Encuesta paso a paso

Alineación Organizacional
Medición de Cargas de VGAF

Abril 2017
Contenido

Lea cuidadosa y detalladamente este documento, pues a través de él podrá diligenciar la

encuesta de tiempos exitosamente.

Su contenido se especifica a través de los siguientes capítulos:

1. Conceptos teóricos básicos

2. El ejercicio paso a paso

3. Preguntas y respuestas frecuentes

4. Compromisos y fechas
Contenido

1. Conceptos teóricos básicos

2. El ejercicio paso a paso

3. Preguntas y respuestas frecuentes

4. Compromisos y fechas
Nuestra propuesta de valor para la gestión de procesos
En la síntesis de operación, encontrará las actividades que se realizan en el Sistema teniendo como base el Modelo de Procesos

Macrorocesos • Los macroprocesos son agrupadores de

procesos que tienen una relación lógica
para cumplir un propósito general.

• Los procesos son una secuencia de

Procesos etapas cuyo producto crea un valor
intrínseco para su usuario o cliente.

• Las actividades son las acciones

secuenciales que se requieren para
Actividades
generar un determinado resultado.
Emplean insumos, le agregan valor a éste
y suministran un producto a un cliente
interno o externo
A través del Modelo de Roles se precisan las responsabilidades para desarrollar o ejecutar una actividad

Dirigir: implica la definición de los focos estratégicos políticas y lineamientos) en el mediano y largo plazo para
DIRIGIR
desarrollar un macroproceso, o proceso.

Articular: es la estimación y cordinación de los recursos (personas, tiempo, máquinas, dinero, etc.) en el mediano
ARTICULAR y corto plazo, para la implementación  y consecución de los objetivos de un grupo de procesos, proceso o
actividades clave.

REALIZAR Realizar: es la ejecución de actividad misma. Implica la investigación, análisis, consolidación, programación,
diseño, registro, venta, distribución y en general cualquier acción requerida para desarrollar  una actividad.

ASESORAR
Asesorar: es la emisión de un concepto sobre la forma de desarrollar una serie de actividades clave o actividad en
la que es necesario contar con el criterio de un proveedor-cliente interno experto. (antes de realizar una actividad)

Aprobar: es la aceptación del resultado de un grupo de procesos, proceso o actividad con base en  las atribuciones
APROBAR vigentes

Revisar: implica la comprobación de que una serie de actividades o actividad realizada, cumple con los requisitos
REVISAR mínimos para que pueda concluir o continuar,  con base en los criterios de calidad o especificaciones requeridas.

Ajustar: es la precisión de las variaciones que requieren efectuarse en el mediano y corto plazo, en una serie de
AJUSTAR actividades o  actividad para garantizar que cumpla con los resultados o criterios de calidad o especificaciones
esperados

Redirigir: implica la redefinición o ajuste de los focos estratégicos (políticas y lineamientos) para garantizar el
REDIRIGIR
mejoramiento de un macroproceso o proceso en el mediano y largo plazo
Contenido

1. Conceptos teóricos básicos

2. El ejercicio paso a paso

3. Preguntas y respuestas frecuentes

4. Compromisos y fechas
Instrucciones Generales

• El ejercicio se centra en las actividades que usted ha realizado el último año (tenga presente
que la idea es identificar el hoy, por lo tanto, no debe responder en función de nuestro deseo
o futuro, sino sobre la realidad de su trabajo en Uniminuto.

• Para lograr que el ejercicio sea práctico y lúdico tiene 1.000 puntos que equivalen a su
inversión del tiempo total durante el último año.

• Identifique los procesos y actividades en las cuales participa, analice el rol que juega en
dichas etapas.

• Conteste las preguntas adicionales que se encuentran al final de la encuesta, ello nos permitirá
consolidar las oportunidades de mejora que usted, tiene para mejorar la operación
Administrativa y Financiera del Sistema.

• Desarrollar el ejercicio le tomará como máximo 60 minutos, así que escoja el momento más
oportuno para realizarlo, dentro de los plazos establecidos para su entrega.
Instrucciones específicas

• Una vez abra el archivo, debe Habilitar macros. Esto es indispensable

para evitar errores y reprocesos.

Haga clic en
habilitar macros
Después de habilitar las macros encontrará la guía general

Haga clic en
siguiente
Diligencie sus datos de identificación

Digite su Número
de cédula

Digite el
Nombre de su
Cargo
Abra el menú desplegble y
seleccione el periodo que más
se adapte a su realidad

Digite el número de horas

promedio que trabaja a la
semana Haga clic en
siguiente

Digite el área a la que reporta:

Digite su ubicación actual si Rectoria o Vicerrectoría
aplica en Centro Regional,
Centro Tutorial, Centro
Operación o Ceres
Identifique y distribuya el 100% del tiempo que usted dedica a las diferentes modalidades de
UNIMINUTO

Digite el % de tiempo que

dedica a trabajar para
cada una de las
modalidades que brinda
UNIMINUTO

Cuando el 100% de su
tiempo se hay distriuído
adecuadamente en las
distintas modalidades
esta casilla quedará en
verde y podrá continuar

Haga clic en
Registrar
• Si su trabajo no está asociado directamente a ninguna modalidad particular o le es difícil
establecer, el 100% de su tiempo debe ser en la casilla 4. Transversal
• Todos los campos deben ser asignado, si no hay asignación a una modalidad debe digitar 0
Identifique y distribuya 1000 puntos que equivalen al 100% de su tiempo en el año en los diferentes
macroprocesos en los que participa

1. Lea todos los macroprocesos del listado.

2. Ingrese los puntos a cada macroproceso

en los que participa según su dedicación
(entre más puntos, mayor la dedicación).
2.
3.
3. Ingrese al botón "REGISTRAR" una vez
asigne los puntos y siga las instrucciones.
Tenga en cuenta que solamente se
llegará a un mayor nivel de detalle en
los macroprocesos que lidera la
Vicerrectoría General Administrativa y
Financiera.

