CURSO CEMENTO TÉCNICO

CERTIFICACIÓN KIWI

ORQUIDEA

Maracay, Noviembre 05, 2001

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 VisitaCONTENIDO
Markus Akermann

1. Planeación
2. Gap Tools/HTD
3. PBC’s Arthur Andersen
4. Estrategia de Comunicaciones y Capacitación
5. Plan de Riesgo Kiwi
6. Preparación y Logistica Precertificación
7. Reporte Precertificación Arthur Andersen
8. Preparación y Logistica Certificación Final
9. Certificación

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 1. PLANEACIÓN

1. Definición de roles y asignación de tareas.

2. Identificación de fechas críticas.

3. Coordinación con el equipo Kiwi de Suiza.

4. Reuniones Seguimiento de Avance.

3
 2. GAP TOOLS

Is the actual situation Action(s) required

KIWI compliant (Y/N)? to close identified gap

Reference to Accounting/ If the actual situation

Reporting Manual (ARM) is not KIWI compliant:
Description of gap

Question

4
 3. Prepared by Client (“PBC”) List

Documents Detailing the Company  

  Operating Structure
 
           (I) Business Segments, Sub-Segments, and Size
 
         (I) Organization (e.g., Regions,
  business lines)
 
and Reporting
 
Structure
         (I) Legal Entity Structure  
           (I) Number of plants, grinding stations, and locations
 
GAP Analysis Tools*
         (I) Gap Tool Master Data or
Chart of Accounts and Cost Center Structure as
reflected in local transaction systems
         (I) Gap Tool Accounting Definitions
         (I) Gap Tool IAS**
         (I/F) Gap Tool HTD
         (I/F) Gap Tool Reporting

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 3.1 Follow Up PBC
Kiwi Certification
 PBC (Prepared by Client)
Follow Up 20.09.00.
  Description Actual Dead
Responsible
  Situatio Line
  n
Documents Detailing the      

Company Operating Structure

Business Segments, Sub-Segments,  

and Size
Organization (e.g. Regions,  

business lines) and reporting

structuring
Legal entity Structure  

Number of Plants, grinding stations,  

and locations

Consolidation Complexity (e.g.  

.
how many COA´s are used)
(Accounting Plan)
6
3.2 PBC’s Enviados (1)

7
3.2 PBC’s Enviados (2)

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 4. Comunicaciones y Capacitación

OBJETIVOS
•Garantizar el conocimiento y aprendizaje de KIWI
contribuyendo a su implantación exitosa

•Minimizar los riesgos (resistencia al cambio) debido a la

desinformación y al desconocimiento

•Reafirmar la obligatoriedad en el uso de KIWI

•Conducir y dirigir el cambio que representa la

implantación de KIWI de manera activa.
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 4.1 Estrategia de Comunicaciones

•Acciones
•Fomentar el uso de la mesa de ayuda
•Hacer seguimiento a la información generada para
verificar su correcta asignación
•Identificar deficiencias en conocimiento
•Establecer plan de acción de acuerdo a las
necesidades detectadas
•Expectativa
•Certificación
•Logro de los objetivos
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 4.2 Estrategia de Capacitación

• Acciones
• Charlas Conceptos Generales
254 empleados en Colombia
243 empleados en Venezuela
CD Auto capacitación Hisalba
Manual de Conceptos Básicos
•Boletín mensual Orquídea
•Protector de pantalla quincenal
•Carteleras

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 5. Plan de Riesgo Kiwi

Certificación Kiwi – Mapa de Riesgo 15.09.00.

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 5.1. Evaluación del Riesgo
Riesgo y Tratamiento Actual Relevancia Tratamiento Persona Fec
Descripción del Riesgo Del Riesgo * Propuesto del Respon ha
sable
del Riesgo Riesgo Lim
Prob
Impa abilid ite
cto ad de
Ocur
  ren-
  cia
  B,M,
  A
1)       Sé esta en proceso de:       Elaborar modelos en excell y E. Olvera 15.10
Cumplimiento - Parametrización B,M,A
    probarlos en el sistema cuando B. Crespo .00
Que el sistema no -          Pruebas con doble     esté parametrizado. (Doble
cumpla con los moneda.     moneda). (Incluir segmento de
requerimientos KIWI -          Conversión de la data a A M datos).
De Doble moneda dólares.  Validar conversión
(tanto transaccional directamente en el sistema
como de reportes)
  2)       Plan de       Se definieron como R. Ayala, 03.10
Contingencia Ninguno     contingentes los siguientes J. .00
  A A aspectos: Figueroa,
No disponer de un -          Falla en comunicaciones L. Cediel,
adecuado plan de satelitales. L.
contingencia que -          Registros manuales por Sánchez
contemple los falla potencial en las M.
aspectos más interfaces. Echeverry
relevantes o críticos   R. de
  Adicionalmente sé Negocios
  definió realizar un programa  
  de carácter preventivo que  
  contemple lo siguiente:  
  -  Migraciones, conversiones e
  interfaces.
 
 
  13
 
 6. Preparación y Logistica Precerticación

1. Definición de la agenda

2. Definición de grupos para atender la revisión

3. Definición de protocolo para las sesiones de revisión

• Comunicaciones
• Sumistro de Información
• Cierre de puntos de revisión.

