CURSO: Gerencia de proyectos

Proceso de la Gerencia de
Proyectos
Econ. R. Ñáñez
Agenda

1. Introducción
2. Que es Gestión del Alcance del Proyecto
3. Procesos de la Gestión del Alcance del Proyecto
3.1. Recopilar Requisitos
3.2. Definir el Alcance
3.3. Crear EDT
3.4. Verificar el Alcance
3.5. Controlar el Alcance
 1. Introducción
 Uno de los factores de éxito de un
proyecto es una adecuada gestión
del alcance.

 Muchos proyectos tienen serios

problemas e incluso han fracasado
debido a la inadecuada definición de
los requerimientos del producto o
inadecuada gestión del alcance del
proyecto, lo que agrega trabajo no
autorizado y esto a su vez altera el
tiempo y presupuesto inicialmente
estimado en el proyecto.
1. Introducción

 Es responsabilidad del Gestor del Proyecto gestionar los

cambios en el proyecto, para modificar, agregar o eliminar
requisitos y al mismo tiempo permanecer enmarcados dentro
de la Declaración del Alcance inicialmente aprobado y de esta
manera alcanzar los objetivos del proyecto.

 Mediante la gestión de cambios, el Gestor del Proyecto

controla el balance entre alcance, tiempo, presupuesto y otras
áreas de conocimiento.
2. Que es la Gestión del Alcance ?

Que es la gestión del alcance ?

 La Gestión del Alcance del Proyecto incluye los

procesos necesarios para garantizar que el proyecto
incluya todo (y únicamente todo) el trabajo requerido
para completarlo con éxito.

Objetivo de la gestión del alcance ?

 El objetivo principal de la Gestión del Alcance del

Proyecto es definir y controlar qué se incluye y qué
no se incluye en el proyecto.
2. Que es la Gestión del Alcance del Proyecto ?

Tener bien claro que:

Alcance del producto

 Refiere a las características y funciones que definen

un producto, servicio o resultado.
Alcance del proyecto

 Refiere al trabajo que debe realizarse para entregar

un producto, servicio o resultado con las
características y funciones especificadas.
3. Procesos de la Gestión del Alcance del Proyecto

 Los Grupos de Procesos de la Gestión del Alcance son:

 Recopilar Requisitos 1.
Recopilar
 Definir el Alcance Requisitos
 Crear WBS
 Verificar el Alcance 5.Controla
2.Definir
r el
 Controlar el Alcance Alcance
el Alcance

4.Verificar 3. Crear
Alcance WBS
3.1. Recopilar Requisitos

 Los requisitos se identifican a partir de

necesidades, deseos y expectativas del
patrocinador, cliente y otros interesados.

 Estos requisitos deben ser recopilados,

analizados y registrados a un nivel de
detalle suficiente, que permita medirlos
una vez que se inicia el proyecto.

 Por tanto, recopilar requisitos significa

definir y gestionar las expectativas del
cliente.
3.1. Como hacerlo ?

Las herramientas que nos permiten recopilar requisitos, son:

 Entrevistas

 Grupos de opinión, reúne a los interesados y expertos en la materia

para conocer sus expectativas respecto al producto, servicio o
resultado propuesto.

 Talleres facilitados, reúne a los interesados funcionales y técnicos

claves para definir los requisitos del producto
 Técnicas grupales de creatividad, tormenta de ideas, técnicas de
grupo nominal, técnica delphi, mapa conceptual/mental, diagrama de
afinidad
 Cuestionarios y encuestas

 Etc.
3.2. Definir el Alcance

 Definir el Alcance es el proceso que consiste en identificar

todo el trabajo que se realizará en el proyecto para
alcanzar sus objetivos. Es decir, se realiza una descripción
detallada del proyecto y del producto.

