GESTIÓN DE LAS

COMUNICACIONES DEL
PROYECTO
PMBOK SEXTA EDICIÓN

Expositores:
• xxxx
• yyyy
• zzzz
 INCLUYE LOS PROCESOS REQUERIDOS PARA ASEGURAR QUE LA:

Planificación

Disposición Final Recopilación

Control y Distribución
Monitoreo

Gestión Almacenamiento

Recuperación

La información del proyecto sean comunicados en los momentos oportunos y adecuados

 GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO
PMBOK CUARTA EDICION VS QUINTA EDICION

CUARTA EDICIÓN
GRUPO DE PROCESOS GRUPO DE PROCESOS GRUPO DE PROCESOS GRUPO DE PROCESOS
DE INICIACIÓN DE PLANIFICACIÓN DE EJECUCIÓN DE SEGUIMIENTO Y
CONTROL

IDENTIFICAR A LOS PLANIFICAR LAS DISTRIBUIR LA INFORMAR EL

INTERESADOS COMUNICACIONES INFORMACIÓN DESEMPEÑO

GESTIONAR LAS
EXPECTATIVAS DE LOS
INTERESADOS

QUINTA EDICIÓN
GRUPO DE PROCESOS DE GRUPO DE PROCESOS DE GRUPO DE PROCESOS DE
PLANIFICACIÓN EJECUCIÓN MONITOREO y CONTROL

PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LAS GESTIONAR LAS CONTROLAR LAS

COMUNICACIONES COMUNICACIONES COMUNICACIONES
 PLANIFICAR LA GESTIÓN DE GESTIONAR LAS CONTROLAR LAS
LAS COMUNICACIONES COMUNICACIONES COMUNICACIONES
1. ENTRADAS 1. ENTRADAS 1. ENTRADAS
1.1 PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL 1.1 PLAN DE GESTIÓN DE LAS 1.1 PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL
PROYECTO COMUNICACIONES PROYECTO
1.2 REGISTRO DE INTERESADOS 1.2 INFORMES DE DESEMPEÑO DEL 1.2 COMUNICACIONES DEL
1.3 FACTORES AMBIENTALES DE LA TRABAJO PROYECTO
EMPRESA 1.3 FACTORES AMBIENTALES DE LA 1.3 REGISTRO DE INCIDENTES
EMPRESA 1.4 DATOS DE DESEMPEÑO DEL
2. HERRAMIENTAS y TÉCNICAS 1.4 ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE TRABAJO
2.1 ANÁLISIS DE REQUISITOS DE LA ORGANIZACIÓN 1.5 ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE
COMUNICACIÓN LA ORGANIZACIÓN
2.2 TECNOLOGÍAS DE LA 2. HERRAMIENTAS y TÉCNICAS
COMUNICACIÓN 2.1 TECNOLOGIA DE LA 2. HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
2.3 MODELOS DE COMUNICACIÓN COMUNICACIÓN 2.1 SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA
2.4 MÉTODOS DE COMUNICACIÓN 2.2 MODELOS DE COMUNICACIÓN INFORMACIÓN
2.5 REUNIONES 2.3 MÉTODOS DE COMUNICACIÓN 2.2 JUICIO DE EXPERTOS
2.4 SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA 2.3 REUNIONES
3. SALIDAS INFORMACIÓN
3.1 PLAN DE GESTIÓN DE LAS 2.5 INFORMES DE DESEMPEÑO 3. SALIDAS
COMUNICACIONES 3.1 INFORMACIÓN DE DESEMPEÑO
3.2 ACTUALIZACIONES A LOS 3. SALIDAS DEL TRABAJO
DOCUMENTOS DEL PROYECTO 3.1 COMUNICACIONES DEL 3.2 SOLICITUDES DE CAMBIO
PROYECTO 3.3 ACTUALIZACIONES AL PLAN
3.2 ACTUALIZACIONES AL PLAN PARA LA DIRECCION DEL PROYECTO
PARA LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO 3.4 ACTUALIZACIONES A LOS
3.3 ACTUALIZACIONES A LOS DOCUMENTOS DEL PROYECTO
DOCUMENTOS DEL PROYECTO 3.5 ACTUALIZACIONES A LOS
3.4 ACTUALIZACIONES A LOS ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA
ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN.
ORGANIZACIÓN

