Procedimientos

de un Sistema
de Contabilidad
Módulo III

Facilitadora Solanyi Lora

Objetivo General del Modulo III

Al finalizar el módulo, las personas

participantes estarán en la
capacidad de clasificar cuentas,
manejando su estructura y
aplicando los procedimientos de un
sistema contable y los libros de
registros, según las operaciones y
transacciones de la empresa.
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 son aquellos archivos o
documentos donde se
plasma la información
financiera de la empresa,
operaciones que se
realizan durante un
periodo de tiempo
determinado, y los
cuales hay que legalizar
de manera periódica.

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 Importancia de los
libros contables
Cumplen con las siguientes finalidades:
• Dejan constancia de operaciones
comerciales.
• Cumplen las leyes aplicables.
• Registran ganancias o pérdidas
resultantes de operaciones.
• Muestran en todo momento, Estados
Financieros de la empresa.
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 Prohibiciones de los
libros contables:
En los libros de Contabilidad se debe tener en
cuenta las siguientes cláusulas:
• No alterar el orden cronológico de las
operaciones.
• No dejar renglones en blanco. De hacerlo,
inutilizarlos.
• No hacer raspaduras o enmiendas.
• No arrancar los folios u hojas de los libros
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 Plazo de presentación
de los libros contables:
La presentación de los libros contables
obligatorios se debe realizar en el plazo
de 4 meses contados desde el cierre el
ejercicio contable. Por ejemplo, si una
empresa cierra su ejercicio el 31 de
diciembre, podrá presentar sus libros
contables en plazo legal hasta el 30 de
abril del siguiente año.
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 Clasificación de los
Libros Contables
Libros legalizados Libros no legalizados
Son aquellos libros Son aquellos libros utilizados
exigidos por la ley. por las empresas para llevar
anotaciones pero que no
Diario General poseen ningún valor legal.
Mayor general
Libros de inventarios
Mayor auxiliar
Diarios especializados
Mayor en cuentas T
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 Diario General
Es un libro obligatorio, exigido por el código de
comercio de la República Dominicana, donde deben
registrarse de manera resumida las transacciones
diarias que realiza una empresa. Los mismo deben
cumplir con las siguientes características:
•Foliado
•Rubricado
•Sellado

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 LEGALIZACION Y FOLIACION
Los libros de contabilidad, para que tengan un valor
legal , deberán estar legalizados por un Notario o un
Juez de Paz Letrado, la primera pagina, asimismo
deberán estar selladas y foliadas cada una de las
paginas.
• Folio:• Numeración correlativa de cada una de las
paginas de los libros de contabilidad. Existiendo dos
clases de folio:
1. Folio Simple, numeración correlativa de uno en
uno.
2. Filiación Doble, numeración correlativa de dos en
dos.
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Libro de inventarios
Es libro donde se registran
los movimientos de las
mercancías que una
empresa comercializa .

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 Libros no
legalizados
 Mayor General
Es el libro donde se registran de
manera resumida todas las
cuentas controles de las
transacciones registradas en el
diario general. Este libro debe
ordenarse de acuerdo al orden
de las cuentas de un catálogo
de cuentas.
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 Mayor Auxiliar
Es el libro donde se registran de
manera resumida todas las
cuentas de detalles o auxiliares,
cuyos detalles aparecen
resumidos en las cuentas
controles.
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Mayor en
cuentas T
Se utilizan para
simplificar los
ejemplos y las
soluciones de
los problemas
representados
anteriormente
en otros libros.

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Diarios Especializados
Es un diario con columnas especiales
para aquellas cuentas que se cargan y
se acreditan frecuentemente. Ahorran
tiempo en cuanto a los registros, en
este los pasos al mayor se realizan por
totales, pero no permiten la división
del trabajo, ya que en un libro no
pueden trabajar dos empleados a la
misma vez.
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Documentos de Registros
usados en la Empresas

