Administración Visual y las 5S’s

La Administración Visual es un conjunto de técnicas

que:

•Exponen los desperdicios o Muda para que pueda

eliminarlos y prevenir su recurrencia,
•Hacen que los estándares de operación de la empresa sean
conocidos por todos los empleados para que puedan
seguirlos fácilmente, y
•Mejoran la eficiencia del espacio de trabajo a través de la
organización.
La Implementación de estas técnicas requiere 3 pasos:

•Organizar su espacio de trabajo usando el método conocido

como las 5 S’s (Clasificar, Poner en orden, Limpiar,
Estandarizar, y Mantener – Sort, Set in order, Shine,
Standardize, and Sustain )
•Asegurarse que todos los estándares de trabajo requeridos e
información relacionada esté visible en el lugar de trabajo.
•Controlar todos los procesos de de su lugar de trabajo
exponiendo y deteniendo errores – y previniéndolos en el
futuro.
Las técnicas de Administración Visual permiten a la
empresa hacer lo siguiente:

1. Mejorar la calidad del “ciclo-completo-por-primera-

vez” de sus productos o servicios creando un ambiente
que:

• Prevenga la mayoría de los defectos y errores antes de

que ocurran.

• Detecte los errores y defectos que ocurran y permita

una respuesta y corrección rápida.

• Establezca y mantenga estándares de cero errores,

defectos y desperdicios.
2. Mejorar la seguridad del espacio de trabajo y la
integridad del empleado:

• Quitando riesgos.
• Mejorando la comunicación al compartir información
abiertamente a través de la empresa.
• Conforme con todos los estándares de trabajo,
reportando desviaciones, y respondiendo rápidamente a
problemas.

3. Mejorar toda la eficiencia de su lugar de trabajo y

equipo, permitiendo a su organización cumplir con las
expectativas del cliente.

4. Reducir los costos totales.

Propósito

Crear un lugar de trabajo organizado, eficiente y limpio que

tenga procesos y estándares de trabajo claros ayuda a la
empresa a reducir sus costos.

También, la satisfacción del trabajo de los empleados

mejora cuando su ambiente de trabajo les permite de
forma sencilla hacer su trabajo bien.
Áreas a las que se enfoca

Se puede ganar control sobre los procesos de manufactura

o de negocios efectivamente enfocándose en las siguientes
áreas:
• Actividades de valor-agregado. Estas son actividades
que cambian la forma o función de sus productos o
servicios.
• Distribución de la información. Es la distribución de la
información correcta a las personas correctas en el
momento correcto, en la forma más útil posible.
• Inspecciones en la fuente. El objetivo de estas
inspecciones es descubrir la fuente de errores que
causen defectos ya sea en productos o procesos de
negocios.
• Cantidades de material y flujo. Todas las operaciones de
trabajo deben ser en cantidades correctas de material o
pasos de procesos.
• Salud y seguridad. Todos los procesos de trabajo,
facilidades y diseño y procedimientos de equipos
(maquinaria) deben contribuir a mantener un lugar de
trabajo seguro y sano.
Es más efectivo enfocarse en las áreas listadas arriba y su
relación con seis aspectos de sus procesos de producción
o negocios:

• La calidad de los materiales que llegan, están en-

proceso, y van de salida.
• Procesos de trabajo y métodos de operación.
• Equipo, maquinas, y herramientas.
• Almacenamiento, inventarios, y suministros.
• Seguridad y entrenamiento en seguridad.
• Distribución de la información.
Para tener control de los procesos, debe entender los “tres
actuales”:

• El lugar o localización actual en donde ocurre el

proceso.
• Los trabajadores actuales que están en esa ubicación.
• Los procesos actuales que se realizan en esas
localidades.

Mapear los procesos ayudará a entender los tres actuales.

Iniciando

Antes de que empiece a implementar las técnicas de

administración visual, asegúrese de hacer lo siguiente:

• Elija un empleado de cada equipo de trabajo que

encabece el programa y elimine cualquier barrera que
su equipo encuentre.
• Capacite a todos los empleados involucrados en las
técnicas de administración visual detalladas más
adelante.
• Diga a todas las personas de todas las áreas de su
planta u oficina que estarán involucradas en el
programa. También dar “aviso” a otros empleados o
departamentos que podrían ser afectados.
• Crear áreas de almacenamiento (“etiquetas rojas”)
para mantener material que será retirado de los sitios
de trabajo en su planta o edificio.
• Crear una localidad para suministros que necesitará
según progrese en su programa de administración
visual.
• Coordinar el programa con su departamento de
mantenimiento y cualquier otro departamento del que
necesite apoyo.
• Esté seguro de que todos los empleados entiendan y
sigan las regulaciones y procedimientos de seguridad
de la empresa y siempre que se realicen cambios.