DESCRIPCION GENERAL DE LA GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO

 PLANIFICAR LA
GESTIÓN DE LAS
COMUNICACIONES
Es el proceso de desarrollar un ENFOQUE y PLAN APROPIADOS
para las actividades de comunicación del proyecto con base en:
 Las necesidades de información de cada interesado o grupo.
 Los activos de la organización.
 Necesidades del proyecto.

El beneficio es tener un ENFOQUE DOCUMENTADO para

involucrar a los interesados de manera eficaz y eficiente mediante la
presentación OPORTUNA de información RELEVANTE.

Se desarrolla un Plan eficaz de gestión de las comunicaciones que

se desarrolla tempranamente durante la identificación de
interesados y el desarrollo del Plan para la dirección del proyecto,
el cual debe revisarse periódicamente cuando cambia la comunidad
de interesados o al inicio de cada fase del proyecto.
Se ha de documentar los métodos de almacenamiento,
recuperación y disposición final de la información del proyecto.
PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES
DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS DE PLANIFICAR LA GESTION DE LAS
COMUNICACIONES
 PLANIFICAR LAS COMUNICACIONES: HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
1. ANALISIS DE REQUISITOS DE COMUNICACIÓN
Determina las necesidades de información de los interesados del proyecto. Los recursos
del proyecto deben usarse únicamente para comunicar información que contribuya al
éxito de proyecto.

2. TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN
Los métodos para transferir información entre los interesados del proyecto pueden variar
considerablemente, desde conversaciones breves, simple o complejas reuniones hasta
materiales extensos que se puedan acceder en línea (sitios web). Entre los factores que
influyen para la selección podemos mencionar:
 La urgencia de la necesidad de la información
 La disponibilidad de la tecnología
 Facilidad de uso
 Entorno del proyecto
 Sensibilidad y confidencialidad de la información
3. MODELOS DE COMUNICACIÓN

La secuencia básica de pasos de un modelo básico de comunicación es la

siguiente:
4. METODOS DE COMUNICACIÓN

 Comunicación interactiva: dos o mas partes realizan intercambio de

información de tipo multidireccional (reuniones, llamadas telefónicas,
videoconferencias, etc.)
 Comunicación de tipo push (empujar): Este método implica un flujo de
información unilateral. El emisor proporciona la información a las personas
que la necesitan pero no espera retroalimentación a cambio. (actualizaciones
enviadas por email, memorandos, correos de voz, etc.)
 Comunicación de tipo pull (tirar): En este método, se ubica la información en
un lugar central. Los receptores son luego responsables de recuperar, o
“pulling”, la información de ese lugar. Este método es utilizado para
distribuir grandes documentos o enviar información a muchas personas.

5. REUNIONES

La necesidad de debates y dialogo entre los miembros del equipo del proyecto es
importante a fin de determinar la manera mas adecuada de actualizar y comunicar la
información del proyecto.
 GESTIONAR LAS
COMUNICACIONES
 Información Almacenamiento
Generar

Recopilar Recuperar

Distribuir Disposición

El beneficio principal de este proceso, es permitir un flujo de

comunicación eficaz y eficiente a los interesados del proyecto
 GESTIONAR LAS COMUNICACIONES

