NORMAS PARA LA TRANSFERENCIA

DE DOCUMENTOS ARCHIVISTICOS
DE LAS ENTIDADES PUBLICAS
DIRECTIVA N° 002-2019-AGN/DDPA
APROBADO CON RESOLUCION JEFATURAL N° 022-2019 AGN/J
24 ENERO 2019
 ACCIONES PREVIAS A LA TRANSFERENCIA
CONDICIONES DEL DOCUMENTO ARCHIVISTICO PARA LA
TRANSFERENCIA

El documento debe conservarse en un optimo estado sin enmendaduras,

alteraciones físicas, presencia de agentes xilófagos (insectos se alimentan de
madera-termitas), para lo cual se debe controlar los factores de deterioro.
En la UO el responsable del manejo y
custodia de los documentos retira
material que pueda deteriorar el
documento archivístico (grapas y
clips de metal, sujetadores metálicos,
micas de plástico, notas
autoadhesivas, con información no
relevante y otros).
 Incorrecto Correcto

 Para la transferencia cada UO debe separar de sus archivadores de

palanca los documentos a transferir, conformar paquetes y ubicarlos en
unidades de archivamiento (cajas archiveras) determinados por el
O.A.A.
 Prohibido uso de bolsas de plástico, cajas plásticas, sacos o micas.
Los documentos deben estar identificados, clasificados y ordenados
conformando su respectiva serie documental
 ANEXO 1

REFERENCIA DE ROTULO DE LA UNIDAD DE ARCHIVAMIENTO

LOGO DE LA
TRANSFERENCIA
ENTIDAD(NOMBRE DE
AÑO
LA ENTIDAD)

UNIDAD DE ORGANIZACIÓN
(TESORERIA)
SERIE DOCUMENTAL
Comprobantes de Pago
CÓDIGO DE LA SERIE DOCUMENTAL
TESO/02
FRACCIÓN DE SERIE
(N° CORRELATIVO / FECHAS EXTREMAS / LETRA)
DEL…AL …
N° DE UNIDAD DE ARCHIVAMIENTO
12
AÑO DE TRANSFERENCIA
2014
 FONDO DOCUMENTAL

SECCION (UO) SECCION (UO) SECCION (UO) SECCION (UO)

ADMINISTRACION CONTABILIDAD TESORERIA PERSONAL

Estructura Balance Libro de C.A.P

Orgánica General Caja
P.A.P
Manual de Balance Comprobante
Org. y Func. Constructivo de Pago
Legajos
Personal
Balance de
Licitaciones Caja Chica
Comprobac.
Planillas

Contratos Libros de Parte Diario

Contabilidad: de Fondos
Diario, Mayor, Licencias
Invent.
Bienes y Ejecución Procesos
Servicios Presupuestal
Comprobantes Administ.
de pago, caja
Adjudicación Conciliación
de Obras Notas de Bancaria Tarjetas de
Contabilidad Control
Normas y Notas de
Reglamentos Auxiliar Abono Boletas de
Standart Pago
SERIES D O C U M E NTALE S
(Conjunto de documentos que tienen características homogéneas o comunes, el mismo tipo documental o el mismo asunto y que deben ser archivados, usados,
transferidos o eliminados como unidad.)
 Comprob.
PRESIDENCIA
actas planillas
De pago

