MAPA DE PROCESOS

SATISFACCION
DE LAS PARTES
ESTRATEGICOS INTERESADAS

• Planeación Estratégica
• Mejora Continua

MISIONALES

• Gestión Comercial
• Gestión Operativa

EVALUACION

• Monitoreo y Control

APOYO

REQUISITOS, • Gestión Administrativa

NECESIDADES Y y Financiera
EXPECTATIVAS DE LAS
PARTES INTERESADAS

1
 CARACTERIZACION
PROCESO PLANEACION ESTRATEGICA

OBJETIVO: Establecer las bases contextuales de la SATISFACCION

situación empresarial para generar estrategias con DE LAS PARTES
enfoque de sistema de gestión y prevención de riesgos,
INTERESADAS
que promuevan el desarrollo sostenible y la capacidad de
PLANEAR
generar valor; a través de los procesos y actividades -Planificar estrategias
necesarias para garantizar su despliegue, aplicación y organizacionales
HACER
seguimiento; conforme a la estructura de la organización -Planificar estrategias comerciales y
-Aprobar y divulgar a todo el personal la
y en función de su propósito. de crecimiento de la compañía
planeación estratégica.
-Planificar el presupuesto general
-Identificar los riesgos que afecten la
de la empresa
seguridad de la operación, el personal y
-Planificar la Gestión del Riesgo
la infraestructura empresarial
ALCANCE: Desde la generación del pensamiento -Realizar trámites necesarios para el
estratégico basado en el riesgo, los requisitos legales, la cumplimiento de los requisitos legales y
tecnología, la competencia, los recursos necesarios y las reglamentarios.
responsabilidades; hasta la evaluación, revisión y análisis -Definir responsabilidades del personal
-Gestionar la planeación estratégica
de contexto y la estrategia teniendo en cuenta los cambios
-Aprobar el presupuesto general de la
que puedan afectar. empresa y hacer seguimiento a su
ejecución.

RESPONSABLE: Gerente General,

Asesor Jurídico, Asesor Tributario,
Lideres de Procesos
VERIFICAR:
ACTUAR -Analizar las causas y tomar acciones requeridas para el
-Identificar, documentar y cumplimiento de los objetivos estratégicos.
REQUISITOS, ejecutar acciones -Verificar el cumplimiento de todos los requisitos legales
y reglamentarios a los que está sujeto la empresa
NECESIDADES Y preventivas, correcciones y
acciones correctivas para Evaluar los riesgos que afecten la seguridad de la
EXPECTATIVAS DE LAS operación, el personal y la infraestructura empresarial
controlar los riesgos y
PARTES INTERESADAS mejorar continuamente el -Verificar el desempeño y resultado de la planeación
proceso estratégica y del sistema de gestión y control de
seguridad
- Verificar la satisfacción de los asociados de negocio

Documentos y Registros: Ver. Listado Maestro (Documentos y Registros)

Recursos: humanos, infraestructura (oficina, equipos de tecnología de la información y medios de comunicación
Requisitos Legales y Normativos: Ver. Matrices Requisitos Legales y Normativos Aplicados al Sector – Documentos de Constitución de la Empresa
Mecanismos de Control y Seguimiento: Ver. Actas de Reuniones y (Cuadro de Mando Integral – Indicadores de Gestión)

2

PROCESO MEJORA CONTINUA
OBJETIVO: Establecer implementar,
mantener y mejorar el SGCS – SGSST a
través de estrategias de seguimiento,
medición y análisis con el fin de mejorar de
forma continua los procesos de la compañía .
Garantizar la seguridad de la infraestructura, las
personas, las mercancías, los equipos previniendo
riesgos y actividades ilícitas
ALCANCE: Desde la planificación del SGCS
- SGSST, seguimiento, análisis y medición a
la gestión de los procesos, seguimiento a los
resultados, identificación de los riesgos,
control de la información documentada y el
mejoramiento continuo.
Desde la identificación de los riesgos que
puedan afectar la infraestructura, personas
y equipos, estableciendo controles necesarios
que protejan y aseguren los mismos.
CARACTERIZACION
PLANEAR
-Planificar estrategias y actividades para
la implementación el mantenimiento
mejora continua y apoyo a los procesos
del SGCS – SGSST
-Planificar la ejecución de auditorias
-Planificar el control de la información
documentadas
-Planificar mecanismos se monitoreo a los
planes de acción
- Planificar las medidas de control para la
seguridad de la empresa
-Planificar los recursos necesarios
-Planificar la ejecución de simulacros y
pruebas de vulnerabilidad
-Planificar el cumplimiento regulatorio
aplicable al sector
SATISFACCION
DE LAS PARTES
INTERESADAS
HACER
- Ejecutar el plan de auditorias internas de
acuerdo al programa establecido
- Analizar los resultados de las auditorias internas
y externas
-Realizar las sensibilizaciones para el
empoderamiento al interior de los procesos del
SGCS – SGSST
- Ejecutar planes de acción
- Administrar la información documentada
Controlar acceso de colaboradores, visitantes,
contratistas y terceros
-Gestionar los recursos necesarios para garantizar
la seguridad física
-Realizar inspecciones físicas periódicamente
-Inspeccionar correos y paquetes
-Controlar el funcionamiento de cerraduras, llaves
y claves de alarma
-Realizar simulacros y pruebas de vulnerabilidad

