Proceso administrativo.

Organización.
Organización.

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 Organización.

La segunda ficha, es un conjunto de reglas, cargos, comportamientos que han de respetar todas las
personas que se encuentran dentro de la empresa, la función principal de la organización es disponer
y coordinar todos los recursos disponibles como son humanos, materiales y financieros.

La organización es la segunda fase del proceso administrativo. A través de ella el sistema establece la
división del trabajo y la estructura necesaria para su funcionamiento.

Con sus principios y herramientas, se establecen los niveles de autoridad y responsabilidad, se

definen las funciones, los deberes y las dependencias de las personas o grupos de personas. Fayol
(1972), define la organización diciendo que consiste en dotar al organismo de elementos necesarios
para su funcionamiento a través de operaciones típicas a saber, las funciones técnicas, financieras,
contables, comerciales, de seguridad y administrativa. Melinkoff (1987), con relación al título del
escrito la define como el proceso administrativo a través del cual se crea la estructura orgánica de la
institución, se determinan los niveles de autoridad y de responsabilidad, se establecen las funciones,
los deberes y las atribuciones que corresponden a los objetivos trazados previamente en el proceso
de planificación u elaboración del nivel corporativo estratégico( misión, visión, objetivos corporativos,
metas y mecanismos de medida u actuación).

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LINEAS DE AUTORIDAD

Diferencias entre la autoridad de línea y de staff

Ejercer una adecuada autoridad dentro de una empresa es una tarea que debe ser
realizada tanto por los gerentes de línea como de staff. Coordinar sus tareas es
imprescindible para el correcto funcionamiento de una organización.

Muchas veces hemos escuchado los términos línea y staff cuando hablamos o
estudiamos Recursos Humanos. No sobra, por lo tanto, recordar su significado y
explicar su importancia y relevancia en el análisis organizacional que se haga en una
empresa. A continuación, haremos un paralelo entre las funciones de los gerentes de
línea y los de staff.

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Para empezar a entender de la mejor forma los temas a tratar, debemos iniciar con definir
AUTORIDAD, como el derecho a tomar decisiones, dirigir el trabajo de otros, o, en 2 palabras:
dar órdenes. De allí surge lo que conocemos como autoridad de línea y autoridad de staff.

Podemos decir entonces que el papel de un gerente de línea en una empresa es el de dirigir
el trabajo de los subordinados y luchar porque los objetivos de la compañía se cumplan a
cabalidad. Es la persona a la cual dentro de nuestro sitio de trabajo lo llamamos jefe y
acudimos a él cuando necesitamos asesoría o cuando nos pide que hagamos determinada
labor. O, aquella persona que nos reprende cuando algo no se hizo bien.

De otro lado, el papel del gerente de staff es el de apoyar, asistir, ayudar, aconsejar o
asesorar a los propios gerentes de línea para la consecución de los objetivos fundamentales
en una compañía. Un buen ejemplo puede ser el gerente de recursos humanos quien asesora
a los gerentes de producción, comercialización, ventas, etc., en temas como reclutamiento,
capacitación, compensación del personal, etc.

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LAS HERRAMIENTAS O INSTRUMENTOS METODOLÓGICOS DE LA

ORGANIZACIÓN.
Los principales instrumentos metodológicos de la organización son los
organigramas y manuales.
LOS ORGANIGRAMAS: Un organigrama es la representación gráfica que muestra
cómo están relacionadas las diferentes unidades de la estructura interna de una
institución o empresa. Esté permite conocer la ubicación que se da de los distintos
departamentos, secciones, oficinas, etc., que conforman la institución. El
organigrama describe gráficamente la división del trabajo que se establecerá y la
relación que se dará entre las distintas áreas de actividades, a través, de líneas
que representan los canales de supervisión, coordinación o y comunicación que
existirá en la institución

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Ventajas de los organigramas:

1. Muestran la posición de cada departamento en la estructura interna de la organización.

2. Señalan la interrelación o enlace que debe existir entre cada departamento y sección
de la organización.
3. Facilitan los procedimientos con los que trabaja la organización, dirección y control.
4. Dejan claramente definidas las líneas de mando y de responsabilidad de la
organización.
5. Muestran el organismo asesor y aquellos otros con los que se establecen las
coordinaciones dentro de la organización.

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CLASIFICACIÓN DE LOS ORGANIGRAMAS:

De acuerno a su disposición geométrica, los organigramas se adaptan al tipo de sistema

organizativo que intentan representar entre los cuales tenemos:

1.Organigramas verticales de tipo clásico.

2.Organigramas horizontales de izquierda a derecha.

3. Organigrama mixto.

4. Organigramas circulares o con céntricos.

5. Organigramas escalares.

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LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS.

El manual administrativo es un documento que incluye en forma sistematizada las

actividades a ser cumplidas por los miembros de la organización y la forma en que las
mismas deben ser realizadas. El propósito fundamental de los manuales es el de
sistematizar las funciones y operaciones que realiza la organización, así como instruir al
personal sobre los objetivos, políticas, funciones, autoridad, normas, procedimientos u otros
aspectos de la institución.
 