u.o
PLANIFICACION
CONTROL INTERNO

Plan de
auditorias desarrollo
Adquisiciones
PERSONAL
TESORERIA

El documento debe encontrarse valorado de acuerdo a su ciclo vital, trámite o

periodo de retención establecido en el PCDA actualizado y aprobado por la
entidad
Los documentos de soporte electrónico o audiovisual (planos, radiografías, cartas geográficas, fotografías, videos. Discos
compactos, entre otros) que se encuentren adjuntos a los expedientes en soporte de papel pueden retirarse y referenciarse
de acuerdo a las especificaciones técnicas brindadas por el O.A.A
No se remite boletines, documentos de
apoyo informativo, normas legales,
fotocopias de documentos originales,
periódicos, revistas, borradores ni
formatos o formularios en blanco
En caso existan fondos y series documentales cerradas (documentos que ya no se generan en la entidad o no se encuentren
registrados en la PCDA , pero son custodiados excepcionalmente por el AG o AP), se deben transferir con la autorización
del O.A.A. Los documentos deben estar organizados, se exceptúa su foliación en caso no disponga de ella.
Para las transferencias ordinarias los documentos deben encontrase adecuadamente foliados, manteniendo el orden original del tramite y de procedencia. Es
responsabilidad del remitente (UO) asegurar la integridad física del documento

Revisar Directiva N° 006-2019-AGN/DDPA.

Lineamientos Para la Foliación de Documentos Archivísticos de las Entidades Públicas

DISPOSICIONES
ESPECIFICAS
DE LA FOLIACION

Consiste en numerar en forma secuencial o correlativa Los documentos compaginados no deben exceder los 200
cada folio u hoja de la unidad documental, se registra folios, salvo que mediante normas internas la entidad
en la parte superior derecha. estipule lo contrario.

Cuando se realiza la foliación manualmente se debe

realizar con lapicero color azul, caso contrario a
través del empleo de una herramientas mecánica o
automática que asegure la impresión legible de los
números correlativos en cada folio. Esta acción debe
ser normado internamente por la entidad. VER
ANEXO.
En el caso que un expediente exceda los 200 folios (o la
capacidad de la unidad de conservación-archivador de
palanca) se debe mantener su integridad conformando
tomos, los cuales deben mantener su foliación correlativa
donde el segundo tomo continúe la foliación del primero y
así sucesivamente.

La foliación se realiza en números, debe ser legible sin

enmendaduras, sobre un espacio en blanco. VER
ANEXO1.
 ANEXO

Para • Utilizar bolígrafo de tinta azul

realizar la • Sello estandarizado en el ángulo superior derecho de la cara
recta del folio.
foliación, se • El uso de lápiz de mina negra para el caso de documentación
utilizará relevante y/o histórica

3
3
MPH
TESO FOLIO
 ANEXO N°1

El registro de los folios se realizará en el mismo sentido en que han

sido acumulados los documentos, respetando el orden establecido
por la entidad pública, en forma cronológica

10-08-2018
24-08-2018
1
4
18-08-2018 15-08-2018
3 2

15-08-2018 18-08-2018
2 3
10-08-2018 24-08-2018
1 4
QUE DOCUMENTOS SE DEBEN
FOLIAR
Todo documento archivístico de
cualquier fecha, forma y soporte
producido por una entidad en
cumplimiento de sus actividades o
funciones.
Las hojas donde se haya adherido
documentos de formato menor a la
medida A-4 (Hoja de trámite o de ruta)
que estén numeradas, fechadas y
firmadas
Formatos de Incorporación, Rectificación
y Retiro que la entidad regule a través de
normas internas.
QUE DOCUMENTOS NO
SE DEBEN FOLIAR
Las carátulas, hojas que no contengan
ninguna información (hojas en blanco en
anverso y reverso), que no contengan
información.
En el caso que las hojas en blanco tengan
la función de preservación y conservación
de fotografía, dibujos, etc. No serán
retirados.
Las unidades documentales
empastadas, foliadas y/o paginadas
de fábrica como.: Tomos contables,
libros principales , etc. Se respetará
su foliación original.
No se foliará el anverso (recta) y
reverso (vuelta) de las hojas ya
foliadas
DE LA RECTIFICACION
Se recomienda que el servidor (ra) que detecte errores en la
foliación de los documentos producidos por la entidad, proceda a
realizar su rectificación, tachando la foliación anterior con una
línea oblicua y registrando sus datos (nombres, apellidos cargo y
firma) en el margen derecho de la última hoja rectificado . VER
ANEXO 2
En caso se detecten errores en la foliación, como la repetición
del folio, ilegibilidad del folio u omisión del folio, la entidad
determinará el mecanismo final para su rectificación.
Cuando los errores en la foliación son detectados en documentos
procedentes de otras entidades, se agrega una constancia de
rectificación del folio VER ANEXO 3. Los nuevos documentos
que se agreguen, continúan la foliación
DE LA INCORPORACION Y RETIRO
La entidad establecerá una constancia de
incorporación
La Incorporación de expedientes debe
mantener la foliación original de cada
expediente; dejándose constancia de su
agregación y su cantidad de folios. Ver
Formato de Referencia (VER ANEXO 4) Solo
se folia la Constancia de Incorporación.
Con el retiro de documentos se emite la Constancia
respectiva, que se anexa y folia en el expediente.
VER Formato de Referencia (ANEXO 5).
 ANEXO N°2

