ANALISIS DE CARGOS

• 4.1Propósito de la organizaión
• Dar a cada persona un puesto diferente y separado y asegurarse que estos
puestos estén coordinados de tal forma que la organización cumpla con
sus objetivos
• 4.2 Organigramas
• Un organigrama es una foto instantánea que nos refleja la estructura de
una organización
• Un organigrama no basta para conocer a una organización, pues no
describe las funciones y tareas que corresponden a cada puesto, es decir
los deberes y responsabilidades de cada puesto
• El organigrama tampoco muestra las rutas reales de comunicación
ni la forma en que se supervisa a los empleados o el nivel real de
autoridad y poder que tiene cada empleado en la organización
• Lo que muestran son los títulos de las posiciones y la “cadena de
mando” desde la cúspide hasta los niveles más bajos de la
organización
• La mayoría de las organizaciones tienen o deben tener
organigramas, debido a que son útiles para informar a los empleados
cuáles son sus puestos y de qué manera estos puestos se relacionan
con los otros de la organización
• 4.3 Definiciones bàsicas
• Cargo: unidad de la organización a la cual le corresponde tareas y
responsabilidades específicas
• Análisis de cargos: proceso de obtener, analizar y registrar
informaciones correspondientes a los cargos
• Descripción de cargos: detalle de tareas, deberes y responsabilidades
inherentes a un cargo. Qué hace ?
Cómo lo hace ? Porqué lo hace ?
• Especificaciones del cargo: corresponden a los requisitos que el
cargo exige
• 4.4 Usos del análisis de cargos
• Admisión de personal: los aspirantes a un cargo deben ser
comparados a las especificaciones de este
• Desarrollo de personal: los contenidos de los programas de
desarrollo deben guardar relación con los deberes y
responsabilidades de los cargos
• Evaluación de puestos: las descripciones y especificaciones de los
requerimientos humanos son evaluados a fin de halla su valor
monetario
• Evaluación del mérito: una descripción de cargos nos permite fijar
metas del trabajo y a justificar el trabajo hecho
• Promoción y transferencia: la información de los cargos nos ayuda a
visualizar los canales de promoción
• Introducción: para un nuevo empleado el conocer los deberes y
responsabilidades del cargo constituye una ayuda para su orientación
• Consultoría: la información sobre el trabajo se constituye en una
herramienta indispensable de la consultoría ocupacional
• Relaciones laborales: una descripción del cargo se constituye en una
norma, una modificación de esta significa que la norma ha sido
violada
• Revisión técnica del trabajo: los contenidos de los trabajos no son
inmutables, estos se deben adecuar a las circunstancias, como por
ejemplo adaptarlos al trabajo de los discapacitados
• 4.5 Estructura del análisis de cargos
• 4.5.1 Aspectos intrínsecos
• Título del cargo:
• a) nivel del cargo
• b) subordinación
• c) supervisión
• d) comunicación horizontal
• Posición del cargo en el organigrama
• Contenido del cargo: tareas y obligaciones (diarias, semanales,
mensuales, anuales, esporádicas)
• 4.5.2 Aspectos extrínsecos
• Requisitos mentales (instrucción necesaria, experiencia necesaria,
iniciativa necesaria, aptitudes necesarias)
 • Requisitos físicos (esfuerzo físico necesario, concentración necesaria,
complexión física necesaria)
• Responsabilidades involucradas ( por supervisión de personal, por materiales y
equipos, por métodos y procesos,; por dinero, títulos y valores, por información
confidencial, por seguridad de terceros)
• Condiciones de trabajo ( ambiente de trabajo, riesgos inherentes)
• 4.6 Métodos de descripción y análisis de puestos
• 4.6.1 Método de observación directa
• Se efectúa mediante la observación directa del personal en pleno ejercicio de
sus funciones
• Se adecua para trabajos manuales y repetitivos. Dado que no disipa dudas es
necesario complementarlo con una entrevista.
• Su ventaja es la veracidad de la información y su desventaja es su alto costo.
Debe complementarse.
• 4.6.2 Método del cuestionario
• Este método se realiza entregando al personal un cuestionario de análisis de
cargos para su llenado. En el se solicita todo la información posible sobre el
cargo que desempeñan
• Dentro de sus ventajas es que puede ser llenado por la persona, jefes o una
comisión especial de análisis, lo que puede dar una visión más amplia
• Como una desventaja principal está el de no obtener una buena redacción. Debe
complementarse
• 4.6.3 Método de entrevista directa
• Es el enfoque más flexible y productivo
• Depende de cuán bien hecha este la entrevista
• Permite una interacción cara a cara con el entrevistado y es una solución para con
los empleados conflictivosEl asesor tiene mayor formación profesional
académica pero no experiencia
• Tiene como ventajas el obtener una información más fiel y amplia ,
además de permitir la discusión y aclarar dudas
• Como desventaja principal se tiene a la posibilidad de inducir las
respuestas
• 4.6.4 Método mixto
• Este método es el que mejor resultado ofrece
• Resulta de una combinación de los métodos anteriores
• 6.7 Preguntas más comunes que deben realizarse
• Las preguntas más comunes que no se deben eludir son:
Cuál es el puesto que ocupa ?
Cuáles son los principales deberes de su cargo ?
Qué hace exactamente el ocupante del puesto ?
En qué lugares diferentes trabaja el empleado ?
Cuáles son los requisitos de educación, experiencia, capacidad son
necesarios ?
En qué actividades trabaja el empleado ?
Cuáles son los deberes y responsabilidades del puesto ?
Cuáles son las exigencias básicas o estándares de desempeño que
tipifican el trabajo ?
Cuáles son exactamente los requerimientos de las actividades en que
participa el responsable del puesto ?
Cuáles son sus responsabilidades ?
Cuáles son las condiciones de trabajo y el ambiente en el que este
se desarrolla ?
Cuáles son las exigencias físicas del puesto ? Y
Cuáles son las exigencias emocionales y mentales ?
Cuáles son las condiciones de higiene y seguridad ?
Existen peligros o condiciones de trabajo poco comunes a las que
se expone el trabajador ?
• 4.7 Etapas del análisis de cargos
• 4.7.1 Etapa de planeación
• Dentro de esta fase requiere de algunos pasos:
Determinación de los cargos que van a describirse
Elaboración del organigrama de cargos
Elaboración cronograma de trabajo
Elección del método de análisis
Selección de los factores que se utilizarán en el análisis
Dimensionamiento de los factores de especificaciones
Gradación de los factores de las especificaciones
• 4.7.2 Etapa de preparación
• Los pasos necesarios de esta etapa son:
Reclutamiento, selección y entrenamiento de los analistas
Preparación del material de trabajo
Disposición del ambiente
Recolección previa de datos
• 4.7.3 Etapa de ejecución
• Los pasos necesarios de esta etapa son:
Recolección de datos mediante el método elegido
Selección de los datos obtenidos
Redacción provisional del análisis
Redacción definitiva del análisis de cargo
ALFA S.A.
Título: SECRETARIA TAQUÍGRAFA
Descripción general: Tomar notas taquigráficas y redactar en
español, mecanografiar notas en inglés y

