SISTEMA GESTIÓN DE OPERACIONES

INSTRUCTIVO
LOG IN

Ingreso a Sistema de administración. https://www.wolar.cl/btools/

DASHBOARD
DASHBOARD

Aquí podrás ver un resumen de las actividades, para retiros y ventas, según perfil del usuario.
DASHBOARD

Aquí podrás ver un resumen de las actividades, para retiros y ventas, según perfil del usuario.
CONFIGURACIÓN
ADMINISTRADORES

En esta opción se crean los administradores / operadores de la plataforma. Por ejemplo, Jefes, Supervisores, BackOffice, etc.
Los usuarios de la Aplicación se configuran en la opción Usuarios.
Si una misma persona quisiera o debiera tener acceso a la Plataforma y a la Aplicación, deberá crearse en ambas opciones.

Crear un Nuevo Administrador

Código lo asigna el sistema y es = al RUT sin guion.

Rol define que podrá hacer en la plataforma

Podrás ver
detalle y editar
Activo datos del
administrador.

Inactivo

Sólo con pinchar el icono, se cambia el

estado del Administrador
ADMINISTRADORES

Recuerda que el código de usuario lo asigna el sistema en forma automática y es el RUT(con digito sin guion)
Pero lo más importante es definir correctamente el rol y tipo de acceso.

Define que cosas podrá hacer en la Plataforma

Define en que ámbitos podrá trabajar con la

Plataforma. Podrá configurar / crear / cargar / ordenes
de Retiro, de Venta o Ambas.
ADMINISTRADORES

Roles y Tipos de Accesos

Roles

• Administrador: Puede configurar la plataforma (crear usuarios, marcas, motivos, etc) y puede cargar ventas y retiros y procesarlas (Geo localizarlas, asignarlas,
enviar sms, email, etc.) y tiene una vista de todo el equipo.
• Supervisor: Solo puede realizar seguimiento y ver el estado de las ordenes asociadas a los usuarios que dependen de él.
• Back Office: Solo puede realizar el proceso de carga, seguimiento y procesamiento de ordenes, según el tipo de acceso definido.

Accesos
• Ventas: Los Administradores solo pueden visualizar, configurar y/u operar ordenes de venta
• Retiros: Los Administradores solo pueden visualizar, configurar y/u operar ordenes de retiro
• Ambos: Los Administradores solo pueden visualizar, configurar y/u operar ordenes de ambos tipos

Estamos analizando cambios para una mejor gestión de roles y permisos.

MARCAS

Aquí se definen los datos básicos de las Macas con las que trabajara XR3

Crear una Nueva Marca

Este código es importante, ya que es el que debe utilizarse
en los archivos de carga masiva.

Podrás ver detalle y

editar datos de la
Marca.

Sólo con pinchar el icono, se cambia el

estado de la Marca
BODEGAS DE RETIRO

Existen dos Tipos de Bodegas. Bodega Normal y Bodega Legal. Esta distinción obedece solo para tener la posibilidad de diferenciar a futuro flujos diferenciados para la gestión de
equipos. Pero dentro de cada tipo, pueden crear las Bodegas que necesiten para diferenciar el origen de la base.

Este código es importante, ya que es el que debe Crear una Nueva Bodega
utilizarse en los archivos de carga masiva.

Tipo es una variable de sistema, que permitirá generar flujos diferenciados.

No son configurables por un Administrador.

Podrás ver
detalle y editar
datos de la
Bodega

Sólo con pinchar el icono, se cambia el

estado de una Bodega
EQUIPOS DE RETIRO

Se definen las familias (código) de equipos. De esta forma el técnico verá en la aplicación el nombre (y la marca) a la que pertenece.
En caso de inactivar un equipo (x), al momento de cargar ordenes el sistema dará un aviso de que ese equipo no esta activo, pudiendo activar o eliminar el registro si corresponde.

Crear una nuevo Equipo (Familia)

Este código es importante, ya que es el que debe utilizarse en

los archivos de carga masiva.

Podrás ver detalle y

editar datos del
Equipo

Sólo con pinchar el icono, se cambia el

estado de un Equipo
MOTIVOS DE RETIRO

Aquí se configuran las opciones que tendrá que seleccionar el técnico para finalizar una orden asignada.
Los motivos no se pueden eliminar para no afectar las historia, pero se pueden activar e inactivar. Para eso solo se debe presionar la x en el campo estado.