FORMATO DE REFERENCIA DE
RECTIFICACIÓN DE FOLIOS POR ERRORES
GENERADOS EN LA MISMA ENTIDAD
EJEMPLO

 Cuando los errores en la

foliación se detecten en
11
documentos archivísticos
producidos en la entidad, se 12
procederá a tachar con una
línea oblicua, registrando en la
14
parte inferior el correcto 13
numero de folio.
15
 Al final de la corrección, en el 14
margen derecho de la ultima
hoja con folio rectificado, se
registrará los nombres,
apellidos, cargo y firma de la
persona responsable de la
rectificación del folio Nombres
Cargo
Firma
 ANEXO N°3
FORMATO DE REFERENCIA PARA LA ELABORACIÓN DE LA
CONSTANCIA DE RECTIFICACIÓN DE FOLIOS POR ERRORES
PROCEDENTES DE OTRAS ENTIDADES

CONSTANCIA DE RECTIFICACION DE LA FOLIACION

El que suscribe
HACE CONSTAR
El................(documento) con registro....................................de asunto………
Recepciónado el día............., ha sido OBSERVADO por presentar………… ............
(Repetición Ilegibilidad u omisión de folio).

El documento presentado cuenta con un total de......... folios registrados.

Sin embargo , se ha observado .............(indicar la ocurrencia del error), debiendo tener en

total......(cantidad)folios.

En tal sentido, se agrega la presente constancia a la unidad documental.

Nombre y Apellidos Fecha,………..

Cargo :
Firma:
 Continuar con la
EJEMPLO ANEXO N°3 foliación

foliar
1 6
2
2 7

3 5
8

CONSTANCIA
DE
RECTIFICACIÓN
DE FOLIO

Nuevos documentos
Documento recepcionado
con error en la foliación
 ANEXO N 4

FORMATO DE REFERENCIA PARA LA ELABORACION DE

CONSTANCIA DE INCORPORACIÓN

CONSTANCIA DE EXPEDIENTES INCORPORADOS

CANTIDAD DE EXPEDIENTE INCORPORADOS

CANTIDAD DE FOLIOS POR EXPEDIENTE

EXPEDIENTE N° CANTIDAD DE FOLIO

CANTIDAD TOTAL DE FOJAS INCORPORADAS

NOMBRES Y APELLIDOS:
CARGO: Datos del personal que
FIRMA: realiza la incorporación
 EJEMPLO ANEXO 4

Continuar con la
1 1 foliación
2 2
3
3
7
Constancia
de
incorporación

Expediente N ° 1
Expediente N°2 incorporado
 ANEXO 5
FORMATO DE REFERENCIA PARA LA ELABORACION DE
CONSTANCIA DE RETIRO

CONSTANCIA DE RETIRO
Unidad orgánica, área o dependencia que retira el documento ………………. FOLIO

Documento o expediente a retirar ...................................................................  

Se deja constancia del retiro, por requerimiento de una autoridad a solicitud del administrado por
conservación del soporte físico del documento...........................(indicar el asunto del documento), de las
(s)fojas N°....... Al……… (número de folio), según detalle que se consigna a continuación .
   