español, programar reuniones, orientar a

las visitas y encargarse de los archivos
DESCRIPCION DEL CARGO
 Recibir, clasificar y distribuir correspondencia (circulares),
portapapeles, informes y folletos, firmar los comprobantes de
recibo y archivarlos
 Tomar dictados de cartas y textos en español y mecanografiarlos
 Reenviar textos y asuntos recibidos y cumplir los informes
 Organizar y mantener los archivos de documentos y cartas,
generalmente confidenciales, y registros; determinar su
localización, cuando se necesite, e informar de los compromisos
al jefe
 
ANALISIS DEL CARGO
Requisitos intelectuales
 Instrucción básica: secundaria, secretariado o equivalente, con
conocimientos en mecanotaquigrafía
 Experiencia de trabajo: seis a doce meses de práctica en
taquigrafía y estar familiarizada con las normas y funciones de
la empresa
 Otras aptitudes: personalidad atrayente y cortés, carácter
discreto y responsable, buena redacción, rapidez digital, fluidez
verbal, memoria asociativa de nombres, datos y fisonomías,
capacidad de síntesis desarrollo, coordinación mental y
excelente razonamiento abstracto, noción de tiempo y
capacidad de prever nuevas situaciones y adaptarse a ellas
 
Responsabilidad
 Contactos: mucha discreción en asuntos confidenciales y tacto para lograr
cooperación, trabajo en que la frecuencia de los contactos es muy
acentuada
Condiciones de trabajo
• Ambiente de trabajo: trabajo en las oficinas, salas colectivas