RESPONSABLE: Coordinador Sistemas

de Gestión, Lideres de Procesos
ACTUAR
- Identificar, documentar y VERIFICAR:
ejecutar acciones preventivas, -Verificar el seguimiento a los planes de acción o planes de
correcciones y acciones mejoramiento de las auditorias internas y externas
REQUISITOS, correctivas para controlar los Verificar el control de la información documentada
riesgos y mejorar - Validar el funcionamiento adecuado de la infraestructura
NECESIDADES Y -Verificar el cumplimiento correctivo y preventivo cuando aplique
continuamente el proceso
EXPECTATIVAS DE LAS -Verificar que se cumplan los requisitos de control de acceso
PARTES INTERESADAS -Verificar el control y custodia de llaves y claves de acceso
alarma.
-Verificar resultados de simulacros y pruebas de vulnerabilidad

Documentos y Registros: Ver. Listado Maestro (Documentos y Registros)

Recursos: humanos, infraestructura (oficina, equipos de tecnología de la información y medios de comunicación
Requisitos Legales y Normativos: Ver. Matrices Requisitos Legales y Normativos Aplicados al Sector – Documentos de Constitución de la Empresa
Mecanismos de Control y Seguimiento: Ver. Actas de Reuniones y (Cuadro de Mando Integral – Indicadores de Gestión)
3
 CARACTERIZACION
PROCESO GESTION COMERCIAL

SATISFACCION
DE LAS PARTES
OBJETIVO: Establecer estrategias comerciales dirigidas INTERESADAS
a captar nuevos clientes, satisfaciendo sus necesidades y
manteniendo la fidelización de los mismos ofreciendo PLANEAR
nuevas oportunidades de negocio orientado al crecimiento -Planificar las estrategias
de la compañía, basados en la selección, evaluación y comerciales orientadas a identificar HACER
clientes potenciales. -Ejecutar la estrategia de búsqueda y contacto del
conocimiento de los asociados de negocio que garanticen
- Planificar el seguimiento a clientes cliente.
su confiabilidad. potenciales como existentes -Presentar el portafolio de servicios
-Planificar los requisitos mínimos -Consultar al cliente potencial y existente en la listas
para la incorporación a la vinculantes y restrictivas oportunamente (según
ALCANCE: Desde la identificación de clientes potenciales, compañía aplique)
envío de portafolio de servicios, presentación de - Planificar presupuesto de -Realizar visitas comerciales
operaciones a realizar -Solicitar documentación requerida para la
propuestas (cotizaciones), seguimiento de clientes (nuevos
y vinculados) mantenimiento de su fidelización y vinculación a la compañía y archivar
-Gestionar los recursos necesarios con Gerencia.
desvinculación.
-Actualizar periódicamente de la carpeta del cada
cliente
-Aplicar lineamientos de prevención de LA/TF-PADM

RESPONSABLE: Responsable Gestión Comercial

ACTUAR
- Identificar, documentar y
REQUISITOS, ejecutar acciones preventivas, VERIFICAR:
NECESIDADES Y correcciones y acciones -Verificar si el cliente cumple con los
EXPECTATIVAS DE LAS correctivas para controlar los criterios de aceptación o rechazo
riesgos y mejorar -Verificar los planes de acción derivados de
PARTES INTERESADAS continuamente el proceso la PQRS
-Verificar status de las carpetas de cada
cliente

Documentos y Registros: Ver. Listado Maestro (Documentos y Registros)

Recursos: humanos, infraestructura (oficina, equipos de tecnología de la información y medios de comunicación
Requisitos Legales y Normativos: Ver. Matrices Requisitos Legales y Normativos Aplicados al Sector – Documentos de Constitución de la Empresa
Mecanismos de Control y Seguimiento: Ver. Actas de Reuniones y (Cuadro de Mando Integral – Indicadores de Gestión)

