CASO:

Implementación de la
Metodología PDCA en la
Empresa

Unidad de Post Grado

Facultad de Ingeniería Industrial
 U.P.G.
1. PROBLEMÁTICA
F.I.D.

El crecimiento de la organización en los últimos años atrajeron también un

incremento de problemas internos en todos los niveles, que frecuentemente
brotan en todas las áreas pues no se está dando solución de raíz. El personal de la
organización no conoce una metodología para solucionar estos problemas y al no
dar solución oportuna se incurre en un tiempo de perdida y costos, tanto como
entrega de material, devoluciones, transporte innecesario, falta de comunicación,
y otros. Es por ello que una metodología para dar solución de raíz y mejora
continua es la Implementación de la Metodología PDCA en la Organización.

La Organización debe contar con una metodología estándar para manejar sus
oportunidades de mejora la cual debe ser empleada por todos sus colaboradores.
Mejorar la comunicación y relación con los proveedores, reducir los costos de no
calidad y la satisfacción del cliente.
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2. OBJETIVO DEL PROYECTO
F.I.D.

El objetivo general del proyecto es gestionar los procesos a través de la Metodología

PDCA para diciembre 2015, con un presupuesto designado por gerencia de
S/.34,277.00 nuevos soles.
Para ello debemos Interiorizar la Metodología PDCA a toda la organización además
Desarrollar equipos que apliquen el esquema para dar solución a diversos
problemas actuales. El proyecto iniciará en marzo 2015 y para diciembre 2015 se
debe cumplir el 100% de los programas de Difusión ejecutados respecto a lo
planeado y lograr difundir la Metodología PDCA a todo el personal, y todo esto no
debe exceder el presupuesto asignado.
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3. ALCANCE DEL PROYECTO
F.I.D.

Institucionalizar en todo el personal de la organización la metodología PDCA como

herramienta básica para la solución de problemas y optar por la mejora continua
integral. Con un presupuesto para el proyecto de S/.34,277.00 nuevos soles, el
proyecto tendrá una duración de 10 meses, desde marzo 2015 hasta diciembre
2015.
Los principales entregables del proyecto son:

1. Informe del Análisis: Conclusiones y Recomendaciones.

2. Informe del plan de trabajo por cada etapa.
3. Informe del avance en cada etapa.
4. Certificación al personal capacitado
5. Informe de indicadores y Plan de Estandarización.

El capital humano del proyecto es conformado por personal interno de la empresa

(6) que no se incluye en el presupuesto ya que será establecido parte de sus
funciones, y serán dirigidos, capacitados para la correcta organización por un
Consultor externo.
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3. ALCANCE DEL PROYECTO
F.I.D.

Descripción del EDT asociado al proyecto:

Implementación del
enfoque PDCA en toda
la empresa

2. Identificación de las etapas 3. Ejecución de la 4. Control y Estandarización del

1. Análisis de la Situación
de la implementación del implementación del modelo Modelo PDCA en toda la
Actual
enfoque PDCA PDCA en toda la empresa empresa.

Informe de indicadores
Informe del Análisis:
Informe del plan de Informe del avance en y Plan de
Conclusiones y
trabajo por cada etapa cada etapa Estandarización.
Recomendaciones

Entrega de
Certificados
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4. DETERMINACIÓN DEL TIEMPO
F.I.D.

Cronograma del Proyecto y Diagrama de Gantt

Tiempo Total: 10 meses

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5. DETERMINACIÓN DEL COSTO
F.I.D.

Matriz de Costos del Proyecto

Cantida
Resumen del ppto Ítem a costear P. unitario Sub total
d
Capacitación 1 S/. 8,000 S/. 8,000
Consultoría externa
Asesorías Particulares 1 S/. 18,000 S/. 18,000
Cartas 242 S/. 20 S/. 4,840
Publicidad en Web 1 S/. 50 S/. 50
Difusión
Banners 5 S/. 40 S/. 200
Premios (Placa de vidrio) 4 S/. 40 S/. 160
Capacitación Interna Capacitación nuevos grupos PDCA por Fases. (*) 3 S/. 700 S/. 2,100
Riesgo Posible contrato de un practicante 1 S/. 927 S/. 927
Total Costos: S/. 34,277
(*) Incluye el consumo de electricidad en las capacitaciones internas

Nota: El equipo que integra este proyecto es personal de planilla de la empresa , por lo tanto no se incluye
en el presupuesto, a excepción del Experto Consultor.
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6. DETERMINACIÓN DE LOS RIESGOS
F.I.D.

