinero
-Cobros, Bancos y Trayectos a Bancos

Media de horas de la jornada

9.8 9.3 10.3 8.8 8.1 9.5 11.1 10.9 9.9 8.8 10.1 8.7 10.9 10.6 8.5 9.1 7.5 8.2 10.2 8.2 11 9.8

Horas gastadas en manejo de dinero

Base : Total visitas a banco

33
 Análisis global de actividades - Finalización

Cliente / Banco Final Sucursal Frito Lay

TRAYECTO final LABORES DE FINALIZACIÓN

34
 Actividades de Finalización por ciudad

Tiempo Promedio gastado en finalización

1.2 1.0 1.2 0.1 1.3 0.7 2.5 1.2 0.6 1.5 1.3 0.5 1.9 0.7 0.9 0.4 1.2 0.6 1.5 0.2

(Promedio total calculado sin

contar Bogotá ni Villavicencio)

35 Base : Total jornadas 39

44