HERRAMIENTAS Y
ENTRADAS SALIDAS
TÉCNICAS

1.PLAN DE GESTIÓN 1 . TECNOLOGÍA DE LA 1. COMUNICACIONES

DE LAS COMUNICACIÓN. DEL PROYECTO.
COMUNICACIONES. 2. MODELOS DE 2. ACTUALIZACIONES
2.INFORMES DE COMUNICACIÓN. AL PLAN PARA LA
DESEMPEÑO DEL 3.MÉTODOS DE DIRECCIÓN DEL
TRABAJO . COMUNICACIÓN. PROYECTO.
3. FACTORES 4.SISTEMAS DE 3.ACTUALIZACIONES
AMBIENTALES DE LA GESTIÓN DE LA A LOS
EMPRESA. INFORMACIÓN. DOCUMENTOS DEL
4. ACTIVOS DE LOS 5.INFORMES DE PROYECTO
PROCESOS DE LA DESEMPEÑO 4.ACTUALIZACIONES
ORGANIZACIÓN A LOS ACTIVOS DE
LOS PROCESOS DE
LA ORGANIZACIÓN
GESTIONAR LAS COMUNICACIONES: ENTRADAS

1. PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES

Describe la forma en que se planificarán ,estructuraran ,monitorearan y
controlaran las comunicaciones del proyecto.

2. INFORMES DE DESEMPEÑO DEL TRABAJO

Son una recopilación de información sobre el desempeño y el estado del
proyecto que puede utilizarse para facilitar la discusión y crear comunicaciones

3. FACTORES AMBIENTALES DE LA EMPRESA

 La cultura y la estructura de la Organización
 Los estándares y las normativas gubernamentales
 El sistema de información para la dirección de proyectos.

4. ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN

 Las políticas ,procedimientos ,procesos y guías relativos a la gestión de
las comunicaciones.
 Las plantillas
 Información histórica y lecciones aprendidas.
GESTIONAR LAS COMUNICACIONES: HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

1. TECNOLOGÍA DE LA COMUNICACIÓN

La selección de la tecnología de la comunicación es una consideración importante

del proceso Gestionar las Comunicaciones, el fin principal es asegurar que la
elección sea adecuada para la información que esta siendo comunicada

Interesados del proyecto

Transferir
información
2. MODELOS DE COMUNICACIÓN

La elección de los modelos de comunicación es una consideración importante de

este proceso, el fin principal es asegurar que el modelo de comunicación elegido
sea el adecuado para el proyecto que se esta ejecutando y que se identifiquen y
gestionen todas las barreras(ruido).

Cod
ifica
$ ción Ruido $ $
Mensaje

Emisor
Medio Receptor
Retroalimentación Mensaje

Ruido cación
co difi
De
3. MÉTODOS DE COMUNICACIÓN
La elección de los métodos de comunicación es una consideración importante de este
proceso, el fin principal es asegurar que la información que ha sido generada y
distribuida haya sido recibida y comprendida para permitir la respuesta y la
retroalimentación.

4. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

La información del proyecto se gestiona y distribuye mediante la utilización de
diferentes herramientas:
 Gestión de documentos impresos: cartas, memorandos.
 Gestión de comunicaciones electrónicas: correo electrónico ,fax ,correo de voz
teléfono ,videoconferencias
 Herramientas electrónicas para dirección de proyectos :software de soporte para
reuniones y oficinas virtuales, portales .

5. INFORMES DE DESEMPEÑO
Informar el desempeño es el acto de recopilar y distribuir información de desempeño
incluidos informes de estado, mediciones del avance y pronósticos. Pueden incluir:
 El análisis del desempeño pasado
 El análisis de proyecciones del proyecto (tiempos y costos)
 El estado actual de los riesgos e incidentes
 El trabajo completado durante el periodo
 El trabajo a completar en el siguiente periodo
.
GESTIONAR LAS COMUNICACIONES: SALIDAS

1. COMUNICACIONES DEL PROYECTO

El proceso Gestionar las comunicaciones incluye las actividades requeridas para
crear , distribuir ,recibir ,confirmar y comprender la información.
 Informes de desempeño, estado de los entregables ,el avance del cronograma
y los costos incurridos.
 Influenciadas por factores como la urgencia y el impacto del mensaje

2. ACTUALIZACIONES AL PLAN PARA LA DIRECCIÓN DE PROYECTO

El plan para la dirección del proyecto proporciona información sobre las líneas base
del proyecto, la gestión de las comunicaciones y la gestión de los interesados.

