Sistema 5´S en las áreas de trabajo

Marzo -Abril, 2006

 Contenido

– Impresos Litópolis y el entorno

– Introducción a los 5 pilares de las 5´s

– El primer pilar: Selección

– El segundo pilar: Poner en orden

 Impresos Litópolis y el entorno

– Nuestra compañía es como un organismo vivo,

cambia, se mueve y se adapta a las condiciones
cambiantes de los negocios para permanecer y
crecer.

– Las acciones de mejora nos permiten:

• Atraer ventas, confianza y lealtad de nuestros
clientes,
• La permanencia de nuestro trabajo y
• Mejorar la rentabilidad del negocio
 Introducción a los 5 pilares
de las 5´s

– El sistema de las 5´s es simple y se puede implementar

en cualquier tipo de compañía de industria, comercio o
servicios de nuestro país. (imprenta, tienda, restaurante,
etc..)

– Pilar: se define como un elemento estructural que

soporta junto con otros, el sistema de mejora para
nuestra compañía.
 a ri edad tos Alta
V
p roduc
de Calidad
Los 5 pilares

Seleccionar Poner
(Organizar) en orden
disponibilidad

Mantener Bajos
Poner
(Disciplina) Costo
s
Alta

Estandarizar Limpieza
(seguir los tres (brillo)
primeros pasos)

t re gas
Segu En mpo
y pre ridad a tie
venc
ión
 Introducción a los 5 pilares
de las 5´s
• El Sistema 5´s es el punto de partida para las actividades
de implementación del Sistema de Gestión de Calidad en
Impresos Litópolis, conforme a la norma ISO 9001:2000 a
partir del mes de febrero de 2006.

• Los compañeros de producción, operación y administración

son las personas que estarán mas involucradas en la
implementación, ya que serán las que reciban el mayor
beneficio.
• Los pilares de las 5´S son “rutinas” muy importantes para
mantener, solo lo indispensable y en orden, las áreas de trabajo,

• Así como el flujo ligero y eficiente de las actividades a lo largo de

las etapas de producción:

Venta Diseño Compras

Cliente Pre-prensa

Embarque Acabados Impresión

Contabilidad, Sistemas, Recursos Humanos

 Ahora toma cinco minutos y
responde las siguientes preguntas:

1. Menciona alguno de los retos ó situaciones, que nuestra compañía esta

enfrentando hoy en día para sobrevivir y competir?

2. ¿Cuál es alguna de las rutinas de selección, poner en orden, y limpieza que

ya son parte de tu vida diaria en el trabajo y/o en tu vida personal?

n
ació
rsific
Dive oductos Alta
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de p Calidad

Seleccionar Poner
(Organizar) en orden

disponibilidad
Mantener
Poner
(Disciplina) Bajos

Alta
Costo
s

Estandarizar Limpieza
Mantener limpio (brillo)
y ordenado
as
reg
Segu Ent mpo
r a t ie
y pre idad
venc
ión
 Primer pilar: Selección

Selección, significa remover todos los objetos/ cosas

del lugar de trabajo que NO son necesarias para la
actividad de producción y/o administrativa que
estamos realizando en ese momento.
 Segundo pilar: Poner en Orden

Poner en orden, puede definirse como arreglar

objetos/ artículos de una forma, que son fáciles de
usar y ponerles una identificación (etiqueta ó rótulo), y
por lo tanto se localizan rápidamente y se devuelven a
su lugar sin problema.
 Tercer pilar: Limpieza

Este pilar se refiere a mantener los pisos de las áreas

de trabajo limpias y libres de sustancias resbalosas, la
maquinaria y equipo con el mantenimiento preventivo
y en general asegurarnos que todo en la empresa
permanezca limpio.
 Cuarto pilar: Estandarizar

Los tres primeros pilares pueden ser pensados como

actividades que realizamos diariamente, pero
Estandarización son pasos relacionados a seguir para
alcanzar un fin que utilizamos para mantener los tres
pilares antes mencionados.
• Cuando decimos estandarización, debemos pensar en que,
cualquiera de las personas asignadas del área que se trate:

1. Puede operar una maquina,

siguiendo el procedimiento.