Crear nuevo Motivo

Podrás ver detalle

y editar datos del
Motivo

Sólo con pinchar el icono, se cambia

el estado del Motivo
MOTIVOS DE RETIRO

Se define si el motivo es considerado exitoso o no exitoso y que acción realizar ante ese resultado.
Hay dos acciones posibles. Se finaliza la orden o se permite agendar para otra fecha.
Es parte de la Aplicación, pero el técnico al finalizar, podrá ingresar una observación con información adicional.
CAMPAÑAS DE VENTA
Hay 3 Tipos de Campañas de Venta definidas en sistema. Por ahora, únicamente para clasificar el origen de la base y gestionarlo mejor, pero en el futuro nos permitirá definir procesos
distintos para cada campaña.
Los tipos de campañas pre configurados son: Basal, Apertura e Ilegal.
Por ejemplo: Tipo Campaña Basal; Nombre Campaña: Antofagasta 3Play Gratis o Tipo Campaña Apertura; Nombre Campaña: Condominio Santa Marta, etc.

Crear una nueva Campaña

Este código es importante, ya que es el que debe utilizarse en

los archivos de carga masiva.

Sólo con pinchar el icono, se cambia el Podrás ver detalle y editar datos de
estado de una Campaña la Campaña
PRODUCTOS PARA VENTA

Se definen las familias (código) de servicios y a que marca pertenecen. De esta forma el vendedor verá en la aplicación que puede ofrecer y que tenía la dirección a nivel de servicio.
En caso de inactivar un producto (x), al momento de cargar ordenes el sistema dará un aviso de que ese producto no esta activo, pudiendo activarlo o eliminando el registro si corresponde.

Crear un nuevo Producto

Este código es importante, ya que es el que debe utilizarse en

los archivos de carga masiva.

Podrás ver detalle y

editar datos del
Producto

Sólo con pinchar el icono, se cambia el

estado de un Producto
MOTIVOS DE VENTA

Al igual que en Retiros, aquí se define la información que se pide rescatar al vendedor como resultado del registro.
MOTIVOS DE VENTA

También se define que motivo es exitoso o no exitoso, con dos acciones posibles. Finalizar la orden o re agendarla si ese motivo es seleccionado.
COMUNAS CÓDIGO

Este es solo el listado de códigos por comuna, ya que en los archivos de carga se debe utilizar el código.

Este código es importante, ya que es el que debe utilizarse en

los archivos de carga masiva.
USUARIOS

Como se dijo anteriormente, los USUARIOS corresponden solo a los que harán uso de la aplicación. Se pueden cargar en forma masiva o individual.
Se adjunta Excel con el detalle y formato necesario para la carga masiva.

Cargador masivo de Usuarios

Crear un nuevo Usuario

Este código es importante, ya que es el que debe utilizarse en

los archivos de carga masiva. Podrás ver la ficha del
Usuario

Podrás editar
datos del
Usuario

Sólo con pinchar el icono, se cambia el

estado de un Usuario
OPERACIÓN WOLAR
FLUJO GENERAL
Flujo general para la operación de ordenes en WOLAR
Transformar Bases de 3ros
• Recibir bases de 3ros.
• Transformar a formato Base
de Cargas XX.
Cargar Bases Asignar Registros Finalizar Registros
• Asignar en Excel los registro a • Procesar los registros para que • Técnicos y Vendedores a
cada usuario. queden disponibles a los través de la App informan
• Subir archivo. técnicos y vendedores a través resultado de su gestión.
• Revisar estado de la carga de la App. • Administradores también
• Geolocalizar. • En caso de clientes que pueden finalizar ordenes.
• En caso de retiros, Agendar agendan, la orden pasa • Informes de productividad.
por SMS o Email. automáticamente a Asignada. • Acción de finalizar se
almacena georeferrenciada
para gestiones de equipo.
ORDENES DE RETIRO
CARGA DE RETIROS

Este es el panel de control de retiros. Aquí se puede cargar masivamente o de a un registro.

Una vez realizada la carga, la plataforma mostrará el resultado de la geolocalización. Si hay registros que no pudieron ser geolocalizados, se puede correr el proceso nuevamente

Carga Manual de una Orden

Cargador masivo de Ordenes
Mapa con
todas las
ordenes
Criterios de Asignación Masivo Cargadas
de Ordenes.

Botones de Acción:
Descargar Excel / Geo localizar / Enviar SMS / Enviar Email

Accionan
sobre todos
los registros
cargados
Ver Detalle

Eliminar
Orden

Indica si la Permite Agendar Permite Editar

dirección e indica si se ha datos de la
esta geo enviado SMS o Orden, como Re
localizada Email de Asignar Técnico
agendamiento
MAPEO

Una vez cargadas y geo localizadas las ordenes, se podrán visualizar en un mapa para determinar gráficamente si la carga y asignación es territorialmente y “eficiente”.
Cada Técnico tendrá asociado un pin de color diferente para ayudar a su ubicación.
DETALLE DE LA ORDEN