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Documentos de Registros
Se considera Documento
de registros aquél título,
efecto, recibo, factura, nota
de débito y crédito,
albaranes, etc., el cual sirva
para legitimar el ejercicio
de las transacciones, así
como poder documentar
las operaciones de tipo
mercantil en los
justificantes de la
contabilidad.
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Usos de los documentos
de registros
Podemos destacar que la pretensión del
Documento de registro no es otra que la de
dejar constancia escrita de una determinada
transacción comercial, en aras de certificar los
Registros realizados en la Contabilidad, así
como probar un hecho desde el punto de
vista jurídico, por lo que podemos manifestar
que los Libros Contables no son más que un
mero medio de prueba.
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 Tipos de documentos
de registros
Negociables
Son todos aquellos
documentos que se
pueden negociar a
través de endoso o
de descuento en una
entidad financiera
antes de su
vencimiento.
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No negociables
Son todos aquellos
documentos que
sirven de base para
los registros en los
libros de contabilidad
y a la vez pueden
formar pruebas
desde el punto de
vista legal.
 El cheque
Un cheque es una
orden de pago puesta
por escrito que
permite a la persona
que lo recibe cobrar
una cierta cantidad de
dinero que está
estipulada en el
documento y que
debe estar disponible
en la cuenta bancaria
de quien lo expide.

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Prof. Carlos A. De León
 La letra de cambio
Es una orden incondicional por escrito hecha
por una persona natural o jurídica dirigida a
otra persona también natural o jurídica, con el
objeto de exigir que ésta efectué el pago de
una determinada cantidad de dinero, a una
fecha futura fija o determinable.

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 Partes de la letra de cambio
El llenado de una letra de cambio se realiza de la siguiente
manera:
1. Valor o importe de la letra de cambio en números.
2. Fecha de emisión de la letra de cambio.
3. Número correlativo de letras de cambio que emite la
empresa.
4. Plazo o fecha de vencimiento.
5. Letra o Única.
6. Nombre del beneficiario.
7. Valor de la letra en forma literal.
8. Recibido.
9. Registro del nombre del deudor, su dirección y teléfono.
10.Firma del acreedor.
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 El pagaré
El pagaré es una promesa escrita e
incondicional de pagar una suma
fija o determinable de dinero en un
tiempo determinado. Este
documento tiene que estar firmado
por las personas que acuerdan
efectuar el pago.
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 Facturas
Es la nota que el vendedor entrega al
comprador, en la cual se detallan las
mercancías compradas.

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 Recibos
Es un documento en el cual quien lo firma,
reconoce haber recibido la cantidad que en el
mismo se expresa por concepto de dinero u
otra cosa.

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 Conduce
Es elaborado por el almacén el original y por lo menos
dos copias. El original es enviado al cliente junto con
la mercancía. Copia a contabilidad/archivo. El
propósito de este formulario es detallar la mercancía
que se ha despachado del almacén previo a la orden
de despacho que recibió el departamento de ventas.

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 Las cotizaciones
Son documentos utilizados en el
departamento de compras para una
negociación, contienen una lista de
precios de los productos o servicios
que ofrecen los proveedores a sus
clientes reales o potenciales.
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 Orden de compra
Es una orden que se da al
proveedor que ofrezca las
condiciones más favorables para
que enviara las mercancías
autorizadas por la empresa.

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 Nota de debito
Es un documento por
medio del cual una
empresa informa a otra el
cargo en su cuenta por
conceptos especificados en
la misma.
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 Nota de crédito
Es un documento por medio del
cual una empresa notifica a otra
la disminución del importe de
una factura, por concepto de
descuentos o de anulaciones de
operaciones .

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Desembolso de caja
Es un formulario que se llena
cuando hay un egreso de
dinero para realizar pagos por
distintos conceptos.

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Requisición de materiales
y equipos de oficinas
Es un formulario que la empresa
envía a una compañía para hacer
un pedido de material gastable.
Puede ser interna y tramitarse
por el departamento de
suministro o externa para ser
pedida fuera de la institución.
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Entrada de almacén
Documento Oficial que acredita el
ingreso material y real de un bien o
elemento a la Bodega,
constituyéndose así en el soporte
para legalizar los registros en
almacén y efectuar los asientos de
contabilidad.
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Póliza de seguro
Es un contrato entre un
asegurado y una compañía de
seguros, que establece los
derechos y obligaciones de
ambos, en relación al seguro
contratado.
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 El vale
Este documento representa
el derecho que tiene el
tenedor o beneficiario de
recibir ciertos bienes o
valores.
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