2. Realizar una operación

determinada.

3. Acatar los hábitos y

disciplina de un equipo de
trabajo sin perder su
individualidad.
 Quinto pilar: Mantener

• Dentro de la misma idea de los cinco pilares, Mantener

significa “realizar el mantenimiento apropiado de las áreas
de trabajo y de lo que ahí permanece, de la forma correcta,
hasta crear un hábito de trabajo”.

 Las palabras clave son COMPROMISO y DISCIPLINA de

todos por hacer del lugar de trabajo un lugar agradable y
propicio para producir más con los mismos recursos y
generar impresos de alta calidad.
 Preguntas

Por favor visualiza tu lugar de trabajo:

– Piensa en un objeto que puedas deshacerte de él.

– Piensa en un objeto que puedas reubicar en otro lugar para darle un
mejor uso.
– Piensa en un objeto ó área que se beneficiaría de las acciones de
limpieza.
– Piensa en una rutina regular que puedas crear para deshacerte,
reubicar ó limpiar objetos/cosas en tu área de trabajo.
 Ejemplos comunes de resistencia en la
implementación de las 5´S

1 ¿Qué tiene de especial Seleccionar y Poner en Orden?

2 ¿Para qué limpiar, cuando esto se va a volver a ensuciar de nuevo?

3 Seleccionar y Poner en Orden, no es parte de mi trabajo

4 Nosotros ya hemos implementado antes la Selección y el Poner en Orden

5 Nosotros hicimos 5´S el año pasado

Nosotros estamos demasiado ocupados con los pedidos, para atender las actividades
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de 5´S

Para que implementar las rutinas de las 5´S, si de nuestro modo, lo estamos haciendo
7
bien hasta ahora.
 Beneficios de la implementación

Para todos nosotros, con creatividad y participación:

• Hace nuestro lugar de trabajo más placentero para trabajar.

• Hace nuestro trabajo mas satisfactorio
• Remueve muchos obstáculos y frustraciones en el trabajo
• Nos ayuda a saber, que es lo que esperamos de nosotros,
así como cuándo y dónde esperamos hacerlo.
• Hace más fácil la comunicación con el resto de los
compañeros.
 Para lmpresos Litópolis

• Disminuir los tiempos de cambio y preparación de máquinas

• Cero defectos, traen alta calidad.
• Cero desperdicio, atrae bajos costos.
• Cero retrasos, resulta en entregas puntuales.
• Cero accidentes, promueve la seguridad en el trabajo.
• Cero descomposturas y tiempos muertos.
• Cero quejas de los clientes, provoca una sólida confianza y
seguridad entre nosotros y hacia el cliente.
• Cero pérdidas, es el resultado de la confianza y lealtad de
nuestros clientes para incrementar sus compras con
nosotros.
 Preguntas

1. ¿Cuáles serían algunos de los beneficios que tú pudieras obtener, si

pones en marcha las 5´S en tu área ó lugar de trabajo?.

2. ¿ Cuál crees que sería uno de los beneficios que obtiene nuestra empresa ,
al poner en marcha las 5´S?
 El primer pilar: Selección

“Sólo lo que es necesario, sólo en las cantidades necesarias, y

sólo cuando es necesario”

“Si tú comienzas a seleccionar, sólo debes dejar lo esencial,

cuándo tengas duda, tíralo!.” Este principio es clave para la
selección.

“Cuando la selección es bien implementada, los problemas e

inconvenientes en el flujo de trabajo se reducen, la comunicación
mejora entre los compañeros; la calidad de las impresiones, el
acabado y el tiempo de entrega mejoran”.

Pregunta .
– ¿Qué problemas ocurren en tu área ó lugar de trabajo, debido a que
existen muchos objetos ó materiales innecesarios acumulados?
 Como implementar el Orden

Herramienta: La Tarjeta Roja.

– Es un simple método para identificar objetos y

materiales potencialmente innecesarios en las áreas
de trabajo, evaluando su utilidad y que hacer con
estos, de la manera más apropiada.

– La tarjeta roja puesta en los materiales, equipos,

objetos llama la atención de todos los que ahí laboran.
 Preguntas clave

• ¿Este objeto es necesario?

