Pasos para presentar una

cuenta
 ¿ Como Presentar Mi Cuenta ?
Antes de la presentación de una cuenta de cobro, el contratista debe verificar que dentro
del numeral 7 del aplicativo de SECOP II cuente con:
 Certificado Afiliación ARL
 RP (Registro Presupuestal, el cual era cargado una vez se envié al correo electrónico
documentossecop@santander.gov.co, el respectivo certificado de ARL )
 Certificado de Inducción de Seguridad y Salud en el trabajo (documento que debe ser
solicitado al correo electrónico sstinducciones@santander.gov.co
 Acta de Inicio ( documento que una vez firmado debe cargarse dentro del los siguientes
3 días hábiles posteriores)
 ACTA DE INICIO (
http://historico.santander.gov.co/intra/index.php/sig/viewdownload/607-3-f
ormatos/4242-acta-de-inicio
)
 SEGUNDO PASO: Diligenciar la cuenta de cobro, formato: AP-JC-RG-129,
VERSION 1, ULTIMA FECHA DE APROBACIÓN 03/03/2021.

http://historico.santander.gov.co/intra/index.php/sig/viewdownload/607-3-formatos/1
1658-cuenta-de-cobro
 TERCER PASO:Diligenciar el informe de actividades del contratista, formato:
AP-JC-RG-128, VERSIÓN 0, ULTIMA FECHA DE APROBACIÓN 25/02/20.

http://historico.santander.gov.co/intra/index.php/sig/viewcategory/607-3-formatos
 CUARTO PASO:Diligenciar el Certificado de Aportes de seguridad social y
Obligaciones tributaria, versión 02/03/2021

http://historico.santander.gov.co/intra/index.php/sig/viewdownload/1028-direccion-de-contabili
dad/11657-certificacion-de-aportes-de-seguridad-social-y-obligaciones-tributarias
 QUINTO PASO: Los documentos Cuenta de cobro (AP-JC-RG-129 ) e Informe de
Actividades del Contratista (AP-JC-RG-128), deben ser cargados en el numeral 7
del aplicativo SECOP II opción crear del plan de pagos.

(
https://soportesecop2gobsan.blogspot.com/2020/03/procedimiento-de-publicacion-de-c
uenta.html
VER VIDEO SECOP COMO CREAR PLAN DE PAGOS Y SUBIR DeDOCUMENTOS)
igual forma en el mismo numeral, se deben
NOTA: Se les recuerda a los contratistas que todos los
documentos deben ser legibles, claros para la óptima
verificación de la información que contienen, de lo contrario el
encargado de la revisión devolverá advirtiendo cuales
documentos se deberán ajustar.
cargar los siguientes documentos en formato
pdf:
a. Original de planilla pagada de seguridad
social del mes inmediatamente anterior, sin
encriptar.
b. Original de certificación bancaria.
c. Informe de contratista, diligenciado y con
sus respectivos anexos
d. Cuenta de cobro: Diligenciada y con la fecha
pertinente de entrega que coincida con el
informe de actividades y supervisión.
e. Certificado de aportesde ss y obligaciones
tributarias
 Radicación de la cuenta
 SEXTO PASO: Diligenciar la obligación contraída, formato: AP-GF-RG-14,
Nota: Únicamente
VERSION 8, documento que será descargado del sistema de FOREST aquellos contratos que
 https://youtu.be/otQonYcWFT4 (video) dentro de su objeto
contengan la descripción
Importante tener dentro del marco de un
en cuenta proyecto deben
diligenciar las incorporar numero
casillas señaladas SEPPI el cual puede ser
con las obtenido del numeral 5
información de secop, pdf #3
correspondiente de
cada contratista
 ¡ IMPORTANTE, se les sugiere a todos los contratistas que preferiblemente que la cuenta
llegue a Secretaria General sin ser aprobada en sistema ni confirmada por el supervisor, para
que en revisión hayan espacios para cambios si los hay. Posteriormente esté bien puede ser
aprobada por el supervisor o por la Secretaria General. !

 Entrar con el usuario al aplicativo FOREST y crear el proceso de obligación contraída,

para que sea revisada por el supervisor y enviada a secretaria General, para revisión.
( ver video forest- actualizado). Allí debe ir como anexo los siguientes documentos, tal cual
en el orden presentado y unido en un solo pdf
• Obligación contraída ( la que viene con el radicado a contabilidad), recuerde que se
radica a la dirección de contabilidad pero ahora va al usuario “TRAMITES CUENTAS
CONTABILIDAD”.
• Cuenta de cobro o factura según aplique.
• Seguridad social pertinente para el mes que cobra.
• Certificado de Aportes a SS y Obligaciones tributarias
 Certificación bancaría
Tener en cuenta que En el mismo aplicativo, el proceso se
envía a revisión del supervisor respectivo, y finalmente este lo
remite a revisión a la Secretaria General. Se le recuerda que
durante todo el trámite de la cuenta de cobro presentada se
puede hacer seguimiento a través de su número de radicado
del proceso o número de identificación.
 Para la cuenta final, se deben anexar los siguientes formatos de manera adicional a los
demás:
a. ACTA DE RECIBO FINAL: AP-JC-RG-11 VERSION 7, ULTIMA FECHA DE REVISIÓN
16/05/17. La sube el supervisor al lado del informe de supervisión. (
http://historico.santander.gov.co/intra/index.php/sig/viewdownload/607-3-formatos/7400-
acta-de-recibo-final
)
b. ACTA DE LIQUIDACIÓN DE MUTUO ACUERDO: AP-JC-RG-13 VERSION 9 DEL
23/05/2016. Se envía por el proceso de forest, como un anexo aparte del pdf normal. (
http://historico.santander.gov.co/intra/index.php/sig/viewdownload/607-3-formatos/5590-
acta-de-liquidacion-por-mutuo-acuerdo
)
c. Paz y salvo de forest.
d. Egresos de tesorería.
Información adicional para Tener en
cuenta

Recuerde que es obligación de todos los contratistas presentar dentro de los 5 días
siguientes al vencimiento de cada periodo la cuenta respectiva. cuenta que no se presente
en este termino debe justificar la no presentación al supervisor.
 Recuerde señor contratista que cada vez que tramite una cuenta de manera virtual y esté
revisada, firmada y aprobada, debe imprimirla y llevarla a la oficina de ATENCION AL
CIUDADANO, para que sea escaneada y cargada a la página del Departamento y
posteriormente a su archivo físico en jurídica y contratación

 En caso tal que se desee adelantar el tramite de las estampillas, se aporta link para su
respectiva diligencia https://estampillas.syc.com.co/
Muchas Gracias por su
atención
EQUIPO DE GESTION Y REVISION DE
CUENTAS - 2021