  N° FOLIO DESCRIPCION DE LA FOJA RETIRADA  
       
       
       
       
   
Lo cual consta los ........ días del mes ......del año............ y su suscriben
             
 
Nonbres y Firma de funcionario responsable de la entrega Nombres y apellido del que recepta el documento
 
  V°B (*)  
  Autorizado por  
  Nombre del jefe responsable.............................  
  Cargo................................................  
  firma..........................................................  

(*) Nota: En caso la constancia sea por requerimiento de una autoridad o a solicitud del administrado,
se debe considerar el V ° B , datos del jefe que autoriza el desglose y su firma. Entiéndase que, el que
autoriza el desglose es el jefe de la unidad orgánica u oficina donde se encuentra el documento
DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS Y FINALES

Primera Disposición.- La entidad Pública que no cuente con una norma

interna de foliación, debe elaborarla considerando los lineamientos para la
foliación de documentos archivísticos de las entidades públicas. (Actual
Directiva)

Segunda Disposición.- La entidad que tenga expedientes administrativos en

trámite, a la fecha de aprobación de los lineamientos para la foliación de
documentos archivísticos de las entidades públicas, mantendrá el criterio y
sentido de foliación con el que se inicio el trámite.
 SISTEMA DE ARCHIVO INSTITUCIONAL (SIA)
En cada entidad pública nacional se debe constituir un Sistema Institucional de Archivos (SIA), el cual estará Integrado por los archivos de Gestión, los archivos Periféricos y el
Organo de Administración de Archivos O Archivo Central
)

A.G
1 A.P

A.G
2

A.G
3
O.A.A
A.G
O
4
A.C
A.G
5
S.N.A.. 01 En las entidades
del Sector Público se A.G= Archivo de Gestión
establecerá un O.A.A. A.G A.P= Archivo Periférico
6 A.C= Archivo Central
 DIRECTIVA N° 002-2019-AGN/DDPA
APROBADO CON RESOLUCION JEFATURAL N° 022-2019AGN/J
NORMAS PARA LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS ARCHIVISTICOS DE LAS ENTIDADES
PUBLICAS

Descongestionar los archivos de

gestión del Sector Público,
logrando que los documentos que
se producen y reciben no se
acumulen en forma indefinida

Aprovechar la
disponibilidad de espacio
físico, equipos y materiales
de los archivos públicos.

Garantizar una transferencia

uniforme y asegurar la
integridad y la conservación
del Patrimonio Documental de
la Nación.
 AMBITO DE APLICACION RESPONSABILIDAD

El O.A.A. Es el responsable de conducir,

La presente Directiva es de obligatorio planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar,
cumplimiento para todas las entidades ejecutar y controlar las transferencia de
públicas de acuerdo con el Art. 2°del documentos archivísticos
Reglamento de las Ley N° 25323-Decreto
Supremo N° 008-92-JUS.

El Archivo de Gestión (A.G) y el Archivo Periférico

(A:P) son responsables de seguir los lineamientos
establecidos por el O.A.A. para la transferencia de
documentos en la entidad

Artículo 2º.- Entiéndase por archivos públicos los

pertenecientes a las Entidades del Estado, cualquiera fuere
su naturaleza, régimen legal y dependencia, sean regionales
o locales, y archivos notariales.
 DISPOSICIONES GENERALES
 Conduce transferencia  O.A.A. elabora cronograma anual de  La U.O identifica series
documentos desde entrega- transferencia aprobado por alta documentales a transferir de
recepción final Dirección Entidad. acuerdo a ciclo vital y
 Realiza asesoramiento técnico al  Para elaboración coordina con U.O y periodo de retención
personal encargado AG y AP supervisa su cumplimiento considerado en el PCDA
 Dispone del registro  Los documentos archivísticos
correspondiente de fracciones de a transferir deben conformar
series series documentales.

O.A.A.