3. ACTUALIZACIONES A LOS DOCUMENTOS DEL PROYECTO

 Registro de incidentes
 Cronograma del proyecto
 Requisitos de financiamiento del proyecto
4. ACTUALIZACIONES A LOS ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN

 Notificaciones a los interesados

Información que puede suministrarse a los interesados sobre incidentes
resueltos
estado general del proyecto.
 Informes del proyecto
Formales e informales describen el estado del proyecto incluyen lecciones
aprendidas ,los registros de incidentes.
 Presentaciones del proyecto
La información y el método de presentación deben ser relevantes
respecto a las necesidades de la audiencia.
 Retroalimentación de los interesados
La información relativa a las operaciones del proyecto que se recibe de los
interesados se distribuye y utiliza para modificar el desempeño futuro del
proyecto.
 Documentación de lecciones aprendidas
Esta documentación incluye las causas de los incidentes ,y otros tipos de
lecciones aprendidas sobre gestión de las comunicaciones.
 CONTROLAR LAS
COMUNICACIONES
EL PROCESO DE MONITOREAR Y CONTROLAR LAS COMUNICACIONES A LO
LARGO DE TODO EL CICLO DE VIDA DEL PROYECTO PARA ASEGURAR QUE SE
SATISFAGAN LAS NECESIDADES DE INFORMACIÓN DE LOS INTERESADOS
DEL PROYECTO

DISTRIBUIR
INFORMACIÓN

EL BENEFICIO PRINCIPAL DE ESTE PROCESO ES DE ASEGURAR UN FLUJO

ÓPTIMO DE INFORMACIÓN ENTRE TODOS LOS PARTICIPANTES DE LA
COMUNICACIÓN
 CONTROLAR LAS COMUNICACIONES v5

HERRAMIENTAS Y
ENTRADAS SALIDAS
TÉCNICAS

1. PLAN PARA LA 1 . SISTEMAS DE 1. INFORMACIÓN DE

DIRECCIÓN DEL GESTIÓN DE LA DESEMPEÑO DEL
PROYECTO INFORMACIÓN TRABAJO.
2.COMUNICACIONES 2. JUICIOS DE 2. SOLICITUDES DE
DEL PROYECTO EXPERTOS CAMBIO.
3. REGISTRO DE 3. REUNIONES 3.ACTUALIZACIONES
INCIDENTES AL PLAN PARA LA
4. DATOS DE DIRECCIÓN DEL
DESEMPEÑO DEL PROYECTO.
TRABAJO 4.ACTUALIZACIONES A
5.ACTIVOS DE LOS LOS DOCUMENTOS
PROCESOS DE LA DEL PROYECTO.
ORGANIZACIÓN 5.ACTUALIZACIONES A
LOS ACTIVOS DE
LOS PROCESOS DE
LA ORGANIZACIÓN
 Monitorear las Comunicaciones