IMPORTANCIA Y NECESIDAD DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS.
La importancia del manual administrativo reside en el hecho de suministrar información para
la acción al servir de guía para la ejecución del trabajo. A su vez el manual tiene la
relevancia de facilitar el adiestramiento, la supervisión y el mejor desempeño de los
ejecutivos.

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CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS.

Los manuales administrativos se suelen clasificar en tres categorías:
1) Manuales de organización.
2) Manuales de políticas.
3) Manuales de sistemas y procedimientos.
Manuales de organización: es un instrumento que contiene detalles de la empresa u organización tales
como:
1) Nivel estratégico corporativo de la empresa (misión, visión, objetivos corporativos).
2) La estructura de la organización y la base sobre la cual se diseñó esa estructura.
3) Las relaciones entre la función de línea y la de asesoría.
4) Los deberes y responsabilidades específicas del nivel operativo.

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Manuales de políticas: incluye en forma escrita las políticas de la empresa, que son la guía
básica para la acción; así mismo prescriben los limites generales dentro de los cuales
deben realizar se las a actividades. Una correcta formulación de las políticas en un manual,
permitirá:
1) Agilizar el proceso decisorio.
2) Establecer líneas o guías al personal directivo para que pueda obrar y adecuar
las actividades a los objetivos de la institución.
3) Facilitar la descentralización.
4) Servir de base para una constante y efectiva revisión.

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Manual de sistemas y procedimientos: Es llamado, también manual de operación; es un

manual de trámites y métodos de trabajo. Es quizás el manual más común en las
organizaciones. A través de ellos se orienta y sistematiza la actividad operativa de la
empresa institución. El manual de procedimientos incluye la descripción de normas, la
descripción de procedimientos, los flujogramas de los procesos, los formularios de registro
y sus respectivos instructivos. Los manuales de sistemas y procedimientos, ofrecen una
serie de ventajas ente ellas tenemos:
1) Constituyen una útil fuente de información, sobre las prácticas generales de la
organización para que la información sea útil se requiere que la información se
comunique a través de la línea de mando de la organización. 
2) Constituyen una guía indispensable para el trabajo a ejecutar.
3) Constituyen una herramienta útil para el adiestramiento de nuevos empleados y también
para todos aquellos funcionarios que perteneciendo a la organización son ascendidos de
categoría.

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4) Eliminan duplicaciones innecesarias de actividades.

5) Permiten la revisión constante y el mejoramiento de las políticas, procesos y
procedimientos, de la institución, en la medida en que se los consulte con la debida
frecuencia. Ayudan a producir un mejoramiento sostenido de las operaciones, normas
y procedimientos.
6) Permiten un ahorro de tiempo, al evitar las preguntas de rutina, ya que la respuesta
rápida a las mismas, se obtienen a través de la lectura del manual.
7) Constituyen un freno a la improvisación, en sus distintas manifestaciones.
8) Permiten generar un legado histórico de la evolución administrativa de la empresa.

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ESTRUCTURA DE LOS MANUALES.

Los manuales ofrecen una serie de ventajas, a condición de que efectivamente se basen en
una estructura lógica, de lo contrario pierden el sentido de su objetivo, que es el de ayudar a la
gerencia en el cometido de su gestión.
Recomendaciones al momento de emplear los manuales.
1. Desde el momento en que se inicie el proceso de implementación del manual, se inicia el
control de su aplicación. Esta tarea que debe estar a cargo de la unidad responsable de la
sistematización administrativa, la que mantendrá un registro estadístico de consultas,
entrevistas y encuestas.
2. A los fines de mantener vigente el manual y evitar su abandono por obsolescencia, se
deberá llevar a cabo un plan estricto de seguimiento.
3. Se deben establecer programas regulares de auditoria para determinar si las prácticas
actuales coinciden con los procedimientos escritos.

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RESUMIENDO: EL PROCESO DE LA ORGANIZACIÓN.

El proceso de organizar busca establecer la estructura orgánica más eficiente y eficaz, utilizando los principios
científicos de la administración. Una buena organización debe satisfacer, además, la necesidad objetiva de que cada
trabajador conozca y realice su función dentro del organismo con el mínimo de esfuerzo, el menor costo y el máximo
rendimiento. En ese sentido los pasos esenciales en el proceso de organizar son:

1. Identificar las funciones, actividades y tareas necesarias para alcanzar los objetivos principales

de la organización.

2. Preparar el organigrama funcional de la organización que muestre las distintas actividades o funciones a realizar por
la institución.

3. Definir las funciones con sus correspondientes deberes en términos de la descripción

de las diferentes clases de cargos que existirán dentro de la organización.

4. Seleccionar al personal adecuado para cubrir los cargos.

5. Preparar el manual de la organización y el manual descriptivo de las clases de cargos, con las funciones, tareas y
actividades a realizar por las personas que los ocupen .

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Podcast organización:

https://open.spotify.com/episode/5erfgBdHw25vCKvmEsuUG7?
si=yBfcM0V3Snm3SEd5ZDzNJQ&utm_source=copy-link

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