 Para elaboración Cronograma Anual de

Transferencia esta Actividad debe estar
programada en Plan Anual de Trabajo  Entidades públicas que no
Archivístico de entidad (PAT)  La U.O designa
cuentan con PCDA deben realizar representante para
 Se debe tomar en cuenta crecimiento
transferencias de acuerdo al coordinar
volumen documental por cada U.O, valor Cronograma Anual de
documentos, disponibilidad de personal, transferencia con
Transferencia O.A.A.
transporte, espacio y materiales.
 DISPOSICIONES ESPECIFICAS
TRANSFERENCIA EXTRAORDINARIA  Cuando una entidad se encuentra en
TRANSFERENCIA ORDINARIA
 Cuando una entidad se encuentra en proceso de proceso de fusión, el acervo
 Se programa y ejecuta en un tiempo liquidación y desactivación, fusión o formen parte de un documental es transferido al O.A.A. o
determinado. procesos de privatización. La entidad desactivada a el que haga sus veces en la entidad
 Su evaluación se consigna en el través de La Junta Liquidadora, el Liquidador o absorbente
Informe de Evaluación del PAT. Comisión de Privatización asume la responsabilidad de
remitir oportunamente el Acervo Documentario al ARJ.

 Cuando una entidad pública esta en proceso  El acervo documental transferido de

 Cuando una entidad pública esta en
de privatización el acervo documental que se las entidades desactivadas o
proceso de desactivación el acervo fusionadas una vez cumplido con los
transfiere es en calidad de custodia a la
documental es transferido a la entidad fines administrativos en la entidad
entidad privada que asume funciones. La
(es) que asume funciones, a fin de receptora debe ser transferido al
custodia es transitorio o temporal mientras
garantizar continuidad de gestión, en el ARJ, previa calificación .
cumple fines administrativos posteriormente
ámbito de su jurisdicción.
es transferido al ARJ previa calificación.

 El acervo documental de las entidades públicas de

carácter Nacional, para el desarrollo de la Transferencia
de Competencias por Descentralización, es transferido
mediante el Expediente de Efectivización, que es el
documento que contiene el Informe Final, Actas de
Entrega, y Recepción, Actas Sustentatorias y los
documentos e información generada durante el proceso
de efectivización, organizado por cada uno de los
Sectores
 El responsable del O.A.A. de cada
 El Archivo Regional en cada
jurisdicción interviene asesorando Sector integrante del Gobierno
Nacional materia de transferencia,
y supervisando la transferencia del
acervo documental, antes y durante actúa como Secretario Técnico en
todo el proceso de transferencia
su entrega recepción, informando
al AGN. del Acervo Documental
En caso de no contar con el PCD se procederá a realizar la transferencia de acuerdo al Cronograma de
Transferencia Anual, que deberá de estar incluido en el Plan Anual de Trabajo del Órgano de
Administración de Archivos
 ETAPAS DE LA TRANSFERENCIA

PRESENTACION DEL INVENTARIO.- VERIFICACION.- El personal del O.A.A verifica lo siguiente:

En la fecha programada el responsable del
Archivo de Gestión o Archivo Periférico
transfiere los documentos al O.A.A, debiendo
presentar el Inventario de Transferencia de
Documentos (ITD) debidamente llenado y
suscrito. (VER ANEXO 2 )
 El estado de conservación de los documentos a
transferir
 La foliación conforme a la normatividad vigente
 El rótulo de las unidades de archivamiento o conservación
 En caso de contar con un sistema informático de archivo, los
documentos materia de transferencia deben estar debidamente
registrados en el mismo
 La cantidad de metros lineales debe coincidir o aproximarse a la
cantidad programada o reportada en el ITD
 Otros datos que considere pertinente el OAA.

