ADMINISTRACION EFECTIVA

DEL TIEMPO

Facilitadora: Jovita
 ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
Y HABILIDADES PROFESIONALES

Proporcionar las herramientas y técnicas

modernas para incrementar el rendimiento,
promover un cambio en el comportamiento y
las competencias del participante para
realzar su productividad y eficiencia.
 Entender la importancia de la administración
efectiva de tiempo.
 Identificar el uso que le da a su tiempo y las
actitudes y comportamientos que le quitan el
tiempo.
 Desarrollar su plan personal para aprovechar
al máximo sus recursos
 OBJETIVOS DEL TEMA:

Identificar los problemas que afectan

una apropiada gestión del tiempo,
para evitarlos y/o superarlos.

Estudiar y desarrollar un proceso para

establecer prioridades.

Crear conciencia del beneficio de

delegar.
ADEMÁS DE:
Identificar y utilizar las
herramientas para aumentar
su productividad.

Aplicar las herramientas

para ganar sentido de
control.

Utilizar las estrategias para

planificar actividades
diariamente.
 INTRODUCCIÓN
Éste taller sobre administración del Tiempo y Habilidades
Profesionales, les proporcionará las herramientas y
técnicas modernas para incrementar su rendimiento, que
promuevan un cambio en el comportamiento y las
competencias del participante para realzar su
productividad y eficiencia.

Pero, lo más importantes es identificar la importancia de la

administración efectiva de tiempo.
 Planificar el uso que le da a su tiempo para eliminar
debilidades, como las actitudes y comportamientos que
le quitan el tiempo.

 Todos juntos vamos a desarrollar su plan personal para

aprovechar al máximo uno de los recursos más
importante en los tiempos que vivimos “El Tiempo”.
 GESTION DEL TIEMPO
 Todos los gerentes
deben apelar a tres tipos
de recursos:
 Su propia habilidad y su
experiencia.
 La buena voluntad y la
confianza de su personal.

 El tiempo:’’ El recurso
mas olvidado y el peor
manejado’’.
Porque?????
 GESTION DEL TIEMPO
 Todos los gerentes
deben apelar a tres tipos
de recursos:
 Su propia habilidad y su
experiencia.
 La buena voluntad y la
confianza de su personal.

 El tiempo:’’ El recurso
mas olvidado y el peor
manejado’’.
Porque?????
IDEAS
“Todos disponemos de la
misma cantidad de
horas al día, la
diferencia esta en
como las utilizamos”.
 Que es el tiempo?
Una medida: tiempo definido por el movimiento
de traslación de la tierra alrededor del sol.

Una conjugación verbal: presente, pasado y

futuro

Una forma de presión: tiempo máximo.

Una excusa: No tengo tiempo.

“El TIEMPO ES ORO”

 EL TIEMPO

... Es un recurso y como tal hay

que administrarlo.
El método de administración del
tiempo sugiere, que al hacer las
cosas con mayor eficacia, se
llega a tomar el control de su
propia vida consiguiendo paz y
la satisfacción que desea.
La clave para administrar el tiempo
es?

CONTROL
 EL MIEDO DE PERDER EL
CONTROL:
 Durante el proceso de
controlar un
subalterno (hijo,
amigo, empleado) es
cuando se hace mas
evidente el miedo a la
incertidumbre con su
consecuente efecto
negativo, solo la
administración del
tiempo, puede
salvarnos ( Comunicar,
escuchar, esperar,
contar, paciencia)
CONTROL
CONTROL DE
DE EVENTOS.
EVENTOS.

CONTROLABLES
CONTROLABLES
Personales
Personales

NO
NOCONTROLABLES
CONTROLABLES
Particulares,
Particulares,percepciones
percepciones
Pasos ante eventos no
controlables
Todo evento es originado por mi
mismo.
Aceptar el evento.
Preguntarse: Que puedo hacer para
mejorar la situación?(esto abre la
posibilidad de solucionar el
problema)
Cambiar la perspectiva desde
donde se observa la situación.
Sentimientos positivos.
Demandas de tiempo en una
organización .
JEFE
JEFE

IIGUALES
GUALES USTED
USTED IGUALES
IGUALES

ELLOS
ELLOS
1-El jefe requiere Cumplimiento y resultados, de lo
contrarío la estructura de la empresa se deteriora.