4
 CARACTERIZACION
PROCESO GESTION OPERATIVA

SATISFACCION
DE LAS PARTES
OBJETIVO: Establecer estrategias necesarias para la INTERESADAS
planeación y ejecución de los servicios operativos de
acuerdo con lo pactado en las negociaciones con los
clientes y proveedores, asegurando la coordinación y PLANEAR
control oportuno en cada una de las etapas logísticas. -Planificar las operaciones del
proceso operativo de la compañía HACER
-Planificar estrategias operacionales - -Realizar trámites necesarios para el
para el cumplimiento de los servicios cumplimiento de los requisitos
ALCANCE: Desde que el cliente solicite el servicio y -Planificar el presupuesto de la legales y reglamentarios de la
suministre sus respectivos soportes, para gestionar y operación cadena de suministro.
tramitar según las necesidades y requerimientos; hasta el - Coordinar la operación logística
cierre de la operación contratada - Brindar información oportuna a los
clientes
- Asignar responsabilidades al
personal operativo
- Gestionar la planeación operativa
RESPONSABLE: Coordinador Operativo,
- Cerrar las operaciones
Asistente Patio, Asistente Bodega, Auxiliares
Operativos

ACTUAR
- Identificar, documentar y
REQUISITOS, ejecutar acciones preventivas, VERIFICAR:
NECESIDADES Y correcciones y acciones -Verificar que el servicio prestado haya
EXPECTATIVAS DE LAS correctivas para controlar los cumplido con las expectativas de las partes
riesgos y mejorar interesadas
PARTES INTERESADAS continuamente el proceso -Verificar que los documentos de la
operación se encuentran completos

Documentos y Registros: Ver. Listado Maestro (Documentos y Registros)

Recursos: humanos, infraestructura (oficina, equipos de tecnología de la información y medios de comunicación
Requisitos Legales y Normativos: Ver. Matrices Requisitos Legales y Normativos Aplicados al Sector – Documentos de Constitución de la Empresa
Mecanismos de Control y Seguimiento: Ver. Actas de Reuniones y (Cuadro de Mando Integral – Indicadores de Gestión)

5

PROCESO GESTION ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
OBJETIVO: Establecer estrategias para: la selección
del personal competente y confiable, cuyo desarrollo
este alineado a la cultura de prevención de riesgo de
forma integral. Adquirir bienes y servicios de proveedores
confiables. Optimizar y controlar la adquisición y
mantenimiento del capital monetario para alcanzar la
rentabilidad mínima esperada. Identificar, proteger y
recuperar la información de la empresa; apoyando las
iniciativas de tecnología de información, suministrando
soluciones que optimicen los procesos, alineados con las
normas de protección de datos.
Promoviendo la administración eficiente de todos los
recursos necesario que garanticen el buen desempeño de
todos los procesos y acogiéndose a la normatividad legal
vigente
ALCANCE: Desde la identificación de las necesidades
y requerimientos de los diferentes procesos y partes
interesadas para: reclutamiento, selección,
vinculación, inducción, hasta la desvinculación del
personal. La requisición de la solicitud, la recepción
del producto o servicio a total satisfacción; incluyendo
la administración y desvinculación adecuada y
oportuna de los proveedores. La dentificación de
hechos y causas que impactan la estructura
financiera, económica, social y ambiental de la
empresa y su reconocimiento contable, hasta la
aprobación y revelación de la información a través de
la elaboración de informes financieros. La búsqueda de
herramientas de tecnología e informática, hasta la
implementación de las mismas, garantizando la
protección y custodia de la información en cada una
de las etapas
RESPONSABLE: Director Administrativo y
Financiero, Contador, Auxiliar Contable,
Proveedor TICS Auxiliar Administrativo y
Financiero, Auxiliar Servicios Generales,
CARACTERIZACION
SATISFACCION
DE LAS PARTES
PLANEAR INTERESADAS
-Planificar la administración del recurso HACER
humano, criterios de selección de personal, -Administrar el recurso humano,
programa de capacitación, presupuesto criterios de selección de personal,
necesario para gestión humana, cumplimiento programa de capacitación, presupuesto
regulatorio del recurso humano aplicable al para gestión humana, cumplimiento
sector regulatorio del recurso humano
-Planificar las compras de productos o servicios aplicable al sector
requeridas en la empresa, los requisitos -Realizar las compras de productos o
mínimos para la vinculación de proveedores a servicios requeridas en la empresa, los
la compañía, el seguimiento y monitoreo de requisitos mínimos para la vinculación
proveedores potenciales y existentes de proveedores a la compañía, el
-Planificar la administración del recurso seguimiento y monitoreo de proveedores
financiero que requiere la empresa, para cubrir potenciales y existentes
las necesidades de las partes interesada, el -Administrar el recurso financiero que
presupuesto anual, el cumplimiento regulatorio requiere la empresa, para cubrir las
financiero aplicable al sector necesidades de las partes interesada, el
-Planificar el recurso tecnológico e informático presupuesto anual, cumplir con el
que requiere la empresa para su buen marco regulatorio financiero aplicable al
funcionamiento, para protección de los recursos sector
informáticos y la información sensible, las -Gestionar y administrar el recurso
actividades necesarias del mantenimiento tecnológico e informático que requiere la
preventivo y correctivo de los recursos empresa para su buen funcionamiento,
tecnológicos de la empresa y protección de los mismos y la
información sensible, las actividades
necesarias del mantenimiento preventivo
VERIFICAR: y correctivo
ACTUAR -Verificar la adminsitarción del
- Identificar, documentar y recurso humano
ejecutar acciones preventivas, -Verificar la administración de las
correcciones y acciones compras de bienes y servicios REQUISITOS,
correctivas para controlar los -Verificar la administración de los
NECESIDADES Y
riesgos y mejorar recursos financieros de la empresa
continuamente el proceso -Verificar la administración de las EXPECTATIVAS DE LAS
TICS PARTES INTERESADAS