Una vez cargados y geolocalizados, se puede avanzar con el proceso de agendamiento vía SMS y/o vía email. El Administrador decide y maneja los tiempos.
Para gatillar el agendamiento, el Administrador simplemente debe presionar el botón sms o email, y esto gatiila los mensajes hacia los clientes
Una vez que el cliente agenda, la orden pasa automáticamente a Asignada

Agenda

Despacho puede
finalizar con los
mismos cod que el
técnico.
RETIROS - AGENDAMIENTO

Una vez cargados y geo localizados, se puede avanzar con el proceso de agendamiento vía SMS y/o vía email. El Administrador decide y maneja los tiempos.
Para gatillar el agendamiento, el Administrador simplemente debe presionar el botón SMS o email, y esto gatilla los mensajes hacia los clientes
Una vez que el cliente agenda, la orden pasa automáticamente a Asignada
RETIROS - AGENDAMIENTO

Estas son las comunicaciones que recibirá el cliente, customizadas de acuerdo a la marca del equipo.
En este ejemplo, el equipo es de la marca Claro.

SMS Email
RETIROS - AGENDAMIENTO

Si el cliente decide agendar, vera el calendario con la disponibilidad del técnico asignado, en bloques de AM / PM.
Cada bloque tiene una capacidad de 20 ordenes.
El horario por defecto es de Lunes a Viernes.. (Validar Sábados y Domingos)

Una vez el cliente selecciona un agendamiento, la orden pasa a

asignada automáticamente y queda visible en la App del
técnico.

El cliente también podrá indicar que ya no tiene el equipo o

que no corresponde. Si esto sucede, el Administrador verá en
su pool una alerta para que revise el caso y decida que hace
con la orden.
RETIROS ASIGNADOS

Control y seguimiento a lo que los técnicos tienen pendiente. El Admin o BO podrá, entre otras cosas, Reagendar, Finalizar la orden con los mismos motivos que la aplicación, o Re
asignar a otro técnico.

Esta alerta puede aparecer en Cargar Retiros como en

Retiros Asignados y significa que el cliente en lugar de
agendar señaló que ya no tiene el equipo. El despacho debe Si esta
analizar y si corresponde, finalizar. agendada,
mostrará
fecha y
bloque
RETIROS ASIGNADOS

Control y seguimiento a lo que los técnicos tienen pendiente. El Admin o BO podrá, entre otras cosas, Reagendar, Finalizar la orden con los mismos motivos
que la aplicación, o Re asignar a otro técnico.

Re Agendar

Despacho puede
finalizar con los
mismos cod que el
técnico.
RETIROS FINALIZADOS

Histórico con las ordenes finalizadas, con filtros para la búsqueda y descarga de archivo para mejor manejo de la información.
RETIROS FINALIZADOS

Detalle de las ordenes finalizadas.

ORDENES DE VENTA
CARGA DE VENTA

Este es el panel de control de ventas. Aquí se puede cargar masivamente o en forma manual.
Una vez realizada la carga, la plataforma mostrará el resultado de la geolocalización. Si hay registros que no pudieron ser geolocalizados, se puede correr el
proceso nuevamente o eliminar ese registro. A diferencia de los Retiros, las ventas no pasan por el proceso de agendamiento.

Carga Manual de una Orden

Cargador masivo de Ordenes
Mapa con
todas las
ordenes
Cargadas
Criterios de Asignación Masivo
de Ordenes.

Indica si la
dirección Botones de Acción:
esta geo Descargar Excel / Geo localizar
localizada

Ver Detalle

Eliminar
Orden

Permite Editar datos de la

Orden, como Re Asignar
Vendedor, Servicios
Posibles, etc.
DETALLE DE UNA VENTA

Este es el panel de control de ventas. Aquí se puede cargar masivamente o en forma manual.
Una vez realizada la carga, la plataforma mostrará el resultado de la geolocalización. Si hay registros que no pudieron ser geolocalizados, se puede correr el
proceso nuevamente o eliminar ese registro. A diferencia de los Retiros, las ventas no pasan por el proceso de agendamiento.

Despacho puede
finalizar con los
mismos cod que el
vendedor.
VENTAS ASIGNADAS

Una vez cargados y geolocalizados los registros el Administrador asigna las ventas.
Es en esta vista donde podrá ver el detalle de las ordenes que están asignadas a cada vendedor
El Detalle y las Acciones sin las mismas que en Cargar Ventas.
VENTAS FINALIZADAS

Histórico con las ordenes finalizadas, con filtros para la búsqueda y descarga de archivo para mejor manejo de la información.
PROSPECTOS
PROSPECTOS

En este panel se visualizaran todos los registros ingresados como Prospectos por técnicos y vendedores.
Se debe definir como se quiere trabajar con estos prospectos, quién los trabajará, etc.
Por mientras se habilitará la opción de descargar a Excel para que los trabajen y re inyecten si es lo que requieren.