• ¿Si es necesario, es necesario en esta cantidad?
• ¿ Si es necesario, tiene que permanecer en este sitio?

Es muy difícil decidir, que hacer con este objeto/material/

maquinaria ó equipo.

• Entonces, un Àrea de retención de objetos deberá ser

instalada para depositar ahí los objetos que requieren una
posterior evaluación con ayuda de los encargados y gerentes
de área.
 Pasos para utilizar la herramienta:
“Tarjetas Rojas”
• La forma para utilizar las Tarjetas Rojas es muy simple y se
describe en 7 pasos:
– Paso 1. Iniciar el proyecto de las tarjetas rojas
– Paso 2. Identificar los objetos / cosas / materiales que
pueden recibir una tarjeta roja.

Preguntas.
a) Nombra tres objetos ó materiales ó equipo que podrían recibir una
tarjeta roja en tu lugar de trabajo.
b) Nombra tres áreas físicas en tu lugar de trabajo que pueden recibir una
tarjeta roja.
• Paso 3. Ahora es necesario establecer el criterio de
evaluación para los objetos con tarjeta roja.

Existen tres factores importantes que nos ayudan para saber

si un objeto es necesario o no.

• Factor # 1. La utilidad del objeto para realizar el trabajo

manualmente.
• Factor # 2. La frecuencia con la cual el objeto es necesario.
• Factor # 3. La cantidad del objeto necesaria para realizar el
trabajo
 Paso 4. Hacer las tarjetas rojas.
Ejemplo de una Tarjeta Roja.

Tarjeta Roja
Categoría:
a)Documento b) Material c) Equipo d) Herramienta
e) Maquinaria f) Papel d) Tintas e) Solventes

Nombre del objeto: Modelo:

Cantidad: Código:

Razones: Valor: $
(total)

Paso 5. Poner una tarjeta roja en un objeto / material / equipo.

La mejor forma de realizar la actividad es en un periodo de

tiempo corto, de manera rápida y efectiva, eligiendo una área
que se pueda abarcar sin problemas.
 Paso 6. Evaluar los objetos con tarjeta roja
seleccionados.

• Este cuadro nos indica las opciones para el destino final.

Tratamiento Descripción
Desechar los objetos que no tienen valor alguno de reventa,
Arrojarlo a la basura
innecesarios, sin reparación.
Vender los objetos con valor pero sin aplicación y/o utilidad
Venderlos
para nuestra empresa.
Regresar Regresar al proveedor
Prestar a otras áreas Objetos que pueden usarse en forma temporal por otras áreas
Distribuir los objetos a otras áreas de la empresa en forma
Re-ubicar permanente.
Área de retención de objetos Ubicar los objetos en un área para su posterior evaluación y
central destino.
• Paso 7. Documentar el resultado de la colocación de tarjetas
rojas en los objetos seleccionados.

Pregunta.
• ¿Cuál puede ser un criterio apropiado para elaborar las tarjetas rojas, que
utilizaremos en nuestro lugar de trabajo?
– Acumulación de cosas/objetos innecesarios
• Tipos de objetos innecesarios.
• Lugares donde se acumulan los objetos innecesarios.

– Sugerencias y Recomendaciones al utilizar las “tarjetas

rojas”
• Un número definido de tarjetas rojas para usar: 4 por
empleado en promedio.
• Una tarjeta roja por artículo u objeto.
• Objetos en cantidades excesivas pueden recibir una
tarjeta roja.
 El segundo pilar: Poner en orden

Quiere decir que, debemos arreglar los objetos necesarios

de manera que sea fácil su uso, identificación y
localización por cualquier persona de la empresa.

Lugares
estándar
para las
Estandarizar
cosas
uso de
Estandarizar maquinas
Comunicación

Poner
en
Estandarizar orden Estandarizar
inventarios operaciones

Estandarizar
Procesos Estandarizar
de oficina Diseño
Al poner en orden, eliminamos muchas formas de desperdicio en
las actividades diarias:
– Desperdicio de búsqueda
– Desperdicio de movimientos
– Desperdicio de energía humana
– Desperdicio por exceso de inventarios
– Desperdicio a causa de productos defectuosos
– Desperdicio por condiciones inseguras

Controles Visuales
– A través de cualquier medio visual de comunicación usado en
el ambiente de trabajo podemos saber claramente como debe
ser realizado el trabajo.
 Pregunta.