Documentos y Registros: Ver. Listado Maestro (Documentos y Registros)

Recursos: humanos, infraestructura (oficina, equipos de tecnología de la información y medios de comunicación
Requisitos Legales y Normativos: Ver. Matrices Requisitos Legales y Normativos Aplicados al Sector – Documentos de Constitución de la Empresa
Mecanismos de Control y Seguimiento: Ver. Actas de Reuniones y (Cuadro de Mando Integral – Indicadores de Gestión)
6
 CARACTERIZACION
PROCESO GESTION SEGURIDAD
SATISFACCION
DE LAS PARTES
INTERESADAS

OBJETIVO: Establecer estrategias para

garantizar la seguridad de la infraestructura,
las personas, las mercancías, los equipos
previniendo riesgos y actividades ilícitas.
ALCANCE: Desde la identificación de los
riesgos que puedan afectar la
infraestructura, personas y equipos,
estableciendo controles necesarios de cada
uno de los aspectos.
PLANEAR
- Planificar las medidas de control para la
seguridad física
- Planificar los recursos necesarios
HACER
- Controlar acceso de colaboradores,
visitantes, contratistas, terceros y vehículos
- Gestionar los recursos necesarios para
garantizar la seguridad física en toda la
infraestructura
- Realizar inspecciones físicas
periódicamente
- Inspeccionar correos y paquetes
- Controlar el funcionamiento de cerraduras,
llaves, claves de alarma y CCTV

RESPONSABLE: Coordinador Sistemas

de Gestión, Lideres de Procesos

ACTUAR
- Identificar, documentar y VERIFICAR:
ejecutar acciones preventivas, - -Verificar el funcionamiento adecuado de la
correcciones y acciones infraestructura
REQUISITOS, correctivas para controlar los - Verificar el cumplimiento correctivo y preventivo
riesgos y mejorar cuando aplique
NECESIDADES Y - Verificar que se cumplan los requisitos de control de
continuamente el proceso
EXPECTATIVAS DE LAS acceso
PARTES INTERESADAS - Verificar el control y custodia de llaves, claves de
acceso alarma y CCTV

Documentos y Registros: Ver. Listado Maestro (Documentos y Registros)

Recursos: humanos, infraestructura (oficina, equipos de tecnología de la información y medios de comunicación
Requisitos Legales y Normativos: Ver. Matrices Requisitos Legales y Normativos Aplicados al Sector – Documentos de Constitución de la Empresa
Mecanismos de Control y Seguimiento: Ver. Actas de Reuniones y (Cuadro de Mando Integral – Indicadores de Gestión)
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 MAPA DE PROCESOS
CARACTERIZACIONES

VERSIÓN FECHA DE DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CAMBIO

APROBACIÓN REALIZADO
1 Enero 2021 Creación del documento

PREPARO: REVISO: APROBO:

Gerente General Responsable SGCS Gerente General

(R-PE-03)

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se hace responsable por su actualización.
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