2-El sistema requiere Conformidad y

empowerment de lo contrario la estructura de su
equipo colapsará.

3-A usted, se le requiere Cambio e Innovación, de

lo contrario su posibilidad de crecimiento se
estancará.
 Trilogía de la productividad
Cuando controlamos EVENTOS, aumenta…

La productividad

Control de Eventos Autoestima

IDEAS

“Las personas que se sienten bien

con ellas mismas, producen
buenos resultados.”
 La clave del control:

PLANIFICACION.
Que es planificar?
Es predeterminar eventos en un
espacio de tiempo especifico.
La excusa mas frecuente para no
planificar es…
No tengo TIEMPO.
Tómese un 1% de su tiempo
planificando y podrá obtener
el control sobre el otro 99%.
 Como planificar?
Revise metas y valores.
Escoja actividades diarias especificas.
Evalúe tiempo vs. Actividades.
Ponga las actividades por orden de
PRIORIDAD.(urgentes e importantes:
las urgentes no pueden esperar)
Prioridades: ordenando eventos
Priorizar es: establecer valor y orden de
las actividades.
La lista de actividades priorizadas, debe
hacerse en 3 pasos:
Haga una lista.
Determine el valor
Ponga las actividades en orden.

O sea: Buenas ideas, Implementación

RESULTADOS ESPERADOS.
 EJERCICIO

 Tomemos lápiz y papel.

 Anotemos el nombre de una

actividad que realizamos a
diario y vamos a analizar el
tiempo invertido.
 . ETAPAS DEL ESTUDIO DEL TIEMPO

Luego de elegida la actividad que realizamos a diario,

la analizamos, este estudio de tiempo va a constar de
las ocho etapas siguientes:
 

1ro.-Obtener y registrar toda la información

posible acerca de la tarea, del operario y de las
condiciones que puedan influir en la ejecución del
trabajo.
 

2do.- Registrar una descripción completa del

método descomponiendo la operación en “elementos”,
etapas o fases.
 
 3ro.- Examinar ese desglose para verificar
si se están utilizando los mejores métodos y
movimientos, y determinar el tamaño de la
muestra.
  
 4to.- Medir el tiempo aproximado de cada
movimiento o “elemento” de la operación.
  
 5to.- Determinar simultáneamente la
velocidad de trabajo en relación a la idea
que tenga de lo que debe ser el ritmo tipo
normal.
 
 6to.- Convertir los tiempos
observados en “tiempos básicos”.
  
 7mo.- Determinar los
suplementos que se añadirán al
tiempo básico de la actividad.
  
 8.- Determinar el “tiempo tipo”
propio de la actividad.
LA REGLA 80 20 DE Edwin Bliss:

 Cada noche elabore su lista de las diez

cosas mas deseadas por hacer.

 Dedíqueles parte de su tiempo de trabajo

de mañana a las dos actividades mas
prioritarias en su lista.

 Realice las dos tareas en el tiempo

señalado. Si logra terminarlas y le sobra
tiempo, siga con las actividades siguientes
en la lista.
 MAS DE 10 AÑOS

Visión

DE 2 A 5 AÑOS
Misión

Lineamiento DE 3 A 5 AÑOS
Estratégico

DE 1 A 3 AÑOS

Estrategia

A 1 AÑO
Objetivo

Planes de MENOS DE 1 AÑO

Acción

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 Visión Descripción del deseo de una organización, la cual presenta
su futuro idealizado. Es decir, dónde desea estar en el futuro.

Declaración del propósito de una organización que identifica el

Misión
alcance de su operación reflejando sus valores y prioridades.

Lineamiento Resultados que la organización desea alcanzar en los próximos

Estratégico 3 o 5 años. Las metas se enfocan en resultados cualitativos .

Estrategia Descripción de la forma en que las metas serán alcanzadas.

Los medios para alcanzar los resultados generales.