Herramienta
Entradas
s y Técnicas
1. Plan para la dirección del
proyecto
• Plan de gestión de los recursos
• Plan de gestión de las
comunicaciones
• Plan de involucramiento de los
interesados
2. Documentos del proyecto
• Registro de incidentes
• Registro de lecciones aprendidas
• Comunicaciones del proyecto
3. Datos de desempeño del trabajo
4. Factores ambientales de la
empresa
5. Activos de los procesos de la
organización
1. Juicio de expertos
2. Sistema de información para la
dirección de proyectos
3. Análisis de datos
• Matriz de evaluación de la
participación de los Interesados
4. Habilidades interpersonales y
de equipo
• Observación/conversación
5. Reuniones
Salidas
1. Información de desempeño del
trabajo
2. Solicitudes de cambio
3. Actualizaciones al plan para la
dirección del proyecto
• Plan de gestión de las
comunicaciones
• Plan de involucramiento de los
interesados
4. Actualizaciones a los
documentos del proyecto
• Registro de incidentes
• Registro de lecciones aprendidas
• Registro de interesados
 Entradas
1. Plan para la dirección del proyecto
Los componentes del plan para la dirección del proyecto incluyen, entre
otros:
• Plan de gestión de los recursos
El plan de gestión de los recursos se puede utilizar para comprender la
organización real del proyecto así como cualquier cambio a través de la
compresión de los roles y responsabilidades y de los organigramas del
proyecto.
• Plan de gestión de las comunicaciones
El plan de gestión de las comunicaciones
contiene el plan actual para recopilar, crear y distribuir información de
manera oportuna. Identifica los miembros
del equipo, los interesados y el trabajo involucrado en el proceso de
comunicación.
• Plan de involucramiento de los interesados
El plan de involucramiento de los
interesados identifica las estrategias de comunicación planificadas para
involucrar a los interesados.
 Entradas

2. Documentos del Proyecto:

• Registro de incidentes
El registro de incidentes proporciona la historia del proyecto, un registro
de los problemas de Involucramiento de los interesados y cómo se
resolvieron.

• Registro de lecciones aprendidas

Las lecciones aprendidas tempranamente en el proyecto pueden aplicarse
a fases más tardías del proyecto para mejorar la eficacia de la comunicación.

• Comunicaciones del proyecto

Proporciona información acerca de las comunicaciones que se han
distribuido.
 Entradas
3. Datos de Desempeño del Trabajo:
Los datos de desempeño del trabajo contienen datos sobre los tipos y
cantidades de comunicaciones que efectivamente se han distribuido.
4. Factores Ambientales de la Empresa:
• Cultura, clima político y marco de gobernanza de la organización
• Canales, herramientas y sistemas de comunicación establecidos
• Tendencias, prácticas o hábitos globales, regionales o locales
• Distribución geográfica de instalaciones y recursos
5. Activos de los Procesos de la Organización
• Políticas y procedimientos corporativos relativos a medios sociales,
ética y seguridad
• Requisitos de comunicación de la organización
• Guías estandarizadas para el desarrollo, intercambio, almacenamiento
y recuperación de información
• Información histórica y repositorio de lecciones aprendidas de
proyectos anteriores
• Datos e información de proyectos anteriores acerca de los interesados
y las comunicaciones.
 Herramientas y Técnicas

1. Juicio de Expertos:
• Comunicaciones con el público, la comunidad, los medios, y en un entorno
internacional, entre grupos virtuales.
• Comunicaciones y sistemas de dirección de proyectos

2. Sistema de información para la dirección de proyectos (PMIS):

Los sistemas de información para la dirección de proyectos proporcionan un
conjunto de herramientas estándar para que el director del proyecto recolecte,
almacene y distribuya a los interesados internos y externos la información que
necesitan de acuerdo al plan de comunicaciones. La información contenida en
el sistema se monitorea para evaluar su validez y eficacia.
3. Representación de Datos
Entre las técnicas de representación de datos que pueden utilizarse se incluye,
entre otras, la matriz de evaluación del involucramiento de los interesados, que
puede proporcionar información sobre la eficacia de las actividades de
comunicación. Esto se logra revisando los cambios entre la participación
deseada y la actual y ajustando las comunicaciones según sea necesario.
 Herramientas y Técnicas

4. Habilidades Interpersonales y de Equipo:

Las habilidades interpersonales y de equipo que pueden utilizarse en este
proceso incluyen, entre otras, la observación/conversación. La discusión y el
diálogo con el equipo del proyecto ayudan a determinar la manera más
adecuada de actualizar y comunicar el desempeño del proyecto, y de responder
a las solicitudes de información por parte de los interesados. La observación y
la conversación permiten al director del proyecto identificar incidentes en el
equipo, conflictos entre personas o problemas de desempeño individual.