• ¿Menciona tres ejemplos de

controles visuales que ya
existen en tu lugar de trabajo?

• Menciona tres ejemplos de

tipos de desperdicios que
observas en tu área de
trabajo.
 Como implementar: Poner en Orden

Para poner orden debemos elegir el mejor lugar para las

herramientas, partes, equipos, materiales, documentos

Principios para poner orden:

– Localizar los objetos en el lugar de trabajo de acuerdo a

su frecuencia de uso
– Almacenar objetos juntos si estos son usados en una
misma operación, y guardarlos considerando la secuencia
de su uso.
– Poner un cordón o resorte para aquellas herramientas que
utilizas constantemente y que desees que regresen a su
posición original.
– Hacer lugares de almacenamiento a la medida de las herramientas ó
equipos , de manera que sean fáciles de remover y poner de vuelta
en su lugar.

– Elimina la variedad de herramientas y equipos y procura utilizar multi-

funcionales, si es posible.

– Almacenar las herramientas de acuerdo a su función o para el

producto/maquina que serán utilizados.
 Pasos para utilizar
las herramientas:
“Mapa 5S”,

Ejemplo. Planta de confección de prendas de vestir infantil.

Etapas del proceso de confección: Corte, Estampado
/Bordado, Costura, Acabado, Etiquetado y embalaje,
Almacenaje.

1. Observa el mapa actual

2. Marca una línea que muestre el flujo de trabajo actual entre las
áreas
3. Analiza el diagrama, parece un espagueti, no es así?
4. Realiza una nueva propuesta de Mapa de las 5´S y marca con
una línea el flujo lógico de trabajo.
5. Analiza el resultado
6. ¿Cuáles fueron las ventajas de esta nueva distribución?
• Planta de producción

Salida Costura
Corte Estampado

Etiquetado
y embalaje

Acabado
Almacenaje Almacenaje
Entrada MP PT
 “Estrategia de códigos para ubicación
(letreros / rótulos)”

Una vez que se han decidido las mejores ubicaciones, es

necesario “identificar” estos lugares de manera que todos
conozcan que se encuentra ahí y en que cantidad.

Los códigos de ubicación ó letreros indican Que, Donde y

en que Cantidad.
 “Estrategia de pintado”

Esta herramienta nos sirve para delimitar las áreas de operación y los
pasillos en la planta. Se puede utilizar pintura o cinta adhesiva de
colores para tal efecto.

Ejemplos:

–Áreas de carga y descarga de

mercancía.
–Pasillos
–Área y dirección de apertura de
puertas
–Mesas de trabajo
–Maquinas y equipo de uso especiall
–Materiales, residuos, peligrosos, etc.
 Pregunta

1) Menciona un ejemplo de ¿cómo podrías usar la estrategia de códigos

para ubicación ó rotulos, para poner orden en tu lugar de trabajo?

2) Menciona un ejemplo de ¿cómo podrías utilizar la estrategia de pintado

en tu área de trabajo?
 “Códigos por color”

El Código por color podemos utilizarlo para mostrar

claramente que partes, herramientas, refacciones o
instrumentos de medición, deben ser usados y para que
propósito.
Ejemplo 2. Cd´s por tipo de software

Ejemplo 1. Los códigos de color para los

lubricantes que se utilizan en una
maquina específica.

a) Contenedor del lubricante

b) El envase con pipeta para verter el
lubricante en la máquina
c) El lugar físico en la máquina donde
debe verterse el lubricante.
 “Plantillas para objetos y herramientas”

• Este es un modo muy simple y útil para mostrar que

herramientas e instrumentos deben ser acomodados y
guardados en un lugar específico.

• Las plantillas para la papelería en los cajones de las

áreas administrativas son un ejemplo.
 Próximo paso…

• Implementación en las áreas de trabajo a

partir del mes de Abril.

• ¿Preguntas?