Se identificaron cuatro riesgos al proyecto, clasificado en tres tipos (Técnico, Personal y

Costo). Las mismas van enfocadas en mitigar y prevenir contingencias futuras como se
muestra en el siguiente cuadro:
CUADRO DE CONTROL DE RIESGOS:

Nivel de
Descripción del riesgo Prob. Impacto   Plan de Respuesta
Riesgo
           
La Consultora Externa debe tener una
Incomprensión del personal de la metodología adecuada para que su lenguaje
organización de la metodología 60% 6   3.6 de comunicación no sea tan técnico y poder
PDCA a difundir. llegar a todos los niveles del personal de la
empresa.

Se debe realizar capacitaciones internas de

Falta de competencias en el
personal miembro del equipo.
30% 5   1.5 manera continua de los puntos débiles
conforme se vaya identificando.

Rotación del personal puede afectar RRHH. Debe realizar charlas, y mejorar el
la conformación de los miembros 60% 8   4.8 Clima Laboral para reducir la rotación del
del equipo. personal.

Falta de recurso humano para Contratar un practicante con experiencia en

difundir la metodología a todas la 60% 9   5.4 PDCA para que apoye en la difusión de la
organización. metodología
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7. DETERMINACIÓN DEL CAPITAL HUMANO
F.I.D.
A fin de cumplir con el rol del proyecto, se tiene asignado:
Gráfico: Organigrama del Proyecto - 1 Jefe del Proyecto, 3 Analistas, 1 Jefe de Desarrollo
Humano, 1 Coordinador.
Jefe de Que son parte de la planilla de la empresa y este proyecto
Proyecto será asignado dentro de sus funciones, al finalizar el
proyecto tendrán una certificación. Además se considera la
contratación de un persona externa:
- 1 Experto Consultor, de una consultora de prestigio.
Analistas
Quien tendrá un periodo laboral de 6 meses a tiempo
parcial durante la ejecución del proyecto.
La organización y la descripción de sus
Desarrollo Experto roles/responsabilidad/autoridad se muestra en el gráfico y
Humano Consultor Coordinador
cuadro presentes:

CUADRO: Formulario de Rol/Responsabilidad/Autoridad:

ROL RESPONSABILIDAD AUTORIDAD
Utilizar el presupuesto asignado del proyecto.
Máximo responsable de cumplir con la planificación
Realizar cambios en el equipo de ser necesario.
del proyecto y realizar informe a Gerencia.
Realizar convocatorias a todas las áreas, y éstas
Realizar las gestiones con todas las áreas
Jefe del Proyecto tienen que acatarlas.
involucradas para el éxito del proyecto.
Seleccionar la consultora externa y realizar las
Realizar informes y reportes del avance cada mes a
negociaciones.
Gerencia sobre el estatus del proyecto.

Realizar informes semanales para el seguimiento del

Convocar al personal para las capacitaciones.
proyecto.
Evaluar al personal sobre sus capacidades.
Analista Realizar el despliegue interno, capacitando al
Manejar horarios de trabajo para los que se van a
personal.
capacitar, previo acuerdo con los jefes de área.
Recopilar data y realizar los indicadores de gestión.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES U.P.G.
GENERALES F.I.D.

Conclusiones:
Se puede evidenciar en todas las áreas de la organización, una conciencia creciente
respecto a Calidad, Mejora Continua para el beneficio de la empresa.
Los resultados serán muy efectivos, ya que se cuenta el apoyo de una prestigiosa consultora
externa que con su cultura compartiendo conocimiento, pondrá a la organización muy
competitiva a nivel nacional.
Los resultados se verán reflejados en una reducción de costos, mejora de la productividad,
mejor clima laboral y un crecimiento financiero.

Recomendaciones:
Se recomienda en una segunda fase la certificación externa del SGC ISO 9001 para tener
más auge y reconocimiento en los clientes. Tiempo estimado 7 meses.
Es importante que este programa sea implementa desde un inicio a futuros negocios que
desea implementar el Directorio.