Objetivo Resultados específicos, concretos y cuantificables. Lo que

se hará para alcanzar una meta en un año o menos.

Planes de Proyectos o acciones concretos que serán realizados para

Acción
lograr los objetivos

29
Manejo de contingencias.

Durante la planificación debemos

prever el tener a la mano
siempre un
IDEAS

Buenas ideas + Implementación

RESULTADOS.

Herramientas + Implementación

RESULTADOS
Recuerde que:
“La urgencia envuelve al administrador de
tiempo; sin embargo, una actividad urgente
no es siempre la más importante. La tiranía
de lo urgente recae en la distorsión de
prioridades”

“Una de las formas de medir a alguien,

esta en su habilidad de saber distinguir lo
importante de lo urgente, en su actitud re
usante a dejarse tiranizar por lo urgente y
negarse a ser manejado por la crisis”.
Mis sistemas de Productividad

Metas
Metas Valores
Valores

Actividades
Actividades
diarias
diarias

Principios
Principios
 Mis valores
Preceptos que se adquieren y te acompañan durante
toda la vida.
Que es lo que más me importa?
1-Cumplir con mi familia y compromisos personales.
2-Asistir a tiempo a una cita de negocios.
3-Ser puntual en mi trabajo

Mis principios.
Las aspiraciones que me acompañan durante toda la vida.

Integridad
Honestidad
Responsabilidad
Competente
Confiable
Puntualidad
 Puntos Básicos
Delegación en:

El tiempo (lo urgente y lo

importante).

Las personas (individual y

organizacional)

Agenda (sistema personal de

gestión)

Equilibrio (personal / capacidad

de hacer)
 Técnicas diarias
Concentrarse en las prioridades centrales
primero.

Agrupar actividades que se relacionan

entre si.

Dividir los trabajos grandes en etapas.

Calendizar.

Concentrarse en una cosa vez.

Terminar lo que se empieza.

Decidir que hacer y hacerlo ahora.

 Delegación en las personas

Para que sea exitosa, la delegación

entre personas, debe haber una
compresión clara y un compromiso
entre los actuantes, en cinco puntos:

Resultados que se esperan del

trabajo.
Directrices básicas a seguir, y
parámetros que se deben tomar en
cuenta.
Recursos que se van a utilizar.
Momento en que se examinara la
tarea realizada.
Consecuencia que tendrá el
resultado de la misma, para quien la
realiza, en lo relativo a la retribución.
 5 TECNICAS PARA SACAR EL MÁXIMO
PROVECHO DE TU DÍA
 1ro.. Horas de mayor actividad
 Lo importante es identificar esos momentos del día en las que te
muestras más concentrado, para evitar que tus horas de
productividad se vean dañadas.

 2. Entorno de trabajo
 El espacio de trabajo es un elemento importante en la productividad,
pues en cada espacio de trabajo existen diferentes factores que
ayudan o perjudican el desempeño laboral. Debes seleccionar una
técnica que funcione para ti, es importante analizar tu espacio de
trabajo y sus características.

 3. Mente
 La concentración es un factor importante cuando se trata de trabajar
de forma efectiva, si tu mente no está despejada y enfocada en la
actividad que estás realizando no podrás concluirla exitosamente
 4ta. La técnica pomodoro
 Dividir tu jornada laboral en pequeños tiempos de
25 minutos. Debes llevar a cabo tu trabajo sin
distracciones, cuando terminan puedes tomar un
descanso de 3 a 5 minutos para despejarte un
poco. La idea es que la limitación del tiempo ayude
a enfocarse en la actividad, y los descansos ayuden
a despejar la mente para continuar trabajando.

 5. Mapas mentales
 Después de saber qué es lo que necesitas hacer
para concentrarte durante tu semana de trabajo,
utilizar mapas mentales para organizar tus
pensamientos en listas de acciones concretas.
 Pilares en gestión Tiempo:
 Casi toda su vida ha escuchado la misma
pregunta: “¿cómo puedes hacer cada día tantas
cosas sin estresarte?”