 La preparación de una declaración detallada del alcance

del proyecto es fundamental para su éxito ya que propicia
un entendimiento común entre los interesados del
proyecto. Su contenido puede incluir:
 Objetivos del proyecto
 Justificación del proyecto
 Descripción del alcance del proyecto
 Beneficios
 Supuestos
 Restricciones
 Exclusiones
 Dependencias con otros proyectos
3.2. Definir el Alcance

 La declaración del alcance es una herramienta que

ayuda a controlar los cambios al proyecto, puesto que
definen los límites para aceptar o rechazar cambios.

 Durante el proceso de planificación, el alcance del

proyecto se define y se describe de manera más
específica conforme se va recabando mayor
información sobre el proyecto.
3.2. Como hacerlo ?

 Juicio de Expertos

 Análisis del Producto, incluye técnicas tales

como el desglose del producto, el análisis de
sistemas, el análisis de requisitos, la ingeniería
de sistemas, la ingeniería del valor y el análisis
del valor.

 Identificación de alternativas, incluye

técnicas tales como la tormenta de ideas, el
pensamiento lateral, la comparación entre
pares, etc.

 Otros
3.3. Crear EDT

 La estructura de desglose del trabajo (EDT) es la

descomposición jerárquica descendente de todo el trabajo del
proyecto en componentes más pequeños y fáciles de manejar
hasta llegar a un nivel mas detallado conocido como paquetes de
trabajo.

 La EDT organiza y define el alcance total del proyecto y

representa el trabajo especificado en la declaración del alcance
del proyecto aprobada y vigente.

 El propósito de la EDT es desarrollar una lista de todas las

tareas requeridas por el proyecto para cumplir el objetivo
deseado. A partir de la identificación de las tareas será posible
estimar el tiempo, costo, recursos, etc. Es decir, la EDT sirve de
base para generar el cronograma del proyecto y otros
documentos de planificación.
3.3. Crear EDT

 La Estructura de Desglose del Trabajo tiene la forma de un

árbol invertido y ayuda a visualizar todo el proyecto y sus
principales componentes.

 No existe fórmula para calcular el nivel de profundidad de la

EDT, esto dependerá del tamaño y complejidad del proyecto.
Comúnmente tenemos:
• El primer nivel es la meta/objetivos del proyecto,
• El segundo nivel son las fases del proyecto
• El tercer nivel son los entregables del proyecto
• El cuarto nivel, el paquete de trabajo

 Una Estructura de Desglose del Trabajo bien diseñada hace

fácil asignar cualquier tarea, actividad u entregable del
proyecto a uno y sólo un componente de la estructura..
3.3. Crear EDT

 Un paquete de trabajo es un resultado; una regla básica

para determinar el nivel más bajo de la EDT es usar la
regla 80/8, la cual especifica que un paquete de trabajo no
debe durar más de 80 horas ni menos de 8 horas.

 La EDT necesita ser construida con la ayuda del equipo del

proyecto y/o personas de la organización que participaron
en proyectos similares.

 Otro componente de la EDT es el sistema de numeración

utilizado para seguir cada elemento con un número único,
esto es útil para desarrollar el cronograma del proyecto.
 Ejemplo de EDT, desglosada hasta el nivel de paquete
de trabajo:

Nivel 1: Objetivo del Proyecto

Nivel 2: Fases

Nivel 3: Entregables

Nivel 4: Paquete de Trabajo

3.3. Resultado del EDT:

Como resultado de este proceso tenemos:

 EDT

 Diccionario de la EDT

 Línea base del Alcance, la que

incluye la declaración del
alcance del proyecto, la EDT, el
diccionario de la EDT

 Actualizaciones a los documentos

del proyecto
3.4. Verificar el Alcance

 Verificar el alcance es el proceso que consiste en

formalizar la aceptación de los entregables del
proyecto que se han completado por parte del
cliente.
 Verificar el alcance incluye revisar los
entregables (resultados de los trabajos y
servicios) con el cliente o el patrocinador para
asegurarse de que se han completado
satisfactoriamente y para obtener de ellos su
aceptación formal.