4. Asegúrese que el total de los puntos de

la hoja sea igual a 1000

5. Si el TOTAL DE PUNTOS ASIGNADOS

4.
se encuentra en verde significa que
distribuyó bien los puntos.
5.
6. Haga click sobre el botón "FINALIZAR Y
ENVIAR"
6.
 Se desplegará cada uno de los macroprocesos en los que usted participa, para que sus
identifique y registre sus responsabilidades y tiempos de dedicación

Celda
Celda Q7
Q7
1. Revise los puntos asignados para
corresponde
corresponde a
a los
los puntos
puntos asignados
asignados previamente
previamente por
por 5 este macroproceso. (celda Q7)
macroproceso
macroproceso en
en los
los que
que participa
participa según
según su
su dedicación
dedicación
2. Distribuya el total de estos puntos
frente a cada uno de los procesos
en color azul claro.
3. Ahora reparta los puntos
asignados a los procesos en las
actividades en color blanco
distribuyéndolos en los diferentes
roles que usted realiza (Planear,
Hacer, Verificar, Actuar).
2. 4. Indicar la frecuencia con la que
usted realiza la actividad.
3. 4
5. Cuando diga: “Bien distribuidos
los puntos en los procesos” en
verde significa que distribuyó bien
los puntos.
6. Haga click sobre el botón
6 “REGISTRAR”, el proceso
tardara unos segundos antes de
volver a la hoja “Identificación de
Macroprocesos”
Contenido

1. Conceptos teóricos básicos

2. El ejercicio paso a paso

3. Preguntas y respuestas frecuentes

4. Compromisos y fechas
Preguntas frecuentes
PREGUNTAS / OBSERVACIONES
¿Debo responder sobre todos los Macroprocesos,
procesos, actividades y roles?
¿Solo debo responder las actividades propias de mi
área?
¿Puedo contestar el ejercicio parcialmente e
ingresar posteriormente y se guardan las
respuestas?
¿Cómo debo relacionar los puntos a los Procesos,
procesos , actividades y roles?
¿Si ejecuto actividades en situaciones coyunturales
pero no son de mi cargo, debo asignar tiempos a
dichas actividades?
SOLUCIÓN
No
Usted debe realizar la verificación dentro del mapa de procesos para determinar en cual de cada
uno de esos (Macroprocesos, procesos, actividades y roles) usted participa.
No
El ejercicio no esta descrito por áreas sino por procesos, por lo tanto debe leer todas las actividades
previamente al comenzar el ejercicio.
Si
Lo ideal es leer todas las actividades rápidamente; una vez se tenga claridad sobre la ubicación de
las actividades en los procesos, se diligencia el ejercicio en forma continua, sin embargo como
cualquier archivo de tipo Excel puede ser guardado en cualquier ubicación del equipo antes de
completarlo en su totalidad.
Usted posee 1000 puntos para distribuir en los Procesos, procesos y actividades en las cuales usted
respondió que ejecutaba actualmente.
Se espera que los procesos que mayor demanda de tiempo requieren obtengan la mayor cantidad
de puntos.
Recuerde que los datos deben reflejar la situación actual de la compañía, NO el “Deber Ser”.
• Si realmente es una situación coyuntural, No asigne tiempos en dicha actividad
• Si la actividad es recurrente, asigne los puntos correspondientes de acuerdo con las instrucciones
del ejercicio
Preguntas frecuentres

PREGUNTAS / OBSERVACIONES SOLUCIÓN

• La columna de Control de errores le permite asegurar que la cantidad de puntos

¿ Que pasa si encuentro errores en la columna de Control de
errores?
relacionados en los Procesos, procesos, actividades y roles sea la adecuada, y que las
preguntas adicionales estén diligenciadas correctamente, sin embargo solo hasta que
diligencie todos los puntos para un Proceso (incluyendo procesos, actividades y roles) es
donde usted podrá verificar si se presentan errores o por el contrario las celdas contienen
un “OK” en todos los campos.

• Nota: Recuerde que al principio del ejercicio usted observará en la casilla de verificación
un “Error” debido a que la herramienta requiere de todos los datos para realizar el
proceso de validación.

¿Si no encuentro una actividad que ejecuto, donde relaciono
los puntos?
1. Es importante clarificar que las actividades están descritas de forma genérica y los roles
clarificarán el papel que usted juega en dicha etapa.
2. El mapa de procesos descrito en el ejercicio ha sido validado por los líderes
responsables por lo tanto nos aseguramos que el 100% de las actividades se
encuentran relacionadas.
3. Si la actividad implica un tiempo mínimo o poco representativo (menos de una 1 hora
al mes) no la responda
4. Si la actividad implica un tiempo representativo (más de 2 horas al mes) y no esta
definitivamente en la encuesta valide primero con su líder y si tampoco logra
identificarla con su acompañamiento por favor inclúyala al final del ejercicio en el
espacio de comentarios adicionales con su respectiva dedicación de tiempo en puntos
Contenido

1. Conceptos teóricos básicos

2. El ejercicio paso a paso

3. Preguntas y respuestas frecuentes

4. Compromisos y fechas
Compromisos y fechas

• La fecha límite para diligenciar la encuesta es el día: 19 de Abril.

• La encuesta diligenciada debe ser enviada a laura.polania@uniminuto.edu
• Si tiene alguna duda, le agradecemos comunicarse con Laura Polania al
correo electrónico o al teléfono 2916520 Extensión 6969.