SUSCRIPCION DE INVENTARIO.- Finalizada la verificación

y subsanadas las observaciones, el OAA procede a recibir la
transferencia de documentos suscribiendo el ITD, conservando
el original y devolviendo una copia al archivo remitente. Todas
las paginas del inventario deben estar visadas por el Jefe del
OAA y por el/la servidor (a) de la UO que transfiere . El ITD es
archivado y conservado para futuras consultas sobre
transferencias realizadas con el OAA.
 ANEXO 2
(logo de la entidad) Pág.... de págs. ....(*)

INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS

1 Nombre de la entidad DIRECCION REGIONAL DE PRODUCCION
2 unidad de Organización TESORERIA
3 Nombre del/ la servidor (a) LUIS VILLA VARGAS
4 Inventario elaborado por JUANA LAZO RAMOS
5 N° de remisión 1RA.
6 Año de remisión 2019
7 Metros lineales de doc.a 15.OO
transferir

10. Fechas extremas 12. Ubicación topográfica 13.Observaciones o

8. N° de unidad de 9.Nombres de las series 11.Cantidad
N° de N° de Nivel o información
Archivamiento documentales de folios
Del Al Estante cuerpo Balda complementarias
20 C.A C/P F.2010 D.2014 4000 Fta.C/P 22-2011

....................................................... ...................................................
(14)Lugar y fecha de entrega (16)Lugar y fecha de recepción

....................................................................
........................................................ (17) Firma y sello de la Autoridad que recibe
(15) Firma y sello de la Autorización toridad que entrega
 INSTRUCCIONES
INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS

1)Indicar el nombre de la entidad

2)Indicar el nombre de la unidad de organización cuyo documentos van a transferirse.
3)Indicar el nombre del / la servidor (a), representante de la Unidad de Organización.
4)Indicar el nombre del responsable en la elaboración del inventario.
5)Anotar el número secuencial según la primera remisión de documentos realizada anualmente por la Unidad de Organización al OAA
6)Anotar el año en el que se realiza la transferencia.
7)Anotarla cantidad de metros lineales de documentación a transferir.
8)Anotar al cantidad total de las unidades de archivamiento a transferir.
9)Anotar la serie o series documentales que conforman las unidades de archivamiento.
10)Indicar la fecha mas antigua y más reciente de cada una de las series.
11)Indicar la cantidad total de folios de la serie documental por cada unidad de archivamiento a transferir.
12)Dejar en blanco para uso del archivo receptor. Aquí se indica el lugar donde se encuentra archivada la unidad de archivamiento y el número de estante ,
cuerpo y balda asignado a ella dentro del archivo.
13)Anotar las observaciones o información complementaria necesarias para la mejor comprensión de lo documentos a transferencia
14)Indicar el lugar y fecha de la entrega de los documentos transferir
15)Firma y sello del/ la servidor (a)que realiza la entrega de lo documentos s transferir.
16)Indica el lugar y fecha de la recepción de los documentos transferidos
17)Firma y sello del / la servidor (a) que recibe los documentos transferidos

(*)las páginas deben numerarse consecutivamente, indicando el número «uno» que es seguido de la preposición «de» y numero total de páginas de tabla
general.
 Cronograma de Transferencia
Área o Unidad Orgánica Series Documentales Fechas Extremas Fechas de transferencia

Administración Tributaria Declaraciones juradas IVPP 25-01-2014

Ene. – Dic. 2012

Registro del contribuyente 25-01-2014

Ene. – Dic. 2012

Plan de tributación municipal 25-01-2014

Ene. – Dic. 2012

Cuenta corriente de 26-01-2014

contribuyente Ene. – Dic. 2012

Declaración jurada de 26-01-2014

espectáculos públicos no
deportivos Ene. – Dic. 2012

Normas tributarias 27-01-2014

Ene. – Dic. 2012

Correspondencia 27-01-2014
Ene. – Dic. 2012
Ubicación Topográfica
Las unidades de archivamiento (cajas) se ubican en las estanterías de
manera consecutiva , de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo.

1
2 3 4

5 6 7 8

9 10 11 12

13 14 15 16

19 20
18
17
Gracias por su atención vicsoli
@yahoo.es