MÉTODOS DE

ORDENACION
ARCHIVISTICA
Jheimmy Yaneth Jaimes
Angie Paola Camargo
Ingrid Camila Cruz
Alonso Rojas
 MÉTODOS DE
ORDENACION
Consiste en disponer los documentos en
forma consecutiva, progresivamente,
obedeciendo a un orden.
 ORDINAL

la ordenación es la operación de unir un

conjunto de documentos, relacionando
unos con otros de acuerdo a una unidad de
orden establecida de antemano.
Historias Laborales
98.495.783
49.698.323
41.694.906
Título
Numérico: se toma como
referencia un número atribuido a
los documentos.
ejemplo, las Cuentas Internas de los
usuarios de servicios públicos
Ordinal
Cuenta Interna No. 0464304-4
Cuenta Interna No. 0464305-4
Cuenta Interna No. 0464306-4
Título
TIPOS DE
ORDENACION
NUMERICO SIMPLE
Ejemplo:
• 1 contratos
• 2 convenios
• 3 resoluciones
 EJEMPLO:

0110 TERESA GARCIA

0100 ROBERTO PEREZ QUIJANO
0090 NESTOR PEDROZA
0080 LOURDES ROCA AVENDAÑO
0070 JUDITH VELEZ DE MONTOYA
0060 JUAN MARIA OBANDO
0050 JOSE MANUEL SIERRA GONZALEZ
0040 JOSE ESCANDON RAMOS
0030 GLADYS AVENDAÑO DE CASAS

0020 FILOMENA NARVAEZ DE MUNOZ

0010 EUSEBIO CASERO LONDOÑO

0000 ENA ACOSTA

TítuloSISTEMA DE ARCHIVO
CRONOLÓGICO
 
Mediante este sistema podemos clasificar
los documentos en función de la fecha,
ubicando éstos en orden cronológico.
Este puede ser el caso de las facturas a
clientes o proveedores, que suelen
archivar en carpetas por años y de forma
cronológica, donde se da a conocer la
fecha del documento para su localización.
Específicamente es un sistema que ayuda a
ordenar los documentos de acuerdo a la
sucesión lógica de sus fechas como el año,
mes y día.
Este sistema se considera indirecto porque
se debe llevar un catálogo de tarjetas
auxiliares.
EJEMPLO:
 2002, 02, 28
 2002, 03, 01
 2002, 03, 02
Manejo adecuado para manejar el sistema cronológico

Guías centrales rotuladas con los meses del

año.
 Guías escalonadas con los días del mes.
 Rotulación del marbete, de acuerdo con la
necesidad.

Los meses constituyen las guías principales y

las fechas subguias, una vez vencida la fecha
debe cambiar de posición.
 Organización
El proceso para organizar un archivo cronológico es el siguiente:
- Colocar la guía principal (mes) en tercera posición.
- Colocar las Subguias en diferentes posiciones, si las guías corresponden a las fechas del 1 al 31 habrá
una carpeta para cada fecha y se pueden colocar escalonadas.
- Cada mes vencido va al final de la gaveta.
- Cada día vencido pasa al mes siguiente, siempre detrás del anterior.
Se pueden aplicar en aquellos documentos que se controlan de acuerdo las fechas teniendo en cuenta el
año, mes y día, como
- Cuentas de cobro
- Pagares
- Letras
- Departamentos de crédito y cartera
Carpeta y Legajo
La carpeta va marcada según la fecha de vencimiento, día, mes,
año, la forma de escribir las fechas se utilizan números aravicos,
indicando primero el día, luego el mes y por último el año.
Ventajas.
- Sencillez y rápido.
- No es cerrado y permite la ampliación o inclusión de nuevos
documentos.
- No requiere la utilización de índices ni fichas auxiliares.
Desventajas.
- Obliga a conocer la fecha del documento.
- Cuando se extrae la documentación hay que dejar constancia del
lugar correspondiente de la misma.
 
Gracias