4. Definición de necesidades
• Salones
• Ayudas audiovisuales
• Comunicaciones
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 7. Arthur Andersen Preliminary Report
The reporting of findings can be summarized as follows:
The only certification report is issued at the end of the final
certification. Interim reporting results will be communicated
in a summary memo.
Issues raised during interim certification are discussed with
local management on an on-going basis and at the final
meeting
There is no materiality about issues to be reported - all
items are listed
The certification team does not certify the Group company
- its purpose is to deliver information from an independent
point of view which will enable the KIWI project management
to decide whether a Group company is KIWI compliant or
not. 15
 7.1 Resumen Observaciones Arthur Andersen

Informe Arthur Andersen

Total observaciones (Issues) 26

• Resueltas durante la revisión 9
• Pendientes de resolver (Timing) 17

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 8. Preparación y Logistica Certificación Final
DEFINICION PROCESO DE CERTIFICACION

Definición Equipos de Trabajo

y Responsables por módulo SAP

Análisis y Cierre Lista de Chequeo Documentación

Puntos Interina Gap Tools de PBC’s

Reuniones de trabajo por módulos SAP (Col / Ven)

Revisión General
Pruebas en SAP y documentación

Certificación
Final Kiwi

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 8.1 Preparación y Logistica Certificación Final
PROGRAMACIÓN DE REUNIONES

Módulos Tema Lugar Fecha

PP-PM-MM-CO Pendientes/Gap Tools/PBC´s S. Sebastian 18-20/04/01

FI-TR-AM-SD Pendientes/Gap Tools/PBC´s Bogotá 25-26/04/01

Todos Revisión General Interna Bogotá 11-13/05/01

Todos AA Certificación Final Bogotá 14-19/05/01

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 8.2 Preparación y Logistica Certificación Final
ROLES Y RESPONSABILIDADES
CEO:
Dar a la certificación final la adecuada prioridad.

Asistir a la reunión final.

CFO:
Firmar la carta de representación identificando las áreas no conformes con Kiwi.

Asistir a las reuniones de apertura y final.

Directores y Jefes de Área:

Involucramiento directo en la planificación para la certificación final.
Soporte permanente durante el proceso de certificación.
Equipo del Proyecto:
Preparar la Certificación Final
Asegurar la disponibilidad de personas, documentación y sistemas.
Revisión y actualización de issues identificados en la Precertificación
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 8.3 Preparación y Logistica Certificación Final
RESUMEN DE AGENDA DE CERTIFICACION FINAL
Lunes 14/05/01:
Reunión de Apertura/ Análisis status de Issues pendientes de resolución /
Segmentos de Negocio / Capacitación / Manuales y Procedimientos / ERP.

Martes 15/05/01:
Gestión Contable Clinker, Cemento, RMC, Agregados y otros sub-segmentos.
Miércoles 16/05/01:
Contabilidad Financiera / HTD Clinker y Cemento (Herramientas & Reportes).
Jueves 17/05/01:
Reportes (NOA, RONOA, Mill Net) / Proceso de Consolidación/ HTD RMC y
Agregados (Herramientas & Reportes).

Viernes 18/05/01:
Reportes HMR & FRP.
Sábado 19/05/01:
Reunión con la Gerencia (discusión de Issues identificados) / Reunión Final 20
 8.4 Preparación y Logistica Certificación Final
RESUMEN DE PBC’S
PBC’S GENERICOS
Nivel de Compañía, ERP, Gestión Contable, Contabilidad Financiera, HTD y
Reportes.
REPORTES TECNICOS
Clinker, Cemento, RMC y Agregados: Volumen de producción y ventas,
indicadores financieros y de eficiencia.
Logística y Distribución: volumen, indicadores financieros y de eficiencia.
Mercadeo y Ventas: Volumen, indicadores de eficiencia.
PBC’S SUB-SEGMENTO CLINKER Y CEMENTO
Reportes de producción y ventas, compras, costos, inventarios, personal.
PBC’S SUB-SEGMENTO RMC
Reportes de producción y ventas, compras, costos, inventarios, personal.
PBC’S SUB-SEGMENTO AGREGADOS
Reportes de producción y ventas, compras, costos, inventarios, personal
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 8.5 Preparación y Logistica Certificación Final

REPORTING
Reportes a ser Auditados:
HMR al 31 de marzo 01
FRP al 31 de marzo 01
Los 87 indicadores técnicos obligatorios

Otros reportes al 31 de marzo:

Reporte mensual al Comex.

Reportes de Plantas (libros de costos)

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 9. Visita Certificación Final

1. Mayo 14 a 19 de 2001
2. Participantes
• Auditores Arthur Andersen
• Equipo Kiwi Suiza
• Equipo Kiwi/Orquidea
3. Protocolo de Revisión
• Verificación en vivo SAP
• PBC soportes impresos
• Reunión diaria puntos de revisión
• Equipo de soporte cierre de puntos
4. Reunión de Cierre
1. CEO, CFO, A. Andersen, Equipo Kiwi
2. Equipo Kiwi/Orquidea.

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9.1. Certificación Final

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