 Verificar el alcance implica ejecutar actividades

de inspección, validación, medición y comprobación
que los entregables cumplan los criterios de
aceptación acordados.
3.4. Verificar el Alcance

 La verificación del alcance difiere del control de

calidad ya que el primero está enfocado
principalmente a la aceptación formal de los
resultados del proyecto y el segundo comprueba
que se cumplan los requisitos de calidad
acordados en el proyecto.
 La gerencia de la calidad es ejecutada
generalmente antes de la verificación del alcance,
pero estos dos procesos pueden ser ejecutados en
paralelo
3.4. Resultado de Verificar el Alcance

Como resultado de verificar el alcance tenemos:

 Entregables aprobados

 Solicitudes de cambio, las cuales se procesan para

su revisión y tratamiento por medio del proceso
Control Integrado de Cambios

 Actualizaciones a los documentos del proyecto

3.5. Controlar el Alcance

Ya que los cambios en el proyecto son inevitables es necesario

controlarlos.

 El Control del Alcance es el proceso por el que se monitorea el

estado del alcance del proyecto y del producto, y se gestionan
cambios a la línea base del alcance.

 El Control del Alcance del proyecto asegura que todos los cambios
solicitados o las acciones preventivas o correctivas recomendadas
se procesen a través del proceso Realizar el Control Integrado de
Cambios
3.5. Como hacerlo?

Análisis de Variación

 Para controlar el alcance del proyecto realizamos el Análisis de

Variación a partir de las medidas de rendimiento del proyecto,
las que permiten evaluar el grado de variaciones respecto a la
línea base del alcance creado.

 A partir de la identificación de las variaciones, es posible

enfocarse en algunos puntos para determinar las causas de los
problemas o restricciones que impiden el progreso planificado
del proyecto. Finalmente se tomará decisiones de aplicar
acciones correctivas o preventivas, si fuera necesario.
3.5. Resultado del Controlar el Alcance

Como resultado del control del alcance, tenemos:

 Mediciones del Desempeño del Trabajo

 Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización,

pudiendo actualizar:
 Las causas de las variaciones
 Las acciones correctivas seleccionadas y la razón de su
selección
 Otros tipos de lecciones aprendidas procedentes del control
del alcance del proyecto
 Solicitudes de Cambio
 Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto
 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
 Caso práctico
Se supone la solicitud de un proyecto para
ampliar el área de comedor de un restaurante
de mariscos llamado NoHoch en la Ciudad de
Mérida.
El presupuesto inicial asignado al proyecto es
de 575,000 pesos
El cliente espera que la remodelación esté lista
antes del día de la madre, en 90 días.
 Recopilar requisitos
La ampliación del restaurante de mariscos NoHoch ubicado en
Mérida Yucatán surge como una necesidad identificada por
el dueño del lugar derivada de la siguiente problemática:
 En horas pico, las mesas no son suficientes, se forman filas
en la entrada y en muchas ocasiones, los clientes se van, lo
que origina fuga de ingresos para el restaurante
 Las áreas de paso para los meseros no son adecuadas, por lo
que frecuentemente hay choques y se ocasionan accidentes
menores y molestias para los clientes
 El aire acondicionado no es suficiente ni está bien
distribuido, hay áreas que están muy frías y otras calurosas
 Existe un área de jardín amplia al frente, que podría
utilizarse para la ampliación
 Definir alcance
El proyecto de ampliación del restaurante de mariscos
NoHoch tiene el siguiente objetivo:
Ampliar el área de restaurante de 99 m2 a 126 m2.
Incorporar 4 nuevas mesas de 6 comensales con sus
correspondientes sillas. Se derribarán las paredes del
frente y se construirá una nueva pared con puerta
principal y ventanales con vista al jardín
El jardín actual se removerá, se conservará de 1 metro
de ancho con plantas nuevas y llamativas que
proporcionen una vista agradable a los comensales.
Se colocarán 6 aires acondicionados nuevos con una
capacidad de 24000 BTU´s que mantengan una
temperatura ambiente cercana a los 24 grados
centígrados con mínima emisión de ruido.
 Definir alcance (continuación)
El proyecto no incluye la sustitución del mobiliario actual,
solo se adquirirán 6 mesas nuevas del mismo estilo de las
actuales.
Se incluye la sustitución completa del piso para evitar que
se vea añadido.
No incluye la adquisición de platos, accesorios, ni
cubiertos.
Incluye la compra y colocación de aires acondicionados
No incluye los trabajos de acometida eléctrica que deben
realizarse antes de la colocación.
Incluye la herrería de las ventanas y los sistemas de
seguridad en la entrada principal
La calidad de los acabados y la decoración debe ser similar
a la que se tiene ahora, no debe verse añadido.
 Antes Después