Einsten defiende que se trata de un poder que

todos tenemos y que podemos aprender a utilizar:

“La clave está en los tres pilares de la gestión del

tiempo personal:

Iro. Utilizar técnicas para aprovechar mejor el

tiempo,
2da. Usar el poder de la mente subconsciente y
3ra. Gestionar mejor nuestra energía”.
 EVALUACIÓN
 Que es el tiempo para usted.
 Claves para administrar el tiempo.
 Trilogía de la productividad.
 Ejemplo de un plan B en una situación
especial.
 Como administra su tiempo ( 24 horas).
 Como administra sus horas de trabajo
(reunirse en equipos aplicando la
técnica Philip 66).
 CONCLUSIÓN
 La administración del tiempo es uno de los recursos más
apreciados. Sin embargo, se trata de un bien que no se puede
ahorrar, sino que pasa, no retrocede y es imposible de
recuperar.

 Si se malgasta, se derrocha algo muy valioso.

 Para aprender a valorar el tiempo y a planificar el estudio y el
trabajo, tanto a corto como a medio y largo plazo, es
imprescindible:

 Identificar metas, objetivos y prioridades.

 • Conocer las prácticas habituales en cuanto a la
organización y planificación del tiempo.
 • Conocer el ciclo vital de trabajo y adaptar la planificación
del tiempo a la llegada, horario completo y la salida
 CONCLUSIONES
 El tiempo es uno de los recursos más valiosos en los
momentos en que vivimos.
 Debemos llegar al colegio de los niños a una hora
específica
 Al trabajo puntuales, no se admiten excusas
 A la universidad después del trabajo
 A los diferentes eventos
 Si no administramos nuestro tiempo, planificando el día
antes, las 24 horas del día siguiente, dejando espacio
para los imprevistos, como tapones, accidentes, salud,
cambios climáticos, etc, seremos esclavos de él y no
tendremos salida para continuar viviendo felices y
tranquilos, como personas productivas y de éxito.
NECESITAMOS TIEMPO
 LLUVIA DE IDEAS.

MENSAJES: Piensas desistir?

Y prohibido no ser feliz con tu tiempo
 PIENSAS
DESISTIR?
LA UNICA DIFERENCIA ENTRE ALGUIEN
QUE SE DESTACA Y OTRO QUE NO...
ES LA CREENCIA EN SI MISMO
* La super estrella del
basquet, Michael Jordan,
fue expulsado del equipo
escolar
* Winston Churchill
repitió el sexto grado.
Fue primer ministro de
Inglaterra a los 62
años de edad, luego de
una vida muy dura.
* Albert Einstein no habló
hasta los 4 años de edad y
aprendió a leer a los 7.
Su maestra lo calificó
como"mentalmente lerdo".
Fue expulsado de la escuela
y no fue luego admitido en
el Politécnico de Zurich.
* Thomas Edison hizo 2000 experiencias hasta inventar la
lamparita. Un joven reportero perguntó el porque de tantos
fracasos. Edison respondió : "No fracasé ni una vez. Inventé
a lamparita. Ocurre que fue un proceso de 2000 pasos."
En 1944, Emmeline Snively, diretora de la agencia de modelos
Blue Book Modeling, le dijo a la candidata Norman Jean Baker
( Marilyn Monroe) : “sería mejor que hicieras un curso de
secretaria o buscaras un buen marido. "
* Al rechazar a un grupo de rock inglés
llamado The Beatles, un ejecutivo de Decca
Recording Company dijo: "No nos gusta ese
grupo."
* Cuando Alexander Graham Bell inventó el teléfono, en 1876,
buscó quienes lo financiaran en el proyecto. El Presidente
Rutheford Hayes dijo: “Es un invento extraordinario, pero quien lo
va a usar ?"
* A los 46 años, luego de perder progresivamente la audición, el
compositor aleman Ludwig van Beethoven quedó
completamente sordo. Y así compuso buena parte de su obra.
Incluidas 3 sinfonías, en los 6 últimos años.
Por eso no debemos pensar que nuestro tiempo pasó.
Mientras aquí estemos,
siempre habrá tiempo para aprender algo y mucho,
mucho por hacer.

PIENSAS DESISTIR
DE INTENTAR ALGO?