5. Reuniones:
Las reuniones cara a cara o virtuales se utilizan para tomar decisiones,
responder a las solicitudes de los interesados
y mantener discusiones con proveedores, vendedores y otros interesados del
proyecto.
 Salidas

1. Información de Desempeño del Trabajo:

La información de desempeño del trabajo incluye información sobre el
desempeño de la comunicación del proyecto, mediante la comparación de las
comunicaciones implementadas con las planificadas. Asimismo considera la
retroalimentación en las comunicaciones, como los resultados de encuestas de
eficacia de la comunicación.
2. Solicitudes de Cambio:
• Revisión de los requisitos de comunicación de los interesados,
incluidos la distribución, contenido o formato de la información de los
interesados y el método de distribución.
• Nuevos procedimientos para eliminar cuellos de botella
 Salidas

3. Actualizaciones del Plan para la Dirección del Proyecto

• Plan de gestión de las comunicaciones
El plan de gestión de las comunicaciones se actualiza con nueva
información para que la comunicación se vuelva más eficaz. Guías
estandarizadas para el desarrollo, intercambio, almacenamiento y
recuperación de información.
• Plan de involucramiento de los interesados
El plan de involucramiento de los interesados se actualiza para reflejar la
situación real de los interesados, sus necesidades de comunicación y su
importancia.
 Salidas

4. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

• Registro de incidentes
El registro de incidentes se puede actualizar con nueva información sobre
los incidentes que se presenten, su avance y resolución.
• Registro de lecciones aprendidas
El registro de lecciones aprendidas se puede actualizar con las causas de
los incidentes, las razones detrás de las acciones correctivas elegidas y
otras lecciones aprendidas sobre comunicación, según corresponda.
• Registro de interesados
El registro de interesados se puede actualizar con la revisión de los requisitos
de comunicación de los interesados.
Necesidad de
ajustes
SOLICITUD
DE CAMBIO

Las acciones
,intervenciones
 Monitorear las
comunicaciones

Durante el proceso de monitorear las comunicaciones se asegura que los

interesados reciban sus requisitos de información en tiempo y forma con el
objetivo de que sigan apoyando al proyecto.

El DP debe asegurar que las

personas correctas reciban la
información apropiada en
tiempo y forma.
 Monitorear las
comunicaciones

¿Qué necesitamos para empezar a monitorear las comunicaciones?

Datos de desempeño
Planes Documentos
del trabajo
• Gestión de recursos • Comunicaciones del • Trabajo completado
• Gestión de proyecto • Indicadores de
comunicaciones • Incidentes desempeño
• Participación de • Lecciones • Cantidad de
interesados aprendidas defectos
• Costo y duración
actual
 Monitorear las
comunicaciones

¿Qué herramientas podemos utilizar?

Sistema de gestión de la información

• Monitorear el registro, almacenamiento y distribución de la
información de manera sistematizada en relación al plan
original.
• Por ejemplo: software con semáforos de colores que
indiquen problemas en las comunicaciones.
 Monitorear las
comunicaciones

¿Qué herramientas podemos utilizar?

Matriz de evaluación del involucramiento de los interesados

• Monitorear cambios en los estados de participación
 Monitorear las
comunicaciones

¿Qué herramientas podemos utilizar?

Habilidades de comunicación e interpersonales

• Observación, conversación, identificar problemas, etc.

El DP necesita tener un diálogo fluido

El DP debe monitorear las
con su equipo para discutir sobre la
comunicaciones con la
mejor manera de actualizar la
comunidad, público, medios de
información a los interesados del
prensa, equipos virtuales, etc.
proyecto.
 Monitorear las
comunicaciones

¿Qué obtenemos al final del proceso?

Información de desempeño del trabajo Solicitudes de cambio

• Indican el estado de situación actual de
las comunicaciones en relación a lo
planificado.

Plan comunicaciones
Habilidades de Información
Comunicaciones
comunicación desempeño
Incidentes
Integrando la gestión de las
comunicaciones
MUCHAS GRACIAS !!!!