-5m-
Área de cocina Área de cocina
-5m-

- 14 m -
- 11 m -

Área de restaurante Área de restaurante

-4m-

Área de jardín
-1m-

Área de jardín
-9m- -9m-
 Problemas que pudieran surgir
 Conseguir la mejor solución es consecuencia de definir
correctamente la solución planteada, al especificar
con claridad los objetivos que se persiguen. Uno de las
principales carencias que se plantean; es que a veces
un problema un problema detectado muy levemente
puede convertirse con el paso del tiempo en un
problema mucha más grabe y creo que la falta de
comunicación sería una del causas de que se originen
problemas e inconvenientes.
 ¿Qué podría ir mal?
Problemas Soluciones
 
Que el presupuesto establecido por el -Asegurarse de que el presupuesto incluya los
patrocinador, sea menor a la inversión elementos básicos necesarios
real. -Seguimiento y control de costos del proyecto 
No contar con permisos de municipales -Dar un fuerte seguimiento al proceso con la
para la construcción/remodelación ayuda de un asesor legal.
 
Que los trabajos de remodelación y -Establecer un plan claro y detallado con el
acondicionamiento del negocio no contratista y monitorear que las tareas se
concluyan en el tiempo señalado para la cumplan en las fechas indicadas.
apertura del restaurante. 
Aumento de los precios del mobiliario y -Comunicar los requerimientos del negocio a los
de los equipos necesarios que impacten proveedores
el presupuesto establecido. 
No obtener la aprobación del -Enviar un recordatorio al menos un día antes
patrocinador en la finalización de cada de la reunión.
entregable.  
 Crear la EDT
Remodelación

Trabajos de
Liberación y Limpieza y
albañilería y
preparación de las Remodelación fina Jardinería ubicación de
remodelación
áreas mobiliario
gruesa

Almacenamiento Demolición pared y Colocación mesas y

Pintura Sembrado
mobiliario jardín sillas

Liberación área
Sellar área cocina Puerta y ventanales Acabados Decoración
cocina

Colocación piso

Aires
acondicionados
 Verificar el alcance
En este proceso se verifican los entregables con el
cliente, de manera que se revise si cumplen con las
características especificadas en el alcance.
La verificación del alcance difiere del control de
calidad en que mientras la verificación se encarga de la
aceptación de los entregables, el control de calidad se
refiere sobre todo a corroborar la exactitud de los
entregables y su cumplimiento con los requisitos de
calidad especificados.
Por lo general, el control de calidad se lleva a cabo antes
de la verificación del alcance, pero ambos procesos
pueden efectuarse en paralelo.
 Controlar el alcance
El proceso para controlar los cambios al alcance en este
proyecto es algo simple, ya que en nuestro caso solo
tenemos un cliente, que es el dueño del restaurante y cada
cambio él directamente es quien lo solicita y una vez que le
damos a conocer el impacto del cambio en el costo, el
tiempo o las especificaciones, él mismo es quien autoriza, a
través de un formato que se firma por duplicado.

En otro caso, cuando se tiene necesidad de un cambio por

alguna condición externa, se identifica la situación y se le
informa al cliente, quien debe autorizar o no el cambo, por
ejemplo en el caso de que se tuvo que pagar una
fumigación adicional ya que al levantar el pasto se
identificó una plaga de insectos.
Thank You!!